RIKTLINJE FÖR RAPPORTERING AV AVVIKELSE
inom vård- och omsorgsförvaltningen
Handläggare: Medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Socialt ansvarig samordnare (SAS)
Beslutsdatum: 2018-10-01
Enhet: Stöd- och utvecklingsenheten Reviderad: 2020-11-19
All personal som arbetar inom verksamheter som omfattas av Hälso- och
sjukvårdslagen, HSL (2017:30), Socialtjänstlagen, SoL (2001:453) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS (1993:387) är skyldiga att rapportera avvikande händelser. Det gäller både offentligt och privat anställda.
Innehåll
Bakgrund ... 2
Syfte ... 2
Omedelbara åtgärder ... 3
Vem ska rapportera ... 3
Hur ska det rapporteras ... 4
Utredning ... 4
Ansvarsfördelning ... 5
Begreppsförklaring ... 6
Styrdokument ... 6
Bakgrund
Riktlinjerna för avvikelsehantering gäller för alla verksamheter inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde i Partille kommun.
En avvikelse är en icke förväntad händelse eller risk för händelse som medfört eller skulle kunna medföra negativa konsekvenser för brukare eller patient.
Rapportering av avvikande händelser är en av hörnpelarna i det systematiska
förbättringsarbetet vilket består av avvikelsehantering, riskanalys och egenkontroll. Alla avvikelser ska rapporteras, registreras, utredas och åtgärdas.
Syfte
Syftet med avvikelsehantering är att uppmärksamma händelser och risker för att förhindra att en brukare eller patient skadas eller att en liknande situation uppstår igen. Det är viktigt att rapportera, ta hand om, åtgärda brister och snabbt ändra rutiner för att säkerställa att de som får insatser från kommunen enligt SoL, LSS eller HSL ska kunna känna sig trygga med att vården och omsorgen håller god kvalitet och att det inte finns hot mot deras hälsa och liv.
Lex Sarah
Vissa avvikelser i förvaltningens verksamheter kan vara missförhållanden. Missförhållanden eller risker för missförhållanden ska hanteras enligt Riktlinje lex Sarah och utreds av SAS, socialt ansvarig samordnare.
Med missförhållanden, som ska rapporteras enligt 14 kapitlet 3 § SoL och 24 b § LSS, avses såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med en påtaglig risk för ett missförhållande, som också ska rapporteras, avses att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande.
Händelser som sker kan vara allvarliga men för att det ska ses som ett missförhållande enligt lex Sarah-bestämmelserna ska händelsen ha en koppling till den egna
verksamheten. Händelsen ska ha skett inom förvaltningens verksamheter eller beröras av någon som får/ kan komma i fråga för insatser inom förvaltningen. Exempelvis om det sker ett fysiskt, psykiskt eller ekonomiskt övergrepp mot en person är det inget missförhållande om det är en anhörig som orsakat övergreppet. Däremot är det ett missförhållande om den enskilde blir utsatt av övergrepp från exempelvis personal eller medboenden. Det inträffade ska även ha inneburit eller medfört konsekvenser för den enskildes liv, säkerhet eller
fysiska eller psykiska hälsa.
Händelser som inte bedöms utgöra ett missförhållande kan ändå behöva hanteras i förvaltningen, inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet eller annan lagstiftning.
Exempelvis om personal blir utsatt av enskilda eller dennes anhöriga, kan detta behöva hanteras inom ramen för arbetsmiljölagstiftningen.
För mer information se Riktlinje lex Sarah.
Avvikelser i extern samverkan
Avvikelser i samverkan mellan kommun och region när personer har insatser från två eller flera huvudmän görs när överenskommelser, riktlinjer och rutiner framtagna i samverkan inte efterföljs eller när någon part inte uppfyllt sin del av överenskomna insatser.
Avvikelser i samverkan ska rapporteras i syfte att förbättra processer i samverkan mellan huvudmännen. Uppföljningen av gemensamma överenskommelser, riktlinjer och rutiner är ett viktigt verktyg för att identifiera utvecklingsbehov och få kunskap om övergripande systemfel.
Rapportering av avvikelser i samverkan sker enligt rutiner för rapportering framtagna i vårdsamverkan. Vid rapportering av avvikelse ska avvikelsen sändas till berörd enhet och kontakt tas med berörd enhet för att i samverkan komma fram till lösning för berörd individ.
Kopia ska sändas till MAS. Den enhet som mottagit avvikelserapporten ansvarar för att inom 60 dagar återkoppla till enheten som skickat avvikelsen och meddela genomförda eller planerade åtgärder som vidtagits. Kopia av svaret lämnas till MAS. När ett problem inte går att lösa kan det lyftas på NOSAM eller i temagrupp.
Avvikelser i samverkan från ansvarig vårdenhetschef inom primärvård, sjukhus eller övrig vård inkommer till MAS. MAS ansvarar för att rapporten sänds vidare till berörd enhetschef och sparar en kopia. Enheten där avvikelsen uppstått ska i samverkan lösa avvikelsen så snabbt som möjligt. Enhet där avvikelsen uppstått ansvarar för att inom 60 dagar
återkoppla till enheten/avdelningen som skickat avvikelsen. Kopia av svaret skickas till MAS. När ett problem inte går att lösa kan det lyftas på NOSAM eller i temagrupp.
Omedelbara åtgärder
När du upptäcker händelsen eller risk för händelse ska du genast genomföra nödvändiga åtgärder för att röja undan direkta hot mot brukares hälsa, personliga säkerhet och liv.
Detta för att se till att situationen inte blir värre. Genomför även de åtgärder du kan för att förhindra att liknande händelser upprepas.
Vid allvarlig vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada i samband med användning av Medicinteknisk produkt (MTP) ska den som uppmärksammar händelsen:
- omedelbart sluta använda produkten och eventuella tillbehör - märka upp och ställa undan produkten i väntan på utredning - om det är förskrivet hjälpmedel, kontakta förskrivare
- om det gäller grundutrustning, kontakta enhetschef
- förskrivare eller enhetschef ska innan vidare åtgärder kontakta MAR för bedömning
Vem ska rapportera
Alla som arbetar inom Vård- och omsorgsförvaltningen i Partille kommun och
uppmärksammar eller får kännedom om en avvikande händelse har en skyldighet att rapportera.
Hur ska det rapporteras
All personal anställd i Partille kommun ska skyndsamt rapportera avvikande händelser i systemet DF respons. Avvikelser i samverkan rapporteras på blanketten Avvikelserapport.
All anställd personal hos externa utförare ska skyndsamt rapportera avvikande händelser på blanketten Avvikelserapport (eller enligt egna rutiner). Hur man gör beskrivs i Lathund Avvikelserapport/lex Sarah.
Är din chef inblandad i händelsen ska rapporten direkt till överordnad chef och MAR, MAS, eller SAS.
Utredning
Rapporten ska hanteras genom utredning i systemet DF Respons av den
enhetschef/avdelningschef som ansvarar för den verksamhet där händelsen inträffat.
Enhetschef kan koppla in andra enhetschefer i utredningsarbetet och/eller legitimerad personal när händelsen berör flera enheter i förvaltningen.
Utredningar som avser händelser med allvarlighetsgrad 3 eller högre sänds till MAS/SAS för godkännande.
Ansvarsfördelning
Vem Ansvarar för att
Vård- och
omsorgspersonal
- brukaren/patienten omedelbart omhändertas på bästa sätt - omedelbart rapporterar händelsen
- sjuksköterska alltid kontaktas direkt om händelsen gäller fall, läkemedel eller behandling
- rehabiliteringspersonal alltid kontaktas om händelsen gäller träning eller behandling
- anhöriga/närstående informeras enligt genomförandeplan - händelsen dokumenteras i verksamhetssystemet
- medverka vid utredning av avvikelse
Vid allvarlig vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada i samband med användning av MTP
- omedelbart sluta använda produkten och eventuella tillbehör - märka upp och ställa undan produkten i väntan på utredning - om det är förskrivet hjälpmedel, kontakta förskrivare - om det gäller grundutrustning, kontakta enhetschef
- förskrivare ska innan vidare åtgärder kontakta MAR för bedömning Enhetschef - riktlinjerna för avvikelsehantering är kända inom verksamheten
- all personal fortlöpande får information om lex Sarah. Information om rapporteringsskyldigheten ska ges minst en gång per år
- omedelbara åtgärder vidtas utan dröjsmål utifrån vad situationen kräver för att avhjälpa avvikelsen
- omedelbart rapportera risk för missförhållande, missförhållande och avvikelse
- ta emot rapporter avseende avvikelse
- om annan enhets personal är delaktig i händelsen, skicka kopia av avvikelserapporten till aktuell enhetschef för komplettering och eventuell åtgärd
- hantera rapporter avseende fall om verksamheten har bäst kännedom om brukaren/patienten, i annat fall skicka rapporten vidare till den enhetschef som har bäst kännedom om brukaren/patienten
- bedöma sannolikhetsgraden för upprepning och allvarlighetsgraden av det inträffade utifrån Bedömningsmatris
- informera den enskilde och vid behov god man och vårdnadshavare - vid behov informera anhöriga/närstående
- ta ställning till om och hur den enskilde ska ges stöd - utreda händelsen
- beslutar om åtgärder samt handlägger personalärende som kan uppkomma med anledning av inträffad händelse
- återkoppling till berörda om vad utredningen kommit fram till - följa upp vidtagna åtgärder
Vid allvarlig vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada i samband med användning av grundutrustning
- innan åtgärd kontakta MAR för bedömning
Avdelningschef - omedelbart rapportera risk för missförhållande, missförhållande och avvikelse
- ta emot rapporter avseende avvikelse om närmaste chef är involverad i händelsen
- ha kännedom om avdelningens avvikelser
- initiera, fastställa och följa upp rutiner inom verksamhetsområdet - uppföljning och återföring av erfarenheter i verksamheten
- årligen sammanställa och analysera avdelningens kvalitets- och patientsäkerhetsarbete
MAR, MAS, SAS - vid behov stödja enhetschef vid utredning
- utreda allvarliga händelser, risk för missförhållanden och missförhållanden i samverkan med berörd enhetschef
- informera förvaltningschef och ansvarig nämnd om utredning vid allvarliga händelser
- utredning enligt lex Sarah och lex Maria diarieförs
- bedöma om risk för missförhållande, missförhållande eller vårdskada ska anmälas till IVO och/eller Läkemedelsverket
- anmäla påtaglig risk för allvarliga missförhållanden, allvarliga missförhållanden och vårdskada till IVO
- informera brukaren/patienten eller närstående om anmälan till IVO - förmedla kopia på beslut från IVO till brukare, patient eller anhörig
Begreppsförklaring
Förskrivare Legitimerad personal (exempelvis arbetsterapeut, fysioterapeut eller sjuksköterska) som i samband med vård och behandling beslutar om och förser patienter med personliga hjälpmedel genom utprovning, eventuell specialanpassning, information, träning och uppföljning
IVO Inspektionen för vård och omsorg
MTP Medicinteknisk produkt, exempelvis personligt förskrivna hjälpmedel av legitimerad personal och grundutrustning inom kommunal verksamhet.
Vård- och
omsorgspersonal
All personal inom vård- och omsorgsförvaltningen
Styrdokument
- Hälso- och sjukvårdslag (2017:30), HSL
- HSLF-FS 2017:40 Föreskrifter och allmänna råd om vårdgivares systematiska patientsäkerhetsarbete från Socialstyrelsen
- HSLF-FS 2017:41 Föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (lex Maria) från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) - Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387), LSS
- Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9)
- Dataskyddsförordningen (The General Data Protection Regulation 2016/679), GDPR - Socialtjänstlagen (2001:453), SoL
- SOSFS 2011:5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah
- SOSFS 2013:16 Ändringar i föreskrifterna och allmänna råden (SOSFS 2011:5) om lex Sarah
