Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: | Tel: 0415- 37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
Kommunstyrelsen
Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen
Förslag till beslut
Förslaget till ny dokumenthanteringsplan antas.
Sammanfattning av ärendet
Revidering av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Beskrivning av ärendet
Bakgrund
Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan reviderades senast 2017. Vid denna revidering gjordes en rad undantag från
Riksarkivets rekommendationer. Därför krävs en ny revidering, i första hand i syfte att leva upp till lagstiftningen då Riksarkivets gallringsråd är anpassade efter för dokumenthanteringen relevant lagstiftning, i andra hand i syfte att få en dokumenthantering som är mer lik andra kommuners. Syftet med att ha en dokumenthantering som mer liknar andra kommuners är bland annat att öka möjligheten att hjälpas åt över kommungränserna, något som blir extra viktigt i och med samarbetet kring e-arkivet.
Analys och förslag
Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan reviderades senast 2017-10-16.
Nyligen har en arkivarie anställts i kommunen, och i samband med detta har flera problem upptäckts i dokumenthanteringsplanen. Därför har ett förslag till revidering tagits fram, och ändringar har gjorts på följande punkter:
Posterna ”Riktlinjer” och ” Personalpolitiska riktlinjer och policys beslutade och antagna” ändras så att gallringsfristen istället för ”vid inaktualitet” blir ”bevaras” i enlighet med nationella riktlinjer.
Posten ”Föredragningslistor, dagordningar och kallelser” ändras så att gallringsfristen i enlighet med nationella riktlinjer blir ”bevaras” istället för ”vid inaktualitet”.
I posten ”Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning)”
ändras gallringsfrist från ”vid inaktualitet” till ”bevaras” i enlighet med nationella riktlinjer.
Posten ” Avisering om utbetalt belopp” ändras i enlighet med nationella riktlinjer så att gallringsfristen blir 2 år istället för 10.
”Rekvisition av bidrag till arbetsförmedlingen” ändras i enlighet med nationella riktlinjer så att gallringsfristen blir 2 år istället för 10 år.
”Utbildningar, kommuninterna” ändras i enlighet med nationella riktlinjer. Gallringsfrister varierar inom detta område, så i fältet
”Bevara/gallra” står det ”se anmärkning”, medan anmärkningen specificerar vilka handlingar som ska bevaras respektive gallras.
Eftersom det inte finns någon lösning för digitalt bevarande ändras posten ”Matrikel (motsvarande)” så att det istället för ”Bevaras digitalt”
endast står ”Bevaras”.
”Budget/verksamhetsplan” ändras till endast ”verksamhetsplan” då budgetdokument finns i en annan post. Gallringsfristen för
verksamhetsplanen ändras även från ”2 år” till ”bevaras” eftersom den tidigare gallringsfristen av allt att döma är satt av misstag. Detta framgår av att gallringsråden från SKL och Riksarkivet är ”bevaras” samt att den aktuella dokumenthanteringsplanen säger att gallringsfristen ska vara 2 år trots att handlingarna enligt samma plan ska levereras till
centralarkivet efter 3 år.
Posten som behandlar Budget: ”budgethandling”, ”budgetunderlag, verifikationer”, ”justeringsverifikationer” och ”övr. budgetunderlag”
skrivs isär till olika poster i syfte att göra planen mer lättbegriplig för läsaren och för att undvika flera gallringsfrister för samma post.
”Justeringsverifikationer” tas bort helt då dessa lika väl kan falla in under
”verifikationer”.
”Till slutarkiv” har tagits bort för alla gallringsbara handlingar. Endast handlingar som ska bevaras ska till slutarkivet, övriga gallras av förvaltningen före leverans.
I posten ” Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl som dokumenterar den egna verksamheten” läggs en rad till om säkerhetskopiering av vissa medier i syfte att säkra bevarandet av informationen.
I nuvarande plan står ”bevaras alt gallras” på ” Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder”. Detta ändras till
”bevaras” i enlighet med nationella gallringsråd.
Posten ” Pensionsansökan, särskild avtalspension med beslut och överenskommelse” ändras från gallringsfrist 1 år till ”bevaras” i enlighet med nationella gallringsråd.
Posten ”grundlistor, lönelistor” ändras till ”bevaras” i enlighet med nationella gallringsråd. Som följd av detta ändras även digital bevaring till ”papper/digitalt” eftersom det inte finns någon digital lösning för långtidsförvaring innan e-arkivet är igång.
Posten ”kontrolluppgift ändras från gallringsfrist 6 år till ”bevaras” i enlighet med nationella gallringsråd.
Posten ” Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader” ändras från gallringsfrist 2 år till ”bevaras” i enlighet med nationella gallringsråd.
”Förfrågningar från och svar till anbudsgivare” ändras från ”2 år” till
”Bevaras/2 år” i enlighet med anmärkningen.
”Anbud, ej antagna” ändras från ”2 år, se anmärkning” till ”2 år/vid inaktualitet”. Anmärkningen anger sedan tidigare vilka anbud som är vilka.
Posten ”Beställningsbekräftelse” ändras i enlighet med nationella riktlinjer från 2 år till 10 år.
”Fastighetstaxering” och ”fastighetsdeklaration” ändras i enlighet med nationella riktlinjer så att de gallras 5 år efter ny fastighetstaxering istället för direkt efter den nya taxeringen.
Posten ”avrop” ändras enligt nationella gallringsråd så att gallringsfristen på 2 år blir ”2 år/bevaras” med anmärkning.
Posten ”Förhandsannonsering/upphandlarprofil” ändras till från ”2 år”
till ”bevaras” i enlighet med nationella riktlinjer.
Posterna ”Intyg hindersprövning” och ”Intyg vigsel/underrättelse” under
”tillhandahålla borgerlig vigsel” ändras från gallringsfrist ”bevaras” till ”2 år” eftersom det inte finns någon anledning för kommunen att spara dessa då de sparas hos skatteverket.
”Kungörelser fullmäktige” ändras från ”bevaras” till ”2 år” i enlighet med nationella gallringsråd.
”Korrespondens (ej diarieförd) av vikt för verksamheten” ändras för tydlighetens skull till ”Korrespondens av vikt för verksamheten” med en anmärkning om att dessa dokument ska diarieföras. All korrespondens av vikt för verksamheten ska nämligen diarieföras enligt nationella gallringsråd.
”Postlistor” ändras så att gallringsfristen blir ”vid inaktualitet” istället för
”bevaras” med hänsyn till GDPR och kommunens skyldighet att radera personuppgifter vi inte längre har användning för.
Gallringsfristen för ”Kompetensutvecklingsinsatser” ändras i enlighet med nationella gallringsråd från ”vid inaktualitet” till ”bevaras”.
Gallringsfristen för ”Tjänstebil med särskilt bilavtal” ändras i enlighet med nationella gallringsråd från ”bevaras” till ”10 år”.
”Förhandlingsunderlag för lönesättning (individuella)” och
”Förhandlingsunderlag för lönesättning (löneöversynsförhandling)”
ändras i enlighet med nationella gallringsråd så att gallringsfristen istället för ”bevaras” blir ”vid inaktualitet”.
”Kontoavstämningar” ändras från ”bevaras” till ”10 år” i enlighet med nationella gallringsråd. Anmärkningen ”Ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut” ändras till ”Läggs som bokslutsbilaga i fastställt bokslut och bevaras tillsammans med bokslutet om bokslutet inte innehåller alla relevanta uppgifter.”
Samtliga gallringsråd är hämtade från SKL:s och Riksarkivets serie Bevara eller gallra.
