Albanoprojektet

(1)

- information till verksamheter

4 maj 2020 | Verksamhetsmöte 3

(2)

Agenda

kl. 14:30–16:00

Välkomna! – Lena Lundqvist, fastighetsdirektör och Mauritz Torstenson, projektstyrning lokaler/moderator Projektorganisation – Lena Lundqvist, fastighetsdirektör, Stockholms universitet

Delprojekt Arkiv – Tommy Westergren, bibliotekarie och Margareta Backman Ödmark, IT-arkivarie Service och tjänster (Facility Management) – Tony Flykt, FM-chef, Fastighetsavdelningen

Ekonomi – Sabina Pracic, verksamhetscontroller, Fastighetsavdelningen

Schemaläggning – Carlos Murakami, systemadministratör, Fastighetsavdelningen Kommunikation – Gunvor Latva, kommunikatör, Fastighetsavdelningen

Ställ gärna frågor – via chatten (zoom) under presentationerna

(3)

Projektorganisation

Lena Lundqvist, fastighetsdirektör

(4)

PSG

OSG FM OSG

Lokal

OSG Lokal

Delprojekt Delprojekt Delprojekt

OSG FM

Delprojekt Delprojekt Delprojekt

Organisationsstruktur

PSG = Programstyrningsgruppen OSG = Operativ styrgrupp

OSG Lokal

Mauritz Torstenson Görel Wallinder

OSG FM

Carl Johan Thorell Daniel Kronetun

Styrmodell/Programorganisation Albano

(5)

Lokal-

projektet FM-

projektet

• Lokaler enligt avtal

• Besked om lokalbehov

• Upphandling, beställning och leverans av

inredning/utrustning

• Fysisk flytt

• Projektledare,

delprojektledare och sakkunniga i dialog med verksamheterna

• Framtagande av FM-koncept

• Service och tjänster inom lokalerna

• Planerar service och drift, bemanning, utbud/tjänster, kostnader, återbruksprocess

• Bas och tillval av inredning/utrustning

Ansvarsfördelning

/ Verksamhetsmöte 3, Albanoprojektet 2020-05-04

(6)

Kontaktpersoner vid Fastighetsavdelningen

Verksamheternas kontaktpersoner:

● Deltar vid anordnade studiebesök, drop-in- och verksamhetsmöten

● Projektledning/implementering

● Kallelser till personliga möten

● Bevakar funktionsbrevlådan

● Ansvarar för frågor och svar på su.se/albano

Tobias Dyrén, lokalansvarig

(7)

Lokalprojektet – operativt arbete och kommunikation

FM – förberedande arbete och kommunikation

FM –driftsättning

FM – operativt arbete och förvaltning

Verksamhetsstart

Process och skeden

(8)

Frågor?

? ?

?

(9)

Delprojekt – Arkiv

Tommy Westergren, bibliotekarie, Stockholms universitet

Margareta Backman Ödmark, IT-arkivarie, Stockholms universitet

(10)

• Rensa, gallra och slänga

• Arkivera

• Identifiera löpmeter för flytt

Dokument- hantering

• Inplacering medarbetare

• Besked

omfattning tillval hyllor

• Medicinska skäl

• Egna inköp Förberedelse

flytt

• Packning eget material

• Packning gemensamt material Flytt

juli/augusti

● Delprojekt Arkiv för dialog med verksamheternas arkivvårdare

● Delprojekt Inredning/Flytt har påbörjat dialog med verksamheter i Hus 4 för flyttplanering

● Verksamheterna som flyttar 2021 är först ut i dialogen

Process för flyttplanering Hus 1, 2 och 4

(11)

Delprojekt Arkiv: deadlines för leveranser till arkiv

HÅLLTIDER – arkivering Hus 4 och Hus 2 Fram till:

juni 2020: Allt ordnat och förtecknat material ska vara levererat.

Okt 2020: Merparten av allt administrativt material ska vara levererat i ordnad, samlad och strukturerad form.

Nov 2020: Forskningsrelaterat material ska vara levererat.

Feb 2021: STOPP för restleveranser.

Samma hålltider gäller för de verksamheter som flyttar till Hus 1 (fast ett år senare)

(12)

Delprojekt Arkiv: identifierade risker

Övergripande risker

● Institutionerna börjar för sent med arkiveringsarbetet

● Institutionerna underskattar det arbete som behöver göras

● Institutionerna tillsätter för lite resurser till arbetet

● Risk att material slängs felaktigt

● Risk för kostnad för verksamheterna för förhyrning av tillfällig lokal

Frågor: kontakta Arkiv: albano.sub@su.se

(13)

Delprojekt Arkiv: digital hantering

Deadline digitalt arbetssätt

● Arbete inleds 1 juli 2020

● En plan tas fram i september 2020

● Fullständig digital hantering på plats 1 januari 2021

(14)

Frågor?

? ?

?

(15)

Service och tjänster

(Facility Management)

Tony Flykt, FM-chef, Fastighetsavdelningen

(16)

Fem delprojekt

1. Tjänster 2. Bemanning

2.1 Plan och process för bemanning

2.2 Underlag för beslut om medarbetarprocess 3. Ekonomi

4. Införande 5. Systemstöd

Projektdirektiv Service & Tjänster (FM-projektet)

(17)

Delprojekt Aktiviteter Slutdatum Status 1. Tjänster Tjänstebeskrivningar med kvalitetskrav och

acceptanskriterier. December 2019 Pågår, försenad

2. Bemanning 2.1 Plan med beskrivning av önskad

kompetens och kapacitet samt bemanning. December 2019 Klar 2. Bemanning 2.2 Underlag för beslut om

medarbetarprocess. Januari 2020 Pågår, försenad

3. Ekonomi

Utredning och beslut om finansieringsmodell.

Utredning och beslut om Prissättning av tjänster. Utredning och beslut om hur lokalkostnaderna för allmänna/publika och gemensamma lokaler skall fördelas. Precisera konsekvenser av prissättning för olika grupper av institutioner.

Maj 2020 Pågår enligt plan

4. Införande Plan för införande av konceptet

på hela SU tas fram. Oktober 2020 Pågår enligt plan

5. Systemstöd Fastställa debiteringsprocess i anslutning till

att nya Lokalsystemet, Faciliate. Januari 2021 Pågår enligt plan

Tidplaner

(18)

Delprojekt 1 - Tjänster

1. Tjänster

Tjänstebeskrivningar med kvalitetskrav och acceptanskriterier

(19)

Delprojekt 2 – Bemanning

2.1 Plan och process för bemanning

2.2 Underlag för beslut om medarbetarprocess

Pågår i samverkan med Personalavdelningen enligt ordinarie process vid universitetet.

(20)

Delprojekt 3 – Ekonomi

3. Ekonomi

– Utredning och beslut om finansieringsmodell

– Utredning och beslut om prissättning av tjänster

– Precisera konsekvenser av prissättning för olika grupper av institutioner

(21)

Delprojekt 4 och 5 – Införande & Systemstöd

4. Införande – pågår enligt plan.

5. Systemstöd – pågår enligt plan.

(22)

Frågor?

? ?

?

(23)

Ekonomi

Sabina Pracic, verksamhetscontroller, Fastighetsavdelningen

(24)

Lokalhyra

Lokalhyra (basen till enhetshyran) består av följande komponenter:

● Lokalhyra enligt avtal

● Mediakostnader (el, vatten, kyla, värme)

● Fastighetsskatt

● Underhåll

● Hushållsavfall

● Tomträttsavgäld

(25)

Definitioner inom enhetshyra

Lokaldefinitioner Beskrivning

Verksamhetslokaler Avser lokaler som kan nyttjas för institution/motsvarande.

Avser ytor för arbetsplatser, mötesrum, förråd, lärosalar mm.

Gemensamma lokaler Avser gemensamma lokaler för universitetets personal, t.ex. korridorer,

entré till institution/motsvarande, toaletter, omklädningsrum, vilrum, pentry, lunchrum mm.

Nedanstående lokaler ingår i gruppen verksamhetslokaler och ingår i beräkning för internhyran Vakanta lokaler Lokaler som inte är upplåtna till en brukare.

(26)

Andra definitioner inom lokalhyra

Lokaldefinitioner Beskrivning Allmänna lokaler

(ingår ej i enhetshyra)

Avser lokal som är öppen för alla – delas upp mellan studentlokal och publik lokal, t.ex. receptioner, bibliotek, restauranger, samlingslokaler, öppna studieplatser, öppna studentkök och matplatser. Allmänna lokaler finansieras via OH-faktura.

Nedanstående begrepp listas under verksamhetslokaler dock ingår ej i enhetshyran Självkostnadshyra

(ingår ej i enhetshyra)

Internhyra som beräknas med självkostnad per hyresobjekt som utgörs av respektive hyreskontrakt, t.ex. vissa forskningsstationer och lokaler där flera aktörer utanför SU medverkar och delar på ytor.

Centraladministrerade lokaler

(ingår ej i enhetshyra) Avser lokaler för bokning som t.ex. centralbokade salar samt salar för central tentamensverksamhet, dessa följer egna prismodeller.

(27)

Beräkning av enhetshyra

Verksamhetslokaler (kr) + Gemensamma lokaler (kr) Upplåtna verksamhetslokaler (kvm)

(28)

Prognos enhetshyra

Prognos 2021–2024

År 2020 2021 2022 2023 2024

Enhetshyra (kr) 3774 4309 4670 4670 4730

Förändring i kr mot föregående år (kr) 535 361 0 60

Förändring i % mot föregående år 14,2% 8,4% 0,0% 1,3%

Exempel:

institution med 3000 kvm (kr) 11 322 000 12 927 000 14 010 000 14 010 000 14 190 000

Denna prognos ska beaktas med hänsyn till osäkerhet vad gäller den framtida inriktningen avseende SU:s fastighetsbestånd.

(29)

Utveckling av internhyra

Fastighetsavdelningen bedriver ett projekt som utreder systemet för

internhyra i syfte att identifiera utvecklingspotential samt föreslå förbättringar.

Projektet har en styrgrupp bestående av verksamhetsrepresentanter samt fastighets-, ekonomi- och planeringschef. Projektet planerar att presentera slutresultatet för beslut i slutet på maj.

(30)

FM - modell

Fastighetsavdelningen

Grundabonnemang FM

Centrala

salar Extra

lokalvård, avfall

SU-butik Bostads-

försörjning Personalgym

Extra post, gods och tekniker Extra lås,

larm och bevakning

Lokalprojekt Inventarier

Tilläg g und

(31)

Inom FM-grundabonnemang

Tjänst Tjänst komponent

Bevakning Rondering av väktare via upphandlat bevakningsbolag Avfall Avfallshantering (avfallssortering, återvinning)

Post och gods Utleverans av leverantör

Lokalkostnader för post och gods, väktare och tekniker Frankeringsmaskin hyra och underhåll

Servicecenter Arbetskostnad Lokalkostnad Driftkostnad Avskrivningar

Försäkring Kammarkollegiets sakförsäkring Brand Utbildningar i brandskydd

Lokalvård Lokalkostnad för städutrustning (städförråd) Städning av leverantör

Larm Larmkostnad (drift och uppdatering)

Lås Låskolvar, dörrbladsläsare (avskrivningskostnad och installationskostnad) för inre skalskydd Teknikerservice Inköp av material

Arbetskostnad

Inventarier Avskrivningar (grundmöblering) Förvarings- och underhållskostnader

(32)

Grundabonnemang kr/kvm

Pris för FM-grundabonnemang kommer att vara beroende av de faktiska kostnaderna kopplade till de avtal vi har med upphandlade leverantörer.

Många upphandlingar, bl.a. för inventarier, sker nu under våren och början av hösten 2020.

Idag kan vi lämna en indikation på vad priserna kan bli.

(33)

Indikation kr/kvm

Nedanstående siffror baseras på:

● Nuvarande fastighetsbestånd exkl. Albano

● Nuvarande kvm upplåten yta

● Nuvarande serviceutbud

● ca. 475 kr/kvm årligen

● ca. 40 kr/kvm månatligen

Prisexempel för institution om 3000 kvm: 1 425 000 kr/år

OBS! Detta är endast en indikation och priset per kvm kan komma att bli både något högre eller lägre beroende på slutförhandlade avtal.

(34)

Grundabonnemang inventarier pris/kvm

Pris för FM-grundabonnemang inventarier kommer att vara beroende på de kommande upphandlingarna samt den avskrivningstid vi tillåts sätta på

inventarierna.

Upphandlingen av inventarier prioriterar både god användning av statliga medel (dvs. kostnadsmedvetenhet) samt en långvarig hållbarhet för

inventarier. Vi förväntar oss därav att kunna sätta längre avskrivningstider som kommer att bidra till att sänka abonnemangskostnaden.

Idag undersöker vi möjligheten att sätta 10 år som avskrivning på de nya inventarierna.

(35)

Debitering av grundabonnemang

Debitering planeras att genomföras månadsvis, vilket kommer underlätta månads- och tertialuppföljningar.

Fastighetsavdelningen arbetar med att samla alla lokalrelaterade tjänster i

fastighetssystemet och debitera dessa via ekonomisystemet 2022, när den nya redovisningsmodellen samt det nya ekonomisystemet är på plats. Fram till den

automatiserade debiteringen är på plats kommer debiteringen delvis ske manuellt.

Målet med automatiserade processer är bl.a. att se till att de debiterade kostnader är transparanta och uppföljningsbara. Tjänsterna ska debiteras enligt den uppdaterade och beslutade redovisningsplanen och bokföras automatiskt. Då tjänsterna är kopplade till upplåtelser förväntar vi oss en automatisk uppdatering av FM-abonnemang när

institutioner säger upp/byter/lägger till lokaler.

(36)

Frågor?

? ?

?

(37)

Schemaläggning

Carlos Murakami, systemadministratör, Fastighetsavdelningen

(38)

Grundprinciper

● Samtliga lärosalar (utom vissa specialsalar) blir centralt administrerade och bokningsbara av alla verksamheter på SU

● Bokningsregler och debiteringsmodell – på samma sätt som tillämpas idag (i nuvarande centrala lärosalar)

(39)

Schemaläggning under flytten

Möte med Albano-schemaläggare 17 april:

● Information om tidsplanen

● En samverkansgrupp med schemaläggare från varje institution skapas, FEK sammankallar

● Fastighetsavdelningen levererar information om lärosalar och dess utrustning under VT20

(40)

Schemaläggning under flytten

● Import av Albano-salar i TimeEdit under VT20

● Vid första schemaläggningen (inför HT21) kommer enbart de flyttande

institutionerna kunna boka Albanos lärosalar fram till 4 veckor efter släpptiden

● Tillgång till salarna i TimeEdit runt v. 32–33

(41)

Webbokning

● För egna mötesrum, specialsalar eller dyl. kan webbokning tillämpas om så önskas, både för lärare och studenter var för sig.

● Ingen webbokning för centrala lärosalar (de är öppna, som i Frescati)

(42)

Frågor?

? ?

?

(43)

Kommunikation

Gunvor Latva, kommunikatör, Fastighetsavdelningen

(44)

Kommunikationsstrategisk inriktning – externt

• Svenska (engelska vid behov)

• Prioriterade kanaler:

– su.se/albano nås även från externa webben – su.se, su.se/english

– SU:s pressrum på MyNewsdesk – SU:s externa nyhetsbrev

Kommunikation med journalister och media – ska i första hand hanteras av pressansvariga vid Stockholms universitet, Sektionen för

kommunikation

Press, media, fysiskt berörda av byggnationen och beslutsfattare (nationellt, regionalt,

offentliga och privata)

(45)

Målgrupper – internt

Medarbetare vid SU i de verksamheter som ska flytta till Albano

(och medarbetare som berörs av andras flytt) Informeras och har möjlighet att återkoppla samt lämna synpunkter.

SUS (Studentkåren) Studentavdelningen Studenter

Informeras Samtliga medarbetare vid SU Institutioner/avdelningar

Universitetets ledning Kommunikation sker via fastighetsdirektören i befintliga möten (vid behov tillsammans med projektledningen).

(46)

Kommunikationsstrategisk inriktning – internt

• Svenska (engelska vid behov)

• Bilder/illustrationer

• Prioriterade kanaler:

– Möten

– SU-webben: su.se/albano

– Funktionsbrevlåda: info-albano@su.se – Nyhetsbrev minst 4 ggr/år

– Informationsbrev till verksamhet som berörs, inför flytt – Platsbesök

– ULI (universitetets ledningsinformation) – Universitetsnytt

(47)

Projektinformation och kom i håg

● Presentationen från mötet läggs upp på www.su.se/albano

● Skicka frågor till Albano-projektets funktionsbrevlåda: info-albano@su.se

● Inbjudan till res. prefekt/admin.chef

● 14 maj, kl. 09:00-11:00 – Drop-in-möte 5

Plats: video/virtuell – kallelse kommer Skicka frågor till funktionsbrevlådan senast 8 maj.

● 14 september, kl. 13:00-15:00 – Drop-in-möte 6

Plats: prel. Hus 3, plan 4 Konferensen

● 15 oktober, kl 13-15:30 – Verksamhetsmöte 4

Plats: Hus 3, plan 4, Konferensen + visning Hus 3

● 19 november, kl. 09:00-11:00 – Drop-in-möte 7

Plats: Hus 3, plan 4 Konferensen

(48)

Frågor?

? ?

?

(49)

Gestaltning Albano

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

(56)