Manual. Scoutnet. Startsida. Mina sidor. Kårsida. Medlemmar. Distriktets sida. Förbundets sida Aktiviteter. Version

Version 8

2011-10-13

Startsida

Mina sidor

Kårsida

Medlemmar

Distriktets sida

Förbundets sida

Aktiviteter

Manual

Scoutnet

2

Innehållsförteckning

1. För att komma igång s.3

Inloggning

Vilken manualversion är det här?

Redigerat i denna version

2. Huvudflik Mina sidor s.4

Lägg till och redigera medlemsdata Lägg till adress

Redigera adress

Underfliken Mina medlemsskap Redigera medlemskap

Underfliken Mina fakturor Underfliken Mina arrangemang Underfliken Mina utmärkelser Underfliken Mina utbildningar

3. Huvudflik Organisation s.11

Kårens sida

Underfliken Kåruppgifter Lägg till och redigera kårfakta Lägg till adress

Redigera adress Avdelningar Patruller

Underfliken Kårfunktionärer Underfliken Kommunikation Webbkoppling

Underfliken Medlemmar Skapa ny medlem Alla medlemmar

Medlemmar som inte godkänts Hantera medlemmar

Avregistrera medlemmar Underfliken Ekonomi Avgifter

Fakturor Utbetalning Fakturatext

Medlemmars medlemsavgifter Distriktets sida

Förbundets sida

4. Huvudflik Aktiviteter s.19

Underflikar Ändra uppgifter

5. Huvudflik Rapportcenter s.21

Betalande medlemmar

Underflikar

6. Behörigheter s.21

Tilldela och redigera behörighet Behörigheter fördelade på funktioner

7. Sökning s.22

Genväg och mina favoriter

8. Övrigt s.22

Länkar

9 Kontakt s.22

3

1. För att komma igång

Vårt nya medlemsregister är webbaserat, och därför behöver du inte ladda hem något för att få systemet att fungera. Medlemsregistret fungerar med webbläsare som Firefox, Internet Explorer och Safari, samt är kompati- belt med operativsystemen Windows, Linux och Mac OS. Det nya medlemsregistret heter Scoutnet.

Den här manualen är tänkt att ge dig en överblick över medlemsregistret Scoutnet.

Inloggning

Inloggning till medlemssystemet hittar du på Svenska Scoutförbundets hemsida, eller via den här länken:

https://scoutnet.ssf.scout.se

För att logga in måste du först generera ett lösenord. Klicka på länken Har du glömt lösenordet och på den nya sidan som visas anger du ditt medlemsnummer eller din mejladress. Följ sedan de instruktioner som följer.

Den mejladress som du skall uppge är den du angivit i det gamla medlemsregistret Melker. Om du inte haft nå- gon mejladress registrerad, inte kan ditt medlemsnummer eller inte kan generera ett lösenord, måste du kontakta din medlemsregistrerare eller förbundskansliet för att få en inloggning.

Om det fungerar som det ska, skickas ett lösenord till din mejladress. Kopiera detta lösenord och återvänd till länken för medlemsregistret ovan. Ange din mejladress eller medlemsnummer i fältet Användarnamn och klistra in ditt nya lösenord i fältet Lösenord.

Denna procedur upprepar du om du i framtiden glömmer ditt lösenord eller vill byta lösenord. Om du vill byta lösenord när du väl är inloggad i systemet, klickar du på länken Byt lösenord på Mina sidor. Det går inte att ange ett eget lösenord, medlemsregistret kommer att skapa ett åt dig.

Vilken manualversion är det här?

Den här manualen uppdateras allt eftersom systemet utvecklas. Varje manualversion identifieras av ett versions- nummer på framsidan. Du kommer i fortsättningen också kunna se vad som är redigerat i just den här versio- nen.

Redigerat i denna version:

Kapitel 2 - Mina sidor, Kapitel 3 - Organisation

Redigerat i föregående version:

sid 7-8 Utmärkelser och utbildningar

Medlemssystemet manövreras genom ett fliksystem. De övre flikarna anger systemets huvudområden, vilka är:

1. Mina sidor (dina egna sidor)

2. Organisation (Scouternas organisationshierarki - din kår, ditt distrikt) 3. Aktiviteter (utbildning, läger etc.)

4. Rapportcenter (listor och rapporter)

Den här manualen är uppdelad efter dessa huvudområden. Inom varje huvudområde finns underflikar som exempelvis Medlemskap och Fakturor på Mina sidor. Alla sidor i hela systemet skall påminna om varandra – ha liknande struktur. Det betyder exempelvis att kårens sida, avdelningarnas sidor och patrullernas sidor har ett liknande utseende.

4

2. Huvudflik Mina sidor

Startsida

När du loggar in i systemet hamnar du på din egna startsida. Denna sida är tänkt som en översiktssida där du ska kunna hitta den viktigaste informationen från dina profilsidor.

De olika fälten på startsidan Viktiga meddelanden

Här kommer viktiga meddelanden för dig att visas, exempelvis ifall du har fakturor som är obetalda.

Tillgängliga arrangemang

I dagsläget är inte aktivitetsmodulen fullt införd men när den väl är det så kommer de arrangemang som är möj- liga för dig att anmäla dig till att visas här.

Användbara genvägar

Här har vi samlat några genvägar till olika sidor under Min profil.

Mina genvägar

Här kan du själv lägga in genvägar till olika sidor som du besöker ofta. Genvägarna hittar du också under fliken Genväg i övre högra hörnet. Mer om genvägar hittar du under punkt 7 Sökning.

Godkända medlemskap

Här visas de olika kårer eller distrikt som du har medlemskap eller roller i. Har du flera medlemskap är förstakå- ren markerad med en gul asterisk (stjärna). Ni som har roller där ni har möjlighet att redigera era egna medlem- skap hittar länken att göra detta under knappen Handlingar. Läs mer om detta under stycket Fältet Godkända medlemskap på sidan 8.

5

Min profil

När du klickar på Min profil hamnar du på huvudsidan för dina profilsidor. Denna sida hanterar all medlemsin- formation, inklusive ett obegränsat antal kontaktuppgifter till sig själv och till anhöriga.

Klickbart på dessa sidor

Tabell med penna: redigera Tabell med plustecken i grön cirkel: lägg till Soptunna: ta bort Handlings-knappar: meny för olika alternativ

De olika fälten på huvudsidan

Medlemsuppgifter

Då det ibland kan bli mycket kontaktuppgifter för en medlem som visas har vi gjort som så att ni direkt kan se er eller en annan medlems e-postadress, mobiltelefonnummer och hemtelefonnummer. Klickar ni på länken

”Show/hide more details” fälls ett fält med mer kontaktuppgifter ut.

Översikt

Denna ruta är främst avsedd för att andra (exempelvis en ledare) som tittar på er profilsida ska kunna få en snabb överblick, mer information kommer att läggas till här så småningom.

Godkända medlemskap

Detta är samma fält som på startsidan. Här ser ni dock lite mer information såsom avdelningar ni är medlem i, roller du har och när du blev medlem i en viss kår.

6

Lägg till och redigera medlemsdata

Du kommer till vyn för att redigera all medlemsdata utom adresser, via den orangea knappen Handlingar uppe i högra hörnet.

I den här redigeringsvyn kan du lägga till och ändra fyra typer av information - Medlemsinformation, Kontakt- uppgifter, Bild och Lösenord. Kontaktuppgifterna till höger går att öronmärka med vem kontaktinformationen tillhör. Lösenordet måste bestå av minst 6 tecken varav 1 stor bokstav och 1 siffra. Om du har behörighet att ändra andra medlemmars lösenord är det bara på dig själv du måste ange nuvarande lösenord.

Lägg till adress

Klicka på den orangea knappen ”Handlingar” och välj Lägg till adress för att lägga till en adress. Det går att lägga till ett obegränsat antal adresser. Välj en lämplig rubrik för adressen, som exempelvis bostadsadress, faktu- reringsadress eller

annat. Om det är en tillfällig adress kan du lägga in datum för denna period. Spara genom att klicka på knappen Spara. Tillvalet Primär anger vilken adress som skall gälla över de andra adresserna.

Den fullständiga prioriteringsordningen av adresser sker enligt följande vid fakturering:

1. Tillfällig adress (om datumet är inom angivet intervall) 2. Primär Faktura-adress

3. Faktura-adress 4. Primär Postadress 5. Postadress

6. Primär Hemadress 7. Hemadress

Vid uttagande av medlemslistor gäller följande prioriteringsordning:

1. Tillfällig adress (om datumet är inom angivet intervall) 2. Primär Postadress

3. Postadress

4. Primär Hemadress 5. Hemadress 6. Primär Faktura-adress 7. Faktura-adress

7

Redigera adress

Du redigerar en adress genom att klicka på ikonen Tabell med penna till höger om den adress du vill ändra, redigeringsvyn ser ut som bilden ovan.

Registrering av befintliga medlemmar

Medlemmar som redan finns registerade i Scoutnet går inte att nyregistrera. Kåren kan inte heller registrera dessa som medlemmar i kåren, utan SSF-kansli hjälper till med detta. Maila till scoutnet@ssf.scout.se eller ring till 08- 568 432 10.

8

Redigera medlemskap

För att redigera medlemskap/roll klickar du på knappen Handlingar bredvid kårens eller distriktets namn och väljer i menyn som kommer fram vilket medlemskap du vill redigera.

Nedan är ett exempel på sidan där du kan redigera medlemskap på både avdelning och kår:

Som du ser på bilden här ovan kan man på den här sidan redigera den aktuella medlemmens behörigheter kopp- lade till funktioner (roller), redigera medlemmens avdelning/-ar, avsluta en medlems medlemskap via knappen Avregistrera, samt redigera vilken kåravgiftsgrupp som den här medlemmen tillhör.

Redigera funktioner för den valda medlemmen

Överst på sidan ser du två olika redigeringsvyer för funktionsstyrda (roller) behörigheter på både kårnivå samt avdelningsnivå. Det är funktionen (rollen) som styr vilken behörighet medlemmen får.

Redigera patrull för den valda medlemmen

Under funktionsvyerna kan du redigera patrulltillhörighet.

9

Redigera avdelning för den valda medlemmen

Här kan du lägga till och ta bort avdelningar för aktuell medlem. Knappen Avregistrera leder alltså inte till att medlemskapet avregistreras helt, utan endast för vald avdelning. Avsluta medlemskapet helt gör du via nästa knapp (se nedan). Du kan även redigera avdelning och patruller på underfliken Kåruppgifter, Medlemmar och Hantera medlemmar.

Redigera kårmedlemskap för den valda medlemmen

Här kan du avregistrera medlemmen från kåren. Det gör du genom att klicka på knappen Avregistrera under rubriken Redigera kårmedlemsskap. Du kan även avregistrera medlemmar under fliken Medlemmar och Hantera medlemmar.

Det går även att komma till denna flik från kårens sida på underfliken Medlemmar och Alla medlemmar ge- nom att klicka på en av ikonerna till höger.

Underfliken Mina fakturor

Här visas medlemmens fakturor i pdf-format till höger. Fakturorna kommer fortfarande att skickas ut av för- bundskansliet. Här kan du eller medlemmen välja att skriva ut en kopia på medlemsavgiften eller se om medlem- men betalat sin avgift.

Underfliken Mina Arrangemang

Här skall de arrangemang som medlemmen ska delta eller har deltagit i synas.

Underfliken Mina Utmärkelser

På denna flik finns en lista över medlemmens utmärkelser.

Klickbara ikoner på Mina utmärkelser

Tabell med penna: redigera

Tabell med plustecken i grön cirkel: lägg till Soptunna: ta bort

Överst finns en lista över medlemmens utmärkelser. Informationen som sparas är utmärkelsens namn, beskriv- ning, noteringar, vem som registrerat utmärkelsen på medlemmen samt datum då utmärkelsen registerats. Varje utmärkelse är placerad på en egen rad. Längst till höger på raden, under rubriken Handlingar, finns ikoner för att redigera informationen som är inskriven samt en ikon för att helt ta bort utmärkelsen från medlemmen.

För att registrera en utmärkelse på en medlem väljs till att börja med utmärkelsens namn i rullgardinsmenyn.

10

Lägg till en notering (valfritt), justera datum (valfritt) och tryck på ikonen Tabell med plustecken. Den som genomför registeringen sparas automatiskt i fältet Registrerad av. Det går inte att registrera en utmärkelse på sin egen medlemsprofil.

För att redigera en redan registrerad utmärkelse, klicka på ikonen som ser ut som en tabell med en liten penna på. Då finns möjlighet att redigera informationen på utmärkelsen. I formuläret finns två knappar - en grön med vit bock som sparar dina ändringar, samt en röd med ett kryss som avbryter. Informationen från gamla med- lemssystemet Melker är överförd, men kan i vissa fall behöva redigeras av kåren p.g.a. dubletter i Melker.

Underfliken Mina Utbildningar

På denna flik finns en lista över medlemmens genomförda utbildningar.

Klickbara ikoner på Mina utbildningar

Tabell med gul blyertspenna: redigera Tabell med plustecken i grön cirkel: lägg till Soptunna: ta bort

Den här funktionen är mycket lik den för utmärkelser. Kårfunktionären väljer aktuell utbildning från rullgardin- smenyn under Namn, fyller i noteringar (valfritt), justerar datum (valfritt) och sparar.

Det som är lite speciellt är utbildningen som heter Övrig utbildning. Detta är en generell utbildning som kan användas av kåren för egna utbildningar på kårplan. Det som skiljer denna från övriga är att fältet Noteringar får inte lämnas tomt, utan måste fyllas i med en förklarande text om utbildningen.

Det går inte att registrera en utbildning på sin egen medlemsprofil.

Även här är informationen från gamla medlemssystemet Melker överförd, men kan behöva korrigeras av kåren.

11

3. Huvudflik Organisation

Huvudfliken Organisation visar hela Scoutorganisationen i det omfång du har behörighet att se den.

Klickbara ikoner under fliken Organisation

Flik med grön pil: öppna översikt i nytt fönster Figur i mapp: hitta mig i organisationsöversikten

Mapp med bokstäverna F, D, K, A eller P: visar var i hierarkin du befinner dig

På den här sidan kan du antingen själv klicka dig fram i den mappstruktur som visas på vänster sida, eller klicka på ikonen Figur i mapp till höger i bild. Via denna ikon visas din kår i mappträdet.

När du markerat en mapp på vänster sida, så visas innehållet på höger sida. Allt som visas till höger är klickbart och via dessa länkar kan du ta dig vidare till önskad sida – som den kår eller det distrikt du söker.

Du kan också klicka på ikonen Flik med grön pil, som du hittar bredvid varje mapp på vänster sida om du för muspekaren över mapparna utan att klicka. Om du använder den här ikonen öppnas den sida du valt i ett nytt fönster.

Kårens sida

Du kan nå din kårs sida på flera olika sätt. Förutom att klicka dig fram under huvudfliken Organisation (se ovan), kan du hitta din kår genom att klicka på din kårs namn under fliken Mina kårer på Min sida, eller ge- nom att söka din kår i någon av sökfunktionerna.

Underfliken Kåruppgifter

Under den här fliken finns all fakta om kåren samt vilka avdelningar som kåren har.

K

12

Klickbara ikoner på kårens sida

Handlings-knapp: meny för olika alternativ Tabell med penna: redigera Plustecken i grön cirkel med eller utan tabell bakom: lägg till Soptunna: ta bort

Figur med penna: redigera medlemmens profil Figur: person Figur med plustecken: bevilja den här personen medlemskap

Figur med förbudstecken: avslå den här personen medlemskap Figur med pil: sätt den här personen i väntelista

Lägg till och redigera kårfakta

Du kommer till redigera kårfakta genom att klicka på knappen Handlingar i det övre högra hörnet och väljer redigera information om en här kåren, då hamnar du på kårens redigeringssida. Här kan du lägga till eller ändra din kårs grunddata.

Lägg till adress

Klicka på ikonen Lägg till en ny adress för att lägga till en adress. Det går att lägga till obegränsat antal adres- ser. Välj en lämplig rubrik för adressen, som exempelvis faktureringsadress eller annat. Om det är en tillfällig adress kan du lägga in datum för denna period. Spara genom att klicka på knappen Spara. Tillvalet Primär anger vilken adress som skall gälla över de andra adresserna.

Redigera adress

Du redigerar en adress genom att klicka på ikonen Tabell med penna till höger om den adress du vill ändra.

Avdelningar

Längre ned på sidan listas kårens avdelningar. För att skapa en avdelning klickar du på Grön cirkel med plustecken under Avdelningar. Lägg in önskad information och klicka på skapa avdelning. Om du klickar på

13

en avdelning i listan kommer du till avdelningens sida. Här listas alla avdelningens patruller. Klickar du på en patrull kommer du till patrullens sida. Klicka på Rött kryss för att ta bort avdelning. När du klickat på en avdel- ning får du upp denna vy:

För att lägga till medlemmar i avdelningar går du till kårens sida, fliken Medlemmar och Alla medlemmar eller Hantera medlemmar.

Patruller

För att skapa en patrull går du först in på den avdelning som patrullen skall tillhöra. Klicka på Grön cirkel med plustecken för att skapa en ny patrull. Ange patrullens namn och om du vet vem som är ledare i patrullen, klicka sedan på Skapa patrull. Om du inte vet ledarens namn går detta att lägga till senare. Patrullen skall nu synas under Patruller på avdelningens sida. Klicka på namnet på patrullen för att gå in i patrullen. Du kan nu lägga till medlemmar i patrullen via patrullens sida eller lägga till flera medlemmar samtidigt via Medlemmar och Hantera medlemmar.

Underfliken Kårfunktionärer

Här listas alla medlemmar i kåren som har tilldelats en funktion i bokstavsordning efter funktion. Här kan du lägga till en funktion på en medlem. Klicka på Grön cirkel med plustecken. Ange vilken medlem du vill tilldela en funktion och ange vilken funktion det gäller.

Underfliken Kommunikation

Webbkoppling

På en webbplats, till exempel kårens hemsida, finns det möjlighet att visa information från Scoutnet. Det går att visa information om vilka kårfunktionärer ni har, och vilka projekt ni har aktiva. Vill du aktivera denna funktion klickar du på knappen Tillåt. Det går att avaktivera funktionen igen genom att klicka på knappen Stäng av. Den knappen visas först efter att funktionen är aktiverad.

Ett API eller Application Programming Interface är en regeluppsättning för hur en viss programvara kan kommunicera med annan programvara. Informationen om gruppen och projekten skickas via en metod som heter JSON. JSON är ett sätt att märka information så att andra datasystem kan efterfråga och avläsa

14

informationen. Denna information kommer bland annat att kunna användas med de hemsidor som ligger under www.ssf.scout.se.

Klickar du på knappen Regenerate key nollställs dina uppgifter och eventuella hemsidor som använder kopplingen slutar fungera.

För att presentera denna information måste ni själva utveckla funktionalitet för detta. Är ni med i Svenska Scoutförbundets webblösning kommer en funktionalitet att utvecklas under hösten 2011/våren 2012 där det på ett enkelt sätt kommer att gå att visa informationen.

Underfliken Medlemmar

Här kan du administrera medlemmar uppdelat under följande rubriker:

Skapa ny medlem

Du kan lägga till en medlem i kåren på två sätt. Antingen klickar du på Grön cirkel med plus och Skapa ny medlem. Du kan också klicka på Skapa ny medlem i det vita fältet ovanför alla underflikar.

Ange informationen i formuläret som sedan visas. Information som är obligatorisk att fylla i är markerad med en röd asterisk (*). Personnummer måste anges med tolv siffror (ÅÅÅÅ-MM-DD-NNNN).

Välj vilken medlemsstatus den nyregistrerade personen ska ha. Alternativen är:

”Godkänn i din kår” – personen blir direkt godkänd medlem i kåren

”Sätt i väntelista” – personen placeras i kårens väntelista

”Väntar på godkännande” – personen har möjlighet att ”prova på” scouting utan att bli fakturerad.

Om du väljer att direkt godkänna personen som medlem i kåren måste du även ange en medlemsavgift. En per- son som registrerats med status ”Väntar på godkännande” blir medlem först när du godkänner personen som medlem i kåren. Detta gör du genom att gå till underfliken Medlemmar/Medlemmar som inte godkänts.

Där under rubriken Medlemmar som väntar på godkännande hittar du alla som har medlemsstatus Väntar på godkännande.

Om du vill registrera fler medlemmar på en gång trycker du på Spara och lägg till ny så får du fram ett nytt tomt formulär. Detta upprepar du tills du registrerat alla medlemmar.

När du registrerat färdigt trycker du på knappen Spara. Om du endast registrerat en medlem kommer du att hamna på den nya medlemmens sida, om du registrerat fler medlemmar hamnar du på sidan Medlemmar där alla kårens medlemmar visas.

Du godkänner här personen som medlem i kåren genom att klicka på en av ikonerna till höger. Du kan nu välja att godkänna medlemskap, avslå medlemskap och lägga medlem i väntelista. Om du väljer att godkänna medlem- skapet får du möjlighet att ange vilken medlemsavgift medlemmen skall ha. Om du väljer att godkänna medlem- skapet får du möjlighet att ange vilken medlemsavgift medlemmen skall ha och ett mejl kommer att skickas till den nya medlemmen. Skriv in den text du vill ha i mejlet och klicka på Godkänn.

Alla medlemmar

Listar kårens samtliga medlemmar. Du kan även välja att få listan i Excel eller CSV (Comma Seperated Values).

CSV är till för dem som vill överföra datan till ett annat system.

För att se vilka medlemmar som har betalat sin medlemsavgift eller inte, hänvisar vi till denna Excelfil. Här kan du även redigera de avdelningar som medlemmarna tillhör. Om du vill redigera medlemmars roller eller med- lemsinformation kan du göra det härifrån. Klicka på ikonen Tabell med penna för att redigera medlemskap/

roll eller för att redigera medlemsinformation. För mer information om detta se kapitel 2.

Medlemmar som inte godkänts

Här visas alla medlemmar som ännu inte fått sitt medlemskap godkänt i kåren. Medlemmarna syns i tre listor:

15

Medlemmar i väntelista: De medlemar som ännu inte vill eller kan bli medlemmar.

Medlemmar som väntar på att avregistreras: Om en medlem hör av sig till Förbundskansliet och säga upp sitt medlemskap lägger Förbundskansliet medlemmen i denna lista. Det är sedan upp till kåren att ta bort

medlemmen från kåren eller lägga tillbaka medlemmen som medlem.

Medlemmar som väntar på att bli godkända: När du lagt in en ny medlem på kåren hamnar medlemmen i denna lista. Du väljer att godkänna eller avslå ansökan om att bli medlem med hjälp av ikonerna till höger om varje person. Gör du inget ligger medlemmen kvar i denna lista, och är ännu inte medlem i kåren.

Hantera medlemmar

Denna sida är till för redigera flera medlemmar i kåren samtidigt, som att flytta medlemmar mellan avdelningar och patruller samt uppdatera medlemsavgifter.

Markera vilken eller vilka medlemmar som du vill hantera i rutan till höger. Välj sedan med vilken funktion du vill hantera medlemmarna du valt i rutan längst ner på sidan.

Avregistrera medlemmar

För att avregistrera en medlem ur kåren markerar du den medlem du vill ta bort, genom att kryssa i rutan precis framför medlemssymbolen, därefter väljer du alternativet Upphäv medlemskap i rullistan längst ned. Sedan kryssar du i rutan Ja, jag är säker och klickar på spara.

16

Underfliken Ekonomi

Avgifter

Under fliken Avgifter kan du redigera vilka avgifter som kårens medlemmar skall faktureras centralt, detta gäller dock endast för metod 2 och 3. Sidan är uppdelad i två delar.

Den översta delen har kårens val av metod förinställt – metod 1, 2 eller 3. Metod kan endast ändras av För- bundskansliet. I den undre delen kan du skriva in vilka eller vilken terminsavgift din kår skall ha om du har valt metod 2 eller 3. Här visas vilken förbunds- och distriktsavgift som gäller för din kår. Totalsumman på fakturan visas under beräknad summa när du angett en kåravgift.

Fakturor

Här visas alla fakturor som skickats till kåren. Inga fakturor från det gamla medlemsregistret Melker syns här.

Rapport 2010

Visar alla medlemmar som under hela 2010 har betalat sin medlemsavgift.

Utbetalning

När Svenska Scoutförbundet har tagit emot en betalning och läst in denna i Scoutnet kommer betalninegen att synas här. Förbundet kommer sedan att göra utbetalningar till scoutkåren och distrikten kontinuerligt under terminen. När förbundet har gjort en utbetalning syns även det här.

Medlemsavgifter för 6 scouter och beloppet 550 kr visar antal medlemmar som idag har betalat sin medlemsav-

17

gift. Denna siffra kommer att öka ju fler medlemmar som betalar sin medlemsavgift.

Subventionering visar om kåren har rabatterat medlemsavgifter eller lagt in en negativ kåravgift på vissa medlemmar. Denna summa dras från utbetalningen till kåren.

Summa att erhålla från förbundet visar totala summan som kåren kommer att få, denna siffra kommer att öka ju fler medlemmar som betalar in sin medlemsavgift.

Utbetalning från förbundet visas när förbundet har gjort en utbetalning till kåren. Då syns datum för utbetal- ningen samt den summa som betalats ut i grönt till höger. OCR-numret är det nummer som kåren kommer att se på utbetalningen på sitt konto. Detta för att se vad utbetalningen avser.

Vi arbetar på att få layouten mer användarvänlig och den kan komma att förändras i framtiden.

Fakturatext

Här kan kåren välja att skriva in ett eget meddelande på medlemsfakturan som skickas ut centralt. Om du väljer att inte ange någon text, så kommer inget meddelande att gå ut till era medlemmar från er kår. Förbundets text på fakturan kommer alltid med, om kåren anger text här eller inte. För att lägga till en text klicka på Tabell med penna till höger, ange din text och klicka spara.

Medlemmars medlemsavgifter

Denna flik syns endast om kåren har metod 3 och listar alla medlemmars avgifter. Här kan du markera vilken medlem som skall ha vilken avgift. För att spara ändringar måste du klicka på Ändra bredvid varje avgift du änd- rat. Avgifterna anges under fliken Avgifter.

Distriktets sida

Du kan se distriktets sida om du har behörighet att göra så. För att nå distriktets sida kan du göra på följande sätt. Förutom att klicka dig fram under huvudfliken Organisation, kan du hitta distriktet genom att klicka på distriktets namn på underfliken kåruppgifter, eller genom att söka distriktet i någon av sökfunktionerna.

Klickbara ikoner på distriktets sida

Handlings-knapp: meny för olika alternativ Tabell med penna: redigera Figur med penna: redigera medlemmens profil Soptunna: ta bort

Plustecken i grön cirkel med eller utan tabell bakom: lägg till

Distriktets sida listar bland annat alla kårer som tillhör distriktet i fråga. Namnen på kårerna länkar dig vidare till den specifika kårens sida, om du har behörighet att se den.

18

Förbundets sida

Du kan se ditt förbunds sida om du har behörighet att göra så. För att nå förbundssidan kan du göra på följande sätt. Förutom att klicka dig fram under huvudfliken Organisation, kan du hitta förbundet genom att klicka på förbundets namn på underfliken kåruppgifter eller distriktets sida, eller genom att söka efter förbundet i någon av sökfunktionerna.

Klickbara ikoner på förbundets sida

Handlings-knapp: meny för olika alternativ Tabell med penna: redigera Figur med penna: redigera medlemmens profil Soptunna: ta bort

Grön cirkel med plustecken med eller utan tabell bakom: lägg till

Förbundets sida listar bland annat alla distrikt som tillhör förbundet i fråga. Namnen på distrikten länkar dig vidare till det specifika distriktets sida, om du har behörighet att se den.

19

4. Huvudflik Aktiviteter

Huvudfliken Aktiviteter innehåller alla arrangemang. Denna funktion är i nuläget inte justerad, utan helt

utformad av Norges Speiderförbund. Därför finns det vissa detaljer i funktionen som vi kanske inte vill använda oss av, eller inte vet hur vi vill använda dem. Det finns också oklarheter i vissa delar av översättningen på grund av detta. Eftersom funktionen Aktiviteter i skrivande stund inte är färdigutvecklad, är den här delen av manua- len inte så detaljerad som hade varit önskvärt. Under hösten 2010 påbörjas arbetet med granskning och föränd- ring av den här funktionen. Efter hand kommer denna manual att uppdateras med aktuell information. Skicka gärna förändringsförslag och framtidsvisioner till den mejladress som står sist i manualen.

K

Grön cirkel med plustecken: lägg till Tabell med penna: redigera

Figur med penna: redigera den här medlemmen Kalender: aktivitet

Soptunna: ta bort

Första sidan av Aktiviteter visar en lista över samtliga Aktiva aktiviteter. Det finns också en flik för Arkive- rade aktiviteter. Du kan bara redigera de aktiviteter du själv skapat, samt kan anmäla dig och andra i den mån du har behörighet. Om du har behörighet att anmäla till ett arrangemang, och aktiviteten är aktuell för anmälan, är den gröna knappen Anmälan till höger om aktiviteten synlig.

20

Skapa en ny aktivitet

Du skapar ett ny aktivitet genom att klicka på länken Skapa nytt projekt, vilken du finner nedanför listan med alla aktiva aktiviteter. I den ruta som kommer upp ska all grundfakta om aktiviteten skrivas in. När du sparat kommer du till sidan för din aktivitet.

I rutan till vänster ändrar du grunduppgifterna för aktiviteten. I rutorna till höger fyller du i adresser och andra kontaktdetaljer, samt eventuella avgifter.

Underflikar på aktuell aktivitetssida

Underprojekt och aktiviteter: eventuella undernivåer av aktiviteten Projektmedlemmar:

Direkta projektdeltagare:

Arbetsgrupper:

Rapporter:

Ändra uppgifter

Vill du ändra i grunduppgifterna för aktiviteten klickar du på Tabell med penna bredvid aktivitetens namn. Du kommer då till denna sida.

Här kan du ändra:

Grundläggande information samt Pris och Kontaktuppgifter Deltagande och registrering

Gruppfrågor

21

5. Huvudflik Rapportcenter

Under den här huvudfliken finns de funktioner som kallas listor och rapporter. Just nu finns det färdiga listor kopplade till din kår sorterade under flikarna som anges nedan. Tanken är att fler listor skall läggas till under augusti och september 2010. Så småningom skall det också finnas möjlighet att själv välja kriterier för vad som skall vara med i en rapport. Skicka gärna in dina önskemål, både för färdiga listor och för kriterier till rapporter, till mejladressen som står sist i denna manual. Vilka rapporter du kan ta ut är kopplat till din roll/funktion.

Betalande medlemmar

Under fliken Rapportcenter kan du se vilka av kårens medlemmar som betalat medlemsavgift. Det gör du genom att klicka på Medlemslista kår. Den information du får fram visas både i Scoutnet och finns i excelfilen som ligger längst ner till vänster i den första rutan.

Underflikar på sidan för rapporter

Medlemskap

6. Behörigheter

Behörigheter redigeras via länk på medlemmens sida, eller via kårens sida. Se tillvägagångssätt på Redigera medlemskap på sida 6.

Tilldela och redigera behörighet

Alla medlemmar kan logga in i medlemsregistret. Alla medlemmar utan någon funktion (roll) tilldelas automa- tiskt en grundbehörighet som tillåter dem att se all sin egen information på Min sida, och redigera sina egna kontaktuppgifter. De kan även se kårens adress på kårens sida.

Om en medlem har funktionen kårordförande har han automatiskt fått vissa behörigheter i medlemsregistret och kan därmed göra och se mer än en vanlig medlem. Rollerna Vice Avdelningsledare samt Ledare kan se kon- taktuppgifter till medlemmarna på sina respektive avdelningar, men inte redigera dessa.

En medlems medlemskap kan redigeras antingen genom Min sida, eller via kårens sida. När du är på medlem- mens sida klickar du på kårens eller avdelningens namn under fliken Mina medlemskap. Då hamnar du på en sida som låter dig ändra både behörighet och medlemskap, läs mer om detta på sida 6. Hur du redigerar medlem- skap via kårens sida kan du läsa mer om under Alla medlemmar på sida 11.

Behörigheter fördelade på funktioner

Behörighetsdokumentet beskriver alla behörigheter och fördelningen av dessa på samtliga funktioner, det ligger uppladdat som pdf tillsammans med denna manual.

22

7. Sökning

Det finns två sätt att göra sökningar i systemet, antingen via länken Sök till överst till vänster, eller via

fritextfältet till överst till höger. Textfältet fungerar med fyra tecken eller fler, och en lista på förslag visas innan du klickar på förstoringsglaset.

Klickbar ikon

Förstoringsglas: sök

Genväg och mina favoriter

Du kan själv skapa genvägar till dina favoritplatser i systemet. När du är på den sida i systemet som du vill spara som en favorit, klickar du på stjärnan. Favoritplatsen läggs i en lista under fliken Genväg. På detta vis kan du själv skapa en lista med de platser i systemet du främst brukar använda.

Klickbar ikon

Stjärna: mina favoriter

8. Övrigt

Det nya medlemssystemet justeras och utvecklas fortlöpande. Därför uppdateras också denna manual under tiden utveckling sker. Det finns versionsnummer angivet på manualens första sida.

Länkar:

Svenska Scoutrådet www.scout.se Svenska Scoutförbundet www.ssf.scout.se Norges Speiderforbund www.speiding.no

9. Kontakt

Om du har hittat fel, eller har önskemål om förändringar eller nyutvecklingar – skicka ett mejl till scoutnet@ssf.scout.se eller ring förbundskansliet, telefon 08-56 84 32 10 vardagar mellan 10-16.