Arbetsgivare: Så här skickar du in esara-filer till FPA

(1)

Arbetsgivare:

Så här skickar du in eSARA-filer till FPA

(2)

• E-tjänstguide till för arbetsgivare

www.fpa.fi/arbetsgivare

Så här skickar du in eSARA-filer till FPA

20.6.2018 Så här skickar du in eSARA-filer

(3)

Innehåll

• Krav på löneprogrammet

• Krav på användaren

• Filerna som skickas in

• Ansökningar som skickas i eSARA-filer

• Meddelanden som skickas i eSARA-filer

• Blanketter som inte kan skickas i eSARA-filer

• De olika faserna när filer skickas in

• Att beakta då filer skickas in

• Kontrollera sändningen

20.6.2018 Så här skickar du in eSARA-filer 3

• Kontrollera sändningen

• Rättelse av felaktiga uppgifter

• Ny löneanmälan (XML-fil)

• Frågor och respons

(4)

Krav på löneprogrammet

• Den s.k. eSARA-funktionen ska vara integrerad i löneprogrammet

• Motsvarande uppgifter som på blanketterna Y17 och SV18

• FPA tar emot eSARA-filer

• i form av sekventiella filer, version 3.7

• på XML-formspråk, version 1.0 och 1.1.

• eSARA-program med sekventiella filer måste övergå till XML inom de närmaste åren

• med version 3.7 kan man fortsättningsvis skicka ansökningar med undantag för partiell rehabiliteringspenning och dagpenning vid smittsam sjukdom.

(5)

Krav på användaren

Användaren bör ha

• s.k. Stark Katso-kod

• Auktorisering av arbetsgivarorganisationen och

• Katso-rollen ”Ansökningar, betalningar och beslut”

• Huvudanvändaren inom arbetsgivarorganisationen kan bevilja auktorisering, behörigheter och roller till andra organisationer, exempelvis en

bokföringsfirma.

• Läs mer om Katso-koder skapas på www.yritys.tunnistus.fi

(6)

Ansökningar som skickas i eSARA-filer

• Följande3n förmåner kan sökas till arbetsgivare med eSARA-filer

(inom parentes förmånens beskrivningskod)

• Sjukdagpenning (01), partiell sjukdagpenning (02),

dagpenning vid smittsam sjukdom (07) och donationsdagpenning (08)

• Moderskaps-, faderskaps- och föräldradagpenning (03) samt särskild moderskapspenning (04)

• Rehabiliteringspenning (05)

 Ansökan åt arbetsgivaren genom att meddela lönen för frånvarotiden på eSARA-blanketten (t.ex. XML-blankett, ansökan Y17r)

• Semesterkostnadsersättning

– Ersättning för semesterkostnader som uppkommit under föräldradagpenningstid (blankett SV18)

(7)

Meddelanden som skickas i eSARA-filer

• I eSARA-filer kan man skicka meddelanden med förmånskoderna 01–08

• Den s.k. 6 månaders arbetsinkomsten som ska uppges i ansökan

• Frånvaro utan lön

• En tilläggsutredning som hänför sig till en ansökan som skickats in tidigare (på blanketten skapas endast textfältet Ytterligare uppgifter

• Tilläggsuppgifter som hänför sig till semesterkostnadsersättning (SV18) kan än så länge skickas endast i form av en sekventiell fil

(8)

Blanketter som inte kan skickas i eSARA-filer

• Följande blanketter kan skickas elektroniskt till FPA endast via e-tjänsten för arbetsgivare (fpa.fi)

• Ansökan som gäller partiell rehabiliteringspenning

• Meddelande om avtal om deltidsarbete med tanke på föräldradagpenning

• Meddelande om avtal om deltidsarbete med tanke på partiell sjukdagpenning

• Arbete utomlands

• Intyg över arbetstiden med tanke på barnavårdsstöd

(9)

Krav på löneprogrammet – eSARA-funktion 11/2015

Löneprogram Sekventiell fil 3.7 XML version 1.0 XML

Version 1.1

CGI Fenix x

CGI Hijat x

CGI Lön x

CGI Satus och Sonet x

CGI Pegasos x

Mepco x x

Personec F och W x

EmCe x

CGI Populus x

CGI Prima x

(10)

Villkor för avsändaren

• Du kan skicka filer om du har stark Katso-autentisering

• Behörighet av arbetsgivarorganisationen

• Katso-rollen (behörigheten) ”Ansökningar, betalningar och beslut”.

• Du kan ha fått behörigheten av Katso-huvudanvändaren eller från den organisationens huvudanvändare, som arbetsgivaren beviljat behörighet.

• Läs mer om Katso-autentisering på www.yritys.tunnistus.fi.

(11)

Filerna som skickas in

• Du kan skicka in valbart antal filer på samma gång.

• Du kan i en och samma fil samla så många blanketter/poster du vill från en eller flera arbetsgivare som har beviljat auktorisering.

• Filer som skickats in visas under Arkiv på Ilmoitin.fi direkt efter sändning.

- Filer som skickats in visas på Ilmoitin.fi endast för avsändaren

• Sända filer visas i e-tjänsten samma dag.

 Det lönar sig att börja med små filer när flera filer skickas in.

 Kom överens i din organisation om vem eller vilka som får skicka in filer.

(12)

De olika faserna när filer skickas in

20.6.2018 Yksikkö/Projekti/Esittäjä | Esityksen otsikko 12

• Om löneprogrammet inte har någon gränssnitts-applikation ska du

sammanställa filen och spara den i löneprogrammet eller på det sätt som man kommit överens om inom organisationen, och skicka in den via

tjänsten Ilmoitin.fi enligt följande:

1. Logga in på tjänsten Ilmoitin.fi 2. Välj Katso OTP-autentisering

3. Autentisera dig med dina personliga Katso-koder 4. Välj Inlämnande av materialet

5. Kontrollera att filerna är korrekta 6. Skicka in en eller flera felfria filer

7. Kontrollera att sändningen lyckades med arkivfunktionen

8. Kontrollera de inskickade blanketterna i e-tjänsten följande dag.

(13)

De olika faserna när filer skickas in – Logga in på tjänsten Ilmoitin.fi

Man kan logga in på tjänsten endast med Katso-koder.

(14)

De olika faserna när filer skickas in – Välj Katso OPT-autentisering

Välj OTP

(15)

De olika faserna när filer skickas in –

Autentisera dig med personliga Katso-koder

När du har Logga in ber systemet att du ger ditt personliga engångslösenord.

(16)

De olika faserna när filer skickas in – Välj Inlämnande av materialet

Välj Inlämnande av materialet om du skickar en eSARA-fil eller vill kontrollera filens formella

riktighet.

(17)

De olika faserna när filer skickas in –

Kontrollera den formella riktigheten av filerna

Du kan skicka ett felfritt material,

kontrollera flera filer och ta bort

kontrollerade filer.

(18)

De olika faserna när filer skickas in – Skicka in en felfri fil

Med knappen Skicka överförs filen till FPA:s server.

Förnamn Efternamn

(19)

Att observera när filer skickas in – Skicka inte samma fil på nytt

00000-123A

Filer som visas under Arkiv har överförts till FPA.

Filer som har skickats in tidigare visas bara för avsändaren.

Avbryt insändandet om du får detta meddelande

1

2

1

(20)

Att observera när filer skickas in–

Red ut felen

Öppna felförteckningen och ta reda på vad felet beror på. Rätta felen i löneprogrammet.

Det räcker med en enda felaktig blankett för att materialet inte ska gå att skicka.

(21)

Att observera när filer skickas in – Rätta felen i löneprogrammet

• Fel markeras med rött

• Anmärkningar markeras med gult

• I beskrivningen av felet visas den

personbeteckning som ingår i blanketten där det angivna felet finns (XML)

• Rätta felet i

löneprogrammet och sammanställ filen på nytt.

Välj i Ilmoitin-tjänsten en ny kontroll av filen.

00000<-123A

(22)

Kontrollera inskickat material – i Ilmoitin.fi

• Inskickade filer visas endast för den person som skickade dem.

• En fil som skickats in visas

omedelbart efteråt under Arkiv.

• När filen visas under Arkiv betyder det att sändningen lyckades.

• Ilmoitin överför filerna till FPA.

• FPA överför filerna till sina

förmånssystem på vardagar från ungefär kl. 22.30.

(23)

Kontrollera inskickade blanketter i e-tjänsten för arbetsgivare

Du kan kontrollera inskickade eSARA-blanketter i e-tjänsten för arbetsgivare (fpa.fi) enligt enskilda arbetsgivare och enligt enskilda personbeteckningar:

1. Logga in på e-tjänsten för arbetsgivare med Katso OTP-kod.

2. Välj den arbetsgivare för vars räkning du har skickat in en eSARA-fil.

3. Välj alternativet "Jag loggar in på tjänsten med arbetstagarens personbeteckning".

4. I navigatorn väljer du "Tidigare ärenden".

5. Välj den förmån som den inskickade eSARA-blanketten gällde.

6. Välj det datum då blanketten skickades in.

7. Kontrollera innehållet i blanketten.

(24)

Kontrollera inskickat material - Logga in på e-tjänsten för arbetsgivare

• Om du har beviljats auktorisering av flera organisationer ska du välja rätt FO-nummer.

• Om du har flera olika behörigheter för organisationen i fråga ska du välja

alternativet "Jag loggar in på tjänsten med arbetstagarens personbeteckning".

Logga in med arbetstagarens personsignum

Du kan välja svenska på följande sida när

du tryckt OK • http://www.fpa.fi/etjanst-arbetsgivare

1

1 2

2 3

3

(25)

Kontrollera inskickat material – Välj Tidigare meddelanden

Du kan se de ansökningar och meddelanden som tidigare har skickats in elektroniskt för samma arbetsgivares räkning och som gäller enskilda arbetstagare.

• I e-tjänsten för arbetsgivare syns de skickade blanketerna genast.

• Sända eSara-filer syns följande dag.

1234567-8 Yritys Ky

010101123A Efternamn, Förnamn

(26)

Kontrollera inskickat material – Välj förmån

• Välj den förmån som den tidigare blanketten gällde.

• Namnet på förmånen visas om blanketter har skickats in under innevarande år eller under de 2 föregående kalenderåren.

• I menyn visas också de

förmåner för vilka blanketter kan skickas in endast via e-tjänsten för arbetsgivare.

(27)

Kontrollera inskickat material – Öppna blanketten enligt datum

• Klicka på datum för att öppna pdf-blanketten.

• I förteckningen visas också de blanketter som skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare.

(28)

Kontrollera pdf-blanketten

Blankettens kod börjar med ESR om den har skickats som eSARA-fil och med ESA om den har skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare.

Är arbetsgivarens namn rätt skrivet?

• Namnet fås från Katso-tjänsten, om

blanketten har skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare.

 Ange arbetsgivarens namn i eSARA-filen på samma sätt som det har angetts i Katso- tjänsten.

Tilitoimisto Heinäsirkka Sirkka Heinä

PB 10 00000 Stad

Sirkka Heinä 040-123567

Sirkka@heinasirkka.fi Förnamn Efternamn 010101-123A Efternamn

Förnamn

1234567-8 Yritys KY

1 ¹

2

(29)

Kontrollera pdf-blanketten – Observera hur

valet av "Ny löneanmälan" inverkar på texten i blanketten

Om löneprogrammet använder formspråket XML är det alltid frivilligt att välja Ny

löneanmälan.

• Om alternativet Ny löneanmälan inte har valts och inget datum har angetts tolkas uppgiften som ett Nej-alternativ, och dagpenningen betalas till arbetstagaren själv efter den angivna löneperioden.

Om sekventiella filer används i

löneprogrammet är det obligatoriskt att göra ett val, ifall den angivna löneperioden inte täcker hela arbetsfrånvarotiden.

(30)

Frågor och respons

• www.fpa.fi/arbetsgivare

• Arbetsgivarlinjen, servicenumret för arbetsgivare 020 692 239 mån–fre kl. 9–16

• Chatten mån–fre 9–15

E-post:

• Frågor om e-tjänstens innehåll: esara(a)kela.fi

• Problemsituationer: ict-asiakastuki(at)kela.fi

• Prenumerera på Työnantajainfo, nyhetsbrevet för arbetsgivarkunder med avsnitt på svenska.

• www.kela.fi/uutiskirje

(31)

www.fpa.fi/arbetsgivare-guider