22.2. Bilaga 1. Regler för lokalresursplanering

(1)

I:\Ekonomi\Strategisk Lokalenhet\1 STRATEGISK PLANERING\Lokalresursplan 2017\2 Lokalresursplan\TJUT - LRP\Regler - slutgiltiga dokument för beslut\Bilaga 1. Regler för lokalresursplanering.docx

Sida 1 av 5

Regler för lokalresursplanering

Antagna av kommunstyrelsen 2017-xx-xx

Innehåll

1. Inledning ... 2

2. Syfte ... 2

3. Mål och uppföljning ... 2

4. Lokalresursplanering ... 2

5. Roller och ansvar ... 3

5.1 Kommunstyrelsen... 3

5.2 Fastighetsägare ... 3

5.3 Nyttjande verksamheter... 4

6. Organisation för lokalresursplanering ... 4

6.1. Lokalstyrgupp... 4

6.2. Lokalberedningsgrupp ... 5

(2)

Sida 2 av 5

1. Inledning

Planering av lokalresurser i Sollentuna kommun utgår från verksamheternas behov och de gemensamma ekonomiska förutsättningarna.

Dessa regler behandlar kommunens styrning, planering, uppföljning och ansvarsfördelning för frågor som gäller lokalresursplaneringen.

2. Syfte

Syftet med reglerna är att säkerställa:

- en effektiv användning av lokaler och anläggningar samt bostäder för sociala ändamål,

- att den strategiska planeringen ger en långsiktigt handlingsplan och säkerställer effektivitet och kvalitet i lokalresursplaneringen,

- ett kontinuerligt arbete med att åstadkomma produktiva och effektiva lokaler och anläggningar för kommunkoncernens verksamheter och - att en väl fungerande samverkan i lokalförsörjningsfrågor sker mellan

nämnder och kommunägda bolag.

3. Mål och uppföljning

Lokalresursplaneringens övergripande mål är att uppnå en ändamålsenlig, effektiv, sund och säker verksamhetsmiljö som bidrar till hög produktivitet och kvalitet hos kommunens verksamheter.

I en lokalresursplan formuleras årliga mål för lokalanvändning och för hyreskostnader. Beslutade mål följs upp årligen.

Planering och uppföljning dokumenteras i lokalresursplanen som omfattar samtliga verksamheter, byggnader, lokaler, anläggningar för kommunal verksamhet samt bostäder för socialt ändamål.

Lokalresursplanen skall ha tre tidperspektiv:

- ett 1-3-årigt, - ett 10-årigt och - ett längre.

4. Lokalresursplanering

Lokalresursplanering är en strukturerad process för att samordna planeringen för kommunens lokalförsörjning.

(3)

Sida 3 av 5

Planeringen innebär att olika behov och önskemål om lokaler identifieras, prioriteras och värderas mot kommunens totala lokalanvändning, fysiska planering, verksamhetplanering samt ekonomi och miljöstyrning.

Kommunstyrelsen ska varje år formulera och följa upp målen för kommunens fastighetsinnehav, lokalanvändning och lokalkostnader.

Resultatet av planeringen dokumenteras i en lokalresursplan som är en del av underlaget i den årliga planeringen av kommunens budget och underlag för verksamheternas fortsatta planering.

Lokalresursplanen ska innehålla;

- Faktorer i omvärlden som påverkar lokalbehovet - Befolkningsprognoser

- Verksamheternas utveckling och behov av lokaler

- Lokalbeståndets utveckling såsom till exempel underhållsåtgärder och verksamhetsanpassningar

- Investeringsbehov och framtida årskostnader

- Utveckling – nyckeltal för vägledning och styrning av lokalbehov - Prioriterade åtgärder

5. Roller och ansvar

5.1 Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att leda och samordna kommunkoncernens behov av lokaler och anläggningar samt bostäder för sociala ändamål.

5.2 Fastighetsägare

Inom Sollentuna kommunkoncern utövas fastighetsägandet av kommunstyrelsen, Sollentuna Kommunfastigheter AB och AB Sollentunahem (kommande Sollentunahem AB).

Fastighetsägaren upplåter genom avtal lokaler och anläggningar samt bostäder för sociala ändamål för kommunkoncernens verksamheter.

Fastighetsägarna ansvarar för investeringar, anpassningar, förvaltning underhåll och drift av lokalerna och anläggningarna.

(4)

Sida 4 av 5

Fastighetsägarna ska delta i lokalresursplaneringen.

5.3 Nyttjande verksamheter

Nyttjande verksamheter ska redovisa sina lokalbehov och bär kostnaderna för nyttjade fastigheter, lokaler, anläggningar och bostäder för sociala ändamål. Omfattningen regleras i hyresavtal.

Nyttjande verksamheter ska delta i lokalresursplanering. Samtliga verksamheter ska aktivt, genom samarbete med kommunstyrelsens

förvaltningskontor, söka möjligheter att effektivisera lokalanvändningen och medverka till att lokaler kan avvecklas eller frigöras för annan användning.

Nyttjande verksamheter ska informera om ökade eller minskade verksamhetskostnader på grund av förändringar i lokalutnyttjandet.

Nyttjande verksamheter ansvarar för att tillstånd eller liknande finns för tillståndspliktig verksamhet.

6. Organisation för lokalresursplanering

Kommunstyrelsen ansvarar för att det inom kommunen finns en organisation för kommunens lokalresursplanering.

6.1. Lokalstyrgupp

Lokalstyrgruppen arbetar på kommunstyrelsens uppdrag och ansvarar för den strategiska samordningen, planeringen och uppföljningen av

lokalförsörjningen.

Lokalstyrgruppen leds av kommundirektören, som utser dess övriga medlemmar.

Lokalstyrgruppens uppgift är att:

- föreslå mål och mätetal för att styra och följa upp kommunens lokalförsörjning, lokalanvändning och lokalkostnader,

- leda och samordna kommunens lokalresurser samt ta fram förslag till prioritering mellan olika behov och önskemål om lokaler,

- samordna lokalresursplaneringen med kommunens fysiska planering, verksamhetsplanering, bostadsförsörjningsplanering,

investeringsplanering, ekonomiska planering samt miljöplanering, - slutligt bereda lokalresursplanen,

(5)

Sida 5 av 5

- föreslå beslut som effektiviserar lokalutnyttjandet samt - föreslå beslut om prioriteringar utifrån lokalresursplanen.

Lokalstyrgruppen ansvarar för att driva frågorna framåt och tillse att beslut kan fattas av rätt organ inom kommunen.

6.2. Lokalberedningsgrupp

Lokalberedningen svarar för samordning, planering, uppföljning och beredning av ärenden inför beslut i lokalstyrgruppen.

Lokalberedningsgruppen utses av och rapporterar till lokalstyrgruppen.

I lokalberedningsgruppens uppgifter ingår att:

- upprätta förslag till lokalresursplan,

- föreslå åtgärder för att effektivisera lokalanvändningen,

- föreslå prioriteringar mellan olika behov och önskemål om lokaler, - föreslå åtgärder för att minska kostnaderna och

- föreslå förändringar i lokalbeståndet.