Niklas Svalö (S), Ordförande Lars Karlsson (S), 1:e vice ordförande Alf Nilsson (S) Sven-Ingvar Blixt (L) Ninnie Lindell (M)

(1)

Lars Karlsson (S), 1:e vice ordförande Alf Nilsson (S)

Sven-Ingvar Blixt (L) Ninnie Lindell (M)

Ersättare

Övriga närvarande Kerstin Wulff, samhällsbyggnadschef Stefan Sjölin, teknisk chef

Rosemarie Andersson, ekonom Monica Siggelow, sekreterare

Justerare Ninnie Lindell (M) §§ 41 - 48

Justeringens plats och tid Verkstadsgatan 1 Bjuv, måndag 2016-05-23 kl. 15:45 Underskrifter

Sekreterare

Monica Siggelow

Paragrafer §§ 41-48

Ordförande

Niklas Svalö

Justerare

Ninnie Lindell (M)

ANSLAGSBEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesdatum 2016-05-18

Anslaget är uppsatt 2016-05-25 – 2016-06-16

Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens förvaltning, Mejerigatan Bjuv

Underskrift

Monica Siggelow

(2)

Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Ärendelista

§ 41 Dnr 27356

Val av justerare samt tid för justering ... 3

§ 42 Dnr 27357

Fastställande av dagordning ... 4

§ 43 Dnr 2016-00016

Information från Samhällsbyggnadsförvaltningen ... 5

§ 44 Dnr 2016-00055

Delegationsärende ... 6

§ 45 Dnr 2016-00214

Förslag på organisation med ansvar för samordning av

Kommunens fordonspark... 7

§ 46 Dnr 2016-00215

Uppdrag att ta fram underlag för konkurrensutsättning av

grönyteskötsel inom offentliga- och fastighetsytor i orten Ekeby ... 13

§ 47 Dnr 2016-00115

Ekonomisk uppföljning Tertial 1 2016 ... 15

§ 48 Dnr 2016-00157

Behov av att öka kapacitet inom äldreomsorgens kök ... 16

(3)

§ 41 Dnr 27356

Val av justerare samt tid för justering

Kommunstyrelsens tekniska utskotts beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott beslutar att utse Ninnie Lindell (M) till justerare.

Drift- och fastighetsavdelningen

Verkstadsgatan 1, måndag 2016-05-23 kl. 15.45

(4)

§ 42 Dnr 27357

Fastställande av dagordning

Sammanfattning

Föreligger förslag till dagordning daterad 2016-05-02.

Kommunstyrelsens tekniska utskotts beslut

Kommunstyrelsens tekniska utskott beslutar enligt föreslagen dagordning

(5)

§ 43 Dnr 2016-00016

Information från Samhällsbyggnadsförvaltningen

Sammanfattning

Information om invigning i Folketshus parken av nytt utegym samt firande av skateparkens ett års jubileum lördagen den 21 maj klockan 11.00.

Information och lägesrapport av ny Återvinningscentral Bjuv/Åstorp

Information från NSVA: Ekonomisk rapport 1604 Bjuv,

Månadsrapport Bjuv april 2016, Analysresultat månadsredovisning 2016, NSVA Miljöredovisning - april 2016, Sammanställning produktion 2016

Inkomna skrivelser

KS § 59 Revidering av delegationsordning för kommunstyrelsen KS § 55 Revision - Ledning och styrning- teknisk verksamhet KS § 41 Bokslut för Bjuvs kommun 2015. Årsredovisning.

Revisionsberättelse.

KS § 43 Tilläggsanslag ur medel för flyktingsituationen från Migrationsverket

Tekniska utskottet beslutar lägga informationen till handlingarna

(6)

§ 44 Dnr 2016-00055

Delegationsärende

Sammanfattning

Inga delegationsärende redovisade

(7)

§ 45 Dnr 2016-00214

Förslag på organisation med ansvar för samordning av Kommunens fordonspark

Sammanfattning

Samhällsbyggnadsförvaltningen har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att presentera ett förslag på organisation för samordning av kommunens

fordonspark.

Kommunstyrelsen beslöt 2014-09-10 att införa en Servicepool kommunen.

Servicepoolens uppgift är att möjliggöra arbetsuppgifter för personer som står långt från arbetsmarknaden till följd av sociala eller socialmedicinska hinder. En sådan uppgift kan vara att underhålla kommunens fordon.

Genom en samordnad funktion kommer det att görs möjligt för

verksamheterna att fokusera på sina arbetsuppgifter och Servicepoolen tillsammans med fordonssamordnaren kommer att ta ansvar för fordonens skötsel.

Kommunens fordon är en del av kommunens varumärke och bör därför skötas och framföras på ett sätt så att kommuninvånarna och besökare uppfattar dessa positivt.

Kostnader för de tjänster som erbjuds ska debiteras verksamheterna enligt framtagen prislista. Alla kostnader till självkostnadspriser.

Tvätt och städning av kommunens fordon kan ske i egna lokaler på Verkstadsgatan där det idag finns en tvätthall.

Avgränsning

Förslaget på samordning kommunens fordonspark gäller endast personbilar som används inom kommunen.

I framtiden och i mån av tid kan även transportfordon ingå i uppdraget.

(8)

Bakgrundsfakta och nuläge

Alla förvaltningar har idag fordon som används i olika omfattning. Det har dock inte framkommit att någon förvaltning har fordon som inte nyttjas. Det är mer troligt att kommunen på sikt kommer att behöva fler fordon som är bokningsbara.

I nuläget finns inget enkelt sätt att få fram uppgifter på hur mycket varje fordon nyttjas men genom att på sikt fordonen bokas och förse med elektroniska körjournaler så kommer statistik att kunna tas fram.

Alla fordon är registrerade i IT-verktyget, Bookning. I detta IT-stöd läggs alla uppgifter in om fordonet. I mars 2016 fanns totalt 58 fordon inom kommunen.

Verksamheterna har meddelat vilka fordon som är bokningsbara för alla inom kommunen.

Totalt finns nio (9) fordon som är bokningsbara. Övriga fordon är personals arbetsredskap och måste vara dedikerade till just en särskild funktion ex.

hemtjänstpersonal eller arbetsfordon för arbetsledare inom teknisk drift.

Det är svårt att få fram någon totalt kostnad och tid gällande tvätt, städning, däckbyte mm. Skötsel av fordonen görs inom ramen för den tid som idag personal har där fordonen används.

Beställning av fordon

När verksamheterna är i behov av inköp av fordon så görs detta i de flesta fall genom Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonssamordnare.

Fordonssamordnaren genomför en konkurrensutsättning inom de

upphandlade fordonsföretagen. Fordonssamordnaren beräknar vilket fordon som är mest ekonomiskt fördelaktigt för kommunen med bl.a. hänsyn till arbetsmiljön och presentera detta för beställaren.

När verksamheten har beslutat om att beställa ett fordon så kontaktas fordonssamordnaren som utför beställningen.

Fordonssamordnaren tar emot fordonet och detta märks med kommunens logga, om det inte finns särskilda skäl till att detta inte ska göras,

drivmedelskort beställs samt kontaktar ekonomiavdelningen för ett objektnummer samt utrustar fordonet med ”Bjuvs-paketet”.

Återlämning/Försäljning av fordon

När verksamheterna önskar avyttrar sina fordon så lämnas dessa oftast till fordonssamordnaren som ombesörjer att så sker.

Vid återlämning/försäljning ska kommunens logga tas bort och rekonditionering ska genomföras.

(9)

Service

Däckbyte inkl. däckhotell, service, biltvätt och städning, besiktning mm ansvarar varje verksamhet för.

Servicepoolens uppdrag

Servicepoolen har idag ansvar för fordonen på arbete och tillväxt.

Förslag på framtida organisation.

Beställning av fordon

Den rutin som idag finns fungerar men bör förtydligas med att

• beställning av fordon ska ske genom Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonssamordnare.

Återlämning/försäljning av fordon

Den rutin som idag finns fungera men bör förtydligas med att

• återlämning eller försäljning av fordon bör förtydligas att detta ska ske genom Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonssamordnare.

Skötsel

Idag sköts fordonen av hemtjänstpersonal, planarkitekter, förrådsansvarig m.fl.

Vid en gemensam samordning av skötsel av fordonen kommer personal inom de olika yrkeskategorierna att kunna nyttjad denna tid till andra arbetsuppgifter samt kommer fordonen att kontinuerligt skötas.

Gemensam samordning bygger på att personer inom Servicepoolen utför underhållet av kommunens bilar och har till sin hjälp en handledare.

Uppdraget som Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonsansvarig har idag bör omfatta hela kommunen.

Förslag på fordonssamordnarens uppdrag Fordonssamordnarens uppdrag bör omfatta

• Beställning av fordon

• Återlämning/försäljning av fordon

• Besiktning – samordning, tidsbeställning

• Service – kontroll och tidsbeställning

• Beställa reparationer när behov uppstår

• Ansvar för samordning av däckbyte

• Montering av kommunens logga

• Förse nya fordon med ”Bjuvs-paketet”

• Ta fram debiteringsunderlag Förslag på servicepoolens uppdrag

Uppdraget för servicepoolen bör utvidgas till att omfatta alla fordon inom kommunens verksamhet med undantag för de transportfordonen som finns på teknisk drift och fastighetsavdelningen (dessa kan komma att lägga till om utrymmer finns vid senare tillfälle)

(10)

Servicepoolen föreslås var ansvarig för

• Biltvätt

• Finstädning

• Rekonditionering

• Kontroll av fordon (däck, lampor, spolarvätska mm)

• Ansvara för däckbyte (transport)

• Dokumentation av skador mm

• Hämta och lämna fordon vid service eller reparationer Ekonomi

De tjänster som utförs ska täcka kostnaderna för lånebil, lokaler, material mm.

Körjournal

Alla kommunens fordon bör förses med elektroniska körjournaler.

Det ställs krav från skattemyndigheten att föra körjournal. Detta kan göras manuellt eller elektroniskt. Idag finns både varianterna i kommunen.

Med elektroniska körjournal får kommunen på ett enkelt sätt fram hur många kilometer som fordonen körs, vilka tider på dygnet de nyttjas mm. En annan faktor som inte är helt oväsentlig med elektroniska körjournaler är att man kan om behov uppstår ta fram var ett fordon befinner sig i realtid. En trygghetsfaktor t.ex inom hemsjukvården.

Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att de fordon som idag inte har elektroniska körjournaler förses med sådana. Kostnad ca 230 kr/mån/bil och år.

Bokningsbara bilar.

I nuläget finns ingen statistik över hur mycket de bokningsbara bilarna nyttjas och inte heller om det finns behov av ytterligares fordon.

Det är nio (9) bilar inom kommunen som är bokningsbara för alla. Dessa är placerade på tre platser i kommunen, Kommunalhuset, Almliden och Verkstadsgatan.

Den förvaltning som idag leasar fordonet föreslås att fortsättningsvis även göra så men alla inom kommunen ska ha möjlighet att boka fordonet.

Fordonen läggs upp i Outlook och bokas där.

Det som bör tas fram är riktlinjer för hur bilarna kan bokas, var de hämtas och lämnas mm.

Förslagsvis tas ett kilometerpris fram som täcker leasing, drift och andra omkostnader för fordonet och som debiteras den förvaltning som nyttjat fordonet.

Bokning i Outlook samt digitala körjournaler ligger som debiteringsunderlag.

(11)

Lokaler

Lokaler på Verkstadsgatan där delar av Samhällsbyggnadsförvaltningen är placerad, finns tvätthall som kan nyttjas för tvättning och städning av fordonen. Då tvätthallen kommer att användas i större omfattning än den görs idag så ska en anmälan göras till Söderåsens miljöförbund.

Troligen kommer vissa åtgärder att behöva göras för att tvätthallen ska kunna nyttjas för det antal fordon som kommer att tvättas årligen. Det finns generella krav på att t.ex olje- och slamavskiljare som idag inte finns.

Kostnader

De tjänster som utföras av Servicepoolen debiteras enligt framtagen prislista och ska bygga på de kostnader som verksamheten har.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse Förvaltningschef Kerstin Wulff daterad 2016-05-06

Förvaltningens förslag till beslut

Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår tekniska utskottet föreslå

kommunstyrelsen att samordning sker gällande skötsel och inköp/försäljning av kommunens fordon. Denna samordning innebär att vissa uppgifter

gällande fordonen hanteras av fordonsansvarig på

Samhällsbyggnadsförvaltningen och andra uppgifter av Servicepoolen på Arbete och Tillväxt enligt ovan beskrivning.

att enligt Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag i nuläget inte görs någon gemensam kommunövergripande bilpool för kommunens bokningsbara fordon då dessa endast är nio stycken dock ska alla fordon som är bokningsbara kunna bokas av alla förvaltningar.

att enlig Samhällsbyggnadsförvaltningen förslag ska kommunens fordon förses med elektroniska körjournaler.

att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upphandla däckbyte samt däckhotell för kommunens samtliga fordon.

att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Arbete och Tillväxt ta fram rutiner för samordningen av kommunens bilpark.

(12)

Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att samordning sker gällande skötsel och inköp/försäljning av kommunens fordon. Denna samordning innebär att vissa uppgifter gällande fordonen hanteras av fordonsansvarig på Samhällsbyggnadsförvaltningen och andra uppgifter av Servicepoolen på Arbete och Tillväxt enligt ovan beskrivning.

att enligt Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag i nuläget inte görs någon gemensam kommunövergripande bilpool för kommunens bokningsbara fordon då dessa endast är nio stycken dock ska alla fordon som är bokningsbara kunna bokas av alla förvaltningar.

att enlig Samhällsbyggnadsförvaltningen förslag ska kommunens fordon förses med elektroniska körjournaler.

att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upphandla däckbyte samt däckhotell för kommunens samtliga fordon.

att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Arbete och Tillväxt ta fram rutiner för samordningen av kommunens bilpark.

Beslutet expedieras till:

Kommunstyrelsen

(13)

§ 46 Dnr 2016-00215

Uppdrag att ta fram underlag för konkurrensutsättning av grönyteskötsel inom offentliga- och fastighetsytor i orten Ekeby

Sammanfattning

Tekniska utskottet ger Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på upphandlingsunderlag för konkurrensutsättning av grönyteskötsel i orten Ekeby.

Upphandlingsunderlaget ska omfatta grönytor inom kommunens fastigheter (för- och grundskolor, särskilda boende m.fl.) samt den offentliga miljön i orten.

Upphandlingsunderlaget omfattar inte fotbollsplaner och egenkontroll av lekredskap på för- och grundskolor samt offentliga lekplatser.

Gator och vägar samt vintervägsunderhåll föreslås att inte ingå i upphandlingsunderlaget.

Med grönyteskötsel menas förutom underhåll och skötsel av gräsmattor, buskar och träd också tömning av hundlatriner, papperskorgar,

skräpplockning, dammar, DV-brunnar, borttagning av klotter m m.

Underlag som ska ligga till grund för ett beslut om att konkurrensutsättning är skötselplan för Ekeby, kostnadsberäkning för att utföra arbete i egen regi samt hur ett eventuellt överlåtande av verksamhet kan komma att påverka anställd personal.

Underlagen ska presenteras för tekniska utskottet i september för att därefter skickas vidare till kommunstyrelsen för slutligt beslut om

konkurrensutsättning ska genomförs.

Beslut om fortsättning i egen regi eller om extern entreprenör ska anlitas bör beslutas senast i november 2016 för att upphandling ska kunna genomföras och starta när säsongen för underhåll och skötsel av grönytor startar i mars/april.

(14)

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff, Förvaltningschef daterad 2016-05-08

Att tekniska utskottet föreslår kommunstyrelsen att ge

Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för en eventuell konkurrensutsättnings av grönytorna i orten Ekeby.

Att upphandlingsunderlaget inte omfattar fotbollsplaner och egenkontroll av lekredskap på för- och grundskolor samt offentliga lekplatser. Gator och vägar samt vintervägsunderhåll föreslås att inte heller ingå i

upphandlingsunderlaget.

Yrkande

Alf Nilsson (S), Ninnie Lindell (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag.

Kommunstyrelsens tekniska utskotts beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att ge

Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för en eventuell konkurrensutsättnings av grönytorna i orten Ekeby.

Att upphandlingsunderlaget inte omfattar fotbollsplaner och egenkontroll av lekredskap på för- och grundskolor samt offentliga lekplatser. Gator och vägar samt vintervägsunderhåll föreslås att inte heller ingå i

upphandlingsunderlaget.

Kommunstyrelsen

(15)

§ 47 Dnr 2016-00115

Ekonomisk uppföljning Tertial 1 2016

Sammanfattning

Ekonomisk redovisning för Samhällsbyggnadsförvaltningens avdelningar, teknisk drift, fastighet och lokalvård tertial 1 2016.

Rapporten kommer att skickas ut den 17 maj.

Beslutsunderlag

Ekonomisk redovisning för tertial 1 2016 Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff 2016-05-09

Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut

Att tekniska utskottet godkänner den ekonomiska redovisningen och sänder den vidare till kommunstyrelsen.

Ordförandes förslag till tekniska utskottets beslut

Ordföranden föreslår tekniska utskottet tacka för informationen och lägga denna till handlingarna

Tekniska utskottet beslutar tacka för informationen och lägga denna till handlingarna

(16)

§ 48 Dnr 2016-00157

Behov av att öka kapacitet inom äldreomsorgens kök

Sammanfattning

Det har till kommunstyrelsen kommit en skrivelse om behov av ökning av kapacitet inom äldreomsorgen. Vård och Omsorg vill genom sin skrivelse att Samhällsbyggnadsförvaltningen tillsammans med dem utreder om det är möjligt att inträtt ett tillagningskök på Ekhaga särskilda boende.

Beslutsunderlag

Sammanträdesprokoll från Vård och Omsorg 2016-03-17 Dnr 2016-00022 Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff, Förvaltningschef daterat 2016-05-12

Att tekniska utskottet ger Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vård och Omsorg utreder om det är möjligt att inrätta ett tillagningskök samt tar fram en kostnadsbedömning.

Tekniska utskottet beslutar ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vård och Omsorg utreder om det är möjligt att inrätta ett tillagningskök samt tar fram en kostnadsbedömning.

Kommunstyrelsen

Vård och omsorgsnämnden Ekonomikontoret