STYRDOKUMENT Dnr GU 2021/1547
Arbetsordning vid
Institutionen för historiska studier
Publicerad datum 2021-07-01 Beslutsfattare Henrik Janson Handläggare Lise-Lotte Walter Beslutsdatum 2021-06-29 Giltighetstid Tillsvidare
Sammanfattning Föreliggande Arbetsordning följer och kompletterar Göteborgs universitets (GU) övergripande delegationsordning (GU 20192828). Den beskriver hur Institutionen för historiska studier är organiserad samt hur ansvaret och befogenheterna är fördelade. Ordningen är reviderad och beslutad av prefekt efter diskussion i institutionsråd och ledningsgrupp.
Prefekt
Definition, ansvar och uppgifter
Prefekt är institutionens chef och har övergripande ansvar för hela institutionens verksamhet.
Prefektens beslutsmandat anges i rektors delegationsordning och erhålls genom delegation från dekan (se GU 2019/2819). Se också institutionens gällande delegationsordning.
Mandatperioden är sex år. Prefekt utses av dekan utifrån förslag från en beredningsgrupp efter att ett rådgivande val har skett. Valbara är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års
sammanhängande anställning. Personer i beredningsgruppen är inte valbara.
Prefekten ska:
• leda, fördela och delegera det dagliga arbetet vid institutionen samt främja institutionens utveckling
• ansvara för att universitets- och fakultetsgemensamma beslut, regler och policys följs inom institutionen
• ansvara för personal och arbetsmiljö samt företräda universitetet som arbetsgivare
• vara sammankallande och ordförande i ledningsgruppen samt institutionsrådet och ingå i prefektrådet (under dekan)
• utse viceprefekter och arbetsgrupper efter verksamhetens behov
Proprefekt
Definition, ansvar och uppgifter
Proprefekt inträder i prefektens ställe vid dennas frånvaro (sjukdom, resa i tjänsten, semester m.m.).
Proprefekt övertar då prefekts ansvar och arbetsuppgifter enligt ovan. Proprefekt ingår i ledningsgruppen. Proprefekt leder vidare institutionens systematiska arbetsmiljöarbete och är ordförande i institutionens arbetsmiljögrupp FRAM (motsvarande skyddskommitté i enlighet med Arbetsmiljölagen 6 kap, 8 §).
Proprefekt utses av dekan utifrån förslag från en beredningsgrupp efter att ett rådgivande val har skett (se ovan vad gäller val av prefekt). Proprefekts mandattid följer prefekts.
Administrativ chef
Definition, ansvar och uppgifter
Den administrativa chefen ansvarar för att den löpande administrationen fungerar enligt de regler och bestämmelser som finns och är underställd och rapporterar till prefekten. Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation från prefekt. Den administrativa chefen ingår i ledningsgruppen. Tillsättning av administrativ chef sker normalt via ansökningsförfarande.
Administrativ chef ska:
• organisera, fördela och samordna arbetet inom administrationen
• tillse att det upprättas anställningsavtal för institutionens personal
• bistå prefekt i personal-, arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor
• i samråd med prefekt ansvara för rekrytering, utvecklings- och lönesamtal inom den administrativa
nyanställde introduceras till arbetsplatsen
• bevaka att institutionen uppfyller sitt myndighetsansvar och följer relevanta interna och externa regelverk
Organ för institutionens ledning och beredningsarbete
Institutionsråd
Institutionsrådets (IR) verksamhet och sammansättning är reglerat i GU:s gällande arbetsordning. IR är prefektens rådgivande och beredande forum för dialog och diskussion av institutionens
övergripande verksamheter. IR ska arbeta inom ramen för universitetets mål och strategier samt det uppdrag som universitetsstyrelsen har lämnat. IR ska sammanträda minst fem gånger per år.
Mötesanteckningar förs och offentliggörs på institutionens hemsida.
Institutionsrådet vid institutionen för historiska studier ska ha nio ledamöter där en majoritet av ledamöterna ska vara vetenskapligt kompetenta. Det är angeläget att alla personalkategorier/ämnen vid institutionen ges rimlig representation i institutionsrådet. Prefekten ska vara ordförande i IR. Två av platserna i IR ska vara reserverade för studentrepresentanter, en för studenter på grund- och avancerad nivå och en för studerande på forskarutbildningsnivå. Fackliga företrädare har närvaro- och yttranderätt. Adjungering sker efter behov.
Institutionsrådets ledamöter utses genom val där samtliga inom institutionen, vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning, har rösträtt. Institutionsrådets ledamöter utses för tre år.
Studentrepresentanterna utses av Göta studentkår. Mandatperioden för studentrepresentanterna är ett år (GU:s gällande arbetsordning).
Enligt Göteborgs universitets arbetsordning ska följande frågor behandlas i institutionsrådet innan beslut fattas av prefekt:
• budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar
• mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan
• viktigare yttranden och remissvar
• utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ
• arbetsmiljöfrågor
• övriga frågor som föreskrivs av dekan
Skyddskommitté (FRAM)
Vid ett arbetsställe, där minst femtio arbetstagare regelbundet sysselsätts, ska det finnas en
skyddskommitté, sammansatt av företrädare för arbetsgivaren och arbetstagarna (Arbetsmiljölagen, 6 kap, 8§). FRAM utgör institutionens skyddskommitté och arbetsgruppen bereder och driver det systematiska arbetsmiljöarbetet vid institutionen och sammanträder normalt 2-3 gånger per termin.
Tystnadsplikt råder för ledamöter (AML 7 kap, § 13). Mötesanteckningar förs och publiceras på institutionens hemsida.
Sammansättning: Proprefekt (ordförande), institutionens arbetsmiljöombud, likabehandlingsombud, administrativ chef, två studentrepresentanter, en för studenter på grund- och avancerad nivå och en för studerande på forskarutbildningsnivå. Studentrepresentanterna utses av Göta Studentkår.
Programråd
Utbildningsprogram inom humanistisk fakultetens ansvarsområde ska styras av programråd (Dnr V2012/629). Programrådet är beredningsorgan för prefekt och ska kontinuerligt arbeta med programmens organisation, innehåll och avnämarkontakter. I uppgifterna ingår också arbete med kursplaner och utbildningsplan samt att följa upp, kvalitetssäkra och utveckla programmet.
Programrådet ska bistå programkoordinator i dennes ansvarsområden och arbetsuppgifter. Programråd ska sammanträda minst en gång per termin. Mötesanteckningar, anpassade efter tystnadspliktens krav, förs och offentliggörs på institutionens hemsida.
Sammansättning: Viceprefekt för grundutbildning (ordförande och sammankallande), ledamöter utsedda av medverkande verksamheter, normalt 2–3 personer, studentrepresentant samt, i förekommande fall, avnämarrepresentanter. Studentrepresentanten utses av Göta studentkår.
Programkoordinator ska vara adjungerad till programrådet.
Utöver ovanstående påbjudna organ har prefekt beslutat om följande ordning:
Ledningsgrupp
Ledningsgruppen är prefektens operativa forum för dialog och diskussion av institutionens
verksamheter tillsammans med viceprefekter och administrativ chef. Ledningsgruppen sammanträder normalt varannan vecka under arbetsåret. Inga mötesanteckningar förs, men dagordningen läggs ut på institutionens hemsida.
Ledningsgruppen består av prefekt, proprefekt, viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (utbildningsansvarig), viceprefekt för forskarutbildning, viceprefekt för forskning, viceprefekt för samordning/samverkan, viceprefekt för internationalisering samt administrativ chef.
Ledningsgruppens sammansättning beslutas av prefekt. Adjungering till ledningsgrupp sker efter verksamhetens behov.
Grundutbildningsberedningen (GRU)
Gruppen initierar och bereder ärenden rörande grund/avancerad utbildningsnivå till prefekt och institutionsstyrelse. GRU sammanträder minst tre gånger per termin. Mötesanteckningar förs och offentliggörs på institutionens hemsida.
Sammansättning: Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (ordförande), studierektorer, programkoordinatorer, studievägledare, utbildningssamordnare, representant för utbildningsadministration, lärarrepresentanter samt studentrepresentant. Representant för utbildningsadministration utses av administrativ chef, lärarrepresentanterna utses av respektive ämneskollegium, studentrepresentant utses av Göta Studentkår.
Beredningsgruppen för forskning och forskarutbildning (FOFU)
Gruppen bereder och initierar ärenden rörande forskning och forskarutbildning till prefekt och ledningsgrupp. FOFU sammanträder vid behov, vanligen 2-3 gånger per termin. Mötesanteckningar förs och offentliggörs på institutionens hemsida.
Sammansättning: Viceprefekt forskarutbildning (ordförande), Viceprefekt forskning (vice-
ordförande), prefekt, lärarrepresentanter för institutionens tre ämnen, representant för forskarna samt representant för studerande på forskarutbildningsnivå. Lärarrepresentanterna utses av respektive
Ämneskollegium
Vid institutionen ska finnas tre ämneskollegier – Antikens kultur och samhällsliv, Arkeologi och Historia. Ämneskollegierna ska initiera och behandla frågor rörande grund/avancerad utbildning och forskning/forskarutbildning till GRU och FOFU, bereda doktorandantagningsärenden till FOFU och prefekt samt vara beredande organ vid rekrytering av forskare och lektorer. Ämneskollegiet bör sammanträda minst 2 gånger per termin. Mötesanteckningar förs och distribueras inom respektive kollegium.
Ämneskollegierna består av anställda lärare och forskare inom respektive ämne. Ämneskollegierna leds av en ordförande utsedd av prefekt i samråd med ämneskollegiet. Ordförande skall vara tills- vidareanställd professor eller universitetslektor med docentkompetens. Uppdraget omfattar normalt 3 år. Representant för studerande på forskarutbildningsnivå adjungeras i samband med beredning av ärenden av principiell betydelse för utbildningen eller doktorandernas situation (jfr. Högskolelagen 2 kap, 7§). Representanten utses av Göta studentkår efter förslag från doktorandgruppen. Vid önskemål och/eller behov kan emeriti adjungeras.
