34.3 Bilaga 1. Nämndernas redovisning av intern kontroll 2015

(1)

Uppföljning internkontroll 2015

- sammanställning av nämndernas rapportering

xx

Bilaga 1

(2)

Innehållsförteckning

1 Kommunstyrelsen ... 3

1.1 Inledning ... 3

1.2 Uppföljning ... 3

1.3 Sammanfattande analys ... 5

2 Barn- och ungdomsnämnden ... 7

2.1 Inledning ... 7

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 13

3.1 Inledning ... 13

4 Vård- och omsorgsnämnden ... 17

5 Socialnämnden ... 20

6 Kultur- och fritidsnämnden ... 25

7 Miljö- och byggnadsnämnden ... 28

8 Trafik- och fastighetsnämnden ... 31

9 Överförmyndarnämnden ... 34

(3)

1 Kommunstyrelsen

1.1 Inledning

Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900)) ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

I kontrollplan 2015 för kommunstyrelsen ingår fyra kontrollmoment. Två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har genomförts av samtliga nämnder. Dessa är:

 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

De två övriga är nämndspecifika och kontrollerna har därmed endast gjorts inom kommunstyrelsens område. Dessa är:

 Rätt personer på lönelistan

 Arbetsmiljöansvaret delegerat enligt arbetsmiljölagen

1.2 Uppföljning

1.2.1 Administration

1.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Delegationsordning Mindre avvikelse

Hur? Kontroll av delegationsordning.

Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.

När? 2015

(4)

Kontroller Kommentar

1. Motsvarar delegaterna i nämndens delegationsordning aktuell bemanning på förvaltningen?

Svar: Efter stadsbyggnadsavdelnings omorganisation behöver delegaterna justeras efter ny aktuell bemanning. I övrigt är ett par tjänster vakanta och det är inte klart om eller när de ska tillsättas.

2. Fattar delegaterna skriftliga beslut och anmäler dessa till nämndsekreterare?

Svar: Alla beslut anmäls inte. Det gäller till exempel beslut om upphandling samt utseendet av vinnande anbud avseende varor och tjänster som rör den löpande förvaltningen eller är särskilt beslutade i KS eller KF.

3. Anmäls delegationsbesluten till nämnden, alternativt förvaltningschefen (vid vidaredelegation), på det sätt som anges i delegationsordningen?

Svar: En del beslut har anmälts på fel sätt. En del handläggare skiljer inte på beslutsärende och delegationsbeslut, lägger inte in behandlingsplan eller lägger inte in det på något specifikt

sammanträdesdatum. Det medför att det tar lång tid från det att ett delegationsbeslut fattas tills att det anmäls till kommunstyrelsen eftersom kommunsekreteraren får gå igenom ärenden istället för att de dyker upp på rätt sätt.

Åtgärder Status

Revidering av delegationsordning Ej påbörjad (enligt plan) Information om delegationsordningen,

delegationsbeslut och anmälan av delegationsbeslut på intranätet

Ej påbörjad (enligt plan)

1.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Representation/deltagare/syfte Mindre avvikelse Hur? Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.

När? 2 gånger under året Kommentar

Antalet kontrollerade transaktioner uppgår till 90 i maj och 222 i december. Varje transaktion är inte nödvändigtvis lika med en faktura. I vissa fall delas en faktura upp på fler konton och ger då fler transaktioner. En transaktion kan även avse rättelser, uppbokningar, kreditposter och liknande.

I vissa fall råder en osäkerhet vilket konto som ska användas. Det gäller till exempel en lokal som hyrs för en utbildning, fika vid ett utbildningstillfälle eller konsult/föreläsare som anlitats i utbildningssyfte. Om kostnaden bokförs som utbildning kommer en deltagarförteckning att krävas vilket inte är fallet då det handlar om en lokal- eller konsultkostnad. Det är inte heller helt konsekvent vad gäller till exempel användandet av kontot för representation alternativt personalvård. Personalvård innefattar exempelvis fruktkorgar och liknande till samtlig personal. I dessa fall finns inte krav på att ytterligare ange deltagare och syfte. Bland de kontrollerade posterna bokförda som ”personalvård” görs bedömningen att

nödvändig information finns med.

Uppgift om syfte och deltagare saknas helt i totalt 14 fall. Av dessa är fem internfakturor.

Utbildning / Information gällande kravet på

uppgifter om syfte och deltagare Pågående (enligt plan) Kommungemensamma definitioner av vissa

konton Pågående (enligt plan)

(5)

1.2.2 Personal

1.2.2.1 Rätt personer på lönelistan

Kontroller

Löneutbetalningar Mindre avvikelse

Hur? Genom kubrapport i självservice, ”Preliminär löneutbetalning”.

När? Maj och oktober 2015 Kommentar

Information och manualer har gått ut till avdelningschefer och enhetschefer på

kommunledningskontoret. Alla chefer ansvarade för att kontrollera lönetransaktioner i maj och oktober.

Enstaka felaktigheter har meddelats till löneenheten och rättats i lönesystemet. Ingen möjlighet till uppföljning av att kontrollen genomförts finns i systemet.

Ta fram ett underlag med förslag på hur lönetransaktioner skulle kunna kontrolleras på ett bättre sätt.

Pågående (enligt plan)

1.2.2.2 Arbetsmiljöansvaret delegerat enligt arbetsmiljölagen

Kontroller

Arbetsmiljöansvaret Ingen avvikelse

Hur? Genom att kontrollera att arbetsmiljöfördelningen är dokumenterad, registrerad och uppdaterad.

När? Oktober 2015 Kommentar

Arbetsmiljöansvaret är delegerat från nämnd till kommundirektör och från kommundirektör till avdelningschefer. Delegering till enhetschefer sker i den omfattning som avdelningschef beslutar.

1.3 Sammanfattande analys

Av de fyra genomförda kontrollmomenten noterades i ett fall ingen avvikelse medan mindre avvikelser framkom vid de övriga kontrollerna.

Vid kontrollen av om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen framkom att ett behov finns att uppdatera delegationsordningen. De flesta delegationsbeslut anmäls på rätt sätt. Det förkommer dock att man ibland missar att anmäla ett beslut alternativt att beslut anmäls på fel sätt i ärendehanteringssystemet.

För kostnader avseende representation, kurser och konferenser måste alltid uppgifter om deltagare och syfte biläggas. Av de kontrollerade transaktionerna fanns i de flesta fall nödvändig information. Vissa avvikelser noterades dock, vilket visar att kompletterande information/utbildning behöver nås ut i organisationen. Det är även viktigt att det finns en tydlighet vad gäller hur begrepp som till exempel deltagare definieras. För vissa konton bör en kommungemensam definition arbetas fram. Detta både för att få en mer enhetlig kontering i kommunen, men även som ett stöd vid val av konto.

Ett syfte med att i planen ta med kontrollen av lönelistan var att lyfta fram chefers

(6)

ansvar att granska att rätt lön betalas ut. Förutom vikten av att alla får rätt lön är

personalkostnaderna en av de största kostnaderna för verksamheterna. Kontrollen borde därför göras varje månad, men det finns ingen möjlighet i systemet att följa upp att detta faktiskt görs. Den återkoppling som gjordes under kontrollmånaderna var från de chefer som upptäckt något fel.

Gällande arbetsmiljöansvaret kontrollerades delegationen från nämnd och från

kommundirektör. Inga avvikelser noterades. I kontrollen ingick inte att vidare

kontrollera att alla verksamheter sedan i sin tur delegerat ansvaret.

(7)

2 Barn- och ungdomsnämnden

2.1 Inledning

Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900) ska respektive nämnd, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka

effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

I kontrollplan 2015 för barn- och ungdomsnämnden ingår två kontrollmoment

fastställda av kommunstyrelsen (KS). Dessa två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har genomförts av samtliga nämnder. Dessa är:

 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

De övriga är nämndspecifika och kontrollerna har därmed endast gjorts inom barn- och ungdomsnämndens område. Dessa är:

 Kontroll att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

 Att systemen för ekonomiuppföljning inte fungerar.

 Att fel lön utbetalas till medarbetare.

 Att ramavtal ej följs.

 Att felaktiga betyg rapporteras till gymnasieintagningen.

 Att betygsättning inte sker likvärdigt.

 Att skolvalsreglerna tillämpas felaktigt.

 Att kränkningar inte rapporteras in till huvudmannen.

 Fördelningen sker inte utifrån aktuella underlag (socioekonomisk tilldelning).

2.2 Uppföljning

2.2.1 Administration

2.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

När? 2015

(8)

Sammanfattning: Med anledning av utförda kontroller har behov av revidering av delegationsordningen identifierats, då den fullt ut inte uppfyller gällande krav och inte heller motsvarar förvaltningens

organisation. Detta följs upp under 2016.

Svar: Kontroll görs löpande och revidering kommer att ske.

Svar: På BUK sker anmälan av skriftliga beslut automatiskt genom beredningsplan i P360. Ett projekt är planerat för skolenheternas arbete med dokumenthantering.

Svar: Information till och utbildning för delegater har genomförts då anmälan ej alltid skett på korrekt sätt.

Revidering av delegationsordning Avslutad (enligt plan)

2.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

När? 2 gånger under året

(9)

Sammanfattning: Mindre avvikelser har identifierats vad gäller att ange deltagare samt syfte vid extern och intern representation, likaså när det gäller interna uppvaktningar/gåvor. KLK kommer att fortsätta göra granskning av dessa under 2016.

I första stickprovet har kontroll gjorts på fakturor med ett belopp på både under 1 000 kr och över 1 000 kr. I andra stickprovet har kontroll endast gjorts på fakturor under 1 000 kr, detta för att KLK har kontrollerat fakturor med ett belopp på över 1 000 kr. KLK har informerat enheterna där det förekommer brister.

1. Granskning av leverantörsfakturor.

Svar: Antalet kontrollerade poster uppgår till 44.

Kontroll har gjorts i maj och i december 71012- Extern representation 2 st

I ett fall saknades kommentar om både deltagare och syfte. Inköpet i detta fall avsåg fikabröd.

71013- Externa uppvaktningar/gåvor 3 st

Syfte samt vem som erhållit uppvaktningen/gåvan fanns angivet i en av dessa fakturor. Vad gäller övriga fakturor saknades både deltagare och syfte

71112- Intern representation 16 st

För samtliga fakturor finns såväl deltagare och syfte angivet. I ett par fall saknades kommentarer vad gäller deltagare eller syfte.

71113- Interna uppvaktningar/gåvor 15 st

I den största delen av dessa fakturor har både syfte och namn angivits, endast i tre fall saknas dessa uppgifter

71114- personalvård 2 st

I båda fallen saknar fakturororna kommentarer om syfte m m 76511- Utbildning 6 st

För samtliga fakturor med undantag av två finns såväl syfte och deltagare angivet på fakturorna där av ingen ytterligare notering gjord. I de fall detta saknas har fakturorna varit felkonterade.

76512- Konferenser 1 st

Syfte finns angivet på fakturan men namn på deltagare saknas

Information till sakgranskare av

leverantörsfakturor. Avslutad (enligt plan)

2.2.1.3 Kontroll att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Kontroller

Beslut där jäv kan förekomma Ingen avvikelse

Hur? En regel införs som fråntar enskild chef rätten att fatta beslut vid jävsituationer När? Fortlöpande

Kommentar

Sammanfattning: Kontroll görs löpande. Inköp av chef ska godkännas av dennes chef.

1. I samråd med chef för ekonomi och administration.

Svar: Inköp av chef ska alltid godkännas av överordnad chef. Detta granskas löpande.

2. Kontroll av att jäv ej förekommer vid anställningar och köp av varor och tjänster.

Svar: Kontroll görs löpande.

2.2.1.4 Att systemen för ekonomiuppföljning inte fungerar

Kontroller

(10)

Kontroller

Ekonomiuppföljning Ingen avvikelse

Hur? Skolekonomerna gör uppföljningar varje månad När? När ekonomisystemet har stängt för perioden Kommentar

Sammanfattning: Avrapportering till systemansvariga sker löpande vid upptäckta fel.

1. Löpande avrapportering till systemansvariga.

Svar: Löpande avrapportering direkt vid upptäckande av fel har skett, gäller både Aditro och BIBA.

2. Kontroll av system för ekonomiuppföljning.

Svar: Löpande avrapportering direkt vid upptäckande av fel har skett, gäller både BIBA och Aditro.

2.2.1.5 Att fel lön utbetalas till medarbetare

Kontroller

Korrekta lönelistor

Hur? Uttag av lönelista och attest av rektor När? I samband med löneutbetalningarna Kommentar

Ingen åtgärd enligt riskanalys.

2.2.1.6 Att ramavtal ej följs

Kontroller

Kontroll av ramavtal

Hur? Enligt framtagen kontrollplan med stickprov.

När? 4 gånger under året.

Kommentar

Ingen åtgärd. Görs på KLK nivå

2.2.2 Betyg och bedömning

2.2.2.1 Att felaktiga betyg rapporteras till gymnasieintagningen

Kontroller

Gymnasieintagningen Mindre avvikelse

Hur? Kontroller i verksamhetssystemet Extens samt via analysverktyget IST-analys När? Under betygshanteringen i slutet av varje termin

Kommentar

Sammanfattning: Fortsätter med samma metod som tidigare, att göra stickprov i verksamhetssytemtet samt mer noggran analys med analysverktyget som tillhör verksamhetssystemet. Avstämning mot gymnasienämndens direkta listor som distribueras i slutet av terminen.

Ett fåtal avvikelser har upptäckts och har hanterats av berörd skola.

1. Kontroller i verksamhetssystemet Extens samt via analysverktyget IST-analys.

Svar: Stickprover genomförs under hanteringen och en totalkontroll när betygen är exporterade till gymnasieantagningen.

(11)

2.2.2.2 Att betygsättning inte sker likvärdigt

Kontroller

Likvärdiga betyg Ingen avvikelse

Hur? Uppföljning av sambedömningar

Jämförelser av betyg och nationella ämnesprov Resultatdialoger

När? I samband med respektive aktivitet i enlighet med BUK:s årshjul Kommentar

Uppföljningar och analyser genomförda både skriftligt och i dialogform med enheternas ledning.

Arbetet med kvalitetsårshjulet fortsätter vårterminen 2016.

2.2.3 Skolvalsplaceringar

2.2.3.1 Att skolvalsreglerna tillämpas felaktigt

Kontroller

Skolplaceringar Ingen avvikelse

Hur? Slutkontroll

Gemensamt placeringsarbete När? Under skolvalsperioden Kommentar

Sammanfattning: Skolplaceringarna följde korrekt process för läsåret 2015/2016.

1. Slutkontroll och centralt placeringsarbete.

Svar: Slutkontroll har genomförts under mars - april 2016.

Reglerna för skolansökan har reviderats av BUN och följer aktuell lagstiftning.

2.2.4 Rutiner för arbetet mot trakasserier och kränkningar

2.2.4.1 Att kränkningar inte rapporteras in till huvudmannen

Kontroller

Rapportering av kränkningar Större avvikelse Hur? Återkommande information

När? Kvartalsvis Kommentar

Sammanfattning: En ny rapporteringsmodell har utarbetats av BUK och lanserats under vårterminen 2016.

1. Införande av fler alternativa rapporteringsformer (blankett, KIA, e-post).

Svar: Istället för flera alternativa rapporteringsformer införs under vårterminen 2016 en gemensam rutin med rapportering via Google Drive.

Kontroll görs löpande. Funnit att två tredjedelar av skolorna rapporterar inte enligt rutinerna. Kontroll fortsätter under 2016.

Uppföljning av risk sker under 2016 enligt ny

internkontrollplan Avslutad (enligt plan)

(12)

2.2.5 Socioekonomisk tilldelning

2.2.5.1 Fördelningen sker inte utifrån aktuella underlag

Kontroller

Socioekonomisk fördelning Ingen avvikelse

Hur? Nya data delas inte ut av SCB När? Varje år

Kommentar

Sammanfattning: Den socioekonomiska fördelningen har from 2016 beräknats på underlag enligt SCB:s statistiska fördelningsmodell. Enheterna har fått ny, uppdaterad fördelning som gäller fram till

höstterminen då modellen ska uppdateras med aktuella siffror.

2.3 Sammanfattande analys

Av de nio genomförda kontrollmomenten noterades i fem fall ingen avvikelse medan mindre avvikelser framkom vid tre av kontrollerna och en kontroll med större avvikelse.

Vid kontrollen av om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen framkom mindre avvikelse. De flesta delegationsbeslut anmäls på rätt sätt. Det förkommer dock att man ibland missar att anmäla ett beslut alternativt att beslut anmäls på fel sätt i ärendehanteringssystemet.

Det finns ett behov av att uppdatera delegationsordningen, uppföljning kommer att ske under 2016.

För kostnader avseende representation, kurser och konferenser måste alltid uppgifter om deltagare och syfte biläggas. Av kontrollerna ídentifierades mindre avvikelser vad gäller att ange deltagare samt syfte vid extern och intern representation, likaså när det gäller interna uppvaktningar/gåvor. KLK kommer att fortsätta göra granskning av dessa under 2016 och vid behov kommer åtgärder att vidtas.

Mindre avvikelse rapporterades i kontrollen avseende risken att felaktiga betyg

rapporteras till gymnasieintagningen. Ett fåtal avvieklser upptäcktes och rapporterades omgånede till berörd skola så att åtgärd skedde.

Större avvikelse har rapporterats avseende risk att kränkningar inte rapporteras till huvudman. En ny rapporteringsmodell har utarbetats och kommer att lanseras under vårterminen 2016.

(13)

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

3.1 Inledning

Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900)) ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

I kontrollplan 2015 för utbildning- och arbetsmarknadsnämnden ingår fyra

kontrollmoment. Två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har genomförts av samtliga nämnder. Dessa är:

 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

De två övriga är nämndspecifika och kontrollerna har därmed endast gjorts inom utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens område. Dessa är:

 Genomlysning Löpargymnasiets ekonomi

 Mutor och bestickning

3.2 Uppföljning

3.2.1 Administration

3.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

När? 2015 Kommentar

Svar: Ja

Svar: Förvaltningschefen beslut anmäls till nämndsekreterare.

Svar: Nämndsekreteraren anmäler inkomna delegationsbeslut till nämnden varje månad. Vissa delegationsbeslut som inte med automatik hanteras i P360 anmäls inte alltid.

(14)

Åtgärder Status Översyn av förvaltningschefens

vidaredelegation Pågående (enligt plan)

3.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Under 2015 har 103 fakturor granskats varav 26 tillhör kansliet, 14 tillhör Kunskapsparken, 6 tillhör Arbetsmarknadsenheten och 78 tillhör Rudbeck. Antalet kontrollerade transaktioner uppgår till 42 i maj och 61 i december.

I 4 fall saknades syfte och i 5 fall deltagarförteckning. Kompletteringar har gjorts avseende syfte och deltagarförteckning under anteckningar i fakturahanteringssystemet.

I vissa fall råder en osäkerhet vilket konto som ska användas. Det är inte heller helt konsekvent vad gäller till exempel användandet av kontot för intern representation alternativt personalvård.

Personalvård innefattar exempelvis fruktkorgar, ”fredagsfika” till samtlig personal och liknande. I dessa fall finns inte krav på att ytterligare ange deltagare och syfte. Bland de kontrollerade posterna bokförda som ”personalvård” görs bedömningen att nödvändig information finns med.

Sammanfattningsvis kan nämnas att det är små avvikelser vad gäller att ange deltagare samt syfte vid extern och intern representation, likaså när det gäller interna uppvaktningar/gåvor.

Komplettering av uppgifter Avslutad (enligt plan) Utbildning/ information

representation/deltagare/syfte Pågående (enligt plan)

3.2.1.3 Löpargymnasiet ekonomi

Kontroller

Genomlysning Löpargymnasiet ekonomi Mindre avvikelse Hur? Genomgång av ekonomiska rutiner/ekonomiska flödet.

(15)

1. Kontroller är genomförda gällande hyresinbetalningar för rum på Löpargymnasiets internat.

2. Inventering är genomförd av övriga hyresgäster Löpargymnasiet har på internatet utöver löpareleverna.

3. Efter genomgången kan det konstaterats att Löpargymnasiet har likadana hyreskontrakt för boende på internatet oberoende om hyresgästen är löparelev eller inte, vilket gör att alla formuleringar i kontrakten inte är tillämpliga för hyresgäster.

4. Hyreskontrakten har granskats vad gäller möjligheter till omedelbar uppsägning av elev pga misskötsel, genom att kommunjuristen konsulterats.

5. Punkterna 2-4 ovan har resulterar i att åtgärder vidtagits för framtagande av nya hyresavtal..

6. Samtliga resor som Löpargymnasiet genomför är kontrollerade och skolan använder inte alltid kommunens upphandlade resetjänstanordnare varför skolan genomför förändring av rutinerna vid beställning av resor.

7. Effektivisering av Löpargymnasiets verksamhet genomförs så att mindre del av tilldelade personalresurser läggs på administration och mer på tränarresurs för eleverna.

Effektiviseringsuppdraget ingår som en del i Löpargymnasiets nytillträdde verksamhetsansvarigs uppdrag.

8. Översynen av ekonomihanteringen inom Löpargymnasiet har resulterat i att alla kostnader och intäkter för verksamheten numera alltid går via Rudbecks övriga redovisning.

Framtagande av nya hyresavtal. Pågående (enligt plan) Förändra rutiner vid beställning av resor. Pågående (enligt plan)

3.2.2 Mutor och bestickning

3.2.2.1 Mutor och bestickning

Kontroller

Kunskap om mutor och bestickning hos samtliga

medarbetare Större avvikelse

Hur? Ta fram en Powerpoint som gås igenom på respektive arbetsplats på APT När? Under hösten 2015

Kommentar

Efter att beslutet fattas gällande en utbildningsinsats om mutor och bestickning inom förvaltningen aviserades att en powerpoint presentation skulle tas fram centralt. Kansliet pausade därför arbetet med att ta fram en egen presentation till den planerade utbildningsinsatsen. Kansliet planerar att genomföra utbildningsinsatsen under 2016.

Kunskap om mutor och bestickning hos samtliga

medarbetare. Pågående (enligt plan)

3.3 Sammanfattande analys

Av de fyra genomförda kontrollmomenten noterades tre mindre avvikelser och en större avvikelse.

Vid kontrollen av om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas

(16)

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen framkom en mindre avvikelse enligt kontrollplanen. Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret arbetar dock aktivt med översyn av förvaltningschefens vidaredelegation för att tillförsäkra större tydlighet och stringens i hanteringen av delegationsbeslut. Resultatet av översynen presenteras till nämnden våren 2016.

För kostnader avseende representation, kurser och konferenser måste alltid uppgifter om deltagare och syfte biläggas. Av de kontrollerade transaktionerna fanns i de flesta fall nödvändig information. Vissa avvikelser noterades dock, vilket visar att kompletterande information/utbildning behöver nås ut i organisationen. Det är även viktigt att det finns en tydlighet vad gäller hur begrepp som till exempel deltagare definieras. För vissa konton bör en kommungemensam definition arbetas fram. Detta både för att få en mer enhetlig kontering i kommunen, men även som ett stöd vid val av konto.

Vid översynen av Löpargymnasiets verksamhet och ekonomi har kontroller genomförts som visar på mindre avvikelser vid uthyrningen av rum på internatet. Avvikelserna korrigeras genom framtagande av nya hyresavtal. Löpargymnasiet reser relativt mycket och vissa avvikelser gällande rutinen för beställning av resor framkom. Detta korrigeras genom att en ny rutin tas fram för att säkerställa att skolan alltid använder kommunens upphandlade resetjänstanordnare.

Utbildningsinsatsen gällande mutor och bestickning har inte genomförts under 2015 på grund av att aviserat utbildningsmaterial uteblev vilket fördröjt utbildningsinsatsen som dock kommer att genomföras under 2016.

(17)

4 Vård- och omsorgsnämnden

4.1 Inledning

Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003. I oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015. I dokumentet ”Regler för intern kontroll i Sollentuna kommun”, beslutat av kommunfullmäktige 2014-10-15, regleras ansvar och uppföljning.

Kommunsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Varje förvaltning ska utifrån fullmäktiges beslut om regler för intern kontroll och

tillämpningsanvisningar arbeta fram egna regler och anvisningar om intern kontroll.

Förvaltningen har även en skyldighet att löpande rapportera till nämnden om hur arbetet med att utforma och förändra den interna kontrollen fortskrider samt hur den interna kontrollen fungerar.

4.2 Uppföljning

4.2.1 Administration

4.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Delegationsordning Ingen avvikelse

Redovisas i av KLK angiven bilaga.

4.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Representation/deltagare/syfte Ingen avvikelse Hur? Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.

(18)

Under 2015 har 33 fakturor granskats. I 6 fall saknades syfte och i 6 fall deltagarförteckning, dock framgick namn på deltagare och syfte på fakturan i 3 fall. I ytterligar 6 fall avsåg fakturan öppna föreläsningar i det förebyggande arbetet, där deltagarförteckning inte kan bifogas. I samtliga fall har kompletteringar gjorts till fakturan.

Komplettering med bilagor för 2015 har gjorts.

Gällande rutin har gåtts igenom med ansvarig på KLK i gemensamt möte med berörda på VOK.

Avslutad (enligt plan)

4.2.1.3 Att externa köp avseende boendeplatser ersätt i enlighet med individavtalets överenskommelse

Kontroller

Köp av externa boendeplatser i verksamheten. Ingen avvikelse

Hur? Samtliga fakturor avseende köp av extern boendeplats stäms av gentemot befintligt avtal.

När? Under maj månad på avdelning funktionshinder och under oktober månad på avdelning äldreomsorg.

Kommentar

I maj 2015 granskades 34 fakturor avseende köp av extern plats i LSS-boende, på avdelningen för funktionshinder. För 2 fakturor påtalades en avvikelse, som följd av ändrade avtalsvillkor, till leverantören, som korrigerade på följande månads faktura. Vidare granskades 9 fakturor avseende boendeplats enligt SoL och 4 fakturor för boendeplats, barn. Ingen avvikelse noterades.

Under oktober månad har 34 fakturor avseende köp av externa boendeplatser inom avdelning äldreomsorg, kontrollerats gentemot individavtalets villkor och pris. Ingen avvikelser noterades.

4.2.1.4 Kontroll att brukare i hemtjänst får korrekt utförd insats i enlighet med LOV-avtalets villkor.

Kontroller

Att fördelningen av den utförda tiden hos

brukare följer LOV-avtalets villkor. Mindre avvikelse Hur? Stickprov

När? 10 ärenden per månad Kommentar

Under april till november har samtliga brukare med beviljad insats i hemtjänst, av anhöriganställd, kontrollerats. Av de totalt utförda timmarna redovisas 39 % utförda av ordinarie anställd personal. För 39 av 70 brukare har insats utförts av ordinarie personal med minst 20 %.

Fortsatt kontroll av andel av ordinarie anställdas

utförd tid införs som rutin även 2016. Pågående (enligt plan)

4.2.1.5 Att anställda från dag 1 har tillgång till, och kan använda kommunens IT-

och övriga kommunikationssystem.

(19)

Kontroller

Att nyanställda har erforderliga behörigheter till

kommunens system. Ingen avvikelse

Hur? Samtliga nyanställda för loggbok under sin första anställningstid, vad och när får man tillgång till behörigheter till system och funktioner.

När? Vid varje nyanställning under 2015 från och med 1 april.

Kommentar

Av nyanställd personal, antal 9, har alla haft erforderliga behörigheter och kunnat använda kommunens system.

(exkl myndighetsutövning äldre, uppgift saknas)

4.3 Sammanfattande analys

Vård- och omsorgsnämnden har för år 2015 valt tre områden för den interna kontrollen med anknytning till kvalitet i kontorets arbete med uppföljning. Överenstämmelse mellan avtal och fakturerad tjänst vid köp av boendeplatser utanför LoU (Lagen om offentlig upphandlig) och LOV (Lagen om valfrihetssystem), kontroll att utförda hemtjänsttimmar vid anhöriganställning är fördelad mellan ordinarie personal och anhörigvårdare, i enlighet med LOV-avtalets villkor, och att anställda har tillgång till de behörigheter som krävs för att kunna fatta myndighetsbeslut och utföra sina

arbetsuppgifter från första anställningsdagen.

Kommunstyrelsen har därutöver beslutat om två områden för samtliga nämnder i årets interna kontrollplan. Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

delegationsordning och att det vid representation, kurs eller konferens finns deltagarförteckning och syfte bifogat till fakturan.

Inom samtliga områden redovisas en god kontroll. För intern kontroll under punkt 2.1.4, inför vård- och omsorgsnämnden en fortlöpande rutin för uppföljning, varför området utgår i 2016 års kontrollplan.

.

(20)

5 Socialnämnden

5.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Socialnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Kontroller som gjorts enligt internkontrollplanen för 2015 är

 Att delegationsbeslut hanteras med nämndernas delegationsordningsamt reglerna i kommunallagen.

 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finnsdeltagarförteckning, syfte och program till fakturorna

 Kontroll att beslutsattest är gjort av behörig attestant och att det inteförekommer jäv i samband med fattade beslut.

 Att ramavtal följs

 Att biståndsbeslut är underskrivna

 Utbetalningar på ekonomiskt bistånd

 Ludvikamoms

 Momsavdrag på leasingbilar

5.2 Uppföljning

5.2.1 Administration

5.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

När? 2015

Beslut som har fattats i ärenden som haft en handläggare utan delegation har kontrollerats. Slumpmässigt valdes 30 bistånds beslut ut. Av dessa hade 24 rätt

beslutsfattare registrerad och det stog rätt i beslutsmeddelandet. 19 stycken var korrekt

(21)

5.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Alla fakturor som rör representation, kurser och konferenser har granskats för maj och oktober månad. I maj är det totalt 66 poster som granskats och av dessa saknar 4

stycken syfte och deltagare. Några fakturor har bristfälliga uppgifter som deltagare, men det framgår vilken enhet det gäller.

I oktober är det 44 poster som granskats och av dessa saknar 3 stycken syfte och deltagare, 2 stycken saknar deltagarförteckning. Se vidare bilaga 2.

Åtgärd som vidtagits är att informera om vikten av att redovisa syfte och deltagare vid regelbundna möten med assistenter som konterar fakturor. Ytterligare kontroll ska även göras under 2016.

5.2.1.3 Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Kontroller

Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Ingen avvikelse

I februari 2015 genomförde Sollentunas kommunjurist en utbildning riktad till Socialnämndens ledamöter kring jäv i samband med beslut. Socialnämndens

hämndsekreterare sammanställer information till nämndens ledamöter gällande jäv och rutiner för när en eventuell jävssituation uppstår.

Vid introduktion av nyanställda på socialkontoret informeras bland annat om Socialnämndens delegationsordning där det framgår att om jäv eller annat förfall föreligger för delegaten ska beslut fattas av socialchefen. Se vidare bilaga 3.

5.2.2 Avtal

5.2.2.1 Följs ramavtal, finns en förklaring om varför ramavtal inte följts.

Kontroller

Kontroll av ramavtal. Mindre avvikelse

Hur? Enligt framtagen kontrollplan.

När? Vid ett tillfälle under året.

Kontroll om ramavtal följs inom verksamhetsområdena socialpsykiatri och missbruk har

gjorts. Det är tillåtet att placera utanför ramavtalet om särskilda skäl finns. Kontrollen

har även innefattat att titta på om det finns en orsak noterad i de fall man placerar

(22)

utanför avtalet.

60 placeringar har kontrollerats, av dessa är 20 placerade utanför avtal. Av de 20 saknar 7 stycken förklaring till varför man placerat utanför avtalet.

Åtgärd som vidtagits är att påtala bristerna till enhetschefen. Se vidare bilaga 4.

5.2.3 Handläggning

5.2.3.1 Att biståndsbeslut är underskrivna.

Kontroller

Underskrift på biståndsbeslut Ingen avvikelse Hur? Stickprov enligt framtagen kontrollplan.

När? Kontroll vid två tillfällen under året.

Kontroll att biståndsbeslut är fattade av rätt person. Kontroll har skett genom att titta på vem som fattat beslut i Procapita. Kontrollerade enheter myndighetsutövning gällande barn och unga, missbruk och socialpsykiatri. Kontrollperiod har varit februari, mars, april samt oktober, november, december 2015. Alla beslut har kontrollerats under perioden i respektive utvalda enheter. Endast ett beslut har fattats av obehörig beslutsfattare.

På grund av tidsbrist har inte kontroll hunnits att besluten är underskrivna av rätt beslutsfattare även i akten. Den kontrollen finns med i internkontrollplan för 2016 och ska granskas under detta år. Se vidare bilaga 5.

5.2.3.2 Felaktiga utbetalningar ekonomiskt bistånd.

Kontroller

Kontroll av utbetalningar ekonomiskt bistånd Mindre avvikelse Hur? Enligt framtagen kontrollplan.

Granskning har skett av 10 stycken ärenden på enheten för ekonomiskt bistånd och integration, utifrån framtagen blankett. Utgångspunkten var de som hade utbetalningar under maj men vissa uppgifter om grundutredning, hyreskontrakt och kontouppgifter kan ha äldre datum.

Betalningar har gått till de konton som klienten uppgivit. Ansökningarna är i nästan samtliga fall underskrivna. De sökande har de ersättningar de kan få från annat håll, förutom i ett ärende där frågetecken finns. Dokumentationen skulle kunna vara tydligare i vissa långvariga ärenden, exempelvis genom att man gjorde en ny ”grundutredning”.

Det borde underlätta betydligt vid handläggarbyten.

Dokumentation av kontroller innan beslut saknas i flera fall. Dokument för arbetsplan

och uppföljning av denna används inte systematiskt, däremot framgår planering på

(23)

Se vidare bilaga 6.

5.2.4 Övrigt

5.2.4.1 Kontroll av Ludvika moms.

Kontroller

Kontroll av Ludvika moms på fakturor gällande

boende. Större avvikelse

Hur? Stickprov enligt framtagen kontrollplan.

Kontroll har gjorts av de utbetalningar som bokförts i Procapita under maj och oktober månad 2015, avseende HVB-placeringar och olika stödboenden.

Kontroll har skett av om lokalkostnaden är specificerad på fakturan, om konteringen är rätt samt om det mest lönsamma alternativet har valts.

På flertalet av de kontrollerade fakturorna var inte lokalkostnaden specificerad. Se vidare bilaga 7.

Åtgärd som vidtas är att informera administrativ personal om att kräva en specificering av lokalkostnaden på fakturor som rör boendeplaceringar samt informera mer om Ludvika momsens regler. Ny kontroll kommer att göras, då kontrollen läggs in i internkontrollplanen för 2016.

5.2.4.2 50 % momsavdrag för leasingbilar.

Kontroller

Kontroll av moms på leasingbilar. Ingen avvikelse Hur? Enligt framtagen kontrollplan.

Kommentar

Alla fakuror på leasingbilar är konterade med rätt momsavdrag.

En kontroll är utförd av momsavdrag på leasingbilar. Avdragsrätten för moms på leasingbilar är endast 50 procent av fakturans moms. Alla fakturor under 2015 har granskats och inga avvikelser finns. Se vidare bilaga 8.

5.3 Sammanfattande analys

Åtta granskningar har gjorts, av dessa är tre utan avvikelse. Vid fyra granskningar har mindre avvikelser noterats och i ett fall noteras en större avvikelse.

Den större avvikelsen gäller kontroll av hantering av Ludvika moms på fakturor med både vård och boende. Kontroll har skett om lokalkostnaden är specificerad på fakturan och om konteringen är rätt samt samt om det mest lönsamma momsalternativet har valts. På flertalet av de kontrollerade fakturorna var inte lokalkostnaden specificerad.

Åtgärd som vidtas är att informera administrativ personal om att kräva en specificering

(24)

av lokalkostnaden på fakturor som rör boendeplaceringar samt informera om Ludvika momsens regler. Kontrollen kommer att läggas in i internkontrollplanen för 2016.

Granskningen av om biståndsbeslut är underskrivna har inte gjorts fullt ut. På grund av tidsbrist har inte kontroll hunnits med att kontrollera att besluten är underskrivna i akten av rätt beslutsfattare utan bara kontrollerats i verksamhetssystemet Procapita. Kontroll att biståndsbesluten är underskrivna i akten finns med i internkontrollplan för 2016.

Även kontroll av syfte och deltagare för kurser, konferenser och representation kommer

att läggas in i internkontrollplanen för 2016.

(25)

6 Kultur- och fritidsnämnden

6.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är

tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.

6.2 Uppföljning

6.2.1 Administration

6.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Motsvarar delegaterna i nämndens delegationsordning aktuell bemanning på förvaltningen?

Svar: Ja.

(26)

6.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Antalet kontrollerade fakturor uppgår till 26 i maj och 51 i december vilket ger en kontroll på totalt 77 fakturor. Utav dessa fanns sex stycken som saknade kommentar angående syfte, program och/eller deltagare. Från och med 2016 har det i ekonomisystemet lagts en spärr när fakturor med konton som avser representation, kurs och/eller konferens, ska beslutsattesteras vilket inte går att genomföra utan en anteckning.

6.2.1.3 Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Kontroller

Beslut där jäv kan förekomma Mindre avvikelse Kommentar

Stickprov har under året utförts på 50 fakturor. Ingen obehörig har beslutsattesterat men däremot hade beslutsattest skett på faktura där eget deltagande noterats, dock inte till ett betydande belopp.

Kommunjuristen har informerat all personal och även nämnden vad som gäller angående jäv. Vad gäller jävsfrågan så har t ex vid nämndbeslut, har personer som bedömt sig själv som jäviga avvikit från rummet då diskussion kring beslut samt själva beslutet fattats. Det är dock svårt att kontrollera om någon är jävig då det blir upp till personen själv att bedöma det om ingen annan vet att det är risk för jäv.

6.2.2 Avtal

6.2.2.1 Följs ramavtalen eller inte. Om de inte följs, finns det en förklaring.

Kontroller

Kontroll av att ramavtal följs Mindre avvikelse Hur? Enligt framtagen kontrollplan.

När? Två gånger under året.

Kommentar

Stickprov har utförts på flera olika konton som t ex möbler, entrémattor och konsulttjänster. Många av ramavtal har tecknats under 2014-2015 vilket kan vara en orsak till att man av gammal vana använt sin vanliga leverantör men också att det inte finns något ramavtal än inom det område vars tjänster behövs köpas in, exempel på detta är musik. Vad gäller bygg- och bibliotekstjänster så följs ramavtalen.

6.2.3 Löner

6.2.3.1 Rätt lön till rätt person

Kontroller

Kontroll av löneutbetalningarna Ingen avvikelse

(27)

Varje enhetschef har kontrollerat att rätt lön har betalats ut till rätt person. Kontrollerna har genomförts i mars och oktober. Inga avvikelser noterades.

6.3 Sammanfattande analys

Av de genomförda kontrollmomenten noterades endast några mindre avvikelser.

Gällande kostnader avseende representation, kurser och konferenser måste alltid uppgifter om deltagare och syfte biläggas. Av de kontrollerade transaktionerna fanns i de flesta fall nödvändig information men vissa avvikelser noterades dock.

Kompletterande information/utbildning behöver nås ut i organisationen. Det är även viktigt att det finns en tydlighet vad gäller hur begrepp som till exempel deltagare definieras. För vissa konton bör en kommungemensam definition arbetas fram. Detta både för att få en mer enhetlig kontering i kommunen, men även som ett stöd vid val av konto.

(28)

7 Miljö- och byggnadsnämnden

7.1 Inledning

Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900)) ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

I kontrollplan 2015 för miljö- och byggnadsnämnden ingår fem kontrollmoment. Två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har

genomförts av samtliga nämnder. Dessa kontroller är:

- Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

- Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

De tre övriga kontrollerna är nämndspecifika och har därmed beslutats inom miljö- och byggnadsnämndens område. Dessa kontroller är:

- Kontroll att fakturaattestant vid repr.-/utb.-/konferensfakturor inte deltagit - Bruten sekretess

- Otillåten bisyssla kan förekomma

7.2 Uppföljning

7.2.1 Administration

7.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Delegationsordningen följs. Stickprov har utförts och samtliga av dessa visade att delegationsbeslut fattats av behörig person. 16 stickprov av 454 möjliga utfördes gällande verksamheten miljö- och hälskydd och 137 stickprov av 1537 möjliga gällande bygglovsverksamheten.

7.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Representation/deltagare/syfte Mindre avvikelse

(29)

Gällande konto 76511 och 76512 har totalt 46 fakturor kontrollerats under året.

Det finns uppgifter om syfte i 39 fakturor.

Det finns uppgifter om deltagare i 44 fakturor.

Det finns uppgifter om program i 35 fakturor. De fakturor som saknar program är externa leverantörer.

Representation/deltagare/syfte Avslutad (enligt plan) Senaste kommentar

En checklista utformas till hjälp för att säkerställa momenten och löpande stickprov utförs fram till slutdatum för åtgärden.

7.2.1.3 Kontroll att fakturaattestant vid repr.-/utb.-/konferensfakturor inte deltagit.

Kontroller

Jävskontroll vid attest. Mindre avvikelse

Hur? Kontroll av fakturor.

Konto 76511, 76512, 71012, 71013, 71112, 71113, 71114 har totalt 50 fakturor kontrollerats under året.

Beslutsattestanten har deltagit i 1 av fakturorna. Dock verkade attestanten efter insett misstag för att återkalla attesten men den gick inte att stoppa eftersom fakturan redan registrerats som utgiftsbokning. I fallet rörde det sig om mindre belopp.

Jävskontroll vid attest Avslutad (enligt plan)

Senaste kommentar

En checklista utformas till hjälp för att säkerställa momenten och löpande stickprov utförs fram till slutdatum för åtgärden.

7.2.2 Att regler om sekretess följs vid utlämning av allmänna handlingar

7.2.2.1 Bruten sekretess.

Kontroller

Sekretess Ingen avvikelse

Hur? Administratörer prövar sekretessen vid varje utlämning. PUL-markeringar görs om

personuppgifter ska läggas ut digitalt. Känsliga handlingar kontrolleras om de arkiveras säkert ur stöld, vatten, brandsynpunkt.

Intervjuer har skett av administrativ personal i vilka framkom att personalen vid varje enskilt ärende gör en bedömning ur rättsligt perspektiv. Sekretess markeras i respektive diarium och ny prövning görs vid varje begäran om utlämning.

För att säkerställa hanteringen av sekretess genomgår registratorerna regelbundet utbildningar i Offentlighet- och sekretesslagen.

(30)

7.2.3 Kontroll att otillåtna bisysslor inte förekommer

7.2.3.1 Otillåten bisyssla kan förekomma

Kontroller

Otillåten bisyssla Ingen avvikelse

När? Oktober 2015 Kommentar

Inför varje nyanställning genomgår respondenten frågor och information om bisyssla. Varje år besvaras frågan skriftligt av samtliga anställda. Det framkom år 2015 att 7 antal personer innehade bisyssla, dock var ingen av dessa av otillåten karaktär.

7.3 Sammanfattande analys

I tre av fem av de genomförda kontrollmomenten noterades inga avvikelser medan i de två övriga noterades mindre avvikelse och näst intill ingen avvikelse.

Vid kontrollen att deltagare, syfte och program fanns bifogad fakturan upptäcktes ett fåtal avvikelser. Avvikelserna innebar att det kunde uppfattas som otydligt vem som deltagit på kursen alternativt vad kursens syfte var eftersom program fattades.

Avvikelserna visar att kompletterande information/utbildning behövde kommuniceras.

Därför har det i kontrollmomenten i vilka det förekommit avvikelser säkerställts att

åtgärder införlivats i rutinerna. Det har även från centralt håll getts utbildningar inom de

områden som visat avvikelse.

(31)

8 Trafik- och fastighetsnämnden

8.1 Inledning

Enligt 6 kap. 7 § i kommunallagen ska kommunens nämnder se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll ska ske inom de områden som bedöms vara mest väsentliga och där fel och brister bör minimeras. År 2015 har följande plan legat som grund för intern kontroll:

 Delegationsordning

 Representation/deltagare/syfte

 Lokala trafikföreskrifter

 Trafikordningsplaner

 Ventilationskontroll

 Tidsplan upphandling

 Sekretesshandlingar

8.2 Uppföljning

8.2.1 Administration

8.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Delegaterna i nämndens delegationsordning motsvarar aktuell bemanning på förvaltningen.

De delegater som fattar skriftliga beslut registrerar dessa i ärendehanteringssystemet 360 och notifierar nämndsekreterare och/eller registrator.

De allra flesta delegationsbeslut meddelas till nämnden regelbundet. De delegationsbeslut som saknar rutiner för meddelandehantering är beslut om flyttning eller skrotning av fordon, tidsbegränsad dispens för framförande av fordon och bullerbidrag. Rutiner håller på att tas fram och dessa ärenden kommer framgent att meddelas nämnd på regelbunden basis.

8.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Representation/deltagare/syfte Större avvikelse Hur? Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.

Större delen av perioden saknade de flesta representationsfakturorna korrekta uppgifter, dvs. program, syfte och deltagarförteckning. Bristen upptäcktes och åtgärdades genom förändrad arbetsfördelning.

(32)

8.2.2 Myndighetsutövning lokala trafikföreskrifter

8.2.2.1 Trafiksäkerhet

Kontroller

Lokala trafikföreskrifter Större avvikelse

Hur? Genomgång av LTF När? Löpande under året Kommentar

Kontrollen utfördes med konsultstöd under året och det framgick att de fanns brister. Arbetet med att åtgärda bristerna har påbörjats (exempelvis inom ramen för parkeringsplanen) och fortlöper fortfarande

8.2.3 Myndighetutövning trafikanordningsplaner

8.2.3.1 Trafiksäkerhet

Kontroller

Trafikanordningsplaner Ingen avvikelse

Hur? Noggrann genomgång När? Löpande under året Kommentar

Noggrann genomgång av inkomna handlingar sker löpande, dock platsbesök kan kontoret bli bättre på.

8.2.4 Myndighetkontroll ventilation

8.2.4.1 Brister i ventilation

Kontroller

Ventilationskontroll OVK Ingen avvikelse

Hur? Vi utser en ansvarig person som skall säkerställa och ansvar för att rutinen följs och felen åtgärdas

När? Löpande under året Kommentar

Besiktningar utförs av Inspecta enligt kontrollplan och protokoll registreras i REQS. Finns det anmärkningar i protokollen på fel och brister utförs åtgärderna löpande av HH:s Ventilation AB (ramavtal). Efter åtgärder utförs en efterbesiktning på åtgärderna. Klarmarkerade åtgärder och efterbesiktningar registreras sedan åter i REQS. Vid större brister där hela ventilationsanläggningar måste bytas ut läggs det in som en åtgärd som ska utföras i den långsiktiga planeringen för fastighetsunderhåll med tillhörande budget.

8.2.5 Överklagande i samband med upphandlingar

8.2.5.1 Upphandlingsbesluten överklagas

Kontroller

Tidsplan Ingen avvikelse

(33)

Under år 2015 fanns på kontoret en anställd upphandlare för att hantera nämndens upphandlingar.

Tidsplanen sågs regelbundet över och anpassades till rådande förutsättningar. Fr.o.m. 2016 hanteras nämndens upphandlingar via central funktion i kommunen tills vidare.

8.2.6 Offentliga handlingar

8.2.6.1 Sekretesshandlingar är inte belagda med sekretess

Kontroller

Sekretess Ingen avvikelse

Hur? Stickprov

När? Löpande under året Kommentar

De sekretesshandlingar som förekommer inom nämndens ansvarsområden är främst kopplat till beslut om parkeringstillstånd för rörelsehindrade och upphandlingar. Alla parkeringstillstånd kontrolleras för sekretess i samband med veckoutskick av postlistor till lokaltidningen. Enligt stickprov har alla ärenden som är kopplat till upphandling via ärendehanteringssystemet 360 sekretessbelagts.

8.3 Sammanfattande analys

Intern kontroll har genomförts enligt plan och inom de områden som angetts som väsentliga kontrollmoment för år 2015. Bedömningen är att trafik- och

fastighetsnämndens verksamhet visar på god följsamhet mot riktlinjer och policys i de flesta fall. Bedömningen grundar sig på att fyra av sju kontrollmoment inte visar någon avvikelse och ett kontrollmoment visar endast mindre avvikelser.

Det finns dock delar i verksamheten där åtgärder måste vidtas för att reducera fel och brister. Framför allt platsbesök måste till för att säkerställa giltiga lokala

trafikföreskrifter (LTF) samt att syfte och deltagare anges vid redovisningen av intern

och extern representation och vid kurser och konferenser. Båda dessa kontrollmoment

föreslås ingå i kommande års plan för intern kontroll.

(34)

9 Överförmyndarnämnden

9.1 Inledning

Enligt kommunallagen (1991:900) ska respektive nämnd, var och en inom sitt område,

”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i

verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

I kontrollplan 2015 för överförmyndarnämnden ingår två kontrollmoment fastställda av kommunstyrelsen (KS). Dessa två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har genomförts av samtliga nämnder. Dessa är:

 att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

 att det vid representation/kurs/konferensfakturor finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

De övriga kontrollmomenten är nämndspecifika och kontrollerna har därmed endast gjorts inom överförmyndarnämndens område. Dessa är:

 att arvoden återsöks.

 att ärenden blir korrekt registrerade i ärendehanteringssystemet.

 att ärenden blir korrekt avregistrerade i ärendehanteringssystemet.

 att rätt moms betalas vid representation.

9.2 Uppföljning

9.2.1 Administration

9.2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Motsvarar delegaterna i nämndens delegationsordning aktuell bemanning på förvaltningen?

Svar: Ja

Svar: Delegaterna fattar skriftliga beslut. Endast ordförandebeslut gällande annan lagstiftning än föräldrabalken anmäls till nämnden. Övriga delegationsbeslut behöver inte anmälas enligt föräldrabalken.

(35)

9.2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Under 2015 har samtliga fakturor granskats. Av dessa avvek två fakturor mot gällande bestämmelser.

Den första fakturan hade konterats fel och deltagare och mottagare saknades. Den andra fakturan saknade ett program för dagen.

9.2.1.3 Att arvoden inte återsöks.

Kontroller

Att arvoden återsöks. Ingen avvikelse

Hur? Samtliga arvodesbeslut kontrolleras.

När? Kvartal Kommentar

Samtliga arvoden för gode män till ensamkommande barn, som ska återsökas från Migrationsverket, har återsökt under 2015.

9.2.1.4 Att ärenden inte blir korrekt registrerade i ärendehanteringssystemet.

Kontroller

Att ärenden blir korrekt registrerade i

ärendehandteringssystemet. Ingen avvikelse

Hur? Stickprovskontroll När? 2015

Kommentar

25 påbörjade ärenden har kontrollerats under år 2015. Samtliga var korrekt registrerade.

9.2.1.5 Att ärenden inte blir korrekt avregistrerade i verksamhetssystemet.

Kontroller

Att ärenden blir korrekt avregistrerade i

ärendehanteringssystemet. Mindre avvikelse

Hur? Stickprov När? 2015 Kommentar

67 avslutade ärenden under år 2015 har kontrollerats. Fyra ärenden var inte avslutade på rätt sätt. I tre ärenden hade inte redovisningshandlingar skickats iväg. I ett ärende hade inte en slutredovisning kommit in.