Barn- och utbildningskontoret 2017-08-24
Ledningssystem för de medicinska insatserna, i Sollentuna kommunala grundskola
Linda Ekstrand, verksamhetschef Stöd och utveckling, BUK Ann-Catrine Biverstrand, MLA psykolog
Ann Lötbom, MLA skolsköterska
1
Innehållsförteckning
Ledningssystem för de medicinska insatserna i den samlade elevhälsan, i Sollentuna .... 1
Syfte och tillämpningsområde för SOSFS 2011:9 ... 1
Ansvar för och användning av ett medicinskt ledningssystem ... 1
Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad ... 2
Processer och rutiner Samverkan hälso- och sjukvård ... 5
Systematiskt förbättringsarbete ... 5
Egenkontroll ... 5
Utredning av avvikelser ... 5
Klagomål och synpunkter ... 5
Rapporteringsskyldighet ... 6
Förbättrande åtgärder i verksamheten ... 7
Förbättring av processerna och rutinerna ... 7
Personalens medverkan i kvalitetsarbetet ... 7
Dokumentationsskyldighet ... 7
Undantagsbestämmelse ... 8
Bilaga 1 ... 9
Förkortningar ... 9
Vid hänvisning till nedanstående lagstiftning används följande förkortningar ... 9
2
Ledningssystem för de medicinska insatserna i den samlade elevhälsan, i Sollentuna.
Detta dokument följer Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
I skollagen (2010:800) har begreppet skolhälsovård ersatts av “elevhälsans medicinska insats”
(EMI). Skollagen styr att det ska finnas elevhälsa och dess sammansättning. Skollagen ger vägledning om elevhälsans övergripande innehåll och mål. Elevhälsan beskrivs i skollagen 2 kap. 25-28§§ (2010:800). De medicinska insatserna är en egen verksamhetsgren i skolans elevhälsa som omfattas av skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologers medicinska arbetsinsatser.
Socialstyrelsen och Skolverket har gemensamt tagit fram “Vägledning för elevhälsan” för att bidra till utveckling av en samlad och likvärdig elevhälsa. Den ska vara ett kunskapsstöd och beslutsunderlag för personal och ledning och beskriver övergripande elevhälsans uppdrag, utgångspunkter, arbetssätt och ansvar.
Syfte och tillämpningsområde för SOSFS 2011:9
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ska tillämpas i arbetet. Verksamhetens alla medicinska delar ska omfattas och den som bedriver verksamheten ska med stöd av
ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten 3 kap. 1 och 2§§ (SOSFS 2011:9).
De som bedriver verksamhet måste skapa förutsättningar för medarbetare att delta i det systematiska förbättringsarbetet.
Det medicinska ledningssystemet ska fastställa principer för ledning av medicinsk verksamhet och vara ett stöd för att systematiskt och fortlöpande säkra kvaliteten i verksamhet som
omfattas hälso- och sjukvårdslagen, HSL, (2017:30).
Vården ska bygga på respekt för patientens/elevens självbestämmande och integritet, 5 kap.
HSL (2017:30).
På motsvarande sätt krävs tillräcklig kunskap för att kunna arbeta utifrån vetenskap och beprövad erfarenhet inom hälso- och sjukvården i enlighet med 6 kap.1§
patientsäkerhetslagen, PSL, (2010:659).
3 kap. SOSFS 2011:9 Ansvar för och användning av ett medicinskt ledningssystem Den medicinska ledningen ska vara så organiserad att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet i vården/elevhälsan.
4 kap. SOSFS 2011:9 Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad
Barn- och ungdomsnämnden, BUN, är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan. De ansvarar över att det finns ett ledningssystem som används systematiskt och fortlöpande samt för att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet genom att:
årligen godkänna patientsäkerhetsberättelsen
anpassa och ansvara för ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning, enligt HSL
verksamhetschef för de medicinska insatserna i elevhälsan utses
3
ha anmälningsplikt till Socialstyrelsen om det finns skälig anledning att befara att skolsköterska, skolläkare eller skolpsykolog kan utgöra en fara för patientsäkerheten, enligt 7§ PSL (2010:659)
ansvara för att det finns ändamålsenliga lokaler för de medicinska insatserna i skolan
ansvara för att rutiner för informationssäkerhetspolicy finns, för utredning och för polisanmälan då misstanke uppkommit om dataintrång i datajournaler.
Chef för Stöd och utveckling, Barn- och utbildningskontoret, är verksamhetschef för elevhälsan - utsedd enligt 29§ HSL och godkänd av BUN. Verksamhetschefen ansvarar över planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerhetsarbetet, samt att god elevhälsa bedrivs.
Alla medarbetare ska ha rätt kompetens och få relevant fortbildning, samt ha ansvar och befogenheter för att kunna bedriva en elevhälsa av god kvalitet.
Verksamhetschefen har ett samarbete med skolchef, medicinskt ledningsansvarig psykolog och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska.
En verksamhetschef:
ska tillsynsmyndighet (Socialstyrelsen), elever, föräldrar, personal och rektor kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten
har det samlade ledningsansvaret och kan inte överlåta detta till annan befattningshavare
får inte bestämma över diagnostik, vård och behandling om hon/han inte har tillräcklig kompetens och erfarenhet för detta och skall veta när ledningsuppgifter skall överlåtas till annan med medicinsk kompetens för att säkerställa hög patientsäkerhet och god kvalitet
ansvarar på uppdrag av vårdgivaren för att rutiner för utredning och anmälan till socialstyrelsen finns när skälig anledning finns att misstänka att skolsköterska, skolpsykolog eller skolläkare kan utgöra fara för patientsäkerheten
delegerar det medicinska ledningsansvaret om han/hon inte innehar tillräcklig
kompetens och erfarenhet för detta. Uppdraget skall vara skriftligt och väl definierat.
Medicinskt ledningsansvarig, MLA, arbetar på skriftlig delegation av verksamhetschef.
MLA stödjer verksamhetschef, rektor, psykolog, skolsköterska och skolläkare i det systematiska kvalitetsarbetet och har ett övergripande ansvar att stödja arbetet med verksamhetsutveckling, kvalitetssäkring, uppföljning samt utvärdering, tillsammans med verksamhetschef. Det centrala stödet för elevhälsans medicinska insats utgörs av medicinskt ledningsansvarig skolsköterska och medicinskt ledningsansvarig psykolog i samarbete med skolläkare och verksamhetschef. Skolläkare, skolpsykologer och medicinskt lednings- ansvariga är anställda under ansvar av chef för Stöd och utveckling/verksamhetschef för elevhälsan i Sollentuna.
Rektor beslutar om skolans inre organisation och elevhälsoarbete, samt leder och samordnar elevhälsans insatser på skolan. Varje enskild rektor är skolsköterskans närmaste chef.
Rektor har ett särskilt ansvar för elever som behöver särskilt stöd. För att kravet på god vård och patient/elev säkerhet skall kunna uppfyllas i elevhälsoarbetet ska rektor:
säkerställa att det finns ändamålsenliga lokaler för den medicinska verksamheten, om så inte är fallet skall rektor ta upp frågan med verksamhetschef/vårdgivare
4
säkerställa att det finns adekvat utrustning och anställa skolsköterska med rätt kompetens, i tillräcklig omfattning, i samråd med MLA
tillsätta vikarie senast efter en månads vakans av skolsköterska
säkerställa för att skolsköterskor deltar på möten med EMI och på yrkesspecifik kompetens utbildning med MLA.
Vid nyanställning strävar Sollentuna efter att skolsköterskor ska ha specialistutbildning till distriktssköterska eller barnsjuksköterska och ha examen från skolsköterskeprogrammet och skolläkare skall ha specialistkompetens i barn- och ungdomsmedicin, allmänmedicin eller barn- och ungdomspsykiatri, alternativt legitimerad läkare med erfarenhet som skolläkare.
Skolsköterska, skolpsykolog och skolläkare arbetar under eget yrkesansvar, enligt 6 kap. 2§
PSL (2010:659) och har anmälningsplikt vid misstanke om barn som far illa, enligt 14 kap.
socialtjänstlagen, SoL, (2001:453).
Varje ny skolsköterska får en kontaktperson utsedd, EMI är en lärande organisation där alla hjälper varandra. Yrkesspecifik fortbildning erbjuds till psykolog, skolsköterska och
skolläkare delvis i form av regelbundna verksamhetsträffar, där alla förväntas delta.
All hälso- och sjukvårdspersonal bär själva ett ansvar för hur han/hon fullgör sina arbetsuppgifter PSL (2010:659).
Processer och rutiner
Vårdgivaren ska enligt 3 kap. 2 §
identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. För övergripande aktiviteter ska vårdgivaren utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet.
1. identifiera de aktiviteter som ingår
2. bestämma aktiviteternas inbördes ordning
Sollentuna använder Stratsys digitala ledningsrapport system som hjälp för att dokumentera processer och rutiner. Kommunfullmäktige tar fram fokusområden. Barn- och
ungdomsnämnden förmedlar sina åtaganden till ledningsgruppen på Barn- och
utbildningskontoret. Ledningsgruppen ansvarar och beslutar om handlingsplaner, där ansvarig tjänsteman utses. Varje tjänsteman planerar aktiviteter för handlingsplanen och aktiviteterna redovisas till verksamhetschef och nämnd efter utsatt tidsplan. Rutinerna ger Sollentuna kommun ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras och anger hur ansvaret för utförandet är fördelat.
Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar över skolsköterskornas “basprogram”
och rutiner/processer som utgår från detta, samt över “metodbok för skolsköterskor”.
Rutiner för när tillämpning av metodhandboken behöver förändras finns. Personal rapporterar önskemål och synpunkter via mail till MLA som regelbundet reviderar rutiner lokalt.
Medicinskt ledningsansvarig psykolog ansvarar över psykologernas “utredningar” och rutiner/processer som utgår från dessa.
Det medicinska centrala stödet riktar sig till kommunala grundskolan i kommunen med undantag av psykologernas stöd som även riktar sig till fristående verksamheter.
5 Elevhälsans medicinska insats sammanställer årligen data över personalresurser,
kvalitetsgranskning, hälsostatistik samt vaccinationsstatistik i Sollentuna. Resultaten
redovisas till verksamhetschef och respektive rektor, samt till skolsköterskor och skolläkare.
Årssammanställning används både i lokala kvalitetsuppföljningar och i det förebyggande elevhälsoarbetet.
Samverkan hälso- och sjukvård
Enligt3 kap.§6 (SOSFS 2011:9) ska det:
framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten, för att förebygga att elever/patienter drabbas av vårdskada
genom processerna och rutinerna även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra verksamheter/vårdgivare och myndigheter.
Sollentunas medicinska insatser har framtagna rutiner för internt och/eller externt samarbete, vilket t.ex. kan ses i processer gällande hälsobesök och vaccination av nyanländ elev och vid egenvård.
5 kap. SOSFS 2011:9 Systematiskt förbättringsarbete 1 § Riskanalys
Elevhälsans medicinska insatser rapporterar tillbud och händelser/avvikelser digitalt med hjälp av KIA, kommunens informationssystem om arbetsmiljö, som tillhandahålls av AFA Försäkring. Skriftliga och kända rutiner finns för att varje rektor, psykolog, skolsköterska och skolläkare ska identifiera och rapportera till MLA vid förändringar i verksamheten
(olycksfall/tillbud/avvikelser), som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud.
Egenkontroll
Enligt 2§ ska vårdgivaren utöva egenkontroll. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet.
Egenkontroll rutiner för regelbunden granskning av metoder och vårdprocesser;
MLA ansvarar för att informera, sammanställa och följa upp resultat av kvalitetsgranskningar lokalt och för att redovisa resultaten i den årliga patientsäkerhetsberättelsen, som redovisas till BUN. Områden som granskas regelbundet är:
journaldokumentation genom systematiska loggkontroller en gång/termin, i enlighet med patientdatalagen, PDL, (2008:355) och upprättade rutiner
antal vaccinationer och hälsobesök/år, för att säkerställa att basprogrammet har följts på alla elever
kalibrering av medicintekniska produkter, enligt skriftliga rutiner
elevernas hälsobesök, som hämtas ur Prorenata journalsystem via avidentifierad data Utredning av avvikelser
Klagomål och synpunkter
Enligt 3§ ska vårdgivaren ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från:
1. elever/patienter och vårdnadshavare 2. personal
3. vårdgivare
6 EMI följer Sollentuna kommuns rutiner för att ta emot synpunkter och utreda klagomål.
Synpunkter och klagomål lämnas på framtagen blankett till berörd verksamhet. Om
kontaktuppgifter anges lämnas ett svar inom sju dagar (från det att klagomålet har mottagits).
Synpunkter kan lämnas skriftligt via e-tjänst och blankett samt muntligt. Inkomna synpunkter analyseras och hanteras enligt samma rutiner som övriga avikelser/tillbud.
Rapporteringsskyldighet
Bestämmelser om rapporteringsskyldighet för hälso- och sjukvårdspersonal finns i 6 kap. 4 § PSL (2010:659).
Rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud samt fastställa, åtgärda orsakerna och följa upp vidtagna åtgärders effekt finns inom
EMI. Skolsköterska och skolläkare skall rapportera negativa händelser till rektor och MLA.
Särskild digital blankett för avvikelserapport finns i KIA systemet och information om rutiner i kvalitetsarbetet kan läsas i ”metodbok för skolsköterskor”.
Bestämmelser om skyldighet för vårdgivaren att utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada finns i 3 kap. 3 § (2010:659)
Om vårdskadan är allvarlig ska vårdgivaren snarast göra en anmälan om Lex Maria till inspektionen för vård och omsorg, IVO, enligt bestämmelser i PSL (2010:659). EMI i Sollentuna följer rutiner från IVO och använder IVO:s blankett vid anmälan enligt Lex Maria. Information och blankett finns i ”metodbok för skolsköterskor”.
Skolsköterska, skolpsykolog och skolläkare skall utan dröjsmål rapportera till rektor och MLA händelser som har medfört vårdskada eller hade kunnat medföra vårdskada för elev i samband med vård, behandling och diagnostisering, enligt (SOSFS 2005:28).
MLA rapporterar till verksamhetschef enligt HSL och vårdgivaren. Elev och vårdnadshavare ska informeras om anmälan enligt Lex Maria.
6§ Sammanställning och analys
Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att
vårdgivaren ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet.
MLA ansvarar för händelseanalys och utser analysteam vid behov, samt ansvarar för åtgärder och tidsplan. Berörd skolsköterska, skolläkare och/eller psykolog bör ingå i analysteamet.
Syftet med analysen ska vara att så långt som möjligt klarlägga händelseförloppet och vilka faktorer som har påverkat det samt ge underlag för beslut om åtgärder så att liknande händelser inte inträffar på nytt.
Alla händelser rapporteras till rektor och MLA, som:
1. uppskattar sannolikheten för att händelsen inträffar igen
2. bedömer vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen 3. analyserar och vidtar åtgärder, t.ex. nya arbetsrutiner eller anmälan enl. Lex Maria 4. sammanställer och rapporterar
Rektor, MLA, skolsköterska och skolläkare rapporterar till verksamhetschef när skälig anledning finns att misstänka att skolsköterska, skolläkare eller psykolog kan utgöra fara för patientsäkerheten.
7 Förbättrande åtgärder i verksamheten
7 § På grundval av resultaten av de aktiviteter som anges i 1–6 §§ ska de åtgärder vidtas som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet.
Ex. på detta är att:
resultat från elevernas hälsobesök analyseras och data används i det proaktiva folkhälsoarbetet genom att nya rutiner tas fram utifrån behov
all medicinsk personal får information om rutiner i kvalitetsarbetet.
Förbättring av processerna och rutinerna
8 § Om resultaten av de aktiviteter som anges i 1–6 §§ visar att processerna och rutinerna inte är ändamålsenliga för att säkra verksamhetens kvalitet, ska processerna och rutinerna förbättras.
Patientsäkerhetsberättelse upprättas årligen. Denna godkänns av nämnden och nya mål skapas bl.a. utifrån denna.
Inkomna synpunkter och klagomål analyseras för att ev. forma nya arbetsrutiner.
Kvalitetsarbetet och rutinerna kring förbättring av processer följer PDCA (plan, do, check, act) - cirkeln.
6 kap. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet
1 § Vårdgivaren ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet
Sollentuna kommuns ”metodbok för skolsköterskor” beskriver metoder och rutiner för medicinskt arbete, samt rutiner för samverkan. Metodboken finns tillgänglig för alla på det gemensamma intranätet.
2 § Enligt 6 kap. 4 § PSL (2010:659) är hälso- och sjukvårdspersonalen skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls.
Psykologer, skolsköterskor och skolläkare skall vara delaktiga i
patientsäkerhetsarbetet genom att följa basprogram samt fastställda rutiner och metoder. Detta är varje individs yrkesansvar.
Medicinsk elevhälsa samverkar med både hälso- och sjukvård, socialtjänst, myndigheter och internt i kommunen för elevernas bästa. Främst samverkar vi i mottagandet av nyanlända elever och i utredningsförfarande samt genom skolornas elevhälsoteam.
MLA deltar vid behov i anställningsintervju vid nyanställning av psykolog, skolsköterska och skolläkare.
Systemförvaltare och systemadministratör får kontinuerlig utbildning och uppföljning av det digitala journalsystemet Prorenata. Information förs sedan vidare till medicinsk elevhälsa.
7 kap. Dokumentationsskyldighet
1 § Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras.
I den årliga patientsäkerhetsberättelsen framgår:
hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår
8
vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet
vilka resultat som har uppnåtts.
2 § Enligt 3 kap. 10 § PSL (2010:659) ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse.
Utöver vad som framgår av 3 kap. 10 § PSL fullföljer elevhälsans medicinska insatser riktlinjer från (SOSFS 2011:9) och använder SKL:s mall “patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare”.
8 kap. Undantagsbestämmelse
1 § Socialstyrelsen kan medge undantag för en viss verksamhet från en eller flera av bestämmelserna i 3–7 kap. om det finns särskilda skäl.
9 Bilaga 1
Förkortningar:
BUN- Barn- och ungdomsnämnden MLA- Medicinskt ledningsansvarig EMI - Elevhälsans medicinska insatser
KIA - Kommunens informationssystem om arbetsmiljö
Vid hänvisning till nedanstående lagstiftning används följande förkortningar:
HSL - Hälso- och sjukvårdslag (2017:30) PSL - Patientsäkerhetslag (2010:659)
SOSFS - Socialstyrelsens författningssamling (2011:9) PDL - Patientdatalag (2008:355)
SoL – Socialtjänstlag (2001:453)
