Styrelseprotokoll Nybro Bostads AB

(1)

Plats och tid

Beslutande

Tjänstgörande ersättare

Ersättare

Övriga deltagare

Underskrifter Sekreterare

Ordförande

Justerande

Justerande sign

SSL

2020-09-30

Blad 1

Nybro Bostads AB klockan 14:00 - 16:30 Sammanträdesdatum 2020-09-30

Daniel Lindvall (M) Börje Slättman (S) Ingeli Ivansson (C) Henric Gustavsson (C) Catarina Bentsrud (S)

Ann-Christine Quist-Karlsson (S) Göran Bågenholm (SD)

Sonny Lönngren (M)

Göran Strömberg, Ekonomichef Sulev Pull, VD

Helena Hertzman Rohdin, sekreterare

—lj— R

Helena Hertzman Rohdin

Ann-Christine Quist-Karlsson

Utdragsbestyrkande

(2)

w

2020-09-30

Blad 2

Följande ärenden behandlas på mötet:

§ 1 Mötet öppnande

§ 2 Val av justeringsperson

§ 3 Godkännande av dagordning

§ 4 Genomgång av FÖP Besök av Emmy Fransson

§ 5 Genomgång av föregående protokoll

§ 6 Hyresmarknadsläget

§ 7 Teknisk förvaltning

§8 Delårsbokslut jan-aug 2020

§ 9 Ekonomisk rapportering Aktuella krediter

§10 Övriga rapporter

Internkontroll kemikaliehantering Pågående projekt:

Kv. Vulkanus Kv. Drabanten Örsjö

§ 11 Beslutsärenden

Fastställa tidigare beslut per capsulam gällande förvärv av fastigheten Fröjdekulla 1:61

Möteskalender 2021

§12 Övriga frågor Ordf + Vordf kurs

§ 13 Nästa sammanträde 2 decembar

§ 14 Avslut

Justerande sign Utdragsbestyrkande

(3)

Blad 3

NYBRO BOSTADS Al

2020-09-30

§ 1 Mötets öppnande

Ordförande öppnade mötet.

§ 2 Val av iusteringsperson

Ann-Christine Quist-Karlsson är föreslagen att justera dagens protokoll.

Styrelsen beslutar

att Ann-Christine Quist-Karlsson justerar dagens protokoll.

§ 3 Godkännande av dagordning

Dagordning enligt bilaga till dagens möte redovisas av VD.

att godkänna dagordningen.

§ 4 Genomgång av FÖP

Philip Agerö presenterar den fördjupade översiktsplanen som Nybro kommun håller på att ta fram. Invånardialog, enkät och workshops har pågått och pågår fram till oktober. Antagande av planen är planerad till 2022.

att lägga informationen till handlingarna

(4)

Blad 4

§ 5 Genomgång av föregående mötesprotokoll

Protokoll från styrelsens möte den 3 juni 2020 redovisas.

att notera informationen till protokollet.

§ 6 Hyresmarknadsläget

Kundservicechef redovisar läget från kundservice.

Till månadsskiftet juli/augusti hade Nybro Bostad 31 uppsagda lägenheter, 11 var vakanta varav 4 var ställda för renovering och en för stambyte.

Vidare redovisas antalet intresseanmälningar per publicerad lägenhet. Under augusti hade en trea på Blads väg flest intresseanmälningar med 68 st, medans två tvåor i Målerås endast hade 3 aktiva sökande var.

Omflyttningarna under sommarmånaderna har varit högre jämfört med samma tid förra året och ser även ut att bli så under september och oktober

(5)

NBAS

Styrelseprotokoll Nybro Bostads AB Blad 5 W

2020-09-30

§7 Fastighetsförvaltning

VD informerar om pågående och kommande projekt.

Förvaltningen

Pågående underhållsarbeten:

Förvaltingen jobbar bl a med följande projekt:

• Målning av 9 st trapphus på Kungshallsvägen 15-31.

• Tvättning och målning av byggnaderna på Riddarevägen 22-34

• Översyn av alla tak och eventuell taktvätt och reparationer.

• Byte av vitvaror, kyl/frys, spis och fläktkåpa i 108 lägenheter på Vattugatan 1-23.

• Byte av entrépartier på Vattugatan 1-23

• Saneringsarbete av asbest samt byte av fönster och balkongdörrar på Sven Krååks väg 22 C-F.

Pågående reparationsarbeten:

• Större vattenskada på Vattugatan 51. Arbetet startade i juni och planeras vara klart vecka 44.

• Vattenskada på Kungshallsvägen 21 Avdelningen

Projektledarutbildningen är inplanerad för delar av personalen. Även LOU- utbildning är planerad. Effektivisering av besiktnings- och

felanmälansprocessen pågår.

Teknik och skötsel Pågående arbeten.

Digitalisering

• Lås och passersystem

Storgatan 34-40, passersystem

• Dr Sandbergsgata 1, 3 och 14

Passersystem och digital tvättstugebokning

• Digitaliserade säkerhetsdatablad för våra kemikalier finns nu via iChemistry.

Justerandj Utdragsbestyrkande

(6)

Blad 6

NYBRO BOSTADS AB

2020-09-30

Underhåll

UWS (underground waste system)

• Stor förbättring av arbetsmiljö

• Minskad tömningsintervall

• Mindre nedskräpning

• Byte av samtliga ventilationsaggregat på Riddarevägen

• Nya kulvertar samt undercentral Kungshallsvägen 15-31

• Renoveringar av tvättstuga på Sveavägen 17

• Maskinbyte i tre tvättstugor på Kungshallsvägen 15-31 Moderna maskiner med värmepumpsteknik.

Ramavtal

• 22 ramavtal har upphandlats under Q1-Q3

• 3-5 avtal återstår att upphandla under Q4

• LOU utbildning 12/11 för personal som hanterar inköp

Hyresgästnytta

Uppe i Kungshall har en del arbete utförts.

• Belysta bänkar har placerats ut vid Fryshuset.

• Discgolfbana har byggts i området.

• Renovering av Gula Grillen har genomförts och även tillgänglighetsanpassats.

Kundservice

Kundservicechef redogör för pågående aktiviteter.

• Grafiska profilen har lite finjusteringar kvar annars är den klar.

• Ny stripning av bilarna planeras.

• En kollektion av arbetskläder är under framtagande.

• Smaka på världen blir i år digitalt.

• Marknadsföring av Vulkanus 4 planeras

(7)

Blad 7 2020-09-30

Ekonomi/IT

• Budgetarbete startar under oktober månad.

• Uppföljning av driftnetto per fastighet startar under hösten.

• Utbildning Incit Xpand startar under hösten.

• Uppgradering till version 20.

• Fastighetstaxering småhus.

• Internkontroll kommer genomföras när det gäller ”fakturering hyresgästanpassning”

• Uppgradering av lönesystemet med tidsrapportering och flextid.

Ett förslag framförs om att presentationen kan läggas i portalen.

att presentationen läggs ut i portalen och att notera informationen till protokollet

§ 8 Delårsbokslut ian-aug 2020

Ekonomichef, Göran Strömberg, redogör för delårsbokslutet.

Nettoomsättning 117,8 mkr, ca 0,4 mkr bättre än budget.

Hyresintäkterna uppgår brutto till 111,6 mkr vilket är ca 0,5 mkr högre än budget.

Hyresbortfall och hyresrabatter uppgår till 1,3 mkr vilket är ca 0,3 mkr högre än budget, främst p g a uthyrningsproblem i vissa områden och ställda lägenheter för underhållsåtgärder.

Övriga förvaltningsintäkter uppgår till 7,6 mkr vilket är ca 0,4 mkr högre än budget och avser främst externa förvaltningsuppdrag till AB Nybro Brunn och Nybro kommun.

Justerande sign

I

Utdragsbestyrkande

&L

(8)

NBAS

Styrelseprotokoll Nybro Bostads AB Blad 8 2020-09-30

Kostnader för fastighetsförvaltning 48,9 mkr, ca 3,6 mkr lägre än budget.

Kostnader för fastighetsskötsel och städ är ca 1,5 mkr lägre än budget.

Kostnader för reparationer är ca 0,5 mkr högre än budget.

Underhållskostnaderna är ca 1,9 mkr lägre än budget.

- Taxebundna kostnader, uppvärmning mm är ca 0,7 mkr lägre än budget.

Fastighetsskatt och fastig hetsavgift är lika med budget.

Övriga externa kostnader 6,8 mkr, ca 0,7 mkr lägre än budget Kostnader för förbrukningsinventarier är ca 0,1 mkr lägre än budget Kostnader för reklam och PR är ca 0,5 mkr lägre än budget.

Kostnader för övriga externa tjänster är ca 0,1 mkr lägre än budget.

Personalkostnader 19,6 mkr, ca 2,2 mkr lägre än budget

- Tidsbegränsad nedsättning av arbetsgivaravgifter mars-juni gav ca 0,6 mkr i lägre kostnad

Budgeterade löneökningar har inte slagit igenom p g a att avtalet inte är klart ännu.

Personalen uppgick den sista augusti till 48 personer mot budgeterade 49 personer för helåret.

Avskrivningar 19,0 mkr, vilket är lika med budget

Räntenetto 5,4 mkr, ca 0,6 mkr bättre än budget

- Snitträntan på externa lån från kreditinstitut är 0,69% mot budgeterade 0,76%.

Budgeterad nyupplåning på 100 mkr har inte genomförts ännu.

Revers till Nybro kommun på 48,4 mkr löper med en ränta på 1,0%, har amorterats med 35 mkr under perioden.

Periodens resultat efter finansiella poster uppgår till 18,2 mkr, ca 6,7 mkr bättre än budget.

Justerande Utdragsbestyrkande

(9)

w

2020-09-30

Blad 9

§9 Ekonomisk rapportering

Ekonomichef, Göran Strömberg, redogör för aktuella krediter Lånestocken uppgår till 635,8 Mkr (636,4 Mkr) och fördelar sig på Kommuninvest ( 89,1%), SEB ( 8,1%) och Swedbank Hypotek ( 2,8%).

Snitträntan på lånestocken uppgår till 0,69% (0,76%).

Dessutom finns en revers till Nybro kommun på 48,4 Mkr som löper med en ränta på 1,0%.

Vidare redovisas lösta, upptagna och omskrivna lån 2020.

Omskrivet till rörlig ränta hos SEB på 6,7 mkr med en ränta på 0,38% med fastighetsinteckning som säkerhet.

Omskrivet till rörlig ränta hos SEB på 7,4 mkr med en ränta på 0,54% med fastighetsinteckning som säkerhet.

Löst och slagit ihop tre lån till fast ränta 5 år hos Kl på 80,6 mkr med en ränta på 0,55% med kommunal borgen som säkerhet, ränta 0,5%.

§10 Övriga rapporter

Internkontroll kemikaliehantering

Har tittat på det flödet och hur man vill jobba.

Innan en produkt köps in ska den godkännas av ett kemikalieråd. En annan brist har upptäckts när det gäller hanteringsbeskrivning, skulle också

hanteras av kemikalierådet. Hur ser förbrukningen ut, vilka volymer det gäller och hur exponeringen ser ut. Tanken är också att man ska kunna se om någon produkt skulle kunna ersätts med någon bättre produkt. Arbetet fortsätter.

(10)

Blad 10 2020-09-30

Pågående projekt Kv. Vulkanus

• Husmontage påbörjas v. 50.

• Projektet håller tidplan.

• Schaktarbeten med kulvert och husgrunder pågår.

• Byggmöten och skyddsronder har startat upp.

• Beräknad inflytt september 2021

• Ceremoni första spadtaget prel. 15/10, kl. 14.00.

Vi planerar för att styrelsen är med. Pressen bjuds in till ceremonin.

Arbetet på Vulkanus är en en grön arbetsplats på silvernivå.

Kv. Drabanten

Hus 3 pågår och det som är kvar, när den här delen är klar, är 6 hus.

För hus 3 påbörjas förbesiktningar 27/10 och slutbesiktning är planerad till 17/11. Återflytt av hyresgäster 23/11.

Örsjö

Vi kom ej överens ang. kontrakt med Götenehus.

Derome tackar tyvärr ned då de ej har tillräckliga resurser i denna regionen.

Heikius hus har tackat jag till den inledande avropsförfrågan.

• Inväntar ny situationsplan från dem.

• Upprättar nu kompletterande avropsförfrågan.

• Inväntar därefter anbud från dem.

• Prel. tidplan husleverans montage April/maj 2021

• Prel. tidplan inflyttning Q4 2021

Planen är fortfarande 6 st parhus.

Avslutade projekt

(11)

W

2020-09-30

Blad 11

Tillbyggnad av uterum kv. Fröjdekulla Tillbyggnaden är klar.

Kvarnbacken tillbyggnad av Storkök i kv. Läraren Tillbyggnaden är klar.

Rismåla, kommunal ridskola

• Kommunen har valt att avbryta samtliga upphandlingar då anbuden var betydligt högre än budget.

• Projektet kommer att omarbetas inom kort för att prioritera vad som är viktigast att genomföras.

• Politiken tar sedan beslut om ny upphandling

Skolprojektet 2020

• Uppstartsmöte 10/9 är genomfört.

• Marksaneringsplan är beställd.

• Upphandling av arkitekt pågår.

• Max budget på 250 mkr.

Ny detaljplan ska tas fram.

att notera informationen till protokollet

(12)

Blad 12 2020-09-30

§11 Beslutsärenden

Fastställa tidigare beslut per capsulam gällande förvärv av fastigheten Fröjdekulla 1:61

-att om Samhällsföreningen kan förvärva fastigheten Fröjdekulla 1:61 och sedan sälja den till NBAB för 150 tkr, förbinder sig NBAB att genom föra affären med samhällsföreningen.

att registrera beslutet som togs i somras till protokollet.

Möteskalender 2021

Styrelsemöte 3 mars Årsstämma 31 mars Styrelsemöte 2 juni

Styrelsemöte 6 oktober Styrelsemöte 1 december

att godkänna nästa års möteskalender och notera beslutet till protokollet.

(13)

Blad 13

NYBRO BOSTADS AB

2020-09-30

§12 Övriga frågor

Ordförande och vice ordförande skall åka på konferens i Malmö 19-20 oktober i Malmö.

Protokollen kommer fortsättningsvis att signeras med E-signatur. Alla berörda kommer få ett mail från Niklas Persson på kommunen, med en länk för att kunna signera digitalt. På mötet i december så planerar vi för digital signering men kommer även ha vanlig signering. Från årsskiftet kommer endast digital signering ske.

§ 13 Nästa sammanträde 2 december, 13:30

§ 14 Avslut

Mötet avslutas