2018-xx-xx
Upphandling av boendestöd för personer med
funktionsnedsättning
Lagen om valfrihetssystem (LOV)
2018-xx-xx
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Del 1 ALLMÄN ORIENTERING OM UPPHANDLINGEN 1.1 Insatsen boendestöd
1.2 Valfrihet för kunden
2 Så här ansöker du om att ingå i valfrihetssystemet
2.1 Kontakta vård- och omsorgskontoret om du har frågor
2.2 Ansökan kan göras när som helst i upphandlingssystemet Kommers
Del 2 SÅ HÄR HANDLÄGGER VI DIN ANSÖKAN 1.1 Fyra handläggningsperioder per år
1.2 Bedömning och utredning av ansökan Rättelse, komplettering och förtydligande Referenser
Intervju
1.3 Beslut om godkännande eller avslag 2 Detta händer efter ett godkännande
Del 3 GRUNDLÄGGANDE FÖRUTSÄTTNINGAR OCH KRAV 1 Ekonomi
1.1 Konkurs, likvidation mm 1.2 Skatter och sociala avgifter 2 Pålitlighet och lämplighet som avtalspart
2.1 Brott i yrkesutövningen 3 Kompetens
3.1 Verksamhetsansvarig 3.2 Arbetsledare
4 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9)
2018-xx-xx
Del 4 VILLKOR FÖR UTFÖRANDE AV BOENDSTÖD 1 Uppdragsbeskrivning 1
1.1 Målgrupp 1
1.2 Övergripande mål och syfte med insatsen 1.3 Boendestödets utformning och innehåll 1.4 Tillgänglighet
1.5 Metoder och arbetssätt
1.6 Ett individuellt anpassat boendestöd Genomförandeplan
1.7 Relationen till den enskilde 1.8 Personkontinuitet för den enskilde
Stödperson
2 Beställning, uppstart och förändring av uppdrag 2.1 Biståndsbeslut
2.2 Beställning och bekräftelse av uppdrag i Pulsen Combine 2.3 Skyldighet att ta emot uppdrag inom kapacitetstaket 2.4 Uppstart och verkställighet av uppdrag
2.5 Rapportering av icke verkställda beslut 2.6 Planering av tid
2.7 Akuta behov
2.8 Registrering av utförd tid i Phoniro Care 2.9 Om den enskildes behov av stöd förändras
2.10 Om den enskilde vid upprepade tillfällen avböjer stöd 2.11 Om den enskilde vill byta utförare
3 Organisation, personal och kompetens 3.1 Verksamhetsansvarig 3.2 Arbetsledning/arbetsledare
3.3 Boendestödjarnas kompetens och personliga lämplighet Särskilda krav på ansvarig stödperson och vice stödperson
3.4 Handledning
3.5 Kompetensutveckling
3.6 Introduktion
2018-xx-xx
4 Dokumentation
5 Samarbete och samverkan kring den enskilde 6 Övrigt
6.1 Identifiering av personal
6.2 Hantering av den enskildes privata medel 6.3 Nyckelhantering
6.4 Tolk 6.5 Egenvård
6.6 Om ett barn far illa 6.7 Våld i nära relationer 6.8 Misstanke om brott
Del 5 ERSÄTTNING OCH FAKTURERING 1 Ersättningsregler
1.1 Utförd tid 1.2 Undantagsregler 1.3 Avslut av uppdrag
2 Ersättning fr.o.m. den 1 januari 2019 3 Ersättningsreglering
4 Fakturering
4.1 E-faktura
4.2 Pappersfaktura
5 Betalningsvillkor
2018-xx-xx
Del 6 AVTALSVILLKOR 1 Avtalstid
2 Samarbete, information och kommunikation
2.1 Information från beställaren på utförarportalen
2.2 Utförarens ansvar för att informera beställaren om viktiga händelser i verksamheten
Ändrade kontaktuppgifter
Ändring av behörigheter till verksamhetssystemen Ändringar i beställarens information till kunderna Ändring avseende kollektivavtal
Väsentliga förändringar i ägarstrukturen 2.3 Kontakt med beställaren
2.4 Beställarens ansvar för att informera kunderna 2.5 Utförarens marknadsföring
3 Systematiskt förbättringsarbete 3.1 Riskhantering 3.2 Avvikelsehantering
Synpunkts- och klagomålshantering
Missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden Lex Sarah (SOSFS 2011:5)
4 Uppföljning och insyn
4.1 Beställarens uppföljning 4.2 Allmänhetens rätt till insyn
5 Hantering av avvikelser från avtalade krav och villkor 5.1 Beställningsstopp
5.2 Ekonomiska sanktionsåtgärder 6 Kapacitetstak
7 Informationsteknik och IT-säkerhet
7.1 IT-system som beställaren tillhandahåller Behörigheter
Inloggning Utbildning
8 Behandling av personuppgifter
2018-xx-xx
9 Tystnadsplikt och sekretess
10 Förvaring, gallring och arkivering av dokumentation 11 Arbetsgivaransvar
11.1 Disciplinära åtgärder 11.2 Praktikanter
12 Registreringar 13 Lokaler 14 Miljökrav
15 Ansvar och försäkringar 16 Allvarlig händelse och kris
17 Förändringar under pågående avtal
17.1 Beställarens förändringar av förfrågningsunderlaget 17.2 Om utföraren vill ändra uppgifter som utgör del av avtalet 18 Befrielsegrunder (force majeure)
19 Uppsägning av avtal
20 Tolkningsregler (handlingars inbördes ordning)
BILAGOR
1. Revideringar av förfrågningsunderlaget – historik
2. Läskopia av det elektroniska ansökningsformulär som finns i Kommers 3. Presentationsblad*
4. Mall för intyg om företagets erfarenhet samt pålitlighet och lämplighet som avtalspart*
5. Mall för redovisning av personalens utbildning och erfarenhet*
*Ifylld mall ska bifogas ansökan.
2018-xx-xx
Begrepp, förkortningar mm. som används i förfrågningsunderlaget
Anbudsformulär Ansökningsformulär
I förfrågningsunderlaget kallas det formulär som ska användas för ansökningsformulär. I upphandlingssystemet Kommers används begreppet anbudsformulär. Båda orden syftar på samma formulär.
Beställare Vård- och omsorgsnämnden är beställare och avtalspart.
Enskild/den enskilde En individ som beviljats insatsen boendestöd Kund En individ som beviljats insatsen boendestöd
LOV Lagen om valfrihetssystem
LSS Lagen som stöd och service till vissa funktionshindrade
OSL Offentlighets- och sekretesslagen
SoL Socialtjänstlagen
Utförare Ett företag som har tecknat avtal med nämnden kallas utförare.
Verkställighetsdatum Datum för uppdragets påbörjande/första insats
Del 1 Allmän orientering 2018-xx-xx
Del 1 s. 1(2)
ALLMÄN ORIENTERING OM UPPHANDLINGEN
Sollentuna kommun upphandlar boendestöd för personer med funktionsnedsättning med stöd av lagen om valfrihetssystem (LOV)
1. Vård- och omsorgsnämnden är beställare.
Förfrågningsunderlaget finns tillgängligt på Valfrihetswebben, på vård- och
omsorgsnämndens utförarportal www.sollentuna.se/up samt i upphandlingssystemet Kommers www.kommersannons.se/elite. Ansökan ska göras via Kommers.
Förfrågningsunderlaget och ansökningsformuläret innehåller samtliga förutsättningar, krav och villkor som ska vara uppfyllda för att ett företag ska få ingå i valfrihetssystemet och utföra boendestöd på uppdrag av vård- och omsorgsnämnden.
För att kunna bli godkänt måste företaget ha minst 18 månaders erfarenhet av att utföra boendestöd eller liknande verksamhet
2. Om företaget inte uppfyller kravet kan enskilda personers erfarenhet få tillgodoräknas.
Godkända utföraren ska tillhandahålla boendestöd i hela Sollentuna kommun mellan kl.
06.00 och 22.00 året runt.
1.1 Insatsen boendestöd
Boendestöd är en praktisk och social insats som beviljas enligt 4 kap. 1 § socialtjänstlagen.
Boendestödet ska tillförsäkra den som inte själv kan tillgodose sina behov, eller få dem tillgodosedda på annat sätt, en skälig levnadsnivå. Boendestödet ska bidra till ökad livskvalitet och ökad självständighet för den enskilde.
Målgruppen i denna upphandling är personer med funktionsnedsättning som tillhör personkretsen i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Ett fåtal personer, över 65 år, tillhör inte personkretsen enligt LSS. De har tidigare erhållit boendestöd inom socialpsykiatrin från socialnämnden.
Stödet ges oftast i hemmet, men kan även omfatta aktiviteter utanför hemmet.
1.2 Valfrihet för kunden
Den som beviljas boendestöd har möjlighet att välja vilken utförare som ska utföra stödet.
Det innebär för utförarens del att ett avtal med vård- och omsorgsnämnden inte är någon garanti för att utföraren kommer att få några kunder. Utförarna konkurrerar med varandra med kvaliteten i verksamheten och den som inte är nöjd med sin utförare har rätt att byta.
På kommunens hemsida finns information om vilka utförare som är godkända i valfrihetssystemet.
Den som inte själv kan eller vill välja utförare erbjuds ett så kallat ickevalsalternativ, vilket innebär att den enskilde erbjuds en utförare utifrån en i förväg uppställd turordningslista
1På Valfrihetswebben www.valfrihetswebben.se kan du läsa mer om Lagen om valfrihetssystem (LOV).
2 Som liknande verksamhet räknas daglig verksamhet, gruppboende, serviceboende, korttidsvistelse och personlig assistans enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS).
Del 1 Allmän orientering 2018-xx-xx
Del 1 s. 2(2) De utförare som ingår i valfrihetssystemet är skyldiga att ta emot alla kunder som väljer dem. Utföraren kan dock begränsa sin skyldighet att ta emot nya kunder genom att sätta ett s.k. kapacitetstak, ett maximalt antal timmar per månad som utföraren kan åta sig.
2 Så här ansöker du om att ingå i valfrihetssystemet
Börja med att läsa igenom hela förfrågningsunderlaget noga för att bedöma om företaget uppfyller samtliga förutsättningar, krav och villkor samt om det är intressant för företaget att ingå i valfrihetssystemet.
Läs gärna Konkurrensverkets vägledning ”Lagen om Valfrihetssystem (LOV) - vägledning för utförare” innan du bestämmer dig för att ansöka eller inte. Vägledningen finns på Upphandlingsmyndighetens hemsida.
2.1 Kontakta vård- och omsorgskontoret om du har frågor
Om du tycker att något i förfrågningsunderlaget är otydligt är du välkommen att kontakta vård- och omsorgskontoret via e-post VOKutredare@sollentuna.se. Du kan också ringa till kommunens kontaktcenter och be att få prata med en utredare på vård- och
omsorgskontoret.
2.2 Ansökan kan göras när som helst i upphandlingssystemet Kommers
Du kan skicka in din ansökan när som helst. Ansökan ska göras elektroniskt i
upphandlingssystemet Kommers. Förfrågningsunderlagets bilaga 2 är en kopia av det elektroniska ansökningsformulär som finns i systemet. För att underlätta
ansökningsförfarandet kan du plocka fram och sammanställa allt du behöver innan du loggar in i upphandlingssystemet.
Det kostar ingenting att skapa ett konto i upphandlingssystemet. Vid frågor eller behov av support i hanteringen av systemet går det bra att kontakta Primona som ansvarar för Kommers. Kontaktuppgifter finns på deras hemsida.
Ansökan ska skrivas på svenska.
Innan du skickar in din ansökan bör du kontrollera att ansökningsformuläret är komplett ifyllt och att samtliga efterfrågade dokument har bifogats.
Välkommen med din ansökan!
Del 2 Så här handlägger vi din ansökan 2018-xx-xx
Del 2 s. 1(2)
SÅ HÄR HANDLÄGGER VI DIN ANSÖKAN
1.1 Fyra handläggningsperioder per år
Vård- och omsorgskontoret handlägger ansökningar vid fyra tillfällen per år. Datum för handläggningsperioderna finns på utförarportalen www.sollentuna.se/up. Varje
handläggningsperiod pågår i ca en månad.
1.2 Bedömning och utredning av ansökan
Vård- och omsorgskontoret grundar sin bedömning av om företaget ska godkännas i valfrihetssystemet eller inte på den skriftliga ansökan, referenser och intervjuer.
Vid bedömningen av om förutsättningar, krav och villkor är uppfyllda väger information och intryck i samband med intervjuer lika tungt som uppgifterna i den skriftliga ansökan.
Rättelse, komplettering och förtydligande
Om din ansökan inte är komplett eller är otydlig kan du ges möjlighet att
rätta/komplettera/förtydliga. Du kommer som mest att få fem arbetsdagar på dig att skicka in kompletterande uppgifter via Kommers. Beroende på omfattningen av vad som
efterfrågas kan du få kortare tid på dig. Om rättelse/komplettering/förtydligande inte inkommer inom utsatt tid kommer ansökan att avslås.
Rättelser/kompletteringar/förtydliganden kan begäras i flera omgångar. Om vård- och omsorgskontoret inte kan fatta beslut under den första handläggningsperioden återupptas handläggningen av din ansökan under nästkommande handläggningsperiod. Om kontoret inte heller denna period har fullständigt underlag för att kunna fatta beslut kommer ansökan att avslås. Du är då välkommen att skicka in en ny ansökan.
Om vård- och omsorgskontoret bedömer att ansökan har omfattande eller allvarliga brister kan ansökan komma att avslås direkt, utan att du får möjlighet att komplettera.
Referenser
Vård- och omsorgskontoret kan, som komplement till de referenser som du bifogat
ansökan, även komma att inhämta referenser från andra uppdragsgivare. Kontoret kommer även att beakta eventuella egna erfarenheter av företaget.
Intervju
Om företaget efter handläggning av den skriftliga ansökan preliminärt bedöms uppfylla
alla förutsättningar, krav och villkor kallas den som ska vara ansvarig för verksamheten
och arbetsledaren till intervju. Under intervjun ställs frågor i syfte att verifiera uppgifterna
som lämnats i ansökan. Närvaro vid intervjun är obligatorisk för att ansökan ska kunna
godkännas.
Del 2 Så här handlägger vi din ansökan 2018-xx-xx
Del 2 s. 2(2)
1.3 Beslut om godkännande eller avslag
För att en ansökan ska godkännas måste samtliga förutsättningar, krav och villkor i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda.
Beslut om godkännande respektive avslag fattas av kontorets förvaltningschef på delegation av vård- och omsorgsnämnden.
Om du inte blir godkänd har du möjlighet att skicka in en ny ansökan. Om du känner dig felaktigt behandlad kan du även begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen inom tre veckor. Vi rekommenderar att du tar kontakt med ansvarig utredare på vård- och omsorgskontoret innan du vänder dig till domstolen.
2 Detta händer efter ett godkännande
Efter godkännandet kommer den som är ansvarig för verksamheten och arbetsledaren att kallas till utbildning på vård- och omsorgskontoret. Under utbildningen får ni bl.a. träffa personer på kontoret som ni kommer att ha kontakt med under avtalstiden och ni får
praktisk information om fakturering, system, uppföljning mm. Deltagande i utbildningen är en förutsättning för att avtal ska kunna tecknas.
Innan avtal kan tecknas måste ni också lämna in blanketter för beställning av behörigheter i Pulsen Combine
1och Phoniro
2samt de kontaktuppgifter som vård- och omsorgskontoret behöver till sitt adressregister.
Avtalen skickas per post i två exemplar för underskrift av er. Om vård- och
omsorgskontoret inte har fått tillbaka de underskrivna avtalen inom en månad efter att de skickats till er för underskrift så upphör godkännandet att gälla. Ni är då välkomna att skicka in en ny ansökan.
När avtalen är underskrivna läggs information om ert företag ut bl.a. på kommunens hemsida och kunder har möjlighet att välja er som utförare av boendestöd.
1 Det system i vilket ni bl.a. får era beställningar.
2 Det tidsregistreringssystem som beställaren tillhandahåller och ni är skyldiga att använda.
Del 3 Grundläggande förutsättningar och krav 2018-xx-xx
Del 3 s. 1(2)
GRUNDLÄGGANDE FÖRUTSÄTTNINGAR OCH KRAV
Nedanstående förutsättningar och krav ska uppfyllas under avtalstiden. Se
ansökningsformuläret för vad som gäller vid ansökningstillfället och vid handläggning av ansökan.
1 Ekonomi
Företaget ska ha en tillräckligt stabil ekonomi för att långsiktigt kunna genomföra uppdraget.
För att bedöma företagets ekonomiska ställning används i första hand kreditbetyg från kreditupplysningsföretaget UC. För att uppfylla kravet krävs lägst kreditbetyg 3, eller motsvarande betyg enligt annan företagsupplysning.
Utförarens ekonomiska ställning kontrolleras löpande under avtalstiden. Utförare vars ekonomiska ställning inte kan styrkas genom kreditbetyg ska på begäran av beställaren styrka sin ekonomiska ställning på annat sätt.
Avtal med utförare som inte bedöms uppfylla kravet på stabil ekonomi kommer att sägas upp.
1.1 Konkurs, likvidation mm
Företag får inte vara i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord, tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastat näringsförbud.
Avtal med utförare som inte uppfyller kravet kommer att sägas upp.
1.2 Skatter och sociala avgifter
Företaget ska följa gällande lagar och fullgöra sina skyldigheter avseende skatt och sociala avgifter.
Avtal med utförare som har skatteskulder eller obetalda socialförsäkringsavgifter kommer att sägas upp såvida inte utföraren kan lämna en godtagbar förklaring till detta.
2 Pålitlighet och lämplighet som avtalspart Företaget ska vara pålitligt och lämpligt som avtalspart.
Beställarens uppföljning av avtalet ligger till grund för bedömningen av utförararens pålitlighet och lämplighet som avtalspart. Upprepade avvikelser från avtal liksom allvarliga avvikelser från avtal påverkar beställarens förtroende för utförarens pålitlighet och lämplighet som avtalspart.
Avtal med utförare som inte bedöms vara pålitlig och lämplig som avtalspart kommer att
sägas upp.
Del 3 Grundläggande förutsättningar och krav 2018-xx-xx
Del 3 s. 2(2)
2.1 Brott i yrkesutövningen
Enskild näringsidkare, ägare, styrelsemedlem, VD, chef eller annan person i företagets ledning som är behörig att företräda, fatta beslut eller kontrollera företaget får inte genom lagakraftvunnen dom vara dömd för brott som avser yrkesutövningen. Brott i
yrkesutövningen kan utgöras av ekonomisk misskötsamhet eller brottslighet men även av vålds-, narkotika- eller sexualbrott.
Om någon i företagets ledning döms för brott som avser yrkesutövningen kan avtalet komma att sägas upp då domen har vunnit laga kraft.
3 Kompetens
Det ska finnas tillräcklig kompetens i företaget för att uppdraget ska kunna utföras i enlighet med tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
Beställarens uppföljning ligger till grund för bedömningen av företagets kompetens.
Upprepade avvikelser från avtal liksom allvarliga avvikelser från avtal påverkar beställarens förtroende för utförarens kompetens.
Avtal med utförare som inte bedöms uppfylla kompetenskravet kommer att sägas upp.
3.1 Verksamhetsansvarig
Den person som är ansvarig för verksamheten ska ha god kunskap om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
Den verksamhetsansvarige ska minst ha relevant högskoleutbildning, samt kunskaper om målgruppen förvärvade genom studier eller erfarenhet.
3.2 Arbetsledare
Den person som leder det operativa arbetet ska ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
Arbetsledaren ska ha adekvat gymnasieutbildning. I övrig gäller samma krav på kompetens och personlig lämplighet som för boendestödjarna.
Arbetsledaren ska ha minst sex månaders erfarenhet i arbetsledande befattning.
Arbetsledaren ska ha minst sex månaders praktisk erfarenhet av arbete med funktionshindrade.
4 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Utföraren ska ha ett ändamålsenligt och lokalt förankrat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9.
Avtal med utförare vars ledningssystem inte bedöms uppfylla kraven kommer att sägas
upp.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 1(7)
VILLKOR FÖR UTFÖRANDET AV BOENDESTÖD
Boendestöd är en biståndsbedömd insats som beviljas enligt 4 kap. 1 § socialtjänstlagen.
Boendestödet ska tillförsäkra den som inte själv kan tillgodose sina behov, eller få dem tillgodosedda på annat sätt, en skälig levnadsnivå.
1 Uppdragsbeskrivning
1.1 Målgrupp
Målgruppen är personer med funktionsnedsättning som tillhör personkretsen i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). De flesta i målgruppen har högfungerande autism eller utvecklingsstörning. Flera personer har även psykiatriska tilläggsdiagnoser. Ett fåtal personer, över 65 år, tillhör inte personkretsen enligt LSS. De har tidigare erhållit boendestöd inom socialpsykiatrin från socialnämnden.
Personerna är över 18 år och bor i egen bostad eller i föräldrahemmet med planer på att flytta till egen bostad. Det finns ingen övre åldersgräns men den enskilde bör ha förmåga att utföra aktiviteter tillsammans med boendestödjaren. När det inte längre är möjligt är det vanligt att den enskilde beviljas hemtjänst istället för boendestöd.
1.2 Övergripande mål och syfte med insatsen
Boendestödet ska bidra till ökad livskvalitet för den enskilde. Ett övergripande mål med insatsen är att på kortare eller längre sikt utveckla den enskildes möjligheter till att leva ett så självständigt liv som möjlig. Detta ska uppnås genom att stärka den enskildes förmåga att hantera vardagen i den egna bostaden samt öka den enskildes möjligheter till gemenskap och delaktighet i samhället genom att behålla och skapa nätverk för att motverka isolering.
1.3 Boendestödets utformning och innehåll
Boendestöd är en praktisk och social insats som oftast innebär att ge hjälp i hemmet med den enskildes vardagliga liv, men stödet kan även omfatta aktiviteter utanför hemmet.
Boendestödet ska fokusera på att ge stöd och hjälp i att utföra praktiska göromål som t.ex. att sköta hygien, matlagning eller städning. Praktiska göromål och aktiviteter ska så långt som möjligt utföras tillsammans med, inte åt, den enskilde. Boendestöd kan också bestå av
motiveringsarbete, hjälp att strukturera upp vardagen och att hjälpa den enskilde vid kontakter med myndigheter m.fl. Exakt vilken typ av stöd som ska ges beror på den enskildes behov, önskemål och förutsättningar.
Boendestöd är ett relationsarbete där samspelet mellan boendestödjaren och den enskilde är av avgörande betydelse för kvalitet och resultat. Stöd ska ges med respekt för den enskildes rätt till självbestämmande, inflytande och integritet och delaktighet samt helhetssyn, kontinuitet och tillgänglighet.
1.4 Tillgänglighet
Utföraren ska, utifrån den enskildes behov, tillhandhålla boendestöd under årets alla dagar från
kl. 06.00 till kl. 22.00.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 2(7) Utföraren ska tillhandahålla boendestöd oavsett var i kommunen som den enskilde bor.
1.5 Metoder och arbetssätt
Socialtjänstlagens mål och intentioner samt vid var tid gällande förordningar, föreskrifter och allmänna råd från socialstyrelsen ska följas.
Utföraren ska bedriva boendestödet med tydliga mål och ett strukturerat arbetssätt. Utföraren ska hålla sig och sin personal à jour med utvecklingen och anpassa metoder och arbetssätt till aktuell forskning och evidens samt beprövad erfarenhet.
Utföraren ska tillvarata digitaliseringens möjligheter för att hjälpa den enskilde att utveckla sina förutsättningar och sin förmåga att leva ett så självständigt och aktivt liv som möjligt.
1.6 Ett individuellt anpassat boendestöd
Den enskildes boendestöd ska utgå från dennes biståndsbeslut och utformas i enlighet med den enskildes behov och önskemål.
Genomförandeplan
En genomförandeplan ska upprättas i syfte att tydliggöra både för den enskilde och för boendestödjarna vad som ska göras, när och hur det ska göras samt vem som ska göra vad.
Planen ska också innehålla tydliga och mätbara mål för insatsen.
Genomförandeplanen ska användas av boendestödjarna som ett arbetsredskap i det dagliga utförandet av insatsen. Med utgångspunkt i genomförandeplanen ska boendestödjaren också vara flexibel och lyhörd för den enskildes dagsaktuella behov.
Arbetet med genomförandeplanen ska påbörjas omgående, dock senast inom sju dagar räknat från verkställighetsdatum. Planen ska upprättas tillsammans med den enskilde och den enskilde ska ges möjlighet att vara delaktig och ha inflytande över planering och genomförande av insatsen. Inom en månad ska planen vara klar och en kopia ska skickas till den enskildes biståndshandläggare i enlighet med beställarens instruktioner.
Genomförandeplanen ska följas upp kontinuerligt och uppdateras vid behov, dock minst en gång per år. Uppdateringar ska dokumenteras i journalen. Vid större förändringar ska en ny plan upprättas.
1.7 Relationen till den enskilde
Boendestödet är en skattefinansierad verksamhet vilket ställer höga krav på förtroende och integritet. Utföraren får inte missbruka sin ställning i förhållande till den enskilde.
Grunden i relationen mellan boendestödjaren och den enskilde ska vara professionell. Utföraren ska säkerställa att det inte uppstår beroendeförhållanden mellan den enskilde och den person som utför insatserna.
Anhöriga, legala företrädare eller närstående till den enskilde får inte utföra boendestöd. Som närstående räknas även vänner. Boendestödjarna får inte heller inneha uppdrag som
kontaktperson till den enskilde.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 3(7)
1.8 Personkontinuitet för den enskilde
Målgruppen har ofta behov av kontinuitet och förutsägbarhet i det stöd de erhåller.
Boendestödet ska därför, om inte den enskilde har andra önskemål, utföras av så få personer som möjligt.
Om den enskilde så önskar ska arbetet organiseras så att hen kan få sitt behov tillgodosett av endast tre olika boendestödjare.
Stödperson
För varje kund ska en ansvarig stödperson och en vice stödperson utses. Den enskilde ska ges möjlighet till inflytande vid val av personer.
Stödpersonerna ska i så stor utsträckning som möjligt vara de som utför den enskildes boendestöd och de ska, i den utsträckning som den enskilde önskar, vara de som har kontakt med den enskildes närstående/legala företrädare.
Utföraren ska ha en skriftlig beskrivning av det uppdrag som en ansvarig stödperson respektive vice stödperson har.
2 Beställning, uppstart och förändring av uppdrag
Den enskilde eller dennes legale företrädare ansöker om insatsen boendestöd hos biståndshandläggare på avdelning funktionshinder på vård- och omsorgskontoret.
2.1 Biståndsbeslut
Boendestöd beviljas utifrån den enskildes individuella behov.
Den som beviljas boendestöd väljer utförare bland dem som är valbara i valfrihetssystemet.
2.2 Beställning och bekräftelse av uppdrag i Pulsen Combine
Biståndshandläggaren skickar en beställning i verksamhetssystemet Pulsen Combine till den utförare som den enskilde väljer. I beställningen beskrivs innehållet i boendestödet, målet med insatsen, omfattningen i antal timmar per vecka samt beslutets giltighetsperiod.
Utföraren ska snarast, senast nästkommande vardag, bekräfta i systemet att beställningen har mottagits.
2.3 Skyldighet att ta emot uppdrag inom kapacitetstaket
Utföraren är skyldig att ta emot alla kunder som väljer utföraren förutsatt att utförarens kapacitetstak inte är uppnått.
2.4 Uppstart och verkställighet av uppdrag
Utföraren ska ta kontakt med den enskilde senast nästkommande vardag efter att beställningen har mottagits för att bl.a. göra upp om när uppdraget ska påbörjas.
Uppdraget ska verkställas skyndsamt, i enlighet med den enskildes önskemål, dock senast inom 14 dagar efter att beställningen har mottagits. Om den enskilde önskar att uppdraget ska
påbörjas senare än inom 14 dagar ska utföraren informera den enskildes handläggare.
Det datum som den enskilde erhåller boendestöd för första gången är det så kallade verkställighetsdatumet.
Även förändringar i pågående uppdrag ska verkställas inom 14 dagar från ny beställning.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 4(7)
2.5 Rapportering av icke verkställda beslut
Om uppdraget inte har verkställts inom 14 dagar från och med den tidpunkt som utföraren mottagit beställningen, ska utföraren kontakta den enskildes biståndshandläggare.
2.6 Planering av tid
Den enskilde beviljas ett antal timmar boendestöd per vecka, men beviljad veckotid får disponeras fritt under månaden. Om kunden t.ex. har beviljats tio timmar per vecka kan planeringen göras så att det vissa veckor utförs åtta timmar andra veckor utförs tolv timmar.
Utförd tid under kalendermånaden får dock inte överstiga beviljad tid för månaden. Det är inte tillåtet att föra över tid som inte utförts under en månad till en annan månad.
Vid planeringen ska utföraren tänka på att även den enskildes mindre regelbundna behov av stöd, t.ex. hjälp vid läkarbesök, ska kunna tillgodoses inom beviljad tid. Huvudregeln är att utföraren inte får ersättning för tid överstigande beviljad tid per månad.
2.7 Akuta behov
Om den enskilde får akut behov av stöd och hjälp, t.ex. för att uppsöka akutsjukvård, kan utföraren få ersättning för tid som överstiger beviljad tid per månad. I dessa fall ska alltid den enskildes biståndshandläggare kontaktas så snart som möjligt efter insatsens utförande.
Akuta behov av boendestöd förekommer sällan. Om beställaren bedömer att behovet inte varit av akut karaktär har beställaren rätt att neka utföraren ersättning för insatsen om utförd tid under månaden överstiger beviljad tid.
2.8 Registrering av utförd tid i Phoniro Care
Utförd tid ska registreras i Phoniro Care. Registrering ska om möjligt göras med mobiltelefon i kombination med den NFC-etikett som ska vara uppsatt i den enskildes hem.
Om tid registreras manuellt ska det göras en anteckning i systemet som anger orsaken till detta.
Se användarmanualen för Phoniro för ytterligare instruktioner för hur registrering och anteckningar ska göras för att utföraren ska ha rätt till ersättning.
Observera att journalanteckningar inte får göras i Phoniro Care.
2.9 Om den enskildes behov av stöd förändras
Om den enskildes behov av stöd förändras i sådan grad att biståndsbeslutet behöver omprövas ska utföraren kontakta den enskildes biståndshandläggare.
2.10 Om den enskilde vid upprepade tillfällen avböjer stöd
Om kunden vid upprepade tillfällen under en månads tid bokar av sitt boendestöd eller inte är hemma när boendestödjaren kommer ska utföraren informera den enskildes
biståndshandläggare.
Utföraren ska omgående, samma dag eller nästkommande arbetsdag, meddela ansvarig biståndshandläggare om den enskilde har avlidit eller tagits in på sjukhus.
2.11 Om den enskilde vill byta utförare
Om den enskilde vill byta utförare ska hen kontakta sin biståndshandläggare. Utföraren får
information om detta via Pulsen Combine.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 5(7) Uppsägningstiden vid byte av utförare är 30 dagar räknat från den dag då biståndshandläggaren har skickat en uppsägning till utföraren.
Utföraren ska bidra till att bytet till annan utförare sker med minsta möjliga negativa påverkan för den enskilde och andra berörda.
3 Organisation, personal och kompetens
Utföraren ska organisera och utföra boendestödet så att den enskildes behov kan tillgodoses på ett för samhället och beställaren så resurseffektivt sätt som möjligt.
3.1 Verksamhetsansvarig
Den verksamhetsansvarige har det samlade ansvaret för att boendestödet bedrivs i enlighet med lagar, föreskrifter, avtalade förutsättningar, krav och villkor.
Den verksamhetsansvarige ska finnas tillgänglig för verksamheten och beställaren under kontorstid.
Om den som är ansvarig för verksamheten inte kommer att vara i tjänst under en sammanhållen tid av fyra veckor eller mer, ska beställaren informeras om vem som går in som tillfälligt ansvarig. Den som går in som tillfälligt ansvarig ska uppfylla de kompetenskrav som gäller för verksamhetsansvarig.
Vid byte av ansvarig person ska utföraren omgående ansöka om beställarens godkännande av ny verksamhetsansvarig.
3.2 Arbetsledning/arbetsledare
Boendestödjarna ska alltid ha tillgång till arbetsledning under de tider som de utför boendestöd.
Arbetsledaren har ansvar för den operativa verksamheten.
Vid byte av arbetsledare ska utföraren omgående ansöka om beställarens godkännande av den person som ska vara ny arbetsledare.
3.3 Boendestödjarnas kompetens och personliga lämplighet
Utföraren ska se till att personalen har den utbildning och kompetens som behövs för att utföra uppdraget.
Socialstyrelsens allmänna råd ”Kunskaper hos personal som ger stöd, service eller omsorg enligt SoL och LSS till personer med funktionsnedsättning”, (SOSFS 2014:2) ska vara vägledande för de krav som utföraren ställer på personalens utbildning. Alla boendestödjare, oavsett anställningsform, bör ha gymnasial utbildning.
Utföraren ska se till att boendestödjarna är väl förtrogna med gällande lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd inom området, inklusive socialstyrelsens föreskrift om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10).
Utföraren ska se till att boendestödjarna har övergripande kunskaper om olika
funktionsnedsättningar samt lämpliga metoder och arbetssätt för att möta olika slags behov.
Inom tre månader ska nyanställd personal som saknar utbildning i metod för motiveringsarbete,
t.ex. motiverande samtal (MI), ha genomgått sådan utbildning.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 6(7) Personer som har kontakt med enskilda ska kunna uttrycka sig och kommunicera på god
svenska i både tal och skrift motsvarande vad som anges i socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 2014:2).
Utföraren ska se till att boendestödjarna besitter de praktiska kunskaper som behövs för att ge ett gott stöd i vardagliga sysslor som t.ex. matlagning, tvätt och städning.
Utföraren ska säkerställa att boendestödjarna har ett professionellt förhållningssätt och personlig lämplighet för uppdraget.
Utföraren ska se till att boendestödjarna känner till för dem relevanta delar av detta avtal.
Särskilda krav på ansvarig stödperson och vice stödperson
Ansvariga och vice stödpersoner ska ha fördjupade kunskaper om de funktionsnedsättningar och behov som förekommer hos de personer som de är stödpersoner för liksom kunskaper om lämpliga metoder och arbetssätt.
Ansvariga och vice stödpersoner ska ha utbildning i metod för motiveringsarbete, t.ex.
motiverande samtal (MI).
3.4 Handledning
Boendestödjarna ska ges regelbunden handledning, individuellt eller i grupp. Vid behov ska handledaren ha adekvat högskoleutbildning samt handledarutbildning.
3.5 Kompetensutveckling
Boendestödjarna ska kontinuerligt ges relevant utbildning och fortbildning. All personal (undantaget intermittent anställda) ska ha en skriftlig plan för kompetensutveckling.
Kompetensutvecklingen ska svara mot verksamhetens och kundernas behov.
Utföraren ska ha en verksamhetsgemensam plan för kompetensutveckling.
3.6 Introduktion
Nyanställda boendestödjare och vikarier ska få en strukturerad introduktion efter utarbetade checklistor. Introduktion ska inte enbart omfatta det praktiska arbetet utan även genomgång av de metoder och arbetssätt som utföraren använder, dokumentation etc.
4 Dokumentation
Utförararen ska följa socialtjänstlagen, socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5) samt socialstyrelsens handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten.
5 Samarbete och samverkan kring den enskilde
Utföraren och dennes personal ska samarbeta med andra aktörer i den enskildes närhet i syfte att uppnå en så optimal livssituation för den enskilde som möjligt. All samverkan kring den enskilde ska ske utifrån den enskildes önskemål och med den enskildes samtycke.
6 Övrigt
6.1 Identifiering av personal
Boendestödjare ska bära namnskylt med för- och efternamn samt företagsnamn.
Del 4 Villkor för utförandet 2018-xx-xx
Del 4 s. 7(7) Boendestödjare ska kunna legitimera sig med fotolegitimation.
6.2 Hantering av den enskildes privata medel
Utgångspunkten är att den enskilde själv svarar för sina privata medel. Om en enskild behöver hjälp med att hantera privata medel ska utföraren i första hand stödja den enskilde att ansöka om god man/förvaltare, alternativt anmäla behovet till den enskildes biståndshandläggare. I det undantagsfall som utföraren hanterar enskilds privata medel ska det finnas skriftliga rutiner för detta.
6.3 Nyckelhantering
Utföraren ska ha skriftliga rutiner för hantering av nycklar till den enskildes bostad. Om kostnader för byte av lås/nycklar uppstår pga. borttappade nycklar bekostas det av utföraren.
6.4 Tolk
Om utförarens personal inte har erforderliga kunskaper för att kommunicera med den enskilde ska utföraren anlita auktoriserad tolk som deltar vid uppdragets genomförande.
6.5 Egenvård
Utförarens personal ska hjälpa den enskilde med insatser som vårdgivare inom hälso- och sjukvård har beslutat är egenvård. Om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal beslutat om egenvård ska det finnas skriftligt egenvårdsintyg.
6.6 Om ett barn far illa
Utföraren och dennes personal är enligt 14 kap. 1 § socialtjänstlagen skyldiga att genast anmäla om de i sitt arbete misstänker att ett barn far illa. Anmälan ska göras till socialnämnden i Sollentuna kommun.
6.7 Våld i nära relationer
Utföraren och dennes personal ska vara uppmärksam på om en person är våldsutsatt och hjälpa den som är det att få hjälp för sin våldsutsatthet. Socialkontoret i Sollentuna kommun har i uppgift att erbjuda stöd och vägledning till de som är våldsutsatta.
6.8 Misstanke om brott
Utgångspunkten är att det är den enskildes sak att polisanmäla. Om den enskilde väljer att inte
göra en anmälan, eller inte har förmåga att göra en anmälan, ska utföraren skyndsamt pröva om
utföraren ska ta ansvar för att polisanmäla.
Del 5 Ersättning och fakturering 2018-xx-xx
Del 5 s. 1(2)
ERSÄTTNING OCH FAKTURERING
Utföraren får ersättning för utförd tid inom ramen för den enskildes beslut.
Vid aktiviteter ska den enskilde stå för sina egna kostnader. Utföraren ska stå för kostnader för medföljande personal.
1 Ersättningsregler
1.1 Utförd tid
Ersättning utgår endast för tid som har registrerats i Phoniro Care i enlighet med beställarens instruktioner. Utföraren ska fortlöpande granska personalens registreringar och kvalitetssäkra informationen. Utföraren ansvarar för att informationen som registreras är korrekt.
Huvudregeln är att utförd tid överstigande beviljad tid per månad inte ersätts. Om den enskilde haft akut behov av stöd och hjälp kan utförararen, efter godkännande av handläggare, få ersättning även för tid överstigande beviljad tid per månad, se förfrågningsunderlagets del 4.
Som utförd tid räknas boendestöd tillsammans med, eller i kontakt med, den enskilde. Tid i kontakt med den enskilde kan t.ex. bestå av telefon- eller Skype-samtal.
Restid, administrativ tid (dokumentation, uppföljning, planering mm) etc. räknas inte som utförd tid.
1.2 Undantagsregler
Under vissa förutsättningar utgår ersättning trots att tid inte har utförts enligt definitionen för
”utförd tid”.
Om kunden avbeställer boendestödet mindre än 48 timmar innan det ska utföras får utföraren ersättning för 50 % av den enskildes beviljade tid, beräknad som ett genomsnitt per dag, i max sju dagar. Därefter utgår ingen ersättning.
Om planerat boendestöd inte kan utföras p.g.a. att kunden ligger på sjukhus får utföraren ersättning för 100 % av den enskildes beviljade tid, beräknad som ett genomsnitt per dag, i max sju dagar. Därefter utgår ingen ersättning.
Om kunden inte är hemma vid planerat boendestöd, eller inte dyker upp på överenskommen plats, får utföraren ersättning för 50 % av den planerade tiden.
1.3 Avslut av uppdrag
Om beställaren avbeställer uppdraget av annan anledning än att den enskilde vill byta utförare,
t.ex. p.g.a. dödsfall, får utföraren ersättning för den enskildes beviljade tid i sju dagar räknat
från den dag då handläggaren skickade avbeställningen i Pulsen Combine.
Del 5 Ersättning och fakturering 2018-xx-xx
Del 5 s. 2(2) 2 Ersättning fr.o.m. den 1 januari 2019
Fr.o.m. den 1 januari 2019 gäller nedanstående ersättning:
Tid som utförs annan tid än mellan kl. 06.00 och 22.00 ersätts inte.
3 Ersättningsreglering
Vård- och omsorgsnämnden fastställer ersättningen årligen, vanligtvis på sitt sammanträde i december. Den nya ersättningen börjar gälla den 1 april påföljande år.
4 Fakturering
Utföraren ska fakturera beställaren retroaktivt. Faktura ska vara beställaren tillhanda senast den 5:e månaden efter den månad som tiden utförts. Om fakturan inkommer för sent har beställaren rätt att ta ut en administrativ avgift om 1 000 kr per försenad faktura. Samlingsfakturor
accepteras inte.
Referensnummer VOK 1170-10 ska tydligt anges på fakturan. I övrigt ska fakturan innehålla de uppgifter som krävs enligt mervärdesskattelagen (ML).
Faktura med ofullständiga uppgifter kommer att returneras utan betalning.
Fakturan får inte överlåtas till annan juridisk person utan beställarens skriftliga godkännande.
Inga fakturerings- eller expeditionsavgifter godkänns.
4.1 E-faktura
Faktura bör skickas elektroniskt. Sollentuna kommun samarbetar med Inexchange, Evry och Expert systems för att kunna ta emot e-fakturor. Utförare som inte kan skicka e-faktura från sitt ekonomisystem kan registrera fakturor i en fakturaportal. Läs mer på www.sollentuna.se.
4.2 Pappersfaktura
Pappersfaktura ska skickas till Sollentuna kommun
Skanning VOK 1170-10 191 86 Sollentuna 5 Betalningsvillkor
Kommunen har betalningsvillkor om 30 dagar efter godkänd faktura.
Om beställaren inte betalar ersättning i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelag.
Dag
vardag kl. 06.00-19.00
Kväll
vardag kl.19.00-22.00
Helg
lördag, söndag och helgdag kl. 06.00-22.00
384 kr/timme 404 kr/timme 435 kr/timme
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 1(8)
AVTALSVILLKOR
1 Avtalstid
Avtalet gäller tillsvidare.
2 Samarbete, information och kommunikation
Utföraren och beställaren ska samverka i syfte att bygga en tillitsfull relation mellan parterna där brukarnas behov och intressen står i centrum.
Utföraren bör delta i de dialogmöten och utbildningar som beställaren bjuder in till.
2.1 Information från beställaren på utförarportalen
Beställaren publicerar i första hand information, instruktioner mm på utförarportalen
www.sollentuna.se/up istället för att göra utskick via e-post. Utföraren ansvarar för att löpande ta del av den information som publiceras.
2.2 Utförarens ansvar för att informera beställaren om viktiga händelser i verksamheten
Utföraren ska omedelbart informera beställaren om allvarliga avvikelser inträffar i verksamheten.
Avslutade utredningar, eventuella Lex Sarah-anmälningar samt svar från IVO ska delges beställaren.
Om en tillsynsmyndighet inleder utredning eller riktar kritik mot verksamheten ska utföraren informera beställaren. Utföraren ska även skyndsamt skicka kopior på tillsynsrapporter och eventuella förelägganden till beställaren.
Om utförarens personal begår brott eller på annat sätt uppträder oacceptabelt mot en enskild ska beställare informeras om händelsen.
Om den som är ansvarig för verksamheten inte kommer att vara i tjänst under en sammanhållen tid av fyra veckor eller mer, ska beställaren informeras om vem som går in som tillfällig
verksamhetschef.
Ändrade kontaktuppgifter
Utföraren ska löpande anmäla förändrade kontaktuppgifter så att beställaren alltid har aktuella uppgifter i sitt adressregister.
Ändring av behörigheter till verksamhetssystemen
Utföraren ska löpande meddela beställaren när behörigheter till Pulsen Combine och Phoniro, som administreras av beställaren, ska ändras eller avslutas.
Ändringar i beställarens information till kunderna
Utföraren ansvarar för att uppdatera presentationsbladet, som skickades in vid ansökan om
godkännande i valfrihetssystemet, så att det alltid innehåller aktuella uppgifter. Om utföraren,
efter förfrågan från beställaren, inte skickar in uppdaterade uppgifter inom skälig tid förbehåller
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 2(8) sig beställaren rätten att ta bort all information om utföraren från kommunens hemsida i väntan på att utföraren ska skicka in uppdaterade uppgifter.
Utföraren ska regelbundet kontrollera att den information om utföraren som finns på kommunens hemsida fortfarande är aktuell.
Ändring avseende kollektivavtal
Utföraren ska informera beställaren om utföraren tecknar eller säger upp kollektivavtal.
Väsentliga förändringar i ägarstrukturen
Utföraren ska skriftligen informera beställaren om det sker väsentliga förändringar i ägarstrukturen.
2.3 Kontakt med beställaren
Skriftlig kommunikation med beställaren ska i regel ske via funktionsbrevlådan von@sollentuna.se.
2.4 Beställarens ansvar för att informera kunderna
Beställaren ansvarar för att på ett objektivt sätt informera om valfrihetssystemet inom boendestöd samt de utförare som kunderna kan välja mellan.
2.5 Utförarens marknadsföring
Utförarens marknadsföring ska ske i enlighet med god marknadsföringssed och med stor respekt för kunder och övriga utförare. Oönskade personliga utskick eller kontakter med enskilda, t.ex. per telefon eller e-post, och gåvor eller gratis tjänster i utbyte mot att den enskilde väljer utföraren är inte tillåtet.
Utföraren ska i sin markandsföring och information tydligt visa att verksamheten drivs på uppdrag av beställaren.
Utföraren får inte använda kommunens namn, logotyp eller motsvarande i sin marknadsföring utan att först inhämta samtycke från beställaren.
3 Systematiskt förbättringsarbete
Utföraren ska systematiskt och regelbundet följa upp och utvärdera verksamheten i sin helhet, att kunden får den beviljade insatsen utförd i enlighet med beställning samt att avtalade förutsättningar, krav och villkor uppfylls.
Vid behov ska utföraren skyndsamt vidta nödvändiga åtgärder för att säkra verksamhetens kvalitet samt att avtalade krav och villkor uppfylls.
3.1 Riskhantering
Inför förändringar och införandet av nya rutiner ska en riskanalys göras. Baserat på analysen ska åtgärder sättas in i syfte att minimera risker.
3.2 Avvikelsehantering
Utföraren ska omedelbart informera beställaren om allvarliga avvikelser inträffar i
verksamheten.
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 3(8)
Synpunkts- och klagomålshantering
Utföraren ska ha dokumenterade och välkända rutiner för synpunkts- och klagomålshantering.
Brukarna och deras legala företrädare ska alltid veta till vem de kan vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter på utförarens verksamhet och bemötande.
Den som lämnar en synpunkt/klagomål ska få återkoppling snarast, senast inom sju dagar.
Utföraren ska informera den enskilde och legala företrädare om att de även kan lämna synpunkter och klagomål gällande utförarens verksamhet till vård- och omsorgsnämnden.
Missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden Lex Sarah (SOSFS 2011:5)
Utföraren ska ha lokala rutiner för hantering av missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande.
Utföraren ska omgående informera beställaren när en utredning av missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande påbörjas.
Avslutade utredningar, eventuella anmälningar till IVO samt svar från IVO ska delges beställaren.
4 Uppföljning och insyn
4.1 Beställarens uppföljning
Beställaren följer upp att den enskilde får sina behov tillgodosedda i enlighet med beställning (individuppföljning) och att avtalade förutsättningar, krav och villkor uppfylls
(avtalsuppföljning). Uppföljningar kan göras både föranmält och oanmält.
Beställaren ska vid besök ges tillträde till utförarens verksamhetslokaler. Vid bokade besök ska verksamhetsansvarig och/eller arbetsledare medverka. Beställaren har även rätt att intervjua personal.
Utföraren ska kostnadsfritt biträda beställaren och av beställaren anlitad representant vid uppföljningens genomförande. Utföraren ska låta beställaren ta del av material och uppgifter som beställaren bedömer är relevant för uppföljningen, t.ex. tjänstgöringsscheman,
personallistor, dokumentation och genomförandeplaner. Utföraren ansvarar för att vid behov efterfråga och inhämta samtycke från enskilda.
Utföraren ska på begäran lämna uppgifter som efterfrågas av Socialstyrelsen, SKL, SCB m.fl.
Utföraren ska medverka vid genomförande av brukarundersökningar.
Utföraren ska åtgärda eventuella avvikelser från beställning och avtalade krav och villkor. Om beställaren så begär ska en skriftlig åtgärdsplan upprättas och delges beställaren inom den tid som beställaren anger.
4.2 Allmänhetens rätt till insyn
På beställarens begäran ska utföraren tillhandahålla uppgifter som gör det möjligt för
kommunen att i enlighet med 3 kap. 19 § kommunallagen ge allmänheten insyn i hur uppdraget
utförs.
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 4(8) 5 Hantering av avvikelser från avtalade krav och villkor
5.1 Beställningsstopp
Ett beställningsstopp innebär att utföraren inte kan få några nya kunder.
Beställaren har rätt att införa beställningsstopp t.ex. i väntan på att utföraren ska åtgärda avvikelser och under den tid som behövs för att utreda någon typ av missförhållande eller avvikelse från avtalade krav och villkor.
5.2 Ekonomiska sanktionsåtgärder
Om utföraren inte uppfyller avtalade krav och villkor har beställaren rätt att vidta ekonomiska sanktionsåtgärder. Beställaren bestämmer storleken på de ekonomiska sanktionerna utifrån sin bedömning av den aktuella situationen. De ekonomiska sanktionerna får dock, per månad, inte överstiga tio (10) procent av utförarens totala månadsersättning från beställaren.
Ekonomiska sanktioner används huvudsakligen som påtryckningsmedel för att förmå utföraren att vidta nödvändiga åtgärder. I regel ges utföraren först en varning och möjlighet att åtgärda avvikelserna innan ekonomiska åtgärder vidtas.
6 Kapacitetstak
Utföraren ansvarar själv för att meddela beställaren när eventuellt kapacitetstak är nått.
Förändring av kapacitetstak ska godkännas av beställaren.
Kapacitetstaket berör endast nya kunder. Utföraren är skyldig att fortsätta utföra insatser för befintliga kunder och även utöka insatserna om kunden beviljas detta.
7 Informationsteknik och IT-säkerhet
Utföraren ska följa gällande lagstiftning, föreskrifter samt tillämplig svensk standard inom området.
Utföraren ansvarar för samtliga IT-system, inklusive dokumentationssystem, och
informationsteknik som verksamheten behöver utöver dem som beställaren tillhandahåller.
Utföraren ansvarar för att företagets IT-miljö är säker.
7.1 IT-system som beställaren tillhandahåller
Beställaren tillhandahåller verksamhetssystemet Pulsen Combine för överföring av uppgifter inom vård- och omsorg mellan utföraren och beställaren.
Beställaren tillhandahåller systemet Phoniro Care för registrering av utförd tid.
Utföraren ansvarar för teknisk utrustning som behövs för åtkomst och användning av systemen.
Utföraren ska följa beställarens instruktioner och rutiner för användning av systemen.
Behörigheter
Utföraren ska, i enlighet med beställarens rutiner, meddela beställaren vilka anställda som ska
ges tillgång till Pulsen Combine och Phoniro Care samt när behörigheter till systemet ska
ändras eller avslutas.
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 5(8) Avseende Pulsen Combine sköter vård- och omsorgskontoret all behörighetsadministration.
Avseende Phoniro Care får en person hos utföraren behörighet som administratör. Den personen ansvarar sedan för att lägga till, ändra och avsluta behörigheter för utförarens personal.
Inloggning
Sollentuna kommun tillämpar tvåfaktorsinloggning för åtkomst till Pulsen Combine och Phoniro webgränssnitt. Idag används eTjänstekort för inloggning. SMS-inloggning kan godkännas som en alternativ inloggningsmetod. I detta fall måste mobiltelefonen vara knuten till en medarbetare personligen.
Utföraren ansvarar för att personal som ska använda systemen kan logga in.
Utbildning
Beställaren utbildar personer från utföraren inför avtalsstart. Användarmanualer och information finns även på utförarportalen.
Under avtalstiden ansvarar utföraren för att personalen får introduktion och utbildning i systemen.
8 Behandling av personuppgifter
Sollentuna kommun är personuppgiftsansvarig och utföraren är personuppgiftsbiträde.
Utförarens behandling av personuppgifter ska ske i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) samt det personuppgiftsbiträdesavtal som har tecknats mellan utföraren och beställaren.
9 Tystnadsplikt och sekretess
Enligt socialtjänstlagen omfattas privata utförare av tystnadsplikt och för kommunalt bolag gäller sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Tystnadsplikt/sekretess gäller för uppgift om enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgifter kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.
Utföraren ansvarar för att berörd personal informeras om och iakttar regler för tystandsplikt/sekretess.
10 Förvaring, gallring och arkivering av dokumentation Utföraren ska följa gällande lagar och förskrifter inom området.
Handlingar som rör enskilds personliga förhållanden ska förvaras skyddade mot förstörelse, skada och tillgrepp samt obehörig åtkomst.
Anteckningar och andra uppgifter i en personakt ska gallras i enlighet med föreskrifterna i socialtjänstlagen. Observera undantaget från gallringsplikten med hänsyn till forskningens behov.
När gallringsskyldigheten inträder ska utföraren överlämna handlingar avseende personer födda
den 5:e, 15:e och 25:e varje månad till beställaren. Om avtalet upphör ska utföraren överlämna
handlingar avseende personer födda den 5:e, 15:e och 25:e även om gallringsskyldigheten inte
ännu har inträtt. Utföraren ska följa beställarens instruktioner för levererans av handlingar.
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 6(8) 11 Arbetsgivaransvar
Utföraren ansvarar för löner, arbetsgivaravgifter och andra avtalsenliga eller lagstadgade kostnader för sig och sina arbetstagare.
Utföraren ska inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lagar eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtagbart inom utförarens verksamhetsområde.
Utföraren bör ha kollektivavtal.
11.1 Disciplinära åtgärder
Utföraren ska omedelbart vidta lämplig åtgärd mot personal som misstänks för att ha begått brott eller i övrigt uppträtt oacceptabelt mot den enskilde. Beställaren ska skyndsamt informeras om det inträffade.
11.2 Praktikanter
Utföraren bör ta emot praktikanter/studerande.
12 Registreringar
Företaget ska, om sådan skyldighet finns, vara registrerat för verksamhet inom "Vård och omsorg; sociala tjänster" enligt Standard för svensk näringsgrensindelning (SNI).
Företaget ska vara registrerat som arbetsgivare och godkänt för F-skatt.
13 Lokaler
Utföraren sörjer själv för sitt lokalbehov.
14 Miljökrav
Utföraren ska i sin verksamhet aktivt verka för att minimera negativt miljöpåverkande faktorer.
15 Ansvar och försäkringar
Utföraren ansvarar för skada som orsakats beställaren genom fel eller försummelse av utföraren.
Utföraren ska även hålla beställaren skadeslös om tredje man riktar skadeståndskrav mot kommunen till följd av skada som orsakats genom fel eller försummelse av utföraren.
Beställaren ansvarar för skada som orsakats utföraren genom fel eller försummelse av
beställaren. Beställaren ska även hålla utföraren skadelös om tredje man riktar skadeståndskrav mot utföraren till följd av skada som orsakats genom fel eller försummelse av beställaren.
Skadelidande part är skyldig att vidta rimliga åtgärder för att begränsa eventuell skada.
Skadelidande part ska utan onödigt dröjsmål underrätta skadevållande part om anspråket. Dessa villkor gäller även efter avtalstidens utgång.
Utföraren ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla försäkringsskydd för sitt åtagande
enligt avtalet som täcker alla de förluster för vilka ersättning kan komma att utkrävas enligt
avtalet. Kopia av aktuellt försäkringsbrev ska på förfrågan uppvisas för beställaren.
Del 6 Avtalsvillkor 2018-xx-xx
Del 6 s. 7(8) 16 Allvarlig händelse och kris
Utföraren ska ha en skriftlig plan över hur utföraren ska agera vid allvarlig händelse eller kris, såsom exempelvis brand, längre el- eller vattenavbrott eller om personal eller enskild skadas allvarligt. Denna plan ska vara känd av personalen.
17 Förändringar under pågående avtal
17.1 Beställarens förändringar av förfrågningsunderlaget
Beställaren har rätt att under avtalstiden göra ändringar i förfrågningsunderlaget. Förändringar av administrativ eller språklig karaktär liksom förändringar i förfrågningsunderlagets del 1-2 samt i bilagor till förfrågningsunderlaget kan genomföras utan att utföraren informeras. Om beställaren fattar beslut om förändringar i förfrågningsunderlagets del 3-6 ska utföraren underrättas skriftligen om förändringen.
Ändrade villkor börjar gälla tidigast 30 dagar efter det att utföraren har informerats. Inför beslut om när förändringar ska träda i kraft ska beställaren beakta de behov av omställningar i
verksamheten som ändringarna kan förväntas medföra. Tidpunkt ska bestämmas så att utföraren ges skälig tid att vidta nödvändiga åtgärder.
Om utföraren inte accepterar beställarens förändringar ska utföraren säga upp avtalet. Om uppsägning inkommer till beställaren inom 20 dagar räknat från det datum då beställaren skriftligen informerade utföraren om förändringen, får utföraren behålla de gamla villkoren tills avtalet löper ut. Beställaren kommer omgående informera utförarens kunder om att de snarast ska välja ny utförare.
Om utföraren inte säger upp avtalet inom 20 dagar anses utföraren ha accepterat förändringen och utföraren blir bunden av de nya villkoren då de börjar gälla. Något nytt avtal behöver inte tecknas.
17.2 Om utföraren vill ändra uppgifter som utgör del av avtalet
Om utföraren vill ändra uppgifter som utgör del av avtalet ska en skriftlig ansökan skickas till beställaren. Ändringar ska ha godkänts skriftligen av beställaren för att vara giltiga.
Nedanstående ändringar ska godkännas av beställaren. Prövning sker på samma sätt som vid ansökan om godkännande i valfrihetssystemet.
byte av person som är ansvarig för verksamheten
byte av arbetsledare
överlåtelse av avtal till annan juridisk person
införande/ändring av kapacitetstak
18 Befrielsegrunder (force majeure)
Force majeure såsom strejk, bojkott, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, myndighets åtgärd eller annan omständighet, som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina skyldigheter enligt avtal befriar part från skyldigheten att fullgöra berörd förpliktelse.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som
befrielsegrund.
2018-xx-xx
Dnr 2018/0135
Del 6 s. 8(8) Föreligger ovan nämnda omständigheter har beställaren rätt att, så länge de består, själv utföra utförarens åtaganden.
Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.
Part som avser att påkalla befrielsegrund enligt ovan ska utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten därom. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund. Part ska återuppta fullgörandet av de förpliktelser som förhindrats eller försenats så snart det praktiskt kan ske.
19 Uppsägning av avtal
Båda parter har rätt att säga upp avtalet med sex månaders uppsägningstid. Uppsägning ska göras skriftligen. Kortare uppsägningstid kan överenskommas mellan parterna.
I det fall beställaren har beslutat att valfrihetssystemet ska upphöra gäller istället arton
månaders uppsägningstid för utföraren. Beställaren har fortfarande rätt att säga upp avtalet med sex månaders uppsägningstid.
Om utföraren under en sammanhängande period av tolv månader inte har något
uppdrag/beställning från Sollentuna kommun har beställaren rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan.
Om de grundläggande förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget inte längre är uppfyllda har beställaren rätt att säga upp avtalet med den uppsägningstid som beställaren anger.
Vid uppsägning av avtal, oberoende av vilken part som har sagt upp avtalet, kommer beställaren att införa beställningsstopp i syfte att värna kontinuiteten för nya kunder.
Om utföraren säger upp avtalet ansvarar utföraren för att, i samråd med beställaren, skriftligen informera sina kunder om att avtalet kommer att upphöra. Informationen ska godkännas av beställaren innan den skickas ut.
Om beställaren säger upp avtalet ansvarar beställaren för att informera kunderna.
20 Tolkningsregler (handlingars inbördes ordning)
Avtalet mellan beställaren och utföraren utgörs av nedanstående handlingar. Om avtalshandlingarna skulle vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i nedan angiven ordning.
1) Avtal
2) Vid var tid gällande förfrågningsunderlag
3) Beställarens skriftliga godkännanden om ändringar i utförarens ansökan om godkännande i valfrihetssystemet
4) Utförarens ansökan om godkännande i valfrihetssystemet.
Bilaga 1
