Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2014-10-28
Inga-Lill Fritsch Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0421 KS-1 Diariekod: 109
Kommunstyrelsen
Redovisning av intern kontrollplan 2014 för kommunstyrelsen
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
• Informationen i bilaga 1, 2 och 3 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-10-28 avseende uppföljning av intern kontroll 2014 läggs till handlingarna.
Sammanfattning
Den 1 januari år 2000 gjordes ändringar i kommunallagen som innebar att nämndernas ansvar för den interna kontrollen tydliggjordes. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer om intern kontroll för Sollentuna kommun den 17 november 2003.
Fullmäktige har den 15 oktober 2014 antagit ”Regler för intern kontroll i Sollentuna kommun”. Från och med intern kontrollplan 2015 kommer ett nytt arbetssätt att tillämpas.
Samtliga områden enligt den interna kontrollplanen 2014 har granskats förutom området personuppgiftsbiträdesavtal.
Utfallet på granskningen är god inom samtliga områden. Granskningen av fakturor har gjorts vid två tillfällen under 2014. Fakturorna har slumpvis valts ut.
Bakgrund
Kommunledningskontoret har tagit fram en intern kontrollplan för 2014 för Kommunstyrelsens område. Sex områden har valts ut för granskning.
1. Utbildnings/kurs- och konferensfakturor ska granskas, att det finns syfte och program samt att beslutsattestanten inte själv deltagit (jävskontroll) 2. Representationsfakturor ska granskas, att det finns syfte och deltagar-
förteckning samt att beslutsattestanten inte själv varit med (jävskontroll) 3. Granskning av tillfälliga utbetalningar, att det finns underlag och kvitton
samt att det finns en sakgranskningsattest och en beslutsattest.
4. Kontroll av bisysslor av kommunledningskontorets medarbetare.
5. Förekomst av personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller personuppgifts- lagens krav kopplat till avtal som kommunstyrelsen har.
6. Kvalitetskontroll inom plan- och exploateringsverksamheten, att det finns skriftliga uppdrag som innehåller beslut, tidplan och finansiering.
Tjänsteutlåtande
2014-10-28
Dnr 2014/0421 KS-1 Sidan 2 av 3
Fullmäktige har den 15 oktober 2014 antagit ”Regler för intern kontroll i Sollentuna kommun”. Från och med intern kontrollplan 2015 kommer ett nytt arbetssätt att tillämpas.
Uppföljning intern kontroll 2014
Kontroll av ”utbildnings/kurs- och konferensfakturor”
Granskning är genomförd av 46 ”utbildnings/kurs- och konferensfakturor”. I 43 fall finns uppgifter om syfte, i 45 fall finns uppgifter om deltagare, i 45 fall finns uppgifter om program alternativt så behövs ej dessa uppgifter och i 42 fall har beslutsattestanten ej deltagit själv.
Kontroll av ”Tillfälliga utbetalningar via leverantörsreskontran”
Granskning är genomförd av 37 ”tillfälliga utbetalningar via
leverantörsreskontran”. I 32 fall finns kvitton/underlag, i inget fall har beslutsattestanten attesterat en utbetalning till sig själv, i 29 fall finns såväl sakgransknings- som beslutsattest och i 35 fall är momsen korrekt
redovisad.
Kontroll av ”representationsfakturor”
Granskning är genomförd av 49 ”representationsfakturor”. I 47 fall finns uppgifter om syfte, i 44 fall finns uppgifter om deltagare/mottagare, i 40 fall har beslutsattestanten inte själv deltagit och i 43 fall är momsen korrekt redovisad.
Kontroll av ”eventuella bisysslor”
Granskningen är genomförd avseende samtlig personal på
kommunledningskontoret. Ingen bisyssla har föranlett vidare utredning eller förbud mot bisysslan.
Kontroll av ”förekomst av personuppgiftsbiträdesavtal”
Av resursskäl har ingen granskning genomförts.
Kvalitetskontroll inom plan- och exploateringsverksamheten Granskning är genomförd beträffande skriftliga uppdrag som innehåller beslut, tidplan och finansiering. Beträffande samtliga granskade uppdrag (12 stycken) finns ett skriftligt beslut. I sex fall finns en tidplan i beslutet, i fyra fall finns en tidplan utarbetad i efterhand, i ett fall är en tidplan ej relevant och i ett fall saknas tidplan. I tio fall är finansieringen ordnad antingen via uppdraget eller via exploateringsbudgeten, i ett fall är det ej relevant och i ett fall saknas finansiering.
Katarina Kämpe Håkan Wikman
Kommundirektör Ekonomichef
Tjänsteutlåtande
2014-10-28
Dnr 2014/0421 KS-1 Sidan 3 av 3
Bilaga 1: Utbildning/kurs/konferens, representation och tillfälliga utbetalningar
Bilaga 2: Bisysslor
Bilaga 3: Kvalitetskontroll, plan- och exploateringsavdelningen
