Årsrapport S:t Eriks ögonsjukhus AB

(1)

(2)

Region Stockholm Regionrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm

Telefon: 08-737 25 00

E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se

Besök oss: Hantverkargatan 25B, T-bana Rådhuset, se www.sl.se Styrelsen

S:t Eriks Ögonsjukhus AB

ÅRSRAPPORT 2021

S:t Eriks Ögonsjukhus AB

Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade 2022-03-31 att överlämna rapporten till styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB för yttrande senast 2022-08-31.

Paragrafen förklarades omedelbart justerad.

Hans-Erik Salomonsson Ordförande

Digital signering Snezana Krunic

Sekreterare Digital signering

Visma Addo ID-nummer : b1720716-6321-4ff3-85d0-ebcb882033d6

(3)

Sammanfattning – S:t Eriks ögonsjukhus AB

I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivits på ett ändamålsen- ligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om den interna styrningen och kontrollen varit tillräcklig samt om räkenskaperna är rättvisande.

Bedömning för år 2021

Tillfreds-

ställande Inte helt

tillfredsställande Otillfreds- ställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt

resultat X

Tillräcklig Inte helt

tillräcklig Otillräcklig

Intern styrning och kontroll X

Rättvisande Inte rättvisande

Räkenskaper X

Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat

Bolagets ekonomi har under året påverkats av den pågående coronapandemin. Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt uppgår till -21 mnkr. En- ligt beslut¹ i fullmäktige ska coronarelaterade merkostnader och intäktsbort- fall undantas vid avstämningen av resultatkravet. Dessa poster uppgår till 42 mnkr. Bolaget har även erhållit 0,6 mnkr i bidrag för täckning av merkostnader och intäktsbortfall till följd av pandemin.

Fullmäktige har även beslutat att effekten av förändringen av diskonterings- räntan², som för bolaget uppgår till 29 mnkr, ska undantas vid avstämningen av resultatkravet.

Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt justerat för ovannämnda poster uppgår till 49 mnkr, vilket är högre än fullmäktiges resultatkrav. Revis- ionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed upp- nåtts.

Coronapandemin har påverkat styrelsens möjligheter att uppnå fullmäktiges mål och genomföra fullmäktiges uppdrag. S:t Eriks ögonsjukhus uppnår inte fullmäktiges mål om attraktiv arbetsgivare. Vidare ligger vårdproduktionen lägre än budgeterade nivåer, vilket uppges bero på coronapandemin. Det verksamhetsmässiga resultatet, har dock i huvudsak uppnåtts.

1 RS 2021–0124

2 Diskonteringsräntan beslutas årligen av Finansinspektionen och används i nuvärdesberäk- ningen av bolagens pensionsförpliktelser

(4)

Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genom- förd granskning, sammantaget som tillfredsställande.

Intern styrning och kontroll

Revisionen har granskat om S:t Eriks ögonsjukhus har säkerställt en tillräck- lig intern kontroll rörande hantering av bisysslor och jäv för anställda och styrelseledamöter. Revisionen bedömer att sjukhuset delvis har säkerställt att det finns rutiner för en tillräcklig intern kontroll avseende bisysslor och jäv.

Styrelsen bör säkerställa att de specifika ägardirektiven antas av bolagsstäm- man. Ledningen bör säkerställa att bisysslor anmäls, att gallring av sker av anställdas bisysslor som inte längre är aktuella samt att sjukhusets riktlinjer inom området uppdateras.

Vidare har revisionen granskat kompetensförsörjning av specialistsjukskö- terskor. Revisionen bedömer att sjukhuset arbetar aktivt med de verktyg som regionen erbjuder för kompetensplanering och -försörjning, men att sjukhuset behöver uppdatera sin kompetensförsörjningsplan.

Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig.

Räkenskaper

Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt regionens anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning.

Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

(5)

Innehåll

1 Årlig granskning 1

2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 2

2.1 Ekonomiskt resultat 2

2.2 Verksamhetsmässigt resultat 4

3 Intern styrning och kontroll 5

3.1 Bisysslor och jäv 5

3.2 Kompetensförsörjning av specialistsjuksköterskor 8

3.3 Avrapporterade granskningar i delrapport 9

3.4 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 9

3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 9

4 Räkenskaper 9

4.1 Årsredovisningen 9

4.2 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 10

4.3 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 10

Bilaga 1 Sammanställning och uppföljning av rekommendationer till styrelsen Bilaga 2 Sammanställning och uppföljning av rekommendationer till ledningen Bilaga 3 Bedömningsmål och bedömningskriterier

(6)

1 Årlig granskning

I den årliga revisionen prövas och bedöms om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om rä- kenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig.

Styrelsen för S:t Eriks ögonsjukhus AB ansvarar enligt de specifika ägardirek- tiven för att bedriva specialiserad och högspecialiserad akut och planerad ögonsjukvård. Primärvård ska endast bedrivas i begränsad omfattning som stöd för FOU-uppdraget. Sjukhuset ska bedriva och medverka i klinisk forskning inom ögonsjukvård och bidra till utveckling av en evidensbaserad hälso- och sjukvård. Vidare ska sjukhuset bedriva klinisk utbildning. S:t Eriks ögon- sjukhus ska i samråd med ägaren och Karolinska Institutet utvecklas till ett nationellt och internationellt konkurrenskraftigt centrum för forskning inom ögonsjukvården.

Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, regionens regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom region Stockholm samt god revisionssed för kommunal verksamhet.

Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrup- perna och revisorskollegiet.

I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av regionens revisionskon- tor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Anna Ullsten m.fl.

vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Mikael Sjölander vid EY.

Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Detta ut- förs dels i form av basgranskning som årligen genomförs på alla nämn- der/styrelser, dels genom fördjupad granskning av specifika områden utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Den auktoriserade revisorn granskar räken- skaperna och styrelsens och verkställande direktörens (vd) förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt.

Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. Lekmannare- visorernas har genomfört ett möte för dialog med representanter för bolagsstyrelsen under vintern 2021.

(7)

2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat

I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och vd uppnått fullmäkti- ges resultatkrav och övriga ekonomiska samt verksamhetsmässiga mål. Be- dömningen omfattar även om styrelsen och vd genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten.

Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 3.

2.1 Ekonomiskt resultat

Budget

2021 Bokslut

2021 Bokslut 2020 Resultaträkning (mnkr)

Verksamhetens intäkter 726 709 682

Verksamhetens kostnader inkl. av-

skrivningar och finansnetto - 716 - 730 -672

Resultat före bokslutsdispo-

sition och skatt 10 - 21 10

Coronarelaterade merkostnader

och intäktsbortfall - 42 42

Erhållet bidrag för täckning av

merkostnader - - 0,6 - 0,7

Effekten av förändring av diskon-

teringsräntan - 29 0

Justerat resultat - 49 52

Erhållna koncernbidrag (skatt)* - 26 -

Lämnade koncernbidrag (skatt)* - - -14

Resultat efter bokslutsdispo-

sition och skatt³ 10 5 -4

Balansomslutning (mnkr) - 767 713

Årsarbetare (antal) 435 435 443

2.1.1 Resultat 2021

Bolagets resultat före bokslutsdispositioner och skatt uppgår till -21 mnkr.

Enligt beslut i fullmäktige⁴ undantas styrelsens merkostnader och minskade intäkter till följd av coronapandemin vid avstämningen mot resultatkravet.

Styrelsens merkostnader och minskade intäkter under 2021 uppgår till 42 mnkr. Bolaget har under 2021 erhållit 0,6 mnkr i bidrag för täckning av merkostnader och intäktsbortfall till följd av pandemin.

Fullmäktige har även beslutat att effekterna av förändringen av diskonte- ringsräntan som används vid nuvärdesberäkning av bolagens pensionsavsätt- ningar ska exkluderas i samband med avstämningen av resultatkravet.

3 Resultat efter bokslutsdispositioner och skatt är lika med resultatet före bokslutsdispositioner och skatt, med hänsyn tagen till lämnade/erhållna skattemässiga koncernbidrag.

4 RS 2021–0124

(8)

Styrelsens kostnader till följd av förändringen av diskonteringsräntan uppgår till 29 mnkr.

Styrelsen resultat uppgår till 49 mnkr justerat för coronarelaterade merkostnader, intäktsbortfall och bidrag samt effekten av ändrad diskonteringsränta.

Detta är 39 mnkr högre än fullmäktiges resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts.

Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen erhåller bolaget dessutom ett koncernbidrag på 26 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposit- ion och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 5 mnkr. I den fort- satta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (49 mnkr) som används vid avstämning mot fullmäktiges resultatkrav.

2.1.2 Jämförelse med budget 2021

Verksamhetens intäkter uppgår till 709 mnkr, vilket är ca 18 mnkr (2 pro- cent) lägre än budgeterat. Intäkterna för sålda primärtjänster understiger budgeten med ca 26 mnkr. Intäkterna från vårdavtalet med hälso- och sjuk- vårdsnämnden och utomlänsvård understiger budget med 25 mnkr respektive 13 mnkr, vilket beror på minskad produktion under coronapandemin. I posten sålda primärtjänster ingår även ersättning för intravitreala injektioner⁵, vilka överstiger budget med ca 12 mnkr. Den minskade produktionen har även medfört lägre patientavgifter än budgeterat (2 mnkr). Ersättningen för erhållna bidrag, övriga intäkter och sålda tjänster överstiger budget (3 mnkr, 6 mnkr respektive 1 mnkr).

Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 681 mnkr, vilket är 9 mnkr (ca 1 procent) lägre än budgeterat. Av bud- getavvikelsen är 15 mnkr hänförbart till lägre kostnader för personal och 16 mnkr till lägre övriga kostnader än budgeterat. De lägre personalkostnaderna beror bl.a. på att minskade kostnader för utbildning och pensioner. Att de öv- riga kostnaderna har minskat beror i stor utsträckning på att produktionen minskat till följd av coronapandemin. Kostnaderna för läkemedel överstiger budgeten med ca 16 mnkr, varav ca 12 mnkr är hänförligt till ökade kostnader för intravitreala injektioner, vilket sjukhuset kompenseras för. Budgetavvikel- sen i övrigt utgörs av flera delposter, bl.a. lägre materialkostnader än budgeterat (2 mnkr) och högre kostnader är budgeterat för köpta verksamhetsan- knutna tjänster (5 mnkr), samt lokal- och fastighetskostnader (3 mnkr).

Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens verksamhetsberättelse.

5 Injektioner i ögat för behandling av vissa sjukdomar i gula fläcken. Sjukhuset ersätts för kostnaden för läkemedlet enligt särskilt avtal mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och S:t Eriks ögonsjukhus.

(9)

2.1.3 Bedömning av ekonomiskt resultat

Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att det justerade resultatet överstiger resultatkravet.

2.2 Verksamhetsmässigt resultat 2.2.1 Måluppfyllelse

S:t Eriks ögonsjukhus uppfyller tre av fyra indikatorer avseende fullmäktiges mål om vård i rätt tid. Andel patienter som får tid för första besök hos specia- listläkare inom 90 dagar (81 procent) ligger under fullmäktiges målnivå (88 procent). Sjukhuset uppfyller också målnivåerna för indikatorerna som hör till fullmäktiges mål säker vård och effektiv vård.

S:t Eriks ögonsjukhus uppfyller inte målnivåerna för fullmäktiges mål attraktiv arbetsgivare. S:t Eriks utfall för hållbart medarbetarengagemang (68) ligger under fullmäktiges mål (77). Utfallet ligger under målnivåerna avseende motivation, ledarskap och styrning. Sjukhuset har inlett ett arbete med att ta fram handlingsplaner med åtgärder i syfte att stärka sitt arbetsgivarvaru- märke, där bl.a. frågor om arbetsmiljö ingår. Sjukfrånvaron var under 2021 6,4 procent, vilket är något högre jämfört med målet om 6,2 procent, men en förbättring jämfört med föregående år (6,9 procent). Sjukhuset uppnår mål- nivåerna för samtliga indikatorer avseende systematisk kompetensförsörj- ning.

Sjukhuset uppnår delvis fullmäktiges mål om innovation och digitalisering.

Detta för att bolaget endast delvis har infört metoder och verktyg för att arbeta med innovationer på ett systematiskt sätt. Sjukhuset planerar enligt uppgift att öka innovationstakten kommande år.

Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett till- fredsställande sätt i verksamhetsberättelsen.

2.2.2 Uppdrag från fullmäktige

Revisionen har under året särskilt granskat fullmäktiges uppdrag om minsk- ning av administrativa kostnader. Bolaget prognostiserade i sin delårsrapport att uppdraget skulle vara genomfört vid årets slut. Enligt verksamhetsberät- telsen pågår uppdraget dock fortfarande. Sjukhusets plan för att genomföra uppdraget är att vara restriktiv med administrativa tjänstetillsättningar och vid tillsättning analysera om dessa bidrar till att avlasta kärnverksamheten.

Revisionen konstaterar att S:t Eriks ögonsjukhus har en plan för att värna kärnverksamheten. Samtidigt kan konstateras att bolagets plan inte nödvän- digtvis leder till minskade administrativa kostnader, utan snarare begränsar en eventuell ökning av dessa kostnader.

2.2.3 Produktion

I jämförelse med budget ligger produktionen 19 procent lägre för öppenvård och 20 procent lägre för slutenvård. Öppenvårdsproduktionen har ökat 7 procent jämfört med föregående år medan slutenvårdsproduktionen är i nivå

(10)

med föregående års produktion. Att produktionen ligger under budget uppges bero på coronapandemin, som bl.a. medfört att patienter har valt att skjuta upp sin vård.

Sjukhuset har genomfört extra mottagningar under hösten 2021 för att öka produktionen och arbeta bort vårdskulden. Under slutet av 2021 ökade dock både sjukfrånvaron och inställda vårdbesök p.g.a. ökad smittspridning av co- vid-19, vilket försvårade en ökning av produktionen.

Antalet vårdplatser är oförändrat jämfört med både budget och föregående år.

Produktiviteten, räknat som kostnad per DRG-poäng⁶, har ökat jämfört med föregående år. Kostnaden per DRG-poäng var ca 77 000 kronor 2021 att jäm- föra med ca 80 000 kronor år 2020. Sjukhuset menar dock att det är svårt att jämföra produktivitet då produktionen både 2020 och 2021 har varit påver- kad av pandemin.

2.2.4 Bedömning av verksamhetsmässigt resultat

Revisionen konstaterar att pandemin har påverkat styrelsens möjlighet att uppnå det verksamhetsmässiga resultatet, men att det i huvudsak har upp- nåtts. Det är dock viktigt att styrelsen fortsätter att arbeta med åtgärder för att uppnå fullmäktiges mål om attraktiv arbetsgivare och för att öka produktionen till avtalade volymer.

3 Intern styrning och kontroll

I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och vd tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som leder till måluppfyllelse och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 3. Granskningen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor.

3.1 Bisysslor och jäv

Revisionen har granskat om S:t Eriks ögonsjukhus har säkerställt en tillräck- lig intern kontroll rörande anställdas bisysslor i enlighet med bolagets gäl- lande kollektivavtal⁷.Granskningen har även omfattat ledamöters engagemang utanför styrelseuppdraget, utifrån aktiebolagens bestämmelser om jäv⁸. Granskningen utgår också från regionfullmäktiges uppförandekod,⁹ vilken beskriver regionens övergripande förhållningssätt till jäv och bisysslor, samt till fullmäktiges riktlinjer och regionstyrelsens

6 Uppgifterna är inte inflationsjusterade.

7 Allmänna Bestämmelser AB 20

8 Aktiebolagslagen (2005:551) 8 kap. 23 §

9 Uppförandekod för Region Stockholm, RS 2019 - 0829

(11)

tillämpningsanvisningar¹⁰ inom området. En särskild kontroll har skett av om bolagsstämman beslutat om ägardirektiv varigenom det framgår att regionens riktlinjer ska tillämpas för bolaget. Uppförandekoden liksom riktlinjerna omfattar samtliga anställda och förtroendevalda i regionen, inklusive dess bolag.

I ägardirektiven framgår det att regionens riktlinjer ska tillämpas för bolaget.

I enlighet med den generella ägarpolicyn ska de specifika ägardirektiven fast- ställas på respektive bolagsstämman. Granskningen visar att de specifika ägardirektiven inte antagits vid bolagsstämman 2021.

Bolaget hanterar frågan kring bisysslor på flera olika sätt. Bland annat genom att medarbetare informeras om sin skyldighet att anmäla eventuella bisysslor till arbetsgivaren, dels vid nyrekryteringar, dels inom ramen för de årliga medarbetarsamtalen. Anmälan om bisyssla kan ske digitalt och enligt S:t Er- iks interna riktlinjer för bisyssla¹¹ kan anmälan även ske via en fysisk blankett som finns att hämta på bolagets intranät. Den nya arbetsprocessen i vilken medarbetare anmäler bisyssla direkt i Heroma finns inte beskriven i bolagets riktlinje även om detta förfarande tillämpas. Centrala sammanställningar för uppföljning av bisysslor tillämpas inte.

I granskningen har de anställdas anmälda bisysslor kontrollerats i förhål- lande till Bolagsverkets register avseende åtaganden i föreningar eller han- dels- och aktiebolag. Vidare har revisionen följt upp hur de anställdas an- mälda bisysslor samlas in och förvaras. För att bedöma om eventuell bisyssla har en inverkan på anställningen i bolaget genom exempelvis bisysslans art och omfattning har revisionen tagit del av bolagets bedömning av de anmälda bisysslorna. Därefter har revisionen genomfört en kartläggning av eventuell förekomst av transaktioner mellan bolaget och andra bolag/associationer där anställda skulle kunna ha åtaganden alternativt andra intressen.

Av granskningen framkommer att två av sex personer med konstaterade bisysslor i revisionens stickprovskontroll har anmält dessa till arbetsgivaren.

För ytterligare en medarbetare finns bisyssla registrerad hos bolaget, men den anmälda bisysslan avser inte samma bisyssla som framgår av genomförd registerkontroll och den anmälda bisysslan är inte längre aktuell. Det noteras att det för en medarbetare av underlaget inte går att följa vad bisysslorna avser varför en avstämning mot identifierade engagemang i Bolagsverkets register inte har kunnat ske. Vid en uppföljning med representanter vid bolaget framgår att bisysslorna hanterats av tidigare chef och att underlaget inte går över per automatik till den nya beslutande chefen. Vid byte av chef måste därmed alla anmäla bisysslor på nytt igen. Enligt uppgift skickar HR-chef mail för att uppmärksamma ledningsgruppen på detta, och ledningsgruppen förmedlar i sin tur informationen till berörda chefer.

10 Tillämpningsanvisningar för bisysslor i landstingets förvaltningar och bolag, LS 2017 - 1339

11 Skapad av HR-chef 2016-03-18, senast uppdaterad 2021-02-02

(12)

Revisionen har även gjort en motsvarande registerkontroll för ledamöterna i bolagsstyrelsen och därefter kontrollerat om jäv har anmälts i protokollen och huruvida några beslut har fattats för de bolag där det har funnits engagemang. I revisionens kontroll framgick att fem av sex ledamöter hade registre- rade engagemang enligt Bolagsverket. En granskning av styrelsens protokoll har skett för perioden januari till december 2021. I ett styrelseprotokoll noteras att anmälan av jäv skett. Berörd person deltog inte heller i diskussionen.

Vid protokollgranskningen har det även skett en kontroll av beslut kopplade till styrelseledamöternas identifierade engagemang enligt Bolagsverket. Av granskningen framkommer att inga beslut har fattats av berörda styrelseleda- möter avseende de bolag där ledamöterna har engagemang.

Bedömning

Revisionen bedömer att S:t Eriks ögonsjukhus delvis har säkerställt att det finns rutiner för en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av bisysslor och jäv för anställda och styrelseledamöter.

För att stärka den interna kontrollen bör styrelsen säkerställa att de specifika ägardirektiven antas av bolagsstämman, så att det blir tydligt att regionens aktuella styrdokument ska tillämpas för bolaget.

Revisionen noterar att det inte tydligt framgår i bolagets riktlinjer att medarbetare kan anmäla bisyssla digitalt i Heroma. Detta är dock ett förfarande som tillämpas i praktiken. Detta, i kombination med att det finns en möjlig- het att anmäla bisyssla via fysisk blankett, medför en risk för att samtliga an- mälningar inte tas omhand samt försvårar möjligheten till uppföljning.

Förekomsten av otillåtna bisysslor kan innebära skada för arbetsgivaren.

Identifierade avvikelser i genomförd stickprovskontroll visar att flera medarbetare inte har anmält bisysslor, att det finns anmälda bisysslor som inte längre är aktuella och det har även noterats avvikelser i underlaget vid chefs- byte varför det inte varit möjligt att bedöma huruvida bisysslorna är tillåtna eller ej.

Avsaknaden av en central sammanställning kan innebära begräsningar i upp- följning samt i att få en överblick av förekomsten av bisysslor och möjligheter att upptäcka eventuella jävsituationer. Värdet av en central sammanställning måste dock vägas mot det merarbete som kan följa vid framtagandet samt den kontinuerliga uppdateringen som krävs enligt GDPR.

Det sker ingen kontroll av anställdas bisysslor, med undantag för uppfölj- ningen vid medarbetarsamtalen och vid introduktion. Uppföljningen följer tillvägagångssätt enligt kollektivavtalet¹². Kontrollen av bisysslor bör dock ut- formas med hänsyn till såväl effektivitet som den anställdes integritet. Kon- trollen kan således med fördel koncentreras mot riskbaserade kontroller, istället för en bred granskning av samtliga anställda.

12 Kommentarerna till allmänna bestämmelser (AB 20).

(13)

Rekommendationer:

• Styrelsen bör säkerställa att de specifika ägardirektiven antas av bo- lagsstämman.

• Ledningen bör säkerställa att bisysslor anmäls i enlighet med gällande riktlinjer.

• Ledningen bör uppdatera bolagets interna riktlinje avseende anmälan av bisyssla.

• Ledningen bör säkerställa att översyn och gallring sker av anställdas bisysslor som inte längre är aktuella.

3.2 Kompetensförsörjning av specialistsjuksköterskor

Revisionen har i ett särskilt projekt¹³ granskat om satsningarna på kompe- tensförsörjning av specialistsjuksköterskor leder till fler specialistsjuksköters- kor där behoven är störst¹⁴. Region Stockholm har sedan 2017 gett drygt 500 sjuksköterskor möjlighet att vidareutbilda sig till specialistsjuksköterska med bibehållen lön under studietiden.

Granskningen visar att S:t Eriks ögonsjukhus arbetar med inventering och strukturering av kompetens i regionens verktyg för kompetensplanering och kompetensförsörjning. Revisionen bedömer att sjukhuset arbetar aktivt med dessa. Sjukhuset arbetar även med egna prognoser och analyser.

S:t Eriks ögonsjukhus uppmuntrar sina grundutbildade sjuksköterskor att vidareutbilda sig till specialistsjuksköterskor samt arbetar med att tydliggöra utvecklingsmöjligheter så att incitamenten för den enskilde ska vara tydliga vid avslutad specialistutbildning. Sjukhuset uppger att det är svårt att behålla medarbetarna efter avslutad utbildning. Det beror främst på att sjukhuset konkurrerar med vårdval¹⁵ som, enligt sjukhuset, kan erbjuda både bättre ar- betstider och högre lön.

Revisionen noterar att sjukhuset arbetar med flera åtgärder när det gäller kompetensförsörjningen av specialistsjuksköterskor, givet att problemen med brist på specialistutbildade sjuksköterskor till stor del ligger utanför sjukhu- sens möjligheter att påverka. Revisionen bedömer att sjukhuset, för att säker- ställa att det finns en långsiktig strategisk planering, behöver uppdatera sin sjukhusövergripande kompetensförsörjningsplan eftersom aktiviteterna i nu- varande plan sträcker sig som längst till 2020.

Rapporten har överlämnats till sjukhusledningen för kännedom med möjlig- het till yttrande. Sjukhuset har valt att inte yttra sig över rapporten.

13 Rapport nr 06/2021

14 Utöver S:t Eriks ögonsjukhus har även regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden och Karolinska Universitetssjukhuset ingått i granskningen.

15 Valfrihetssystem inom hälso- och sjukvården s.k. vårdval. Vårdval enligt LOV, Lagen om valfrihetssystem (2008:962)

(14)

3.3 Avrapporterade granskningar i delrapport

Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapporterings-PM för styrelsen. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport.

Granskning av riskanalys och internkontrollplan

Styrelsen har fastställt en för året aktuell plan för intern kontroll upprättad utifrån en av ledningen genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Revisionen noterar att risker från internkontrollplanen har tagits bort vid rapportering i samband med delåret, utan dokumenterad förklaring. Vidare stämmer inte tidplan och arbetsprocess i bolagets lokala riktlinje för riskanalys och internkontrollplan med regionens tidplan. Revisionen bedömer att bolaget i huvudsak har en fungerande process för arbetet med riskanalys och internkontrollplan, men noterar att dokumentationen av förändrad riskbedömning kan utvecklas och att den lokala riktlinjen behöver revideras.

3.4 Granskningar utan väsentliga iakttagelser

Den auktoriserade revisorn har utan väsentliga iakttagelser granskat led- ningsnära kostnader och representation, hantering av skatter och avgifter, bokslutsprocess och inköp och utbetalningar.

3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer

I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 och 2 framgår hur rekommendationerna har hanterats.

4 Räkenskaper

I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedöm- ningskriterierna framgår av bilaga 3.

Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn.

4.1 Årsredovisningen

Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt regionens anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning.

Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande.

(15)

4.2 Granskningar utan väsentliga iakttagelser

Den auktoriserade revisorn har granskat årsredovisningen, intäkter, perso- nalkostnader, upplupna personalrelaterade kostnader, pensioner och investe- ringar utan väsentliga iakttagelser.

4.3 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer

I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 och 2 framgår hur rekommendationerna har hanterats.

(16)

Postadress: Box 22230, 104 22 Stockholm

Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: 08-737 25 00

E-post: regionrevisorerna.rev@regionstockholm.se

Vad gör regionrevisorerna?

Regionrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av regionens nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet.

Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen.

De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen.

Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper.

I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhets- revisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på www.sll.se. Det går även att prenumerera på regionrevisorernas nyhetsbrev genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till regionrevisorerna.rev@regionstockholm.se.

(17)

Rekommendationer till nämnd/styrelse – ÅR 2021

S:t Eriks Ögonsjukhus AB

Inköp och upphandling

Ursprung Rekommendation Åtgärdad Revisionens kommentar

29971 Från rapport 2015 Årsrapport Tidigare ID 787

Styrelsen bör säkerställa att åtgärder vidtas för en tillräcklig styrning och intern kontroll av rutiner kring upphandling för att undvika otillåtna direktupphandlingar och bättre ut- nyttja konkurrensen.

År 2021

Sjukhusledningen har under 2021 tagit fram en riktlinje avseende direktupphandling.

Intern kontroll

77169 Från rapport 2021 Årsrapport

Styrelsen bör säkerställa att de specifika ägardirektiven antas av bolagsstämman.

Räkenskaper

Styrelsen bör i hållbarhetsrapporten •beskriva hur efterlevnad till olika styrande dokument ska följas upp, •redovisa resultatindikatorer för relevanta områden, •i riskanalys beskriva vem som är riskägare och redovisa riskvärderingar.

ÅR 2021

Uppföljning visar att delar av rekommendationen kvarstår, bl.a. beskriva hur efterlevnad till olika styrande dokument ska följas upp samt redovisa resultatindikatorer för relevanta områden.

(18)

Övriga

Styrelsen bör säkerställa att protokollen, för att uppfylla kraven i ägarpolicyn, konsekvent och tydligt anger vilka underlag som funnits för respektive ärende.

ÅR 2021

Tidigare granskning har visat att hänvisning till beslutsun- derlag saknats i protokoll. I styrelsehandingarna för 2021 finns hänvisningar till beslutsunderlagen. Granskningen av styrelsehandlingar 2021 visar dock att tydliga förslag till beslut inte finns i samtliga dagordningar eller underlag till sty- relsemöten, vilket ska finnas enligt Region Stockholms ägar- policy (RS 2020–0742). Vidare saknas tydliga beslut i några protokoll, vilket ska finnas enligt ABL (2005:551) 8 kap. 24

§. Rekommendationen bedöms därför som delvis uppfylld.

29980 Från rapport 2018 Delrapport Tidigare ID 1282

Styrelsen bör fastställa ett sammanhållet dokument som beskriver dess hantering av personuppgifter.

ÅR 2021

En riktlinje som beskriver sjukhusets hantering av personuppgifter har beslutats av styrelsen vid möte i december 2019.

(19)

Rekommendationer till ledning – ÅR 2021

S:t Eriks Ögonsjukhus AB

Inköp och upphandling

Ledningen bör utforma rutiner som säkerställer att direktupphandlingar över 100 000 kronor dokumenteras.

År 2021

Sjukhusledningen har under 2021 tagit fram en riktlinje avseende direktupphandling.

Intern kontroll

Ledningen bör säkerställa att bisysslor anmäls i enlighet med gällande riktlinjer.

Ledningen bör uppdatera bolagets interna riktlinje avseende anmälan av bisyssla.

Ledningen bör säkerställa att översyn och gallring sker av anställdas bisysslor som inte längre är aktuella.

(20)

Räkenskaper

46764 Från rapport 2020 Delrapport

Ledningen bör dels med regelbundenhet stickprovsgranska logglistor från leverantörsregister, dels kontakta leverantö- ren av leverantörskontraregistret för att undersöka möjlig- heterna av tydligare logglistor.

Delår 2021

Uppföljning visar ledningen påbörjat ett arbete med att ta fram en rutin för logglistor. En rutin för detta ska utarbetas tillsammans med systemförvaltningen och

ekonomi. Detta är ännu inte gjort.

Verksamhetsstyrning

74846 Från rapport

2021/06 Projektrapport

Ledningen för S:t Eriks Ögonsjukhus behöver säkerställa att det finns en aktuell och sjukhusövergripande kompetens- försörjningsplan som grund för en långsiktig strategisk planering.

Övriga

Ledningen bör enligt landstingets informationssäkerhetspo- licy säkerställa att regelbundna riskbedömningar genom- förs av Heroma.

ÅR 2021

Dataskyddsombud genomför, enligt uppgift från sjukhuset, granskning av HR-avdelningens löpande förvaltning i Heroma under 2022.

Rekommendationen gavs 2015. En ny granskning om in- formationssäkerhet kan behöva göras. Rekommendationen avskrivs.

Ledningen bör säkerställa att registerförteckningen uppfyll- ler kraven i dataskyddsförordningen.

ÅR 2021

Ett nytt registerförteckningssystem är upphandlat och kom- mer att implementeras under 2022.

(21)

Ursprung Rekommendation Åtgärdad Revisionens kommentar 29982

Från rapport 2018 Delrapport Tidigare ID 1286

Ledningen bör komplettera handlingsplanen med aktivi- tetsansvariga och sluttider samt intensifiera genomföran- det av planen.

ÅR 2021

Rekommendationen avser en handlingsplan som inte längre är aktuell. Rekommendationen avskrivs.

(22)

KRITERIER 2021

Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat

Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra.

Bedömningsmål:

1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges finansiella mål (resultatkrav) och följt fullmäktiges ekonomiska riktlinjer.

2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag.

3. Nämnden/styrelsen har i övrigt bedrivit verksamheten med god ekonomisk hushållning utifrån fullmäktiges beslut.

4. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

Bedömningskriterier:

Tillfredsställande

Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma.

Inte helt tillfredsställande

Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser.

Otillfredsställande

Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns väsentliga avvikelser eller allvarliga brister som måste åtgärdas snarast.

Kommentar: Bristerna eller avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas.

Intern styrning och kontroll

Nämnden/styrelsen ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och

(23)

regelefterlevnad. Nämnden/styrelsen har säkerställt systematiskt ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner.

Bedömningsmål:

1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter.

2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara.

3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs.

4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en plan för intern kontroll, i enlighet med regionens fastställda regelverk, fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker.

5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.

6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten.

7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet.

8. Nämnden/styrelsen har säkerställt en tillräcklig beredning av ärenden.

9. Nämnd/styrelse har fattat beslut med stöd i reglemente, delegation eller i uppdrag från fullmäktige.

Bedömningskriterier

Tillräcklig

Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma.

(24)

Inte helt tillräcklig

Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser.

Otillräcklig

Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns väsentliga avvikelser eller allvarliga brister som måste åtgärdas snarast.

Kommentar: Bristerna är uppenbara och försvårar styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas.

Räkenskaper

Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den

verksamhet som bedrivs.

Bedömningsmål:

1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar.

2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning.

Bedömningskriterier:

Rättvisande

Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan

förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning.

Inte rättvisande

Räkenskaperna innehåller väsentliga avvikelser eller allvarliga brister i förhållande till bedömningsmålen och ger inte en rättvisande bild av resultat och ställning.

Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas.