Plats och tid Pantängen, Västerängsgatan 6, Sessionssal Ugglan, måndagen den 24 februari 2020 kl 14: Beslutande

(1)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Beslutande Ledamöter

Micael Svensson (S), Ordförande Ulf Sjösten (M), 1:e vice ordförande

Ulla-Britt Nordqvist (S), 2:e vice ordförande Inga-Gull Gyllestål (S) ersätts av Lotta Hallberg (S) Oskari Anundi (S)

Leif Olsson (C) Sofia Sandänger (M) Hasse Ikävalko (M)

Niklas Hallberg (SD) ersätts av Ronny Nyberg (SD)

Närvarande Ersättare

Lotta Hallberg (S) Leif Andersson (S) Per Alstermark (S) Inge-Björn Nilsen (L) Anders Johansson (M) Christina Zetterstrand (M) Ronny Nyberg (SD)

Övriga Tjänstemän

Kenneth Lundqvist, Förvaltningschef Ann Malm, avdelningschef Affärsstöd

Ann Landegren, avdelningschef Fordon- Verkstad

Carina Andersson, avdelningschef Personal- och Kontorsservice Niclas Bodeklint, avdelningschef Dataservice

Ulf Raneby, avdelningschef Entreprenad Daniel Cavrak, personalföreträdare Vision Åke Lindstrand, personalföreträdare Kommunal Ingeborg Moss, nämndsekreterare

Justeringens plats och tid Servicekontoret Pantängen, tisdag den 25 februari 2020 Tillkännagivande av

protokoll Justeringen tillkännagiven på kommunens digitala anslagstavla den 26 februari 2020 Underskrifter

Sekreterare Paragrafer §§ 12-25

Ingeborg Moss Ordförande

Micael Svensson Justerare

Leif Olsson

(2)

Ärendelista

§ 12

Nämndens öppnande ... 3

§ 13

Val av justerare ... 4

§ 14

Föredragning ... 5

§ 15 Dnr SN 2020-00007 1.2.4.1

Servicenämndens årsredovisning 2019 ... 6

§ 16 Dnr SN 2018-00097 1.2.3.2

Intern kontroll uppföljning 2019 ... 7

§ 17 Dnr SN 2020-00008 1.2.4.25

Servicenämndens rapport Synpunktshantering 2019 ... 8

§ 18 Dnr SN 2020-00009 1.2.3.25

Missiv Styrning och uppföljning av privata utförare i tekniska nämnder ... 9

§ 19 Dnr SN 2020-00021 1.2.4.25

Attesträtt för ekonomiska transaktioner 2020 - tilläggsbeslut ... 10

§ 20

Anmälningsärenden 2020-02-24 ... 11

§ 21

Delegationsbeslut 2020-02-24... 12

§ 22

Ajournering ... 13

§ 23

Informationer 2020-02-24 ... 14

§ 24

Övriga frågor ... 15

§ 25

Avslut av nämnd ... 16

(3)

§ 12

Nämndens öppnande och upprop

Ordförande hälsar alla välkomna till dagens sammanträde. Hasse Ikävalko hälsas välkommen tillbaka till Servicenämnden.

(4)

§ 13

Val av justerare

Servicenämndens beslut

För justering av protokoll tillsammans med ordförande utses Leif Olsson (C) med Hasse Ikävalko (M) som ersättare.

(5)

§ 14

Föredragning

Föreslagen föredragningslista godkänns.

(6)

§ 15 Dnr SN 2020-00007 1.2.4.1

Servicenämndens årsredovisning 2019

Servicenämnden godkänner Årsredovisning 2019.

Sammanfattning av ärendet

Servicenämnden har upprättat ett förslag till Årsredovisning 2019.

2019 har varit ett bra år för Servicekontoret. Samtliga verksamheter har haft en god beläggning och produktionsvolymen har ökat jämfört med utfallet under år 2018. Inom ramen för presidiemöten mellan nämnder och förvaltningar som Servicenämnden kallar till, har dialog med fem nämnder genomförts. Detta har stärkt samarbetet på alla nivåer vad gäller koncerntänkande. En bra och

långsiktig dialog med god återkoppling skapar tillit mellan beställare och utförare, och det i sin tur skapar goda förutsättningar för långsiktigt samarbete och koncernnytta.

Idag har Servicekontoret beredskapsåtaganden inom vinterväghållning, VA, fastighet och IT i Borås Stad. Beredskapen stödjer Borås Stads förvaltningar och bolag i deras arbete och tillsammans skapar vi en viktig trygghetsfaktor för kommunens invånare. Servicekontorets förmåga och funktion inom beredskap gäller även vid behov av extra stöd vid samhällsstörningar och extraordinära händelser, som kräver stora beredskapsstyrkor och ledningsresurser. Det kan till exempel handla om omfattande snö-stormar eller snöfall, svåra

översvämningar, våldsamma stormar, skogsbränder, jordskred och större, svåra olyckor. Under 2019 har beredskap åt Borås Stad fungerat väl och genomförts med bra resultat och hög kvalitet.

Förvaltningens avkastningskrav för 2019 var 7 mnkr och fokus har varit på Kommunfullmäktiges beslut om avkastningskrav. Resultatet för förvaltningen blev 6,5 mnkr, vilket är det högsta resultat förvaltningen någonsin har uppvisat.

Beslutsunderlag

1. Förslag till Årsredovisning 2019

(7)

§ 16 Dnr SN 2018-00097 1.2.3.2

Intern kontroll uppföljning 2019

Servicenämnden godkänner förslag till uppföljning av Intern kontroll 2019.

Varje nämnd och bolag ska i samband med årsredovisningen redovisa resultatet av den interna kontrollen till Kommunstyrelsen, tillsammans med riskanalys och plan för innevarande år. Uppföljningen ska också lämnas till

Stadsrevisionen.

Beslutsunderlag

1. Uppföljning av Intern kontroll 2019.

(8)

§ 17 Dnr SN 2020-00008 1.2.4.25

Servicenämndens rapport Synpunktshantering 2019

Servicenämnden godkänner upprättad rapport avseende Synpunktshantering 2019.

Under 2019 kom det in 47 st synpunkter till Servicenämnden. Det var 36 st av dem som handlade om vinterväghållning och de resterande 11 st handlade om andra saker, t.ex. markrenhållning och telefonväxel.

Beslutsunderlag

1. Redovisning av inkomna synpunkter januari-december 2019.

(9)

§ 18 Dnr SN 2020-00009 1.2.3.25

Missiv Styrning och uppföljning av privata utförare i tekniska nämnder

Servicenämndens beslutar att lämna yttrande angående styrning och uppföljning av privata utförare i tekniska nämnder.

Sammanfattning av ärendet Redovisning av privata utförare.

Stadsrevisionen har granskat styrning och uppföljning av privata utförare inom tekniska nämnder i Borås Stad.

Revisionen omfattar tjänster som upphandlats för att på uppdrag av Borås Stad utföra en tjänst eller sköta en verksamhet.

De tjänster som upphandlas i nämndens verksamhet ingår som en del i de ordinarie arbeten som verksamheterna utför. De privata utförarna arbetar dagligen under arbetsledning av arbetschefer och arbetsledare, vilket innebär en tydlig och kontinuerlig uppföljning av anlitade företags representanter.

Servicenämnden tycker att rapporten i övrigt speglar nämndens uppföljning av de privata utförare som har upphandlats inom dess verksamhet, man ser också ett behov att ytterligare säkerställa att nämnd och allmänhet ges mer

information om vilka privata utförare som anlitas och hur uppföljningen genomförs.

Sammanfattningsvis ser nämnden rapporten som viktig att efterleva och kommer se över den interna redovisningen av privata utförare, och hur allmänheten på ett lämpligt sätt kan ges insyn i de verksamheter som utförs av privata utförare.

Beslutsunderlag

1. Rapport Styrning och uppföljning av privata utförare i tekniska nämnder 2. Rapportsammandrag Styrning och uppföljning av privata utförare i tekniska nämnder

(10)

§ 19 Dnr SN 2020-00021 1.2.4.25

Attesträtt för ekonomiska transaktioner 2020 - tilläggsbeslut

Servicenämnden beslutar att fakturor över 1,5 mnkr attesteras av ordförande och anmäls till nämnden månadsvis/nästkommande sammanträde. Beslutet gäller fr. o. m. 2020-02-25.

Servicenämndens beslut avseende Attesträtt för ekonomiska transaktioner 2020, anger bland annat att ordförande beslutsattesterar fakturor över 1,5 mnkr samt fakturor över 4 mnkr anmäls till nämnden. Samtliga belopp avser exklusive mervärdesskatt.

Beslutsunderlag

1. Attesträtt ekonomiska transaktioner 2020 - tilläggsbeslut

(11)

§ 20

Anmälningsärenden 2020-02-24

Redovisade anmälningsärenden läggs till handlingarna.

a. Rapport fordonsskador per förvaltning 2019 Dnr SN 2020-00017 2.1.0.2.25

b. Uppföljning av klimatkompensationen 2019 Dnr SN 2020-00020 1.1.3.1

c. Kommunstyrelsens beslut Intern kontrollplan 2020 Dnr SN 2020-00010

d. Uppdrag att genomföra en kartläggning av kommunens nuvarande arbete med mänskliga rättigheter samt ta fram förslag på Borås Stads fortsatta arbete med att starta mänskliga rättigheter

Dnr SN 2020-00013 1.1.3.1

e. Beredning för medborgardialog under Kommunfullmäktige utvecklas Dnr SN 2020-00014 1.1.3.1

f. Borås Stads Ungdomspolitiska program 2020-2023 Dnr SN 2020-00018 1.1.3.1

(12)

§ 21

Delegationsbeslut 2020-02-24

Redovisade delegationsbeslut läggs till handlingarna.

a. Redovisning av lämnade anbud på avdelningen Entreprenad Dnr SN 2020-00002 1.1.3.1

b. Förteckning över delegationsbeslut om anställningar Dnr SN 2020-00001 1.1.3.1

(13)

§ 22

Ajournering

Servicenämndens sammanträde avstod från att ajournera sig.

(14)

§ 23

Informationer 2020-02-24

Redovisade informationsärenden läggs till handlingarna Sammanfattning av ärendet

a. Information från avdelningarna

Niclas Bodeklint, avdelningschef för Dataservice - Fortsatt Stabil IT drift.

- Etablering av:

Licensansvarig, förvaltningsledare telefoni, digital kommunikatör.

- Upphandling av nytt mobiltelefoni koncept pågår.

- Upphandling av nytt operatörsavtal pågår.

- Etablering av servicefönster.

Ann Landegren, avdelningschef för Fordon-Verkstad Kemikaliehanteringssystemet;

- Anställning av en person som ansvarar för system, implementering och samtidigt är ett stöd för förvaltningarna.

- Förberedelser inför upphandling av kemikaliehanteringssystemet är på gång.

Bildpresentation av den nya däckverkstaden.

Byggnation av tak till Noshörningarna på Savannen i Borås Djurpark.

Rekrytering av fordonshandläggare.

Carina Andersson, avdelningschef Personal- och Kontorschef Carina Andersson informerade om 2019 års medarbetarenkät på

Servicekontoret. Borås Stad har genomfört medarbetarenkäten vartannat år sedan 2013. Det är samma frågeområden och frågor vid varje enkät.

Svarsfrekvens har ökat och är uppe i nästan 80 %. Sen 2017 har Servicekontorets resultat förbättrats avsevärt.

Servicekontoret kommer att arbeta vidare med bland annat;

- Kommunikationen mellan medarbetare och chef - Arbetsgivarvarumärket

(15)

§ 24

Övriga frågor

Servicenämndens beslut Det fanns ingen övrig fråga.

(16)

§ 25

Avslut av nämnd

Ordförande konstaterar att Årsredovisning 2019 visar det högsta resultatet någonsin och nämnden tackar för det arbete alla på Servicekontoret lagt ned för att skapa årets resultat.

Ordförande tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat.

Nästa sammanträde hålls torsdagen den 19 mars 2020 kl.14.00 på Servicekontoret Pantängen, lokal Ugglan.