överförmyndarnämndens samverkan med Torsby kommun.

TJÄNSTESKRIVELSE

Datum Sida

2022-01-07 1 (2)

Postadress Besöksadress Telefon Internet Giro och org nr

Sunne kommun Sunne Vxl 0565-16000 sunne.se 744-2684

1. Personalenheten Kvarngatan 4 Dan.levin@sunne.se 21200-1843

686 80 Sunne

Överförmyndarnämndens samverkan med Torsby kommun

KS/2021:662

Förslag till beslut

1. Sunne kommun ingår ett samarbete med Torsby kommun gällande överförmyndarnämndens verksamhet.

2. Fördelning av resurser/kostnader mellan Sunne och Torsby kommun godkänns.

3. Kommunchef får i uppdrag att arbeta fram och teckna avtal för överförmyndarnämndens samverkan med Torsby kommun.

4. Budget för överförmyndarverksamheten 1,9 mkr flyttas till överförmyndarnämnden.

Sammanfattning av ärendet

Överförmyndarhandläggarna i Sunne och Torsby har utarbetat ett

gemensamt dokument ”Samarbetsrapport – ett treårsprojekt mellan Torsby och Sunne kommuners överförmyndarverksamheter”.

I rapporten framkommer att ett samarbete över kommungränserna minskar sårbarheten och att verksamheterna blir mer rättssäkra och effektivare.

Förändringen förväntas bidra till en trygg och mer kostnadseffektiv verksamhet.

Kommuncheferna i Sunne och Torsby arbetar gemensamt fram ett avtal där kommunerna skapas möjligheter att samverka med gemensamma resurser.

Utredning av ärendet

Avtalsförslaget har följande inriktning gällande fördelning av resurser och kostnader:

1. Sunne kommun köper chefstjänst motsvarande 25 % av en heltidstjänst av Torsby kommun för att leda

överförmyndarenhetens verksamhet.

Sida

2 (2)

2. Avtalet möjliggör ett samarbete mellan kommunerna.

Sunne kommun har vid revisioner fått kritik för att

överförmyndarnämndens handläggare organisatoriskt varit placerade inom individstöd. I samverkan med Torsby kommun tillskapas en gemensam och fristående organisatorisk tillhörighet för handläggarna.

Sunne kommun har flera andra samverkansytor med Torsby kommun, bland annat inom räddningstjänst samt inom växel och telefoni. Ett

samarbete inom överförmyndarnämndens verksamhet bidrar ytterligare till att hållbart och långsiktigt möta framtidens utmaningar med ett effektivt resursnyttjande.

Ekonomiska konsekvenser

Motsvarande 25 % heltidstjänst/år. Omfördelning inom befintlig budgetram.

Beslutsunderlag

Kommunchefens tjänsteskrivelse 2022-01-07 Samarbetsrapport 2017-11-20

Petra Svedberg Kommunchef

Beslutet skickas till:

Torsby kommun

RESULTATBUDGET

Kommunledningsstab -60 856 -51 864 -51 040 -51 818 -52 829 Samhällsbyggnad -71 336 -77 204 -101 208 -103 516 -105 157 Lärande och utbildning -324 983 -338 189 -316 951 -323 246 -328 462

Individstöd -135 603 -125 857

Vård och omsorg -213 028 -225 266

Socialtjänst -364 299 -377 282 -383 069

Miljö- och byggnämnden -246 -277 -283 -288 -294

Överförmyndarnämnden -134 -196 -2 100 -2 142 -2 185

Kommunrevision -741 -795 -811 -827 -844

Valnämnden 0 -10 -265 -10 -265

Verksamheternas nettokostnader -806 927 -819 657 -836 957 -859 128 -873 104 Interndeb pensioner mm 41 477 35 250 35 500 35 500 35 500 Pensionsutbetalningar (inkl ind del) -58 681 -54 500 -55 000 -55 250 -55 500

Förändr pensionsskuld mm 0 0 -11 000 -2 000 -6 500

Kalkylerade kapitalkostnader 49 527 51 420 50 899 51 500 51 500

Avskrivningar -37 798 -40 000 -39 454 -40 000 -40 000

VERKSAMHETENS NETTO -812 401 -827 487 -856 012 -869 378 -888 104

Skatteintäkter 575 608 583 414 613 887 635 544 656 165

Generella statsbidrag 250 924 258 263 261 609 253 298 251 740 Finansiella intäkter/kostnader 1 120 -1 950 -1 950 -1 950 -1 950 RESULTAT EFTER SKATTE-

INTÄKTER O FINANSNETTO 15 250 12 240 17 534 17 514 17 851

FÖRÄNDRING AV EGET KAPITAL 15 250 12 240 17 534 17 514 17 851 N y c k e l t a l

Årets resultat/skatteintäkter och

generella statsbidrag 1,8% 1,5% 2,0% 2,0% 2,0%

Summa skatt o generella bidrag 826 532 841 677 875 496 888 842 907 905 Ökning skatt o generella bidrag 3,0% 1,8% 2,7% 1,5% 2,1%

Ökning nettokostnad, vht 1,4% 1,6% 0,9% 2,6% 1,6%

"Beräknat reinvesteringsutrymme" 53 048 52 240 56 988 57 514 57 851 T k r

PLAN 2024 Budget

2022

PLAN 2023 Bokslut

2020

Budget 2021

Datum 2017-11-20

Antal sidor

13

SUNNE KOMMUN

^.^

^ K%

•2, '•?,

"^

-i.

^)j ^ ^ ^

'^oT^

Samarbetsrapport

- ett treårsprojekt mot en

rättssäkrare och effektivare verksamhet

Ett samarbete mellan Torsby och Sunne kommuners överförmyndarverksamheter

torsby.se

)J

SUNNE KOIVIMUN

ÖverfÖnnyndajfnätimden

SAMIVIANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum Datum

2018-03-26

Sida

15 (20)

ÖFN§36 ÖP2018/6 Samarbetsprojekt Torsby - Sunne

SUNNE KOMMUN

KOMMUNSTYRELSEN

A"S, 2018 -Q^ p 4

Dnr..^Ml?.M'^

'ILIZZ.

Overförmyndamämndens beslut

Overform.yadaraanin.den beslutar att till kommunstyrelsen överlämna dokumentet" Samai-betsrappoi-t - ett treårsprojelct mellan Torsby och Sume konununersöverförmyndarverksaralieter".

Överformyndamämndema i Smme och Torsby har träffats och firmer att projektet skall gagna båda kpnununema.

Ordföranden i Smmes och Torsbys överfoim.yndarnänmder vill tillsammans ha företräde inför respektive kommunstyrelse angående genomförandet av

samarbetsproj ektet.

Behandling på dagens sammanträde

ÖverfÖnnyndarhandläggama i Sunne och Torsby har utarbetat ett gemensamt dokument" Samarbetsrapport - ett treårsprojekt mellan Torsby och Sunne kommuners övei-fonnyndarverksamheter". Dokumentet är en komplettering till överförmyadartiämndens beslut 2018-02-19.

Skickas till:

Kommunstyrelsen

Justerande sign

<^

Innehållsförteckning

Förord...3

Overförmyndarens roll...4

Varför ska man satsa på överförmyndarnänmden?...5

Socialtjänsten... 5

Försörjningsstöd,,... 5

Äldrevården...„...„...„..,„.,...,....,....,..,,.„... 5

LSS 6

Kronofogden...„,,... 6

Försäkringskassan/pensionsmyndigheten... 6

Sarcmianfattaing...^ Aktuell status Sunne... 7

Arbetssätt...,...,.,...,? Organisation och styrning... 7

Arbetsmiljö... 8

Sanunanfattnmg... 8

Aktuell status Torsby... 9

Arbetssätt...,.,...,,,..,...,.,...,...,.,...^ Organisation och styrning... 9

Arbetsmiljö...,...,.,...,...,...^ Sarrmianfatfaring... 10

Samaibetsområden... 11

Slutord,,.,...13

jjÖ^|,|®a|n^^®ECT:f§ffimg^^gMjj|]|ä^%j^^^a^

Förord

Overförmyndarverksaraheten är en Mten men mycket viktig kommunal verksamhet.

Det är väldigt få inom kommunen som vet vad verksamheten verkligen handlar om.

Okunskapen är stor. Då kunskapen och inblicken i verksamheten ar begränsad är det svårt för beslutsfattarna att förstå problematiken som de båda

överfönnyndarnämnderna står inför. Det är svårt att förstå handläggarnas vardag och maktlöshet/ det kan vara svårt att se de enorma risker i rättssäkerheten och

konsekvenserna om verksamheterna inte fungerar. Därför hoppas vi att denna rapport ska göra oss hörda och öka förståelsen för vår verksamhet. För relativt små medel kan nämnderna få en möjlighet att bygga en verksamhet som motsvarar lagens krav på rättssäkerhet och minin-iera riskerna för oegenfligheter för den enskilde.

Overfönnyndarnämndernas mål är att motverka rättsförlust för de som har en ställföreträdare.

Detta är ett treårsprojekt där tanken är att vi ska jobba för att utveckla/ rättssäkra och effektivisera våra verksamheter genom ett samarbete mellan Torsby och Surmes överförmyndarverksamheter.

Som de flesta små verksamheter i små kommuner är sårbarheten stor. Genom ett samarbete minskas sårbarheten och verksamheterna kan bli rättssäkrare och effektivare vilket i slutändan innebär att verksamheten bUr tryggare och bUUgare.

Overförmyndarens roll

I varje kommun måste det filmas en överförmyndare eller en överförmyndamämnd.

Man kan välja olika sammarbetsformer mellan kommunerna om man så önskar. Det är fuUmäktige som väljer hur organisationen ska se ut.

Overförmyndarnänmden är en kommunal verksamhet vars huvuduppgift är att utöva tillsyn, över kommunens förmyndare/ förvaltare och gode män. Genom tillsyn/ råd och stöd ska nämnden vara en garant för att stäUföreträdarna utför sina uppgifter på ett oklanderligt sätt.

Tillsynen består tiU stor del av granskning av redovisningshandlmgar. Nämnden förordnar också gode män i de faU detta inte ankommer på tingsrätten. I förordnadet ingår att försöka matcha ställföreträdare och huvudman för att uppnå bästa resultat/

dvs att huvudmannen ska få ett så bra liv som möjligt utifrån sina egna

förutsättningar. I de fall tingsrätten beslutar ska nämnden rekrytera och föreslå gode . män eller förvaltare. Det är också nämndens uppgift att vid behov fatta beslut om byte av god man eUer förvaltare. Nämnden har också i uppgift att på begäran från

tingsrätten utreda vissa ärenden. Overförmyndamämnden har även i sin roU som tillsynsmyndighet ansvar för att pröva begäran om tillstånd för vissa i lag defmierade rättshandlingar som bland annat saratycke till fastighetsförsäljnmgar/ placeringar och aivskiften. Ställförefa-ädaiskapet är en viktig institution i samhället och många gånger en förutsättning för att samhällets ska fungera på ett tillfredsställande sätt.

Verksamheten handlar till stor del om juridik och ekonomi samt personliga kontakter som är viktiga för den enskilda individen.

Overfönnyndamämnden är enligt lag ansvariga för att stäUföreträdama erbjuds erforderlig utbildning.

Länsstyrelsen och JO svarar för den statliga tillsynen av att nämnden följer gällande lagar och regler.

Por att överförmyndamämnderna ska kunna Idaia sitt uppdrag på ett professionellt sätt behöver verksamheten, renodlas och omorganiseras.

Varför ska man satsa på överförmyndarnämnden?

För att kommunen ska lämna leva upp till sin tillsynsskyldighet för de personer som är i behov av stöd och hjälp krävs en väl fungerande överförmyndarveriksamhet

En väl fungerande överförmyndarverksamhet innebär minskade kostnader för kommunen och andra myndigheter. En god man utför sitt uppdrag på näst u-rtill ideeU basis och i ett stort antal stäUföreträdarskap är det den enskilde själv som betalar gode mannens arvode. Gode mannens behörighet sträcker sig över ett mycket stort område och det är inget vågat påstående/ att en dåligt fungerande överförmyndarverksamliet får negativa konsekyenser inom andra delar av komrm-men tex för de som sysslar med mdividstöd men även för landsting och andra statliga myndigheter.

När det gäUer myndighetskonf akter får det antas att myndigheternas handläggning förenklas högst betydligt i de fall där det finns en bra fungerande ställföreträdare. Den som har erfarenhet avmyndighetsverksamhet vet att en enda person/ tex med

psykiska besvär/ kan påverka en hel verksamhet negativt. Det kan röra sig om ständiga telefonsamtal och en strid ström av skrivelser. I de fall önskemålen kan kanaliseras genom en ställföreträdare är vinsten i arbetstid hos myndigheten mycket stor. Den besparmgspotential som föreligger här är enorm, inte minst inom kommunala verksamheter,

På kommunal nivå finns det pengar att spara med tanke på att det finns statliga medel att söka i form av bostadstillägg, sjukersättning, aktivitetsersättning och

hand&appersättnmg osv. Många människor är i behov av en ställföreträdare för att kunna erhålla dessa förmåner.

Socialtjänsten

Nedan kommer vi nämna kommunala verksamheter som spar pengar och personal genom en väl fungerande överförmyndarnämnd. Andra verksamheter berörs också.

Försörjningsstöd

Då en ställföreträdare i sitt uppdrag har att ta hand om sin huvudmans ekonomi är det naturligt att kommunens utgifter för försörjningsstöd påverkas. En god man kan många gånger rädda upp den ekonomiska situationen för huvudmannen genom at ansöka om de bidrag och ersättningar huvudmannen har rätt till/ samarbeta med huvudmannen kring hushållning av huvudmannens ekonomi samt ordna så att denne kan försörja sig själv. Varje krona en ställföreträdare lyckas rädda är en sparad krona för kommunen.

Äldrevården

Verkligheten inom äldrevården är sådan att omsorgspersonalen ofta får koncentrera sig enbart på den kroppsliga vården av gamla vilket med automatik leder till en ökad vårdtyngd, Gode mannen kan även här spela en viktig roll genom att, i dialog med personalen/ på olika sätt sätta en guldkant på tillvaron för vårdtagaren. Utöver sociala

kontakter med besök hos huvudmannen, kan det vara fråga om att söka vidga huvudmannens sociala nätverk. Det är ofta ett godmanskapsärende startar med att omsorgen gör oss uppmärksamma på att de inte fått betalt för boende och

vårdkostnaderna och vårdtagaren hamnar i skuld som hamnar hos kronofogden. En väl fungerande överfönnyndarverksamhet kan på ett tidigt stadie stoppa detta vilket innebär minskade kostnader för kommunens samt huvudmannen.

LSS

Unga personer med fler diagnoser, ofta neuropsykiska, har ofta ett mindre väl fungerande slsyddsnät runt sig. Med rätt ställföreträdare kan dessa individer komma igång med olika insatser/ tex någon form av utbildning eller arbete.

Landstinget

Även inom landstinget finns pengar att spara om det finns en väl fungerande

överfönnyndarverksamhet. PramföraUt inom den slutna psykvården där personer ska skrivas ut till egna boenden men även för andra personer som ska skrivas ut från sjukhus tiU särskilda boenden eller boenden som ska anpassas. Om en god man finns med i ett tidigt stadie här och kan ordna med hyreskontrakt, vara delaktig i

vårdplaneringar osv så sparas mydket pengar.

Kronofogden

Många hamnar idag hos kronofogden och befinner sig på en destruktiv väg mot ekonomisk undergång. En god man kan göra oerhört mycket för de som hamnat hos kronofogden och även underlätta arbetet för myndigheten. Gode mannan kan tillsammans med huvudmannen och ktonofogden göra upp avbetalningsplaner och kronofogden slipper utfärda indrivning.

Försäkringskassan/pensionsmyndigheten

Många i samhället idag har försäkringskassa.n/pensionsm.yndigheten som enda inkomstkälla. De regler som styr verksamheten är mycket komplicerade och det är antagligen ingen lätt uppgift för myndigheten att sköta kundkontakterna med psykisk och/eUer fysisk funktionsnedsatta. Framförallt är det inte lätt för huvudmännen själva att förstå alla regler. Om kontakten istället sköts mellan myndigheten och gode mannen sparar man ofrolilct mycket tid för myndigheten och lidande för huvudmannen.

Sammanfattning

Varje satsad krona på övertörmyndarnämnden är mycket väl investerad. En väl fungerande överförmyndare är en förutsättning för väl fungerande ställföreträdare, Väl fungerande ställföreträdare är enormt kostnadseffektiva och innebär stora besparingar för kommunerna och samhället i övrigt.

Aktuell status Sunne

Arbetssätt

Idag arbetar två handläggare på kansliet i Sunne, totalt 1/75 heltidstjänst. En tillfällig utökning med 25 % fiims för arbete med ensa-mkommande barn och ungdomar fiims som förlängs månadsvis. Handläggarna har inte någon dokumenterad

arbetsbeskrivning.

Då det aldrig har fuimits tid till att utarbeta och anpassa mallarna som finns i det befintliga ärendehanteringssystemet har handläggarna inte haft möjUghet att använda systemet i dess fulla potential, utan handläggningen har blivit tidsödande och kan även medföra ökad risk för felskrivning i dokumenten och rättsförlust.

Handläggarna utför de för myndigheten förekommande arbetsuppgifterna utan dokumenterade arbetsrutiner och mallar.

Handläggarna har ansvar för att informationen som ligger på Sunne kommuns

hemsida är korrekt, De har även ansvar för att hemsidans blanketter är aktueUa och får arbeta fram nya som stämmer med verksamheten.

HancUäggarna ska jobba med handläggning av ärenden men en stor del av tiden går åt att skriva olika former av rapporter tex ekonomiska dokument/ internkontroller och statistik. Även detta gör att effektiviteten minskar.

Löpande handläggning särat granskning av redovisningshandUngar är bland det viktigaste verktyget för att upptäcka oegentligheter mot våra huvudmän. På grund av att arbetssituationen är ansträngd har det medfört att tiden för granskning av

årsräknmgarna har blivit oacceptabelt lång. Detta kan leda till stora rättsförluster för våra huvudmän samt att det är en stress hos handläggarna,

Organisation och styrning

I den politiska organisationen i Suime kommun ligger överförmyndamämnden direkt under kormnunfuUmäktige.

I föi-valtmngsorgamsationen i Sunne kommun för 2018 fcuns inte

överförmyndarnämndens personal onmämnd. Detta trots att överförmyndamämnden är en kommunal lagstadgad förvaltningsmyndighet.

Enligt lag får inte öveiförmyndamämnden ligga under någon annan nämnd.

Overfönnyndamämnden ska vaia en egen verksamhet fristående från andra. I Sunne kommun ligger överförmyndamänmdens personal under Individstöd och i sin tur under Individ och familjeomsorg, IFO, vilket är en högst olämpUg placering, med tanke på att det ofta uppstår jävsituationer mellan de båda verksamheterna.

I samband med den nya orgardsationens införande har överförrnyndarnärrmdens verksamhet och personalens situation åsidosatts/glömts bort. Mycket av myndighetens ekonomi/ rutiner/ dokumentation m.m. har varit och är fortfarande oklara. Vem har ansvar och för vad?

Handläggamas chef är även enhetschef över IFOs personal, samt iimehar en roll verksam inom socialtjänsten. Överförmyndarnämndens personal ingår som en pionuUeverksamhet bland de många olika verksamheter hon har ansvar för;

socialtjänst, LSS, fanuljecentral/ missbruk, budget- och skuldrådgivnmg samt överfönnyndarverks ämbeten.

Arbetsmiljö

På grund av oreda i den ostrukturerade organisationen finns en hög stressnivå hos handläggarna. Då det inte finns någon arbetsledare/chef som jobbar i eller förstår överförmyndarverksamheten är möjligheterna små att komma tiUrätta med

problemen. Chefernas ringa insyn i verksamheten/ och-dåliga förståelse för den ökade verksamhetsbelastnmgen (ökat antal komplicerade ärenden/ andra lagstadgade verksamhetskrav) och handläggamas arbetssituation har medfört att tjänster inte tillsatts i takt med de krav som ställs på verksamheten. Den höga arbetsbelastningen inom verksamheten medför även den tiU ökad stress vilket får tiU följd att den psykosociala arbetsmiljön är dålig. Rädsla för att orsaka rättsförlust mot huvudman eller arbetsgivare är stor/ då bl. a. tid inte finns för att förbereda och genomföra utbildningstiUfällen för ställföreträdarna. Risken är stor för sjukskrivningar eller uppsägningar från hcmdläggama då deras arbetssituation är ohållbar i längden.

Sammanfattning

Att överförmyndarnamnden ligger under IFO är mycket olyckligt då det uppstår jävsituationer meUan överförmyndare och soc. För att nämnda den senaste händelsen som tyder på hur oIämpUg organisationen är/ är följande: När ett ensamkommande barn bUr uppskdven i ålder ska gpde maimen entledigas efter en kort ufa'edning.

Chefen beslutar att Sunne kommuns gode män ska kvarstå tills socialförvaltningen gjort sin utredning i frågan/ max 4 månader. Vad gör handläggarna här? Vägra lyda chefens order eller bryta mot lagen?

Handläggama har dålig insyn i budgeten vaket gör att de har svårt lägga upp planer och strategier för verksamheten. Då mblicken och förståelsen för budgeten är Mten är det även svårt att veta hur man ska prioritera/ jobba framåt och utveckla verksamheten sajcnt arbeta ekonomiskt.

Det handläggarna vill och ska göra är att jobba med ärenden. Som det är idag är risken stor att rättssäkerheten för våra huvudmän är och blir lidande.

Aktuell status Tors by

Arbetssätt

Idag arbetar två personer på kansliet i Sysslebäck/ totalt 1/25 heltidstjänst på handläggning och 25 % med chefsuppgifter.

Under en kort period när verksamheten var i balans kunde man få en överblick över verksamheten/ dess fungerande områden samt brister. Endast ett fåtal

arbetsbeskrivningar/ rutmbeskrivningar och checldistor finns. Detta medför en risk för felaktig handläggning.

Man har även kunnat få en överblick över saker som blivit liggandes i många år samt möjlighet att se över förbättrmgsmöjligheterna både ur ett effektivitets - och

budgetsperspektiv,

Verksamheten har under många år jobbat med mallar/ blanketter/ hemsidan och ärendehanteringssystemet i mycket liten skala då utrymme inte fmmits så mycket jobb

kvarstår.

På grund av den höga arbetsbelastningen har verksamheten inte möjlighet att jobba efter mål och nyckeltal på ett tillfredsställande sätt. InterrLkontrollarbetet blir också lidande.

Overförmyndamämnden sitter med planer och strategier för hur verksamheten kan kostnadseffektiviseras och arbetseffektiviseras om bara möjligheten till utökad arbetskraft finns.

Organisation och styrning

Overfönnyndarnänmden är en egen fristående nämnd helt skild från andra verksamheter. Nämnden ansvarar och sköter sin egen budget.

Verksamheten har sin egen chef som har ansvar för verksamheten och dess utveckling, personal/ ekonomi med mera. Arbetet styrs/ leds och fördelas utifrån kunskap inom verksamheten och personalens kompetens. Alla ekonomiska rapporter/ internkontroU och andra verksamhetsdokument skrivs utifrån kunskap av verksamheten.

Större delen av nämndens beslut är delegerat tiU handläggarna samt tiU chefen vilket gör att handläggningstiden och nämndarbetet minskas.

Arbetsmiljö

Arbetsmängden är oacceptabelt hög. Kansliet handlägger 277 ärenden. Enligt

länsstyrelsens rekommendationer så handlägger öfn 52 ärenden för mycket. 100 % ska handlägga 180 ärenden, 25 % ska handlägga 45 ärenden. Länsstyrelsen ser med oro på arbetssituationen och risken för felaktig handläggning är stor.

Sammanfattning

Verksamheten har bra planer och strategier för att förbättra verksamheten men personalresurs saknas för genomförande. Då verksamheten under så många år varit underbemmnad har det varit svårt att få verksamheten att följa samhäHsutvecklmgen och mycket av det arbetsmaterial som finns är förlegat,

10

Samarbetsområden

Torsby och Sunnes öveiförmyndamämnder hai tillsammans sett över samarbetsområden:

• Chefstjänst - Att ha en chef som känner t01 verksamheten/ dess lagar och förstår personalens situation borde vara en självklarhet. Att låta handläggama handlägga och låta chefen ansvara för verksamheten/ utveckling, personal, ekonomi med mera. Detta är en förutsättning för att få en väl fungerande/

effektiv och kostnadsmedveten verksamhet. Att få en överblick över två lika verksamheter där mål/ vision och internkonfroUsarbete kan sammanlänkas gör att verksamheterna kan bH bättre då jämförelse under samma förutsättningar då films. Att kunna ha gemensamma veckomöten för handläggningsstöd och veckoplanering är otroligt viktigt då det många gånger är svåia ärenden vi hanterar. Att diskutera ärenden och få fler infallsvinldai tryggar vår handläggrung.

• Arendehanteringssystem - Genom ett gemensamt ärendehanteringssystem kan nämnderna samarbeta på ett helt nytt sätt och sårbarheten minskas. Idag har vi inte tillgång till varandras system vilket innebär att vi båda sitter och gör samma saker. Genom det gemensamma systemet så är det bara en person som behöver göra alla mallar och ändringar vid behov. Sårbarheten minskar då vi vid arbetstoppar, sjukdom/ semestrar osv kan hjälpa varandra med sedvanlig handläggning.

• Arbetsfoppar/arbetsbelastning - Samarbetet möjliggör att personalen kan jobba vid det andra kansliet om arbetsbelastningen tillfälligt ax hög eller vid sjukdom och semesterar.

• Telefon - Nämnderna har planer på att vid behov, tex vid hög

arbetsbelastning, sjukdom och semesterar/ koppla telefonerna till den andra kommunen. Genom ett gemensamt ärendehanteringssystem kan även lättare åtgärder vidtas vid den andra kommunen.

• Mallar och blanketter - Det films stora tidsbesparingar att göra om vi kan skapa gemensamma mallar och blanketter. Dels så behöver de bara göras en gång och så är det lättare att samarbeta näi vi använder samma material.

• Kurser och informationsträffar - Redan idag finns ett samarbete när det gäUer utbildning för gode män men även här finns förbättringspotential.

• Hemsidan - Allt fler använder sig av hemsidan för att läsa och hämta material.

En väl fungerande hemsida spar mycket tid och pengar då samtalen och utskicken minskas.

• Arbetsrutiner - Båda nämnderna saknai utförUga skriftliga arbetsrutiner. För att minska risken för handläggningsfel är det viktigt att sådana dokument finns.

11

Vision och mål - Att jobba utifrån gemensamma visioner och mål stärker båda verksamheterna.

Ekonomiska rapporter - Ett av problemen för Sunne kommun är att de har dålig insyn i ekonomin.. Genom att få en chef inom verksamheten som ansvarar för ekonomin och tar fram ekonomiska rapporter skapas bättre förutsättningar att planera verksamheten över tid.

Veckomöten inld. handläggningsstöd - Att diskutera veckan som passerat och lägga upp planer för veckan som kommer gör verksamheten mer effektiv.

Att även få diskutera senaste nyheterna tex olika domar är väldigt viktigt för rättssäkerheten. Det viktigaste av allt är dock att gå igenom och dokumentera de oUka ärenden som kommit in. Detta är oerhört viktigt för rättssäkerheten att rrunimera risken att ett ärende blir feUianterat.

Statistik - För att få en meningsfull statistik är det positivt att man kan jämföra två verksamheter. Att låta en ansvarig ta hand om statistiken och låta

handläggarna handlägga är också viktigt för att få ut ett bra resultat.

12

Slutord

De båda nämnderna har engagerade och kompetent personal som brinner för verksamheten och vill upprätthålla rättssäkerheten och utveddas. Under rådande omständigheter är utveckUngsmöjligheterna mycket små och frågan är hur länge personlens engagemang kvarstår.

Som framgår av rapporten är samarbetsområdena många och under resans gång framkommer säkert ännu fler områden.

För Suime kommun

juj^b^ja^ ^U\^w i^v\y

Christina Engström (J

<^ ^Oi^

Eva Hauri

För Torsby kommun

l&ä^-l

o

iver

e^, VCTu^e,

Åsa HUmersson

/^{,'»cr\^^

13