SOLLENTUNA KOMMUN
Tjänsteutlåtande2012-12-17
Mona Birgetz Sidan 1 av 4
Dnr 2012/0202 K S - 1 2 Kommunstyrelsen
Regler för arbetstagares och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen följande:
• Kommunstyrelsen godkänner regler för arbetstagares och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun bilagda till tjänsteutlåtande daterat 2012-12-17.
• Kommunstyrelsen ger Kommunledningskontoret i uppdrag att upphandla ramavtal för att tillhandahålla tjänstecyklar.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2012-05-23, § 115, att remittera förslag till regler för arbetstagares och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun till nämnderna. De synpunkter som framförts rör konsekvenserna och tillämpningen av reglerna. Synpunkterna berör nyckeltal, hur ansvaret för tillämpning och uppföljning ska se ut och hur det behov av cyklar som reglerna leder till ska tillgodoses.
Frågorna om nyckeltal och ansvar är högst betydelsefulla, men bör hanteras inom ramen för kommunens målstyrningsmodell och kvalitetssystem. Det gäller även ansvaret för uppföljningen. Att tillgodose behovet av fler cyklar, inklusive elcyklar, fordrar insatser som lämpligen samordnas mellan flera nämnder och förvaltningar. Vinsterna med att i högre grad använda cykel än bil torde vara såväl ekonomiska som miljömässiga.
Ärendets beredning Inkomna synpunkter
Överförmyndarnämnden tillstyrker förslag till regler för arbetstagare och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun. Överförmyndarnämnden ser för sin del inga svårigheter att uppfylla kraven.
Barn- och utbildningskontoret anser att förslaget till regler för resor är bra och att de, såvida de följs, bidrar till en minskad miljöbelastning. Kontoret anser att man vid framtagandet av de nyckeltal som ska användas för att följa upp reglerna måste begränsa manuell uppföljning i största möjliga mån. Det är viktigt att uppföljningen i första hand göras centralt i
kommunen utan att enskilda nämnder behöver lägga tid på att administrera uppföljningen.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2012-12-17
Dnr 2012/0202 K S - 1 2 Sidan 2 av 4
Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret anser i likhet med barn- och utbildningskontoret att förslaget till regler för resor är bra och, såvida de följs, bidrar till en minskad miljöbelastning. Kontoret anser att man vid framtagandet av de nyckeltal som ska användas för att följa upp reglerna måste begränsa manuell uppföljning i största möjliga mån. Det är viktigt att uppföljningen i första hand kan göras centralt i kommunen utan att enskilda nämnder behöver lägga tid på all administrera uppföljningen.
Miljö- och byggnadsnämnden framför i sitt remissvar att förslaget till reseregler är välkommet och innehåller en rad åtgärder som syftar till att minska resornas påverkan på miljön. Åtgärder rörande till exempel
utbildning i sparsam körning, klimatkompensation av resor och prioritering av val av färdsätt är angelägna för att minska resornas klimatpåverkan.
Nämnden anser att det är positivt att reglerna är tydliga med att arbetsresor i första hand ska genomföras med cykel och kollektiva färdmedel. Sollentuna har ovanligt bra förutsättningar för detta. Det innebär dock en omställning från dagens resande och är därför en stor utmaning att få till i praktiken. För att få till reseregler som efterlevs bör förslaget utvecklas i vissa delar.
Tydligt ansvar är avgörande för att få till detta. Nuvarande skrivning att alla har ansvar att aktivt arbeta för att bidra till att minska verksamhetens
miljöpåverkan är inte tillräcklig. Det bör även tydliggöras att cheferna i kommunen har ansvar för att arbeta in policyn i sin verksamhet så att den förverkligas i alla resor. Det krävs även en tydlig uppföljning av hur
reglerna följs. I förslaget anges att uppföljningen årligen ska följas upp med nyckeltal. För att uppföljningen ska leda till åtgärder i verksamheterna bör nyckeltalen redovisas för varje nämnd. Efterlevnaden påverkas i hög grad i varje verksamhet och därför bör uppföljningen göras så nära
verksamheterna som möjligt. Deras uppfattning är att mycket kan göras för att öka viljan att använda cyklar för arbetsresor. I andra kommuner har användning av el-cyklar inneburit att användningen ökat. Även organisering och bokning av cyklar kan förbättras så att cyklarna inte bara blir något
"som står och skräpar". Cykelanvändandet gynnas om det finns en kommunal pool med välskötta cyklar som kan bokas med ett centralt bokningssystem1. Det är vanligt idag att kommuner organiserar interna bilpooler för resor i tjänsten. Detta effektiviserar användningen av de kommunala bilarna och minskar behovet av att använda egen bil i tjänsten.
Det innebär även en effektiv administration att gemensamt sköta bilarna. I resereglerna anges att bilar som inköps och används ska vara miljöfordon.
Denna regel bör kompletteras med att vid användning av taxi ska miljötaxi efterfrågas.
Vård- och omsorgskontoret har inget att tillägga gällande förslag till regler för arbetstagare och förtroendevaldas resor utan föreslår att vård- och omsorgsnämnden ställer sig bakom förslaget.
1 Enligt Gröna bilisters rapport från 2011 "Arbetet i Sveriges kommuner för att minska bilismens miljöpåverkan"
Tjänsteutlåtande
2012-12-17
Dnr 2012/0202 KS-12 Sidan 3 av 4
Trafik och fastighetskontoret menar att det är viktigt att resandet fungerar smidigt för arbetstagare och förtroendevalda i Sollentuna kommun. Att kommunens företrädare föregår med gott exempel är självklart för medarbetarna på trafik- och fastighetskontoret. Effektivitet ur miljö- och klimatsynpunkt är lika prioriterat som säkerhet och minimerade risker för olyckor och tillbud vid resor och förflyttning inom och utom kommunen. Ur arbetsmiljösynpunkt måste därför individens behov av bra förutsättningar också inkluderas i bedömningen av vilket transportsätt som skall väljas vid varje tillfälle. Samtidigt måste tidsåtgång för resan vägas in vid valet av resesätt.
Trafik- och fastighetskontorets medarbetare arbetar mycket ofta utanför kommunhuset. Det är därför uppmuntrande att kommunen förordar användandet av kommunens bilar och tjänstecyklar. Det eliminerar både risker, tydlighet i vem medarbetarna företräder samt ger alla medarbetare samma möjligheter till att verka på fältet och underlätta dialog med medborgarna.
Kultur och fritidskontoret har inget att invända mot förslaget.
Socialkontoret har framfört att "ska" i meningen "Resan ska i första hand genomföras på cykel eller med kollektiva färdmedel." ändras till "bör"
Reglerna har även behandlats i miljö- och klimatberedningen.
Kommentarer
Flera remissvar har synpunkter på hur de nyckeltal bör tas fram som i förslaget till regler ska följas upp årligen. I kommunens målstyrningsmodell finns inom området miljö- och klimat mått framtagna som omfattar
kommunens egna resor. Dessa mått behandlas även i kommunens
energieffektiviseringsstrategi och i de åtgärdsplaner som har tagits fram i enlighet med klimatstrategin för Sollentuna. Dessa strategier omfattar även de kommunala bolagens resor. Det är mot denna bakgrund lämpligt att frågan om hur nyckeltalen bör tas fram behandlas inom ramen för kommunens målstyrning och inte i reglerna för resor.
Chefernas roll och var ansvaret för uppföljningen av resereglerna tas upp av miljö- och byggnadsnämnden. Delvis är kommunens målstyrningsmodell ett svar på detta. Nämnden problematiserar dock bilden med var ansvaret för att köpa in cyklar, underhålla och upprätta ett bokningssystem för dessa ska ligga. Med hänsyn till att antalet kommunala cyklar idag är få är det nödvändigt att fler införskaffas för att förslaget till regler ska kunna följas.
Hur detta ska gå till ska inte reglerna behandla. Däremot är det lämpligt att reglerna åtföljs av uppdrag att handla upp elcyklar liksom fler vanliga cyklar, inklusive service. Dessutom fordras utrymmen för förvaring av cyklarna.
Miljö och byggnadsnämnden efterlyste att reglerna anger att vid användning av taxi ska miljötaxi efterfrågas. Kommunen har idag ramavtal med Taxi Stockholm. Taxi Stockholm har endast miljöbilar, varav 70 % biogasbilar.
Tjänsteutlåtande
2012-12-17
Dnr 2012/0202 KS-12 Sidan 4 av 4
Detta illustrerar att regler för miljökrav vid upphandling och inköp kan komplettera och överlappa reglerna för resor.
I förslaget till regler saknas båt som alternativ. Det hindrar inte att båtresa kan vara ett alternativ men det är svårt att generellt ranka båtresor i
förhållande till övriga alternativ. Exempelvis är resor med färja till Gotland ett sämre alternativ än flygresa ur miljö och klimatsynpunkt.
Kommunledningskontorets slutsatser
De inkomna synpunkterna motiverar inga förändringar av förslaget till regler. För att göra reglerna tydligare används i stället för arbetsresor benämningen tjänsteresor inom kommunen att ställas i relation till tjänsteresor utom kommunen.
Att reglerna förutsätter fler kommunala cyklar som kan användas av arbetstagare och förtroendevalda i tjänsten inom kommunen är en konsekvens som behöver beaktas. Det finns även skäl att överväga att införskaffa elcyklar. Men det fordrar en lämplig organisation och samordning som säkerställer att bland annat behovet av service och effektiva bokningssystem genomförs. Kostnaderna för att i högre grad använda cykel än bil torde även i ett kort tidsperspektiv vara betydligt lägre.
Det finns således vid sidan av hälso- och miljöskäl även ekonomiska skäl att införskaffa cyklar och elcyklar
Mot denna bakgrund föreslår kommunledningskontoret att
kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets förslag till regler för arbetstagares och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun.
Mona Birgetz Personalchef
Bilaga: Regler för arbetstagares och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun
