Vägledning för avrop från
Kontorsstöd som molntjänst 2012
Innehållsförteckning
1 Dokumenthistorik...2
2 Inledning...2
3 Avropsberättigade...2
4 Ramavtalsleverantörer...3
5 Övergripande information om ramavtalsområdet...4
6 Genomförande av avrop...7
7 Utvärderingskrav ställda i upphandlingen...21
1 Dokumenthistorik
Version Publicerad datum Uppdaterade avsnitt
1.00 2013-03-28 Initial version
1.10 2013-04-26 Avsnitt 6
2 Inledning
Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för kunder och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Kontorsstöd som molntjänst 2012.
Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på www.avropa.se där Ni även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral.
Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral.
Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som är gällande.
3 Avropsberättigade
Ramavtalen för Kontorsstöd som molntjänst 2012 kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten och de kommuner och landsting som lämnat fullmakt. Avropsberättigade organisationer på dessa ramavtal finns på www.avropa.se.
I denna vägledning används begreppet kund i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade.
4 Ramavtalsleverantörer
Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde framgår av www.avropa.se, och är följande:
Avalon Innovation AB Cybercom Sweden AB RedBridge AB
Visma Consulting AB
I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då alla ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde.
Ovanstående leverantörer erbjuder lösningar baserade på Google Apps eller Zimbra. Vilken lösning som respektive leverantör erbjuder framgår av respektive ramavtal.
4.1 Molntjänstleverantör
Varje leverantör kan endast återförsälja en molntjänst från högst en molntjänstleverantör. Leverantören kan också vara sin egen
molntjänstleverantör.
En molntjänstleverantör är ett företag som äger, underhåller och utvecklar en molntjänst.
Samma molntjänst kan återförsäljas av flera leverantörer.
Molntjänstleverantören tillhandahåller en komplett molntjänst inklusive drift, övervakning, säkerhetskopiering, bandbredd, serverkapacitet och säkerhet.
4.2 Underleverantörer
En underleverantör är ett företag som bistår leverantören med konsulttjänster (för konsulttjänster se punkt 5.2) som omfattas av ramavtalet.
Ett företag som endast levererar en molntjänst är inte en underleverantör.
En underleverantör kan inte lämna avropssvar eller teckna kontrakt med en kund.
5 Övergripande information om ramavtalsområdet
Nedan följer en beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop.
5.1 Ramavtalens giltighetstid
Ramavtalen är giltiga fr.o.m. 2013-02-04 t.o.m. 2014-10-31 och kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral i upp till 30 månader, d.v.s. maximalt t.o.m. 2017-02-28.
5.2 Molntjänstens omfattning
Ramavtalen omfattar leverans av kontorsstöd som molntjänst. Med
”molntjänst” avses en programvara som tjänst (s.k. SaaS) med följande egenskaper:
• Levereras över internet
• Är inte skräddarsydd eller anpassad för en specifik kund
• Kräver ingen lokalt installerad programvara utöver webbläsaren
• Kräver inte en specifik webbläsare eller operativsystem
• Kan relativt snabbt och enkelt öka eller minska antal användare efter kundens önskemål
• Lagrar kundens information hos molntjänstleverantören Med ”kontorsstöd” menas kombinationen av följande funktioner:
Elektronisk post (e-post)
E-post kan skapas i molntjänsten och skickas från en avsändare via internet till en mottagare inom eller utanför molntjänsten. E-post kan också tas emot. Förutom att e-posten kan skickas till och från
molntjänsten så kan den också sparas, ändras och tas bort. E-brevet innehåller ett meddelande med en rubrik samt har metadata såsom datum, avsändare, mottagare och mottagare av kopia av brevet.
Kalender
En elektronisk kalender som kan visas per dag, vecka, månad eller år. I kalendern kan användaren skapa och radera händelser samt bjuda in kontakter till möten och avboka möten.
Adressbok med kontakter
En adressbok över personer som användaren har kontakt med.
Kontakterna kan skapas, ändras och raderas En kontakt har egenskaper såsom namn, företag, e-postadress, telefon och mobilnummer.
Ordbehandling
En ordbehandlare används för att skapa, skriva i, spara och skriva ut ett dokument. Dokumentet går också att formatera i ordbehandlaren.
Kalkylark
I ett kalkylark gör användaren matematiska beräkningar i tabeller som består av celler strukturerade i rader och kolumner. En cell i ett
kalkylark kan innehålla en formel. En formel kan beräkna innehållet i cellen utifrån andra celler i arket.
Presentation
Med presentation menas i denna upphandling funktionalitet i molntjänsten för att skapa, spara och visa ett bildspel.
I ramavtalen ingår även integration med mobiltelefoner gällande e-post, kalender och adressbok.
De konsulttjänster som ramavtalen omfattar är följande:
Projektledning
I denna konsulttjänst ingår ledning och hjälp med att planera,
genomföra och följa upp hela molntjänstprojektet dvs. att gå över från befintligt system till molntjänsten. Projektet kan t.ex. avse övergång till molntjänsten och integrationer.
Migrering
I denna konsulttjänst ingår planering för och flytt av data från befintligt system till molntjänsten.
Konfiguration
I denna konsulttjänst ingår hjälp med att anpassa och parametersätta molntjänsten efter kundens behov.
Integration
I denna konsulttjänst ingår hjälp med att integrera molntjänsten med andra system som kunden använder. Den kan också innebära
utveckling, förvaltning, vidareutveckling och avveckling av integrationslösningar.
TestI denna konsulttjänst ingår planering för och test av konfiguration, integration, migration och avveckling av molntjänsten.
Systemadministration
I denna konsulttjänst ingår att löpande administrera och förvalta kundens instans av molntjänsten.
Utbildning
I denna konsulttjänst ingår att planera och genomföra kundanpassad, lärarledd utbildning i hur den köpta molntjänsten konfigureras, administreras och används.
Support
I denna konsulttjänst ingår hjälp till slutanvändare och stöd till administratörer för molntjänsten.
Avveckling
I denna konsulttjänst ingår att planera och genomföra avveckling av molntjänsten för övergång till annat system.
5.3 Avropsordning
För detta ramavtalsområde gäller förnyad konkurrensutsättning. Den sker genom att kund skickar en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen.
5.4 Avropsblankett
Statens inköpscentral avser att under ramavtalsperioden tillhandahålla en avropsblankett för att både tydliggöra och underlätta avropen för kunder och leverantörer. Statens inköpscentral rekommenderar att kunder i första hand använder denna blankett vid avrop.
Avropsblanketten beräknas vara klar sommaren 2013.
Om en kund väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av en sådan blankett ska också leverantören lämna sitt avropssvar i denna.
En enkel mall för avropsförfrågan samt kontrakt (leveransavtal) finns att hämta på www.avropa.se.
6 Genomförande av avrop
6.1 Steg 1 – Utformning av avropsförfrågan 6.1.1 Förberedande arbete, behovsanalys
Inför avrop bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka krav på molntjänsten och konsulttjänsterna som kunden har behov av.
Behovsanalysen och den information som ev. inhämtats från
leverantörerna används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på avropsförfrågan.
Det kan vara lämpligt att skapa en arbetsgrupp bestående av inköpare, IT, personuppgiftsombud och jurister för att i gruppen diskutera igenom vad kunden behöver och vilka krav kunden ställer på molntjänsten och konsulttjänsterna. Diskutera igenom t.ex. följande frågor:
• Vilka funktionella krav måste uppfyllas?
• Vilka juridiska krav måste uppfyllas?
• Vilka säkerhetskrav måste uppfyllas?
• Vad vill vi uppnå med avropet?
• Hur ser nuvarande lösningar ut?
• Vilka andra system behöver molntjänsten integreras med?
6.1.2 Förberedande arbete, registerförfattningar
Den personuppgiftsansvariges verksamhet kan omfattas av andra föreskrifter än bara personuppgiftslagen i form av lagar eller förordningar som reglerar personuppgiftsbehandling. Om det finns bestämmelser i sådana särskilda registerförfattningar, och dessa avviker från vad personuppgiftslagen stadgar, har de enligt 2 § personuppgiftslagen företräde framför bestämmelserna i
personuppgiftslagen. Som exempel på registerförfattningar finns polisdatalagen (2010:361), patientdatalagen (2008:355), lag (1998:527) om det statliga personadressregistret eller lag (2001:558) om
vägtrafikregister, för att bara nämna ett fåtal. Det är den personuppgiftsansvarige som har bäst kännedom om dennes
verksamhet styrs av sådana registerförfattningar, och det är viktigt att man i personuppgiftsbiträdesavtalet beaktar de särskilda bestämmelser som kan följa av dem.
6.1.3 Förberedande arbete, laglighetskontroll
Kunden måste genomföra en egen laglighetskontroll för att säkerställa att inga lagar, regler eller förordningar som styr kundens verksamhet påverkar möjligheten för annan part att lagra och bearbeta kundens information samt om det föreligger hinder beträffande var
informationen geografiskt är lagrad.
Det är viktigt att kunden läser igenom molntjänstleverantörens allmänna villkor (Terms Of Service, TOS) eftersom vissa delar kan komma att förändras under avtalsperioden. Detta regleras i Bilaga Allmänna villkor gällande Kontorsstöd som molntjänst punkt 16 och 17.
Bilaga Personuppgiftsbiträdesavtal kan inte bli föremål för ändring från Personuppgiftsbiträdets sida, se Bilaga Personuppgiftsbiträdesavtal gällande Kontorsstöd som molntjänst punkt 8 (Se även punkt 6.1.4, 6.1.5 samt 6.4.2).
6.1.4 Förberedande arbete, risk- och sårbarhetsanalys
Inför avrop ska kunden genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att säkerställa vilken sorts information som får finnas i molntjänsten samt hur informationen ska hanteras.
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tillhandahåller information och vägledning för detta arbete.
https://msb.se/
https://www.informationssakerhet.se/Ramverket/
https://www.msb.se/Upload/Forebyggande/Informationssakerhet/V
%c3%a4gledning/A4_rapport_vagledning_upphandling_1304_webb.pdf Det är viktigt att i det förberedande arbetet med risk och
sårbarhetsanalysen för molntjänsten följa de riktlinjer MSB har ställt upp.
• Metodstödet som MSB tillhandahåller ger ett utmärkt stöd i det förberedande arbetet.
• Vägledning – informationssäkerhet i upphandling.
Tänk även på risk- och sårbarhetsanalysen i förhållande till den tänkta personuppgiftsbehandlingen (vilka personuppgifter ska behandlas och av vem, vilka allmänna och särskilda risker finns det med
behandlingen, vilka säkerhetsåtgärder måste vidtas för att hantera dessa risker m.m.)
6.1.5 Personuppgiftslagen (1998:204)
På Datainspektionens hemsida www.datainspektionen.se finns information om vad den personuppgiftsansvarige bl.a. måste göra och ska tänka på vid införandet av en molntjänst. Datainspektionen anordnar även kurser för personuppgiftsombud.
http://www.datainspektionen.se/lagar-och- regler/personuppgiftslagen/molntjanster/
http://www.datainspektionen.se/personuppgiftsombud/
Bilaga Personuppgiftsbiträdesavtal som alltid ska följa med
avropsförfrågan (se punkt 6.2.1) syftar till att uppfylla stadgandet i 30 § personuppgiftslagen (1998:204). I avtalet finns föreskrifter om att personuppgiftsbiträdet endast får behandla Personuppgifterna i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige och att Personuppgiftsbiträdet är skyldig att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de Personuppgifter som behandlas. I Personuppgiftsbiträdesavtalet ska bl.a. avsnitt 10 och 11 fyllas i av den Personuppgiftsansvarige för att säkerställa hanteringen av personuppgifter. Tänk på att det alltid är den
personuppgiftsansvarige som ansvarar för att hanteringen av personuppgifter i molntjänsten är förenlig med Personuppgiftslagen eller annan relevant lagstiftning.
• Tänk på att Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas med molntjänstleverantören
• Om även Ramavtalsleverantören behandlar personuppgifter åt den Personuppgiftsansvarige ska ett Personuppgiftsbiträdesavtal även tecknas med denne
• Om Ramavtalsleverantören även är molntjänstleverantör räcker det med ett Personuppgiftsbiträdesavtal
• Tänk på säkerställa att Personuppgiftsbiträdet har underbiträdesavtal i de fall underbiträden används (se vägledningen från Datainspektionen)
6.1.6 Dialog med leverantörerna
Innan avropsförfrågan skickas ut har kunden möjlighet att föra en dialog med leverantörerna. Det är av mycket stor vikt att samtliga leverantörer bjuds in till detta och att alla likabehandlas. Genom dialogen kan förmågan att leverera bekräftas av leverantörerna och kunden får värdefull information om vilka möjligheter som finns att uppfylla kundens behov.
Detta görs enklast genom att kunden översiktligt beskriver nuläget och behoven samt ber leverantörerna beskriva om de är i stånd att leverera de funktioner och konsulttjänster som beskrivits.
Vid oklarheter om t.ex. någon viss funktion eller konsulttjänst ingår i leverantörernas utbud kan kunden ställa en enkel fråga, s.k. Request For Information (RFI), till samtliga leverantörer innan själva avropet görs.
Frågeställningen kan även avse en budgetförfrågan, d.v.s. kunden kan begära in ett förhandsbesked om pris på t.ex. en typprodukt för att få en uppfattning om den budget som kunden avsatt för avropet är tillräcklig.
6.1.7 Avropsförfrågans innehåll
Följande uppgifter ska alltid anges i avropsförfrågan:
• Uppgift om vilket ramavtalsområde som avses
• Kundens referens- eller diarienummer på avropet
• Beskrivning av funktioner och konsulttjänster som avropas och vilka volymer som avses
• Hur ersättning ska utgå, t.ex. som fast pris eller som timpris
• Leveranstid, tidplan eller önskad leveransdag
• Kravspecifikation, de krav som kunden vill ställa på molntjänsten och konsulttjänsterna
• Beskrivning av den utvärderingsmodell som tillämpas, inkl viktning av tilldelningskriterier, som kommer att användas vid tilldelning av kontrakt
• Personuppgiftsbiträdesavtal, innehållande en redogörelse i avsnitt 10 av bland annat de instruktioner till
personuppgiftsbiträdet kring vilka personuppgifter som får behandlas samt vilka typer av behandlingar som avses utföras
• Hur eventuella kompletterande frågor på innehållet i avropsförfrågan hanteras
• Avropssvarets giltighetstid
• Namn, adress- och kontaktuppgifter hos kunden
• Tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnade
• Kontraktets giltighetstid (avtalsperiod), eventuella optioner och förlängningsklausuler
Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig och ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet och art samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Vid stora komplexa uppdrag som kan vara tidskrävande att arbeta fram krävs normalt en längre tidsperiod
jämfört med avrop av mindre uppdrag. Som tumregel vid komplexa uppdrag kan anges att det är rimligt med minst 14 arbetsdagars svarstid och vid mindre komplexa uppdrag är motsvarande svarstid 7 arbetsdagar. Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning.
Se till att giltighetstiden är tillräcklig för utvärdering av avropssvaren så att inte tidsnöd uppstår. Kunden bör även ha en buffert för eventuell överprövning av tilldelningsbeslutet.
Nedan ges exempel på uppgifter som en avropsförfrågan kan innehålla:
• En kort allmän beskrivning av den verksamhet som kunden bedriver
• Syftet och målsättningen med avropet
• En beskrivning av den nuvarande lösningen eller den nuvarande miljön och om den påverkar eller påverkas av avropet
• Eventuell beskrivning av hur uppdraget ska levereras och redovisas
• Vilka typer av personuppgifter som Kunden ansvarar för, vilka kategorier av Registrerade, eventuell förekomst av Känsliga personuppgifter, eventuella särskilda instruktioner till Personuppgiftsbiträdet
• Beskrivning av hur leveranskontroll ska genomföras (inom ramen för vad som stadgas i ramavtalet)
• Eventuella justeringar eller preciseringar av krav och avtalsvillkor som ställts i upphandlingen
• Beskrivning av hur kontraktet kommer att följas upp
• Ev. krav på elektroniska fakturor och beställningar
En beskrivning av vad avropssvaret från leverantören ska innehålla, t.ex.:
• Pris på molntjänsten och konsulttjänsterna
• Bevis på acceptans av villkor och uppfyllnad av krav
• Särskild redogörelse av de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder leverantören vidtar för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå för behandling av personuppgifter
• Beskrivning av genomförande av uppdraget inkl. tidplan
• Ev. krav på kunden
• Projektorganisation
• Begärda referenser
• Hänvisning till ramavtalet (så att inte något som inte finns med i ramavtalet erbjuds)
6.1.8 Övrig information i avropsförfrågan Förslag på information:
Ev. kända kommande förändringar som påverkar leveransen.
Ev. förutsättningar som är viktiga för leverantörerna att känna till, exempelvis vilka krav som ställs på kunden och om det finns specifika förhållanden som leverantören måste ta hänsyn till.
Om ett budgettak är satt för avropet för att undvika att avropssvar med alltför höga priser inkommer.
6.1.9 Kravställning
Ange krav och önskemål på molntjänsten och konsulttjänsterna på ett så tydligt och detaljerat sätt att de uppfyller kundens behov.
Krav som kan ställas vid avrop kan antingen vara utvärderingskrav (bör-krav) som är ställda i upphandlingen men som fått annan vikt eller blivit omformulerade till obligatoriska krav (ska-krav). Kraven kan också vara hämtade från kravkatalogen.
Kunden måste följa dessa regler för sitt avrop:
• Utformningen av avropet får inte syfta till att endast en leverantör kan svara eller uppfylla behovet. Nya tillkommande krav får heller inte tillföras utöver de som framgår under punkt 6.1.9 nedan.
• Alla krav som ställs i avropsförfrågan ska ha direkt koppling till det aktuella kontraktsföremålet.
• Det är inte tillåtet att ställa krav på molntjänsten som går utanför den funktionalitet som är kravställd i upphandlingen.
• Funktioner som inte är kravställda i upphandlingen men finns i molntjänsten och som ingår i standardversionen, de kräver således ingen betalning eller annan motprestation, får användas av kunden om kunden så önskar.
Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat som förväntas och beskriv utförligt hur leveranskontroll och godkännande ska gå till.
Tydliggör ansvarsfördelningen mellan parterna, vad kunden ska bistå med och vad kundens ansvar är samt vad som är leverantörens
åtagande och ansvar. Beskriv också hur förändringar ska hanteras och prissättas.
Kravkatalog
Följande lista av krav kan kund tillämpa vid avrop utöver de krav (se även avsnitt 7 innehållande utvärderingskrav som kan preciseras till obligatoriska krav vid avrop) som tillämpades i upphandlingen. Kraven kan ställas både som obligatoriska krav (ska-krav) och utvärderingskrav
(bör-krav) beroende på kundens behov. Kraven är angivna i bokstavsordning.
Dokumentation och hjälpfunktioner
Krav kan ställas på molntjänstens användardokumentation och hjälpfunktioner.
Faktureringsvillkor och rutiner
Leverantörens möjlighet att anpassa fakturering till kundens behov, exempelvis gällande detaljeringsgrad, faktureringsperiod etc.
Funktionalitet
Krav kan ställas utifrån om och hur väl molntjänsten uppfyller vissa funktionella krav förutsatt att kraven ryms inom upphandlingens omfattning.
Förmåga att leverera till offentlig sektors verksamhet i utlandet Krav kan ställas utifrån ramavtalsleverantörens förmåga att leverera till offentlig sektors verksamhet i utlandet.
Informationssäkerhet
Krav kan ställas på informationssäkerhet t.ex. behörighet, möjlighet att sätta rättigheter och loggning.
Integration
Krav kan ställas på att molntjänsten är möjlig att integrera med kundens befintliga programvaror och molntjänster.
Om den avropade molntjänsten är beroende av befintliga installationer och om kunden därför ställer krav på integration är det viktigt att en beskrivning av den befintliga installationen biläggs avropsförfrågan.
Syftet är att leverantörerna ska få kännedom om vilken systemmiljö molntjänsten ska anslutas till.
Kompetens
Krav kan ställas på konsulters erfarenhet, kunskaper och
kompetensnivå enligt Statens inköpscentrals kompetensnivåmodell.
Syftet med denna kompetensnivåmodell för konsulter är att underlätta klassificering av kompetensen genom att använda enhetliga principer och begrepp. En utbredd tillämpning av denna modell inom offentlig sektor borgar för en enklare och effektivare dialog internt hos kunden och på marknaden.
Kompetensklassningen används vid:
• beskrivning av efterfrågad kompetens
• prissättning vid leverans av konsulttjänster
• uppföljning av prestation vid leverans av konsulttjänster Nivåbeskrivningarna är profilbeskrivningar på en övergripande nivå.
Vid klassning av en individs kompetens inom aktuellt
kompetensområde ska den kompetensnivå som passar bäst väljas:
Nivå 1
Kunskap - nyss genomförd utbildning inom aktuellt område Erfarenhet - kortare arbetserfarenhet, ej vana som konsult Ledning - kräver arbetsledning
Självständighet - kan självständigt utföra enklare uppgifter Nivå 2
Kunskap - har utbildning inom området, viss svårighetsgrad
Erfarenhet - 1-3 år som konsult inom aktuellt område, har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag
Ledning - kräver arbetsledning
Självständighet - kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter Nivå 3
Kunskap - hög kompetens inom området
Erfarenhet - 4-8 år som konsult inom aktuellt område, är förebild för andra konsulter på lägre nivå. Har befunnit sig på nivå 2 under minst 2 år.
Ledning - tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp Självständighet - kan arbeta självständigt
Nivå 4
Kunskap - hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området
Erfarenhet - har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 år som konsult inom aktuellt område. Har befunnit sig på nivå 3 under minst 2 år.
Ledning - tar huvudansvar för ledning av större grupp Självständighet - mycket stor
Nivå 5
Kunskap - kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert på marknaden
Erfarenhet - (som 4) men har befunnit sig på nivå 4 under minst 3 år Ledning - har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning Självständighet - mycket stor
Konsulttjänster
Krav kan ställas på hur konsulttjänsterna ska genomföras t.ex. hur test ska gå till.
Pris och prismodell
Krav kan ställas på molntjänstens och konsulttjänsternas pris. Pris kan anges som t.ex. löpande räkning, fast pris, prenumeration, takpris, påslag på inköpspriser eller en rabattsats mot gällande prislista på offentligt publicerat ställe, t.ex. webbplats. Priserna kan kombineras, tillsammans eller var och en för sig, i samma avrop, exempelvis rabattsats i kombination med takpris.
Språk
Krav kan ställas på konsulternas språkkunskaper, t.ex. svenska eller engelska.
Support
Krav kan ställas på supportfunktion t.ex. öppettider, svarstider, kontaktytor.
Tider och genomförande
Krav kan ställas på t.ex. hur och när genomförande ska ske.
6.1.10 Referenstagning
Kunden får ställa krav på referenser gällande konsulttjänster men inte gällande molntjänsten eller molntjänstleverantören.
6.1.11 Tilldelningskriterier
De kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. Ev. hänvisning till avropsblankett, om tilldelningskriterier framgår där.
Kunden kan själv avgöra vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet och hur tilldelningskriterier ska viktas. Om kunden endast vill tillämpa pris som tilldelningskriterium finns denna möjlighet. Det går även att helt bortse från kriterier som av olika anledningar inte är relevanta för det aktuella avropet.
Vid avrop kan följande kriterier för tilldelning av kontrakt användas:
Tilldelningskriteriet Funktionalitet
Kunden kan fritt återanvända och utvärdera kraven från
upphandlingen samt göra egna krav baserade på preciseringar av dessa krav. Kunden kan även skapa egna obligatoriska krav och
utvärderingskrav utifrån kravkatalogen.
Tilldelningskriteriet Pris
Pris kan inkludera priset för molntjänsten samt konsulttjänsterna.
Lägsta pris bör endast användas vid enkla avrop och i de fall det förväntade resultatet är så tydligt kravställt att det inte råder någon tvekan om hur det ska vara utformat. I normalfallet torde detta vara sällsynt.
För att leverantören ska kunna ge ett fast pris krävs att kunden är mycket tydlig i sin beskrivning om vad leveransen innefattar och det förväntade resultatet så att samtliga leverantörer offererar sitt pris på samma antaganden och premisser.
Vid avrop av större installationer eller liknande bör man förutom ett pris för själva uppdraget alltid begära in ett timpris för ev.
tillkommande arbeten.
6.1.12 Kontrakt
Kontraktsutkast inklusive personuppgiftsbiträdesavtal ska bifogas avropsförfrågan.
Om eventuella kontraktsvillkor har preciserats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i kontraktet. I övrigt gäller alltid ramavtalets villkor.
Följande klausuler i Allmänna villkor kan kunden uttryckligen precisera i sitt avrop: 6.3, 8.2, 8.11 och 11.4. Det är värt att notera att om inget annat avtalats gäller de standardvillkor som angivits under respektive punkt.
6.2 Steg 2 – Utskick av avropsförfrågan 6.2.1 Dokument
Avropsförfrågan ska innehålla de uppgifter under punkt 6.1.7 som är relevanta för det aktuella avropet. Följande dokument ska skickas till leverantörerna:
• Kravspecifikation
• Kontraktsutkast
• Personuppgiftsbiträdesavtal
Avropsförfrågan ska vara skriftlig. Statens inköpscentral
rekommenderar att kunden använder gruppmailfunktionen (sändlistan) på www.avropa.se vid avrop samt även att kunden tar för vana att begära en bekräftelse från leverantörerna att de mottagit
avropsförfrågan.
6.2.2 Dialog under anbudstiden
Leverantör som upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att ställa en skriftlig fråga till kunden. Svar på frågor
som kan förväntas vara av intresse för fler leverantörer ska skriftligt tillhandahållas till samtliga leverantörer. Svar på frågor ska
tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta de nya
uppgifterna. Detsamma gäller eventuella rättelser i avropsförfrågan.
Datum för när frågor senast får inkomma och när de senast kommer att besvaras ska anges.
Kunden har alltid möjlighet att avbryta en avropsförfrågan om det föreligger sakliga skäl. Det kan vara att det tillkommit omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för avropet eller om
förutsättningarna väsentligt har förändrats. Skälen till avbrytandet måste anges och kunna motiveras. Meddela samtliga tillfrågade leverantörer om att avropet avbrutits.
6.2.3 Avropssvar
Leverantörerna har inte rätt att lämna mer än ett avropssvar på en avropsförfrågan såvida inte kunden särskilt har angett i
avropsförfrågan att leverantörerna kan lämna in flera alternativa avropssvar.
Leverantörer som vid avropstillfället inte kan erbjuda efterfrågade tjänster ska skriftligen meddela kunden detta. Anledningen till att avropssvar inte lämnas ska framgå av beskedet.
Molntjänsten och konsulttjänsterna som kan avropas på detta
ramavtalsområde finns publicerade på leverantörens särskilda webbsida för detta ramavtal och är godkända enligt de krav Statens inköpscentral ställt i upphandlingen. Leverantören är begränsad till att leverera denna molntjänst och dessa konsulttjänster och inte något annat som eventuellt ingår i leverantörens övriga utbud.
Notera att leverantören inte har rätt att delegera rätten att ta emot avrop eller teckna kontrakt till underleverantör eller
molntjänstleverantör.
Vid oklarheter i leverantörernas avropssvar skickas en skriftlig begäran om förtydligande ut. Leverantörernas förtydliganden ska vara skriftliga.
Observera att leverantörerna inte får lägga till nya uppgifter eller göra väsentliga förändringar.
Innehåller leverantörens avropssvar uppgifter som inte efterfrågats i avropsförfrågan är dessa uppgifter giltiga endast om en skriftlig överenskommelse träffas särskilt angående detta. Hänvisning till
leverantörens egna allmänna villkor eller motsvarande är endast giltiga om en särskild överenskommelse avseende detta tecknas.
Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Tänk särskilt på den absoluta sekretessen om anbud lämnas elektroniskt.
En leverantör kan begära att delar i avropssvaret även efter tilldelningsbeslut ska omfattas av kommersiell sekretess. En sådan begäran ska bifogas avropssvaret och vara väl motiverad. Det är kunden som bedömer om sekretessbegäran ska godtas, helt eller delvis, när en eventuell begäran om utlämnande av avropssvar inkommer.
6.3 Steg 3 – Utvärdering av avropssvar 6.3.1 Förnyad konkurrensutsättning
När den angivna tidsfristen löpt ut ska inkomna avropssvar utvärderas på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Se punkt 6.1.11 ovan.
Val av leverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Vid avrop ska grunden för tilldelning av kontrakt vara det lägsta priset eller det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret. Kontrakt ska tilldelas den leverantör som har lämnat det för kunden bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Kunden får inte välja andra tilldelningskriterier än de som framgår av avropsförfrågan samt av förfrågningsunderlaget och ramavtalsvillkoren.
Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning.
6.3.2 Presentation och tester
Beskrivning av möjligheten att leverantörerna presenterar och/eller demonstrerar offererade varor och tjänster, alt. tester av t.ex. varuprov eller webbsida, som en del av utvärderingen.
6.3.3 Tilldelningsbeslut
Då utvärderingen resulterat i vilken leverantör som har blivit tilldelad kontrakt ska tilldelningsbeslut fattas och skickas ut. Observera att tilldelningsbeslutet ska skickas ut till samtliga leverantörer som lämnat avropssvar.
Tilldelningsbeslutet ska innehålla uppgift om vilken leverantör som blev tilldelad kontrakt, en kort motivering till beslutet samt offererade priser från samtliga leverantörer. Det är lämpligt att vid större avrop bifoga en utvärderingsrapport där det kortfattat beskrivs hur utvärderingen gått till.
6.3.4 Frivillig avtalsspärr
Kontrakt kan tecknas direkt efter att beslut meddelats men om kunden vill undvika eventuell framtida ogiltighetstalan av kontraktet så kan kunden välja att tillämpa en s.k. frivillig avtalsspärr, dvs. att invänta de lagstadgade 10 dagarna innan kontraktet undertecknas med vinnande leverantör. Skickas inte meddelandet om beslut elektroniskt ska avtalsspärren istället vara lagstadgade 15 dagar.
Tiden räknas från och med dagen efter det att meddelande om
tilldelningsbeslut har skickats. Ange i meddelandet när kunden avser att teckna kontrakt. Statens inköpscentral vill uppmärksamma om tillämpningen av den s k söndagsregeln som innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till
nästkommande vardag.
Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning.
6.3.5 Avropssvar saknas
Om inget avropssvar motsvarar kundens krav ska samtliga tillfrågade leverantörer meddelas per e-post om att kunden inte har för avsikt att teckna kontrakt med någon av leverantörerna. Samma sak gäller om kunden p.g.a. oförutsedda händelser, exempelvis begränsningar i budget, inte kan genomföra avropet. Detta bör dock anges redan i avropsförfrågan, d.v.s. att kunden kan komma att avbryta avropet om oförutsedda händelser inträffar.
Om det vid svarstidens slut endast har inkommit ett avropssvar, kan kunden välja att anta avropssvaret eller avbryta avropsprocessen.
Efter att tilldelningsbeslut kommunicerats, eller efter besked att inget avropssvar motsvarade kraven, bör de leverantörer som inte svarat tillfrågas om orsaken härtill, om de inte redan meddelat detta. Det kan visa sig att kraven varit för högt ställda eller på annat sätt gjort avropet ointressant för leverantörerna.
6.4 Steg 4 – Teckna kontrakt 6.4.1 Kontraktets giltighetstid
Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid och får som längst vara 48 månader. De innevarande ramavtalen löper som längst t.o.m. 2017-02-28 (under förutsättning att Statens
inköpscentral förlänger ramavtalen i enlighet med förlängningsoption i avtalsvillkoren).
6.4.2 Kontraktsvillkor
Till denna vägledning finns en mall för kontrakt och en enklare mall för avropsförfrågan. När avropsblanketten är klar (preliminärt sommaren 2013) kommer den att läggas upp på avropa.se.
Avtalsvillkoren för ramavtalsområdet återfinns i respektive ramavtal på www.avropa.se ( http://avropa.se/Hitta-ramavtal/Ramavtalsomraden/IT- och-telekom1/Programvaror-och-licenser/Kontorsstod-som-molntjanst/ ).
Ramavtalets huvudtext är gemensam för alla leverantörer.
Avtalshandlingar vid avrop
Efter avrop när kontrakt mellan kund och ramavtalsleverantör skrivs gäller följande kompletterande kontraktshandlingar och om
kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet 2. Kontraktet med bilagor
3. Molntjänstleverantörens allmänna villkor (Terms Of Service, TOS) utom vad avser behandling av personuppgifter
4. Eventuella kompletteringar av anbud 5. Anbud med bilagor
6. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 7. Förfrågningsunderlag med bilagor
Vid avrop ska Ramavtalets allmänna villkor gälla mellan kunden och leverantören. Dessa kontraktsvillkor får inte ersättas av andra om det inte framgår specifikt av ramavtalet.
Mellan Parterna har ett särskilt Personuppgiftsbiträdesavtal tecknats och lagts som bilaga till Kontraktet. Om något stadgande eller villkor i Kontraktshandlingarna utgör hinder mot eller försvårar tillämpning av någon klausul i Personuppgiftsbiträdesavtalet, gäller vad som avtalats i det sistnämnda.
Därutöver måste även en specifikation (d.v.s. överenskommen
omfattning av leveransen samt funktionella och andra krav) upprättas och biläggas kontraktet.
6.4.3 Sekretessavtal
I de Allmänna villkoren finns ett avsnitt angående sekretess. Om kunden vill ha en särskild sekretessförbindelse finns det möjlighet att bilägga detta till kontraktet. Detta bör anges redan i avropsförfrågan.
6.4.4 Kontraktsuppföljning
Efter att kontrakt är tecknat med en leverantör, tänk på att följa upp priser, leveranser och övriga villkor som överenskommits om och som framgår av kontraktet.
Avvikelser och brister kan vara både vites- och hävningsgrundande. Var noga med att bokföra alla avvikelser och brister för att kunna påvisa för leverantören vid ett tvisteförfarande.
Se vidare ”Vägledning för kontraktsuppföljning” från Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet:
http://upphandlingsstödet.se/sites/default/files/2011_8_1.pdf
7 Utvärderingskrav ställda i upphandlingen
I upphandlingen ställdes ett antal obligatoriska krav som
kompletterades med ett antal utvärderingskrav. De utvärderingskrav som uppfylls av samtliga leverantörer återges ej här, se
förfrågningsunderlaget ( http://avropa.se/PageFiles/23990/F%c3%b6rfr
%c3%a5gningsunderlag.pdf ) för samtliga obligatoriska krav samt utvärderingskrav. Vid avrop kan utvärderingskraven omvandlas till obligatoriska krav beroende på kundens behov. Följande
utvärderingskrav(Bör) uppfylldes ej av samtliga leverantörer.
I ordbehandlaren bör det vara möjligt att minst två användare editerar ett dokument samtidigt.
Följande format bör stödjas i minst en av ordbehandlare, kalkylark eller presentation:
Importera och exportera ODF 1.0 (ISO 26300:2006) Importera och exportera ODF 1.2
Importera och exportera DOC så som Microsoft Word 2003 SP3 sparar Importera och exportera PPT så som Microsoft Powerpoint 2003 SP3 sparar
Importera och exportera XLS så som Microsoft Excel 2003 SP3 sparar Importera och exportera OOXML (ISO 29500 Strict)
Exportera PDF 1.4
Exportera PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) Exportera PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) Exportera PDF 1.7 (ISO 32000-1:2008) Importera och exportera CSV
Importera och exportera HTML
Molntjänsten bör vara reviderad enligt SSAE 16 typ 2 och/eller ISAE 3402.
Molntjänsten bör löpande revideras enligt SSAE 16 typ 2 och/eller ISAE 3402.
Molntjänstleverantören bör löpande tillhandahålla de för kund relevanta delarna av senaste revisionsrapporten enligt SSAE 16 typ 2 och/eller ISAE 3402 till kunden senast tre (3) månader efter
revisionsrapportens färdigställande.
Molntjänsten bör tillhandahålla loggning av läst eller ändrat data.
Molntjänsten bör tillhandahålla API för uppdatering av behörighetskontrollsinformation (ACL) för filer.
Molntjänsten bör tillhandahålla API för hämtning av behörighetskontrollsinformation (ACL) för filer.
Molntjänsten bör tillhandahålla API för uppdatering av behörighetskontrollsinformation (ACL) för kalenderdata.
Molntjänsten bör tillhandahålla API för hämtning av behörighetskontrollsinformation (ACL) för kalenderdata.
Molntjänsten bör kunna exportera användares mallar för e-post.
