• 08.30 Introduktion
• 08.45 Kundregistret samt skapa/ändra försäljningsorder
• 09.45 Fika
• 10.15 Fakturering/kreditering/reversering
• 11.00 Uppföljning av kundfordringar
• 11.30 Lunch
• 12.30 EKO – Fakturering/rekvirering
• 14.00 Avslut
Grundutbildning i de ekonomiadministrativa systemen,
Kundreskontra
Översikt kundreskontran
• Kund – Faktura – Inbetalning
• Fakturan skapas av en försäljningsorder:
• Logistik – Skapa/ändra order
• EKO – Skapa/ändra order
• Egen meny – Skapa fakturan
• Kundreskontran – Uppföljning samt
kontroll/sökning av fakturor
Kundfakturans flöde
Försäljning Registrera
Försäljningsorder Fakturera
Kunden betalar Fakturan blir historisk i
reskontran Matchning mot faktura
Institutionen hanterar Kunden hanterar Centralt/Kundreskontran
Varför fakturera?
• Bättre underlag samt en fordran som kan följas upp och, i de fall det behövs, även krävas in via inkasso/KFM
• Inbetalningen bokas på rätt konto och verksamhet direkt
• Bättre kontroll över universitetets samtliga fordringar
• Om det inte är möjligt att fakturera – meddela oss via
Ekonomisupporten om kommande inbetalning för att vi lättare
skall kunna placera den rätt
Kundtyp
• K80 – Tillfällig svensk kund
– Får användas på belopp upp till 15 500 kr. Över 930 kr krävs person- /organisationsnummer. Statliga kunder måste alltid läggas upp i
kundregistret
• Landskod - Tillfällig utländsk kund (STRÖ + Landskod)
– Får användas på belopp upp till 15 500 kr. Vid fakturering till kund inom EU måste VAT-nr anges om moms inte ska påföras fakturan
• Kund i kundregistret
– Registreras av ekonomienheten. Belopp över 15 500 kr samt vid all e- fakturering
Fördelar/nackdelar kundtyp
• K80 – Tillfällig svensk/utländsk kund
+ Kunden behöver inte registreras i kundregistret, kan faktureras direkt - Svårare att följa upp. Tillfälliga kunder ligger på samma kundnummer - Utan person- eller organisationsnummer kan vi inte driva in fordran i de fall kunden inte betalar sin faktura
• Kund i kundregistret
+ Bättre uppföljning
+ Fordran kan lämnas vidare för indrivning
- Blankett behöver fyllas i och skickas till Ekonomisupporten
Kundregistret - Söktips
Lathund: Sök kund
• Använd alltid VERSALER
• Använd * för att söka på del av namn eller organisationsnummer
• Undvik specialtecken, sökningen måste matcha exakt
Övning 1: Sök och titta i kundregistret
Skapa försäljningsorder
Lathund: Registrering av försäljningsorder
• Läs om kreditprövning, betalningsvillkor samt kravåtgärder här:
https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/kreditgivning/kreditgivni ng/
• Ett underlag för fakturering
• För att det ska skapas en faktura måste försäljningsordern faktureras
• Endast den användare som har sparat försäljningsordern kan fakturera den
• Det går att skapa en testfaktura av försäljningsordern för att se hur fakturabilden kommer att se ut
• Hänvisning på fakturan vid utebliven moms, läs mer här
•
Övning 2: Skapa försäljningsorderFråga/ändra försäljningsorder
• Innan ordern är fakturerad går det att ändra eller spärra den
• Tips: Om du inte vet vilket ordernummer försäljningsordern har kan du söka fram det via Ej fakturerad försäljningsorder
– Sök på ansvarsnummer och status N.
– När du hittat din försäljningsorder, skriv ned ordernumret eller dubbelklicka på ordern så följer den med till registreringsbilden.
Övning 3: Fråga/ändra försäljningsorder
Fakturera försäljningsorder
Lathund: Fakturering försäljningsorder
• Fakturering av försäljningsorder görs under Egen menyn
• Följande val finns:
• Om en e-faktura har blivit fel t.ex. att moms har fakturerats till statlig kund så kan den stoppas samma dag. Kontakta Ekonomisupporten omgående
• En felaktig e-faktura som fastnar hos mottagaren debiteras ca 500 kr
Fakturera försäljningsorder - fellista
• Kontrollera alltid att fakturan har bokförts korrekt via rapporten GL07
Exempel på hur två fellistor kan se ut:
Övning 4: Fakturera försäljningsorder
Kreditering/Reversering
• Kreditera – om en faktura redan har skickats till kund
• Reversera – om en faktura är felaktig och ej är skickad till kund
• Felaktig e-faktura som nått kund elektroniskt måste alltid krediteras och får ej reverseras
• Om fakturan har registrerats med en felaktig intäktskontering görs endast en omföring i huvudboken – korrigering av fakturan behöver inte göras
• Tänk på att kreditering/reversering av en kundfordran endast
ska göras när fordran är felaktig, en obetald faktura avseende
en korrekt fordran ska inte krediteras eller reverseras
Kreditering
Lathund: Kreditering av kundfaktura En kredit kan göras på två olika sätt :
1. Skapa kreditnota via registrera försäljningsorder
Skapa en ny order men med omvänt tecken. Viktigt att ange vilken debetfaktura som krediten avser.
2. Underlag för kreditnota
Fakturan registreras med ursprunglig kontering fast med omvänt tecken.
Fakturanummer för debetfakturan anges per automatik.
Övning 5: Kreditera kundfaktura
Reversering
Lathund: Reversering kundreskontra
• Om en felaktig pappersfaktura ännu inte har skickats till kund kan den reverseras.
• AGRESSO Ekonomi – Kundreskontra – Reversering – Markera poster för reversering – Reversera öppen post
• Beställ Reverseringsförslag
• GL34 = Reverseringsförslag
• GL35 = Reverseringsbekräftelse
Uppföljning av kundfordringar
Lathund: Fråga på kundfakturor
1. Öppna och historiska poster per kund
• Sökning på alla fakturor för ett kundnummer.
• Om Typ av sökning (T) = C så är fakturan historisk (betald/reverserad).
• Tänk på att en kund kan ha flera kundnummer, de registreras i så fall med organisationsnummer + ett löpnummer (alternativt landskod + ett löpnummer)
• Tillfälliga kunder är svårare att spåra
• För att se om fakturan har blivit betald – markera raden och tryck på
”Betald”
Uppföljning av kundfordringar
2. Öppna och historiska poster alla kunder
• Sökning på alla fakturor oberoende av kundnummer.
• Kan användas för att se totalt antal fakturor för ett ansvarsnummer.
• För att se om fakturan har blivit betald – markera raden och tryck på ”Betald”.
3. Åldersfördelat kundsaldo
• Tydlig översikt över ett ansvarsnummers öppna fakturor. Se b.la restbelopp, öres- och valutadifferenser samt påminnelsenivå.
Övning 6: Uppföljning av kundfordringar
Kravhantering
• Påminnelser
– Skickas på fakturor som är förfallna sedan 7 dagar tillbaka – Beloppsgräns på svenska och utländska fakturor är 100 kr
– När en påminnelse har skickats ut till kund syns det i åldersfördelat kundsaldo med Nivå 1 och senaste kravdatum
• Inkasso
– Varannan vecka förs förfallna fordringar sedan fyra veckor och med ett restbelopp på minst 100 kr (svenska) eller åtta veckor och restbelopp 3000 kr (utländska) över till Prioritet Inkasso för indrivning
– Person- eller organisationsnummer måste finnas registrerat på fakturan – Statliga kunder skickas inte till inkasso
– När en faktura har skickats till PI för indrivning syns det i åldersfördelat kundsaldo med Nivå I och senaste kravdatum
Kravhantering
• Dröjsmålsräntefaktura
– Genereras på fakturor betalda minst 7 dagar efter förfallodatum – Debiteras enligt gällande räntelag (f.n referensränta + 8%)
– Minsta räntebelopp är 100 kr för svenska kunder och 200 kr för utländska – Kunder som sänts till PI räntefaktureras ej av GU
– Dröjsmålsräntefakturor får fakturanummer 6XXXXX
– Tänk på att alltid ange debetfakturans förfallodatum som
verifikationsdatum vid kvittning av debet- och kreditfakturor för att undvika felaktig räntefakturering
Kolumnerna T (Typ av sökning) och VT (Ver.typ)
T = B Öppen faktura (obetald eller delvis betald) T = C Historisk faktura (betald/reverserad/kvittad) VT = IN Inbetalningar
VT = IO Elektroniska inbetalningar VT = KF Kundfaktura
VT = EF EKO Faktura
VT = AR EKO Äkta rekvisition VT = OR EKO Oäkta rekvisition VT = RF Räntefaktura
VT = PF Proformafaktura VT = RE Reversering
VT = OH Omföring i huvudbok
Söka inbetalningar
• Om en faktura ligger som obetald men kunden hävdar att betalningen är genomförd, begär kvitto från deras bank.
– Kvittot ska innehålla:
Exakt datum när betalningen genomfördes.
Exakt summa.
Information om vilket bankkonto betalningen har gjorts till.
Referens som angivits på betalningen.
• Kontrollera ekonomienhetens utredningskontot 25991 samt
25992 utan att begränsa sökningen med ansvarsnummer.
Tips, knep och råd
• Använd alltid VERSALER vid sökning på kund.
• Använd * vid sökning på del av namn eller kundnummer.
• Hittar du inte en inbetalning? Kontrollera 25991 samt 25992.
• När en påminnelse skickats till kund får den Nivå 1 samt det senaste kravdatumet i åldersfördelat kundsaldo.
• När en faktura har skickats vidare för indrivning till Prioritet Inkasso får den Nivå I samt det senaste kravdatumet i
åldersfördelat kundsaldo.
• Med F7 eller söker du. F9 aktiverar Fälthjälpen och med
F12 eller sparar du.
På Ekonomiwebben kan ni läsa mer om:
Bortbokning av öres- eller valutadiff Fakturering i utländsk valuta
Massfakturering
Åldersfördelat kundsaldo Momskoder
Vidarefakturering
EKO - Kontraktsdatabas
Lathund: Godkänn rekvisition eller faktura i EKO
Lathund: Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i AGRESSO
• Alla bidrags- samt uppdragskontrakt registreras i EKO (ej statsanslag)
• Kontrakt på över ett basbelopp (46 500 kr, 2019) ska registreras, lägre belopp är frivilligt och beslutas om på institutionsnivå
• På kontrakten skapas ordrar – en per inbetalning
• Ordern går över till AGRESSO Faktura/Rekvisition i AGRESSO
Ordernummerserier
• Uppdrag
─ Fakturor 4000XXXXX
Skapas för uppdragskontrakt
• Bidrag
─ Äkta rekvisitioner 50000XXXX
Ska godkännas, överföras till AGRESSO, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden betalar ut medel till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som
administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta
─ Oäkta rekvisitioner 1000XXXXX
Skapas för de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Forte, Formas samt Cancerfonden)
─ Oäkta rekvisitioner 60000XXXX
Skapas när bidragsgivaren betalar ut medel utan att vi skickar dem något underlag. Obs!
Institutionen godkänner oäkta rekvisitioner först när betalningen har inkommit till GU
• Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta Ekonomisupporten. Ni
kan också få vägledning av det inskannade kontraktet som finns
tillgängligt i EKO.
Oäkta rekvisitioner
• Order 1000XXXXX – Från de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Forte, Formas samt Cancerfonden).
– Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, utbetalning av
bidragen görs i klump och fördelas av ekonomienheten enligt underlag från finansiären. Dessa orders är inte kopplade till AGRESSO –
kontrollera att medel har inbetalats till verksamheten och godkänn sedan rekvisitionen
• Order 60000XXXX – Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp
– Exempelvis EU-bidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter information från ekonomienheten om att medel inkommit
