Digitalisering i Umeå kommun. Johan Gammelgård, direktör administration och innovation Jenny Conradssson, e-servicestrateg

Digitalisering i Umeå kommun

Johan Gammelgård, direktör administration och innovation Jenny Conradssson, e-servicestrateg

Sense of urgency?

Det finns vare sig tid eller råd att fastna i gamla sätt att tänka eller arbeta. Det går exempelvis inte att stimulera ökad personaltäthet eller traditionella arbetsmetoder. Det krävs ett

nytänkande om hur verksamheten kan utvecklas och utformas.

Arbetsmarknad i förändring

Många jobb försvinner

Många jobb tillkommer

Flesta jobb förändras

• Vad sker i EU, Sverige och regionalt?

• Organisering för digitalisering?

• Vad betyder alla begrepp?

• Hur möjliggör vi en digital transformation?

• Goda exempel och vad är på gång

• Vad tar vi med oss?

Upplägg

Vad sker i EU, Sverige och regionalt?

EU

• Digital agenda – digital inre marknad

• Ny programperiod 2021-2027

• The Green Deal

• Digital Europe Programme, Digital strategy and AI

• 100 climate neutral cities 2030

• Regeringens digitaliseringsstrategi

-

- Strategi för genomförande av Vision ehälsa 2025

• SKR – Strategi för utveckling i en digital tid -

• Myndigheten för digital förvaltning - DIGG -

Sverige

• Strategiskt partnerskapsavtal Umeå Universitet

• Strategiskt innovationsavtal med Region Västerbotten

• Konsortium för AI med Umeå kommun, Umeå Universitet, Region Västerbotten, RISE, Näringslivet m fl

• Regional utveckling Region Västerbotten

Regionalt

Umeås tillväxt ska klaras med social, ekologisk, kulturell och ekonomisk hållbarhet med

visionen om 200 000 medborgare år 2050

Smart, uppkopplad och hållbar kommun

Digitalisering – två perspektiv

Utveckla välfärdstjänsterna

Arkitektur

Arkitektur för den fysiska miljön Arkitektur för den digitala miljön

Övergripande planering Detaljplanering & Bygglov

Resurser Fysisk miljö

Jenny

Organisering för digitalisering

Enheten för Digitalisering och verksamhetsutveckling

Kommunstyrelsen ansvarig för den övergripande digitaliseringen

• Ansvarar för kommunens övergripande strategier för digitalisering

• Öka den digitala kompetensen

• Skapa genomslagskraft inom digitalisering

• Samordna och stödja verksamhetsutveckling

IT-funktionen

Tekniska nämnden ansvarar driften av kommunens IT- och telefonisystem.

IT-funktionen sköter installation, drift och support av verksamhetssystem,

infrastruktur och arbetsplatsutrustning.

Erbjuder också utredningar, projektledning, systemutveckling, processkartläggningar och systemförvaltning.

Vad betyder alla begrepp?

Jenny

Vad betyder alla begrepp?

Digitisering

• Att omvandla information från analog form till digital form T ex att överföra musik

Jenny

Digitalisering

• Nyttja digitala teknikers möjligheter

• Nya förväntningar och beteenden hos människor T ex tidningsbranschen

Vad betyder alla begrepp?

Jenny

Digital transformation

"Användningen av ny teknik förändrar förutsättningar och villkor för företag och offentlig sektor, för arbetsliv och utbildning och för tillit och social

sammanhållning i samhället.”

Digitaliseringskommissionen

Att aktivt ställa om sin verksamhet utifrån de nya förväntningarna!

Vad betyder alla begrepp?

Jenny

Kommunens övergripande mål för digitalisering

Digitalt först!

För att klara kompetensförsörjningen, förbättra arbetsmiljön och ge bättre medborgarnytta ska de möjligheter som den digitala transformationen innebär vara förstahandsalternativet för Umeå kommuns verksamhetsutveckling

Jenny

IoT och sensorer

Enheter som kan motsvara funktioner som tex. syn, hörsel och känsel

Jenny

IoT - Internt of things

I princip allt kan vara uppkopplat:

• Vardagsföremål som hushållsapparater, kläder och accessoarer, men även maskiner, fordon,

bevattningssystem och patientsängar byggnader

• Sakernas internet kan bestå av upp till 40 miljarder saker år 2025

• Utmaning att lokalt skala upp nyttan pga bristande informationshantering och arkitektur

Jenny

Potentialen med AI för Umeå kommun

Enligt nya siffror beräknas det ekonomiska värdet av ett

fullständigt införande av AI uppgå till cirka 140 miljarder kronor årligen, motsvarande cirka 6 % av dagens totala offentliga

utgifter

Jenny

Data är informationssamhällets viktigaste råvara.

Arkitektur och informationshantering är en förutsättning för AI.

Tre nivåer av AI AI

Maskin- inlärning

Djup- inlärning

Jenny

Hur möjliggör vi en digital transformation?

Johan

Vad behöver vi göra för att nå målet?

Digitalt

transformerad!

Nuläge

Mod

Arkitektur på alla nivåer

Digital kompetens Balans mellan

nutid och framtid Finansiering och effekthemtagning

Förmåga att förändra Skapa förutsättningar

för innovation

Tvärfunktionella team

Strategiska plattformar

Samverkan på alla plan Projektmognad

Vad behöver vi göra för att nå målet?

Digitalt

transformerad!

Nuläge

Mod

Arkitektur på alla nivåer

Digital kompetens Balans mellan

nutid och framtid Finansiering och effekthemtagning

Förmåga att förändra Skapa förutsättningar

för innovation

Tvärfunktionella team

Strategiska plattformar

Samverkan på alla plan Projektmognad

Uppdrag 5

Ta fram förslag avseende prioriterings- och beslutsordning, finansieringsmodell och

ansvarsfördelning för effekthemtagning relaterat till utvecklingsprojekt i kommunens verksamheter.

Förändringsprocesser

Kvalitetsarbete

Metodik

Automation E-post/fax?

Månadsmöten?

”Analoga normer”?

Digital kompetens

Resurser

Arkitektur Jenny

Vad är på gång?

Johan

Lokala strategier och planer kopplat till digitalisering

Umeå kommun

• IT-strategi

• E-servicestrategi

• Digitaliseringsstrategi, för- och grundskolenämnden

• Digitaliseringsplan för vård och omsorg

Johan

Uppdrag kopplade till Mål 3, Digital först

-

Uppdrag 5: Kommunfullmäktige ger därför kommunstyrelsen i uppdrag att belysa och ta fram förslag avseende prioriterings- och

beslutsordning, finansieringsmodell och ansvarsfördelning för

effekthemtagning relaterat till utvecklingsprojekt i kommunens verksamheter.

Förslaget ska särskilt belysa hur kommunstyrelsens utvecklingsanslag på ett bättre sätt kan nyttjas för att förbättra kommunens utvecklingsförmåga.

Uppdrag 6: Kommunfullmäktige ger även samtliga nämnder i uppdrag att under 2020 inventera processer och handläggningsrutiner och bedöma potential för automatisering. Kommunstyrelsen har det samordnande ansvaret.

Johan

Jenny

E-servicevisionen är beroende av Tjänstedesign

”..Användaren av e-servicen hittar med lätthet relevant information och de e-tjänster som bäst passar för användarens personliga situation och behov..”

Jenny

66,67%

20%

13,33%

Jenny

20%

20,22%

57,78%

Jenny

24,44 60%

%

15,56

%

Jenny

Visionsprototyp framtidens

invånarservice

Konkretisera målbilden Road map för planering

Jenny

E-service 2.0

Jenny

E-serviceplattformen

e.umea.se

• Datafångst. Nu: formulär → Närtid: IoT → Framtid: scanning

• Chatt bot. Nu: text → Närtid: ljud → Framtid: IoT

• Mina sidor möjliggör personlig service

Jenny

Digitalisering inom Fritid

Drunkningslarm på Navet

• Kameror filmar och bilden analyseras av AI

• Vid tecken på drunkning utlöses larm och positionering av den drabbade

Johan

Digitalisering inom Äldreomsorgen

Medicingivare i hemsjukvården

o Över 70 medicingivare i bruk – ger ökad självständighet vid medicinering

o Efterlevnad 99,6 % - förbättrar effekten av medicinering och minskar avvikelser

o 6 000 medicingivningar per månad - frigör resurser till mer omfattande behov

Johan

Digitalisering inom Samhällsbyggnad

Stadsdialogen- tyck till om din stadsdel både fysiskt och digitalt!

Johan

Nano-learning för alla medarbetare ”Digital kultur”-arrangemang

Jenny

AI, artificiell intelligens

• Stor satsning på AI från Umeå Universitet

• Små goda exempel finns

• Utmaning att skala upp nyttan pga bristande informationshantering och arkitektur

Öppna data - Digital information som är tillgänglig för alla!

”Data är informationssamhällets viktigaste råvara”

Arkitektur och informationshantering är en förutsättning!

Öppna data syftar till att skapa insyn, tillväxt och effektivitet i samhället och ger företag möjligheter att skapa innovativa tjänster, till exempel appar.

Arkitektur och informationshantering

• Effektivisera och automatisera

• Öppna data med rätt kvalitet

• Datalager med kvalitetssäkrad information

• Bättre upphandling och utveckling (IT-system, E-tjänster)

• Träningsdata till kommande AI-lösningar

• Digitala tvillingar, Smart City och samarbeten behöver strukturerad information

E-arkiv

Långtidsbevara information - Obruten digital process - Säker lagring

- Enklare ställa av IT-system som inte används Enklare tillgänglighet

- Effektivisering i verksamheterna Bättre service

- Allmänheten, företag, forskare som själva kan hitta information och dokument

Säkerhet

• Klassning av kommunens information

• All personal utbildas i informationssäkerhet

• Kontinuerligt arbete för att skydda

kommunen mot intrång etc i vår datormiljö genom både IT-säkerhet och

informationssäkerhet.

Jenny

Vad ska vi ta med oss framåt?

1. Hantera nutid - Glöm det som varit – Skapa framtid (i alla perspektiv)

2. Bättre effekthemtagning (Portföljstyrning och Förändringsledning)

3. Värna vårat data "det nya guldet" (Arkitektur och informationshantering)