Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2014-11-24
Bo Johansson Sidan 1 av 3
arkivarie 08-579 216 51
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0642 KS-1 Diariekod: 034
Kommunstyrelsen
Delegation till kommundirektören att avropa ett IT- system för digital arkivering (e-arkiv)
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Kommunstyrelsen delegerar till kommundirektör Katarina Kämpe att avropa ett IT-system för digital arkivering (e-arkiv) från Sveriges Kommuners Inköpscentral/Kommentus (SKI/Kommentus) ramavtal.
Sammanfattning
Sollentuna kommun har under våren 2014 tillsammans med Järfälla, Upplands Väsby, Täby och Vallentuna kommuner deltagit i ett
samarbetsprojekt i syfte att upphandla ett e-arkiv. Projektet har resulterat i ett beslut att genom förnyad konkurrensutsättning avropa gentemot det ramavtal som SKI/Kommentus har upphandlat. Avrop kommer att göras gemensamt av kommunerna med syfte att få en gemensam leverantör, men varje kommun kommer att ha ett eget avtal.
Kostnaden för inköp av e-arkiv är beräknad till 6 miljoner kronor. Under förutsättning att medel beviljas i budget för 2016 kommer kommunen att avropa gentemot SKI/Kommentus ramavtal. Eftersom den beräknade kostnaden överstiger beslutad nivå som ger kommundirektören rätt att avropa måste kommunstyrelsen delegera detta (delegationsordningen 9.7.1b).
Att kommundirektören föreslås få delegation i denna fråga beror på att det är olika regler inom kommunerna. En analys redovisas i bilaga 1
”Kommentarer till projektdirektiv – förutsättningar för gemensam
upphandling av e-arkiv” sid 9. Av praktiska skäl och för att kunna beräkna projektets tidplan och arbete är det viktigt att kommunerna beslutar om frågan på ett så likartat sätt som möjligt och vid samma tidpunkt. Det blir praktiskt krångligt att skriva fram ett beslut till kommunstyrelsen i
Sollentuna om det hos övriga kommuner är respektive kommundirektör som tar beslutet.
Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade. 2011-09-07 följande:
• att förbinda sig att avropa från det ramavtal avseende e-arkiv som IT-Forum (inom Kommunförbundet Stockholms län) skulle upphandla
Godkänt dokument, ,
Tjänsteutlåtande
2014-11-24
Dnr 2014/0642 KS-1 Sidan 2 av 3
• att parallellt genomföra ett projekt för att förbereda och införa ett e- arkiv i kommunen.
Dessa beslut innebar i praktiken att kommunen beslutade att införa e-arkiv när ett ramavtal fanns och pengar fanns i budget. Under 2012 genomförde kommunen en förstudie inkluderande ett kostnadsförslag för e-arkiv och under 2013/2014 har flera arbeten gjorts med att klarlägga vilken
information som ska arkiveras i digital form och vilka juridiska, verksamhetsmässiga och praktiska förutsättningar som krävs vid en arkivering i digital form.
IT-Forum beslutade 2012 att be SKI/Kommentus genomföra en
ramavtalsupphandling kring e-arkiv och under hösten 2013 fanns möjlighet att genom förnyad konkurrensutsättning göra avrop.
Parallellt har kommunen fört diskussioner med flera grannkommuner kring arbetet med att införa e-arkiv. För att effektivisera och underlätta arbetet beslutade därför Järfälla, Sollentuna, Täby, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner att starta ett samarbetsprojekt (febr. 2014) syftande till att ta fram ett förfrågningsunderlag inför kommande avrop från SKI/Kommentus ramavtal. Under arbetet fördjupades diskussionerna att också samarbeta kring genomförande av avrop och vid kommande förvaltning av e-arkiv.
Därför beslutade styrgruppen för projektet att kommunerna ska genomföra en gemensam förnyad konkurrensutsättning (avrop). Varje kommun ska ha ett eget avtal, men leverantören ska vara gemensam för samtliga fem kommuner.
Kostnadsberäkning
Kostnaderna för ett sådant avrop har beräknats till c:a 6 miljoner kr. Detta avser införskaffande, uppsättning och konfiguration av IT-system samt 1-2 piloter. E-arkivet kommer att införskaffas som tjänst och ett avrop kan ske under förutsättning att medel beviljas i budget.
Kostnaden är en beräkning. Inom samarbetsprojektet genomfördes en analys av investeringskostnader hos myndigheter som infört e-arkiv. Den visar på en mycket stor spännvidd och att det är svårt att dra några säkra slutsatser.
Analysen kan läsas i bilaga 1 Kommentarer till projektdirektiv – förutsättningar för gemensam upphandling av e-arkiv.
E-arkivet som en del av kommunens e-förvaltning
Ett införande av e-arkiv skapar underlag för en gemensam lagring av information som är tillgänglig för samtliga handläggare i kommunen. E- arkivet ökar också möjligheten att tillgängliggöra information. Den information som levereras till e-arkivet ska uppfylla vissa krav, t.ex.
filformat och struktur, dels för att klara kraven på bevarande, dels för att kunna återsökas utan hjälp av olika verksamhetssystem.
Införande av e-arkiv i kommunen innebär att handläggare själva kan söka och hämta information om inte juridiska hinder föreligger. Detta bidrar till
Godkänt dokument, ,
Tjänsteutlåtande
2014-11-24
Dnr 2014/0642 KS-1 Sidan 3 av 3
en effektivare beredning med bättre underbyggda beslut. E-arkivet öppnar också för att på sikt ge allmänheten möjlighet att söka i arkiverade
handlingar via extern webb. T.ex. att en privatperson själv kan eftersöka sitt betyg.
Ett e-arkiv ligger därför väl i linje med följande mål som Sveriges
Kommuner och Landsting antagit: 1) enklare vardag för privatpersoner och företag, 2) smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och
delaktighet samt 3) högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.
I bilaga två beskrivs ytterligare de krav som ställs på informationen som hanteras i kommunen.
Katarina Kämpe Bo Johansson
Kommundirektör
Bilagor:
1 Kommentarer till projektdirektiv – förutsättningar för gemensam upphandling av e-arkiv
2 Kommunens krav på hantering av digital information
Godkänt dokument, ,
