Värmdö Gymnasium Datorkunskap DAA1201
Kalkyl med Excel
2002
Det finns hjälp och tips på FC. Titta i mappen systeminfo/guide och tips/ excel 2002
Kalkyl med Excel 2002
Innehållsförteckning
Grundläggande funktioner i Excel 2002 (G) ...6
Starta Excel 2002 ...6
Olika delar i programfönstret...6
Skapa en ny arbetsbok...7
Rader, kolumner och celler...8
Skriva in text eller siffror i en cell ...8
Markera flera celler samtidigt ...9
Autoavslutning ... 10
Redigera eller radera markerade celler... 10
Klippa ut, klistra in och kopiera celldata ... 11
Ångra senaste kommando/inmatning... 12
Spara en arbetsbok... 12
Spara arbetsbok under annat namn... 13
Spara i olika filformat ... 13
Öppna en arbetsbok... 14
Senast använda arbetsböcker... 15
Växla mellan öppna arbetsböcker... 15
Flytta eller kopiera celldata mellan olika arbetsböcker... 16
Stänga arbetsbok ... 16
Avsluta Excel... 17
Använda Hjälpfunktioner i Excel... 17
Office-assistenten ... 17
Hjälpmenyn ... 17
Knappen Hjälp... 18
Ändra textens utseende (G) ...19
Två sätt att formatera text ... 19
Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text ... 19
Ändra teckenstil (G)...20
Fetstil ... 20
Kursiv stil... 20
Understrykning... 20
Kombinera flera textstilar... 20
Teckenfärg ... 20
Justering (G) ...21
Vänsterjusterad cell... 21
Högerjusterad cell ... 21
Centrerad cell... 21
© 2000-2003 Värmdö Gymnasium
Detta material är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering får inte ske utan skriftligt tillstånd.
4 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Inställningar för celler (VG)...21
Ändra kolumnbredd ... 21
Ändra radhöjd ... 23
Dialogrutan Formatera celler ... 24
Ändra fyllning och mönster... 24
Lägga till/ta bort kantlinjer... 24
Justering i höjdled och textriktning ... 26
Centrera över flera celler... 26
Autoformat ... 27
Infoga kommentar... 28
Kalkylblad (VG) ...29
Växla mellan kalkylblad... 29
Byta namn på kalkylblad ... 29
Lägga till kalkylblad i arbetsboken... 29
Ta bort kalkylblad ... 30
Flytta eller kopiera kalkylblad... 30
Ställa in hur kalkylbladet visas (G) ...30
Visningsläge ... 30
Förstoringsgrad ... 31
Skriva ut en arbetsbok ...32
Förhandsgranska kalkylblad (G) ... 32
Utskriftsformat (G)... 33
Ange sidstorlek och orientering (G)... 33
Anpassa storleken till sidan (MVG) ... 33
Ange marginaler (MVG)... 34
Sidhuvud och sidfot (MVG)... 35
Skriv ut (G)... 36
Ange utskriftsområde (MVG)... 36
Sortera data...37
Sortera i stigande ordning (VG)... 37
Sortera i fallande ordning (VG) ... 37
Sortera efter flera kolumner (MVG) ... 38
Formler (G)...39
Formeluttryck... 39
Fel i formler... 40
Redigera kalkylbladet...41
Infoga rader och kolumner (VG) ... 41
Ta bort rader och kolumner (VG)... 42
Talformat (VG) ... 42
Autofyll och serier (VG) ... 43
Relativ cellreferens (VG)... 44
Absolut cellreferens (MVG)... 44
Funktioner...45
Autosumma (G) ... 45
Statistiska funktioner (VG)... 46
OM-funktionen (MVG)... 47
Diagram...48
Infoga diagram med Diagramguiden (VG) ... 48
Redigera diagram (MVG)... 50
Värmdö Gymnasium Excel 2002 5
Bilder och grafik ...51
Infoga bildobjekt (G) ... 51
Rita figurer (VG)... 52
Infoga WordArt (VG)... 53
Anpassa Excel (MVG) ...53
Visa/dölja verktygsfält ... 53
Dialogrutan Alternativ ... 54
Fliken Allmänt... 54
Ställa in personlig sökväg... 55
Fliken Redigering ... 55
Fliken Visning ... 56
Skydda arbetsbok (MVG) ...57
Lösenord ... 57
6 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Kalkyl med Excel 2002
Grundläggande funktioner i Excel 2002
Starta Excel 2002För att starta Excel 2002, gör på ett av följande sätt:
• Klicka på Startmenyn och välj Program>Microsoft Excel.
• Om det finns en genväg för Excel 2002 på Skrivbordet, dubbelklicka på den.
Olika delar i programfönstret
När du startar Excel får du upp en skärm som ser ut ungefär som den nedanstående:
v u
u
t
t
s r
q c o p
Bild 1. Grundläggande delar i fönstret för Excel 2002
De delar som är markerade med siffror är i tur och ordning:
n Namnlisten Visar programnamnet (Microsoft Excel), samt namnet för den arbetsbok (det Excel-dokument) som visas för tillfället. Kallas ibland också för Titelraden.
Namnlisten har också några vanliga Windows-knappar (Minimera,
Värmdö Gymnasium Excel 2002 7
Maximera/Återställ, Stäng fönster, ) som påverkar hela programfönstret.
Om man t.ex. klickar på knappen Stäng fönster (krysset), avslutas Excel 2002.
o Menyraden Rullgardinsmenyer för Excel 2002. Fälls ner när man klickar på en av dem (om man t.ex. klickar på ordet Arkiv fälls Arkivmenyn, med flera menyval, ned). Menyraden har också samma Windows-knappar som Namnlisten, men dessa knappar påverkar bara den arbetsbok du jobbar med, inte själva programfönstret.
p Verktygsfält Ett verktygsfält består av flera knappar eller listmenyer. Varje knapp utför något kommando, t.ex. öppnar eller sparar en arbetsbok. De flesta verktygsknapparna är
”genvägar” till något menyval.
För att ta reda på vad en knapp i något verktygsfält gör, håll muspekaren stilla ovanför knappen en liten stund, så kommer det fram en liten ruta med en förklarande hjälptext.
OBS! Eftersom man på många sätt kan anpassa Excel efter sina egna önskemål, t.ex. välja vilka verktygsfält som ska visas, vilka knappar som ska ingå i vilket verktygsfält o.s.v., ser din skärm förmodligen inte precis ut som bilden ovan. Läs mer i hjälpfilerna om att anpassa Excel.
!
q Namnrutan I namnrutan visas namnet på den cell som för tillfället är markerad. Medan man markerar flera celler i taget visar namnrutan hur stort det markerade området är.
rFormelfältet I formelfältet visas vilka data (siffror, texter eller formler) som är inmatade i den markerade cellen. I formelfältet kan man också redigera redan inmatade data.
s Namnflikar Visar namnen på och låter dig växla mellan arbetsbokens blad (kalkyl- eller diagramblad, d.v.s. arbetsbokens sidor).
t Rullningslister Om kalkylbladet är för stort för att rymmas på skärmen använder man
rullningslisterna och pilarna på sidan av dessa för att flytta sig uppåt och nedåt (eller i sidled) på kalkylbladet.
u Rubriker Kolumnrubriker och radrubriker. Visar namnen på kalkylbladets rader (siffror) och kolumner (bokstäver).
v Kalkylbladet Det utrymme med celler där du matar in dina data, en sida i din arbetsbok.
Skapa en ny arbetsbok
Ett dokument i Excel kallas för arbetsbok. En arbetsbok innehåller ett eller flera kalkylblad, d.v.s. sidor där man kan mata in sina data. För att skapa en ny, tom arbetsbok klickar du på knappen Nytt i verktygsfältet eller trycker Ctrl + N .
Man kan också skapa en arbetsbok genom att välja Arkiv>Nytt i menyerna, klicka på länken tom arbetsbok.
Man kan ha flera arbetsböcker öppna samtidigt i Excel, så du kan skapa flera stycken efter varandra.
Se nedan i Växla mellan öppna arbetsböcker hur du väljer vilken arbetsbok du vill visa på skärmen och arbeta i.
8 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Rader, kolumner och celler
Ett kalkylblad är ett stort rutnät, indelat i rader (vågrätt) och kolumner (lodrätt). Varje ”ruta” på kalkylbladet kallas för en cell. I en cell kan man mata in t.ex. text, siffror eller matematiska formler. I normalfallet skapar Excel tre tomma kalkylblad i varje arbetsbok, men antalet kan ställas in.
Kalkylbladets rader och kolumner har alla olika namn. Raderna på kalkylbladet är numrerade från 1 och uppåt så långt som det behövs, dock längst till rad 65536. Kolumnerna är namngivna i
bokstavsordning: A, B, C… etc. Efter bokstaven Z börjar namnen om med två tecken, d.v.s. AA, AB, AC… etc. I de gråa rubrikfälten överst i och på vänster sida om kalkylbladet visar Excel namnen på kolumner respektive rader.
En cell namnges efter vilken rad och kolumn den står i. Först anges kolumnnamnet, och sedan radnumret. En cell med namnet A1 finns alltså i kolumn A, rad 1 (d.v.s. längst upp till vänster i kalkylbladet), medan en cell med namnet E7 ligger på sjunde radens femte kolumn.
För att ta reda på namnet för en cell, markera cellen genom att klicka på den. Du kan nu läsa av cellens namn i namnrutan, längst upp till vänster i kalkylbladet.
Skriva in text eller siffror i en cell
I Excel matar man in data i en cell i taget. För att mata in data i en cell, markera cellen genom att klicka på den. Cellen får nu en tjockare svart ram runtomkring sig, rubrikerna för den rad respektive kolumn som cellen ligger i blir fetstilta, och cellens namn visas i namnrutan. Om det redan finns någonting inmatat i cellen så visas detta i formelfältet. En markerad cell kallas ibland för aktiv cell.
Bild 2. Mata in data i markerad cell
Skriv in de data du vill ha i cellen, det kan t.ex. vara ett tal eller en text. Det du matar in visas både i cellen och i formelfältet. Du avslutar inmatningen på ett av följande sätt:
• Tryck på radmatningstangenten (Retur, ↵ ), så markeras cellen ett steg nedanför (kan ställas om).
• Klicka i någon annan av kalkylbladets celler, som då markeras.
• Klicka på verktygsknappen Skriv till vänster om formelfältet.
När du avslutar inmatningen uppdateras kalkylbladet, och alla celler/diagram etc. som använder värdet i den cell som du matat in räknas/ritas om.
Om du vill avbryta en pågående inmatning klickar du på knappen Avbryt , bredvid Skriv-knappen.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 9
Ett tal som matas in i en cell, kommer automatiskt att högerjusteras, d.v.s. placeras vid cellens högra kant. Om talet är för långt för att rymmas inom cellens gränser vidgas kolumnen, eller så visas talet i tiopotensform (exempelvis betyder 2,539E+9 i en cell 2,539·109, d.v.s. 2 539 000 000).
En text som matas in i en cell blir automatiskt vänsterjusterad, d.v.s. texten påbörjas vid cellens vänstra kant och fortsätter sedan så långt åt höger som det behövs. Om texten är för lång för att få plats i sin cell så fortsätter den vidare åt höger i nästa cell om den är ledig. Om cellen till höger inte är ledig, visas bara den delen av texten som fick plats. Som text räknar Excel inmatningar som består av antingen enbart bokstäver eller av en blandning av bokstäver och siffror.
För att flytta markeringsrutan till någon cell i kalkylbladet kan du antingen klicka med muspekaren direkt på cellen, eller använda piltangenterna Å , Ç , Æ eller È för att flytta markeringen dit du vill ha den. Om en cell ligger på ett ställe utanför skärmen kan du använda piltangenterna eller
rullningslisterna för att bläddra kalkylbladet uppåt/nedåt eller i sidled. Om en markerad cell har ett innehåll, så visas detta innehåll i formelfältet.
Markera flera celler samtidigt
Man kan också markera flera celler samtidigt. Enklast är det att markera ett sammanhängande område, d.v.s. en grupp celler som sitter ihop: Håll ner musknappen och dra muspekaren över de celler man vill ha med i markeringen. Medan man gör markeringen visas i namnrutan hur många celler som har markerats på formatet antal rader × antal kolumner.
För att markera en hel rad klickar man på radens namn längst ut till vänster i kalkylbladet, för att markera en hel kolumn klickar man på kolumnens namn längst upp i kalkylbladet.
För att markera hela kalkylbladet, klicka på knappen Markera allt som sitter i hörnet mellan rad- och kolumnrubrikerna.
Klicka här för att markera hela
rad 5 Klicka här för att
markera hela kalkylbladet
Klicka här för att markera hela
kolumn E
Bild 3. När man markerar flera celler på en gång visar namnrutan antal rader (6R) och antal kolumner (2C)
Man kan också markera celler som inte hänger ihop, genom att hålla nere Ctrl och markera ett område i taget. För att t.ex. markera cellerna i kolumnerna B och D i exemplet ovan, gör följande:
• Markera cellerna B1 t.o.m. B6 genom att dra muspekaren från B1 till B6 med musknappen nere.
• Tryck Ctrl och håll den nedtryckt.
• Markera cellerna D1 t.o.m. D6 på samma sätt som cellerna i kolumn B markerades.
10 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Bild 4. Håll nere Ctrl när du markerar flera cellområden som inte sitter ihop
För att markera hela rad 5 och hela rad 7 gör du på detta sätt:
• Markera hela rad 5 genom att klicka på radrubriken 5 i kalkylbladets vänsterkant.
• Tryck Ctrl och håll den nedtryckt.
• Markera rad 7 genom att klicka på radrubriken 7.
Autoavslutning
I kolumner som innehåller bara text erbjuder Excel s.k. Autoavslutning av nya textinmatningar. Det innebär att Excel jämför din textinmatning mot de tidigare inmatningarna i kolumnen, och hjälper dig att fylla i resten av ordet om du börjar skriva någonting som du matat in tidigare.
Bild 5. När Excel känner igen ett unikt stavningsmönster från kolumnen autoavslutas inmatningen
När man i exemplet ovan (bild 5) matar in bokstaven F känner Excel igen att det finns tidigare inmatningar med detta mönster, och lämnar då förslag på vad resten av inmatningen ska vara. För att godkänna detta förslag och uppdatera trycker du ↵ som vanligt. Vill du inte ha det förslag som ges skriver du bara vidare eller trycker Å för att radera autoavslutningsförslaget.
Excel ger inget förslag på autoavslutning förrän det bara finns ett alternativ kvar som passar. Om du skriver T i exemplet ovan får du ingen autoavslutning eftersom både tisdag och torsdag passar in på detta. Om du skriver andra bokstaven som i eller o finns det bara ett alternativ som passar, och Excel autoavslutar inmatningen.
Om du vill kan du stänga av autoavslutningsfunktionen. Se avsnittet Anpassa Excel.
Redigera eller radera markerade celler
Om man markerar en cell som redan är ifylld och skriver någonting på tangentbordet, kommer det gamla innehållet i cellen att skrivas över av det man matar in. Om man bara vill ändra lite på innehållet i en cell utan att behöva börja om från början, kan man välja ett av dessa sätt:
Värmdö Gymnasium Excel 2002 11
• Markera cellen. Cellens tidigare innehåll visas i formelfältet. Klicka någonstans i formelfältet så får du en markör i formelfältet. Du kan nu ändra uttrycket på det sätt du vill.
• Dubbelklicka i cellen. Du får då en markör i cellen, och kan ändra uttrycket som du vill.
Du kan radera allt innehåll i en eller flera celler, genom att först markera området som ska raderas och sedan trycka på Å eller Delete . Du kan också radera markeringen genom menyvalet
Redigera>Radera>Allt. Observera att det bara är cellinnehållet, inte cellerna själva, som raderas.
Klippa ut, klistra in och kopiera celldata
För att flytta data från ett ställe till ett annat gör du på samma sätt, oavsett om du flyttar dina data på samma kalkylblad, mellan två olika arbetsböcker, eller rent av mellan två olika program. Det finns fyra sätt att klippa ut och klistra in data:
• Markera den/de celler du vill flytta, och välj sedan Redigera>Klipp ut. Markera den cell (eller övre vänstra cellen om det är ett område av flera celler) dit du vill flytta dina utklippta data, och välj Redigera>Klistra in.
• Markera den/de celler du vill flytta, högerklicka på markeringen och välj Klipp ut på snabbmenyn.
Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn.
• Markera den/de celler du vill flytta, och tryck Ctrl + X . Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och tryck Ctrl + V .
• Markera den/de celler du vill flytta, och klicka på knappen Klipp ut i verktygsfältet. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet.
Du kan också kopiera celldata, d.v.s. både behålla data på det gamla stället och kopiera dem till ett nytt.
Även här finns det fyra sätt:
• Markera den/de celler du vill flytta, och välj Redigera>Kopiera. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och välj Redigera>Klistra in.
• Markera den/de celler du vill flytta, högerklicka på markeringen och välj Kop era på snabbmenyn.
Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn.
i
• Markera den/de celler du vill flytta, och tryck Ctrl + C . Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och tryck Ctrl + V .
• Markera den/de celler du vill flytta, och klicka på knappen Kopiera i verktygsfältet. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet.
Du kan också (istället för att klippa ut och klistra in) flytta runt celldata på kalkylbladet genom att dra och släppa en markering:
• Markera den/de celler du vill flytta. Placera muspekaren ovanpå kanten av markeringsrutan (den svarta ramen runt markeringen) så att pekaren får formen av en pil. Klicka med musen och håll nere knappen medan du drar markeringen till det ställe dit du vill flytta den. Släpp upp knappen.
12 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Ångra senaste kommando/inmatning
Nästan alla kommandon du utför i Excel kan ångras, t.ex. inmatningar, raderingar, formateringar etc.
Enklast är att använda knappen Ångra i verktygsfältet. Ett klick på denna gör det senaste kommando du gav ogjort. Andra sätt att ångra är menyvalet Redigera>Ångra eller att trycka Ctrl + Z .
Vill du ”ångra ångrandet”, d.v.s. ta tillbaka kommandot igen, kan du använda knappen Gör om i verktygsfältet.
Man kan ångra och göra om flera steg i rad, Excel kommer ihåg flera kommandon bakåt i tiden.
Spara en arbetsbok
När du sparar en arbetsbok för första gången måste du dels bestämma var du vill spara den (d.v.s. om du vill spara den på hårddisken, på diskett, eller någonstans på nätverket etc.), dels måste du ge arbetsboken ett namn. Det gör du genom att antingen välja Arkiv>Spara, trycka Ctrl + S, eller klicka på knappen Spara i verktygsfältet. Du får då upp fildialogrutan Spara som på skärmen:
n p q
o
r s
Bild 6. Spara en arbetsbok med fildialogrutan Spara som
n Spara i I den här rutan anges den aktuella mappen, d.v.s. i vilken mapp arbetsboken kommer att sparas när du trycker på knappen Spara. Klicka på listpilen till höger om rutan, så fälls en lista med alla de till datorn anslutna enheterna ner. För att spara på disketten väljer du A:, för hårddisken C: o.s.v. Se bild 7 nedanför.
o Fillista Här visas en lista över alla de filer och mappar som finns i den aktuella mappen.
För att öppna en av dessa mappar och göra den till aktuell mapp, dubbelklicka på den. Namnet i Spara i-rutan ändras.
p Upp en nivå För att flytta dig upp en nivå i filträdet, klicka på denna knapp. Namnet i Spara i- rutan ändras.
q Skapa ny mapp För att skapa en ny mapp i den aktuella mappen, klicka på denna knapp. En mapp skapas i listan. Skriv in det namn du vill ha på mappen, och tryck Retur.
r Filnamn Här anges det namn man vill ge arbetsboken när den sparas. Skriv själv in det filnamn du vill ha. Du behöver inte ange filslutet .xls (som Windows identifierar alla Excelfiler genom), det läggs till automatiskt.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 13
s Spara Klicka på Spara när du gjort alla inställningar enligt ovan.Klicka på listpilen för att
visa anslutna enheter
Bild 7. Listpilen visar alla anslutna enheter
För att avbryta Spara och återgå till arbetsboken, klicka på Avbryt i fildialogen.
Spara arbetsbok under annat namn
När du en gång sparat en arbetsbok, och i samband med det bestämt sökväg och filnamn, kommer du varje gång du väljer Spara att skriva över den gamla arbetsboken utan att behöva gå igenom
fildialogen.
Om du vill spara en annan version av arbetsboken, eller spara den på något annat ställe i ditt system, måste du använda menyalternativet Arkiv>Spara som. Spara som ger dig alltid en fildialogruta, där du kan göra de ändringar i sökväg och/eller filnamn som du vill.
Spara i olika filformat
Olika program sparar sina dokument på olika sätt, i olika filformat. Om inget annat väljs, kommer en arbetsbok som sparas att skrivas i Excel 2002:s filformat. Eftersom alla kanske inte har Excel 2002, kan man behöva spara arbetsboken i ett format som kan läsas av andra program än Excel 2002.
När man sparar sin arbetsbok kan man i listrutan Filformat ange vilken sorts fil man vill spara.
Standardformatet som är valt från början är Microsoft Excel-arbetsbok (*.xls), men genom att klicka på listpilen kan man välja bland andra filformat, t.ex. Text (tabbavgränsad) (vanlig text där varje celldata skiljs från varandra med ett tabbtecken) eller Microsoft Excel 6.0/95 (filformat som de äldre versionerna Excel 5.0 och Excel 95 kan läsa).
Bild 8. Ändra vilket filformat som sparas under listrutan Filformat
14 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Man kan också välja att spara delar av sitt kalkylblad som HTML-kod, d.v.s. det sidspråk som beskriver webbsidor på Internet. Markera de celler som ska sparas som HTML-kod och välj
Arkiv>Spara som webbsida.
Bild 9. Dialogrutan spara som webbsida
Öppna en arbetsbok
För att öppna en arbetsbok som tidigare sparats på t.ex. diskett eller hårddisk, gör ett av följande:
• Välj Arkiv>Öppna från menyerna.
• Tryck Ctrl + O.
• Klicka på knappen Öppna i verktygsfältet.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 15
Alla tre alternativen tar dig till fildialogrutan Öppna, som används på nästan samma sätt som fildialogrutan Spara som.
Bild 10. Fildialogrutan Öppna, med Excel-arbetsboken Bok1.xls markerad
Välj rätt sökväg på samma sätt som när du sparar, genom att först (om det behövs) välja rätt enhet i listrutan Leta i, och sen klicka dig ner till rätt mapp tills du ser den fil du vill öppna i fillistan.
Klicka på filen för att markera den, och klicka sedan på knappen Öppna. Alternativt kan du dubbelklicka på filen, så öppnas den. Arbetsboken öppnas, och du kan fortsätta att arbeta i den.
Om du i fildialogen klickar på Avbryt så återgår du till programmet utan att öppna någon arbetsbok.
Senast använda arbetsböcker
Excel kommer, precis som Windows, ihåg de senaste arbetsböckerna som varit öppna. Längst ner i Arkivmenyn finns som snabbval de fyra senast öppnade arbetsböckerna. Om du på menyn väljer Arkiv>”filnamn” öppnas arbetsboken med namnet ”filnamn” (beroende på vad din arbetsbok heter) utan att du behöver gå via fildialogen. På det här sättet slipper du välja sökväg och annat, och sparar lite tid.
Växla mellan öppna arbetsböcker
Du kan ha flera arbetsböcker öppna samtidigt i Excel, men i normalfallet visas bara en arbetsbok i taget på skärmen.
Om du har flera arbetsböcker öppna samtidigt är det den senast öppnade/skapade som visas på skärmen, medan de andra ligger ”bakom” den som visas.
För att växla vilken arbetsbok som ska visas använder du menyn Föns er. Längst ner på den finns alla de öppnade arbetsböckerna listade. Du byter arbetsbok genom att i listan välja den arbetsbok som du vill ha längst fram. Den arbetsbok som för tillfället visas på skärmen får en bock framför sitt namn.
Du kan också växla arbetsbok med alt+tab.
t
16 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Arbetsböcker med namn som Bok1, Bok2, Bok3 etc. är nya arbetsböcker som aldrig sparats (och därför inte fått något namn).
Bild 11. Välj på Fönstermenyn vilken arbetsbok som ska visas
Flytta eller kopiera celldata mellan olika arbetsböcker För att flytta celldata mellan två olika arbetsböcker använder man Klipp & Klistra.
• Se till att du har två arbetsböcker öppna, där en av dessa är källan och den andra är målet.
• Använd Fönstermenyn för att visa ”originalet”, d.v.s. det som ska kopieras.
• Markera och klipp ut cellerna som ska flyttas.
• Använd Fönstermenyn för att visa ”målet”, d.v.s. det ställe dit cellerna ska flyttas.
• Markera cellen i övre vänstra hörnet av det område där dina celldata ska klistras in.
• Klistra in celldata.
Gör likadant för att kopiera celldata, utom att du kopierar cellerna istället för att klippa ut dem.
Stänga arbetsbok
För att stänga den arbetsbok som visas på skärmen, gör ett av följande:
• Klicka på knappen Stäng på Menyraden. Arbetsboken stängs.
• Välj Arkiv>Stäng på menyerna.
Om du har gjort ändringar i arbetsboken sedan du senast sparade den kommer du att få en fråga om du vill spara ändringarna innan du stänger.
Bild 12. Kontrollfråga vid stängning av ej sparad arbetsbok
Värmdö Gymnasium Excel 2002 17
Om du vill spara klickar du Ja, så får du en fildialogruta som vanligt. Klickar du Nej stängs
arbetsboken utan att ändringarna sparas, och klickar du Avbryt så avbryts Stäng-kommandot och du återgår till arbetsboken.
Avsluta Excel
För att avsluta hela programmet Excel, gör du ett av följande:
• Klicka på knappen Stäng på Namnlisten.
• Välj Arkiv>Avsluta på menyerna.
Alla arbetsböcker som är öppna kommer att stängas, och Excel avslutas. För varje öppen arbetsbok som du har redigerat men inte sparat de senaste ändringarna för, kommer du att få en kontrollfråga som den du får när du stänger en enskild arbetsbok (se avsnittet Stänga arbetsbok).
Använda Hjälpfunktioner i Excel
I Excel, precis som i Windowsprogram överhuvudtaget, finns möjligheten att få reda på hur olika saker fungerar via hjälpfilerna, som är en sorts manual som finns installerad på datorn. Det finns två huvudsakliga sätt att utnyttja hjälpen i Excel; Office-assistenten och knappen Hjälp .
Office-assistenten
Office-assistenten är en liten animerad figur i Excel, som visas i ett eget litet fönster. Beroende på hur den är inställd kan den på eget initiativ dyka upp och visa tips, eller bara ”svara på tilltal”. I
standardinställningen så visas Office-assistenten när Excel startas, men kan stängas av. Om den inte visas kan man ta fram den genom att klicka på knappen Office-assistenten i verktygsfältet.
Bild 13. Office-assistenten svarar på frågor, förhoppningsvis den man ställer
För att ställa en fråga till Office-assistenten, klickar man på den. Office-assistenten visar då en frågeruta där man skriver in den fråga som ska ställas till Excels hjälpfiler. Klicka på Sök, så visas en lista över de ämnen i hjälpfilen som enligt Excel verkar passa bäst in på frågan. Välj det ämne i listan som verkar bäst, så visas en hjälptext som förhoppningsvis svarar på frågan.
18 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Bild 14. Office-assistenten kan konfigureras på olika sätt
Office på webben
Du kan få hjälp med frågor och problem genom att utnyttja office på webben som finns som ett menyalternativ i hjälpmenyn.
Där ifrån kan du också lada hem nya cliparts.
Knappen Hjälp
Knappen Hjälp finns i namnlisten på de flesta dialogrutor. Ett klick på denna får muspekaren att anta formen av en pil med ett frågetecken. Klicka på den del av dialogrutan som du vill ha hjälp med, så visas en hjälptext.
Hjälp
Kan också fås om du går in i FC och tittar i mappen guide och tips, välj sen Excel 2002.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 19
Ändra textens utseende
Två sätt att formatera textPrecis som i Word kan du välja vilket utseende ditt kalkylblad ska ha, t.ex. vad gäller utseende på texten (teckensnitt, teckenstorlek, textfärg o.s.v.). Det finns olika sätt att ändra utseendet för texten och siffrorna i kalkylbladet:
• Genom att markera en cell och sedan göra alla inställningar. Inställningarna kommer då att göras för hela cellen. Så här kommer du nästan alltid att göra, eftersom man oftast vill ha samma sorts text i hela cellen.
Om man t.ex. väljer teckenstorleken 16 punkter när en cell är markerad, kommer alla tecken i cellen att visas i storleken 16 punkter.
• Genom att markera delar av ett cellinnehåll i cellen (när du har en markör) eller i formelfältet, och sedan göra inställningarna.
• Genom att göra inställningarna innan du skriver in texten.
Observera att cellerna i Excel är alla grundinställda med teckensnittet Arial i 10 punkters storlek. Du måste göra om inställningarna för varje cell eller markera flera celler i taget och göra gemensamma inställningar för dem. I samtliga fall gör man meny- och knappvalen på samma sätt. De beskrivs i avsnitten nedanför.
Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text
Det enklaste sättet som används mest för att ställa in teckensnitt och teckenstorlek, är att gå via verktygsfältet, och listrutorna Teckensnitt och Teckenstorlek, . Listrutan till vänster anger vilket teckensnitt som för tillfället är valt, och listrutan till höger anger teckenstorleken. Den sistnämnda mäts i enheten (bild-)punkter, och är när Excel startas för första gången inställd på 10 punkter.
För att ändra någon av dessa inställningar, klicka på pilen till höger om rutan. En lista av möjliga val fälls ut. Använd rullningslisten och dess pilar för att bläddra i listan, och välj det teckensnitt/den teckenstorlek som du vill ha. Innehållet i listrutan ändras till det du valt.
Bild 15. Välj teckensnitt och teckenstorlek på verktygsfältet Formatera
20 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Ändra teckenstil
Nästa steg är att ändra teckenstilar, d.v.s. ställa in om man vill ha Fetstil, Kursiv stil, Understrykning etc.
Fetstil
För att ställa in fetstil används enklast knappen Fetstil i verktygsfältet. När man klickar på denna ändras texten i den markerade cellen/text som skrivs i fortsättningen till fetstil. Knappens utseende ändras till en nedtryckt knapp (för att visa att fetstil är aktiverat), med lite ljusare färg.
För att ta bort fetstil, klicka på den nedtryckta knappen igen. Knappen släpps upp, och fetstil slås av.
Ett snabbkommando på tangentbordet för att få fetstil är Ctrl + F . Kursiv stil
För att slå på/av kursiv stil används knappen Kursiv stil i verktygsfältet. Snabbkommando för kursiv stil är Ctrl + K .
Understrykning
För att slå på/av understrykning används knappen Understruken i verktygsfältet.
Snabbkommando för understrykning är Ctrl + U . Kombinera flera textstilar
Det går alldeles utmärkt att kombinera flera av de ovanstående textstilarna, t.ex. får man fet, understruken text genom att först klicka på och sedan på (eller tvärtom).
Teckenfärg
För att ställa in den färg man vill ha på sina tecken, använder man sig enklast av knappen
Teckenfärg med tillhörande färgvalslista. I understrykningen under bokstaven A syns den färg som för tillfället är vald.
För att ändra textfärgen till den valda färgen, klicka på knappens vänstra del (den med bokstaven A).
För att välja en annan färg, klicka på listpilen till höger om knappen. En palettlista med färgknappar fälls ner, där knappen för den färg som är vald är nedtryckt. Klicka på den färg som önskas, eller på Automatisk för att låta Excel välja en teckenfärg som passar till bakgrunden.
Bild 16. Välj teckenfärg på verktygsfältet Formatera
Värmdö Gymnasium Excel 2002 21
Justering
Vänsterjusterad cell
I en vänsterjusterad cell står cellens innehåll så långt till vänster som möjligt. Text som skrivs in i en cell blir vänsterjusterad som standard. Vänsterjustera en cell genom att klicka på knappen Vänsterjustera .
Högerjusterad cell
I en högerjusterad cell flyttas innehållet så långt till höger som möjligt. Tal som matas in i en cell blir högerjusterade som standard. Högerjustering för en cell får du om du klickar på knappen Högerjustera .
Centrerad cell
I en centrerad cell placeras cellens innehåll logiskt nog i mitten av cellen.
Centrera cellen genom att klicka på knappen Centrera .
Inställningar för celler
De inställningar som visas ovanför har mest med innehållet i cellerna att göra, d.v.s. hur texten i en cell kommer att se ut. Man kan också anpassa hur cellerna ska se ut, t.ex. fyllningsfärg, kantlinjer och cellstorlek.
I Excel har alla celler i en rad samma höjd, och alla celler i en kolumn har samma bredd. Det betyder att när du ändrar t.ex. höjden på cell B3 så ändrar du samtidigt höjden för alla andra celler i rad 3.
Ändra kolumnbredd
När du skriver in text i en cell kommer du ofta att upptäcka att texten inte får plats i cellen, utan
”läcker över” i cellen ett steg till höger. Så länge denna cell är tom går det bra, men så fort den har ett innehåll kommer den text som inte får plats helt enkelt inte att visas.
Bild 17. Om cellen till höger är upptagen kommer inte hela vänstercellens innehåll att visas
Du kommer ofta att ha ett behov av att ändra bredden på kolumner. Det finns två sätt att ändra bredden på en enskild kolumn:
• Ta tag i och dra cellkanten till höger om kolumnrubriken tills kolumnen har den bredd du vill ha.
Muspekaren ändrar form till två pilar pekande åt höger och vänster när den står över kolumngränsen.
22 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Dra i den här kanten för att ändra bredden
på kolumn A
Bild 18. Dra kolumnrubrikens högra kant för att ändra bredden på kolumnen
• Markera en eller flera celler i den kolumn som du vill ändra bredden på.
Välj Format>Kolumn>Bredd, och dialogrutan Kolumnbredd öppnas.
I rutan anges kolumnbredden, och den mäts i hur många siffror (av standardteckensnittet i standardstorlek) som får rum i kolumnen.
Bild 19. Skriv in den bredd som du vill ha på kolumnen i rutan
Skriv in den bredd du vill ha på kolumnen och klicka på OK. Om du klickar på Avbryt återgår du till ditt kalkylblad utan att göra några ändringar av kolumnbredden.
För att ändra bredden för flera kolumner i taget, markera de kolumner som du vill ändra. Du kan nu antingen dra i någon av de markerade kolumnrubrikernas högra kant eller välja
Fo mat>Kolumn>Breddr . Alla kolumner som är markerade kommer att få samma bredd.
r
Excel kan också passa markeringen, d.v.s. automatiskt anpassa kolumnbredden efter bredden på det som finns i cellerna. Gör ett av följande:
• Markera den cell i kolumnen som har det bredaste innehållet, och välj sedan på menyerna Fo mat>Kolumn>Passa markeringen.
• Dubbelklicka på högra kanten av kolumnens rubrik, så ändras kolumnbredden så att innehållet i kolumnens alla celler får plats.
Dubbelklicka här för att anpassa kolumnbredden efter den bredaste cellen.
Bild 20. Välj Passa markeringen via menyerna för att ändra bredden för kolumn A så att cell A2 får plats
Värmdö Gymnasium Excel 2002 23
Du kan också ändra bredden för alla kolumnerna på kalkylbladet, den s.k. standardbredden. Välj Fo mat>Kolumn>Standard, och ange i dialogrutan Standardbredd hur breda du vill att kolumnerna ska vara. r
Ändra radhöjd
På samma sätt som du ändrar kolumnbredder kan du också ställa in höjden för kalkylbladets rader.
Det här kan behövas t.ex. om den teckenstorlek du valt är för stor för att få plats i en cell. Det finns två sätt att ändra höjden för en rad:
• Ta tag i och dra cellkanten under radrubriken tills raden har den höjd du vill ha. När muspekaren står över radgränsen ändrar den form till två pilar pekande uppåt och nedåt.
Dra i den här kanten för att ändra höjden på
rad 4
Bild 21. Dra kolumnrubrikens högra kant för att ändra bredden på kolumnen
• Markera en eller flera celler i den rad som du vill ändra höjden på. Välj Format>Rad>Höjd, och dialogrutan Radhöjd öppnas. I rutan anges radens höjd angivet i punkter.
Bild 22. Skriv in den höjd som du vill ha på raden.
Skriv in den höjd du vill ha på raden och klicka på OK. Om du klickar på Avbryt återgår du till ditt kalkylblad utan att göra några ändringar.
För att ändra höjden för flera rader i taget, markera de rader som du vill ändra. Du kan nu antingen dra i någon av de markerade radrubrikernas undre kant eller välja Format>Rad>Höjd. Alla rader som är markerade får samma höjd.
Man kan också anpassa radhöjder automatiskt efter cellinnehållen. Metoderna är nästan samma som för kolumner:
Markera den cell i raden som du vill anpassa radhöjden efter, och välj Format>Rad>Autopassa . Man kan också dubbelklicka på högra kanten för kolumnens rubrik, så ändras kolumnbredden så att alla cellers innehåll får plats.
24 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Dialogrutan Formatera celler
I princip alla inställningar av cellernas utseende och utformning finns i en enda dialogruta, Formatera celler. Du når den genom att markera den/de celler du vill påverka och välja Format>Celler. Du kan också högerklicka på din markering och välja Formatera celler på snabbmenyn.
Dialogrutan Formatera celler har sex flikar. Vi lämnar den första och den sista fliken (Tal och Skydd) så länge. På fliken Tecken kan du göra inställningar för teckensnitt, teckenstorlek, stilar, och textfärg. Den här fliken gör samma saker (och några extra) som knapparna i verktygsfältet som du använde tidigare. De flikar som är kvar förklaras i avsnitten här nedanför.
Klicka på OK när du gjort de inställningar du vill ha på de olika flikarna, eller klicka på Avbryt för att återgå till redigeringen av kalkylbladet utan att göra några ändringar i cellernas formatering.
Ändra fyllning och mönster
På fliken Mönster kan du välja att skugga den/de markerade cellerna med en fyllningsfärg och/eller ett mönster. Klicka på den färg du vill fylla cellen med, eller klicka på Ingen färg för att låta cellen ha samma färg som pappret (vitt). I listrutan Mönster kan du också välja olika typer av mönster, t.ex.
streckningar och rastreringar.
Bild 23. Klicka på den färg du vill att cellen ska fyllas med
Du kan också välja fyllningsfärg/skuggning för en cell genom knappen Fyllningsfärg på verktygsfältet. Knappen fungerar likadant som knappen för Teckenfärg som du använde förut.
Lägga till/ta bort kantlinjer
Rutmönstret i Excel är bara stödlinjer, som normalt inte skrivs ut på papper. Om du vill ha rutmönster i ditt kalkylblad måste du lägga till kantlinjer för dina celler. Du kan välja mellan olika sorters linjer vad gäller typ, tjocklek och färg.
Enklaste sättet att få kantlinjer i ett kalkylblad är att använda knappen Kantlinjer i
verktygsfältet. Du kan antingen lägga till/ta bort kantlinjer för en enstaka cell eller för en grupp av celler. Markera den/de celler som ska få kantlinjer, och klicka på pilen till höger om knappen Kantlinjer. En lista med några vanliga kantlinjeinställningar fälls ner.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 25
Bild 24. Lista med kantlinjer
Inställningsalternativen i listan föreställer en tabell med två rader och två kolumner. De yttre linjerna är alltså de yttre kantlinjerna, ramen, runt de celler du markerat, medan de linjer som är i mitten
(”plustecknet”) är skiljelinjerna mellan cellerna i markeringen. För att lägga till en tjock ram runt hela din markering väljer du knappen längst ner till höger, för att få ett rutmönster både runt och inuti din markering väljer du den knapp som är markerad i bild 24 ovanför.
För att ta bort en kantlinje som redan finns, välj den igen, så avmarkeras den i listan.
Om du vill ha bättre kontroll och flera valmöjligheter är det bättre att använda fliken Kantlinje på dialogrutan Formatera celler.
Knappar som lägger till eller tar bort olika typer av kantlinjer. När knappen är
nedtryckt finns linjen.
Exempelruta
Välj typ av linje som ska läggas till här
Välj vilken färg linjen ska ha
Bild 25. Välj typ av linje i listan till höger, och klicka sedan på det ställe i exempelrutan där du vill ha linjen
Välj någon av linjetyperna i rutan till höger och välj färg för linjen (om du vill) i listrutan Färg. För att sätta dit linjen kan du antingen klicka i exempelrutan på det ställe du vill ha linjen, eller använda knapparna på sidan om exempelrutan. Linjen som läggs till kommer att se ut på det sätt du valt.
För att ta bort en linje klickar du på den i exempelrutan, eller avmarkerar den av knapparna som hör till linjen.
Du kan också göra några snabbval under rubriken Förhandsinställningar, nämligen Ingen, Kontur och Insidan. Om du trycker på någon av dessa knappar ändras inställningarna i exempelrutan till det mönster som knappen visade.
26 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Justering i höjdled och textriktning
På fliken Justering kan man till att börja med sköta justering av cellens text i sidled, det som du använde verktygsknapparna för. I listrutan Horisontell kan du t.ex. vänster- och högerjustera cellens innehåll.
Bild 26. Justera textens placering och riktning på fliken Justering
Du kan också justera textens placering i höjdled. Om cellen är högre än texten, kommer Excel som standard att placera texten så långt ner i cellen som möjligt, men det är inte alltid så snyggt om du gör t.ex. tabeller. I listrutan Vertikal väljer du hur du vill att texten ska justeras i höjdled. Välj där bland t.ex. Underkant (texten står mot cellens nedre gräns), Överkant (texten hänger i cellens övre gräns) och Centrera (texten placeras centrerad i höjdled).
Längst till höger, under rubriken Orientering, kan du ställa in att texten ska skrivas i en annan riktning än vågrätt. Om du t.ex. markerar den vänstra rutan, kommer texten i cellen att skrivas uppifrån och ner som exemplet visar. I rutan till höger kan du ställa in textens riktning i grader, t.ex.
snett uppåt höger (45°).
Centrera över flera celler
Om du använder Excel till att göra långa listor eller tabeller vill du förmodligen ha en snygg rubrik ovanför listan, satt i lite större stil. Ett vanligt sätt att få rubriker att se snygga ut är att slå ihop flera celler till en enda, och centrera rubriken i den nya, bredare cellen.
Bild 27. Skriv in exemplet och formatera texten och cellstorlekarna ungefär så här
Värmdö Gymnasium Excel 2002 27
Skriv in någonting som liknar exemplet i bild 27 ovan. Visst skulle det vara snyggare om rubriken var centrerad över kolumnerna A till F ? För att ordna det markerar du cellerna A1 t.o.m. F1, och klickar sedan på verktygsknappen Centrera över kolumner i verktygsfältet. För att göra det hela extra vackert lägger du till en tjockare kantlinje under rubriken med hjälp av listan under knappen
Kantlinjer .
Avmarkera (den numera fem kolumner breda, sammansatta) cellen, och ditt kalkylblad bör då se ut ungefär som bild 28 nedan:
Bild 28. Färdigformaterat exempel
Autoformat
I Excel finns färdiga Autoformat, förinställda utformningar för tabeller, där tecken-, linje- och färginställningar görs i en och samma klickning. För att använda dig av dessa färdiga inställningar markerar du din tabell och väljer Format>Autoformat för att öppna dialogrutan med samma namn.
Bild 29. Dialogrutan Autoformat används för att välja färdiga tabellutformningar
Du väljer bland de olika formaten, glöm ej att du kan scrolla vertikalt, markera med musklick.
Klicka på OK för att formatera din tabell med den valda inställningen eller på Avbryt för att gå tillbaka till Excel utan att formatera.
Om du klickar på Alternativ>> visas en utökad dialogruta där du kan välja bort delar av det autoformat som är valt i listan. Du kan t.ex. välja bort färginställningar men behålla resten av autoformatet etc. Pröva dig fram och titta i exempelrutan vad som händer när du väljer bort olika inställningar.
28 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Bild 30. Tabell som formaterats med Autoformatet ’Lista 2’
Infoga kommentar
Om du delar en Excel-arbetsbok med flera andra personer eller själv har en komplicerad arbetsbok som du använder väldigt sällan, kan det vara praktiskt att lägga in beskrivningar av arbetsbokens innehåll. Excel har en funktion som låter dig infoga små kommentarer i en cell, där kommentarerna fungerar ungefär som små Post It-lappar. Kommentarerna är normalt osynliga, men när du pekar på en cell som har en kommentar så visas den lilla Post It-lappen.
För att infoga en kommentar i en cell så markerar du cellen och väljer Infoga>Kommentar. Din lilla Post It-lapp öppnas och du kan mata in den text du vill ha. Överst på kommentarytan visas namnet på den användare som lagt till kommentaren. När du är klar med kommentaren klickar du någonstans på arbetsytan utanför kommentaren för att dölja den och återgå till den vanliga redigeringen.
En cell som har en kommentar fäst vid sig markeras med en liten röd triangel i sitt övre högra hörn.
För att visa kommentaren placerar du muspekaren ovanpå cellen och väntar en liten stund, så visas kommentaren.
Bild 31. När muspekaren placeras ovanpå cellen visas en kommentar skriven av Karin Nilsson
Om du vill redigera en kommentar som redan finns så markerar du den cell som innehåller
kommentaren och väljer Infoga>Redigera kommentar, eller så högerklickar du på cellen och väljer Redigera kommentar på snabbmenyn som visas.
För att ta bort en kommentar från en cell så högerklickar du på cellen och väljer Ta bor kommentar i snabbmenyn som visas.
t r
Om du vill gå in på riktigt avancerad kommentarredigering kan du välja Fo mat>Kommentar medan kommentaren är i redigeringsläge. Du kan då bl.a. ställa in text- och bakgrundsfärg för kommentaren.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 29
Kalkylblad
Normalt har en arbetsbok tre kalkylblad när den skapas, d.v.s. tre ark med celler som du kan fylla med data, men du kan ha ända upp till 255 stycken om du vill. Det här ger dig möjligheten att spara flera olika kalkyler i samma Excel-fil; du kan t.ex. ha företagets budget på ett blad, räkenskaperna på ett annat och telefonlistan på ett tredje och spara allihopa i samma arbetsbok.
Växla mellan kalkylblad
Nere i programfönstrets vänstra hörn finns flera namnflikar, en flik för varje kalkylblad i arbetsboken., där fliken för det blad som ligger först i arbetsboken är längst till vänster. Du växlar mellan
arbetsbokens kalkylblad genom att klicka på fliken för det blad du vill se. Om du t.ex. vill visa det andra bladet i arbetsboken klickar du på fliken med namnet Blad2. Fliken för det blad om visas är vit, medan de andra är gråa.
Använd pilarna för att bläddra fram flikar som inte får plats
Klicka här för att visa Blad 2
Bild 32. Använd bladflikarna nere till vänster i programfönstret för att byta kalkylblad
Om arbetsboken har flera kalkylblad än vad som får plats på utrymmet för namnflikarna så kommer inte alla namnflikar att visas samtidigt. Du kan då använda pilarna till vänster om flikarna, som fungerar som en ”rullningslist för flikarna”.
Byta namn på kalkylblad
När kalkylbladen skapas får de automatiskt namnen Blad1, Blad2 o.s.v. Om du vill byta namn på bladen till någonting mer upplysande finns det tre sätt att göra detta på:
• Dubbelklicka på fliken för det blad du vill byta namn på. Du får då en markör på fliken så att du kan ändra namnet på bladet.
• Markera fliken för det blad du vill byta namn på. Välj Format>Blad>Ändra namn, så får du en markör på fliken.
• Högerklicka på fliken för det blad som du vill byta namn på, och välj Ändra namn. Lägga till kalkylblad i arbetsboken
För att lägga till ett extra kalkylblad i arbetsboken markerar du fliken för det kalkylblad som ligger på det ställe där du vill infoga ditt nya blad, och gör sedan något av:
• Högerklicka på fliken och välj Infoga.
• Välj Infoga>Kalkylblad.
30 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Ta bort kalkylblad
Om du vill ta bort ett kalkylblad ur arbetsboken så markerar du fliken för detta blad, och sedan ett av:
• Högerklicka på fliken och välj Ta bort.
• Välj Redigera>Ta bort blad.
Flytta eller kopiera kalkylblad
Enklaste sättet att flytta om (ändra ordningen på) kalkylbladen i din arbetsbok är att helt enkelt dra fliken för det blad du vill flytta till det ställe bland flikarna där du vill ha bladet. När du drar fliken får muspekaren formen av en pil med ett papper under, och en liten svart pil visar ovanför flikarna var bladet hamnar om du släpper det. Om det redan finns andra kalkylblad på det ställe dit du flyttar bladet, så flyttas de gamla bladen för att ge plats åt det bladet du flyttade.
För att t.ex. flytta in Blad1 mellan Blad2 och Blad3: Klicka på fliken för Blad1, håll nere
musknappen och dra pekaren till utrymmet mellan flikarna Blad2 och Blad3. Släpp upp musknappen när den lilla svarta pilen pekar mellan de båda bladen.
Om du istället vill göra en extra kopia av ett kalkylblad håller du nere Ctrl medan du drar fliken.
Pappret under muspekaren får ett plustecken på sig för att visa att du kopierar. Det gamla kalkylbladet lämnas kvar, och en kopia av bladet hamnar där du släpper upp musknappen.
Du kan också markera ett blad du vill flytta eller kopiera, och sedan använda dialogrutan Flytta och kopiera, som du öppnar med Redigera>F ytta eller kopiera bladl .
Välj på vilket ställe du vill sätta in det aktiva
kalkylbladet Om du har flera
arbetsböcker öppna väljer du till vilken arbetsbok som bladet
ska flyttas/kopieras
Kryssa i den här rutan om du vill kopiera
bladet
Bild 33. Flytta eller kopiera blad i din arbetsbok med dialogrutan Flytta eller kopiera
Ställa in hur kalkylbladet visas
VisningslägeMan kan i Excel visa sitt kalkylblad på skärmen på olika sätt. Vi ska titta på tre olika sätt:
Normalläge Normalläget för Excel, som visas när du startar programmet. Väljs genom Visa>Normal .
Värmdö Gymnasium Excel 2002 31
Sidbrytningsläge Visar en miniatyr av kalkylbladet där siduppdelningen visas och kan ändras.
Sidgränserna visas som tjocka blåa streck i miniatyren. Du kan flytta gränserna genom att dra dem. Välj sidbrytningsläge genom att på menyerna välja
Visa>Förhandsgranska sidbrytningar .
Helskärm Använder hela skärmytan för att visa kalkylbladet, d.v.s. tar bort alla verktygsfält, status- och menyrader etc. Väljs genom V sa>Helskärm i . Tryck Esc för att återgå till det tidigare visningsläget.
Förstoringsgrad
Du kan precis som i Word ställa in hur mycket kalkylbladet ska zoomas, d.v.s. hur mycket det ska förstoras på skärmen jämfört med den verkliga storleken som kommer att skrivas ut. Du anger hur stor förstoringen på skärmen ska vara i procent av den verkliga storleken. 100% betyder alltså att kalkylbladet visas i naturlig storlek, 300% motsvarar tre gångers förstoring, medan 50% innebär att kalkylbladet visas hälften så stort på skärmen som det är i verkligheten.
För att ställa in förstoringen finns två vägar :
• Använd listan Zooma på verktygsfältet. När man klickar på pilen till höger om procentsatsen visas en lista med olika förstoringsgrader.
Välj förstoringsgrad i listan. Valet Markering anpassar förstoringen så att de markerade cellerna precis får plats i fönstret.
• Välj V sa>Zoomai på menyerna. Dialogrutan Zooma visas:
Bild 34. Ställ in förstoringsgrad i dialogrutan Zooma
Här finns möjlighet att välja en av de fördefinierade procentsatserna under Zoomläge, eller att ange en egen procentsats i rutan Procent. Valet Passa markering innebär att förstoringen anpassar sig efter de celler som är markerade i kalkylbladet, så att de visas så stora som möjligt
Klicka på OK för att bekräfta inställningarna.
32 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Skriva ut en arbetsbok
!
OBS! För att kunna jobba med de kommande avsnitten måste du ha en skrivare installerad på datorn!Förhandsgranska kalkylblad
Innan du skriver ut är det bäst att förhandsgranska hur utskriften kommer att se ut, t.ex. uppdelning i sidor, marginaler o.s.v. Du kommer till vyn för förhandsgranskning genom att klicka på knappen Förhandsgranskning i verktygsfältet eller välja Arkiv>Förhandsgranskning.
Bild 35. Vyn för förhandsgranskning av en utskrift
Här visas ditt kalkylblad precis som det kommer att se ut i utskriften, med sidhuvud, sidfot och de kantlinjer som du lagt till. Eftersom stödlinjerna i kalkylbladet normalt inte skrivs ut så visas de inte här. Om ditt kalkylblad delats upp i flera sidor visas här den första av sidorna. Du kan bläddra mellan sidorna genom att klicka på knapparna Nästa och Föreg. överst i fönstret, eller genom att använda rullningslisten till höger. I statusraden visas vilken sida som visas och hur många sidor som finns totalt i utskriften.
Muspekaren har nu formen av ett förstoringsglas. Om du klickar någonstans på pappret så förstoras den delen av kalkylbladet. Klicka igen för att återgå till den normala förstoringen för förhandsgranska.
Du kan också klicka på knappen Zooma för att zooma in respektive ut.
Knapparna Skrivut och Format tar dig till dialogrutorna Skriv ut och Utskriftsformat (som behandlas längre ner).
Om du klickar på knappen Marginaler visas med smala streck var marginalerna för kalkylbladet respektive sidhuvud och sidfot finns. Du kan dra dem till det ställe där du vill ha dem, tänk bara på att de flesta skrivare behöver omkring en centimeter i marginal. Klicka på knappen Marginaler igen för att ta bort visningen av marginalinställningarna. Läs mer om marginaler i avsnittet Ange marginaler.
Klicka på Stäng för att avbryta förhandsgranskningen och återgå till normalläget.
Värmdö Gymnasium Excel 2002 33
OBS! Ta för vana att alltid förhandsgranska dina utskrifter innan du gör dem. Det är lätt att få en ensam kolumn på ett andra papper, så att du blir tvungen att göra småändringar och sedan skriva ut igen. Det är onödigt dels ur miljösynpunkt, dels om du bara har ett begränsat antal utskrifter till ditt förfogande.
!
Utskriftsformat
I dialogrutan Utskriftsformat gör du inställningar för dina utskrifter, t.ex. vilken sorts papper din skrivare använder, hur stora marginalerna på sidorna ska vara o.s.v. För att öppna dialogrutan Utskriftsformat väljer du Arkiv>Utskriftsfo mat. Det finns fyra flikar; Sida, Marginaler, Sidhuvud/sidfot och Blad, varav de tre första är intressanta för dig. r
På varje flik finns knapparna Skriv ut, som öppnar dialogrutan Skriv ut, och Förhandsgranska, som öppnar vyn för förhandsgranskning av utskriften.
När du är nöjd med inställningarna på alla flikar så klickar du på OK för att bekräfta inställningarna, eller på Avbryt för att återgå till dokumentet utan att ändra inställningarna.
Ange sidstorlek och orientering
Bild 36. Gör inställningar för pappret på fliken Sida
På fliken Sida väljer du Pappersstorlek (oftast väljer du förmodligen grundinställningen A4-papper) i listrutan med samma namn. Du kan också välja om du skriver ut på ett Stående eller Liggande papper under rubriken Orientering.
Anpassa storleken till sidan
Eftersom kalkylblad kan vara väldigt stora både på höjden och bredden, kommer din kalkyl när den skrivs ut kanske inte få plats på ett enda papper, och utskriften delas då upp över flera papper. Du kommer att märka att Excel inte alltid gör siduppdelningen på ett sätt som verkar begåvat. Du kan därför bli tvungen att själv gå in och ändra på uppdelningen, t.ex. genom att ställa in marginalerna. Men det finns också ett annat, lite smidigare sätt.
34 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Under rubriken Skalning finns två funktioner som kan spara papper. Här kan du nämligen välja att förstora eller förminska utskriften av ditt kalkylblad på valfritt sätt. När Förstora/förminska till är markerad kan du t.ex. ange att ditt kalkylblad ska skrivas ut i dubbla storleken (200%), eller i halva storleken (50%).
Om du istället markerar Passa kan du ange hur många sidor ditt kalkylblad maximalt ska ta upp (sidor på bredden och sidor på höjden). Excel förminskar då ditt kalkylblad så att det får plats på det antal sidor du angivit.
Ange marginaler
Under fliken Marginaler finns rutor för över-, under-, vänster- och högermarginalerna. Till höger om varje ruta finns pilknappar som fungerar som en volymkontroll; pilen uppåt ökar värdet i rutan och pilen nedåt minskar det. De här rutorna reglerar marginalerna för själva kalkylbladet, medan rutorna Sidhuvud och Sidfot reglerar hur stor marginalen är från papprets kant till sidhuvudet resp. sidfoten.
I kryssrutorna under rubriken Centrera kan du välja att centrera din utskrift på sidan (om den inte tar upp hela bladet). Kryssa i Vågrätt eller Lodrätt, så visar exemplet mitt på fliken vad som sker med utskriften. Se bild 37.
Bild 37. Ställ in marginalerna för din utskrift på fliken Marginaler
Värmdö Gymnasium Excel 2002 35
Sidhuvud och sidfot
Välj en färdig sidfot i listrutan Välj ett färdigt
sidhuvud i listrutan
Klicka här för att skapa ett eget
sidhuvud
Klicka här för att skapa en
egen sidfot
Bild 38. Ställ in sidhuvud och sidfot
Sidhuvud och sidfot konstrueras på fliken med samma namn. I Excel är det inte riktigt lika fritt att skapa sidhuvud och sidfot som det är i t.ex. Word. Det enklaste är att välja en av de färdiga sorter som finns, i respektive listruta. En förhandstitt på hur de kommer att se ut visas överst och nederst på fliken.
Om du vill skapa en egen typ av sidhuvud/sidfot, klickar du på knapparna Anpassa sidhuvud eller Anpassa sidfot. I dialogrutan som öppnas kan du själv ange ett utseende som du är nöjd med.
Bild 39. Skapa en egen typ av sidhuvud/sidfot
Ett sidhuvud/en sidfot är i Excel uppdelad i tre delar; vänster-, mitten- och högerdelen. Du kan ha text i en eller flera av dessa delar. Ställ markören i någon av rutorna och skriv som vanligt. För att formatera din text klickar du på teckensnittsknappen, längst till vänster av knapparna (med ett ’A’ på).
Du kan också genom att klicka på någon av de andra knapparna infoga något av de autofält som finns.
Knapparna är från vänster (förutom teckensnittsknappen): Sidnummer, Antal sidor, Datum, Tid, Filnamn och Bladnamn.
När du är nöjd med ditt sidhuvud klickar du OK för att återgå till dialogrutan Utskriftsformat.
!
OBS! Sidhuvuden och sidfötter visas inte i ditt kalkylblad, utan finns bara med på utskriften. Om du vill se hur de ser ut ihop med kalkylbladet, får du förhandsgranska dokumentet.36 Excel 2002 Värmdö Gymnasium
Skriv ut
För att skriva ut ett dokument klickar du på knappen Skriv ut i verktygsfältet eller väljer
Arkiv>Skriv ut. Det förra alternativet skriver ut det aktiva kalkylbladet med de inställningar som är gjorda eller standard, medan det andra alternativet öppnar dialogrutan Skriv ut:
Här anges vilka delar av kalkylbladen som
ska skrivas ut
Välj antal kopior
Bild 40. Inställningar för utskriften i dialogrutan Skriv ut
Under rubriken Skrivare kan du i listrutan Namn välja till vilken skrivare utskriften ska skickas (om du har flera skrivare att välja mellan).
Under Utskriftsområde kan du ange vilket område i ditt kalkylblad som ska skrivas ut. När Allt är markerat skrivs hela kalkylbladet ut. Om du markerar Sidorna kan du i rutorna Från och Till ställa in den första respektive den sista av de sidor som ska skrivas ut. Observera att sidorna är Excels
siduppdelning av ditt kalkylblad, som du kan se t.ex. genom att förhandsgranska utskriften.
Under Skriv ut väljer du vilka delar av din arbetsbok som ska skrivas ut. Markering skriver ut bara de delar som är markerade i kalkylbladen, Aktiva blad skriver bara ut de blad i arbetsboken där
någonting skrivits in, och Hela arbetsboken skriver ut alla kalkylbladen i arbetsboken.
I rutan Antal kopior kan du välja att skriva ut flera kopior av din arbetsbok, samt om de ska skrivas ut i sidordning, en kopia i taget (Sortera) eller inte.
Ett klick på knappen Förhandsgranskning tar dig till vyn för Förhandsgranskning.
Ange utskriftsområde
Du kan för varje kalkylblad ange att bara en viss del av bladet, det s.k. utskriftsområdet, ska skrivas ut.
För att ange ett utskriftsområde markerar du den del av kalkylbladet som du vill ska skrivas ut, och väljer sedan Arkiv>Utskriftsområde>Ange utskriftsområde. I fortsättningen när du skriver ut kalkylbladet, kommer bara utskriftsområdet att skrivas ut, alla andra delar av kalkylbladet kommer att lämnas.
För att ta bort ett utskriftsområde väljer du Arkiv>Utskriftsområde>Ta bor utskriftsområdet .
!
OBS! Utskriftsområde kan tillfälligt förbises genom att göra en markering i kalkylbladet och välja Skriv ut markering i dialogrutan Skriv ut.Värmdö Gymnasium Excel 2002 37 Sortera data
Bild 41. Exempel på lista som ska sorteras i bokstavsordning
Vi går tillbaka till exemplet med listan över personalens semestrar som användes förut. Det är ganska vanligt att man använder Excel till att skriva den här typen av person- eller varulistor. Någonting som gör listan mer lättläst är att sortera personerna i bokstavsordning. Eftersom listan innehåller över 30 personer är det inte särskilt lockande att flytta dem för hand. Som tur är innehåller Excel kraftfulla funktioner för att sortera listor i olika ordning. Man kan sortera både i bokstavs- och nummerordning.
Sortera i stigande ordning
En lista som är sorterad i ordningen A-Ö (eller 0-9 för tal) säges vara sorterad i stigande ordning. För att sortera din lista i stigande ordning markerar du den delen av listan som ska sorteras, och klickar på knappen Stigande i verktygsfältet.
Observera att om du vill att flera kolumner ska följa med i sorteringen, måste alla kolumnerna vara markerade. Excel gör sorteringen efter den kolumn i markeringen som ligger längst till vänster.
Sortera i fallande ordning
En lista som är sorterad i ordningen Ö-A (eller 9-0 för tal) säges vara sorterad i fallande ordning. För att sortera din lista i fallande ordning markerar du den delen av listan som ska sorteras, och klickar på knappen Fallande i verktygsfältet.
Om du vill att flera kolumner ska följa med i sorteringen, måste alla kolumnerna vara markerade.
Excel gör sorteringen efter den kolumn i markeringen som ligger längst till vänster.
