08.12. Bilaga 11. Verksamhetsberättelse 2016 Överförmyndarnämnden

(1)

Overförmyndarnämnden

Sigtuna, SollenDjna och Upplands Väsby kommuner

Verksamhetsberättelse 2016

Överförmyndarnämnden

c

(

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning 3 1.1 Nämndens uppdrag 3

2 Året som gått 4 3 Ekonomi 5

3.1 Sammanfattning 5 3.2 Driftredovisning 5 3.3 Investeringsredovisning 7 4 Nämndens åtaganden och mått 8

4.1 Förebyggande insatser och omsorg 8

4.2 Kommunikation 9 5 Kommungemensam planering 11

5.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin 11 5.2 Jämställdhet- och mångfaldsplan 11 5.3 Kompetensförsörjningsplan 11 5.4 Sveriges mest attraktiva kommun (SMAK) 11

6 Nulägesanalys 12 6.1 Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat 12

6.2 Personalmått 13 7 Riskhantering - internkontroll 14

7.1 Uppföljning 14 7.2 Sammanfattande analys 15

(

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2016

(3)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning

I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndamämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning samt efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser.

Överförmyndarnämnden är gemensam mellan kommunerna Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby. Sollentuna kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation.

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2016 3(15)

(4)

2 Året som gått

• Överförmyndarnämndens verksamhet har som helhet fungerat mycket bra under året

• Nämndens mål avseende granskning av gode mäns årsräkningar har uppnåtts

• Ensamkommande barns ärenden har dominerat verksamheten i sin helhet

• Utbildning och information till gode män har inte genomförts som önskat

• Krav har ställts och utbildning har genomförts för gode män till ensamkommande barn

• Åtgärder hos olika statliga verk som Försäkringskassan påverkar verksamheten Händelser och resultat under året

Uppsatt mål för granskning av gode män och förvaltares arbete i form av årsräkningar har nåtts även om arbetet som helhet påverkats av den stora inströmningen av ärenden med ensamkommande barn.

Ärenden för ensamkommande barn, som ökade med cirka 700 % under senhösten 2015, har legat kvar som en avsevärd ärendemängd under hela 2016. Antalet ärenden har medfört behov av extra anställningar med 2,5 tjänster under hela 2016.

Överförmyndarna fick 2015 ett ökat ansvar för utbildning och information till gode män och förvaltare. Resurser för arbetet har inte tillförts kommunerna och vägledning från Länsstyrelsen om hur utbildningen ska gå till saknas fortfarande.

Webbutbildning om 15 timmar för gode män till ensamkommande barn finns framtagen av Sveriges kommuner och landsting i samarbete med Migrationsverket och

Socialstyrelsen. Överförmyndarnämnden ställer krav på att gode män, som tar uppdrag för nämndens räkning för ensamkommande barn, ska ha genomgått denna utbildning.

Det kan märkas en viss förskjutning av ärenden från Försäkringskassan till ansökningar om god man. Det är ärenden som tidigare haft assistansersättning och/eller personlig assistans men fått den insatsen minskad. Nämnden håller noga uppsikt över

utvecklingen.

(5)

3 Ekonomi

3.1 Sammanfattning

Utfallet blev 8 346 000 kronor vilket är 2 579 000 sämre än budget. Utfallet beror i huvudsak på att kostnaderna för ensamkommande barn varit högre än budgeterat.

Den viktigaste åtgärden som vidtagits för att hantera avvikelsen är att nämnden under året sänkt arvoden till gode män för ensamkommande barn med cirka 50 procent i två omgångar och vidtagit åtgärder för att stabilisera budgeten inför 2017. Korrigering av arvoden för gode män till ensamkommande barn har skett över hela Stockholms län och även andra delar av landet.

3.2 Driftredovisning

3.2.1 Kommentar till driftredovisningen ÖFN

Utfall 2015 Utfall 2016 Budget 2016

Utfall i %

av budget Budgetawikelse

ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN intäkter

Kostnader Netto (tkr)

-12 026 17 151 5 125

-25 845 34 191 8 346

-11 816 17 583

5 767

219 194 145

14 028 -16 607 -2 579

Utfall

Utfallet för året blev 2 579 000 kronor sämre än budget. Utfallet beror i huvudsak på att:

• arvoden till gode män för ensamkommande barn översteg budget med 1 750 000 kronor.

• lön till handläggare för ärenden gällande ensamkommande barn översteg budget med 416 000 kronor.

• lön till en timanställd översteg budget med 165 000 kronor.

Orsak till avvikelse

Orsaken till budgetöverskridandet beror i huvudsak på kostnader för ensamkommande barn som inte kunde förutses vid budgetarbetet.

Åtgärder som vidtagits

Nämnden har under året beslutat att sänka arvoden till gode män för ensamkommande barn med cirka 50 procent.

5 ( 1 5 )

(6)

3.2.2 Driftredovisning hela nämnden

Budget i tkr Utfall Prognos Avvikelse

Statsbidrag -5 003 -15 736 10 733

Kostnader 17 583 34 282 -16 699

Netto 12 580 18 546 •5 966

Sigtuna 3 113 5 193 -2 080

Sollentuna 5 767 8 346 -2 579

Upplands Väsby 3 700 5 007 -1 307

Summa

kommuner 12 580 18 546 -5 966

Summa nämnd 0 0

Utfall

Utfallet för året blev 5 966 000 kronor sämre än budget. Utfallet beror i huvudsak på att:

• arvoden till gode män för ensamkommande barn översteg budget med 3 890 000 kronor.

• lön till handläggare för ärenden gällande ensamkommande barn översteg budget med 926 000 kronor.

• lön till en timanställd översteg budget med 367 000 kronor.

Orsak till avvikelse

Orsaken till budgetöverskridandet beror i huvudsak på kostnader för ensamkommande barn som inte kunde förutses vid budgetarbetet.

Åtgärder som vidtagits

Nämnden har under året beslutat att sänka arvoden till gode män för ensamkommande barn med cirka 50 procent.

3.2.3 Kommentar till budgetföljsamhet

Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016 Budgetföljsamhet 4,5 % 44,7 % Kommentar

Budgetawikelsen är rimlig. Avvikelsen beror i huvudsak på att kostnaderna för ensamkommande barn ökat markant under året.

Utvecklingen över tid visar att budgetawikelsen under innevarande år har ökat vilket beror på kostnaderna för ensamkommande barn.

(7)

3.2.4 Återsökning statliga medel för flyktingverksamhet

Under året har nämnden återsökt arvoden, kostnadsersättning och tolkkostnader för gode män till ensamkommande barn från Migrationsverket. Återsökningarna uppgår sammanlagt till 15 736 000 kronor. Migrationsverket har under året utbetalat 8 330 000 kronor. 7 406 000 kronor är ännu inte utbetalat eftersom Migrationsverket har upp till ett års väntan på återbetalning.

3.3 Investeringsredovisning

Investeringar (mkr)

Nettoutgifter 2015

Inkomster 2016

Utgifter 2016

Nettoutgifter 2016

Årsbudget 2016

Avvikelse mot budget 2016

0 0 0 0 0 0 0

(8)

4 Nämndens åtaganden och mått

Fokusområden:

4.1 Förebyggande insatser och omsorg

Kommunövergripande mål:

4.1.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Nämndens åtaganden

@ Granska och arvodera årsräkningar som inkommit i rätt tid och är kompletta.

Beskrivning

Att årsräkningar är färdiggranskade och att arvodesbeslut är fattat senast den 30 juni.

Förväntat resultat

Att invånarna får en större trygghet i sina liv genom att veta att tillsynen är effektiv.

Kommentar

Kvalitet/effektivitet: Ställföreträdare blir nöjda med att få arvodet snabbare. Det resulterar i att ställföreträdare blir mer benägna att behålla och ta nya uppdrag hos nämnden.

Bättre resultat: Nämndens tillsynsverksamhet blir bättre ju snabbare årsräkningarna granskas. Åtgärder kan vidtas tidigare om fel uppmärksammas i en årsräkning.

Kommunens utveckling: Invånarna får en större trygghet i sina liv genom att veta att tillsynen är effektiv.

Fatta beslut om ansökan inom tre månader efter anmälan om behov av god man eller förvaltare.

Beskrivning

Att samtliga anmälningar handläggs och att beslut fattas inom tre månader, om en ansökan om godmanskap ska göras till tingsrätten.

Att invånarna ska kunna leva ett tryggt och självständigt liv genom att veta att en anmälan om behov av en god man handläggs inom en rimlig tid.

Kommentar

Kvalitet/effektivitet: Ett snabbt beslut om en ansökan ska göras ger huvudmannen en möjlighet att snabbare få hjälp av en god man.

Kommunens utveckling: Invånarna får en större möjlighet att leva ett tryggt och självständigt liv.

Att erbjuda kommungemensam information avseende gemensamma intresseområden.

Fortsätta ha erfarenhetsutbyte med socialtjänst och vård- och omsorgsverksamhet på förvaltningsövergripande nivå under 2016.

Beskrivning

Att socialtjänst och vård- och omsorgskontoret får information om verksamheten genom gemensamma möten.

Att invånarna för en större trygghet i sina liv genom att få rätt information från socialtjänst och vård- och omsorgskontoret gällande nämndens verksamhet.

Kommentar

Flerårigt mål för att öppna upp och informera om överförmyndarnämndens verksamhet i samarbete med vård- och omsorgskontorets och socialkontorets verksamheter.

Orsaker: Målet har delvis uppnåtts under 2016 på grund av ökad arbetsbelastning hos nämnden men också hos samarbetande förvaltningar med anledning av ökat antal ensamkommande barn ärenden.

Kvalitet/effektivitet: När socialtjänsterna och vård- och omsorgsverksamheterna har en god kunskap om godman- och förvaltarskap kan de lättare göra en korrekt bedömning om de ska anmäla behov av god man. För nämnden innebär det att arbetsmängden minskar om de anmälningar som görs är befogade.

Kommunens utveckling: Invånarna känner sig trygga när kommunens insatser är korrekta och effektiva.

(9)

Mått Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde 2016 Antalet årsräkningar som är granskade

före den 1 juli.

100% 100% 100%

•

Antalet beslut inom tre månader från anmälan.

9 5 % 9 5 %

•

Antalet möten med socialtjänst och vård- och omsorgsverksamhet angående kommungemensam information och erfarenhetsutbyte.

8 0 % 8 0 % 100%

Fokusområden:

4.2 Kommunikation

Kommunövergripande mål:

4.2.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Nämndens åtaganden ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ Regelbundet uppdatera hemsidan. Delar av hemsidan ska översättas till engelska.

Beskrivning

Att ny information gällande verksamheten regelbundet publiceras på hemsidan.

Att invånarna får en möjlighet att kunna påverka verksamheten genom aktuell information om verksamheten. Att den är översatt till engelska gör att fler invånare får en möjlighet att kunna påverka verksamheten.

Kommentar

Orsaker: Målet har inte kunnat uppnås då verktyg för översättning inte finns tillgängligt för Sollentuna kommun.

Konsekvenser för nämnden: Fler telefonsamtal och ärenden kommer att komma in till nämnden på grund av bristande information.

Konsekvenser för kommunen: Invånare kan inte ta del av information om nämndens verksamhet.

Planering för att nå målet: Överförmyndaravdelningen har tagit fram kortfattad information på de vanligaste språken för ensamkommande barnärenden. Informationen har tagits emot mycket väl även av boenden och socialtjänsten som har hand om de ensamkommande barnen.

Inga övriga åtgärder är planerade då verktyg för översättning till andra språk inte finns tillgängligt för Sollentuna kommun generellt sett.

• Bjuda in godmansföreningarna för erfarenhetsutbyte och utbildning.

Beskrivning

Att godmansföreningar får information om verksamheten genom gemensamma möten.

Att godmansföreningar kan bidra till verksamhetens utveckling.

(10)

Nämndens åtaganden Kommentar

Orsaker: Möten har inte kunnat genomföras på grund av tidsskäl.

Konsekvenser: Ett närmare samarbete är alltid önskvärt och påverkar nämndens arbete positivt då föreningslivet är en viktig kanal för att nå kommuninvånarna och ta del av deras synpunkter.

Planering för att nå målet: ÖFN planerar att bjuda in gode mansföreningarna under 2017 för att ta närmare del av föreningarnas verksamheter.

Mått Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde 2016 Att hemsidan är uppdaterad och delar

av den är översatt till engelska.

7 5 %

Kommentar

Hemsidan uppdateras regelbundet och instruktionsfilmer har tagits fram för redovisning av årsräkningar.

Information finns på finska i form av handbok och informationsfolder. Information finns på engelska, arabiska, dari, sydkurdiska, farsi, tigrinja och somaliska riktad till ensamkommande barn.

Antalet möten med godmansföreningar gällande erfarenhetsutbyte och utbildning.

100% 0 % 100%

f

(11)

5 Kommungemensam planering

5.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Avseende kommunövergripande mål hanteras dessa av Sollentunas

kommunledningskontor då överförmyndaravdelningen är för liten för att själv kunna hantera de uppställda målen samt att verksamheten inte har erforderlig bredd. Däremot tar avdelningen hänsyn till kommunledningskontorets arbete i sitt eget arbete med dessa frågor.

5.2 Jämställdhet- och mångfaldsplan

5.3 Kompetensförsörjningsplan

5.4 Sveriges mest attraktiva kommun (SMAK)

I genomförd bmkarundersökning samt mätning från Sveriges Kommuner och Landsting avseende bemötande och tillgänglighet har nämndens verksamhet fått ett mycket gott resultat.

(12)

6 Nulägesanalys

6.1 Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat

Interna utvecklingen fram till nuläget Utveckla verksamhetens kvalitet

Utifrån framtagen verksamhetsplan har nämnden arbetat med mål för att bidra till en ökad måluppfyllelse och utveckling av den egna verksamheten. Nämnden ser över olika effektiviseringsåtgärder. En projektplan togs fram i november 2016 för att undersöka möjligheterna till att utveckla E-tjänster under 2017.

En omorganisation för att höja kvaliteten på verksamheten gjordes under året. En handläggningsgrupp för arbete med ensamkommande barn har skapats för att hantera den ökade ärendemängden och fokus på integrationsfrågor.

Handläggningsrutiner har setts över för verksamheten. Avdelningen har möten och uppföljningar angående ärendens handläggning. Det innebär att ärenden behandlas lika.

Rekryteringsarbetet för gode män har ändrats under året. När man gör en

intresseanmälan om att bli godman far man besked om när ett informationsmöte kommer att hållas. Mötena hålls regelbundet under året. Det innebär att fler god män tackar ja till ett uppdrag.

Hemsidan har arbetats om och utvecklats under året. Mer information finns nu tillgänglig på hemsidan. Information om vad ett god mans uppdrag för

ensamkommande barn innebär har även tagits fram på de vanligaste språken som arabiska, tigrinja mfl. En handbok för gode män och en kortfattad informationsbroschyr är översatt till finska. Det innebär att färre frågor kommer till verksamheten samtidigt som gode mäns uppdrag tydliggjorts för externa intressenter vilka har lättare att se vad som ingår i ett uppdrag.

Effektiviseringarna och kvalitetshöjningarna har lett till att utrymme har skapats för att bibehålla en hög kvalitet och hög tillgänglighet för kommuninvånarnas bästa. De har även varit till nytta i kontakter mellan berörda myndigheter och även underlättat för handläggarna. Arbetet med fortsatta effektiviseringar kommer att pågå under 2017.

Säkra verksamhetens kvalitet

Avdelningen har haft planeringsdagar med uppföljning av verksamheten. Det innebär att verksamheten vet vart den befinner sig i nuläget och mot vilket mål den ska arbeta.

Egenkontroller har gjorts i verksamheten för att säkerställa att kvalitén upprätthålls. Det innebär att verksamheten kan vidta åtgärder om brister upptäcks.

Överförmyndarnämnden följer regelbundet upp klagomål och synpunktshantering på nämndens sammanträden, fyra gånger per år för att säkerställa att kvalitén upprätthålls.

Ett klagomål har rapporterats på nämndens verksamhet under 2016 men det ledde inte till någon åtgärd från nämndens sida.

Avdelningen har gjort översyn av mallar. Det innebär att mottagaren bättre förstår vad

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2016 y c T ~ p(^{1 2}(^{1 5})

(13)

avdelningen vill vilket leder till att verksamhetens kvalitet behålls.

Avdelningen använder systemstöd i verksamheten. Det innebär att verksamheten kan bedrivas med större noggrannhet och med större precision.

Enligt nämndens egenskattning har ärenden för ensamkommande barn klarats av med godkänt resultat trots den oerhört stora mängden ärenden som inkommit och de svårigheter som samhället i stort mött i samband med mottagande av asylsökande.

Övriga ärenden har ökat på grund av en generell befolkningsökning men genom

effektiviseringar av handläggningen har ökningen kunnat tas om hand på ett bra sätt och med bibehållen kvalitet.

Överförmyndarnämnden har haft en årlig tillsyn av länsstyrelsen.

En bmkarundersökning har genomförts under hösten 2016 tillsammans med Nacka, Värmdö/Vaxholm samt Järfälla/Upplands Bro kommuner. Överförmyndarnämnden har fått ett mycket gott resultat, särskilt avseende bemötande och tillgänglighet.

Sveriges kommuner och landsting har i rapporten "Information till alla?" konstaterat att överförmyndarnämnden har tydlig och lättillgänglig information vid jämförelse med andra kommuner.

Analys av verksamheten

Sammanfattningsvis kan konstateras att överförmyndarnämnden håller en hög kvalitet och har planer för fortsatt verksamhetsutveckling för att behålla de goda resultaten.

Nämnden har haft få klagomål på verksamheten. Brukarundersökningen visar att invånarna är nöjda. Rapporten "Information till alla?" visar att nämndens information är tydlig och lättillgänglig. Verksamhetsmål gällande tillsyn och utredning har uppfyllts.

Slutligen visar intern- och egenkontroUen att verksamheten fungerar bra mot beslutade mtiner och regler.

6.2 Personalmått

C.

.. Referensvärd

Nyckeltal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 e2Q16

Sjukfrånvaro i % 2,74 % 5,28 % 2,31 %

Kommentar

En person var sjukskriven under en längre tid men är nu fullt arbetsför.

Andel deltidsanställda. 0 %

Kommentar

Samtliga anställda på överförmyndaravdelningen är heltidsanställda.

Personalomsättning 1 0 %

Kommentar

En visstidsanställd person slutade under året.

(14)

7 Riskhantering - internkontroll

Varje år fastställer nämnden en plan för internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens plan för internkontroll 2016. Avsnittet avslutas med en sammanfattande analys.

7.1 Uppföljning

7.1.1 Administration

Att ärenden inte blir korrekt avregistrerade i verksamhetssystemet.

Kontroller _ . Att ärenden blir korrekt avregistrerade i % Ingen avvikelse

ärendehanteringssystemet.

Hur?

Stickprov När?

2016 Kommentar

50 avslutade ärenden har kontrollerats. Alla ärenden var korrekt avslutade.

Att fel moms betalas vid representation.

Kontroller

Att rätt moms betalas vid representation. Mindre avvikelse Hur?

Samtliga representationsfakturor kontrolleras.

När?

2016 Kommentar

20 fakturor har kontrollerats. 4 stycken hade felaktig moms.

Att fakturor inte betalas i rätt tid.

Kontroller

Att fakturor inte betalas i rätt tid. Mindre avvikelse Hur?

Stickprov När?

2016 Kommentar

1 faktura av 263 stycken har betalats för sent under året.

Att fel arvode betalas ut.

Kontroller

Att fel arvode betalas ut till ställföreträdare. % Ingen avvikelse

(15)

Kontroller Hur?

Stickprov När?

2016 Kommentar

Beslut om arvode som betalats av kommunerna har kontrollerats genom avstämning av lönefil mot beslut om arvode av administratör och avdelningschef vid varje utbetalningstillfälle, en gång per månad.

Ingen avvikelse upptäcktes vid kontrollerna.

7.2 Sammanfattande analys

Av fyra genomförda kontrollmoment noterades ingen avvikelse i två fall medan det i två fall noterades en mindre avvikelse.

För moms vid representation noterades fyra avvikelser gällande avdragen moms. För att åtgärda bristen kommer ansvarig personal att uppdateras i gällande rutin.

För betalning av fakturor i tid har en faktura fått en påminnelseavgift. För att åtgärda bristen har fakturahanteringsrutinen uppdaterats.

Bedömningen är att överförmyndarnämndens verksamhet visar på en god följsamhet mot riktlinjer och rutiner. Bedömningen grundar sig på att två av fyra kontrollmoment inte visar någon avvikelse och att två av fyra kontrollmoment endast visar mindre avvikelser.