Plats och tid sammanträdesrum Ununge, Estunavägen 14 Norrtälje måndagen den 2 mars 2020 kl

(1)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Plats och tid sammanträdesrum Ununge, Estunavägen 14 Norrtälje måndagen den 2 mars 2020 kl. 14-15.30

Ledamöter

Övriga närvarande

Robert Beronius (L) ordförande Linda Hiort af Ornäs (M) Christina Frisk (L) Henrik Eriksson (C) Margareta Lundgren (S) Conny Andersson (S) Tina Sandberg (SD) Johan Österberg (ROOP)

Jenny Nordström, förvaltningsdirektör Johan Kant, verksamhetschef grundskolan

Leif Lybeck, tf controllerchef Kommunstyrelsekontoret §11-§16 Peter Ceder, verksamhetschef elevhälsan § 11-§13

Martin Sandström, verksamhetschef service & support, §13 Erik Lundin, nämndsekreterare

Justerare Margareta Lundgren

Justeringens plats och tid Barn- och utbildningskontoret, 2020-03-04

Underskrifter

Sekreterare

Paragrafer §§11-21

Erik Lundin

Ordförande

Robert Beronius

Justerande

Margareta Lundgren

(2)

Anslag/Bevis

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Barn och skolnämndens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2020-03-02

Datum då anslaget sätts upp 2020-03-05 Datum för anslags nedtagande 2020-03-27

Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningskontoret

Underskrift

Erik Lundin

(3)

Ärendelista

§11 Val av justerare och tid för justering

§12 Ändringar i föredragningslistan

§13 Information från förvaltningen - A) Organisation. B) Ekonomi. C) Rapport skolval

§14 Årsredovisning 2019 för Barn- och skolnämnden

§15 Information angående ekonomisk månadsrapport för barn- och skolnämnden, per februari 2020

§16 Uppföljning av internkontrollplan för barn- och skolnämnden 2019

§17 Statsbidrag för kvalitetssäkrande åtgärder 2020

§18 Organisation av undervisningen för elever i årskurs 4-6 vid Frötuna skola

§19 Revidering av beslut om avveckling av Tallbackens förskola

§20 Godkännande av hanteringsanvisningar för barn- och skolnämnden

§21 Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser (EMI) läsåret 2018/2019

(4)

§11

Val av justerare och tid för justering Beslut

1. Margareta Lundgren utsågs att justera dagens protokoll.

2. Protokollet justeras 2020-03-04.

(5)

§12

Ändringar i föredragningslistan Beslut

Arbetsutskottet fastställer föredragningslistan.

(6)

§13

Dnr BSN 2019-84

Information från förvaltningen - A) Organisation. B) Ekonomi. C) Rapport skolval

Beslut

Peter Ceder verksamhetschef för elevhälsan informerar om det pågående informations samt förebyggande arbetet mot Corona-viruset.

Martin Sandström verksamhetschef service och support redogör för nyligen genomförd skolvalsprocess och dess resultat.

Leif Lybeck tf controllerchef informerar om ett tekniskt fel i automatkonteringarna (”drivarna”) som har upptäcks i samband med framtagande av Utbildningsnämndens årsbudget 2020. Där hade

Elevhälsans kostnader bokats mot intäkter i Barn- och skolnämndens budget.

När detta korrigerades av Hypergenes konsulter medförde det att det uppstod en brist i budget på 16 miljoner kronor i Barn- och skolnämnden. Lybeck redogjorde för hur Barn- och utbildningskontoret löste detta genom att reducera personalkostnaderna på Grundskolan, då de i budgeten räknats upp mer än beräknad löneuppräkning med avsikt på personalförstärkningar. Barn- och

utbildningskontoret arbetar med att lösa fördelningen av detta i kommande prognos.

(7)

§14

Dnr BSN 2020-100

Årsredovisning 2019 för Barn- och skolnämnden Beslut

Barn- och skolnämndens arbetsutskott föreslår

Barn- och skolnämnden godkänna årsredovisning 2019 för barn- och skolnämnden, och överlämnar den till kommunstyrelsen.

Sammanfattning av ärendet

Barn- och utbildningskontoret har upprättat årsredovisning för barn- och skolnämnden 2019.

I årsredovisningen redovisas ekonomiskt resultat för nämndens verksamheter, uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning, kommunens mål för jämställdhet och mål för Norrtälje kommun som arbetsgivare. Vidare redovisas uppföljning av barn- och skolnämndens verksamhetsmål.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande årsredovisning BSN 2019, 2020-02-24 Årsredovisning 2019 BSN 2020-02-24

(8)

§15

Dnr BSN 2020-101

Information angående ekonomisk månadsrapport för barn- och skolnämnden, per februari 2020

Beslut

Barn- och skolnämndens arbetsutskott överlämnar ärendet till barn- och skolnämnden utan eget ställningstagande

(9)

§16

Dnr BSN 2020-102

Uppföljning av internkontrollplan för barn- och skolnämnden 2019

Beslut

Barn- och skolnämnden godkänna uppföljning av internkontrollplan 2019

Sammanfattning av ärendet

Barn- och skolnämnden beslutade 2018-06-18 § 53 om internkontrollplan för 2019.

Återrapportering och uppföljning av internkontroll och åtgärder med anledning av genomförd internkontroll har under året skett i samband med delårsrapport 1 och 2.

Barn- och utbildningskontoret har under 2019 utfört internkontroll inom de internkontrollområden som fastställs av kommunfullmäktige i Mål & Budget :



Informationssäkerhet



Professionellt och förtroendeskapande förhållningssätt



Ekonomiska processer och uppföljning av leverans i föhålande till beslut

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande Uppföljning av internkontrollplan 2019 för barn- och skolnämnden, 2020-02-24 Internkontrollrapport per december 2020-02-13 090838

(10)

§17

Dnr BSN 2020-63

Statsbidrag för kvalitetssäkrande åtgärder 2020 Beslut

Barn- och skolnämndens arbetsutskott föreslår Barn- och skolnämnden besluta

1. Statsbidraget för kvalitetssäkrande åtgärder ska under 2020 fördelas 67 % till förskola och 33 % till fritidshem.

2. Statsbidraget ska enligt beslut i verksamhetsplan 2020 användas till kompetenshöjande åtgärder, som ska omfatta såväl kommunal som fristående verksamheter.

3. Barn- och skolnämnden godkänner barn- och utbildningskontorets förslag till användning av statsbidraget.

4. En utvärdering av statsbidragets användning ska redovisas för barn- och skolnämnden under vårterminen 2021.

Sammanfattning av ärendet

Från och med 2016 ska statsbidraget för kvalitetssäkrande åtgärder, enligt beslut i verksamhetsplanen, centraliseras och användas för kompetenshöjande insatser inom förskoleverksamheten och fritidshemsverksamheten.

Barn- och utbildningskontoret har upprättat ett förslag till fördelning av statsbidraget mellan verksamheterna, samt hur statsbidraget ska användas

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande kvalitetsäkrande åtgärder 2020, 2020-02-11

(11)

§18

Dnr BSN 2020-144

Organisation av undervisningen för elever i årskurs 4-6 vid Frötuna skola

Beslut

Barn- och skolnämnden beslutar att från och med läsåret 2020/21 och så länge behovet kvarstår får Frötuna skolas elever i årskurs 4-6 undervisning i Rådmansö skolas lokaler.

Sammanfattning av ärendet

 Bussa Frötuna skolas elever i 4-6 till Rådmansö skola.

 Bakgrunden till detta är att det är ett stort söktryck mot Frötuna skola, där skolan inte kan ta emot elever på grund av platsbrist.

 I och med flytten av mellanstadiet till Rådmansö frigörs skolplatser i Frötuna, Björnöområdet och centrala Norrtälje.

 Det blir en ökad pedagogisk kvalitet på mellanstadiet då fler ämneslärare är samlade på en och samma plats.

 Detta beslut innebär att eleverna är fortsatt inskrivna i Frötuna skola som även fortsättningsvis utgör en skolenhet för elever i årskurs F-6.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande Frötuna-Rådmansö, 2020-02-24

(12)

§19

Dnr BSN 2020-43

Revidering av beslut om avveckling av Tallbackens förskola Beslut

Barn- och skolnämnden besluta att behålla Tallbackens förskola så länge ett stadigvarande behov av förskoleplatser i kommunal regi kvarstår i Hallstaviks tätort.

Sammanfattning av ärendet

Inom Hallstaviks Västra förskoleområde där Hallsta förskola och Tallbackens förskola ligger kommer nyanlända barn med kort varsel, och det slutar även barn med kort varsel. Utifrån detta så har befolkningsprognoserna över tid inte varit tillförlitliga. Under januari 2020 kom det flera barn än beräknat. Som situationen ser ut i dagsläget behöver Tallbackens förskola vara kvar eftersom alla barn som önskar en kommunal förskoleplats inte kommer kunna rymmas i den nya förskolan.

De övriga förskolorna i området är fullbelagda och ser ut att vara det även från hösten 2020. Först när Tallbackens förskola inte längre behövs för att stadigvarande uppfylla behovet av kommunala förskoleplatser på orten kan lokalerna avvecklas.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande Tallbacken 2020-01-27 Bilaga till tjut Tallbacken befolkningsprognos

(13)

§20

Dnr BSN 2020-58

Godkännande av hanteringsanvisningar för barn- och skolnämnden Beslut

1. Barn- och skolnämnden anta barn- och utbildningskontorets förslag till hanteringsanvisningar för barn- och skolnämnden daterat 2020-02-13.

2 Hanteringsanvisningarna gäller från och med 2020-04-01 för barn- och utbildningskontorets centrala förvaltningskontor.

3. Hanteringsanvisningarna gäller från 2020-04-01, men tillämpas från och med 2020-07-01för samtliga förskole- och skolenheter inom Barn- och skolnämndens verksamhetsområde. Detta innebär att omställningen av befintligt pärmdiarium till processbaserad redovisning

(verksamhetsbaserad informationsredovisning) enligt de nya hanteringsanvisningarna införs från och med start av höstterminen 2020.

4. Hanteringsanvisningarna ersätter tidigare beslutad dokumenthanteringsplan.

5. För allmänna handlingar som inte finns upptagna i Barn- och skolnämndens hanteringsanvisningar, och som rör styrande och stödjande processer, tillämpas hanteringsanvisningar beslutade av kommunstyrelsen med senare revideringar.

6. Verksamhetsbaserad informationsredovisning införs som arkivredovisning och

dokumenthanteringsmetod retroaktivt från 2018-09-01 för barn- och utbildningskontorets centrala förvaltningskontor.

7. Barn- och skolnämnden antar kommunstyrelsens generella gallringsbeslut förinformation/handlingar av tillfällig eller ringa betydelse daterat 2018-05-21.

Sammanfattning av ärendet

Barn- och skolnämnden ska anta ett nytt system för redovisning av information benämnt

"verksamhetsbaserad informationsredovisning". Det innebär bland annat att

dokumenthanteringsplanen ersätts av hanteringsanvisningar som beskriver hur nämndens allmänna handlingar ska hanteras. Denna redovisningsform av information omfattar både diarieföringen, arkivredovisningen och dokumenthanteringen i stort hos barn- och skolnämnden och dess förskole- och skolenheter.

(14)

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande Verksamhetsbaserad informationsredovisning med hanteringsanvisningar BSN, 2020-02-13

Bilaga 1 Hanteringsanvisningar BSN

(15)

§21

Dnr BSN 2019-776

Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser (EMI) läsåret 2018/2019

Beslut

Barn-och skolnämnden antar och godkänner patientsäkerhetsberättelsen för den centrala barn- och elevhälsans medicinska insatser.

Sammanfattning av ärendet

Lagen om patientsäkerhet som infördes den 1 januari 2011 innebär ökade krav på vårdgivaren att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete för att minimera och förebygga vårdskador inom verksamheten.

Patientsäkerhetsberättelsen för höstterminen 2018 samt helår 2019 redovisar vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten, samt vilka resultat som uppnåtts.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande Patientsäkerhetsberättelse 2018_2019, 2020-02-20 Patientsäkerhetsberättelse 2019, BSN