FAQ attester och behörigheter
Yoshiko Takai, Ekonomiprojektet
Frågor och svar efter informationsmöte om attestförteckning och systembehörigheter 2021-11-18 för institutioner/motsvarande och avdelningar inom förvaltningen.
Förtydligande/komplettering efter mötet Attest – se FAQ 4
Ordet ”attest” har olika betydelser. Vad gäller Attestförteckning handlar det om beslutattesträtt att godkänna användning av SU:s medel. Kontroll på leveransgodkännande finns kvar i nya Raindance, men den kommer inte att vara synlig som ”stämpel” (motsvarande ATT1).
Automatisk cirkulation – se FAQ 4 och 5
Syftet med Ekonomiprojektet är att förenkla, förbättra och förtydliga det ekonomiadministrativa arbetet på SU. SU ska automatisera administrationen så mycket som möjligt. I nya Raindance kommer vi att få automatisk cirkulation av dokument enligt SU:s attestordning samt roller som behörighetsstyr kontrollarbeten.
Nuvarande manuell cirkulation (ex. på en leverantörsfaktura utan e-handelsmatchning) 1. ”Fakturamottagare” tar emot en faktura och cirkulerar till attestant.
2. ”Attestant” konterar, beställningsgodkänner, attesterar (första stämpeln) och cirkulerar till utanordnare.
3. ”Utanordnare” utanordnar (andra stämpeln) och signerar.
Ny automatisk cirkulation (s.k. workflow i reskontraportalen i nya Raindance)
1. ”Lokal ekonom, Fakturamottagare” tar emot, konterar och leveransgodkänner en faktura – Fakturan cirkuleras automatiskt enligt kontering kopplad till KST.
2. ”Beslutattestant” beslutsattesterar och signerar.
Delegationsordningar – se FAQ 8
SU:s attestordning följer de riktlinjer som är specificerade i arbets- respektive delegationsordning.
Vid frånvaro av ”Beslutattestant” cirkuleras dokument till överordnad enligt attestordningen. Likaså dyra dokument som överstiger beloppsgränser av ”Beslutattestant ersättare” enligt attestordningen.
Attestordning – regelverk om att förfoga över universitetets medel - Medarbetarwebben (su.se) Arbetsordning respektive Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet -
Medarbetarwebben
Ekonomidokument – se FAQ 1, 3, 7 och 11
Ett ekonomidokument (eller dokument) avser beställning, abonnemang, faktura eller bokföringsorder.
Fyraögonsprincipen – se FAQ 4
Det kalls även för Tvåhandsprincipen och/eller 2-stegskontroll. Varje ekonomidokument (beställning, abonnemang, faktura, bokföringsorder) ska kontrolleras av två olika personer i enlighet med
förordning (2000:606) om myndigheters bokföring.
FAQ
Gå direkt till frågorna:
1. Vem beslutsattesterar?
2. Vem leveransgodkänner?
3. Vilken roll får vilka behörigheter?
4. Hur blir dagens fyraögonsprincip med två attester i nya Raindance?
5. Kan man ha flera ögon som tittar på fakturan?
6. Ekonomiprojektets beslut kring automatisk cirkulation/workflow 7. Hur ersätter vi ordinarie användare?
8. Arbetsordning respektive Besluts- och delegationsordning 9. Frånvarohantering i nya Raindance
10. Vad gör man i olika moduler i nya Raindance?
11. Hur fungerar reskontraportalen för fakturahantering i nya Raindance?
12. Hur fungerar bokföringsorder i nya Raindance?
13. Hur fungerar det i Primula?
1. Vem beslutsattesterar?
Fråga: Vi har just nu 3 pers som kan utanordna för alla kostnadsställen, hur löser vi det nu? I blanketten kan man bara fylla i två.
Fråga: Kan man ha flera ersättare? Hur gör man då? Skapar flera rader för prefekten t.ex.?
Fråga: Om prefekten vill kunna delegera till två reserver - hur gör man då?
Svar: Ja, ”Ordinarie beslutattestant” kan utse flera ”Beslutattestant ersättare”. Det går att skapa flera rader på ett kostnadsställe, max 3 ersättare (rader) på ett kostnadsställe
Fråga: Det finns beslutsattestanter för sektioner, ska prefekt/avdelningschef attestera allting får de inte göra något annat!
Svar: Sektionschef kan stå som ”Beslutattestant ordinarie” på kostnadsställe för sektion inom avdelningen enligt SU:s attesthierarki.
Fråga: Det blir dessutom svårt att prefekten ska vara beslutsattestant då han inte kan vara insatt i alla detaljer i ekonomin. Då kommer han troligen bara klicka iväg alla fakturor eller kontakta mig eller ekonomen för att få information, det vanliga underlaget med text i pennan eller bilagor skulle inte räcka för prefekten för att förstå att fakturan är OK.
Svar: Prefekt/motsv. har ansvar för att använda SU:s medel enligt SU:s attestordning.
Utbildning kommer att erbjudas i hur man beslutattesterar ett dokument i nya Raindance.
Om någon ”Beslutattestant” inte kontrollerar vad som förväntas som ”Beslutattestant”, är det en chefsfråga.
Fråga: Måste man skriva maxbelopp för prefekten, när det bara följer ordinarie delegationsordning?
Svar: Vi lägger upp maxbelopp i Raindance enligt SU:s attestordning.
2. Vem leveransgodkänner?
Fråga: De som beställningsgodkänner/verifierar har inte budgetansvar, tex godkänner en leverans.
Svar: Vid e-handel gör ”Beställare” leveransgodkännande på inköpsorder (inleverans). Vid köp utanför e-handel leveransgodkänner ”Lokal ekonom/Fakturamottagare”
leverantörsfakturor. Varken ”Beställare” eller ”Lokal ekonom” är budgetansvarig d.v.s. inte
”Beslutattestant”.
3. Vilken roll får vilka behörigheter?
Fråga: Kommer man att kunna ha personer med tittbehörighet utan att ha beställarbehörighet?
Svar: Nej. Rollen ”Beställare” får lägsta behörigheten gällande att ha konto i Raindance, tittbehörighet samt beställarbehörighet för sina egna beställningar. Däremot menas inte beställarbehörighet att kunna skicka inköpsorder, utan att skapa beställning. Alla
beställningar måste beslutattesteras av ”Beslutattestant” för att skicka SU:s officiella inköpsorder till leverantörerna.
Fråga: Våra ekonomer på Forskningsstöd som hjälper institutionerna med projekthantering och behöver tittbehörighet på alla inst. Ska de läggas upp separat eller blir det automatiskt?
Svar: Ja. Alla användare med rollen ”Beställare” får tittbehörighet till alla dokument i Raindance.
Fråga: Kan samma person ha behörighet som lokal ekonom, beställare och beslutsattestant?
Svar: Ja. En och samma användare kan ha behörighet som beställare, lokal ekonom och beslutsattestant. Detta är hierarkiskt byggt i systemet. Roll och systembehörighet är olika saker.
4. Hur blir dagens fyraögonsprincip med två attester i nya Raindance?
Fråga: Vad händer med det som idag kallas "attest"? Var anger man vilka som ska få göra det?
Svar: Dagens attest (ATT1) är borttagen i nya Raindance. Istället har vi rollen “Lokal ekonom”
som ska ansvara för ekonomiaktiviteter för inst/motsv. Vänligen fyll i Blankett för
Behörigheter - migrering av befintliga RD användare där ni kan ange vem som stå t.ex. som Fakturamottagare.
Fråga: Om attest 1 försvinner, så försvinner även en kontrollfunktion, vilket innebär större risk för felkonteringar. Prefekterna har ju ingen koll på projektnummer o.s.v.
Svar: Nej. Kontroll av två olika användare (fyraögonsprincipen) försvinner inte. Kontroll görs genom två olika roller (”Lokal ekonom”/”Beställare” och ”Beslutattestant”) istället för två olika attester (stämplar). Däremot har vi arbetsflöde för kontroll av två användare
(fyraögonsprincipen) genom olika roller i systemet.
Fråga: Varför har man frångått att attesten behöver göras av två olika personer som var för att motverka oegentligheter? D.v.s. attest 1 och attest 2.
Svar: Vi frångår inte detta utan fortsätter med fyraögonsprincipen. Det styrs i kombination med SU:s attestordning samt två olika roller, roll 1 och roll 2 i nya Raindance.
Fråga: Automatisk cirkulation blir svårt för oss, det beror på vem som ska verifiera kostnaderna.
Svar: Tanken är att vi utser användare med korrekta ”roller” istället för att ange
beslutattesträtt till alla möjliga som vi gör idag. Det är ”Beslutattestant” som ansvarar för användning av SU:s medel.
Fråga: Jag har jobbat med automatisk cirkulation tidigare och det kan fungera bra. Men det faktum att det inte finns ett automatiskt "konterings/granskningssteg" i den automatiska cirkulationen gör att den lokala ekonomen blir en flaskhals.
Svar: När ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” tagit emot en leverantörsfaktura som inte baseras på e-handel, ska ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” kontera (anger korrekt KST) och leveransgodkänna fakturan. Därefter cirkuleras fakturan automatiskt till ”Beslutattestant”
som ansvarar för det kostnadsstället.
5. Kan man ha flera ögon som tittar på fakturan?
Fråga: Om man vill att ett par extra ögon ska titta på konteringen/fakturan - HUR gör man då?
Svar: SU bygger endast fyraögonsprincipen i nya Raindance enligt Ekonomiprojektet och SU:s attestordning. Institutionsunika lösningar finns inte i nya Raindance även om jag sagt på mötet att det är tekniskt möjligt.
6. Ekonomiprojektets beslut kring automatisk cirkulation/workflow
Fråga: Har institutionerna varit med tyckt till och tagit fram detta workflow, även hantering av beställningar?
Fråga: När vi tittade på önskat läge inför upphandlingen så sa vi att det som var positivt med nuv. system var just den manuella cirkulationen.
Svar: Ekonomiprojektet har utgått från synpunkter och behov under översynen. Vi har dock inte kunnat tillgodose alla behov och önskemål som framkommit och behöver även utgå från den lösning som upphandlats samtidigt som vi säkerställer att vi uppfyller de regelverk som finns uppsatta.
7. Hur ersätter vi ordinarie användare?
Fråga: Det verkar vara svårt att kunna vara back-up för varandra i de olika rollerna.
Svar: Jag förstår, särskilt de små institutionerna som inte har många medarbetare som hanterar ekonomidokument. Vore tacksam om ni ändå kunde prova utse olika roller och
”Beslutattestant ersättare”. Lämna in blanketterna med frågor via Serviceportalen. Jag kontaktar tillbaka vid behov.
Fråga: Det kommer inte fungera smidigt om jag inte kan få ha två roller - lokal ekonom och beslutattestant. Svårt att utbilda en ny ersättare för "lokal ekonom".
Svar: Jag förstår. Vi kommer att utbilda alla slutanvändare och planering av utbildningarna pågår.
Fråga: Det kommer inte att fungera alls om man inte kan ha flera roller.
Svar: Jag kan tänka mig att det blir svårt för små institutioner att utse ersättare till respektive roller för back-up. Däremot ska varje institution/motsv. ha en prefekt/motsv. (”Ord.
Beslutattestant”) och en institutionsekonom (”Lokal ekonom”).
Fråga: Det är inte ovanligt att AC är inköps-/upphandlingsansvarig och därmed måste kunna beställa.
Svar: Jag förstår. Vänligen utse ”Beställare” eller ”Lokal ekonom” om du/AC ska stå som
”Beslutattestant”.
8. Arbetsordning respektive Besluts- och delegationsordning
Fråga: Behövs inte kopia på delegationsordningen i samband med beställning av
behörigheterna? Vår delegationsordning är inte så pass detaljerad. Vi hinner inte uppdatera detta innan 30/11.
Svar: Nej. SU:s attestordning följer de riktlinjer som är specificerade i arbets- respektive delegationsordning.
Fråga: Vad händer med ersättaren Peter som har max 0,5 mnkr och det kommer en faktura på mer och prefekten inte är tillgänglig p.g.a. semester/sjukdom?
Fråga: Att godkänna en faktura över 2 mkr innebär beslutsordningen att ingen ute på en institution kan godkänna en faktura över 2 mkr
Fråga: Eskalerar fakturor automatiskt vidare i hierarkin, när beloppen överstiger den normala beslutsattestanten? Jag tänker t.ex. på fakturor från Akademiska Hus på över 100 mnkr, som vi nu cirkulerar vidare.
Svar: Fakturan ska skickas till överordnad när fakturan överstiger maxbeloppet enligt attestordningen.
Fråga: Hur hanteras representation/utlägg som prefekten gör?
Fråga: Samma gäller personliga kostnader där beslutsattestanten deltagit, hur får vi fakturan eskalerad, går det automatiskt?
Svar: Jag tolkar frågan som att ”Ord. beslutattestant” behöver stå som ”Beställare” och/eller
”Lokal ekonom” för eget köp. Jag försöker bygga automatisk cirkulation till överordnad enligt attestordningen.
9. Frånvarohantering i nya Raindance
Fråga: Hur fungerar det om "ord. beslutsattestant" blir sjuk eller får datakrångel med kort varsel i samband med bokslut? Hur får reserven tag på fakturorna? Kan vi cirkulera på vanligt sätt?
Fråga: Vad händer om prefekten inte lägger in i RD att han har semester? Går det att få det inlagt i RD på annat sätt? T.ex. att Systemförvaltaren gör detta i RD på uppdrag av
ersättaren?
Svar: "ord. beslutsattestant" ansvarar för att själv ange sin frånvaro med en period i Raindance. Vid akut frånvaro t.ex. vid sjukdom, kontakta Ekonomiavdelningen via Serviceportalen så att vi centralt kan ange frånvaro åt "ord. beslutsattestant".
10. Vad gör man i olika moduler i nya Raindance?
Fråga: Vore bra med en förklaring för varje modul. Vad är t.ex. Marknadsplats?
Svar: I Raindance finns Marknadsplatsen som är vår e-handelsmodul. Användarutbildningar kommer att tillhandahållas för respektive modul.
11. Hur fungerar reskontraportalen för fakturahantering i nya Raindance?
Fråga: Kan man alltså inte skicka fakturan manuellt för kontroll hos annan än attestanten?
Svar: Nej. För leverantörsfakturor, kundfakturor och abonnemang i reskontraportalen i nya Raindance, kan man inte cirkulera ett dokument till en annan användare som SU gör idag.
Istället kan ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” använda en chatt-funktion.
Fråga: Vem kan man chatta med? Måste dessa vara upplagda med tittbehörighet?
Fråga: Kommer det inte finnas någon fakturacentral där man ser alla inkorgar och kan plocka upp fakturor? Hur gör man då när fakturor har kommit fel? D.v.s. en faktura som borde omskapas för annan institution. Då borde man kunna cirkulera den manuellt till
Ekonomiavdelnings funktionslåda.
Svar: Det kommer att framgå i de utbildningar som tillhandahålls inom respektive modul.
Fråga: Hur gör man med fakturor som ska delbetalas från flera olika projekt, personer eller olika kostnadsställen?
Svar: Det kommer att framgå i de utbildningar som tillhandahålls inom respektive modul.
12. Hur fungerar bokföringsorder i nya Raindance?
Fråga: Får ekonomen godkänna BO fortsättningsvis?
Fråga: En admin. chef kan ha otroligt många andra arbetsuppgifter. Ska verkligen bfo gå för beslut även för bfo? Det kan röra sig såväl om små justeringar som större saker,
interndebiteringar mellan inst. inom olika projekt m.m.
Svar: Om en användare som har rollen ”Lokal ekonom” och skapar bokföringsorder och konterar, ska denna användare inte beslutattestera sin egen bokföringsorder. En annan användare ”Beslutattestant” beslutattesterar konterade bokföringsorder.
13. Hur fungerar det i Primula?
Fråga: Här kan det också uppstå frågor när man tänker på att det ska gälla både RD och Primula, där man kan olika roller. Det står att blanketten gäller för både RD och Primula.
Svar: Ledsen för förvirring, jag ska ta bort texten kring Beslutattesträtt i Primula och uppdatera Blankett för Förteckning över beslutattesträtt. SU:s attestordning omfattar beslutattesträtt både i Raindance och Primula. Däremot hanteras systembehörighet, roller och register av attesträtt i respektive system av respektive systemägande avdelning.
