Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2016

(1)

Kommunstyrelsen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sida

1 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

Plats och tid Kommunkontoret i Mörbylånga, klockan 9.00-11.04

Beslutande Se närvarolista

Övriga närvarande Monica Högberg, kommunchef

Ann-Charlott Karlsson, kommunsekreterare

Reinhold Sehlin, risk och säkerhetssamordnare, § 14

Justerare Anne Oskarsson

Justeringens plats och tid Kommunkontoret i Mörbylånga onsdagen den 12 januari 2016

Underskrifter

Sekreterare §§ 1-17

Ann-Charlott Karlsson

Ordförande

Henrik Yngvesson

Justerare

Anne Oskarsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum 2016-01-12

Datum då anslaget sätts upp 2016-01-13 Datum då anslaget tas ned 2016-02-04

Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret i Mörbylånga

Underskrift

(2)

Kommunstyrelsen

Sida

2 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ärendelista

§ 1 Dnr 7839 - 4

Val av justerare ... 4

§ 2 Dnr 244 - 5

Godkännande av dagordning ... 5

§ 3 Dnr 2015/000839 -040 6

Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2016 ... 6

§ 4 Dnr 2015/000856 -047 7

Fördelning av extra medel till integration ... 7

§ 5 Dnr 2015/000850 -343 8

Tillägg till avtal om dricksvatten och hantering av

industriavloppsvatten ... 8

§ 6 Dnr 2015/000146 -700 9

Rapportering av ej verkställda beslut 2015 ... 9

§ 7 Dnr 2014/000225 -311 10

Svar på Medborgarförslag - Underhåll av Gröndals-gatan i Torslunda ... 10

§ 8 Dnr 2014/000360 -819 11

Svar på Medborgarförslag - Två fotbollsmål till grönområdet nära Karl

Johansgatan i Färjestaden ... 11

§ 9 Dnr 2014/000495 -331 12

Svar på Medborgarförslag - Parksoffor i anslutning till kommunens

äldreboenden ... 12

§ 10 Dnr 2015/000890 -104 13

Eva Folkesdotter Paradis (M) - Avsägelse från uppdrag som 1:e vice

ordförande i sociala utskottet ... 13

§ 11 Dnr 2015/000891 -102 14

Val av 1:e vice ordförande i sociala utskottet efter Eva Folkesdotter

Paradis (M) samt ersättare ... 14

§ 12 Dnr 2015/000904 -750 15

Förordnande att besluta om omedelbart omhänder-tagande med

mera enligt LVU och LVM i brådskande ärenden ... 15

§ 13 Dnr 2016/000002 -002 17

Anmälan av fattade delegeringsbeslut ... 17

§ 14 Dnr 2016/000003 -105 18

Meddelanden och information ... 18

§ 15 Dnr 2015/000065 -353 19

Svar på Motion av Eric Rosenlund (SD) - Stoppa avloppsledningen

genom Tveta vattentäkt ... 19

§ 16 Dnr 8844 - 20

Ansökan om särskilt förordnad vårdnadshavare ... 20

§ 17 Dnr 8845 - 21

(3)

Kommunstyrelsen

Sida

3 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

Ansökan om särskilt förordnad vårdnadshavare ... 21

(4)

Kommunstyrelsen

Sida

4 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 1 Dnr 7839 -

Val av justerare

Kommunstyrelsens beslut

1. Anne Oskarsson utses att justera dagens protokoll tisdagen den 12 januari 2016.

_____

(5)

Kommunstyrelsen

Sida

5 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 2 Dnr 244 -

Godkännande av dagordning

Sammanfattning av ärendet

Utsänd kallelse godkänns som dagordning för sammanträdet.

_____

Ajournering

Sammanträdet ajourneras klockan 10.00-10.10

(6)

Kommunstyrelsen

Sida

6 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 3 Dnr 2015/000839 -040

Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2016

Kommunstyrelsen ska för varje år fastställa en internkontrollplan för att säkerställa att interna rutiner följs.

Beslutsunderlag

Internkontrollplan daterad den 1 december 2015.

Tjänsteskrivelse, daterad den 1 december 2015.

Kommunledningsutskottets förslag till beslut den 16 december 2015.

1. Förslag till internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2016 antas.

_____

Expedieras till:

Sektionschefer För kännedom:

(7)

Kommunchefen

Monica Högberg, 0485-470 11 monica.hogberg@morbylanga.se

PLAN

Sida

1(2)

Datum

2015-12-01

Dnr

2015/000839-040

Beslutande

Kommunstyrelsen § 3 2016-01-12

Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhets- område för 2016

Internkontrollplanen innehåller kontrollpunkter inom områdena systematiskt arbetsmiljöarbete, delegation, dokumenthantering, utbetalning och inköp.

Den riskanalys och den bedömning som gjorts i det följande utgår ifrån att om händelsen som ska förhindras inträffar så är konsekvensen allvarlig eller kännbar (bedömt utifrån kriterierna mycket allvarlig, allvarlig, kännbar, lindrig eller försumbar).

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) – om rutinen för SAM används felaktigt eller inte alls används kan det leda till skada för kommunen som arbetsgivare och för den enskilde. Risken bedöms som allvarlig.

Delegation – om rutinen med att anmäla delegationsbeslut inte fungerar kan enskilda drabbas pga att besluten inte vinner laga kraft. Risken bedöms som kännbar.

Dokumenthantering – felaktig dokumenthantering inklusive arkivering kan leda till att lagbrott begås. Risken bedöms som allvarlig.

Utbetalning – risken finns att felaktiga utbetalningar görs till skada för kommunen eller enskild om attesteringsrutinerna inte fungerar

tillfredsställande. Kommunen kan utsättas för stöld och bedrägeri om vi inte har tillräckliga kontrollfunktioner. Felaktigt hanterade registreringar av ledigheter i Personec kan också leda till felaktiga utbetalningar och/eller att felaktigt antal semesterdagar beviljas. Risken bedöms som allvarlig.

Inköp – felaktigt hanterade upphandlingar kan leda till stora

skadeståndsanspråk på kommunen. Felaktigt hanterade inköp eller avrop kan leda till ekonomisk skada. Risken bedöms som allvarlig.

Uppföljningen av interkontrollplanen kommer att följas upp i tertial-, delårs-, och årsredovisningen. Samordningen av kontrollplanen och uppföljningen av den görs av ekonomichefen.

Samtliga verksamheter har en eller två kontrollpunkter för sin verksamhet.

(8)

Sida

2(2)

Process/ rutin/ system Kontrollmoment Kontrollansvarig Metod/frekvens Rapporteras till

**

När

Inköp Köptrohet mot

avtalsleverantörer

Ekonomichef Årligt stickprov Kommunchef oktober

Inköp Att upphandlings-

reglerna följs

Upphandlings- samordnare

Genomgång av upphandlings- protokoll

Kommunchef mars

Utbetalningar Uppföljning av utbetalningar i förhållande till beslut.

Sektionschef Kultur och näring

Årlig uppföljning Kommunchef mars

Utbetalningsrutiner för nyanlända

Att upprättade rutiner följs

Myndighetschef Stickprov 10 slumpvis utvalda personer

Verksamhetsområ deschef IFO, LSS,

myndighetsavd

maj

Beslutsattester Att utbetalningar attesteras av rätt person

Ekonomichef Årlig genomgång av attestregistret

Kommunchef november

Delegation Att rutiner för redovisning av delegationsbeslut följs

Kanslichef Årlig genomgång av rutiner/

stickprov

Kommunchef mars

Arbetsmiljödelegation Följs rutinerna med delegering av arbetsmiljö- ansvaret

Administratör mjuka sektorn

Samtliga chefers delegation

Sektionschef mjuka sektorn

oktober

Registrering av ledigheter i personec

Att upprättade rutiner följs

Rehab samordnare

5 medarbetare/

chef/halvår

Sektionschef mjuka

verksamheterna

juli och december Dokumentation för

elever i behov av särskilt stöd

Att dokumentation av elevers rätt till stöd sker

Övergripande specialpedagog

Stickprov 10 slumpvis utvalda elever

Verksamhetsområ deschef barn och ungdom

juni

Specificerat boendestöd Att vi följer

lagstiftningens krav

Systemansvarig vård och omsorg

2 boende/säbo 1 gång/år

Verksamhetsområ deschef vård och omsorg

november

Arkivering Uppföljning av att material arkiveras enligt

dokumenthante- ringsplaner

Arkivansvarig Stickprov Kanslichef mars

Dokumenthantering Att den nya dokumenthante- ringsplanen följs

Administratör Tekniska sektorn

Stickprov Sektionschef Tekniska sektorn

april, augusti, december

(9)

Kommunstyrelsen

Sida

7 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 4 Dnr 2015/000856 -047

Fördelning av extra medel till integration

Mörbylånga kommun har fått 13,4 miljoner kronor, som ett engångsbelopp, för att hantera den extra påfrestning som integrationen medför. Pengarna ska ses som ett tillfälligt stöd till vård, omsorg och skolverksamhet. Pengarna kommer att betalas ut under 2015 men kan användas 2016.

Beslutsunderlag

Regeringens proposition 2015/16:47 Extra ändringsbudget för 2015.

Regeringens avsedda fördelning av stöd till kommuner och landsting i Prop.

2015/16:47.

Extra ändringsbudget för 2015.

Extra medel för att hantera uppkommen flyktingsituation den 2 december 2015.

Tjänsteskrivelse den 9 december 2015.

1. Godkänna förvaltningens hantering av de extra medel som regeringen tilldelat kommunen.

_____

M-verksamheten Rickard Brivald För kännedom:

(10)

Kommunstyrelsen

Sida

8 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 5 Dnr 2015/000850 -343

Tillägg till avtal om dricksvatten och hantering av industriavloppsvatten

Ett tillägg till avtal om dricksvatten och hantering av industriavloppsvatten har tagits fram för beslut. Huvudavtalet är daterat den 30 augusti 2010.

Orsaken till tillägget är att Guldfågeln AB vill utöka sin verksamhet och därmed har ett behov av ett större vattenuttag.

Beslutsunderlag

Avtal om dricksvatten och hantering av industriavloppsvatten, daterat den 30 augusti 2010.

Tillägg till huvudavtal, daterat den 8 december 2015.

1. Tillägg till huvudavtal om dricksvatten och hantering av industriavloppsvatten godkänns.

_____

Guldfågeln AB, Box 98, 386 02 Mörbylånga Teknisk affärsverksamhet

För kännedom:

(11)

Kommunstyrelsen

Sida

9 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 6 Dnr 2015/000146 -700

Rapportering av ej verkställda beslut 2015

Socialtjänsten i kommunen är skyldig att regelbundet anmäla ej verkställda beslut (gynnande beslut som inte har verkställts under tre månader) till ansvarig nämnd. Rapport skickas även till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO).

Beslutsunderlag

Rapport daterad den 11 december 2015.

1. Styrelsen har tagit del av informationen i rapporten.

_____

Lillemo Bennsäter

Ajournering

Sammanträdet ajourneras klockan 10.45-10.00

(12)

Kommunstyrelsen

Sida

10 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 7 Dnr 2014/000225 -311

Svar på Medborgarförslag - Underhåll av Gröndals- gatan i Torslunda

I medborgarförslaget föreslås en fortsättning av grusning av resterande cykel- och promenadväg mellan Skogsby och Kåtorp, Gröndalsgatan.

Kommunen påbörjade grusning och iordningsställande av vägen 2012 men avbröts på grund av enskild lantbrukares inställning som numera ändrat sig och är positiv till att resterande del, cirka 350 meter, iordningställs.

Beslutsunderlag

Medborgarförslag, inkommit den 8 april 2014.

Tjänsteskrivelse, daterad den 26 november 2015.

Inbjudan den 5 januari 2016.

1. Medborgarförslaget anses besvarat med hänvisning till att gång- och cykelväg är färdigställd samt fortsatt skötsel och underhåll pågår.

_____

Sven-Åke Nilsson, Gladers väg 1, 386 96 Färjestaden Verksamhetsstöd – Mark och exploatering

Teknisk affärsverksamhet För kännedom:

(13)

Kommunstyrelsen

Sida

11 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 8 Dnr 2014/000360 -819

Svar på Medborgarförslag - Två fotbollsmål till grönområdet nära Karl Johansgatan i Färjestaden

Ann-Charlotte Johnson föreslår i sitt medborgarförslaget att det finns önskemål om två fotbollsmål till grönområdet nära Karl Johangatan i Färjestaden.

Beslutsunderlag

Medborgarförslag, daterat den 29 maj 2014.

1. Medborgarförslaget besvaras med hänvisning till att kommunen håller på att se över befintliga fotbollsplaner och kommer under vintern 2015/2016 att utvärdera om något eller några mål kan flyttas, bytas ut eller sättas upp på ny plats.

_____

Anne-Charlotte Johnsson, Karl Johangatan 24, 386 32 Färjestaden Teknisk affärsverksamhet

Kultur och näringslivssektorn För kännedom:

(14)

Kommunstyrelsen

Sida

12 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 9 Dnr 2014/000495 -331

Svar på Medborgarförslag - Parksoffor i anslutning till kommunens äldreboenden

Roger Hedh föreslår i sitt medborgarförslag att parksoffor sätts ut i anslutning till kommunens äldreboenden.

Beslutsunderlag

Medborgarförslag, daterat den 31 juli 2014.

Tjänsteskrivelse, daterad den 25 november 2015.

1. Medborgarförslaget besvaras med hänvisning till att kommunen kommer att beakta att sittplatser finns i närområden till äldreboenden.

_____

Roger Hedh, Österlånggatan 8, 386 50 Mörbylånga Teknisk affärsverksamhet

Kultur och näringslivssektorn För kännedom:

(15)

Kommunstyrelsen

Sida

13 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 10 Dnr 2015/000890 -104

Eva Folkesdotter Paradis (M) - Avsägelse från uppdrag som 1:e vice ordförande i sociala utskottet

Beslutsunderlag

Avsägelse inkommen den 21 december 2015.

Kommunstyrelsens beslut 1. Avsägelsen godkänns.

_____

Eva Folkesdotter Paradis För kännedom:

Verksamhetsstöd – Personal och löner Walda

Hemsidan

(16)

Kommunstyrelsen

Sida

14 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 11 Dnr 2015/000891 -102

Val av 1:e vice ordförande i sociala utskottet efter Eva Folkesdotter Paradis (M) samt ersättare

Förslag på mötet

Ersättare Ulrik Brandén (M) förslås som 1:e vice ordförande.

Agneta Stjärnlöf (M) föreslås som ersättare.

1. Utse Ulrik Brandén (M) som 1:e vice ordförande i sociala utskottet till och med mandatperiodens utgång.

2. Utse Agneta Stjärnlöf (M) som ersättare i sociala utskottet till och med mandatperiodens utgång.

_____

Ulrik Brandén Agneta Stjärnlöf För kännedom:

Sekreteraren

Verksamhetsstöd – Personal och löner Walda

Hemsidan

(17)

Kommunstyrelsen

Sida

15 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 12 Dnr 2015/000904 -750

Förordnande att besluta om omedelbart omhänder- tagande med mera enligt LVU och LVM i brådskande ärenden

Beslut om omedelbart omhändertagande enligt Lagen (1990:52) med sär- skilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) kan delegeras till utskott men inte till enskild tjänsteman eller politiker. Däremot kan den nämnd som har att besluta i dessa frågor särskilt förordna någon eller några ledamöter i nämnden att fatta sådana beslut i brådskande ärenden. Dessutom har nämndens ordförande direkt i lagen fått rätt att fatta sådana beslut i brådskande ärenden.

För att inte onödiga fördröjningar ska inträffa i akuta situationer behöver ytterligare personer förordnas.

Beslutsunderlag

Kommunstyrelsens § 46/2015 Kommunstyrelsens beslut

1. Förutom kommunstyrelsens ordförande Henrik Yngvesson förordnas ledamöterna Anna-Kajsa Arnesson och Monika Löfvin-Rosén och Ulrik Brandén att var för sig fatta beslut i brådskande ärenden i följande fall.

Beslut om:

- omedelbart omhändertagande enligt LVU 6 § och LVM 13 §.

- var och hur vården ska ordnas enligt LVU 11 § 1, 2 st.

- begäran om biträde av polis enligt LVU 43 § 2 pkt.

2. Kommunstyrelsens § 46/2015 upphävs.

_____

Sektionschef för M-verksamheten Verksamhetsområdeschef för IFO

(18)

Kommunstyrelsen

Sida

16 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

Anna-Kajsa Arnesson Monika Löfvin-Rosén Ulrik Brandén

För kännedom:

IFO

Verksamhetsstöd – Kansli Henrik Yngvesson

Eva Folkesdotter-Paradis

(19)

Kommunstyrelsen

Sida

17 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 13 Dnr 2016/000002 -002

Anmälan av fattade delegeringsbeslut

Beslutsunderlag

Barn och ungdomsutskottets protokoll från den 23 november och 14 december 2015.

Kommunledningsutskottets protokoll från den 16 december 2015.

Vård och omsorgsutskottets protokoll från den 15 oktober, 19 november och 10 december 2015.

Sammanställning av delegeringsbeslut nr 16:1 till och med 16:5.

1. Redovisning av delegeringsbeslut godkänns.

_____

(20)

Kommunstyrelsen

Sida

18 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 14 Dnr 2016/000003 -105

Meddelanden och information

MBL-information

Fackrepresentanter har i sedvanlig ordning kallats till information, MBL

§ 19, om ärenden på dagens föredragningslista.

Utbildning av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare

Reinhold Sehlin gick igenom risk och säkerhetsarbetet med rollfördelningar etc.

Meddelanden

Rapport enligt sammanställning daterad den 30 december 2015.

Protokollsanteckning

Socialdemokraterna anser att kommunen handlat fel genom att överklaga punkt 7 i meddelanden.

_____

(21)

Kommunstyrelsen

Sida

19 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 15 Dnr 2015/000065 -353

Svar på Motion av Eric Rosenlund (SD) - Stoppa avloppsledningen genom Tveta vattentäkt

I motionen föreslås att kommunen omedelbart stoppar avloppspump- ledningen genom Tveta vattentäkt. Anledningen till yrkandet är att man upplever en mycket stor risk för en riktig framtida katastrof i det aktuella området. Vidare anses projektet som onödigt dyrt och andra åtgärder borde istället genomföras.

Beslutsunderlag

Motion, inkommen den 2 februari 2015.

Förtydligande till motionen, inkommen den 2 mars 2015.

Kommunstyrelsens förslag till beslut

Motionen avslås med hänvisning till lagen om allmänna vattentjänster som tydligt visar behovet av ett verksamhetsområde i Tveta.

_____

Kommunfullmäktige

(22)

Kommunstyrelsen

Sida

20 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 16 Dnr 8844 -

Ansökan om särskilt förordnad vårdnadshavare

Sekretess.

(23)

Kommunstyrelsen

Sida

21 (21)

Sammanträdesdatum

2016-01-12

§ 17 Dnr 8845 -

Ansökan om särskilt förordnad vårdnadshavare

Sekretess.

(24)

m:\protokoll\kommunstyrelsen\2016\160112 närvaro.docx Kommunstyrelsen

ann-charlott.karlsson@morbylanga.se

NÄRVAROLISTA

Sida

1(2) Sammanträdesdatum

2016-01-12

Kommunstyrelsen

Ledamöter Tjänstgörande ersättare Närvaro

Henrik Yngvesson (M) X

Eva Folkesdotter-Paradis (M) X

Ulrik Brandén (M) Carl Dahlin (M) X

Agneta Stjärnlöf (M) X

Anna-Kajsa Arnesson (C) X

Monika Löfvin Rosén (C) X

Eva Öberg (MP) X

Carina Adolfsson Elgestam (S) X

Bength Andersson (S) Kurt Arvidsson (S) X

Matilda Wärenfalk (S) X

Roger Hedh (S) X

Elisabeth Cima-Kvarneke (V) Ulf Magnusson (S) X

Anne Oskarsson (SD) X

(25)

Mörbylånga kommun

Sammanträdesdatum

2016-01-12

Sida

2(2)

Personliga ersättare Närvaro

Jeanette Lindh (KD) X

Carl Dahlin (M) (X)

Sven Stensson (M) --

Sebastian Hallén (L) X

Gunilla Karlsson (C) X

Marcus Johansson Persson (C) --

Johan P Hammarstedt (MP) --

Stig Salebäck (S) --

Kurt Arvidsson (S) (X)

Ulf Magnusson (S) (X)

Bo Blad (S) X

Kristina Sjöström (S) --

Curt Ekvall (SD) X