A219.470/2015 913 Polismyndigheten
Inköpsenheten
Upphandlingssektionen Entreprenadupphandlare:
Naida Culum
6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
(Förfrågningsunderlag)
Byggtjänster för Polismyndigheten, Region Öst (Jönköping, Södermanland samt Östergötland) Säkerhetsskyddad upphandling med
säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 och nivå 2
AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12. För byggtjänsterna gäller Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, ABT 06.
AFA ALLMÄN ORIENTERING
Rubricerad upphandling genomförs för Polismyndigheten, Region Östs (Jönköping, Södermanland samt Östergötland) räkning och inbjuder Er härmed att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen www.mercell.com samt publicering på Polismyndighetens upphandlarprofil: www.Polismyndigheten.se/Aktuellt/Aktuella- upphandlingar
Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1. Observera att säkerhetsskyddsavtal nivå 1 och-/eller 2 kan komma att krävas för UE, UUE osv beroende på deras roll/uppdrag i entreprenaderna.
Upphandlingen avser Polismyndighetens behov av hyresgästs- anpassningar (byggtjänster) under ramavtalsperioden (två år med möjlighet till ett + ett års förlängning), reparationer, mindre om- och tillbyggnadsarbeten samt övrig byggverksamhet i Region Öst.
Samtliga fastigheter är belägna inom Jönköpings, Södermanlands samt Östergötlands län. Se ”Bilaga 10. Polisområden och adresser”.
Polismyndigheten har för avsikt att teckna Ramavtal med tre (3) stycken totalentreprenörer.
För Ramavtalet kommer en fast avropsordning 1, 2 och 3 per respektive ramavtalsområde att tillämpas. Den först rangordnade totalentreprenören (TE) är berättigad till avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor samt offererat anbud, se vidare ”Bilaga 4. AF Ramavtal”.
Notera vidare att denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling. Det innebär att det krävs säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 för samtliga anbudsgivare i rangordningen 1, 2 och 3. Nivå 2 kan vidare komma att krävas för UE, UUE, mm. beroende på dessas roll eller uppdrag i de kommande arbetena. Se AFB 5244.
Observera att inga volymer kan garanteras i upphandlingen.
Ramavtalets totala värde beräknas uppgå till ca 9 000 000 SEK/år fördelat enligt nedan:
Ramavtalsområde 1, Jönköpings län: ca 3 000 000 kr/år Ramavtalsområde 2, Södermanlands län: ca 3 000 000 kr/år Ramavtalsområde 3, Östergötlands län: ca 3 000 000 kr/år
För byggtjänster som beräknas överstiga 2 000 000 SEK/ per avrop förbehåller sig Polismyndigheten rätten att genomföra separata upphandlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) alternativt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).
Observera att Polismyndigheten har ett upphandlat nationellt ramavtal med NIRAS AB avseende fastighetskonsulter. Flera av nedanstående kategorier omfattas således även av det upphandlade ramavtalet med NIRAS AB. Polismyndigheten förbehåller sig därför rätten att avropa från ramavtalet med NIRAS AB.
AFA.1 Kontaktuppgifter
AFA.11 Byggherre
Polismyndigheten är vid avrop byggherre. Polismyndigheten äger rätt att efter överenskommelse överlåta entreprenaden till aktuell fastighetsägare (som då övertar rollen som byggherre/beställare).
AFA.12 Beställare
Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten.
AFA.121 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Polismyndigheten
Naida Culum
naida.culum@polisen.se
AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Anges vid respektive avrop.
AFA.2 Orientering om objektet
AFA.22 Objektets läge
Ramavtalet omfattar av Polismyndigheten förhyrda lokaler inom Region Öst (Jönköpings, Södermanlands samt Östergötlands län).
Lokalernas områdesplacering är som följer av ”Bilaga 10.
Polisområden och adresser”.
Det kan tillkomma och avgå lokaler/områden under Ramavtalsperioden.
Arbeten kan även förekomma i andra fastigheter där Polismyndigheten ansvarar för skada och har återställningsskyldighet.
AFA.3 Förkortningar
ABT 06 Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads- anläggnings- och installationsarbeten
AMA AF 12 Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och
installationsentreprenader
B Beställare/ rätt att göra avrop från
Ramavtal
BH Byggherre
Kontrakt Avrop
LOU Lag (2007:1091) om offentlig
upphandling
LUFS Lag (2010:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet Polismyndigheten Polismyndigheten
Polismyndighetens
upphandlarprofil www.polisen.se/Aktuellt/Aktuella- upphandlingar
Region Öst Polismyndigheten Region Öst Ramavtal Bilaga 4. ”AF Ramavtal”
ID 06 Obligatorisk id- och närvaroredovisning på byggarbetsplatsen. För mer information se. www.id06.se
SUA Säkerhetsskyddad Upphandling med
Säkerhetsskyddsavtal
TE Totalentreprenör
UE Underentreprenör
UUE Underentreprenör till UE
AFA.4 Begrepps förklaringar
Begreppsbestämningar enligt ABT 06 och AMA AF 12.
AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpas.
Upphandlande myndighet är: Polismyndigheten.
AFB.1 Former m m för upphandling
AFB.11 Upphandlingsform
Polismyndigheten är en statlig myndighet och byggentreprenaderna (hyresgästsanpassningar) ska göras efter Polismyndighetens anvisningar. Därmed sker denna upphandling i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande enligt 15 kap LOU.
Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med Säkerhetsskyddsavtal. Se AFB.5244.
AFB.13 Entreprenadform
Byggtjänsterna som omfattas av Ramavtalet kommer att genomföras på totalentreprenad med tillämpning av ABT 06.
AFB.14 Ersättningsform
Arbetena kommer utföras efter successiva avrop enligt något av följande alternativ: löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på i anbud lämnade À-timpriser.
Offererade À-timpriser indexregleras under avtalstiden, se mer
”Bilaga 4. AF Ramavtal”, AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (Indexreglering).
À-timpriser avser arbete på plats och ska inkludera timtidsersättning, semesterersättning, samtliga påslag för sociala kostnader, kostnader för servicebil, släpkärra, P-avgifter, resor, traktamenten, verktyg/allmänna hjälpmedel och allmänna arbeten, arbetsledning för såväl egna anställda som för underentreprenörer, övriga kostnader, etablering, av etablering, räntor, administration och vinst, se mer ”Bilaga 1. Formulär till anbud” med bilagor och ”Bilaga 4. AF Ramavtal” under koden AFD.6 Ekonomi.
För att À-timpriser ska vara jämförbara i utvärderingen ska samtliga À-timpriser (oavsett om TE förfogar över egen komptetens för viss yrkeskategori eller om TE avser anlita UE) inkludera ersättning enligt stycket ovan. Det innebär att TE aldrig kan debitera en högre timkostnad för UE, UUE utan timkostnaden är alltid densamma oavsett om TE eller UE, UUE har utfört arbetet.
AFB.2 Förfrågningsunderlag
AFB.21 Tillhandahållande av Förfrågningsunderlag
Det åligger anbudsgivare att på egen hand kontrollera att erhållet Förfrågningsunderlag enligt AFB.22 är komplett. Anbudsgivare kan inte föra talan mot B om det efter anbudstidens utgång visar sig att del eller delar av erhållet Förfrågningsunderlag saknas.
Förfrågningsunderlaget finns publicerat och kan laddas ner från Polismyndighetens upphandlarprofil;
www.polisen.se/Aktuellt/Aktuella-upphandlingar/
Annonsering har gjorts via www.mercell.com.
Förfrågningsunderlaget behöver inte återställas.
AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlag, uppställt enligt ABT 06 kap 1 § 3.
03 ABT 06 (bifogas ej)
06 Förfrågningsunderlag
Daterad 6.1 Administrativa föreskrifter (denna
handling) jämte följande bilagor:
2016-03-10
Bilaga 1 Formulär till anbud 2016-03-10 Bilaga 2 Sanningsförsäkran för UE, UUE 2016-03-10 Bilaga 3 Blankett från Skatteverket (information
för utländska anbudsgivare)
Odaterad
Bilaga 4 AF Ramavtal 2016-03-10
Bilaga 5 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med bilagor.
Bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2
Bilaga 7 ABT-U 07 Utgåva 2007
(Bifogas ej.) Bilaga 8 Referensblad – Företag 2016-03-10
Bilaga 9 Inbjudningsbrev 2016-03-10
Bilaga 10 Polisområden och adresser 2016-03-10 Bilaga 11 Utkast till avropsblankett 2016-03-10 Bilaga 12 Allmänna bestämmelser om
legitimationsplikt och närvaroredovisning (ID06)
Utgåva 02 2007.5 (Bifogas ej.)
Bilaga 13 Sanningsförsäkran antidiskriminering 2016-03-10 Bilaga 14 Om säkerhetsskyddad upphandling 2016-03-10
AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag
Det är anbudsgivares ansvar att på egen hand hålla sig uppdaterad och tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information genom att regelbundet besöka Polismyndighetens upphandlarprofil. Se ovan.
Kompletterande uppgift, som lämnats av andra personer eller på annat sätt än beskrivet i AFB.25, får ej av anbudsgivaren göras gällande mot B.
AFB.25 Frågor under anbudstiden
Anbudsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudsgivare framgår av denna Anbudsförfrågan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polismyndigheten erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till entreprenadupphandlare Naida Culum: naida.culum@polisen.se
Sista dag att inkomma med frågor, se ”Bilaga 9.
Inbjudningsbrev”.
Sista dag Polismyndigheten publicerar svar på inkomna frågor, se ”Bilaga 9. Inbjudningsbrev”.
Samtliga inkomna frågor och avgivna svar gällande upphandlingen samt annan för upphandlingen relevant information kommer att publiceras löpande på Polismyndighetens upphandlarprofil.
Det är anbudsgivarens skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent besöka Polismyndighetens upphandlarprofil.
AFB.3 Anbudsgivning
Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen.
AFB.31 Anbudets form och innehåll Form
Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning.
Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara affärshemlighet. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig.
Anbud skall inges i ett (1) original och uppfylla samtliga skall- krav för att vara giltigt. Anbud lämnas lämpligen enligt ”Bilaga 1. Formulär till anbud”.
Det är även önskvärt, dock inget krav, att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. Eventuella ritningar och skisser ombeds vara i A3-format.
Telefax eller elektronisk post godtas inte som anbud.
Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad ”Bilaga 1. Formulär till anbuds” godtas som undertecknat anbud.
Innehåll
Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt ”Bilaga 5.
Säkerhetsskyddsavtal nivå 1” med bilagor.
Behörigen undertecknad ”Bilaga 1. Formulär till anbud” godtas som accept av villkoren i Säkerhetsskyddsavtalen.
Anbudssumma och andra priser
Anbudspriser d v s À-timpriser skall anges i anbudet och lämnas i enlighet med ”Bilaga 1. Formulär till anbud”. En bilaga per
avtalsområde som man lämnar anbud på. Anbudspriser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt.
Eventuell begäran om sekretess
Eventuell begäran avseende sekretessuppgifter, i enlighet med AFB. 55, bifogas anbudet.
Bevis som skall fogas till anbudet:
- behörigen undertecknad ”Bilaga 1. Formulär till anbud”,
- begärda uppgifter och handlingar i ”Bilaga 1. Formulär till anbud”,
- två (2) stycken korrekt ifyllda ”Bilaga 8. Referensblad-Företag 1-2”,
- intyg/certifikat/beskrivning avseende kvalitets- och miljöstandard.
Utländska anbudsgivare Se AFB.511 och AFB.52.
AFB.311 Huvudanbud
Huvudanbud skall alltid avges enligt förutsättningar som anges i Förfrågningsunderlaget och får inte innehålla reservationer eller dylikt. Observera att sidoanbud inte accepteras.
AFB.32 Anbudstidens utgång
Anbud skall vara Polismyndigheten tillhanda senast, se ”Bilaga 9. Inbjudningsbrev”.
AFB.33 Anbuds giltighetstid
Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 180 dagar räknat från sista dag att inkomma med anbud om inte annat överenskommes.
Under förutsättning att upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudets giltighetstid per automatik med tre månader. Överenskommelse om ytterligare förlängning av anbudets giltighetstid efter dessa tre månader initieras av Polismyndigheten.
Behörigen undertecknad ”Bilaga 1. Formulär till anbud” godtas som accept av anbudets giltighetstid och skall bifogas anbudet.
AFB.34 Adressering
För att säkerställa sekretessen ser den upphandlande myndigheten gärna att anbud lämnas i ett neutralt kuvert och märks med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud:
"A219.470/2015 ANBUD Byggtjänster Polismyndigheten, Region Öst"
Anbud som personligen eller via bud lämnas till Polismyndigheten kan avlämnas i vakten vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl.06.00 och kl.20.00.
Anbud som skickas till Polismyndigheten med post skall adresseras till:
Polismyndigheten Att: Registrators kansli Box 12256
102 26 Stockholm
Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas.
AFB.4 Anbudsöppning
Sluten anbudsöppning sker snarast efter anbudstidens utgång i närvaro av de personer som är utsedda att handlägga ärendet.
AFB.5 Prövning av anbudsgivare och anbud
De krav som ställs på anbudsgivare och UE, UUE i denna upphandling framgår av denna anbudsförfrågan.
Med UE avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av Ramavtalet (ej rena materialleveranser). Med UUE avses motsvarande UE till UE.
Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal fetmarkerade ”skall- krav”. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga i förfrågningsunderlaget angivna skall-krav är uppfyllda. Övriga i förfrågningsunderlaget angivna ska-krav är att betrakta som kommersiella krav som ska uppfyllas under ramavtalsperioden.
Samtliga inkomna anbud kommer att prövas i två (2) på varandra följande steg enligt nedan.
Polismyndigheten kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande.
Steg 1: Uteslutning och kvalificering
För att en anbudsgivare ska kvalificera vidare till utvärdering kontrollerar Polismyndigheten huruvida skall-krav ställda i koder nedan är uppfyllda.
- AFB.31 Anbuds form och innehåll jämte underrubriker - AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare
- AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet - ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet jämte
underrubriker Steg 2: Utvärdering
Värderingsgrunden ”lägsta pris” kommer att tillämpas som grund för tilldelning av kontrakt.
Det anbud med lägst anbudspris är det anbud som är lägst efter att ”Fiktiv totalsumma av lämnade À-priser” har summerats (i enlighet med ”Bilaga 1). Formulär för anbud” samt AFB.53).
Den del som utgörs av ”Fiktiv totalsumma av lämnade À-priser” är en del av utvärderingsmodellen. Notera dock att lämnade À-priser, i förekommande fall, under ramavtalsperioden kommer att vara utgångspunkten för offerter..
AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare
Polismyndigheten kommer att utesluta anbudsgivare för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 § samt 2 § punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 §§ LOU föreligger.
Anbudsgivare skall skriftligen intyga att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1§ samt 2 § punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 §§ LOU inte föreligger.
Behörigen undertecknad ”Bilaga 1. Formulär till anbud” godtas som skriftligt intyg härom och skall bifogas anbudet.
AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet
Anbudsgivare skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet.
Polismyndigheten kommer att kontrollera att anbudsgivare som är skattskyldig i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.
Anbudsgivare som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polismyndigheten inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till ”Bilaga 3.
Blankett från Skatteverket.” Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete.
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller skall styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor.
ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet
Under denna kod ställs de krav som avser anbudsgivarens lämplighet avseende registrering, ekonomiska ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet enligt 11 kap. LOU.
AFB.521 Företagsuppgifter
Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter (och för kända eventuella UE), i ”Bilaga 1. Formulär till anbud” och om UE är kända vid anbudstillfället: ”Bilaga 2. Sanningsförsäkran för underentreprenörer” och fogar dessa till anbudet.
AFB.522 Register- och tillståndskontroll
Anbudsgivare skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet.
Polismyndigheten kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket.
Utländska anbudsgivare skall styrka motsvarande registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete.
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares verksamhet, såsom auktoriserad revisor.
AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning
Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla Ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuell förlängningar. Polismyndigheten kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning i syfte att utröna detta.
Polismyndigheten kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering.
Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning.
Anbudsgivare som är osäkra på ifall de erhåller riskklass 3-5 i enlighet med UC:
Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet,
som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt Ramavtalet garanteras som för eget åtagande.
AFB.524 Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att denne på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ett ramavtal med Polismyndigheten. Nedan redovisas de krav som ställs på anbudsgivaren. UE får användas för uppfyllande av krav.
AFB.5241 Erfarenhet
Teknisk kapacitet
Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att bolaget på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ramavtalet.
Som bevis på att anbudsgivaren uppfyller detta krav skall anbudsgivaren till anbudet foga två (2) korrekt ifyllda ”Bilaga 8.
Referensblad företag 1-2”.
Anbudsgivaren
skall ha utfört två (2) byggentreprenader,
vardera byggentreprenad skall ha slutförts under de senaste fem (5) åren,
uppgift om tidpunkt och värde för vardera entreprenad, skall lämnas på vardera Referensblad,
vardera byggentreprenad skall ha uppgått till ett värde överstigande 500 000 kr,
vardera referensentreprenad skall ha utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet
”tillfredsställande” skall de tre ”kryssrutorna” i vardera
”Referensblad företag 1-2” besvarats jakande.
AFB.5242 Yrkesmässig kapacitet
Anbudsgivaren skall ha en projektorganisation som består av minst följande nyckelroller:
• En miljöansvarig
• En kvalitetsansvarig
En och samma person kan inneha båda rollerna.
Anbudsgivaren skall i sitt anbud namnge vem som är TE:s miljö- respektive kvalitetsansvarige. Detta kan lämpligen anges i
”Bilaga 1. Formulär till anbud.
AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/ standarder för miljöledning Anbudsgivaren skall inneha väl dokumenterat och fungerande kvalitets- och miljöledningssystem motsvarande ISO 9000 och ISO 14001.
Anbudsgivaren skall till anbudet foga intyg/certifikat om detta eller en beskrivning av dennes miljö- och kvalitetsledningssystem där uppfyllandet av nedan ställda krav framgår.
Ett miljöledningssystem skall minst omfatta nedanstående:
Miljöpolicy för verksamheten
Rutiner för internrevision eller egenkontroll
Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa
Beskrivning över hur kunskap om nya riktlinjer och krav inom miljöområdet sprids inom företaget
Ett kvalitetsledningssystem skall minst omfatta nedanstående:
Kvalitetspolicy för verksamheten
Rutiner för internrevision eller egenkontroll
Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa
Beskrivning på hur företaget systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet.
AFB.5244 Verksamhets- och säkerhetsskydd
Eftersom TE under ramavtalsperioden kan komma att erhålla underlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet, vissa särskilt klassificerade sådana hemliga uppgifter samt skyddet mot terrorism, skall avtal om säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) träffas.
Om Säkerhetsskyddsavtal:
1. Nivå 1 avser de företag som kommer att hantera och förvara hemliga handlingar i sina egna lokaler. Lokalerna måste vara godkända av Polismyndigheten.
2. Nivå 2 avser de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annan av Polismyndigheten godkänd lokal, exempelvis lokal hos en huvudleverantör.
En förutsättning för ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett sådant säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) med Polismyndigheten, se ”Bilaga 5. Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1 samt nivå 2)" och
företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts av Polismyndigheten, att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts på berörd personal inklusive säkerhetsansvarig samt att de genomgått säkerhets- och sekretessutbildning i Polismyndighetens regi.
Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad Sanningsförsäkran i ”Bilaga 1. Formulär anbud”
godtas som accept.
För den anbudsgivare som blir rankad som nummer 1, 2 eller 3 i rangordningen krävs Säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Nivå 2 kan vidare komma att krävas för UE, UUE osv beroende på dessas roll/uppdrag.
De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Detta med anledning av att nivån på samt behövliga åtgärder för säkerhetsskyddet ska kunna bedömas. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera och värdera de lokaler, den utrustning, larmsystem m.m. som anbudsgivaren avser använda för att förvara och hantera handlingarna.
Under förutsättning att delgivning av handlingarna kommer att ske i digital form, kommer en särskild värdering och överenskommelse om förvaring och hantering i IT-system att ske.
Anbudsgivaren kommer, som en förutsättning för erhållandet av avtal, att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning, larmåtgärder m.m. så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att kunna förvara Polismyndighetens sekretesshandlingar m.m. enligt ovan.
Vid detta möte, företagsbesöket, ska anbudsgivarens säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande.
Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges med kontaktinformation i anbudet. Detta kan lämpligast göras i
”Bilaga 1. Formulär till anbud”.
Polismyndighetens krav på anbudsgivare enligt stycke två ovan (avser SUA-nivå 1) är vanligen inte begränsade till att:
- det ska finnas en godkänd värdeförvaring (exempelvis ett säkerhetsskåp enligt normen SS EN 3492) för förvaring av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till säkerhetsskåpet får endast de som gjorts behöriga till att få del av underlaget ha,
-det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga för uppdraget får ha tillgång till nyckel/kod för att komma in i utrymmet, kunna larma av, m.m., - det ska finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses samt är insynsskyddat vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingar ligger framme) t.ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch ska handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet.
Handlingar som hanteras digitalt, under förutsättning att detta medgivits i varje enskilt fall, ska hanteras i en dator som ej är kopplad till ett nätverk (standalone med löstagbar hårddisk), - det ska finnas upprättad rutin för att datorn ska låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USB- minne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa lagringsmedia låses in i säkerhetsskåpet),
- inga hemliga handlingar får sändas i e-postsystem (förutom i vissa särskilda fall). Det ska finnas upprättade och överenskomna rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas via E-post.,
- krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet.
Då Polismyndigheten i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesöket andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddstekniskkaraktär bli aktuella beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst behöva (på anbudsgivarens egen bekostnad) vidtas innan de sekretessbelagda handlingarna överlämnas och ramavtalet kan träda i kraft.
UE
Beroende på UE:s åtagande kan Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 bli aktuellt för tecknande mellan denne och Polismyndigheten.
Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll vid kommande avrop.
Samtliga UE, UUE osv som anbudsgivaren vill och behöver anlita i kommande ramavtalsförhållande ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten samt utse en säkerhetsansvarig. Säkerhetsprövning och registerkontroller
kommer att utföras på berörd personal. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande uppdrag eller ramavtal. Det är därför viktigt att anbudsgivaren inte tecknar några bindande affärsavtal med UE innan dessa har blivit godkända i ovan nämnda kontroll.
Under förutsättning att UE ska förvara sekretessbelagda handlingar i sina egna lokaler, ska det som angivits här ovan avseende TE gälla och hanteras på samma sätt för UE.
AFB.53 Prövning av anbud
I denna upphandling avser den upphandlande myndigheten att om möjligt tilldela kontrakt till de tre (3) anbudsgivare som lämnat anbudet med de lägsta anbudspriserna per avtalsområde.
De anbud med de lägsta anbudspriserna per ramavtalsområde är de anbud som vid anbudsutvärderingen (i stigande ordning) är de lägsta efter att fiktiva summor (i enlighet med ”Bilaga 1).
Formulär till anbud”) har summerats.
AFB.54 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud
Anbudsgivare kommer att meddelas skriftligen via e-post om utgången av anbudsprövningen. Beslut publiceras även på Polismyndighetens upphandlarprofil:
www.Polismyndigheten.se/Aktuellt/Aktuella- upphandlingar/Tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslutet är inte att anses som en accept i Avtalslagens mening.
AFB.55 Sekretess för anbudshandlingar
Offentlighetsprincipen
Som myndighet omfattas Polismyndigheten av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polismyndigheten är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig.
Polismyndigheten genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polismyndigheten.
Polismyndighetens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol.
För att underlätta Polismyndighetens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes.
AFB.56 Kontraktstecknande
Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen/antagna anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt.
Enligt definitionen i 2 kap. 10 § LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.
En förutsättning för giltighet av ramavtalet är att Säkerhetsskyddsavtal tecknas mellan parterna. Se närmare under AFB.5244.
AFB.561 Antidiskrimineringsvillkor
Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polismyndigheten i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polismyndigheten skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren.
Med anledning av ovanstående har Polismyndigheten i ”Bilaga 4. AF Ramavtal” under koden AFD.361 infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknad ”Bilaga 1. Formulär för anbudsgivare” godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret.
/
