Dokumenthanteringsplan

(1)

Datum

2020-02-06

Diarieplan

Kalmarsunds gymnasieförbund

(2)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Inledning

Kalmarsunds gymnasieförbund har sedan förbundet bildades år 1995 använt samma diariesystem och samma diarieplan som Kalmar kommun.

Sedan år 2012 används diariesystemet Public 360, vilket är ett webbaserad program för registrering av handlingar. Samtidigt som Public 360 infördes, upprättades en ny diarieplan av Kalmar kommun.

Därefter har innehållet anpassats till gymnasieförbundets behov, där de delar som rör miljö, trafik, hamnar, socialtjänst, turism osv har skalats bort.

En anpassad diarieplan och gemensamma rutiner för registrering

Den anpassade diarieplanen är direkt kopplad till dokumenthanteringsplanen, som visar vilka dokument som ska diarieföras.

De gemensamma rutinerna i diarieplanen ger stöd för att samma typ av handlingar registereras på samma sätt, oavsett på vilken enhet det sker och vem som gör det.

Diarieplanen ska tillsammans med dokumenthanteringsplanen fungera som ett stöd både för den som är ordinarie registrator och för den som vid behov går in och fungerar som ersättare.

Diarieplanen uppdateras när behov finns.

(3)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

kod Typ av handling/område/ärende Dokument Kommentar

STYRANDE

01 Styrande verksamhet

01.01 Styrande verksamhet allmänt + handlingar som inte har någon egen diariekod men

hör till handlingsområdet

Avtal, överenskommelser Ramavtal, fullmakt FK

Avtal IT-avtal diarieförs under 05.01 (programvara,

licenser, administrativa system m m) Uppsägning av avtal Vid förlängning görs hänvisning till

ursprungsärendets diarienummer.

Försäkringsavtal + korrespondens Korrespondens; försäkringsmäklare/bolag,

skadeanmälan FK

Verksamhetsutveckling och verksamhets-

planering Utredningar rörande verksamheten

Verksamhetsutveckling Övergripande planering Strategisk planering Lokalplanering

Protokoll, mötesanteckningar Protokoll

Mötesanteckningar

Delegation Sammanställning av anmälda

delegationsbeslut Rubrik: Anmälan av delegationsbeslut + år (ett ärende/år).

Övriga delegationsbeslut diarieförs tillsammans med aktuellt ärende.

FK

01.02 Reglemente Styrande dokument Förbundsordning FK

Delegationsordning Dokumenthanteringsplan Gallringsbeslut

Attestplan

Firmatecknare och övriga behörigheter

VLS-dokument Policys, planer, rutiner, riktlinjer och

instruktioner VLS-dokument (ett ärende/år)

Blanketter diarieförs ej.

Rubrik: VLS-dokument + år

(verksamhetsledningssystem) - + enhetens namn Efter dokumentnamnet skrivs: - ny - reviderad

01.04 Budget Budget Budgetprognoser Rubrik: Ekonomi, budget och prognoser 20xx FK

Budget och verksamhetsmål Rubrik: Budget och verksamhetsmål 20xx samt

ekonomisk planering 20xx-20xx FK

Kommunledningsmöte med

medlemskommunerna FK

(4)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

01.05 Kvalitet och uppföljning Kvalitetsredovisning Förbundets sammanställda

kvalitetsredovisning Ingår i årsredovisningen som diarieförs under 03.04 FK Verksamhetsuppföljning/statistik Trivselenkät, sammanställning

Kursutvärderingar, sammanställning, Elevstatistik avlästa 15/9 + 15/2

Rubrik: Verksamhetsuppföljning, kvalitetsuppföljning,

elevstatistik 20xx FK

Medarbetarenkät, sammanställning/resultat

av enkätansvar, förbundsövergripande Enheternas sammanställning/resultat återfinns i resp. skyddsrondsprotokoll.

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SYSAM), samman- ställning

Rubrik: Årlig uppföljning av det systematiska

arbetsmiljöarbetet 20xx FK

Verksamhetsutvecklingsfond, beslut och

uppföljning Beslut

Uppföljning Rubrik: Verksamhetsutvecklingsfonden + år

Ansökningar diarieförs ej FK

Intern kontrollplan Interna kontrollpunkter

Konsekvensanalyser Rapport

Rubrik: Intern kontrollplan 20xx - Kontrollpunkter

med konsekvensbeskrivning FK

01.06 Revision (Revisionsrapport/ Årsbokslut diarieförs under 03.04)

01.07 Taxor Interkommunal ersättning Prislistor över studievägar Rubrik: Prislistor över studievägar inom

Kalmarsunds gymnasieförbund + år, interkommunal ersättning

01.08 Inspektion Skolinspektionens kvalitetsgranskning/tillsyn Informationsbrev Begärd information Beslut

Redovisning av vidtagna åtgärder Uppföljningsbeslut

FK

Insynsbesök på fristående skolor… Egna insynsbesök Rubrik: Insyn i fristående gymnasieskola + skolans

namn FK

Arbetsmiljöverket FK

STÖDJANDE

02 Allmän administration

02.01 Administration allmänt + handlingar som inte har någon egen diariekod men

hör till handlingsområdet

Diarium Diarieplan FK

Arkiv Arkivbeskrivning FK

Leveranskvitto Rubrik: Leveranskvitto + år – Handlingar till kommunarkivet

Allmän handling Begäran om utlämnande av allmän handling

Beslut Diarieförs endast vid beslut om nekande att lämna

ut allmän handling

(5)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

GDPR Begäran om rättande, raderande eller

blockerande av personuppgifter (GDPR) Beslut

FK

Incidentrapport GDPR Rapportering till Dataskyddsinspektören FK

Polisanmälan Ex.vis skadegörelse, inbrott. Polisanmälan gällande

elev eller personal diarieförs under resp. diariekod.

02.02 Information Egenproducerat tryckmaterial Utbildningskatalog, kurskatalog, broschyrer,

affischer, informationsmaterial m.m.

Inbunden årsredovisning, budgetdokument m.fl.

Rubrik: Egenproducerat tryckmaterial 20xxEtt ärende/år. Registreras vartefter som tryckmaterial uppstår.

Hemsida Hemsidan och sociala medier -

skärmdumpar Skärmdumpar, struktur, 2 ggr/år, juni och december.

Ett ärende/år

Rubrik: Hemsidan och sociala medier – skärmdumpar + år

FK

Pressmeddelande Pressmeddelanden Rubrik: Pressmeddelanden 20xx FK

02.03 Klagomål/synpunkter Klagomål/Synpunkt Inkommen skrivelse

Svar på skrivelse Klagomål/Synpunkt som hanteras genom en enkel åtgärd eller ingen åtgärd alls, diarieförs inte.

Överklagande Överklagande

Följebrev Beslut

T.ex. vid överklagan av personaltillsättningar, överklagan av betyg. Övriga överklaganden diarieförs på ärendet det tillhör.

Anmälan till Skolsinspektionen, se 10.01 JO-anmälan

02.08 Organisation Organisationsutveckling/organisationsöversyn

diarieförs under 01.01

02.09 Projekt Alla handlingar rörande projekt Ansökan om projektmedel

Beslut

Projektplan/-beskrivning Slutrapport

02.10 Remisser Remiss Remiss

Remissvar FK

02.11 Upphandling Upphandling Avrop

Offertförfrågan Gäller upphandling som överstiger 50 000 kr. Övriga diarieförs ej.

Inkomna offerter

Protokoll vid direktupphandling 02.12 Nämndadministration Ny mandatperiod, direktion och planering Val av ordförande, vice ordförande samt

arbetsutskott FK

Val av ledamöter och ersättare FK

Val av revisorer FK

Fyllnadsval FK

Regler för tjänstgöringsordning Beslut från Kalmar kommun FK

Sammanträdesplan/utbildningsplan FK

(6)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

02.13 Internationella kontakter

03 Ekonomi

03.01 Ekonomi allmänt + handlingar som inte har någon egen diariekod men

hör till handlingsområdet

03.02 Bidrag Statsbidrag - Skolverket, Migrationsverket Ansökan

Beslut Rekvisition Redovisning

ÖUB diarieför Borgholms kommuns

statsbidragshandlingar. Samma hantering som ovan gäller.

FK/ ÖUC

Skolmjölkstöd, Jordbruksverket Ansökan/Beräkningsunderlag Rubrik: Skolmjölkstöd - Ansökan till Jordbruksverket

för 20xx/20xx FK

Statsbidrag – Myndigheten för Yrkeshögskolan YH-utbildning: Allt registreras under 10.12.

Övriga bidrag Bidrag till fristående skolor Rubrik: Bidrag till fristående skola + år – FK

Bidrag till kost- och serviceavgift vid studier

på t.ex. folkhögskola Rubrik: Bidrag till kost och serviceavgift till elev vid + skolans namn - + namn + 6 siffror FK Beslut om tilläggsbelopp för

modersmålsundervisning Rubrik: Beslut om tilläggsbelopp för

modersmålsundervisning,+ skolans namn FK Beslut om tilläggsbelopp för elev med behov

av särskilt stöd Rubrik: Beslut om tilläggsbelopp för elev md behov av särskilt stöd + namn + 6 siffror FK

Regler för inackorderingstillägg FK

Stipendier/premier Förteckning över fördelning

Årsredovisning från Kalmar kommun Diarieförs under 03.04 FK

03.03 Försäkringar

03.04 Årsredovisning Årsredovisning Årsredovisning

Delårsbokslut

Revisionsrapport/revisionsberättelse Ansvarsfrihet

Rubrik: Årsredovisning 20xx

Övrig revision diarieförs under 01.06 FK

Årsredovisning för stiftelser/stipendiefonder Rubrik: Årsredovisning för stiftelser, stipendiefonder

- räkenskapsåret 20xx FK

03.05 Stiftelser Stadgar Stadgar

04 Personal Ev sekretess enskild personal, se OSL 39 kap,

§§ 1-3

04.01 Personal allmänt + handlingar som inte har någon egen diariekod men

hör till handlingsområdet Löneöversyn/lönepolitiska riktlinjer Lönepolitiska riktlinjer

Beslut Rubrik: Löneöversyn och lönepolitiska riktlinjer + år FK

(7)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

04.02 Arvoden

04.03 Arbetsmiljö Anmälan till Försäkringskassa/Arbetsmiljöverket Anmälan och utredning av arbetsskada/allvarligt tillbud till

Försäkringskassa och Arbetsmiljöverket

Original i diariet, kopia i pakt.

Arbetsmiljöutredning Förvaras i pakt om det gäller enskild person, annars

i diariet.

04.04 Förhandling Avtal/Överenskommelse Personlig överenskommelse Ev sekretess enl OSL 39 kap, §§ 1-3

Förvaras i pakt när det rör enskild person FK

Överenskommelse Gäller övriga, ej enskilda FK

Förhandling Förhandlingar, enskilda ärenden Original i pakt FK

Förhandlingar, övriga ärenden Original i diariet, kopia i pakt Förhandling enligt MBL § 11 gällande

övertalighet med + fack FK

Samverkansavtal Samverkansavtal facklig tid Rubrik: Samverkansavtal gällande beräkning av

facklig tid - + facklig tillhörighet FK

04.05 Personalsociala ärenden Disciplinpåföljd Diarieförs endast vid sekretess. FK

Rehabiliteringsärenden/omplaneringsärenden Registreras endast i Adato

04.06 Rekrytering Utannonsering av tjänst Annons

Sammanställning över sökanden

Beslut (anteckning i diariet om vem som har fått tjänsten)

Rubrik: Rekrytering av …

Tillsättning av karriärtjänster för lärare, särskilt

yrkesskickliga Beslut om tillsättning Rubrik: Tillsättning av karriärtjänster för lärare,

särskilt yrkesskickliga, + perioden

04.07 Uppsägning Uppsägning på grund av personliga skäl Underrättelse/Beslut PS.Uppsägning på egen begäran diarieförs inte. FK

Uppsägning på grund av arbetsbrist Beslut Diarieförs endast när det gäller hel grupp. Enskilda

bevaras i pakt. FK

05 IT

05.01 IT allmänt +handlingar som inte har någon egen diariekod men

som hör till handlingsområdet.

T.ex administrativa register, administrativa system, licenser, program, rättigheter, support, tjänster

IT-avtal Personuppgiftsbiträdesavtal

IT-utredningar

(8)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

KÄRNVERKSAMHET 07 Fastigheter

07.01 Fastigheter allmänt + handlingar som inte har någon egen diariekod men

hör till handlingsområdet Besiktning av brandsyn, miljö, specialsalar, kök,

övrig utrustning Tillsynsrapport

Tillstånd brandfarlig vara Lokalvård

Skolgård Parkering

Yttrande vid t.ex. bygglov från annan utförare Grannyttrande Ombyggnationer, se DO5:8

Uthyrning, se DO 5:9

10 Utbildningsverksamhet Diariekod elevakt:

10.10 Gymnasiesär 10.16 Gymnasiet, Komvux

Samtliga handlingar rörande enskild elev förvaras i elevakt.

Ev sekretess enskild elev, se OSL 23kap, § 2

10.01 Utbildningsverksamhet allmänt + handlingar som inte har någon egen diariekod men

hör till handlingsområdet, t ex inbjudningar till föräldramöte

Anmälan till Skolinspektionen Remiss

Yttrande Beslut

Anmälan från elev/vårdnadshavare till

Skolinspektionen. FK

Biblioteksverksamhet

Kommunalt aktivitetsansvar (KAA) Återrapportering av det Kommunala aktivitetsansvaret (KAA) - Läsårsrapport + år/år

FK

Sammanställning kränkning av elev Sammanställning

Protokollsutdrag Sammanställning av ärenden gällande kränkning av elev + åt. Redovisas 2 ggr/år till direktionen FK Vinnare av jämställdhetspriset Nomineringar

Tjänsteskrivelse Beslut

Beslut: Jämställdhetspriset + år FK

Studentmarsch Tillstånd från polisen

10.05 Elevsocial verksamhet Ordning och disciplinärenden Kränkning, trakasserier, disciplinärende Gäller grupp, klass

Enskild elev, se 10.16 Elevakt

(9)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

10.06 Gymnasium Antagning efter 15 september Beslut Rubrik: Antagning efter 15 september 20xx.

Diarieförs på resp. enhet.

Avstängning av elev, beslut av direktionens

arbetsutskott Rektors utredning

Tjänsteskrivelse Beslut

Rubrik: Avstängning av elev + namn FK

Ny inriktning/utbildning gymnasiet FK

Tillstånd att få bedriva utbildning Tillstånd av specialförbund Ansökan till Skolverket Beslut om tillstånd

FK

10.07 SFI Antagning Antagningslistor

10.08 Kommunal vuxenutbildning Antagning Antagningslistor Gäller gymnasiet och SFI.

Yttrande/beslut om mottagande av sökande till

komvux från annan kommun Yttrande

Beslut

Utbildningens upphörande Sammanställning av enskilda beslut

Återgång till studier Beslut om avslag

10.09 Grundsärskola

10.10 Gymnasiesärskola Samtliga handlingar på GY-sär hanteras som

sekretess

Tillhörande av målgrupp Underlag

Beslut Rubrik: Beslut om tillhörande av målgrupp för

gymnasiesärskolan + namn + 6 siffror FK

10.11 Lärvux Antagning Antagningslistor

Orienteringskurser Kursbeskrivning

10.12 YH-utbildning

10.13 Uppdragsutbildning

10.15 Antagning gymnasium Antagning allmänt Tidsplan Rubrik: Tidsplan för gymnasieantagningen inför

läsåret xx/xx FK

Utbildningsorganisation Rubrik: Utbildningsorganisation xx/xx FK

Redovisning av årets antagning Rubrik: Redovisning av årets antagning till gymnasieskolan xx/xx - Rapport från gymnasieantagningen

FK

Beslut om kompletterande urvalsgrund

gällande färdighetspoäng Rubrik: Tillämpning av färdighetspoäng och meritvärde till estetiska programmets samtliga inriktningar läsåret 20xx/20xx

FK

Antagning enskilt, efter 15 september Ansökan Ev yttrande Beslut

(10)

Kalmarsunds gymnasieförbund Diarieplan 2020-02-06

Diarie-

Samverkansavtal Samverkansavtal FK

Utbildningsavtal Utbildningsavtal enskild elev Rubrik: Utbildningsavtal enskild elev, + skola,

elevens namn + 6 siffror FK

10.16 Elevakter Avgång Beslut om avgång

Disciplinärende Skriftlig varning

Beslut om avstängning Underlag

Trakasserier, diskriminering och kränkande

behandling Kränkningsutredning och åtgärder, elev

Särskilt stöd

Anmälan till socialtjänsten enligt SoL 14:1 Orosanmälan

Konsultationspapper från socialförvaltningen Arbetsskada/allvarligt tillbud Anmälan och utredning av

arbetsskada/allvarligt tillbud till Försäkringskassan och/eller Arbetsmiljöverket

Skadeanmälan till Kammarkollegiet

10.17 Elevhälsa Risk-/avvikelserapport Lex-Maria anmälan

Patientsäkerhetsberättelse Ingår i årsredovisningen som diarieförs under 03.04 FK Verksamhetsberättelse och

verksamhetsplan Diarieförs under 01.02 FK

10.18 Elevorganisationer

10.19 Kostverksamhet Egenkontroll Beslut om avgift

Tillsynsprotokoll

Revidering av egenkontrollprogram Kontrollrapport – Livsmedel Kontrollrapport