Tranås kommuns ledningsmodell

(1)

Tranås kommuns ledningsmodell

M

ÅL &

KV ALIT

ET STY RD OK UM EN T G RU ND FÖ RU TS ÄTT NING AR ANSV

AR &

RO LL

LEDNING ER

&

STYRNING

(2)

LEDNING &

STYRNING

G RU ND FÖ RU TS ÄTT NING AR ANSV AR &

RO LL ER

M

ÅL &

KV ALIT

ET STY RD OK UM EN T

INLEDNING 2

Syfte 2

Sammanfattning 2

GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR 3

Grafisk bild – Ledningsmodell 3

Demokrati 4

Värdegrund – Ledstjärnan 4

Ständiga förbättringar 4

Samspel – samverkan 4

MTV – Miljö Tillväxt Välbefinnande 4

Lagstiftning 4

ANSVAR OCH ROLLER 5

Reglemente och delegationsordning 5

Tydlig målkedja – Beställning och leveransåtagande 5

Vem gör vad? 5

Förtroendevalda – VAD och NÄR 6

Medarbetare – HUR och VEM 6

Koncernledningsgrupp 6

STYRDOKUMENT 7

Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige 7

Styrdokument fastställda av nämnd och kommunstyrelse 7

Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen 8

STYRNING – MÅL FÖR KVALITET OCH EKONOMI 9

Styrkort 9

Ekonomi 9

Resursfördelningssystem 9

Uppföljning 9

Systematiskt kvalitetsarbete 9

Synpunkter och klagomålshantering 10

Internkontroll – Kvalitetskontrollplan 10

(3)

Detta dokument beskriver Tranås kommuns ledningsmodell som visar hur verk- samheterna ska styras för att uppnå uppsatta mål. Ledningsmodellen i sig är neutral och ska fungera över tid oavsett den politiska majoriteten. Det är vad man fyller styr- dokumenten med (t ex Utvecklingsstrategin) som speglar den rådande politiska viljeinriktningen. Modellen är ramverket som ska säkerställa att strategierna genomförs.

Processerna för hur detta praktiskt samordnas och dokumenteras i hela organisationen kommer utformas i ett databaserat styr- och ledningssystem.

I början av varje mandatperiod revideras den politiska beställningen till kommunens verksam heter. Detta dokumenteras i kommunens Utvecklingsstrategi och målen formuleras i styrkorten.

Syfte

Huvudsyften med en ledningsmodell är att säkerställa att den politiska viljeinriktningen efterlevs i verksamheten och att de politiska målen uppfylls samt att kommuninvå- narnas skattepengar används på bästa tänkbara sätt.

SAMMANFATTNING

Grundförutsättningar

Genom en tydlig ledningsmodell med demokratin och värdegrunden Ledstjärnan som grund ska den politiska viljeinriktningen uppfyllas och rollfördelningen mellan politik och verksamhet klargöras. Vidare ska samverkan, hänsyn till miljö, välbefinnande och tillväxt genomsyra verksamheten.

Ansvar och roller

Kommunfullmäktige är det högsta beslutande organet och fastställer kommunstyrelsens och nämndernas ansvar och roller i reglementet. Delegationsordningen fastställer var ett delegerat beslut ska tas.

Koncernledningen, som består av medarbetare i ledande ställning styr, leder och samordnar arbetet med att förverkliga den politiska nivåns strategiska mål.

Styrdokument

Kommunens styrdokument finns i tre nivåer:

• Kommunfullmäktige

• Nämnder (gäller även kommunstyrelsen)

• Verksamheten (förvaltningar)

Kommunfullmäktige beslutar och fastställer övergripande mål och riktlinjer samt gemensamma policys som speglar en politisk vilja och är av stor vikt och/eller övergripande karaktär.

Nämnderna fastställer program och riktlinjer. Förvaltningarna fastställer planer och regler.

Mål & Kvalitet

Med hjälp av styrkort, systematiskt kvalitetsarbete inklusive synpunkts- och klagomålshantering och en ut- vecklad intern kontroll och uppföljning ska en effektiv verksamhet med god ekonomisk hushållning uppnås.

Inledning

(4)

Politisk styrning

Förtroendevalda

Genomförande

Medarbetare

GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR

VISION – Tranås kommun ska vara en framgångsrik, innovativ kommun med god service och ett starkt näringsliv.

En attraktiv och trygg kommun att bo i, verka och besöka.

Demokrati, Lagstiftning

Värdegrund – Ledstjärna – RAKT Medarbetarskap – RAKT Ledarskap MTV: Miljö – Tillväxt – Välbefinnande, Ständiga förbättringar, Samspel/samverkan

Ledningsmodell

Kunden – Medborgare

Ansvar & Roller Reglemente Delegation Delegation

Styrdokument Strategi/Policy Program/Riktlinjer Plan/Regler

Mål – Kvalitet Styrkort Styrkort Styrkort Styrkort/Individuella mål

Aktivitet

Process/Handbok Rutin/Checklista

Delegation/

Verkställighet

Grundförutsättningar

Ledningsmodellen bygger på målstyrning av verksamheten och en strävan efter att leverera bästa möjliga kvalitet till kunden i förhållande till insatta resurser. Det för- utsätter tydliga och mätbara resultat- och kvalitetsmål. I ledningsmodellen kopplas kvalitetsarbetet till de ekonomiska förut- sättningarna genom att vi:

• får förståelse för helheten då beslut kan leda till konsekvenser i de olika delarna – Respekt

• löser uppgifterna och redovisar hur väl resurserna använts – Ansvar

• arbetar med ständiga förbättringar och kontinuerlig omvärldsbevakning – Kreativitet

• sätter fokus på uppföljning, utvärdering och resultat – Tydlighet

LEDNING & STYRNING

GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR ANSV AR &

ROLL ER

S TYRN

ING & M

ÅL STYRDOKUMENT

(5)

Demokrati

Sverige har ett demokratiskt statsskick. Detta slås fast i grundlagarna och framgår tydligast i Regeringsformens första paragraf:

”All offentlig makt utgår från folket. Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt. Den förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick och genom kommunal självstyrelse. Den offentliga makten utövas under lagarna.”

Tranås kommun styrs av förtroendevalda politiker som valts direkt av medborgarna. Den direktvalda politiska församlingen är kommunfullmäktige.

Kommunens utveckling ska bygga på god insyn och hög delaktighet i såväl beslutsprocess som genomförande.

Värdegrund – Ledstjärnan

Ledningsmodellen vilar på Tranås kommuns värdegrund, Ledstjärnan. Värdegrunden omfattar både förtroendevalda och medarbetare och ska genomsyra hela organisationen. Var och en vet sin roll och vet vilka hon eller han är till för. Med gemensamma krafter verkar vi utifrån ett medborgar- och kundfokus och bygger en kommun för framtiden.

I Tranås kommun har vi kunden i centrum, kvalitet i varje möte och vi ser möjligheterna.

Vår ledstjärna beskriver vad vi ska sträva efter varje dag. Den är utmärkande för vårt sätt att bemöta dem vi är till för och representerar, det vi vill vara kända för. Vår Ledstjärna lyser stark av kraften från våra gemensamma värdeord;

Respekt – Ansvar – Kreativitet – Tydlighet (RAKT)

För att kommunen ska nå framgång ställs stora krav på engagemang hos förtroendevalda och medarbetare. I strävan att tydliggöra vår gemensamma värdegrund har vi inom Tranås kommun arbetat fram RAKT-ledarskap och RAKT-medarbetarskap.

Ständiga förbättringar

Ledningsmodellen bygger på tanken om en lärande organisation. Både RAKT-ledarskap och RAKT- medarbetarskap ligger som grund när verksamheterna arbetar med ständiga förbättringar. I praktiken betyder det att arbetet planeras, genomförs, utvärderas och följs upp i många små förbättrings- steg i en integrerad och ständigt pågående lärprocess där målet är att:

• leverera bästa möjliga kvalitet till kunden i förhållande till insatta resurser => öka effektiviteten

• skapa bättre arbetsmiljö för medarbetarna => vara en attraktiv arbetsgivare

Samspel – samverkan

Genom ett samspel mellan arbetsgivare och medarbetare skapas bättre verksamhet. Kommunen har genom kollektivavtal och styrdokument upprättat spelregler för hur detta ska utformas. Chefen ska en gång per år tillsammans med medarbetaren genomföra medarbetar- och lönesamtal, varvid det gångna året utvärderas och man planerar utveckling framåt och sätter individuella mål. Chefer ska kontinuerligt under året genomföra arbetsplatsträffar med arbetslaget för att utveckla, följa upp och skapa en bra verksamhet och arbetsmiljö.

Samverkan avseende den grundläggande förhandlings- och infomationsskyldigheten är reglerad i kommunstyrelsens delegation.

MTV – Miljö Tillväxt Välbefinnande

För att uppnå en hållbar utveckling arbetar Tranås kommun utifrån modellen att alla aktiviteter ska bedömas ur tre perspektiv – miljö, välbefinnande och tillväxt. I princip innebär det att alla projekt ska ha positiva effekter eller vara neutrala utifrån samtliga tre perspektiv.

Lagstiftning

Gällande lagstiftning ska följas – i alla verksamheter.

I Tranås kommun har vi kunden i centrum, kvalitet i varje möte och vi ser möjligheterna.

LEDNING &

STYRNING

ROLL ER

S TYRN

ING & M

LEDNING &

STYRNING

ROLL ER

S TYRN

ING & M

(6)

Ansvar och roller

Allt kommunalt beslutsfattande utgår från kommunfullmäktige och förs vidare till kommunstyrelsen eller berörd nämnd enligt reglementet eller enligt särskilt beslut av fullmäktige. Kommunfullmäktige är ytterst ansvariga för all verksamhet.

Politiker (förtroendevalda) och medarbetare har olika roller i styrningen. Det är viktigt att var och en är medveten om sin roll och införstådd med vad rollen inrymmer för att styrningen ska fungera bra och bli effektiv. Vi skiljer på politisk nivå och verksamhetsnivå. Dessa har olika frågor att ansvara för och arbeta med.

Reglemente och delegationsordning

Reglementet

Kommunfullmäktige fastställer kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet, arbetsformer, organisation samt ansvar och roller i reglementet. I reglementet fördelas även ansvaret i den politiska beslutsorganisationen.

Delegationsordningen

Med utgångspunkt från reglementet fördelar kommunstyrelsen och nämnderna beslutanderätten inom sina respektive ansvarsområden genom sin delegationsordning. Genom denna och genom enskilda beslut fördelas sedan uppgifterna vidare ut till beredningar, enskilda förtroendevalda, eller medarbetare. Delegering innebär att det är uppgiften som delegeras – inte ansvar.

Förslag till reglemente upprättas av nämnderna och fastställs av kommunfullmäktige.

Tydlig målkedja – Beställning, leveransåtagande och aktiviteter

Sambandet mellan förtroendevalda och medarbetare kan beskrivas som en kedja, där kommun- fullmäktige fastställer mål (beställning). Fullmäktige anger VAD kommunen ska uppnå och NÄR målet ska vara uppnått. I vissa fall förtydligas detta med VARFÖR det ska uppnås. För att följa upp beställningen används styrkort.

Leveransåtagandet är en konkretisering av målen (beställningen) för varje specifik verksamhet.

Leveransåtagandet beslutas av kommunstyrelse och nämnder och beskriver VAD verksamheten ska uppnå och NÄR det ska vara genomfört.

Aktiviteter beskriver vad man i verksamheten tänker göra rent konkret för att fullfölja leverans- åtagandet. Det handlar om HUR och VEM som i praktiken ska hantera uppdraget.

Alla länkar i kedjan har ett ansvar. Verksamheten ansvarar för en kontinuerlig dialog med de förtroen- devalda och för att den röda tråden från Utvecklingsstrategi till fullmäktiges mål (beställning) och kommunstyrelsens/nämndens Leveransåtagande blir känd i hela organisationen. Verksamheten utformar sedan de Aktiviteter som krävs för att hela kedjan ska kunna fullföljas.

Vem gör vad?

För att kommunen ska fungera effektivt krävs en tydlig ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och medarbetare.

Hur väl än roller, ansvar och uppgifter är definierade, kan det ändå uppstå tveksamheter. När sådana uppkommer är det viktigt att följa värdegrunden och visa respekt för de olika rollernas perspektiv: å ena sidan politikens värderingar, å andra sidan medarbetarnas professionalism/kunskap.

Det handlar alltså om ett samspel mellan människor och roller grundat på ömsesidigt förtroende. Dialog, regelbundna möten och lärande samtal är verktyg som leder till ökad förståelse för varandras uppgifter, ansvar och roller. Rollfördelningen kan knappast detaljbeskrivas utan måste utformas i dialog mellan de personer som innehar rollerna. Förtroendevalda och koncernledningsgruppens medarbetare planerar regelbundna träffar, exempelvis Ledningsdagen som genomförs årligen, för att hitta ett bra samspel mellan den politiska ledningen och koncernledningen, vilken ansvarar för verksamheterna.

Genom att beskriva vem som ”äger” frågeställningarna – vad/när/varför och hur/vem/vilka – går det att tydliggöra ansvar och befogenheter.

Ansvar för alla roller och uppdrag ska vara tydliga, kända och respekterade. Ansvar och roller beskrivs i Reglementen och Delegationsordning som fastställs av fullmäktige respektive nämnder. För att kunna förvalta medborgarnas förtroende är det var och ens ansvar att bidra till en förtroendefull dialog på alla nivåer.

LEDNING & STYRNING

S TYRN

ING & M

ÅL STYRDOKUMENT GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR ANSV

AR & ROLL

ER

(7)

Förtroendevalda – VAD och NÄR

Ytterst är det kommunallagen som reglerar vad förtroendevalda har för skyldigheter och befogenheter, liksom vad de får och inte får delegera. Det handlar om de strategiska frågorna VAD och NÄR och om målinriktning, omfattning och kvalitet. Värdegrunden och Utvecklingsstrategin beskriver detta i konkreta termer så att kommunens invånare vet vad de kan förvänta sig av de förtroendevalda och av den verksamhet som medborgarna gemensamt finansierar.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige är det högsta beslutande organet i en kommun och har det övergripande ansvaret för ekonomi och kvalitativa frågor. Förutom att besluta i stora och viktiga principiella frågor fastställer kommunfullmäktige mål och riktlinjer för hela verksamheten. Dessutom är det ett forum för politisk debatt.

Nämnder

Nämnderna och kommunstyrelsen fullgör, på uppdrag av kommunfullmäktige, kommunens uppgifter inom de olika specialområdena.

Rollen som förtroendevald

Förtroendevalda ger direktiv, motiverar och säkerställer att beslutade uppdrag fullföljs genom upp- följning, utvärdering och kontroll. Vidare ser de till att uppdragen redovisas ur kvantitativt och kva- litativt perspektiv inom angiven tidsram. I rollen som förtroendevald ingår att föra en kontinuerlig dialog med verksamhetsansvariga för respektive område. De förtroendevalda handhar i huvudsak övergripande och strategiska frågor i ett längre tidsperspektiv, medan verksamhetsansvariga och deras medarbetare överlåts att lösa detaljerna.

Medarbetare – HUR och VEM

Medarbetarna ansvarar för det praktiska arbetet och verkställer beslut. Det åligger dem att beskriva HUR uppdraget ska utföras och VEM/VILKA som ska genomföra det. De har ett professionellt förhåll- ningssätt till uppdragen och utarbetar välunderbyggda underlag för beslut och uppföljning, utvärdering och kontroll.

Medarbetarna ansvarar för det kvantitativa och kvalitativa innehållet i uppdragen inom givna ekonomiska ramar. I ansvaret ingår att tidigt signalera om uppdragen av någon orsak inte kan fullföljas.

Vidare ansvarar medarbetarna för att Tranås kommuns ledstjärna tillämpas och efterlevs.

Koncernledningsgrupp

Koncernledningsgruppen styr, leder och samordnar arbetet med att förverkliga kommunens värde- grund, utvecklingsstrategi och policys.

Gruppen leds av kommunchefen samt medarbetare i ledande ställning i kommunen och dess bolag – kommunkoncernen.

Utvecklings- och förändringsarbetet drivs av koncernledningsgruppen.

Det är var och ens ansvar att bidra till en förtroendefull dialog på alla nivåer för att förvalta medborgarnas förtroende.

Vad När

Hur Vem

Kommunalfullmäktige Kommunstyrelse

Nämnd

Politisk nivå

Verksamhetsnivå LEDNING

&

STYRNING

S TYRN

ING & M

AR &

ROLL

LEDNING

ER

&

STYRNING

S TYRN

ING & M

AR &

ROLL ER

(8)

All uppföljning och planering ska ske mot styrdokument. Det finns tre nivåer för styrdokument.

På kommunfullmäktigenivå formuleras målen i huvudsak som något att sträva mot: en vision, fram- tidsbild, etc. På nämndsnivå formuleras målen i huvudsak som förväntad produktivitet och effektivitet, d.v.s. vad som ska uppnås avseende volym och kvalitet per insatt resurs. I verksamhetsorganisa tionen formuleras i huvudsak produktionsmål (i första hand resurser och aktiviteter) för verksamheten med en direkt koppling till effektmålen.

För att säkerställa en bred förankring bland förtroendevalda och medarbetare finns det ett par grund- regler som gäller vid utformning/upprättande av styrdokument.

Dokumenten ska präglas av:

• enkelhet, tydlighet och kommunicerbarhet

• en tydlig uppdelning mellan politisk nivå och verksamhetsnivå

• att de är förenliga med överordnade dokument

• att de är konkreta

Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige

Strategi

Strategier bidrar till att bygga upp den profil som verksamheten ska ha. Utvecklingsstrategin är det mest översiktliga och överordnade dokumentet. Det pekar ut vägval och långsiktiga mål och ger ledning och anger prioriteringar.

Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta om mål och riktlinjer för verksamheten. Dessa ska fastställas så snart som möjligt efter det att den nya kommunfullmäktigeförsamlingen tillträtt. Över- gripande mål och riktlinjer fastställs i utvecklingsstrategin, som är ett politiskt dokument. Snarare än att spegla inställningen i enskilda frågor är det ett strategiskt grunddokument för mandatperioden och anger förhållningssätt i vissa principiella frågor. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändringar under mandatperioden.

Policy

Vissa ställningstaganden, som inte vilar på samma strategiska grund som övergripande mål och riktlinjer, men som speglar en politisk ambition och är av stor vikt och övergripande karaktär, ska också fastställas av kommunfullmäktige. Dessa benämns policyer och utgör viktiga komplement till de övergripande mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt. En policy kännetecknas av att den i huvudsak riktar sig internt och att den utvecklar eller förtydligar de ambitioner som övergripande mål och riktlinjer uttrycker.

Förslag till policyer upprättas av kommunstyrelsen på uppdrag av kommunfullmäktige och fastställs av fullmäktige. Kommunstyrelse och nämnder ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändringar.

Styrdokument fastställda av nämnd eller kommunstyrelse

Program och riktlinjer

Program och riktlinjer är politiska styrinstrument. De mål och riktlinjer som kommunfullmäktige faststäl- ler är i huvudsak av övergripande karaktär. Därför upprättar nämnder och kommunstyrelsen program och riktlinjer som på ett konkret sätt anger VAD som ska åstadkommas och NÄR i tiden det ska ske.

Program och riktlinjer fungerar som uppdrag/beställning till verksamhetsorganisationen och fastställs av respektive nämnd efter hörande av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens viktigaste roll i detta sammanhang är att försäkra sig om att nämndernas program och riktlinjer innehåller vad som krävs för att fullgöra de uppdrag som kommunfullmäktige beslutat i strategier och policyer. Kommunstyrelsen kan också fastställa egna program och riktlinjer.

Styrdokument

LEDNING & STYRNING

ROLL ER

M

ÅL &

KVALIT

ET STYRDOKUMENT

(9)

LEDNING &

STYRNING

ROLL ER

M

ÅL &

KVALIT

ET STYRDOKUMENT

Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen

Planer och regler

När förvaltningschefen får ett uppdrag i form av program och riktlinjer från en nämnd innehåller dessa en redovisning av VAD som ska uppnås och NÄR i tiden detta ska ske. Förvaltningschefen upprättar planer och regler för att beskriva HUR detta ska uppnås och VEM som ska utföra det.

Planer och regler innehåller beskrivning med koppling till styrtal och nyckeltal.

Handböcker, rutiner och checklistor

Verksamheten fastställer hur processerna ska genomföras samt upprättar handböcker, rutiner och checklistor för att kvalitetssäkra och systematisera det dagliga arbetet.

LEDNING &

STYRNING

ROLL ER

M

ÅL &

KVALIT

ET STYRDOKUMENT

(10)

Styrning innebär att leda en verksamhet mot uppsatta mål utan att i detalj fastställa hur vägen dit ska se ut. Tranås kommun arbetar med balanserad styrning vilket innebär att kund-, utveckling-, kvalitet-, medarbetar- och ekonomiperspektiv ska sammanflätas i styrningen. Mål ska sättas utifrån att de kan uppnås med tilldelade resurser.

Styrkort

Tranås kommunkoncern har valt styrkort som modell för målstyrning. Styrkorten innehåller strategi, vision, framgångsfaktorer, övergripande aktiviteter och styrtal (mål). Kommunfullmäktige, styrelser och nämnder upprättar styrkort för sina åtaganden. Styrkorten upprättas för en mandatperiod i taget.

I styrkorten får förvaltningen den politiska beställningen på vad som är viktigast att fokusera på under mandatperioden.

Kommunfullmäktiges beställning framgår av utvecklingsstrategin. Den bryts ned till specifika styrtal (mål) för fullmäktige, styrelser, nämnder och verksamheter. Styrtalen ska vara mätbara och påverk- bara under mandatperioden och ska främst fokusera på kvalitet. Varje chef upprättar därefter tillsammans med medarbetarna styrkort för sin verksamhet. Verksamheternas styrtal bryts ner i aktiviteter där medarbetarna utses som ansvariga. För att få den röda tråden och se sambandet mellan styrtalen i fullmäktige och medarbetarnas aktiviteter är visualisering en förutsättning för att alla förtro- endevalda och medarbetare ska förstå sina roller och delta i utvecklingen. Visualiseringen sker i ett styr- och ledningssystem.

Ekonomi

Kommunallagens krav på en god ekonomisk hushållning över tid ligger till grund för hur ekonomin ska hanteras. Detta är viktigt eftersom det är det som skapar utvecklingsmöjligheter och utrymme för kvalitetsförbättringar.

Tranås kommun tillämpar tvåårsbudget vilket innebär att budget för år 2015 beslutas i fullmäktige under 2013 – detta för att skapa möjlighet att arbeta långsiktigt med ekonomi. Varje nämnd får även ta med över- och underskott till nästkommande år och har möjlighet att redovisa en budget i balans inom en tvåårsperiod. Målet är att varje nämnd redovisar en procent i överskott vilket ska motsvara en budget för oförutsedda kostnader. Nämnden har ansvar för att besluta vad som krävs för att nå

en budget i balans medan verksamheterna tar ansvar för hur detta ska ske.

Resursfördelningssystem

Vid fördelning av resurser är utgångspunkten föregående års budget. Justeringar görs därefter för:

• löne- och kostnadsökningar

• befolkningsutveckling

• justering för att nå kommunfullmäktiges resultatmål

• politiska prioriteringar

Uppföljning

Med uppföljning och utvärdering avses regelmässig, kontinuerlig insamling av data som registreras och sammanställs. Den kontinuerliga uppföljningens syfte är att återkoppla till den politiska nivån om

”hur det går” och om målen nås. Uppföljningen ska därför ge signaler som kan komma att innebära förändringar i kommande mål och budget.

Styrtal och ekonomi följs upp fem gånger per år och redovisas i kommunfullmäktige, styrelser och nämnder samt på kommunens hemsida och i central samverkan. Utöver detta följer kommunfull- mäktige och kommunstyrelsen årligen upp nämndernas aktiviteter för att nå styrtalen. Särskilda möten med förtroendevalda och medarbetare sker även vad gäller ekonomisk uppföljning och fram- tagande av budget.

Systematiskt kvalitetsarbete

Utvärdering av kvalitetsarbetet sker med hjälp av olika kvalitetsjämförelser, riskanalyser, avvikelse- hantering och undersökningar som görs externt och internt. Dessa bildar underlag för det systema- tiska kvalitetsarbetet och arbetet med ständiga förbättringar samt ger en indikation på framtida styrtal i verksamheten.

En sammanställning av kvalitetsjämförelser och nyckeltal avseende kommunens verksamheter pre- senteras i en årlig rapport för förtroendevalda, medarbetare, kunder och medborgare.

Styrning – Mål för kvalitet och ekonomi

LEDNING & STYRNING

ROLL ER

M

ÅL &

KVALIT

ET STYRDOKUMENT

(11)

LEDNING &

STYRNING

ROLL ER

M

ÅL &

KVALIT

ET STYRDOKUMENT

Synpunkts- och klagomålshantering

För att kunna bedöma om verksamheterna fungerar på ett önskvärt sätt är det viktigt att få in synpunkter från kunderna. Synpunktshanteringen syftar till att utveckla och förbättra kommunens verksamheter. Synpunkter på verksamheterna kan lämnas via kommunens hemsida. Verksamheterna följer upp och besvarar synpunkterna kontinuerligt. Årligen sker en sammanställning av inkomna synpunkter.

Internkontroll - Kvalitetskontrollplan

Det främsta syftet med internkontroll är att uppnå effektivitet och säkerhet i kommunorganisationen i frågor som rör verksamhet, ekonomi och tillämpning av lagar och föreskrifter. Kommunens intern- kontrollarbete styrs utifrån antaget internkontrollreglemente som kallas Kvalitetskontrollplan. Aktivite- ter beslutas och följs upp årligen för varje nämnd och verksamhet enligt reglementet. Enligt kommunallagen är det nämnderna som ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.

Revision

Granskningen av kommunens verksamheter avseende kvalitet och ekonomi sker både externt och internt. Externa revisorer granskar mål och resultat två gånger per år i samband med delårs- och årsbokslut. Interna revisorer (lekmannarevisorer) granskar kommunens verksamheter löpande genom samtal och riktade granskningar för att kontrollera att verksamheten arbetar med och levererar i enlighet med kommunfullmäktiges beställning och mål. Revisionen ska även försäkra sig om att verksamheten arbetar effektivt och utvärdera om det finns en tillräcklig intern kontroll.

LEDNING &

STYRNING

ROLL ER

M

ÅL &

KVALIT

ET STYRDOKUMENT

(12)