Manual
2020-05-15 Rev. 2020-08-24
1 (3)
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Digital närvaro på sammanträde i rådet
Samtliga ledamöter och ersättare i rådet som kan uppmanas att delta vid sammanträden på distans. Ingen ansökan om att delta på distans krävs därför inför sammanträdena. Detta gäller samtliga förutom ordförande och
protokollsjusterare samt ev. ledamot med särskilt behov av att delta på plats.
Med särskilt behov avses främst otillräcklig internetuppkoppling hemma eller annat IT-mässigt hinder för deltagande på distans. Vid särskilt behov av deltagande på plats i möteslokalen, kontakta sekreteraren så snart som möjligt inför sammanträdet.
Denna särskilda rutin beror på att utrymmet i de rum som i nuläget har rätt teknisk utrustning är begränsat med hänsyn till Folkhälsomyndighetens rekommendationer om avstånd till andra. Rutinen om att ansöka om att få delta på distans kan komma att revideras inför kommande sammanträden.
---
Inför sammanträdet
Läsplattan som tilldelats varje förtroendevald ska användas för deltagande på distans. Den bör vara fullt laddad inför sammanträdet. Om det är möjligt bör läsplattan vara på laddning under hela sammanträdet. Det går att delta på sammanträdet på distans via dator (se särskild rutin). Det går inte att delta på sammanträdet på distans via mobiltelefon. Netpublicator-appen i läsplattan ska vara uppdaterad med senaste version, minst 6.5.1., i god tid innan sammanträdet.
Internethastigheten behöver vara tillräcklig för att man ska kunna delta på distansmöte via sin läsplatta. Hastigheten ska testas i god tid inför mötet genom att följa instruktionerna i bilagan "Testa internethastigheten".
Läsplattan har internet via 4G. Det går också att stänga av 4G och istället koppla upp läsplattan mot internet via WiFi-nätverk. Hastigheten mellan dessa två alternativ kan variera under olika tider på dygnet och beroende på vilken täckning det finns där man sitter. Välj det alternativ, 4G eller WiFi, med högst internethastighet.
Närvaro på distans sker via Netpublicator, nämndernas app för kallelser och handlingar. Appen finns på alla förtroendevaldas läsplattor. Samtliga andra appar på läsplattan ska vara avstängda under pågående sammanträde.
2020-05-15 2 (3)
Sekreteraren skapar ett digitalt sammanträde i Netpublicator som deltagarna sedan kopplar upp sig mot inför att det är dags för sammanträdet.
Inloggning sker i Netpublicator precis som vanligt. Den som har problem med att logga in på Netpublicator ombeds kontakta sekreteraren i god tid innan sammanträdet.
Den ledamot eller ersättare som ska delta på distans ska 15 minuter innan sammanträdets start koppla upp sig för att pröva att tekniken inkl.
internethastigheten fungerar.
Distansdeltagande ska använda headset eller hörlurar med mikrofon under hela sammanträdet. Eget headset/hörlurar med mikrofon går bra att
använda. Enklare headset kan hämtas ut från kommunen vid behov. Anmäl detta till sekreteraren så snart som möjligt.
Under sammanträdet Upprop
Distansdeltagande kopplar upp sig mot sammanträdet genom att följa instruktionerna i dokumentet Netpublicator Video Meet –
användarinstruktion
Vid uppropet svarar distansdeltagande ledamot/ersättare som vanligt genom att svara JA när ens namn ropas upp. Ljud och bild ska vara på.
Den som inte har ordet bör efter uppropet bör stänga av sin mikrofon för en bättre ljudupplevelse under sammanträdet. Bilden ska dock lämnas på under hela sammanträdet.
Ordning under mötet samt begära ordet
Ordföranden ansvarar som vanligt för ordningen under mötet och
bestämmer också hur deltagare ska begära ordet. För deltagare på distans sker det enklast genom att skriva att man vill ha ordet i chattfunktionen i Netpublicator, alternativt genom knappen med en handsymbol Räck upp handen.
Ledamoten som fått ordet av ordföranden sätter på sin mikrofon under tiden då denne pratar och stänger därefter återigen av mikrofonen.
Vid förlorad uppkoppling hos deltagare på distans
Om en distansdeltagare förlorar uppkopplingen ska denne försöka att återansluta till videomötet på samma sätt som när denne kopplade upp sig till mötet första gången.
2020-05-15 3 (3)
Om en distansdeltagare förlorar internetuppkopplingen avgör ordföranden hur mötet ska fortsätta – ajournering för att återupprätta kontakten eller välja in en ersättare. För att ledamoten fortsatt ska anses som närvarande behöver ljud- och bildkontakt återupprättas. Kan det inte göras kallas en ersättare in.
Se övriga deltagare på sammanträdet
Med Netpublicator kan man själv styra vilka man ser på mötet (peka på bildskärmen på den ledamot man vill se). Maximalt 6 videorutor med bild på distansdeltagare syns samtidigt i Netpublicator. Några videorutor kommer därför ibland bli tomma.
I möteslokalen kommer sekreterarens inloggning filma från den fysiska sammanträdeslokalen.
Sammanträdeshandlingar
Distansdeltagare kommer åt sammanträdeshandlingarna under
sammanträdet precis som vanligt. Dessa finns i den specifika mappen för handlingar inför sammanträdet. Det går även att navigera bland handlingar i olika mappar utan att det påverkar ens deltagande på distans.
Föredragningar på sammanträdet
Vissa föredragningar från tjänsteorganisationen kan komma att ske med tjänstepersoner deltagande på distans.
Avslutningsvis
Vi hoppas kunna genomföra detta på bästa sätt utifrån rådande
förutsättningar – men vi får också visa ömsesidigt förstående inför att både förtroendevalda och tjänstemän är nya med tekniken för distansdeltagande och att det ställer nya utmaningar för oss alla gällande genomförandet av de politiska processerna.
Hör gärna av er om ni har frågor eller vill framföra förbättringsförslag!
Kontakt tas i första hand med sekreteraren.
