Socialförvaltningen Dnr 2017/193
Dokumenthanteringsplan Socialnämnden
Antagen av Socialnämnden den xxxx-xx-xx
Innehåll
Inledning... 4
Allmänna handlingar... 4
Socialnämndens arkivorganisation... 6
Lagar och förordningar som styr hantering/arkivering av dokument... 7
Staben... 8
Nämnd och allmän administration... 8
Ekonomi... 10
Personal... 11
Hälso- och sjukvård... 13
Patientjournaler... 13
Meddelanden... 15
Signeringslistor... 15
Övriga handlingar... 16
Individ och Familjeomsorgen... 17
Handlingar i samband med genomförande... 17
Myndighet... 19
Faderskap... 19
Budget- och skuldrådgivning... 22
Biståndshandläggning/Ekonomiskt bistånd... 24
Missbruk... 27
Adoptioner... 28
Tillståndsprövning/tillsyn... 29
Dödsboanmälningar och boutredningar... 32
Allmänt barn och ungdom... 33
Yttrande till/handlingar inkomna från andra myndigheter... 37
Placeringsärenden barn... 39
Familjehem, kontaktperson/familj... 42
Handlingar inom verksamheten som inte föranleder ärende... 43
Äldreomsorg... 44
Allmän administration inom äldreomsorgen... 44
Särskilda boendeformer - Allmän administration... 46
Handlingar i samband med handläggning av ärende... 49
Handlingar under genomförandet av insatser... 53
Omsorg om funktionshindrade... 55
Handlingar i samband med handläggning av ärende - LSS... 55
Handlingar i samband med genomförande av ärende - LSS... 58
Handlingar i samband med handläggning av ärende - SoL... 60
Handlingar i samband med genomförande av ärende - SoL... 62
Arbetsmarknad... 64
Allmän administration... 64
Individdokumentation... 65
Flykting- och invandrarmottagning... 66
Allmän administration LIF-akt... 66
Allmän administration... 68
Hem för vård eller boende... 70
Allmän administration... 70
Inledning
I enlighet med § 5 Arkivreglemente för Hörby Kommun och 6 § 1p Arkivlagen ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras.
Dokumenthanteringsplanen ska revideras fortlöpande inom varje nämnd
1. En dokumenthanteringsplan redovisar hur myndigheten dokumenterar sin verksamhet, dvs vilka handlingar som förekommer på olika media och hur de skall hanteras. Som framgår nedan är dokumenthanteringsplanen också ett bra sätt att leva upp till de krav på dokumentation av
myndighetens verksamhet som direkt eller indirekt följer av lag.
Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen
2.
Planen skall förses med uppgifter om när respektive handling kan gallras och vad som skall levereras till kommunarkivet. Den bör även förses med uppgifter om förvaringsform och anknytning till digitalt ärendesystem.
En dokumenthanteringsplan som utvecklas med dessa förutsättningar blir på samma gång
3:
• Plan över myndighetens handlingar
• Bevarandeplan för arkivalier
• Gallringsplan för arkivalier
1
Hörby Kommun Författningssamling, 1995-09-25
2
Hörby Kommun Författningssamling, 1995-09-25
3
Hörby Kommun Författningssamling, 1995-09-25
Allmänna handlingar
Alla handlingar som kommer in till, upprättas i eller skickas ut ifrån en myndighet är i princip allmänna handlingar som i normalfallet är offentliga, alltså tillgängliga för vem som helst att ta del av. En allmän handling är dock inte nödvändigtvis samma sak som en offentlig handling, en allmän handling i sin helhet eller uppgifter i handlingen kan vara offentliga eller ha någon form av sekretess som gör att den inte kan lämnas ut
4.
En handling är allmän när den:
Har kommit in till kommunen
Har upprättats av kommunen
Förvaras hos kommunen Exempel på allmän handling
Beställning, avtal, yttrande mm.
Vad är arbetsmaterial
Utkast, ”kladdar”, koncept och annat underlag till ännu inte färdigställda/upprättade skrivelser och beslut är att betrakta som arbetsmaterial och är inte allmänna handlingar.
Exempel på arbetsmaterial
Utkast, minnesanteckningar som ej expedierats eller arkiverats.
4
Tryckfrihetsförordning (1949:105) 2 kap §3.
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet
5.
Vad ska/bör registreras:
sekretessbelagda handlingar som inte ingår i patientjournal/personakt
skrivelser från myndigheter, företag, organisationer och privatpersoner som kan föranleda beslut, yttrande eller åtgärd.
Även skrivelser som inte leder till beslut, yttrande eller åtgärd kan registreras för att bli återsökningsbara.
utgående skrivelser
beslut, avtal, kontrakt
interna skrivelser av formell karaktär t.ex. policydokument, rutiner och riktlinjer som inte hanteras i ledningssystemet, sammanställningar, statistik m.m.
handlingar där det kan vara viktigt att kunna bevisa att de kommit in till/skickats ut från myndigheten
övriga handlingar som är eller kan bli av betydelse.
Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att de utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad
6.
5
Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400
6
Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400
Undantag från registreringsskyldigheten:
handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, ex cirkulär, inbjudningar, reklam
handlingar som inte är sekretessbelagda och som kan hållas ordnade på annat vis, ex fakturor och cirkulär m.m.
handlingar som ingår i patientjournaler och personakter
77
Offentlighets- och sekretessförordning (2009:641) och Offentlighets- och
sekretesslag (2009:400)
Socialförvaltningen Dnr 2017/193
Socialnämndens arkivorganisation
Socialnämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt
arkivreglementet så kan nämnden utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten.
8Posthantering, diarieföring och arkivering sköts av utsedd ansvarig person på socialnämnden. Inom socialnämnden ingår Staben (Administration, HR och ekonomi, Kvalitet och utveckling, Förebyggande Folkhälsa och Förebyggande Integration) Myndighetsenheten (Sektionen för barn, Vuxna och LSS och Försörjningsstöd), Individ- och familjeenheten, Vård och omsorg, Arbetsmarknadsenheten och Etableringsenheten.
Ordförklaringar
Bevara – innebär att handlingen bevaras för all framtid.
Gallra – att gallra är att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Gallringsfrist är den tid innan beslutad gallring verkställs. Gallring bör verkställas regelbundet, gärna i början av året, eftersom många gallringsfrister löper ut vid årsskiftet. Observera att gallringsbeslut ska tolkas restriktivt. Endast sådana handlingar får gallras som uttryckligen avses i Dokumenthanteringsplanen dvs. om
handlingstypen inte finns i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras till dess att nämnden fattat beslut om gallring.
8
