SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(10)

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(10)

Valnämnden

2019-09-10

Utdragsbestyrkande

Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset i Kinna, klockan 15.30-16.50.

Beslutande S Bodil Wennerström

C Bengt Axbrink L Eva-Lena Andersson M Kerstin Weimman-Lindén KD Lars-Inge Andersson MP Lars-Olof Sandberg SD Anne-Li Glansin V Beatrix Wiberg

Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare S Berndt Ekholm

L Jan Karlsson

KD Rut-Marie Engström MP Ida Nilsson

Tjänstemän

Ellen Player Pellby, kommunsekreterare Sara Andersson, ekonom § 42

Malin Johnsson, ekonom § 42

Utses att justera Kerstin Weimman-Lindén

Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset i Kinna, den 16 september

Underskrifter Sekreterare § 40-46

Ellen Player Pellby

Ordförande

Bodil Wennerström

Justerande

Kerstin Weimman-Lindén

(2)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(10)

Valnämnden

2019-09-10

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Valnämnden §§ 40-46

Sammanträdesdatum 2019-09-10 Datum för anslags

uppsättande 2019-09-16

Datum för anslags

nedtagande 2019-10-08

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret, kommunhuset i Kinna Underskrift

Ellen Player Pellby

(3)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(10)

Valnämnden

2019-09-10

Innehållsförteckning

Förändring av ärendelistan § 40

Revisionsrapport- Grundläggande granskning av styrelse och

nämnder, verksamhetsåret 2018 § 41

Delårsrapport augusti 2019 § 42

Remiss gällande utformningen av det kommunala ungdomsrådet § 43

Åtgärdsvalstudie väg 156 § 44

Meddelanden § 45

Övrigt § 46

(4)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 40/2019

Förändring av ärendelistan

Valnämndens beslut

Följande ärenden tillförs ärendelistan:

- Remiss gällande utformningen av det kommunala ungdomsrådet - Åtgärdsvalstudie väg 156

Dagens sammanträde

Ordföranden anmäler följande extra ärenden:

- Remiss gällande utformningen av det kommunala ungdomsrådet - Åtgärdsvalstudie väg 156

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förändringen av ärendelistan kan antas, och finner att så sker.

________________

(5)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 41/2019 Dnr 2019-10 007

Revisionsrapport - Grundläggande granskning av styrelse och nämnder, verksamhetsåret 2018

Valnämndens beslut Informationen noteras.

Valnämndens presidium återkommer till nämnden angående revisorernas iakttagelser.

Ärendet

PwC har på uppdrag av och tillsammans med de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun genomfört en grundläggande granskning. Föreliggande

granskning utgör den grundläggande granskningen av styrelsers och

nämnders ansvarstagande för intern styrning och kontroll för verksamhetsåret 2018.

Granskningen visar på följande iakttagelser för valnämnden:

- Nämnden har inte antagit en internkontrollplan för verksamhetsåret 2018.

- Nämndens beslut om öppettider för röstningslokaler på valdagen var inte förenligt med vallagen. En röstningslokal ska hålla öppet mellan klockan 8-20, och granskningsrapporten hävdar att detta inte gjorts.

- Nämndens bedömning av måluppfyllelse avseende att ”öka valdeltagande hos förstagångsväljarna och väljare till kommun- och landstingsval”, har gjort utan att arbete följts upp.

- Nämnden har inte en delegationsordning.

- Nämnden har inte någon plan eller genomfört uppföljning av fullmäktiges policy och riktlinjer som gäller för verksamheten.

Dagens sammanträde

Valda revisorers ordförande Roger Fogelström (M) redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår följande:

Informationen noteras.

Valnämndens presidium återkommer till nämnden angående revisorernas iakttagelser.

Förslagen antas.

________________

(6)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 42/2019 Dnr 2019-9 042

Delårsrapport 2019

Delårsrapport 2019 för valnämndens godkänns.

Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

__________________ ___________________

Bodil Wennerström Kerstin Weimman-Lindén

Ordförande Justerande

Ärendet

Enligt det av kommunfullmäktige fastställda styrsystemet för Marks kommun skall samtliga nämnder lämna en uppföljning av verksamheten per sista augusti.

Dagens sammanträde

Ekonom Sara Andersson och Malin Johnsson redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att delårsrapport 2019 för valnämnden godkänns.

Förslaget antas.

Expedieras till:

Kommunstyrelsen

________________

(7)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 43/2019 Dnr 2019-11 003

Remiss gällande utformningen av det kommunala ungdomsrådet

Valnämnden ställer sig positiva till förslag till reglemente för kommunala ungdomsrådet som ett sätt att förbättra ungdomars inflytande och ökad demokrati.

Ärendet

Marks kommun ska enligt kommunfullmäktiges beslut inrätta ett ungdomsråd.

Ett reglemente behöver tas fram för ungdomsrådet så att dess uppgifter, sammansättning och arbetsformer regleras.

Valnämnden har getts möjlighet att inkomma med sina synpunkter på reglementet.

Dagens sammanträde

Ordförande Bodil Wennerström (S) redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att valnämnden ställer sig positiva till förslag till reglemente för kommunala ungdomsrådet som ett sätt att förbättra ungdomars inflytande och ökad demokrati.

Förslaget antas.

Expedieras till:

Kommunstyrelsen

________________

(8)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 44/2019

Åtgärdsvalstudie väg 156

Valnämnden ställer sig positiva till projektet ”åtgärdsvalsstudie för väg 156 mellan väg 40 och länsgränsen mot Jönköping”.

Ärendet

Trafikverket har under våren 2019 genomfört en ÅVS, åtgärdsvalsstudie, för väg 156 mellan väg 40 och länsgränsen mot Jönköping. Trafikverket har skickat över ÅVS väg 156 på remiss till Marks kommun.

Kommunstyrelsen kommer att lämna ett gemensamt yttrande för Marks kommun och skickar därmed förslaget på intern remiss till förvaltningar och kommunala råd, däribland valnämnden.

Ledamöternas förslag till beslut

Bengt Axbrink (C) föreslår att valnämnden ställer sig positiva till projektet ”åt- gärdsvalsstudie för väg 156 mellan väg 40 och länsgränsen mot

Jönköping”.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om valnämnden antar eller avslår Bengt Axbrinks (C) förslag, och finner att förslaget antas.

Expedieras till:

Kommunstyrelsen

________________

(9)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 45/2019

Meddelanden

A) Utlysning av delregionala tillväxtmedel för Boråsregionen 2020

B) Förändring avseende handläggande enhet för registrering av inlämnad be- gäran om stämningsmannadelgivning

C) Valmyndighetens nyhetsbrev 2019, vecka 22 D) KF § 117/2019 - Uppföljning internkontroll E) KF § 106/2019 - Reviderade ramar fastställs F) KF § 105/2019 - Aprilrapporten godkänns

(10)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(10)

Valnämnden

2019-09-10

§ 46/2019

Övrigt

Informationen noteras gällande valnämndens sammanträdestider för år 2020.

De förtroendevalda i valnämnden som även sitter i kommunstyrelsen ska ställa fråga vid nästa kommunstyrelsesammanträde vart skrivelsen daterad 2019-05-16 har tagit vägen.

Dagens sammanträde

Valnämnden ställer fråga kring när valnämndens sammanträdestider för år 2020 kommer att beslutas i nämnden. Kommunsekreterare Ellen Player Pellby meddelar att ärendet kommer att beslutas om på valnämndens sammanträde den 12 november 2019.

Den 16 maj 2019 översände valnämndens presidium en skrivelse till kommunstyrelsen angående långsiktig planering av hur valnämndens verksamhet ska skötas, sett till den personal nämnden köper från kommunledningskontoret. Då nämnden ännu inte fått någon återkoppling gällande skrivelsen kommer valnämnden överens om att de förtroendevalda som även sitter i kommunstyrelsen ska ställa fråga vid nästa kommunstyrelse-

sammanträde vart skrivelsen har tagit vägen.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om informationen kan noteras gällande valnämndens sammanträdestider för år 2020, och finner att så sker.

De förtroendevalda i valnämnden som även sitter i kommunstyrelsen ska ställa fråga vid nästa kommunstyrelsesammanträde vart skrivelsen daterad 2019-05-16 har tagit vägen.

Förslaget antas.