Sammanträdes- protokoll
Kommunstyrelsens arbetsutskott
Sammanträdesdatum 2015-04-20
Sidan 1 av 2
... ... ... ... ...
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
§ 73/2015 Dnr 2015/0166 KS-1
Diariekod: 034
Ianspråktagande av budgetmedel för införskaffande av IT-system för elektronisk arkivering e-arkiv
I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-03-24 från kommunledningskontoret.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen fattade 2015-03-16 beslut om att avsätta 6 miljoner kr för införskaffande av ett e-arkiv från kommunstyrelsens oförutsedda
ospecificerade medel 2015 (§49). Den kostnadskalkyl som tidigare beslut byggde på redovisade kostnaderna e-arkivet som produkt. Den
kostnadskalkyl som redovisar kostnaden för e-arkivet som tjänst var tyvärr inte färdigställd då kommunstyrelsen fattade beslut. Den visar att kostnaden för införande blir betydligt lägre och beräknas till 2 miljoner kr. Skillnaden i kostnadsberäkning beror på att vid införskaffande av e-arkiv som tjänst utgår ingen initial investeringsutgift. Kostnaden för tjänsten e-arkiv fördelas i stället under den tidsperiod (åtta år) som avtalet med tjänsteleverantören omfattar.
Det beräknade beloppet för ett införande (2 miljoner kr) omfattar inköp, uppsättning, konfiguration och anslutning av ett verksamhetssystem (pilot).
Ytterligare en pilot kommer att utgöras av arkivering av ekonomiska data från kommunens tidigare ekonomiadministration (Se KS 2015-02-23 § 25).
Kostnaden för detta anslutningsprojekt har beräknats till 1 miljon kr.
Totalkostnaden om 3 miljoner kronor täcks dels genom medel från ett förväntat överskott i kommunledningskontorets budget för 2015 (1,5 mnkr), dels från de medel som beslutats i kommunstyrelsens beslut 2015-03-16 (1,5 mnkr).
Anslutningar från övriga verksamhetssystem hanteras i särskilda anslutningsprojekt och ingår inte i införandeprojektet.
Arbetsutskottets förslag
Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunledningskontoret beviljas 1,5 miljoner kr för införskaffande av IT-system för elektronisk arkivering (e-arkiv), enligt
kommunstyrelsens beslut 2015-03-16 § 49.
Beslutsexpediering:
Akt
Sammanträdes- protokoll
Kommunstyrelsens arbetsutskott
Sammanträdesdatum 2015-04-20
Sidan 2 av 2
... ... ... ... ...
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
