Word Fördjupning

(1)

INSPIRA

Word Fördjupning

Microsoft

(2)

Del 1

1. Effektivisera Word 8

2. Mallar 20

3. Brev och utskick 36

4. Långa dokument 49

(3)

1 EFFEKTIVISERA WORD

AUTOKORRIGERING

Med funktionen Autokorrigering (AutoCorrect) sker en viss automatisk kontroll av stavningen medan du skriver. Om du vet med dig att du ofta stavar vissa ord fel, kan du lägga in dem så att de rättas automatiskt medan du skriver.

Använda autokorrigering

Påbörjar du till exempel en ny mening utan inledande versal bokstav ändrar Word automatiskt första bokstaven till versal. Vissa ord som du stavar fel rättas automatiskt och om du har använt Caps Lock-tangenten på fel sätt rättas även det automatiskt.

När du pekar på en text som har autokorrigerats visas en liten linje under texten. Om du pekar på linjen visas knappen Alternativ för autokorrigering. Du kan klicka på knappen för att visa en meny som innehåller alternativ för autokorrigerings-

funktionen, du kan bland annat välja om autokorrigeringsfunktionen ska användas eller inte.

Inställningar för autokorrigering

Ibland kan det vara en nackdel med autokorrigering, till exempel när den engelska versionen av programmet ändrar ett svenskt ”i” till ”I”. Men du kan själv bestämma hur autokorrigeringen ska fungera:

Öppna Verktyg-menyn och välj Alternativ för autokorrigering (Tools, AutoCorrect Options).

Om du inte vill att knappen Alternativ för autokorrigering ska visas i dokumentet avmarkerar du rutan Visa knappar med alternativ för autokorri- gering (Show AutoCorrect Options buttons).

Avmarkera de alternativ som du inte vill ska korrigeras automatiskt.

Vill du inte använda autokorrigeringsposterna som finns i listan avmarkerar du rutan Skriv över befintlig text (Replace text as you type).

EFFEKTIVISERA WORD Autokorrigering 8 Autotext 10 Autoformat 14 Texteffekter 16 Bokmärken 17 Söka format och

specialtecken 18 Extra övningar 19

I det här kapitlet får du lära dig att använda autokorrige- ring, autotext, autoformat och bokmärken för att effektivisera ditt arbete.

Word 2000

I Word 2000 heter komman- dot Autokorrigering (Auto- Correct).

Många vanliga stavfel och symboler finns redan inlagda som autokorrigeringsposter.

1

2

3 4

1

(4)

Du kan själv lägga till egna ord som du vet att du ofta stavar fel. Du kan även använda funktionen för att automatiskt infoga långa namn eller krångliga fraser.

I rutan Ersätt (Replace) skriver du det felstavade ordet.

I rutan Med (With) skriver du den rätta stavningen på ordet.

Klicka på Lägg till (Add).

Klicka på OK när du är klar med de poster som du vill lägga till.

När du sedan skriver det felaktiga ordet korrigeras det automatiskt.

Viktigt!

Vissa ord/tecken fungerar inte som autokorrigerings- poster. Har du skapat auto- korrigeringsposten ”mg” för

”Maria Gustavsson” blir det fel i följande exempel:

10 mg kardemumma.

Min drömbil är en MG.

I dialogrutan visas alla för- installerade autokorrigerings- poster i en lista. Korrigeringen sker automatiskt när du trycker på Mellanslag eller Enter.

Ovanför listan finns ett antal alternativ för hur felskrivningar ska åtgärdas. Samtliga alter- nativ är som standard marke- rade i dialogrutan.

Alternativet Inled veckodagar med versal (Capitalize names of days) fungerar bara för engelskt språk.

5 6 7 8

2

3

4

5 6

8 7

Det finns fler övningar i avsnittet Extra övningar sist i kapitlet.

!

Övning 1 – Använda autokorrigering

Skapa ett nytt dokument. Lägg till följande autokorrigeringsposter:

trägdård trädgård

Violas H Violas Handelsträdgård Skriv följande text (med stavfel):

Stäng dokumentet utan att spara.

Ta bort autokorrigeringspost

Naturligtvis går det att ta bort autokorrigeringsposter som inte är önskvärda. Även detta gör du i dialogrutan Alternativ för autokorrigering (AutoCorrect Options).

Markera den post du vill ta bort och klicka på Ta bort (Delete).

ANna Andersson grundade företaget Violas H 1994. Idag driver Anna coh Tomas företaget tillsammans. de har altid tyckt att allt som fins i en trägdård är intresant.

1

(5)

AUTOTEXT

Funktionen Autotext (AutoText) påminner ganska mycket om autokorrigering, men i stället för att korrigera texten automatiskt får du ett förslag på text medan du skriver. Om Word känner igen texten du skriver visas ett förslag på komplette- ring av ordet, ofta en hel fras. Word känner även igen datum och veckodagar.

Om en autotextpost är lagrad i dokumentmallen Normal, kan du infoga den i vilket dokument som helst.

Inställningar för autotext

Det lättaste sättet att använda autotexter är att låta programmet automatiskt visa förslag när du skriver inledningen i en autotextpost. Så här gör du för att kontrollera att autoavsluta-förslag visas:

Öppna Infoga-menyn och välj Autotext följt av Autotext (Insert, Auto- Text, AutoText).

Markera rutan Visa Autoavsluta-förslag (Show AutoComplete sugges- tions).

Klicka på OK.

1

Word 2000

Dialogrutan ser lite annor- lunda ut i Word 2000.

2

3

2

3

1

(6)

Infoga autotext

Efter en standardinstallation finns det flera autotexter inlagda i Word, till exempel hälsningsfraser och uttryck. Du kan infoga en autotext via autoavsluta- förslag, tangenten F3, verktygsfältet/kommandot Autotext och via fliken Autotext (AutoText) i dialogrutan Autokorrigering (AutoCorrect).

Autoavsluta-förslag

Börja skriv inledningen på autotextpostens namn.

Tryck på Enter för att infoga autotextposten.

Vill du inte infoga förslaget fortsätter du skriva texten som vanligt.

Tangenten F3

Om autoavsluta-förslaget inte visas kan du ändå infoga en autotext. Skriv autotextpostens namn och tryck på F3.

Verktygsfältet/Kommandot Autotext Arbetar du mycket med autotexter kan du visa verktygsfältet Autotext. Högerklicka på ett verktygsfält och välj Autotext (AutoText).

Om du klickar på knappen Alla poster (All Entries) i verktygsfältet Autotext visas alla befintliga autotexter sorterade efter användningsområde. Du infogar en autotext genom att klicka på den autotext som du vill använda.

Du hittar samma meny med autotexter om

du öppnar Infoga-menyn och väljer Autotext (Insert, AutoText).

Fliken Autotext i dialogrutan

Vill du se en lista över alla tillgängliga autotexter du kan infoga, kan du öppna Infoga-menyn och välja Autotext följt av Autotext (Insert, AutoText, AutoText).

Markera den autotextpost du vill infoga i listan och klicka på Infoga (Insert).

Om du till exempel skriver

”Välkommen den” visas ett autoavslutaförslag i en gul textruta som föreslår att aktuellt datum ska infogas. Den gula textrutan är en autotextpost.

1 2

1

2

1

(7)

Lägga till autotextpost

Skriver du ofta en och samma fras eller mening i ett dokument kan du infoga den som en egen autotext.

Skriv och markera den text som ska sparas som en autotext.

Om du markerar stycketecknet efter texten sparas autotextposten med aktuellt format. Om du inte markerar stycketecknet sparas den oformaterad, vilket innebär att när du infogar autotextposten får texten det format som finns i aktuellt stycke.

Öppna Infoga-menyn och välj Autotext följt av Autotext (Insert, AutoText, AutoText).

Klicka på listpilen vid rutan Leta i (Look in) och välj den dokumentmall som du vill att autotexten ska lagras i (dokumentmallen måste vara öppen för att du ska kunna välja den). Som standard lagras autotextposten i dokumentmallen Normal, och blir då tillgänglig för alla dokument.

Skriv eventuellt ett annat namn för autotextposten i rutan Autotextposter (Enter AutoText entries here).

Den nya autotexten hamnar bland övriga autotexter under kategorin Normal (Normal). På bilden ser du hur vi har börjat skriva den första delen av frasen.

Word känner då automatiskt av att det finns en autotextpost som är kopplad till texten och du kan infoga den genom att trycka på Enter.

1

Du kan även klicka på knapp- en Autotext i verktygsfältet Autotext.

Den autotextpost som ska läggas till visas i rutan Exempel (Preview). I rutan Autotextposter (Enter AutoText entries here) föreslår Word ett namn på autotexten bestående av den första delen av den markerade texten.

2

3

4

5

3 4 5

1

(8)

Du kan även skapa en autotextpost av en markerad text genom att öppna Infoga-menyn och välja Autotext följt av Ny autotext (Insert, AutoText, New), eller genom att klicka på motsvarande knapp i verktygsfältet Autotext.

I dialogrutan visas de första orden i autotexten.

Ersätt eventuellt dessa med det namn som du vill att autotextposten ska ha. Om du vill använda autoavslutaförslag måste namnet innehålla minst fyra tecken.

Ta bort autotextpost

Ibland kan en autotext få helt felaktig verkan eller inte alls fungera. Att den inte fungerar beror oftast på att det finns flera poster som börjar på samma sätt. Då måste du själv skriva hela ordet/frasen, men du kan även ta bort någon av autotextposterna.

Öppna Infoga-menyn och välj Autotext följt av Autotext (Insert, AutoText, AutoText).

Markera autotextposten som ska tas bort och klicka på Ta bort (Delete).

Klicka på Stäng (Close).

Övning 2 – Använda autotexter

Skapa ett nytt dokument. Lägg till följande autotextposter:

Skapa sedan ett nytt dokument och infoga autotexterna du skapade. Stäng dokumentet utan att spara.

1

2 3

namn: adress namn: avslut

Violas Handelsträdgård Med vänliga hälsningar

Lindvägen 4 Violas Handelsträdgård

144 20 Stockholm

Anna Andersson

1

(9)

AUTOFORMAT

Med funktionen Autoformat kan du få hjälp att formatera ditt dokument.

Autoformateringen fungerar både när du skriver text, men även då du vill ha hjälp att formatera ett befintligt dokument.

Autoformatera vid inskrivning

Samtidigt som du skriver text kan även viss autoformatering ske, på samma sätt som viss text autokorrigeras. Som standard formateras till exempel punktlistor och numrerade listor automatiskt, och om du skriver en webbadress görs den automatiskt om till en hyperlänk.

Så fort en text har autoformaterats visas knappen Alternativ för autokorrigering.

Du kan klicka på knappen för att visa en meny som innehåller alternativ för autoformateringsfunktionen, du kan bland annat välja om autoformateringsfunktionen ska användas eller inte.

Du kan själv bestämma vilka texter som ska autoformateras:

Öppna Verktyg^-menyn och välj Alternativ för autokorrigering (Tools, AutoCorrect Options).

Välj fliken Autoformatera vid inskrivning (AutoFormat As You Type).

Gör önskade inställningar genom att markera de alternativ som du vill ska formateras automatiskt samtidigt som du skriver text. Avmarkera de alternativ som du inte vill använda.

Klicka på OK.

Word 2000

Knappen Alternativ för auto- korrigering visas inte i Word 2000.

Kommandot heter Autokorri- gering (AutoCorrect). Dialog- rutan ser lite annorlunda ut i denna version.

1

2 3

4

2

3

1

(10)

Autoformatera dokument

Har du redan skrivit en lång text som du vill få hjälp med att formatera kan du använda funktionen Autoformat. Funktionen går igenom din text, och försöker tolka vad som är rubriker, underrubriker eller löpande text. Ändringar sker sedan enligt olika formatmallar, så att exempelvis rubrikerna får ett enhetligt utseende och avstånd mellan olika stycken korrigeras.

Öppna Format-menyn och välj Autoformat (Format, AutoFormat).

Markera Autoformatera och kontrollera varje ändring (AutoFormat and review each change).

Välj önskad typ av dokument i listrutan, Allmänt dokument (General document) passar de flesta dokument. Klicka på OK.

Dokumentet har formaterats i bakgrunden. Klicka i dokumentet och bläddra igenom det för att kontrollera ändringarna.

Klicka på Acceptera alla (Accept All) om du är nöjd med formateringen, eller klicka på Ignorera alla (Reject All) om du vill återställa dokumentet.

Du kan själv bestämma hur texten ska autoformateras på fliken Autoformat (AutoFormat) i dialogrutan Autokorrigering (AutoCorrect).

Vill du autoformatera hela dokumentet automatiskt mar- kerar du i stället Autoformate- ra (AutoFormat now) i dialog- rutan. Blir du inte nöjd kan du ångra åtgärden.

Word 2000

I Word 2000 visas ändrings- markeringarna utan kommen- tarer.

1 2

3

4

5

Klickar du på Granska ändringar (Review Changes) ser du exakt vilka förändringar som har gjorts. Klicka på Sök (Find) för att bläddra igenom ändringarna. Klicka på Ignorera (Reject) om du inte är nöjd med den markerade ändringen. När du är nöjd avbryter du granskningen och klickar på Acceptera alla (Accept All) för att godkänna förändringarna.

2

3

5

Övning 3 – Autoformatera dokument

Öppna dokumentet KOMPOSTEN AUTOFORMAT som finns i övningsmappen. Auto- formatera hela dokumentet automatiskt. Spara och stäng dokumentet.

1

(11)

TEXTEFFEKTER

Med hjälp av effekter kan du markera texten på olika sätt. Du kan till exempel använda genomstruken text, skuggad text eller konturerad text. Läser du dokumentet på skärmen kan du använda animeringar (till exempel en blinkande bakgrund) för att dra uppmärksamheten till en speciell text.

Öppna Format-menyn och välj Tecken (Format, Font). Välj fliken Tecken- snitt (Font).

Under Effekter (Effects) markerar du önskad/önskade rutor.

Markera Genomstruken eller Dubbelt genomstruken (Strikethrough, Double striketrough) om du vill ha genomstruken text.

Markera Upphöjd (Superscript) om du vill ha upphöjda tecken eller Nedsänkt (Subscript) för nedsänkta tecken.

Markera Skuggad (Shadow) om du vill ha skuggad text, Konturerad (Out- line) om du vill visa konturerna, Relief (Emboss) för att visa text som relief eller Graverad (Engrave) för graverad text.

Markera Kapitäler (Small caps) eller Versaler (All caps) för att ändra texten till kapitäler eller versaler.

Markera Dold (Hidden) för att dölja texten.

Välj fliken Texteffekter (Text Effects) och välj önskad animering i listrutan Animeringar (Animations).

Klicka på OK när du är nöjd.

1

2

3

4

2

4

Övning 4 – Använda texteffekter

Öppna dokumentet FLERÅRIGAOGRÄS som finns i övningsmappen. Formatera rubrikerna med följande format: 20 punkter, ljusgul, relief och kapitäler. Spara och stäng dokumentet.

Färgöverstrykning

För att markera vissa texter kan du klicka på knappen Färgöverstrykning i verktygsfältet (klickar du på pilen kan du välja önskad färg). Dra muspek- aren, som har fått ett annat utseende, över texten som du vill stryka över.

1

(12)

BOKMÄRKEN

Om du redan på förhand vet att du kommer att återvända till vissa stycken, kan du lägga in så kallade bokmärken i viktiga positioner. Ett bokmärke påverkar inte själva texten och syns inte heller när du skriver ut dokumentet.

Infoga bokmärke

För att infoga ett bokmärke i ett dokument gör du på följande sätt:

Placera insättningspunkten där bokmärket ska infogas. Öppna Infoga- menyn och välj Bokmärke (Insert, Bookmark).

Skriv ett namn på bokmärket i rutan Bokmärkesnamn (Bookmark name).

Gå till bokmärke

När du vill vill gå till ett bokmärke kan du göra på ett par olika sätt:

•

Öppna Redigera-menyn och välj Gå till (Edit, Go To). Markera Bokmärke (Bookmark) i listrutan Gå till (Go to what), välj önskat bokmärke i listrutan Välj bokmärkesnamn (Enter bookmark name) och klicka på Gå till (Go To).

•

Öppna Infoga-menyn och välj Bokmärke (Insert, Bookmark). Markera det bokmärke du vill gå till och klicka på Gå till (Go To).

1

Namnet får inte innehålla mellanslag eller andra tecken förutom bokstäver och siffror. I stället för mellanslag kan du använda understryknings- tecknet _.

Du kan infoga flera bokmärk- en i samma dokument. Samt- liga bokmärken i aktuellt dokument visas i dialogrutan Bokmärke (Bookmark).

För att ta bort ett bokmärke markerar du det bokmärke som du vill ta bort i dialog- rutan Bokmärke (Bookmark) och klickar på Ta bort (Delete).

Övning 5 – Använda bokmärken

Öppna dokumentet KOMPOSTERING som finns i övningsmappen. Infoga bokmärken vid rubrikerna “Trädgårdskomposten” och “Hushållskomposten”.

Placera insättningspunkten i början av dokumentet och gå sedan direkt till avsnittet

“Hushållskomposten” med hjälp av funktionen Gå till (Go To). Spara och stäng dokumentet.

2 3

2

3

1

(13)

SÖKA FORMAT OCH SPECIALTECKEN

Du kan söka efter olika typer av format i dina dokument. Om du har en viss typ av text där du har använt ett speciellt teckensnitt kan du söka efter det. Du kan även söka efter olika typer av specialtecken som mellanslag, tabbar och stycketecken och ersätta dem med något annat.

Gör så här för att söka efter format eller specialtecken:

Öppna Redigera-menyn och välj Sök (Edit, Find).

Klicka på Mer (More).

För att söka efter ett format klickar du på Format (Format) och väljer typ av format på menyn. Välj sedan önskade format i dialogrutan som visas och klicka på OK.

För att söka efter ett specialtecken klickar du på Special (Special) och väljer önskat specialtecken på menyn.

Klicka på Sök nästa (Find Next) för att söka efter första förekomsten av formatet eller specialtecknet.

Om du vill ersätta formatet eller specialtecknet väljer du i stället Ersätt på Redigera- menyn (Replace på Edit- menyn).

Inställningen för format finns kvar i dialogrutan till nästa gång du ska söka. För att ta bort det klickar du på Ingen formatering (No Formatting).

1 2 3

4

Så här ser det ut när du söker efter ett stycketecken.

2

3

4

I detta kapitel har du lärt dig:

•

använda autokorrigering, autotext

och autoformat,

•

infoga bokmärken,

•

söka efter format och specialtecken.

1

(14)

EXTRA ÖVNINGAR

Övning 6 – Autoformatera dokument LÄTT

Öppna dokumentet GRÄSMATTA AUTOFORMAT som finns i övningsmappen. Auto- formatera dokumentet och granska ändringarna. Acceptera sedan alla ändringar.

Spara och stäng dokumentet.

Övning 7 – Autokorrigera text LÄTT

Skapa ett nytt dokument. Lägg till följande autokorrigeringsposter:

utförs utförsäljning

Lindv Lindvägen 4, 144 20 Stockholm Skriv följande text (med stavfel):

Stäng dokumentet utan att spara.

Övning 8 – Autoformatera vid inskrift MEDEL Skapa ett nytt dokument.

Skriv följande text och låt den formateras automatiskt samtidigt som du skriver den:

Spara dokumentet med

namnet AUTOFORMATERA och stäng det sedan.

Övning 9 – Skapa och använda autotexter MEDEL Skapa ett nytt dokument.

Skapa två autotextposter med namnet tackF och avslutJ enligt bilden. Avslutningsfrasen ska även formateras.

Skapa ett nytt dokument och infoga autotexterna du skapade.

Stäng dokumenten utan att spara.

Övning 10 – Söka efter format och specialtecken SVÅR Öppna dokumentet TOMAT som finns i övningsmappen. Sök efter dubbla stycketecken och ersätt med enkla stycketecken. Sök efter formatet fetstil och röd tecken- färg och ändra till normal stil och gnistrande text.

Spara och stäng dokumentet.

under vecka 11 har vi utförs av många produkter.

VÄlkommen till Lindv ohc fynda.