Revisionsrapport
Sophie Karlsson Simon Löwenthal September 2018
Granskning av bidrag
och stöd till föreningar
Sollentuna kommun
Innehåll
Bedömning och rekommendationer ... 2
1. Inledning ... 5
1.1. Bakgrund ... 5
1.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål ... 5
1.3. Revisionsmetod och avgränsning ... 5
2. Allmänt om kommunens föreningsbidrag ... 7
2.1.1. Äldre- och omsorgsnämnden ... Error! Bookmark not defined. 2.1.2. Individ- och familjeomsorgsnämnden ... Error! Bookmark not defined. 2.1.3. Kultur- och fritidsnämnden ... Error! Bookmark not defined. 3. Granskningsresultat ... 10
3.1. Föreningsbidrag inom kultur- och fritidsnämnden ... 10
3.1.1. Organisation och ansvarsfördelning ... 10
3.1.2. Bidragsstorlek, former av stöd och dess riktlinjer ... 10
3.2. Handläggning av ansökningar och uppföljning av bidrag ... 13
3.3. Utbetalningsrutiner ... 15
3.4. Stickprov och verifiering ... 15
Bedömning och rekommendationer
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna Sollentuna kommun genomfört en granskning av kommunens stöd och bidrag till föreningar. Handläggningen är i hög grad delegerad och området bedöms även vara förtroendekänsligt varför revisorerna anser en granskning vara motiverad.
Efter genomförd granskning är den sammanfattade bedömningen avseende kultur- och fritidsnämnden att den interna kontrollen avseende utbetalningsrutinerna för bidrag delvis är tillräcklig. Vidare bedöms att uppgifterna i redovisningarna är aktuella,
fullständiga och rättvisande.
Vad gäller socialnämnden bedömer vi att den interna kontrollen avseende
utbetalningsrutinerna för bidrag delvis är tillräcklig. Vidare bedöms att uppgifterna i redovisningarna är aktuella, fullständiga och rättvisande.
Avslutningsvis bedömer vi att vård- och omsorgsnämnden delvis har en tillräcklig intern kontroll avseende utbetalningsrutinerna för bidrag. Uppgifterna i redovisningarna bedöms vara aktuella, fullständiga och rättvisande.
Den sammanfattande bedömningen grundar sig på bedömning av fyra kontrollmål. Dessa kontrollmål har bedömts genom intervjuer, dokumentstudier och verifiering av
genomförda utbetalningar mot gällande bidragsnormer och underliggande underlag.
I tabellen nedan presenteras bedömningen av respektive kontrollmål.
Kontrollmål Bedömning
Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring
hantering och attest av bidrag/stöd.
Uppfyllt
Bedömningen baseras på att samtliga granskade nämnder har gällande
bidragsregler samt att nämnden beslutar om bidrag.
Rutinerna säkerställer en tillfredsställande dualitet (sk.
tvåhandsprincip) samt hantering av jävsproblematik.
Uppfyllt
Bedömningen baseras på att nämnden fattar beslut om bidrag inom
socialnämnden, vård- och
omsorgsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden.
Det finns kontroller som
säkerställer att utbetalningarna baseras på fastställda regler/beslut.
Delvis uppfyllt
Bedömningen baseras på att information inte inhämtas för bidrag till
ungdomsorganisationer avseende
betalande medlemmar, vilket är ett krav för att vara en stödberättigad förening. Inom resterande områden genomförs kontroller av att föreningarnas ansökningar uppfyller fastställda riktlinjer för bidrag.
Däremot noteras att ett av de granskade kulturbidragen inte innehåller all
dokumentation som krävs enligt bidrags- reglerna.
För socialnämnden visar stickproven på att de ansökningar som inkommit är korrekta.
Det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av bidragsutbetalningar.
Delvis uppfyllt
Socialkontoret har en systematisk uppföljning av utbetalade bidrag. Inom resterande nämnder sker ingen
dokumenterad uppföljning. Kulturbidragen följs enligt uppgift upp i samband med nästa års ansökan.
Vård- och omsorgsnämnden har bedömt att arbetskostnaden för att genomföra uppföljningar är för hög i förhållande till bidragets storlek.
Vår stickprovskontroll visar att granskade utbetalningar överensstämmer avseende beslut och faktisk utbetalning till respektive förening. Vi har även kontrollerat
föreningarnas angivna kontonummer. I ett fall fanns inte plusgironumret i den
Rekommendationer
Utifrån de iakttagelser som gjorts inom ramen för denna granskning lämnas följande rekommendationer.
Vi rekommenderar att kultur- och fritidsnämnden säkerställer att förvaltningen genomför årliga stickprovsuppföljningar av utbetalade bidrag.
Vi rekommenderar att kultur- och fritidsnämnden säkerställer att förvaltningen genomför och dokumenterar systematiska stickprovsuppföljningar av utbetalade bidrag.
officiella sökkällan, vilket innebär att vi inte kan bekräfta att det tillhör föreningen.
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Sollentuna kommun stödjer föreningslivet på flera olika sätt. Bidrag kan sökas av ideella föreningar. Såväl kulturföreningar som idrotts- och ungdomsföreningar kan ansöka om stöd liksom föreningar med verksamhet för ungdomar med funktionsnedsättning.
Handläggningen är i hög grad delegerad och området bedöms även vara förtroendekänsligt varför revisorerna anser en granskning vara motiverad.
Granskningen inriktas mot att bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningsrutinerna inom ovanstående områden är tillräcklig och redovisningen rättvisande. Fokus ligger på om det finns kontroller som säkerställer att utbetalningarna baseras på fastställda regler/beslut, att rutinerna säkerställer dualitet (tvåhandsprincip) och att beredskap för hantering av eventuell jävsproblematik finns etablerade samt om löpande uppföljning och avstämning av bidrag sker för att säkerställa en korrekt utbetalning.
1.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål
Syftet med granskningen är att bedöma följande två revisionsfrågor:
Är den interna kontrollen avseende utbetalningsrutinerna för bidrag tillräcklig?
Är uppgifterna i redovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande?
Granskningen sker inom kultur- och fritidsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt socialnämnden. För att besvara revisionsfrågorna och därmed uppnå syftet med
granskningen har följande kontrollmål formulerats:
Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering och attest av bidrag/stöd.
Rutinerna säkerställer en tillfredsställande dualitet samt hantering av jävsproblematik.
Det finns kontroller som säkerställer att utbetalningarna baseras på fastställda regler/beslut.
Det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av bidragsutbetalningar.
1.3. Revisionsmetod och avgränsning
Granskningen har skett genom intervju med berörda handläggare (5 st) samt genomgång av befintliga system och rutiner för utbetalning. Genomgången syftar bl.a. till att kartlägga vilka kontroller som finns inbyggda för att säkerställa en tillfredsställande hantering. För att säkerställa att system och rutiner för utbetalning fungerar på avsett sätt sker en verifierande granskning för ett urval utbetalningar samt i förekommande fall test av befintliga kontroller.
Granskningen avser den bidragsgivning som sker till ideella föreningar. Granskningen avgränsas till kultur- och fritidsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt
socialnämnden. Granskningen har genomförts under maj och juni 2018. Stickproven behandlar utbetalningar under 2018.
Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de inblandade och intervjuade i granskningen.
2. Allmänt om kommunens föreningsbidrag
I Sollentuna kommun finns föreningsbidrag inom följande nämnder:
Föreningsbidrag inom kultur- och fritidsnämnden
Föreningsbidrag inom vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde
Föreningsbidrag inom socialnämndens verksamhetsområde
2.1.1. Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden fördelar bidrag till föreningar i Sollentuna som i organiserad form bedriver verksamhet inom nämndens verksamhetsområde. Kultur- och
fritidsnämnden delar upp bidraget i följande kategorier:
Kulturföreningar
Handikapporganisationer och andra föreningar i Sollentuna som bedriver verksamhet för handikappade inom Sollentuna
Bidrag till ungdomsföreningar
Kulturföreningar kan årligen ansöka om verksamhetsbidrag samt löpande under året söka stöd till kulturarrangemang. Idrotts- och ungdomsföreningar kan ansöka om
aktivitetsstöd (2 gånger per år), lokalstöd (årligen) och utbildningsstöd (årligen). Slutligen kan föreningar med verksamhet för personer med funktionsvariationer ansöka om
aktivitetsbidrag och lokalbidrag.
För att kunna söka stöd ska kulturföreningar bland annat ha:
Varit verksam under minst ett år
Minst 14 medlemmar. Föreningar som bedriver utåtriktad verksamhet av exempelvis stor betydelse för kommunens kulturmiljö kan beviljas bidrag om medlemsantalet är färre än 14.
Minst hälften av medlemmarna boende i Sollentuna
Årlig medlemsavgift.
Ungdomsföreningar ska bland annat ha:
Sin huvudsakliga verksamhet i Sollentuna samt vara anslutna till riksorganisation som erhållit statligt organisationsstöd eller godkänts som stödberättigad av kultur och fritidsnämnden
Minst 20 redovisade medlemmar i åldern 7 – 20 år som deltagit i minst 10 av förenings bidragsberättigade aktiviteter. För att räknas som en medlem måste personen betala en medlemsavgift om minst 50 kronor.
Minst 51 % av medlemmarna bosatta i Sollentuna.
Organisationsnummer från skattemyndigheten och plus eller bankgiro i föreningens namn.
Handikapporganisationer ska bland annat ha:
Kontinuerlig verksamhet
Bedriva verksamhet i Sollentuna eller ha medlemmar boende i Sollentuna kommun.
2.1.2. Vård- och omsorgsnämnden
Vård- och omsorgsnämnden föreningsbidrag kan fördelas till frivilliga föreningar inom nämndens verksamhetsområde.
För att kunna söka föreningsbidrag ska föreningen bland annat:
Ha kommuninvånare i Sollentuna kommun som medlemmar eller rikta sig till personer över 65 år som bor i Sollentuna
Vara ett komplement till vård- och omsorgsnämndens eget arbete
Vara öppna för alla kommuninvånare som faller inom ramen för organisationens verksamhet
Ha ett plusgiro- eller bankgirokonto, eller ett bankkonto i förenings namn Bidrag beviljas per kalenderår och aktuell ansökningstid samt bestämmelser för föreningsbidrag annonseras i lokaltidningen samt på kommunens hemsida.
2.1.3. Socialnämnden
Socialnämnden kan bevilja föreningsbidrag till frivilliga organisationer vars verksamhet sammanfaller med socialnämndens ansvarsområde och som har kommuninvånare i Sollentuna kommun som medlemmar/deltagare.
För att kunna söka föreningsbidrag ska föreningen bland annat:
Vara ett komplement till socialnämndens egna verksamheter
Vara öppen för alla kommuninvånare som faller inom ramen för organisationens verksamhet.
Ha ett organisationsnummer och ett plusgiro eller bankgirokonto i förenings namn
De föreningsbidrag som socialnämnden beviljar är tvååriga och ansökan görs således vartannat år. Socialnämnden kan i enstaka fall bevilja undantag från de allmänna reglerna om kommunen bedömer att föreningens verksamhet är särskilt angelägen. Vid dessa fall ska beslut motiveras och det ska tydligt framgå vad som gör föreningens arbete angeläget i den grad att reglerna kan undgås.
3. Granskningsresultat
3.1. Föreningsbidrag inom kultur- och fritidsnämnden
3.1.1. Organisation och ansvarsfördelning
Kultur och fritidsnämnden i Sollentuna ansvarar för kommunens fritidsverksamheter, där verksamheter för barn och unga är särskilt prioriterade. Ansvarsområden innefattar bland annat drift och underhåll av fritidsanläggningar och arenor för sport, samt bidrag till föreningslivet.
På uppdrag av kultur och fritidsnämnden arbetar kultur- och fritidskontoret med utveckling av kultur- och fritidsområdet i Sollentuna, där bidrag till föreningar och organisationer bland annat ingår. Kultur- och fritidskontoret leds av förvaltningschefen och består sedan av ett kulturspår och ett idrottsspår samt en stab som arbetar med administration och kommunikation. I kultur- och fritidsnämndens delegationsordning, reviderad 2017-02-23, framgår att förvaltningschef, kultur- och ungdomschef samt idrottschef har rätt att fatta beslut om bidrag till föreningar och dylikt som inte överstiger 35 000 kr. Vidare är det kultur – och fritidsnämnden som utefter de regler som finns beslutar vilka som får bidrag. Under granskningen har det uppgivits att idrottschef ansvarar för bidrag till idrottsföreningar och handikappföreningar medan kultur- och ungdomschef ansvarar för bidrag till kulturföreningar. Förutom idrottschef finns en idrottskonsulent som handlägger bidragen.
3.1.2. Bidragsstorlek, former av stöd och dess riktlinjer
Regler för de föreningsbidrag som delas ut av kultur-och fritidsnämnden i Sollentuna kommun presenteras i de tre dokumentet Regler för bidrag till ideella kulturföreningar inom Sollentuna kommun, reviderad 1999-02-25, kommunala bidrag till
handikapporganisationer och andra föreningar i Sollentuna som bedriver verksamhet för handikappade inom Sollentuna, reviderad 1993-11-13, samt Bidrag till
ungdomsorganisationer, antagen 2009-11-12. Respektive Bidrag till kulturföreningar är uppdelade i följande bidrag:
Startbidrag
Årligt verksamhetsbidrag – kulturområdet
I reglerna för bidrag till ideella kulturföreningar inom Sollentuna kommun presenteras vidare ett antal allmänna bestämmelser som föreningen måste uppfylla för att vara berättigade startbidrag respektive årligt verksamhetsbidrag. För att vara berättigad startbidrag gäller att föreningen har fastställda stadgar och en stadgeenligt vald styrelse samt att de uppfyller de punkter som gäller för årsbidrag, med undantag för punkt A (”föreningen ska ha varit verksam under minst ett år”). Startbidrag utgår enligt reglerna med 1000 kr per förningen.
För att vara berättigad årligt verksamhetsbidrag måste sju stycken villkor uppfyllas. Bland annat ska medlemskap vara öppet för alla intresserade, verksamheten ska ha sitt säte och sin verksamhet förlagd till Sollentuna och föreningen ska ha minst 14 medlemmar. Bidrag utgår inte till föreningar vars huvudsakliga uppgift är att se till medlemmars
yrkesmässiga, fackliga eller ekonomiska intressen eller till föreningar som får bidrag till kulturverksamhet av annan kommunal instans eller av den kyrkliga kommunen. Summa per föreningsbidrag preciseras inte i reglerna, det har dock uppgivits under intervju att den totala summan för verksamhetsbidrag uppgår till 150 000 kr, fördelat på cirka 22 föreningar per år. Ansökan ska innehålla: senast angivna årsmötesprotokoll,
verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, revisionsberättelse samt
verksamhetsplan för bidragsåret. Har föreningen inte tidigare ansökt om bidrag ska även stadgar inkluderas i ansökan.
Bidrag till handikapporganisationer är uppdelade på följande sätt:
Lokalbidrag
Aktivitetsbidrag
Enligt Sollentunas bidragsregler för bidrag till handikapporganisationer har organisationer där verksamheten inte kan bedrivas i kommunägd lokal eller av kommunen anvisad lokal rätt till bidrag till lokalhyra. Bidraget utgår med 80 % av årskostnaden, högst 20 000 kr/år.
I reglerna preciseras även att aktivitetsbidrag kan utgå till sammankomst som pågått minst en timme, där minst tre medlemmar har varit närvarande. Bidragsbeloppet är 45 kr per deltagartillfälle och utgår per deltagande medlem och sammankomst där minst halva antalet deltagande är handikappade.
Avslutningsvis kan ungdomsorganisationer ansöka om följande bidrag:
Aktivitetsstöd
Lokalstöd
Utbildningsstöd
Stöd till fysisk aktivitet på recept (FaR)
För att vara berättigad aktivitetsstöd ska en sammankomst vara planerad och anordnad av föreningen samt ha minst tre deltagare i åldern 7 – 20 år. Sammankomsten ska vara minst 60 minuter och innehålla gemensam samling och avslutning samt vara ledarledd.
Vissa aktiviteter såsom fester och studieverksamhet, är inte stödberättigade. Till de stödberättigade organisationerna utgår stödbelopp med 5,5 kronor per deltagartillfälle i åldern 7-12 år och 7,50 kronor i åldern 13-20 år. En ansökan om aktivitetsstöd ska innehålla en av årsmötet godkänd verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse med resultat- och balansräkning och revisionsberättelse för senast avslutat verksamhetsår.
Lokalstöd utgår till föreningar vars verksamhet inte kan bedrivas i av kommunen anvisad lokal och utgår med 80 % av lokalens årskostnad, dock högst 50 kr/medlem och
maxbelopp 4000 kr/år. Kultur- och fritidsnämnden ska godkänna lokalen.
Utbildningsstöd à 1000 kr kan sökas för ungdomar i åldern 13-20 år som genomför en utbildning som är sanktionerad av föreningens riksorganisation. Utbildningen ska omfatta någon form av ledarskap, exempelvis tränar eller domarutbildningar.
Stöd till fysisk aktivitet på recept. FaR, betalas ut med 50 kr per individ och
aktivitetstillfälle för de aktiviteter som föreningar bedriver inom ramen för FaR. Bidraget ges under förutsättningen att föreningen har utbildade FaR ledare. Föreningen ska också erbjuda subventionerad medlemsavgift på minst 300 kr/aktivitet och termin för att vara berättigade stödet.
3.2. Föreningsbidrag inom socialnämnden
3.2.1. Organisation och ansvarsfördelning
Socialnämnden i Sollentuna kommun ansvarar bland annat för följande verksamheter:
Individ- och familjeomsorg, familjerätt, socialpsykiatri och konsumentvägledning. De har även ansvar för föreningsbidrag. Under socialnämnden lyder socialkontoret som arbetar utifrån socialnämndens ansvarsområden samt rådande lagstiftning.
Föreningar, stiftelser och organiserade projekt vars verksamhet sammanfaller med socialnämndens ansvarsområde kan ansöka om föreningsbidrag från socialnämnden.
Ansökan sker via socialkontorets hemsida och ska vara inne senast den 15 oktober varje år. Det är sedan en utredare på kontoret som skriver ett tjänsteutlåtande rörande bidragen. Detta ska godkännas av socialchef och behandlas på arbetsutskottet för att sedan gå till nämnd om inga ändringar behöver göras. Normalt fattar nämnden beslut om föreningsbidrag i december vartannat år, då socialnämndens föreningsbidrag sträcker sig över en tvåårsperiod.
3.3. Föreningsbidrag inom vård- och omsorgsnämnden
3.3.1. Organisation och ansvarsfördelning
Vård- och omsorgsnämnden beviljar bidrag till frivilliga organisationer som föreningar, stiftelser och enstaka organiserade projekt vars verksamheter sammanfaller med vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde. Föreningarna ska även rikta sig till Sollentuna kommuns invånare eller till personer över 65 år som bor i Sollentuna. Ansökan ska vara inne senast den 15 oktober varje år. I bidragsreglerna anges ett antal grundläggarna riktlinjer för att en förening ska vara aktuell för bidrag. Organisationerna ska vara öppna för alla kommuninvånare, ha ett organisationsnummer samt ett plus-, bankgiro eller bankkonto i föreningens namn. Utöver dessa grundläggande principer ska varje organisationen tillsammans med ansökan lämna in föregående års bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse. Ytterligare ska även budget och
verksamhetsplan för bidragsåret biläggas till ansökan. Föreningarna kan ansöka om helt eller halvt föreningsbidrag och maximalt belopp är 15 000 kronor per år. Efter detta görs en prioritering mellan organisationerna som uppfyller kraven enligt ovan. Prioriteringen baseras på kommuninvånarnas behov av verksamheten, nämndens nytta och behov av verksamheten, antalet medlemmar/deltagare från Sollentuna samt det ekonomiska
3.4. Handläggning av ansökningar och uppföljning av bidrag
3.4.1. Kulturbidrag
När det kommer till handläggning av kulturbidrag är det kommunens kultur- och
ungdomschef som ansvarar för, och handlägger dessa. Kultur- och ungdomschefen skriver även under och attesterar beslut. Kulturförvaltningens stab administrerar sedan beslut och utbetalningar. Det finns inga dokumenterade rutiner för hur själva handläggningen ska gå till. Under intervju lyfts att regelverket för bidrag tydligt visar föreningarna vad som ska ingå i en ansökan. Som en del i handläggningen ingår således att kontrollera att den dokumentation som ska ingå i ansökan har bifogats.
Kultur- och ungdomschef uppger att vissa ansökningar kommer in i pappersform medan andra inkommer digitalt via kommunens e-tjänst. De ansökningar som inkommit
sammanställs i tabellform och ett förslag till fördelning avseende föreningsbidrag
presenteras sedan för nämnden som tar det slutgiltiga beslutet. Kultur- och ungdomschef förklarar att den listan som presenteras för nämnden även visar huruvida föreningarna möter de kriterierna som fastslås i bidragsreglerna eller ej. Vi har tagit del av ett exempel på detta. Kultur- och ungdomschef uppskattar exempelvis att ca 2-3 föreningar av de runt 22 som ansöker om verksamhetsbidrag per år får avslag, oftast på grund av att de erhåller stöd från andra förvaltningar. För arrangemangsbidrag, som kan sökas löpande under året, har kultur- och ungdomschef delegation på bidrag under 30 tkr. Alla
delegationsbeslut går till nämnden. Arrangemangsbidrag är en separat hanteringen och kan sökas av föreningar som redan erhåller verksamhetsbidrag.
Vad gäller uppföljning så genomför kultur- och fritidskontoret inte stickprovskontroller av utbetalda föreningsbidrag inom kulturområdet. Däremot framhåller kultur- och
ungdomschef att en årlig uppföljning av verksamhetsbidrag tillgodoses automatiskt då de flesta föreningar söker bidrag varje år och en ansökan måste innehålla, bland annat, en verksamhetsberättelse från föregående år. Enstaka föreningar söker endast
verksamhetsbidrag en gång. Det uppges även att kulturkontoret varje år försöker att göra besök hos några av de föreningar som söker bidrag. När det kommer till
arrangemangsbidrag uppges kontoret ha nära kontakt med föreningen i samband med aktiviteten och kan på så sätt följa upp. Arrangemangen sker ofta i lokaler som
kommunen äger, vilket även det gör att uppföljning sker naturligt.
3.4.2. Ungdomsbidrag/idrottsbidrag och bidrag till handikapporganisationer
Idrottschef och idrottskonsulent handlägger de ansökningar som inkommer gällande bidrag till ungdomsorganisationer och bidrag till handikapporganisationer. För ungdoms/idrottsbidrag kan lokalstöd sökas vid två tillfällen per år och
utbildningsstöd vid ett tillfälle. Bidrag till handikapporganisationer ansöks två gånger per år och idrottschef och idrottskonsulent uppger i intervju att de inför detta påminner föreningarna om att ansökningarna ska in. Ansökningar inkommer både digitalt och i pappersform. I handläggningen av ansökningarna har det inte stämts av om, exempelvis, föreningen uppfyller kraven för antal betalande medlemmar, vilket är ett grundläggande krav för att räknas som stödberättigad förening. Idrottskonsult förklarar med anledning
av detta att kontroller görs i förekommande fall och alltid med nya föreningar som söker bidrag för första gången.
Kultur- och fritidskontoret försöker få in alla ansökningar för ungdomsbidrag via APN.
Alla ansökningar registreras i systemet Public 360, som är ett system för
idrottsföreningar. Systemet känner exempelvis av om en person skulle registreras på två olika platser samma period och förhindrar på så sätt dubbla utbetalningar. Från APN hämtas information om deltagare och träffar till Fri4, vilket används som bokningssystem och föreningsregister. Idrottschef och idrottskonsulent uppger att det alltid är två
personer som arbetar med överföring från APN till Fri4 för att säkerställa att allt stämmer. De framhåller också att en extra kontroll alltid görs i de fall som någon förenings deltagarlista eller antal träffar avviker markant. Som exempel nämns en handikappförening där de hade anledning att tro att ansökan inte stämde och en extra kontroll därför gjordes. Granskningar uppges således ske i förekommande fall.
3.4.3. Föreningsbidrag via socialnämnden
På socialkontoret handläggs föreningsbidrag av en utredare. För att en ansökan ska vara giltig ska den innehålla föregående års bokslut, verksamhetsberättelse och
revisionsberättelse samt budget och verksamhetsplan för bidragsåren. Utredaren uppger i intervju att hon sedan skriver utredningarna där det fastslås om de som söker har rätt till föreningsbidrag. Exempel på föreningar som kan berättigas bidrag är jourverksamhet, stöttande verksamhet eller förningar som arbetar med barn som har en förälder i fängelse.
En controller går sedan igenom ekonomin i ansökan. Denne granskar om bokföringen är enligt god redovisningssed och om allt som rör ekonomi (årsredovisning, budget och verksamhetplan för ansökningsåret) har inkommit. Socialchef ser sedan över ansökan och godkänner den.
Intervjuad utredare anger vidare att hon sammanställer ett utlåtande till nämnden där det framgår hur många medlemmar de föreningar som sökt bidrag har och hur många av dessa som bot i Sollentuna samt hur föreningens inriktning sammanfaller med nämndens verksamhetsområden.
I regler för föreningsbidrag anges att bidraget är selektivt och att varje ansökan prövas för sig. Intervjuad utredare förklarar att socialnämnden gör en sammanvägning av flera kriterier och att vikten av kriterierna därför varierar. En förening kan exempelvis ha få medlemmar men vara av stor nytta för invånarna i kommunen (kvinnojourer,
brottsofferjourer) medan en annan kan vända sig till grupper som har få möjligheter till andra sociala kontakter. En tredje kan ha många medlemmar men utöva en verksamhet som endast till viss del sammanfaller med socialnämndens, och nedprioriteras därför.
I regler för föreningsbidrag anges vidare att föreningsbidragen ska följas upp årligen och att verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning med resultat och balansräkning samt revisionsberättelse ska lämnas in i samband med att föreningen haft sitt årsmöte. Det uppges av intervjuad utredare att bidragen följs upp genom att föreningar som söker bidrag igen måste lämna in årsredovisning och verksamhetsberättelse där det ska framgå vad de har gjort för bidraget. Hon lyfter även att socialkontoret har nära samarbete med exempelvis kvinnojourer och kamratstödjarföreningar vilket gör att en dialog kring verksamheten finns naturligt.
3.4.4. Föreningsbidrag via vård- och omsorgsnämnden
På vård- och omsorgskontoret handläggs bidragen av en nämndsekreterare. Likt tidigare nämnt sker ansökan en gång per år med en senaste ansökningstid till 15 oktober.
Nämndsekreteraren går igenom ansökningarna och säkerställer att de grundläggande riktlinjerna enligt nämndens bidragsregler följs. Ytterligare säkerställs att samtliga handlingar och underlag har bilagts ansökan, i förekommande fall ombeds
organisationerna inkomma med kompletteringar. Nämndsekreteraren skriver sedan ett tjänsteutlåtande där det föreslås till nämnden vilka föreningar som ska få bidrag. För 2017 års bidrag inkom 14 ansökningar om föreningsbidrag från vård- och omsorgsnämnden.
Samtliga av dessa beviljades bidrag.
Under intervjun uppges att vård- och omsorgsnämnden tidigare gjorde uppföljningar av utbetalat bidrag använts till. I nuläget görs inte detta eftersom bidraget, maximalt 15 000 kronor per organisation och år, bedöms vara för lågt i förhållande till arbetskostnaden för att genomföra dessa uppföljningar.
3.5. Utbetalningsrutiner
3.5.1. Kulturbidrag
Kulturbidrag handläggs som tidigare nämnt av kultur- och ungdomschef. Slutsatsen efter handläggningen presenteras sedan som ett förslag för nämnden som beslutar.
Utbetalningen administreras sedan av kontorets administrativa stab. Det görs ingen dokumenterad uppföljning i form av en stickprovskontroll eller liknande. Däremot uppges att uppföljning görs i form av samtal med föreningarna.
3.5.2. Ungdomsbidrag / Idrottsbidrag och bidrag till handikapporganisationer
För ungdomsbidrag och bidrag till handikapporganisationer förklarar idrottschef och idrottskonsulent att den sammanställning av bidragsberättigade föreningar som
sammanställs i Fri4 skrivs ut och attesteras. En utskrift på attest och utbetalning sparas även. Den attesterade versionen går till ekonomiavdelningen som sedan administrerar utbetalningen. I riktlinjer för bidrag till ungdomsorganisationer konstateras att beviljat stöd efter prövning ska utbetalas till plusgiro eller bankgirokonto i förenings namn.
3.5.3. Föreningsbidrag från socialnämnden
Vid utbetalningar av föreningsbidrag följer socialkontoret den framtagna rutinen
”Utbetalning av föreningsbidrag”. I rutinen anges att den kommungemensamma blanketten ”tillfällig utbetalning” används för utbetalning av föreningsbidrag. Vidare fastställs att en sakgranskare konterar och säkerställer att följande handlingar bifogas i blanketten:
Socialnämndens beslut om beviljat föreningsbidrag.
Socialnämndens beslutsunderlag inklusive bilagor.
Kopia på sökning på föreningens plusgiro/bankgiro. Utdraget ska redovisa namn på organisationen, organisationsnummer, och adress.
Socialkontorets chef attesterar sedan blanketten Tillfällig utbetalning som tillsammans med beslutsunderlag och bilagor kopieras och sparas i ett år. Avslutningsvis konstateras att originalet ska förvaras i tio år på kommunens ekonomiavdelning.
3.5.4. Föreningsbidrag från vård- och omsorgsnämnden
Efter att beslut har tagits i nämnden är det vård- och omsorgsnämndens
nämndsekreterare som administrerar utbetalningen. Detta innebär att ett underlag för utbetalningen tas fram baserat på nämndbeslutet samt skickas till ekonomiavdelningen som genomför själva utbetalningen. Underlaget är i form av en utbetalningsblankett där information om respektive organisation framgår, exempelvis kontonummer.
3.6. Stickprov och verifiering
Komplett material till bidragsansökan har inkommit
Verifiering har skett via genomgång av bidragsreglerna som antagits av kommunen. Detta med avseende på vilka handlingar föreningarna ska inkomma med som komplement till respektive bidragsansökan. Föreningsbidrag från vård- och omsorgsnämnden inkluderas inte i stickproven då summorna inte uppgår till väsentliga belopp.
Vi har gjort ett urval av tio utbetalningar till föreningar under 2017 för att kontrollera om föreningarna har inkommit med samtliga handlingar. Vid granskningen har följande noterats:
Stickproven för kulturbidrag visar att en av föreningarna innehåller det den ska. I det andra fallet saknas ett årsmötesprotokoll för senaste årsmötet. Vi noterar även för bägge stickproven att antal medlemmar, som är ett krav, preciseras men att underlag för att säkerställa detta saknas i ansökan.
För ungdomsorganisationer som söker stöd gäller att de vid förfrågan måste ställa räkenskaper, protokoll, medlemsregister och övriga handlingar till förfogande. Inget material behöver således inkluderas vid ansökningstillfället varpå vi i stickproven inte har granskat dessa underlag. Vi konstaterar dock att de formulär som utgör ansökan i de granskade fallen är ifyllda på rätt sätt.
Vad gäller lokal- och utbildningsbidrag till ungdomsföreningar visar stickproven att aktuella föreningar i enlighet med reglerna har hyresavtal respektive underlag för genomförande av utbildning.
I stickproven för bidrag från socialnämnden noterar vi att de ansökningar vi tagit del av är korrekta. Ett stickprov avser den årliga uppföljningen som föreningarna enligt
bidragsreglerna ska skicka in varje år. Där konstaterar vi att uppföljningen är komplett.
Utbetalning har skett enligt beslut eller bidragsnormer
För att kontrollera att det bidragsbelopp som beslutas i respektive nämnd faktiskt utbetalas har vi kontrollerat mot genomförda transaktioner till de aktuella föreningarna.
Vi har verifierat att belopp överensstämmer med beslut för tio av tio bidragsutbetalningar.
Utbetalning till rätt bank- eller plusgiro
Verifiering har skett via en kontroll av angivet bank- eller plusgiro mot uppgifter från officiella sökkällor för dessa tjänster. Vid granskningen har följande noterats: För nio av tio poster har det bank- eller plusgiro vi erhållit från kommunen överensstämt med uppgifter från officiella sökkällor. Dessa bank- och plusgiro överensstämmer även med de
den officiella sökkällan, vilket innebär att vi inte kan bekräfta att det tillhör föreningen.
Enligt information från ekonomiavdelningen har bidraget betalats ut till detta kontonummer.
27 september 2018
Simon Löwenthal Anders Hägg
Projektledare Uppdragsledare
