Alvis - lathund fö r registrering Kungsbacka

(1)

Sida 1 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun

Alvis - lathund fö r registrering Kungsbacka

Innehåll

Namnstandard ... 3

Fristående kurs ... 3

Namnstandard yrkespaket ... 3

Namnstandard teoretiska kurspaket ... 3

Registrera grupp GY, GRN, SFI ... 4

Validering del av kurs, registrera grupp ... 5

Validering del av kurs, studerandeadministration ... 5

Prövning efter validering, registrera grupp ... 7

Prövning efter validering, studerandeadministration ... 7

Prövning, registrera grupp ... 9

Prövning, studerandeadministration ... 9

Registrera teoretiska kurspaket ... 10

Registrera yrkespaket ... 11

Grupprelationer – koppla grupper till kurspaket ... 12

Kursplacering ... 13

Kursplacering fristående kurs ... 14

Kursplacering kurspaket ... 15

Registrera grupper på kurspaket kursdel 1:X ... 16

Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3 ... 17

Koppla nya grupper till kurspaket ... 17

Kursdelar ... 18

Kursplacera elev till samma kurs flera gånger ... 19

Frånvaro, registrera grupp GY och GRN ... 20

Frånvaro, registrera grupp SFI ... 21

Frånvaroanmälan och åter i studier ... 22

(2)

Frånvaroanmälan ... 22

Åter i studier efter frånvaro GY och GRN ... 22

Åter i studier efter frånvaro SFI ... 22

Studieuppehåll, registrera grupp GY, GRN, SFI ... 23

Studieuppehåll, studerandeadministrationen ... 24

Ändra studietakt GY och GRN... 24

Statusregistrering ... 25

Ej påbörjat ... 25

Prövning ... 25

Återbud ... 25

Prövning ... 25

Slutförd ... 25

Avbrott och avbrottsorsaker ... 26

Studieförsäkran ... 26

Studieomfattning för yngre studerande ... 28

Läs- och skrivinlärning (sfi) ... 28

Betygsättning och betygskatalog ... 29

Betygsregistrering ... 29

Betygskatalog ... 30

Nationella prov, registrering ... 30

Studerande-id ... 31

E-postmallar ... 32

Folkbokföringsuppslag... 33

Ekonomi ... 34

Priskontroll inför frysning (GRN, GY) ... 34

Klarmarkera närvarotimmar Sfi och registrera språkpraktiktimmar ... 34

Återbetalning avslutande kursdel (GRN, GY) ... 37

Betalningsunderlag ... 37

(3)

Namnstandard Fristående kurs

Grupper för fristående kurs registreras med gruppnamn enligt följande namnstandard:

kurskod+lärmetod.

Exempel: Svenska 1, flex:

SVESVE01FX

Namnstandard yrkespaket

Kurspaketsgruppen registreras med gruppnamn efter respektive anmälningskod i kurskatalogen, startår (ÅÅ) samt lärmetod. De grupper som kopplas till paketet registreras med gruppnamn enligt följande namnstandard: yrkespaketets namn, startår (ÅÅ), kurskod och lärmetod.

Exempel: Ekonomi- och redovisningsassistent, 700 poäng:

HAXABN-20-DI

HAXABN-20-ADMPER0DI HAXABN-20-AFFAFÄ00SDI HAXABN-20-FÖRFÖR01DI HAXABN-20-FÖRFÖR02DI HAXABN-20-FÖRRED02DI HAXABN-20-INFINF01DI HAXABN-20-JURAFF0DI

Namnstandard teoretiska kurspaket

Gäller teoretiska kurspaket i matematik, svenska och svenska som andraspråk på grundläggande och gymnasial nivå. Kurspaketsgruppen registreras med gruppnamn efter respektive anmälningskod i kurskatalogen, startår (ÅÅ) samt lärmetod. Ordinarie grupper för fristående kurs kopplas till paketet.

Exempel: Matematik grundläggande och gymnasial nivå (kurspaket), MATGRNGY-20-FX

GRNMATAFX GRNMATBFX GRNMATCFX GRNMATDFX MATMAT01aFX MATMAT01bFX MATMAT01cFX MATMAT02aFX MATMAT02bFX MATMAT02cFX

(4)

Registrera grupp GY, GRN, SFI

1. Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. Skolverkets beskrivning kommer då in automatiskt, vilket i sin tur betyder att kursen syns vid betygsutskrift.

2. Välj period, t ex V18

3. Fyll i gruppnamn = Kurskod + Lärmetod (DI,FX,KL)

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Distans eller Annat, Skolform. Max antal elever kan lämnas tomt.

5. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) för GY och GRN. För SFI lämnas tomt 6. Välj Gruppmärke – Distanskurs/Flexibel kurs/Klassrum

7. Bocka i Rapporteras till CSN och SCB för GY och GRN. För SFI endast SCB 8. Välj Bransch och Lärmetod

9. Spara

(5)

Validering del av kurs, registrera grupp

1. Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök.

2. Lägg till ett bindestreck (-) mellanslag validering i beskrivning 3. Välj period, t ex H20

4. Fyll i gruppnamn = Kurskod + FX eller DI + mellanslag + VAL

5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Distans, Annat, Skolform. Max antal elever kan lämnas tomt

6. Fyll i timmar (70% av kurspoängen)

7. Välj Typ – Validering, del av kurs, ”Skall ej betygsättas E” fylls i automatiskt 8. Bocka i Rapporteras till SCB (obs – inte till CSN)

9. Välj Bransch och Lärmetod – flex eller distans 10. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel) 11. Spara

Validering del av kurs, studerandeadministration

Alla elever som ska validera antas och kursplaceras till ordinarie kurs via webbansökan. Efter att eleven gjort en fördjupad kartläggning tillsammans med lärare på skolan, bedömer läraren hur stor del av kursen som kan valideras respektive läsas. Registrering av validering görs så nära kursstart som möjligt under Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering (3) och Koppla ny grupp (4).

Den del av kursen som eleven ska läsa registreras in på ordinarie grupp med den studietakt som eleven läser. Den del av kursen som ska valideras registreras på grupp med grupptyp Validering del av kurs, parallellt med ordinarie grupp som eleven ska läsa.

1 2 3 4

5

6

7

8

9 10

11

(6)

Sida 6 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun Exempel: En elev är kursplacerad på Vård och omsorgsarbete 1, flex, 100% studietakt, och läraren har bedömt att eleven kan validera 120 poäng och läsa 80 poäng (4 veckor).

1. Justera poäng, timmar och datum på ordinarie kurs genom att redigera status och klicka på Spara.

2. Lägg till valideringsgruppen samt aktuella poäng och timmar via

Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp (4). Om eleven validerar kurs inom ramen för ett kurspaket, så kopplas kursen via ”Koppla kurspaket”.

3. Start- och slutdatum ska vara samma på den ordinarie gruppen och valideringsgruppen.

Start- och slutdatum blir de datum som eleven faktiskt läser.

4. Eleven betygssätts som vanligt på den ordinarie gruppen och valideringsgruppen markeras med status ”slutförd”.

(7)

Prövning efter validering, registrera grupp

2. Välj period, t ex H15

3. Fyll i gruppnamn = PRÖB + mellanslag + Kurskod + FX eller DI + mellanslag + VAL (för GRN endast FX)

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 10, Tidpunkt, Annat, Skolform

5. Fyll i timmar 5

6. Välj Typ – Prövning efter validering

7. Bocka i Rapporteras till SCB (obs – inte till CSN) 8. Välj Bransch och Lärmetod – prövning

9. Spara

Prövning efter validering, studerandeadministration

Alla elever som ska validera antas och kursplaceras till ordinarie kurs via webbansökan. Efter att eleven gjort en fördjupad kartläggning tillsammans med lärare på skolan, kan läraren bedöma att kunskaper finns för att validera hela kursen. Då registreras en ”prövning efter validering”. Den ordinarie gruppen som eleven kursplacerats på från början, registreras med status ”Ej påbörjat”.

1. Koppla grupp ”Prövning efter validering” under

Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering (3) och Koppla ny grupp (4). Välj grupp som är skapad med grupptyp ”Prövning efter validering”. Individuellt start- och slutdatum ska vara samma och alltid en fredag.

32 1

4

5

6

7

9

8

(8)

2. Registrera status ”Ej påbörjat” på den ordinarie gruppen som eleven kursplacerats på från början. Ändra datum till startdatum och klicka på spara.

Nu är datum, startdatum och slutdatum samma på ordinarie grupp på flik Grupphantering (3)

(9)

Prövning, registrera grupp

Registrering av grupp för prövning görs av skolan endast i de fall en elev flyttat fram sitt prövningsdatum så att detta hamnar efterföljande period.

3. Fyll i gruppnamn = PRÖB + mellanslag + Kurskod

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 10, Tidpunkt Annat, Skolform

5. Fyll i timmar 5 6. Välj Typ – Prövning

7. Bocka i Rapporteras till SCB (obs – inte till CSN) 8. Välj Bransch och Lärmetod – prövning

9. Spara

Prövning, studerandeadministration

Registrering av grupp för prövning görs av skolan endast i de fall en elev flyttat fram sitt

prövningsdatum så att detta hamnar efterföljande period. Det första prövningstillfället registreras med status Återbud.

32 1

4

5

6

7

9

8

(10)

Registrera teoretiska kurspaket

1. Börja med att skriva in kurskod ”kurspaket” och klicka på sök.

2. Välj period, t ex H20

3. Fyll i gruppnamn = Anmälningskod-Startår(ÅÅ)-Lärmetod (DI/FX), t ex GRNMAT-20-FX 4. I fältet beskrivning anges endast namnet på kurspaketet från kurskatalogen. Ta bort texten

”kurspaket” som kommer fram automatiskt på denna rad.

5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Distans eller Annat och Skolform. Max antal elever kan lämnas tomt.

6. Ett kurspaket har inga poäng eller timmar 7. Välj Gruppmärke, Flex, Distans eller Klassrum 8. Välj Typ – Kurspaket

9. Kurspaket rapporteras inte till CSN och SCB, lämna tomt 10. Välj Lärmetod

11. Spara

Kom ihåg att koppla alla ingående grupper under ”Grupprelationer” till ditt teoretiska kurspaket.

1 2 3 4

5 6

8

9

10

11

7

(11)

Registrera yrkespaket

1. Börja med att skriva in kurskod för aktuellt yrkespaket och klicka på sök, fältet beskrivning fylls då i automatiskt

2. Välj period, t ex V21 för GY

3. Fyll i gruppnamn enligt namnstandard = Anmälningskod-Startår(ÅÅ)-Lärmetod (DI/FX), t ex HR-assistent HAXADN-20-DI

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Distans eller Annat och Skolform. Max antal elever kan lämnas tomt.

5. Ett yrkespaket har inga poäng eller timmar på gruppen 6. Välj Gruppmärke; distans eller flex

7. Välj yrkesområde 8. Välj Typ – Kurspaket

9. Yrkespaket rapporteras till inte till CSN och SCB, lämna tomt 10. Välj Bransch och Lärmetod

11. Spara

Kom ihåg att koppla alla ingående grupper under ”Grupprelationer” till ditt yrkespaket.

1 2 3

4 5

7

9

10

11

8 6

(12)

Grupprelationer – koppla grupper till kurspaket

För att koppla grupper till kurspaket, börjar du med att skapa grupperna och därefter kurspaketet.

När det är klart kopplar du grupperna till kurspaketet via Studerandeadministration/Grupp/Grupprelationer.

1. Hämta kurspaketet under grupp

2. Välj Grupprelationer och klicka på den blå pilen

3. Kontrollera att det kurspaket du vill koppla grupper till står som rubrik, välj sedan aktuell period och skola

4. För att koppla grupp till kurspaket bockar du i rutan till höger om aktuell kurskod. Klicka sedan på pilarna som pekar åt höger.

5. Det högra fältet visar de grupper som du har kopplat till kurspaketet samt det totala antalet poäng.

6. Om du vill ta bort en grupp, bockar du i den du vill ta bort och klicka sedan på pilarna som pekar åt vänster.

7. När du är klar kan du se på gruppbilden för kurspaketet att det nu finns underliggande grupper kopplade till kurspaketet, se exempel på bilden under ”Registrera kurspaket” ovan.

1

2

3

4

5

6

(13)

Kursplacering

Kungsbacka tillämpar kontinuerlig antagning med tidigaste möjliga kursstart fyra hela veckor efter inskickad ansökan. Detta gäller även elever som önskar förlänga en pågående studieplan.

På startsidan i Alvis finns information om det finns fördelade ansökningar som väntar på kursplacering.

Ansökan/Kursplacering/Sök(1)

Här kan du göra olika urval, t ex sortera per skolform om din skola är leverantör inom flera skolformer i Kungsbacka.

Skolan ska inte kursplacera elever på kurser de inte är antagna till. Kontrollera att eleven inte har några kurser exkluderade från ansökan/antagning. Detta är särskilt viktigt vid kursplacering av kurspaket som sträcker sig över flera perioder. Om eleven har exkluderade kurser från

ansökan/antagning syns detta under Ansökan/Ansökningar/Arbeta(3).

Tips! Vid kursplacering flyttas eleven från kursplacering till studerandeadministration. Innan du börjar kursplacera dina elever kan du skriva ut en excellista från Filgeneratorn för att på så sätt ha koll på vilka elever du har kursplacerat med tanke på kallelse till introduktion. Excellistan hittar du här: Statistik/Aktuellt/Ansökan/Ansökanstatistik&kursstarter, klicka på filen ”Fördelad till

kursplacering”, bocka i rutorna Aktivera sortering och filtrering av resultat samt Exportera direkt till Excel(skv). Därefter klicka på knappen ”Kör fil”.

(14)

Kursplacering fristående kurs

Ansökan/Kursplacering/Kursplacera(2)

1. Bocka i rutan Välj

2. Kontrollera Period och Skola 3. Välj grupp

Om det saknas grupp att välja måste du först skapa gruppen. Klicka på symbolen med det lilla gröna plustecknet för att komma till

gruppregistrering.

När du har sparat din grupp återvänder du till Kursplaceringen genom att klicka på den blå bollen med vit pil uppe till höger och välj Kursplacering.

4. Justera slutdatum på kursen enligt den studietakt som eleven angivit i sin ansökan. Klicka på

”Visa hela ansökan som pdf” för att se vilken studietakt eleven önskar läsa. Var uppmärksam på om det är en pågående elev, då behöver troligen även startdatum justeras.

Om slutdatum passerar periodens slut, markeras detta med röda siffror och det går inte att

kursplacera eleven. Ändra datum till periodens slut, klicka någonstans utanför datumfältet, så att siffrorna blir svarta.

5. Klicka på knappen Spara. Elevens ansökan försvinner nu från Kursplaceringen och uppgifterna flyttas över till Studerandeadministrationen.

6. Efter kursplacering justerar du elevens studieplan i

Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) genom att räkna om

(15)

Sida 15 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun poäng/timmar samt registrera kursdel 1:2. Lägg därefter till kursdel 2:2 via

Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp(4).

Exempel på kursplacering med datum inom samma period:

Exempel på kursplacering med kursdelar, datum som passerar periodens slut:

Kursplacering kurspaket

Ansökan/Kursplacering/Kursplacera(2)

1. Bocka i rutan Välj

2. Kontrollera Period och Skola 3. Välj grupp

4. Knappen Exkl.grupp: Om du redan vid kursplaceringen vet vilka kurser som blir aktuella för eleven att starta med den första perioden, kan du välja att exkludera övriga kurser och koppla dessa till kurspaketet via studerandeadministrationen istället, se rubrik ”Registrera grupper på kurspaket kursdel 1:X”. Om du inte vet vilka kurser eleven ska starta med eller om kurspaketet ryms inom en period, kursplacerar du utan att exkludera några kurser.

5. Justera slutdatum på kurspaketet enligt den studietakt som eleven angivit i sin ansökan.

Klicka på ”Visa hela ansökan som pdf” för att se vilken studietakt eleven önskar läsa. Om slutdatum passerar periodens slut, markeras detta med röda siffror och det går inte att kursplacera eleven. Ändra datum till periodens slut, klicka någonstans utanför datumfältet, så att siffrorna blir svarta.

6. Klicka på knappen Spara. Elevens ansökan försvinner nu från Kursplaceringen och uppgifterna flyttas över till Studerandeadministrationen.

(16)

Sida 16 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun 7. Efter kursplacering justerar du elevens studieplan i

Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) genom att räkna om

poäng/timmar samt registrera kursdel 1:X där detta blir aktuellt. Registrera därefter kurserna på kommande period enligt rubrik ”Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3”. Obs - för att vi ska kunna se att eleven läser kurser inom ramen för ett kurspaket, måste kurserna kopplas via Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp (4).

Registrera grupper på kurspaket kursdel 1:X

Om du redan vid kursplaceringen vet vilka kurser som blir aktuella för eleven att starta med den första perioden, kan du välja att exkludera övriga kurser och koppla dessa till kurspaketet via studerandeadministrationen istället. Om du inte vet vilka kurser eleven ska starta med eller om kurspaketet ryms inom en period, kursplacerar du utan att exkludera några kurser.

Exkludera kurser vid kursplacering 1. Klicka ”Exkl.grupp”

2. Bocka i de kurser som startar kommande perioder (2:X, 3:X osv) 3. Klicka Exkludera

(17)

Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3

1. Välj period, skola, skolform och klicka på hämta 2. Välj kurspaket

3. Bocka ur de kurser du INTE vill koppla till eleven. Var särskilt uppmärksam på om det finns eventuella kurser som exkluderats från ansökan/antagning och som eleven därmed inte får läsa

4. Klicka på Koppla paket

5. Klicka på flik Grupphantering (3) och registrera start- och slutdatum på grupperna

6. Obs! Registrera också individuell kursdel på kurspaketet;

2:3, 3:3 osv

Koppla nya grupper till kurspaket

Om en grupp ska läggas till och kopplas till ett kurspaket efter att du har kursplacerat elever, behöver detta ske i rätt ordning.

1. Skapa den nya gruppen

2. Koppla den till kurspaketet genom Grupprelationer

3. För att koppla en elev till den nya gruppen tillhörande ett kurspaket kan du göra enligt punkt 1-6 under rubrik ”Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3”

(18)

Kursdelar

Om en kurs sträcker sig över flera perioder (halvårsskiften), registreras kursdelar. För grundläggande och gymnasiala kurser räknar vi ut hur många veckor och poäng eleven ska registreras på, på var sida om periodbrytet. Det är elevens studietakt som avgör hur många veckor och poäng som registreras.

För elever som läser sfi registreras också kursdelar, med oförändrat antal timmar.

Exempel:

(19)

Kursplacera elev till samma kurs flera gånger

En elev kan endast kursplaceras en gång per grupp (unikt gruppnamn) och skola under samma period. Om en elev blir antagen till samma kurs flera gånger under samma period, hos samma skola, skapar man ett unikt gruppnamn genom att lägga till mellanslag och bokstaven ”A”. Detta gäller för alla typer av grupper.

1. Sök fram aktuell grupp via Studerandeadministration/Grupp. Klicka på knappen ”Ny/Behåll”

för att kopiera gruppen.

2. Lägg till mellanslag och bokstaven ”A” i gruppnamn

1 2

(20)

Frånvaro, registrera grupp GY och GRN

1. Börja med att skriva in kurskoden KGYORI1SJ för GY och GRNORI2SJ för GRN och klicka på sök. Gruppen ”Frånvaro CSN-rapportering” visas då

2. Välj period, t ex V18 för GY och GRN

3. Fyll i gruppnamn t ex ”FRÅNVARO1”. Om en elev anmäler frånvaro flera gånger under samma period registreras ”frånvaro-kurs” med gruppnamn ”FRÅNVARO2” osv.

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Annat, Skolform

5. Bocka i Rapporteras till CSN. (OBS viktigt! Ingen bock till SCB) 6. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel)

7. Spara

1 2

3

4

5

6

7

(21)

Frånvaro, registrera grupp SFI

1. Börja med att skriva in kurskoden FIKTIV och klicka på sök. Ändra texten på raden för Beskrivning till ”Frånvaro sfi”

3. Fyll i gruppnamn t ex ”FRÅNVARO SFI”. Om en elev anmäler frånvaro flera gånger under samma period registreras ”frånvaro-kurs” med gruppnamn ”FRÅNVARO2 SFI” osv.

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Annat, Skolform.

Max antal elever kan lämnas tomt.

5. Spara 1

2 3

4

5

(22)

Frånvaroanmälan och åter i studier Frånvaroanmälan

När en elev har gjort en frånvaroanmälan, skickas ett brev om frånvaroanmälan enligt Rutiner och riktlinjer till elevens e-post via Alvis. Tips – lägg in standardbrev om frånvaroanmälan under e- postmallar i Mina inställningar i Alvis, se rubrik ”E-post-mallar”.

Åter i studier efter frånvaro GY och GRN

Flytta fram slutdatum för pågående kurs motsvarande frånvaroperioden, när eleven meddelar att hen är ”åter i studier”.

Registrera en ”frånvaro-kurs” under Studerande/Koppla ny grupp(4), med datum som motsvarar frånvaroperioden. Antal poäng på ”frånvaro-kursen” ska motsvara antal veckor eleven har varit frånvarande och den studietakt eleven är antagen på. I exemplet nedan studerar eleven på 100% och har en veckas anmäld frånvaro.

Om eleven är antagen till ytterligare kurser, flyttas de fram motsvarande frånvaroperioden.

Åter i studier efter frånvaro SFI

Registrera en ”frånvaro-kurs” under Studerande/Koppla ny grupp(4), med datum som motsvarar frånvaroperioden. Antal timmar ska vara 0.

(23)

Studieuppehåll, registrera grupp GY, GRN, SFI

1. Börja med att skriva in kurskoden FIKTIV och klicka på sök. Ändra texten på raden för Beskrivning till exv ”Studieuppehåll GY”

3. Fyll i gruppnamn och skolform, exv ”STUDIEUPPEHÅLL GY”

4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Spara

1 2 3

4

5

(24)

Studieuppehåll, studerandeadministrationen

Informera om att eleven själv ansvarar för att kontrollera hur studieuppehållet påverkar eventuellt studiemedel från CSN.

Eleven läser en grundläggande eller gymnasial kurs:

Registrera studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras i Alvis mellan två kurser med 0 poäng. Om studieuppehållet infaller under tiden för ny period i Alvis, skapas kursdelar 1:2, 2:2 precis som för en ordinarie kurs, se exempel nedan.

Eleven läser SFI:

Registrera studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras med 0 timmar och ligger parallellt med SFI-studierna, se exempel nedan.

Beslut om studieuppehåll längre än 8 veckor tas av Vuxnas lärande. För SFI-elever som önskar studieuppehåll längre än 8 veckor hanterar Vuxnas lärande även registreringen av studieuppehållet.

Ändra studietakt GY och GRN

Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) 1. Klicka på symbolen med pennan under kolumn Status

2. Ändra Datum till datum då eleven ansökt om ändrad studietakt 3. Ändra Slutdatum motsvarande antal veckor för önskad studietakt

4. Spara

(25)

Sida 25 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun Meddela eleven när ändringen är genomförd samt det nya slutdatumet för kursen. Informera om att eleven själv ansvarar för att kontrollera hur ändringen påverkar eventuellt studiemedel från CSN.

Om kurstiden sträcker sig över periodslut, delas kursen upp i kursdelar, ex 1:2 och 2:2. Poängen räknas då om till att motsvara antal veckor på respektive kursdel, se exempel sänkning av studietakt från 100% till 50% nedan:

Statusregistrering

Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3)

Klicka på symbolen för redigera status (pennan) och välj aktuellt status:

Ej påbörjat

Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till kursen utan att meddela förhinder. Registreras med samma statusdatum som datum för individuell kursstart och registrering ska ske senast en vecka efter kursstart. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) registreras ej påbörjat på kursdel 1:2 och återbud på kursdel 2:2. För elever som är antagen till kurspaket registreras ej påbörjat på aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud.

Prövning

Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till prövningen utan att meddela förhinder. Ej påbörjat registreras med samma statusdatum som prövningsdatum och ska registreras senast en vecka efter prövningsdatum.

Återbud

Elev kan lämna återbud till en kurs till och med dagen innan startdatum. Statusdatum ska alltid vara ett datum före startdatum. Återbud ska registreras senast en vecka efter kursstart.

Prövning

Återbud registreras före prövningsdatum när eleven meddelat återbud.

Slutförd

Status slutförd ska registreras på alla kurspaketsgrupper och orienteringskurser. När utbildningen är avslutad registreras status slutförd på samtliga kurspaketsgrupper/kursdelar. Statusdatum ska alltid vara samma som slutdatum för kurspaket respektive orienteringskurs. Slutförd ska registreras senast en vecka efter att kurspaket/orienteringskurs är slutförd. Vid tveksamhet kontakta VL.

(26)

Avbrott och avbrottsorsaker

Välj ”Avbrott” i kolumn Avbrott under registrera status och välj aktuell avbrottsorsak. Avbrottsorsak måste alltid anges vid avbrottsregistrering. Statusdatum ska vara dagen efter att eleven senast var aktiv i studier.

Avbrottsorsaker som skolan registrerar:

Arbete (AR) Arbetspraktik (AP) Andra studier (AS) Annan orsak (AN) Byte kommun (BK) Uteblivit (UB)

Avbrottsorsaker som beslutas och registreras av Vuxnas lärande:

Studieuppehåll -sfi >8 veckor (SU) Upphörande (UH)

Studieförsäkran

Under Notifieringar på Alvis startsida kan du se om det finns elever med kursstarter som saknar studieförsäkran från skolan. Notifieringen visar om det finns antagna elever där datum för individuell kursstart har passerat. Studieförsäkran kan inte registreras innan kursen har startat. Samtliga

kursdelar måste intygas. Detta innebär att skolan registrerar studieförsäkran både på kursdel 1:2 och 2:2 i de fall en kurs delas upp i kursdelar på grund av ett periodbryt (halvårsskifte). Studieförsäkran registreras på kursdel 2:2 samtidigt som detta görs på kursdel 1:2. Det får inte finnas något glapp mellan kursdelarna.

Klicka på Excel-symbolen för att få fram en lista över aktuella kursdeltagare på din skola. Intygande av påbörjade studier ska registreras skyndsamt, då detta påverkar när de studerande kan få sitt studiestöd utbetalt.

(27)

För att kunna studieförsäkra en kursdeltagare på kursdel 2:2, måste gruppen markeras för

”Studieförsäkran CSN innan start”.

I Alvis kan man registrera studieförsäkran på flera olika ställen; Studerande, Grupp, Lärarfunktioner och Klassrum. Registrering av studieförsäkran markeras med en färgsymbol; grön, gul respektive röd boll på raden för aktuell kurs och kursdeltagare.

• Röd boll = Försäkran att elev inte studerar, rapporteras som Nej till CSN

• Gul boll = Försäkran saknas, rapporteras som Nej till CSN

• Grön boll = Försäkran att elev studerar, rapporteras som Ja till CSN Exempel på registrering av studieförsäkran via

Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3):

1. Välj Registrera studieförsäkran genom att klicka på listpilen bredvid Status

2. Bocka för den kurs som du ska intyga att eleven är i studier (eller inte är i studier) 3. Välj Registrera studieförsäkran Ja eller Nej och klicka på Spara

(28)

Sida 28 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun 4. Symbolen för studieförsäkran ändrar nu färg till grön respektive röd

Studieomfattning för yngre studerande

Markera studieomfattning i Alvis för elever med studiehjälp (yngre än 20 år). Studieomfattning anges som heltid (H) eller deltid (D).

1. Fyll i studieomfattning heltid (H) eller deltid (D) 2. Klicka på spara

Läs- och skrivinlärning (sfi)

1. Välj deltagit respektive ej deltagit i läs- och skrivinlärning inom sfi 2. Klicka på spara

1

2 1

2

(29)

Betygsättning och betygskatalog Betygsregistrering

1. Sök fram gruppen där du har elever som ska betygsättas via

Studerandeadministration/Lärarfunktioner[Sök fram gruppen]/Betygsättning(4)

2. Skriv in betyget i kolumn Betyg. Betygsdatum fylls automatiskt med elevens individuella slutdatum. Klicka på spara.

3. Signera betyg genom att ange ditt lösenord till Alvis Kungsbacka och klicka på Signera. Du får en bekräftelse på skärmen om att uppdateringen har genomförts.

4. Lås betyget genom att klicka på knappen Lås betyg. Du får en bekräftelse på skärmen om att betyget har låsts och en blå boll visar att betyget är låst.

(30)

Betygskatalog

1. Utskrift av betygskatalog gör du via Studerandeadministration/Lärarfunktioner [Sök fram gruppen]/Betygskatalog(8)

2. a) Fyll i lärarens namn enligt instruktionen i Alvis.

b) Välj ”Skolformens standardtext”.

c) Bocka i rutan framför elevens/elevernas personnummer och klicka på skriv ut. Flera elever kan finnas på samma betygskatalog.

Nationella prov, registrering

Studerandeadministration/Lärarfunktioner[sök fram aktuell

grupp]/Betygsättning(4)/[Nationella prov. Följ instruktionen i Alvis.

(31)

Genomförda prov och registrerade provresultat syns också per studerande under Studerandeadministration/Studerande/[sök fram eleven]/Översikt(9)

Studerande-id

Varje elev i Alvis har ett unikt studerande-id. Detta kan man använda för att söka fram en elev, precis som med ett personnummer via Studerandeadministration/Studerande

1. Klicka på Utökad sökning

2. Fyll i Studerande-id och klicka på Sök

Studerande-id i Alvis är unikt för varje elev. Studerande-id finns under flik Studerande(2).

(32)

E-postmallar

1. Klicka på den ”lilla gubben” (=Mina inställningar) till höger i bild på startsidan 2. Välj flik Epost-mallar (3)

3. Klicka på knappen Ny

4. Namnge din mall, t ex brev vid sjukanmälan 5. Skriv in texten

6. Klicka på Spara

När du klickar på symbolen för e-post på elevens profil kan du välja vilken mall du vill använda och skicka.

1

2

3 4

5

6

(33)

Folkbokföringsuppslag

Studerandeadministration/Studerande/Studerande(2)

1. Senaste folkbokföringsuppslag

2. Adresslogg visar de adresser som eleven varit folkbokförd på (klicka) 3. Klicka på knappen Navet för att uppdatera folkbokföringskommun, spara

1 2 3

(34)

Ekonomi

Inför varje månadsfrysning och slutfrysning görs en priskontroll senast en vecka innan

frysningsdatum för GRN och GY. För SFI motsvarar priskontrollen att klarmarkera närvarotimmar månadsvis i efterskott. Preliminära datum för frysning finns i frysningsschema:

Ekonomi/Ekonomiunderlag/Ekonomikörning(1) [välj aktuellt frysschema].

Priskontroll inför frysning (GRN, GY)

Ekonomi/Ekonomiunderlag/Priskontroll(3)

1. Välj Frysschema i listan 2. Bocka i radioknappen Grupper 3. Klicka på knappen Kontrollera

4. Åtgärda grupper som saknar bransch eller lärmetod. Meddela Vuxnas lärande om det inte går att registrera uppgiften eller om prisgrupp saknas. Om listan är tom eller endast grupper för studieuppehåll och sjukregistrering, så är allt OK.

Klarmarkera närvarotimmar Sfi och registrera språkpraktiktimmar

Klarmarkering av SFI-månad innebär att månaden räknas med för ekonomisk ersättning och att statistik rapporteras till SCB. SFI-grupperna måste klarmarkeras senast 1 vecka efter månadens slut, dvs både närvaro och de faktiska timmar som eleven erbjudits för föregående månad klarmarkeras

(35)

Sida 35 av 38 Bilaga 3, Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun senast den 7:e varje månad, för att rätt ekonomiskt utfall ska ske. I samband med klarmarkering av närvarotimmar och erbjudna timmar registreras också eventuella språkpraktiktimmar.

Sök fram och välj aktuell SFI-grupp via Studerandeadministration/Lärarfunktioner/

Klicka på flik Frånvaro månadsvis (6) och därefter på månad som ska rapporteras.

1. Välj aktuell månad genom att klicka på den

2. Fyll i faktiska erbjudna timmar och faktiska erbjudna språkpraktiktimmar på varje elev i gruppen (ej schablonmässigt antal erbjudna timmar)

3. Fyll i frånvarotimmar och frånvaro språkpraktiktimmar på varje elev i gruppen 4. Klicka på spara

När alla faktiska erbjudna och frånvarande timmar är registrerade för aktuell månad är det dags att klarmarkera.

(36)

1. Välj aktuell månad genom att klicka på den 2. Bocka i kryssrutan framför ”Klarmarkera XX 2017”

3. Klicka på Spara

4. Nu kan du se en grön boll vid aktuell månad som indikerar att månaden är klarmarkerad på den aktuella gruppen.

(37)

Återbetalning avslutande kursdel (GRN, GY)

Ekonomi/Ekonomiunderlag/Ekonomikörning(1)

1. Välj aktuellt Frysschema, exv ”vux vår 21”

2. Välj Period ”Alla perioder”

3. Skola

4. Filtyp, bocka i ”Per studerande och grupp”

5. Fryst/skarp data, bocka i ”Skarp data”

6. Frysning, välj ”210701-210731 Slut”

7. Bocka i ”Återbetalning Antagen avslutande kursdel”

8. Klicka på Excel-knappen

Excel-tabellen visar alla elever som ligger registrerade på en avslutande kursdel för den aktuella perioden och som inte är betygsatta. Detta betyder att ersättningen kommer att krediteras vid slutfrysningen om kursen inte betygsätts. Om det är någon elev som felaktigt ligger registrerad som antagen, men egentligen ska vara registrerad med en annan status, registreras detta enligt Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun.

Betalningsunderlag

När månadsfrysning eller slutfrysning är gjord genererar Alvis ett betalningsunderlag som underlag för fakturering.

(38)

Klicka på knappen Betalningsunderlag och Alvis öppnar en pdf-fil i nytt fönster.