Granskning av överförmyndarens verksamhet

(1)

Revisionsrapport

Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2017

Granskning av överförmyndarens verksamhet

Örnsköldsviks kommun

(2)

Innehåll

1 Sammanfattning...2

2 Inledning ...3

2.1 Bakgrund ...3

2.2 Syfte och revisionsfrågor ...3

2.3 Ansvarig nämnd ...4

2.4 Revisionskriterier ...4

2.5 Genomförande och metod ...4

2.6 Kvalitetssäkring...4

3 Styrande lagstiftning och förordning ...4

3.1 Föräldrabalken (1949:381) ...4

3.2 Förmynderskapsförordningen (1995:379) ...5

3.3 Lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn ...5

3.4 Förvaltningslagen (1986:223) ...6

4 Överförmyndarens verksamhet ...6

4.1 Mål...6

4.2 Organisation ...7

4.3 Internt upprättade rutiner och styrdokument ...7

4.4 Samverkan ...8

4.5 Systemstöd ...8

4.6 Utbildning och kompetensutveckling ...9

4.7 Ärendeutveckling ...9

4.8 Överförmyndarens e-tjänster ...10

5 Ställföreträdare ...10

5.1 Rekrytering av ställföreträdare ...10

5.2 Utbildning och kompetensutveckling för ställföreträdare ...11

5.3 Arvoden ...12

5.4 Årsräkningar ...13

6 Tillsyn ...14

6.1 Länsstyrelsens tillsyn ...14

6.2 Justitieombudsmannen (JO) ...14

6.3 Överklagande av beslut ...14

7 Överförmyndarens internkontroll och riskbedömningar ...15

8 Uppföljning ...15

9 Svar på revisionsfrågor och bedömning ...16

Bilaga 1 Källförteckning ...20

(3)

1 Sammanfattning

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommun genomfört en granskning med syfte att bedöma huruvida kommunstyrelsen och

samhällsbyggnadsnämnden har tydliga planer och strategier för att säkerställa att ändamålsenliga underhållsåtgärder sätts in i rätt omfattning och i rätt tid. Detta för att säkerställa god ekonomisk hushållning, både på kort och lång sikt.

Överförmyndarens verksamhet omfattar vid utgången av 2016 totalt 1016

ställföreträdarskap fördelade på 796 ställföreträdare. Under de tre senaste åren har antalet ärenden ökat för samtliga ställföreträdarskap. Det finns en stor brist på

ställföreträdare, bristen på ställföreträdare gäller dock inte god man för ensamkommande.

Kommunfullmäktige har fastställt ett reglemente för överförmyndaren. Verksamheten har inte upprättat verksamhetsplan, intern kontrollplan eller risk- och väsentlighetsanalys. Vi bedömer att avsaknaden av dessa styrdokument är en brist.

Rekryteringsprocessen för ställföreträdare innehåller ett antal moment, bland annat lämplighetsprövning och registerkontroll. Överförmyndaren håller årligen två utbildningar för att ge ställföreträdarna grundläggande kunskaper för att kunna utföra uppdraget. För gode män för ensamkommande barn anordnas fem utbildningstillfällen två gånger årligen.

De flesta ställföreträdare har 1-2 uppdrag men några ställföreträdare har uppemot 10 uppdrag. Överförmyndaren har inte beslutat om maximalt antal uppdrag. I komplicerade fall anlitas en uthyrare av professionella ställföreträdare.

Riktlinjer för granskning av årsräkningar fastslår att minst tio procent av samtliga årsräkningar djupgranskas varje år. Av granskningen framgår emellertid att djupgranskning inte hinns med idag, vilket vi bedömer vara en brist.

Överförmyndarenheten arbetar med en ny rutin kring granskning som ska leda till att djupgranskningen kan återupptas och ser över möjligheterna att granska årsräkningarna på andra sätt för att få ner handläggningstiderna. Det finns god kompetens och erfarenhet i verksamheten, men vi bedömer att arbetet med att dokumentera rutiner bör stärkas.

Länsstyrelsen har vid tre av sina senaste inspektioner bedömt att överförmyndaren inte kunnat undgå kritik på grund av de långa handläggningstiderna för granskning av årsräkningar. Vid inspektionen 2016 ansåg länsstyrelsen dessutom att

överförförmyndaren inte kunde undgå kritik för de långa handläggningstiderna gällande förordnande av godmanskap till ensamkommande barn.

Sammantaget noterar vi att det finns ett antal förbättringsområden och ger följande rekommendationer i det fortsatta arbetet:

„ Säkerställ en dokumenterad planering och uppföljning av verksamheten.

„ Upprätta riskanalys, internkontrollplan och plan för uppföljning, i enlighet med beslutat reglemente för intern kontroll.

„ Säkerställ ändamålsenliga rutiner för verksamheten, för att minska sårbarhet vid t.ex. personalomsättning.

„ Säkerställ att djupgranskning av årsräkningar genomförs enligt upprättade riktlinjer.

„ Fortsätt det påbörjade arbetet med att förkorta handläggningstiderna för granskning av årsräkningar.

„ Vidareutveckla arbetet med att rekrytera gode män.

(4)

2 Inledning

2.1 Bakgrund

Överförmyndarens och dess kanslis uppgift är att, med stöd av bestämmelser i

föräldrabalken, utöva tillsyn över förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap samt ge tillstånd till rättshandlingar och andra åtgärder. Tillsynens syfte är att förhindra att

omyndiga barn, eller myndiga personer som inte själva kan tillvarata sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Länsstyrelsen har att utöva tillsyn över överförmyndares och överförmyndarnämndens verksamhet.

Överförmyndarens verksamhet rör medborgare som inte själva kan ta tillvara sin rätt och sålunda ofta befinner sig i utsatta livssituationer. Revisorerna har i sin risk- och

väsentlighetsbedömning därför bedömt att överförmyndarverksamheten är ett angeläget granskningsområde. Revisorerna ämnar granska och bedöma huruvida kommunen fullgör sina uppgifter i överförmyndarfrågor.

Revisorerna ser det som angeläget att granska överförmyndaren med fokus på tillgången till gode män/förvaltare, antal uppdrag och ärendeutveckling samt handläggning av ärenden.

2.2 Syfte och revisionsfrågor

Syftet med granskningen är att bedöma huruvida överförmyndarens verksamhet bedrivs ändamålsenligt och på ett rättssäkert sätt.

Följande frågor besvaras i granskningen:

„ Hur ser ärendeutvecklingen ut under de senaste tre åren?

„ Finns regelverk, rutinbeskrivningar för handläggning av ärenden etc.?

„ Är den interna kontrollen ändamålsenligt utformad?

o Är rutinerna för kontroll och uppföljning av gode mäns redovisning tillräcklig?

o Finns relevant systemstöd för att utföra den interna kontrollen på ett effektivt sätt?

„ Hur ser tillgång till, rekrytering, kvalitetssäkring och utbildning av god man/förvaltare ut?

o Har överförmyndarnämnden beslutat om ett max antal uppdrag per ställföreträdare?

o Påverkar antal uppdrag per ställföreträdare bedömd kvalité?

o I vilken utsträckning använder överförmyndaren externa aktörer som erbjuder tjänster som god man och förvaltare?

„ Hur ser utvecklingen ut vad gäller antal uppdrag per god man/förvaltare?

„ Har Länsstyrelsens tillsyn föranlett några påpekanden? Åtgärder i så fall?

„ Erfarenheter av införandet av e-tjänst, dess användning och nytta?

„ I vilken omfattning sker överklaganden av myndighetsbeslut?

„ Har överförmyndaren eller företrädare JO-anmälts?

(5)

2.3 Ansvarig nämnd

Överförmyndaren.

2.4 Revisionskriterier

Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning utgörs revisionskriterierna av:

„ Kommunallagen (1991:900)

„ Föräldrabalken (1949:381)¹

„ Förmynderskapsförordning (1995:379)²

„ Lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn³

„ Förvaltningslagen (1986:223)⁴

2.5 Genomförande och metod

Granskningen baseras på dokumentstudier och intervjuer med överförmyndare, stabschef på samhällsbyggnadsförvaltningen samt handläggare från överförmyndarens kansli.

Utöver dessa har tre ställföreträdare intervjuats. Urvalet har gjorts i samråd med stabschef utifrån ställföreträdarnas erfarenhet, typ av ställföreträdarskap samt olika antal uppdrag.

Granskade dokument framgår av källförteckningen.

2.6 Kvalitetssäkring

Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade fått möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet. Detta för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden.

3 Styrande lagstiftning och förordning

Överförmyndarens verksamhet regleras av ett flertal lagar och förordningar, däribland kommunallagen (1991:900), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400),

förvaltningslagen (1986:223), föräldrabalken (1949:381), förmynderskapsförordningen (1995:379) och lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn. De fyra sistnämnda beskrivs nedan.

3.1 Föräldrabalken (1949:381)

Till god man, förvaltare eller förmyndare ska utses en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig person. Denne ska omsorgsfullt fullgöra sina skyldigheter och alltid handla på det sätt som bäst gagnar den enskilde.

En god man är en ställföreträdare för den huvudman som inte kan tillvarata sina intressen.

Huvudmannen får hjälp att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person.

Det vanligaste godmanskapet är det som förordnas med grund i 11 kap. 4 §

föräldrabalken, som följd av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande hos huvudmannen. Beslut om godmanskap baseras på samtycke från

1 Presenteras närmare under 3.1

(6)

huvudmannen som behåller sin rättsliga handlingsförmåga dvs. att själv förfoga över sina tillgångar, ingå avtal och liknande. Om den enskilde är ur stånd att vårda sig eller sin egendom får rätten besluta att anordna förvaltarskap.

Förvaltarskap är en tvingande åtgärd och innebär att huvudmannen förlorar sin rättsliga handlingsförmåga i de delar som förvaltarskapet omfattar. Förvaltaruppdraget ska anpassas efter den enskildes behov. Omprövning av förvaltarskap ska genomföras årligen av överförmyndaren.

Förmyndarskap/föräldraförvaltning innebär att en person företräder ett barn under 18 år i frågor som gäller barnets egendom. Vårdnadshavare är i regel också förmyndare. Alla förmyndare står under överförmyndarens tillsyn. Årsräkningsskyldighet gäller när den omyndiges tillgångar överstiger åtta prisbasbelopp⁵.

Enligt föräldrabalken ska tingsrätten utse en särskilt förordnad vårdnadshavare om ett barn saknar vårdshavare. Förordnad vårdnadshavare ska ansvara för såväl barnets ekonomiska som personliga förhållanden till dess att barnet är 18 år.

I vissa fall behöver vårdnadshavaren hjälp med att förvalta ett barns egendom. Enligt föräldrabalken kan då en särskild förmyndare utses som ansvarar för barnets ekonomi, helt eller delvis.

Ansökan om godmanskap eller förvaltarskap görs hos tingsrätten av huvudmannen, nära anhöriga eller överförmyndaren. Beslut fattas av tingsrätten. Om huvudmannen inte själv har önskemål får en ställföreträdare föreslås av överförmyndaren.

Ställföreträdarnas verksamhet står under överförmyndarens tillsyn. Tillsyn av överförmyndaren utövas av länsstyrelsen.

3.2 Förmynderskapsförordningen (1995:379)

Förmynderskapsförordningen innehåller närmare föreskrifter om ställföreträdarnas

redovisning, överförmyndarens register för tillsynsverksamheten, överförmyndarens tillsyn av ställföreträdare samt länsstyrelsens tillsyn av överförmyndaren.

Länsstyrelsen ska årligen inspektera överförmyndaren enligt förordningen. Länsstyrelsen granskar om överförmyndarens handläggning följer reglerna i föräldrabalken och i

förmynderskapsförordningen samt i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt.

3.3 Lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn

Enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn ska barn under 18 år som anländer till Sverige utan vårdnadshavare få en god man utsedd av överförmyndaren.

Uppdraget som god man för ett ensamkommande barn innebär både att vara vårdnadshavare och förmyndare⁶.

Ansökan om god man får göras av Migrationsverket och av socialnämnden i den kommun där barnet vistas. Överförmyndaren får också självmant ta upp frågan. God man ska förordnas så snart det är möjligt.

Ett godmanskap ska upphöra om någon av barnets föräldrar eller någon annan vuxen person, som får anses ha trätt i föräldrarnas ställe, anländer till Sverige och är i stånd att utöva förmynderskapet och vårdnaden om barnet varaktigt lämnar Sverige, om en särskilt

5 Ett prisbasbelopp 2017 är 44 800 kr.

6 Den gode mannen sköter dock inte den dagliga omvårdnaden och har inte försörjningsplikt för barnet.

(7)

förordnad vårdnadshavare enligt föräldrabalken utses för barnet eller om det är uppenbart att god man av någon annan anledning inte längre behövs.

3.4 Förvaltningslagen (1986:223)

Förvaltningslagen anger att varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Den som anses vara jävig enligt 11 § får inte handlägga ärendet. Beslut som avser myndighetsutövning mot någon enskild ska som huvudregel motiveras. Myndigheten är skyldig att underrätta parterna att beslut har fattats, innehållet i det fattade beslutet, eventuella avvikande meningar och i förekommande fall hur parten kan överklaga beslutet.

Överklagande av beslut kan göras ifall det har gått emot parten och att beslutet kan överklagas. Överklagande ska göras skriftligt och skrivelsen ska skickas in till den myndighet som har meddelat beslutet. Denna myndighet prövar ifall överklagandet kommit in i rätt tid, om så är fallet skickas det och andra handlingar till förvaltningsrätten.

Om en myndighet finner att beslut, är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning, ska myndigheten ändra beslutet om det kan ske snabbt och enkelt samt utan att det blir till nackdel för någon enskild part.

4 Överförmyndarens verksamhet

Av reglemente för överförmyndaren i Örnsköldsviks kommun framgår att överförmyndaren utövar tillsyn av förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap i enlighet med

föräldrabalken och annan lagstiftning. Överförmyndaren beslutar vidare om förordnande och entledigande av ställföreträdare enligt föräldrabalkens regler. Överförmyndaren har en ersättare.

4.1 Mål

Kommunfullmäktige har inte fastställt specifika mål för överförmyndaren.

I Örnsköldsviks kommun har varje nämnd en verksamhetsplan med tillhörande budget som gäller för verksamheten. Överförmyndaren återfinns på

samhällsbyggnadsförvaltningens stab. Förvaltningen styrs av samhällsbyggnadsnämnden och kultur- och fritidsnämnd samt överförmyndaren.

Överförmyndarverksamheten har en egen upprättad budget men ingen egen

verksamhetsplan utan ingår i samhällsbyggnadsnämndens. Uppgifter avseende intern styrning och kontroll - med verksamheternas väsentliga uppgifter och mål samt risker kopplade till dessa - saknas för överförmyndarverksamheten. Samtliga intervjuade på överförmyndarenheten anser att det är en brist att en verksamhetsplan saknas.

Överförmyndaren finns - som ett resultat av brist på verksamhetsplan och intern styrning och kontroll - inte heller med i kommunens planerings- och uppföljningssystem Stratsys.

(8)

Av samhällsbyggnadsnämndens nämndbudget för 2017 framgår att överförmyndaren är ett verksamhetsområde under förvaltningsledning. För 2017 har överförmyndaren kostnader på 9,6 mkr och intäkter på 3,3 mkr. Nettokostnaden skattefinansieras och överförmyndaren beräknas göra ett nollresultat för 2017. Samhällsbyggnadsnämndens budget innehåller inga mål med bäring på överförmyndaren. Överförmyndaren har inte heller själv satt några mål för sin verksamhet.

4.2 Organisation

Överförmyndarverksamheten består utöver överförmyndaren och dess ersättare av en stabschef på deltid, sex heltidsanställda handläggare, varav en är speciellt inriktad mot att handlägga ärenden för ensamkommande barn, samt en assistent. Utöver handläggaren som arbetar med ärenden som gäller ensamkommande barn har handläggarna valt att inte specialisera sig. Varje handläggare arbetar med sina ställföreträdare och huvudmän

”från ax till limpa”, enligt intervjuade. Uppdelningen mellan handläggarna har gjorts efter bokstavsordning på huvudmännen. Bland överförmyndarhandläggarna finns jurister, ekonomer, beteendevetare och socionomer.

Överförmyndarenheten fick extra resurser för att arbeta med ensamkommande barn i december 2015. Ytterligare en handläggare anställdes då på visstid och finansierades av socialtjänsten. Visstidsanställningen har nu avslutats, den kvarvarande handläggaren för ensamkommande är anställd till sista december. I övrigt har överförmyndarenheten flera nyanställda, två nya handläggare anställdes 2016 och en ekonomiassistent anställdes i början på 2017.

Utöver verksamheten som bedrivs på överförmyndarenheten finns en förvaltarenhet som är inordnad på kommunledningsförvaltningen med tre anställda förvaltare. En av dessa är speciellt inriktad mot att arbeta med ensamkommande barn.

Kommunledningsförvaltningen betalar arvode för en förvaltare, arvode för de två andra förvaltarna betalas av överförmyndaren. Stabschef lyfter en problematik i att

överförmyndaren ansvarar för arvodering för förvaltare, medan rekryteringen ligger på kommunledningsförvaltningen.

Enligt stabschef har ett utredningsarbete påbörjats under 2016 om Örnsköldsviks kommun ska ha gemensam överförmyndarnämnd med Överförmyndarna i

Umeåregionen⁷. Utredningen fortsätter under 2017. Vid tiden för granskningen sker samtal på handläggarnivå där möjligheter och utmaningar vid en sammanslagning diskuteras. Enligt intervjuade ingår en handläggare samt en chef från Örnsköldsvik samt två handläggare samt en chef från Umeå i en arbetsgrupp som i maj eller juni 2017 ska lämna ett förslag på hur en eventuell sammanslagning eller eventuellt bara samarbete utan gemensam nämnd ska gå till. Samtliga intervjuade är positivt inställda till en sammanslagning med Umeåregionen men framhåller vikten av att ha kvar ett kontor i Örnsköldsvik.

4.3 Internt upprättade rutiner och styrdokument

Det finns ett antal internt upprättade rutiner och styrdokument där de flesta är upprättade eller reviderade under senare år. Intervjuade handläggare anser att det saknas rutiner och styrdokument som är ändamålsenliga och tillräckliga som stöd i ärendehandläggningen.

Enligt intervjuade handläggare vilar verksamheten till stor del på handläggarnas erhållna

7 Överförmyndarna i Umeåregionen (ÖFUR) är administrativ, beredande och verkställande

organisation för överförmyndarna i Robertsfors, Vännäs, Vindeln, Bjurholm, Nordmaling och Umeå kommuner. Kontoret finns i Umeå.

(9)

kunskaper och betonar att det saknas dokumenterad information att delge nyanställda. De rutiner och styrdokument som framkommit i granskningen är:

„ Delegationsordning

Delegationsordningen reglerar vilka ärendetyper som kan delegeras till handläggare respektive assistent och antogs av överförmyndaren 2015.

„ Arvodesregler som tillämpas av överförmyndaren i Örnsköldsviks kommun Dokument antaget av överförmyndaren som reglerar hur många procent av basbeloppet (1%-25%) som ställföreträdaren ska arvoderas med för uppdragen ekonomisk förvaltning eller sörja för person. Gäller sedan 2011. Som tillägg till

dokumentet finns även dokumenten arvode till ställföreträdare extra ordinära uppgifter, fastighets- bostadsrättsförsäljning som kräver överförmyndarens samtycke, hantering av arvode när huvudman avlidit samt tillägg till befintliga arvodesregler, avancerad förvaltning.

„ Kommunikationsplan – rekrytering gode män

Rutin för att arbeta mer planerat med kommunikationen kring rekrytering av nya gode män. Reviderad 2016-11-01.

„ Riktlinjer för granskning av årsräkningar, och sluträkningar

Gemensamma riktlinjer för Ångermanlands kommuner. Dokumentet är upprättat 2014.

„ Rutiner för förteckning i Wärna

Internt dokument med instruktion för förteckning av huvudman i systemstödet Wärna upprättat 2016.

„ Rutiner för avslutning av akt i Wärna

Internt dokument med instruktion för avslutning av akt i systemstödet Wärna upprättat 2016.

„ Rutiner/formulär vid granskning

Rutinerna bygger på de gemensamma riktlinjerna för kommunerna i Ångermanland.

Dokumentet är upprättat 2014.

„ Nya uppdrag…?

Blankett som årligen skickas ut tillsammans med redogörelse och

årsräkningshandlingar för att kontrollera om ställföreträdaren kan tänka sig att åta sig fler uppdrag.

4.4 Samverkan

Överförmyndarna i Ångermanland har ett nätverk för samarbete och strävar efter likartat arbete vad gäller tillsyn och likartade riktlinjer för ersättning till ställföreträdare. Samarbetet har resulterat i ett dokument från 2012 med riktlinjer som ligger till grund för arvoderingen av ställföreträdare i Örnsköldsviks kommun.

4.5 Systemstöd

Verksamheten använder sig av det individbaserade ärendehanteringssystemet Wärna.

Samtliga huvudmän finns registrerade i Wärna. I huvudmannens digitala akt finns bland annat årsräkningar, arvodesbeslut, dagboksanteckningar och korrespondens.

Handläggarna beskriver att Wärna har flera goda funktioner men att systemet som helhet har brister. Enligt intervjuade handläggare är bristerna huvudsakligen kopplade till att lagstiftningen är otidsenlig och exempelvis säger att årsräkningar måste hanteras i pappersform då det i dagsläget inte finns någon godkänd metod att signera dokumenten digitalt.

Överförmyndarhandläggarna använder återkommande Wärna för att till exempel följa upp vilka ställföreträdare som inte lämnat in årsräkning. Systemet används inte för att hämta statistik gällande exempelvis handläggningstider eller hur många årsräkningar som

(10)

behöver kompletteras. Intervjuade uppger att det inte finns något bra alternativ till Wärna som är i princip ensamma på marknaden i Sverige.

4.6 Utbildning och kompetensutveckling

Samtliga tillsvidareanställda handläggare har fått en grundutbildning, intervjuade handläggare beskriver att deras möjligheter till kompetensutveckling i övrigt är begränsade. Under 2016 åkte samtliga tillsvidareanställda handläggare på de årliga överförmyndardagarna, då i Malmö, vilket bidrog till att budgeten överbelastades.

Budgeten är inte justerad sedan 2011 och därmed inte anpassad efter kostnader för fördubblad personalstyrka, från 3-6 personer. Enligt stabschef är det sällsynt att en hel arbetsgrupp skickas på utbildning eller konferenser. I stället ska större vikt läggas vid att återrapportera till de som inte varit på plats. Detta beskrivs av handläggarna som en stor försämring. Överförmyndardagarna anses vara ett viktigt forum för erfarenhetsutbyte.

4.7 Ärendeutveckling

Överförmyndaren hanterar ett antal olika ärendetyper: godmanskap enligt föräldrabalken, god man till ensamkommande barn, förvaltarskap samt förmyndarskap. Verksamheten omfattar 990 huvudmän som har ställföreträdare (se avsnitt 5 om ställföreträdare).

Av tabell 2 nedan framgår en stadig uppgång över tid för ärendetypen god man enligt föräldrabalken. Ärendetypen god man för ensamkommande barn minskade antalsmässigt mellan 2015 och 2016 efter en kraftig ökning mellan 2014 och 2015. Enligt stabschefen beror minskningen på att flera huvudmän fyllt 18 år. Örnsköldsviks kommun har 27 ensamkommande barn placerade i Åsele som ska flyttas till Örnsköldsvik i februari 2017.

Beredskapen för gode män för ensamkommande beskrivs som god. Vid intervjutillfället stod cirka 20 personer i kö för att bli god man för ensamkommande barn.

Ökningen av godmanskap enligt föräldrabalken upplevs däremot som en belastning för verksamheten. Detta då rekryteringen av gode män enligt föräldrabalken är svårare och bristen på gode män varat över tid. Det finns även ett antal komplexa ärenden som upptar tid i verksamheten. Antalet förvaltarskap och förmynderskap uppvisar också en viss ökning över tid (se tabell 2). Totalt ses en ökning på 150 huvudmän under perioden 2014- 2016.

Tabell 2 – Fördelning huvudmän

Ärendetyp 2014 2015 2016

Godmanskap 510 524 572

Godmanskap för

ensamkommande barn 28 132 94

Förvaltarskap 105 118 117

Förmynderskap 197 201 207

Totalt 840 975 990

Utöver de huvudmän som inbegrips i tabell 2 finns även ärenden för särskilt förordnad vårdnadshavare samt så kallade ”specialärenden”⁸. Med dessa inräknade finns totalt 1016 huvudmän. Handläggningstiden för ett ärende varierar utifrån dess innehåll och karaktär.

8 Aktuella specialärenden enligt föräldrabalken (1949:381) i Örnsköldsviks kommun är god man för bortavarande eller okända arvingar i dödsbo, medförmyndare för underårig samt förmynderskap samtycke till rörelse vilket innebär att föräldrar inte får låta den som är under sexton år driva rörelse. Om den omyndige har fyllt sexton år, får föräldrarna endast med överförmyndarens samtycke låta denne driva en rörelse som medför bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078).

(11)

Verksamheten har inget bestämt mål för handläggningstid gällande förordnande av ställföreträdare.

4.8 Överförmyndarens e-tjänster

Överförmyndaren har idag e-tjänster för redogörelse/arvodesräkning för gode män till ensamkommande barn. På kommunens webbplats tillhandahålls ett antal blanketter och informationsblad avseende ställföreträdaren och dess uppdrag. Det finns blanketter för årsräkning, redogörelse för uppdrag, körjournal ställföreträdare, uttagsmedgivande samt en lathund för redovisningar, förteckning, års- och sluträkning.

Vid intervjuer med ställföreträdare framgår att e-tjänsterna används men att det finns potential att förenkla och förbättra vissa funktioner. Enligt ställföreträdare har

överförmyndarenheten tagit till sig av synpunkterna och utlovat åtgärder.

5 Ställföreträdare

Samtliga personer som har ett uppdrag av överförmyndaren benämns ställföreträdare.

Den 31/12 2016 fanns totalt 796 ställföreträdare. Detta inbegriper även särskilt förordnad vårdnadshavare samt specialärenden.

Tabell 3 – Fördelning mellan ställföreträdare Typ av ställföreträdare Per den 31/12 2016

God man 387

God man för ensamkommande barn 58

Förvaltare 71

Förmyndare 248

Särskilt förordnad vårdnadshavare 17

Total 796

5.1 Rekrytering av ställföreträdare

Det finns enligt intervjuade överlag en stor brist på ställföreträdare. Som tidigare nämnts är god man för ensamkommande barn undantaget vilket tros bero dels på den högre ersättningen och dels på en vilja till större socialt ansvarstagande för den aktuella gruppen. Intervjuade betonar dock att situationen snabbt kan förändras om antalet ensamkommande barn skulle börja öka igen.

Annonsering för samtliga uppdrag görs via ett flertal olika kanaler. Intervjuade nämner två lokaltidningar, en Facebookgrupp, informationsträffar, annonsering på kommunens webbplats, e-post till nätverk av ställföreträdare till organisationer och församlingar som kanaler där överförmyndarenheten sprider information om behovet av fler ställföreträdare.

Information går dessutom ut till befintliga ställföreträdare i samband med årsräkningen. På kommunens webbplats finns en e-blankett för att lämna intresseanmälan.

Överförmyndarenheten arbetar med en kommunikationsplan för att kommunicera behovet av gode män. Kommunikationsplanen är fokuserad till fyra inplanerade

informationstillfällen spritt över året. Dock ges information löpande och vid behov till de som är intresserade.

I svåra fall anlitas uthyrare av professionella ställföreträdare, och i dessa fall från ett företag på annan ort. Att ställföreträdaren bor på annan ort beskrivs som särskilt positivt i de fall då huvudmannen bedöms farlig. Stabschefen anger att uthyrare anlitas i

undantagsfall. Överförmyndaren avgör om en extern aktör ska användas eller inte.

Överförmyndaren anser att kommunen ska använda externa aktörer i så liten omfattning

(12)

som möjligt och menar att ett eventuellt samarbete med Umeåregionen skulle minska eller ta bort behovet av en extern aktör.

När det finns en intresserad potentiell ställföreträdare startar en process för att

lämplighetpröva personen. Som ett första led i rekryteringen genomförs bakgrundskontroll där utdrag från belastningsregistret, Kronofogdemyndigheten samt socialtjänsten register inhämtas. Lämplighetsintyg underskrivet av två ojäviga referenter ska dessutom lämnas in till överförmyndarenheten. Därefter kallas den intresserade till intervju med en

överförmyndarhandläggare som efter en samlad bedömning avgör om - och i så fall till vilken huvudman - ställföreträdaren är lämplig. Anses personen lämplig efter kontrollerna tilldelas denne, efter genomförd grundutbildning, ett uppdrag.

Vad avser ställföreträdarärenden enligt föräldrabalken ställs frågan ”har du uppdrag som ställföreträdare i annan kommun” i en blankett som heter ”Nya uppdrag…?”. Blanketten skickas ut tillsammans med redogörelsen och årsräkningshandlingarna som begärs in till överförmyndaren av god man och förvaltare en gång per år. Gällande god man för ensamkommande barn finns en rutin att ställa frågan om uppdrag i annan kommun när den blivande gode mannen bor i annan kommun, exempelvis Nordmaling som ingår i samarbete med Umeåregionen.

Som tabell 2 visar är godmanskap och förmynderskap de vanligaste

ställföreträdarskapen. Enligt de intervjuade har merparten av ställföreträdarna har 1-2 uppdrag. Det finns dock ställföreträdare som har upp till tio uppdrag. I sådana fall handlar det om mycket erfarna ställföreträdare utan heltidsarbete. En anställd på förvaltarenheten har 18 uppdrag men arbetar då heltid med dessa. Enligt intervjuad förvaltare ligger snittet i landet på mellan 16-20 huvudmän på en heltidstjänst. Givet variationen i arbetsinsats på ett uppdrag anser förvaltaren dock att det inte är helt relevant att tala i termer om antal uppdrag.Antal uppdrag per ställföreträdare uppges av intervjuade vara relativt konstant över tid.

Utifrån fördelningen mellan ställföreträdarskapen har verksamheten inte haft något behov av att sätta någon gräns för antalet uppdrag per ställföreträdare, utan förordnande sker utifrån uppdragets innehåll samt ställföreträdarens lämplighet och erfarenhet.

Intervjuade handläggare beskriver en påfrestning i att de inte lyckas rekrytera

ställföreträdare i den takt som behövs. Handläggarna lyfter också att det är olyckligt att de både rekryterar och entledigar ställföreträdare. Tröskeln för att entlediga olämpliga

ställföreträdare riskerar att bli högre mot bakgrund av vetskapen om svårigheterna att rekrytera nya. Det beskrivs dock vara mycket sällan någon ställföreträdare behöver entledigas.

5.2 Utbildning och kompetensutveckling för ställföreträdare

Ett utvecklingsarbete gällande utbildning och kompetensutveckling pågår på

överförmyndarenheten. Överförmyndaren har från och med 2015 utbildningsansvar för ställföreträdare efter en ändring i föräldrabalken, men intervjuade handläggare lyfter att ansvarets omfattning är otydlig. Enheten har utifrån ansvaret upprättat en handlingsplan för utbildning av ställföreträdare, både nya och erfarna. För gode män anordnas två återkommande utbildningsdagar varav en är en introduktion och den andra behandlar årsräkningar. Under 2016 bjöds för första gången alla gode män in till utbildningar,

tidigare har endast nyblivna gode män bjudits in. För gode män för ensamkommande barn finns en speciell utbildning med fem utbildningstillfällen som hålls under både höst och vår och består av föreläsningar på olika teman. Intervjuade handläggare beskriver att de skulle vilja kunna erbjuda mer nischade utbildningar för erfarna ställföreträdare, t.ex. till gode män med huvudmän som lider av psykisk ohälsa.

(13)

Det framkommer i intervjuerna med ställföreträdare att de upplever en tillräcklig utbildning av överförmyndaren. Det framhålls i övrigt att överförmyndaren har hög tillgänglighet och servicenivå som gör det enkelt att via telefon eller mail få sina frågor besvarade.

Ställföreträdare på förvaltarenheten tar enligt intervjuade i hög grad ansvar för sin egen kompetensutveckling genom att själva söka efter relevanta utbildningar och genom att åka på en träff med förvaltare från övriga landet där diskussionsforum och erfarenhetsutbyten anordnas.

Ställföreträdare som har flera uppdrag och till vilka de inte är anhöriga får en bok som behandlar uppdragen som god man och förvaltare. Skriften Rollkoll från Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare ges till intresserade nya ställföreträdare som ett första introduktionsmaterial.

5.3 Arvoden

Den som har förordnats till förmyndare, god man eller förvaltare har rätt till ett skäligt arvode för uppdraget och ersättning för nödvändiga utgifter för uppdraget⁹. Föräldrar som är förmyndare för sina barn har i normalfall inte rätt till arvode. Nära anhöriga som

förordnats till god man eller förvaltare har rätt till arvode men brukar ofta avstå från denna rätt. Huvudregeln är att det är huvudmannen som ska betala arvodet. En förutsättning är att huvudmannen har skattepliktiga inkomster som överstiger 2,65 gånger prisbasbeloppet eller tillgångar som överstiger två gånger prisbasbeloppet. Undantag kan göras i särskilda fall.

I de fall en god man eller förvaltare utför extra ordinära uppgifter för huvudmannens räkning kan särskild ersättning utgå. Överförmyndarna i Ångermanland har gemensamt kommit överens om att lägga ersättningsnivån för dessa uppdrag till 150 kr per timme vilket även gäller som ersättningsnivå i Örnsköldsviks kommun.

En god man har enligt lagen (2005:429, 12 §) om god man för ensamkommande barn rätt till ersättning för sitt uppdrag.

Överförmyndaren i Örnsköldsviks kommun beslutade den 27 maj 2016 att införa schablonarvode för gode män i uppdrag avseende ensamkommande barn. Beslutet innebär arvode med 3000 kr per månad och uppdrag under asyltiden samt 2000 kr en månad efter att PUT beviljats och barnet kommunplacerats. För extra tidskrävande

insatser utgår, efter prövning av överförmyndare, arvode med 200 kr per timma och 100 kr per timma i resa/resor.

Porto, telefonkostnader och dylikt schabloniseras med 2 % av ett prisbasbelopp fördelat under tolv månader, d.v.s. 74 kr/månad. Reseersättning utgår med 1,85 kr/kilometer.

Restidsersättning där barnet inte medföljer ersätts med 100 kr/timme. Det förutsätts att gode män ansöker om de olika ersättningarna för att dessa ska utgå. Vid extra

tidskrävande insatser kan överförmyndaren pröva om extra arvode ska utgå efter

ansökan. Enligt uppgift sker detta sällan och efter restriktiv bedömning. Ersättning brukar utgå vid åtminstone ett tillfälle per uppdrag under asylprocessen eftersom det för god man ofta innebär en resa på 40 mil enkel väg till Boden för utredningssamtal samt

övernattning.

Handläggaren beslutar, utifrån årsräkningen och årsredogörelsen, arvodets och ersättningens storlek och vem som ska betala.

9 Föräldrabalken 12 kap 16 §

(14)

5.4 Årsräkningar

I föräldrabalken¹⁰ anges vilka ställföreträdare som före den 1 mars varje år ska lämna in en årsräkning till överförmyndaren. I årsräkningen ska den ekonomiska förvaltningen av egendom som ställföreträdaren ansvarat för redovisas.

Örnsköldsvik har gemensamma riktlinjer för granskning av årsräkningar med övriga kommuner i Ångermanland. Särskilda rutiner, Rutiner/formulär vid granskning, finns även för verksamheten i Örnsköldsvik, rutinerna bygger på riktlinjerna för Ångermanland. Båda dokumenten är upprättade 2014.

Rutinerna fastslår att minst tio procent av samtliga årsräkningar djupgranskas varje år.

Djupgranskning sker av samtliga:

- årsräkningar från alla nya gode män

- årsräkningar som tidigare visat allvarliga brister

I övrigt ska ett slumpmässigt urval av resterande årsräkningar granskas så att tio procent av samtliga årsräkningar nås. I dokumentet Rutiner/formulär vid granskning finns

checklistor för normalgranskning samt djupgranskning samt en rutin för granskning av kriteriet ”sörja för person”¹¹.

Vid intervju med stabschef konstateras dock att djupgranskning inte hinns med idag eftersom normalgranskningen har tagit för mycket tid i anspråk. Om enheten skulle välja att göra djupgranskningar skulle en del årsräkningar enligt stabschef inte vara granskade innan årets slut. Överförmyndaren är informerad om läget. Överförmyndarenheten arbetar med en handlingsplan som ska mynna ut i nya rutiner kring granskning som ska leda till att djupgranskningen kan återupptas.

Ankomstgranskning innebär att om en årsräkning är bristfällig eller om till exempel verifikationer saknas begärs kompletteringar in direkt. Granskningen av dessa årsräkningar slutförs först efter att komplettering inkommit.

Intervjuade uppger i början av februari 2017 att samtliga granskningar av årsräkningar för 2015 är genomförda. För en årsräkning inväntar emellertid överförmyndarenheten svar från ställföreträdaren avseende eventuell anmärkning varpå den inte blivit granskad och klar i Wärna. Nedan ses antalet och fördelning av olika räkningar som granskats under 2016. Granskningen av årsräkningarna börjar så snart de första inkommit i januari.

Tabell 4 – Antal granskade årsräkningar/sluträkningar 2016

Årsräkningar 607

Sluträkningar/byte 60

Sluträkningar 77

Total 744

Utöver detta har 1 284 arvodesräkningar för ensamkommande barn samt 573 arvodesräkningar för god man/förvaltare granskats under 2016.

Enligt intervjuad stabschef har enheten diskuterat förändringar i granskningsförfarandet för att korta handläggningstiderna. Exempelvis skulle alla årsräkningar kunna granskas översiktligt först för att tidigt notera uppenbara brister som kräver kompletteringar. Vid

10 Föräldrabalken kapitel 13 och 14

11 Att sörja för person innebär att man skall informera sig om hur huvudmannen bor, vilket behov av vård och social service som finns, vilka sociala kontakter och vilket behov av rekreation

huvudmannen har.

(15)

intervjutillfället har dock inget beslut angående förändringar i granskningsförfarandet tagits.

Samtliga beslut som tas av politiskt vald överförmyndare ska protokollföras. Intervjuade upplever att detta har förbättrats. Nämndsekreteraren för samhällsbyggnadsnämnden är ett stöd till överförmyndaren i upprättandet av protokoll.

6 Tillsyn

6.1 Länsstyrelsens tillsyn

Länsstyrelsen ansvarar för tillsyn av överförmyndarverksamheten. Det innebär att

länsstyrelsen gör årliga inspektioner hos överförmyndarverksamheten. Granskning av en överförmyndare kan även ske efter till exempel en anmälan från allmänheten. I sin granskning av slumpvist utvalda akter kan länsstyrelsen finna anledning att kritisera någon del av handläggningen. Länsstyrelsen kan även göra iakttagelser vid granskningen av akterna. Iakttagelser föranleder dock ingen kritik.

De fyra senaste tillsynerna av Örnsköldsviks kommuns överförmyndare genomfördes 2013, 2014, 2015 och 2016.

Vid inspektionen av 10 slumpvis utvalda akter 2013 fann länsstyrelsen anledning att kritisera överförmyndaren för den långa handläggningstiden avseende föregående års årsräkningar. Länsstyrelsen ansåg vid inspektionen att överförmyndarens handläggning i övrigt sköttes på ett bra sätt, de brister som länsstyrelsen iakttog vid aktgranskningen var av mindre allvarlig art. Bristerna föranledde därför inte någon kritik.

Även 2014 granskades 10 slumpvis utvalda akter. De brister som länsstyrelsen iakttog var av mindre allvarlig art och föranledde ingen kritik. Länsstyrelsen betonade dock vikten av att huvudmannen alltid ska delges beslutet i de fall denne ska betala hela eller delar av arvodet.

Vid inspektionen 2015 granskades 15 slumpvis utvalda akter. Länsstyrelsen fann vid inspektionen att överförmyndaren inte kan undgå kritik för den långa tid det tog att granska föregående års årsräkningar. I övrigt bedömdes handläggningen skötas på ett bra sätt.

Länsstyrelsen fann vid inspektionen 2016 att överförmyndaren inte kunde undgå kritik för de långa handläggningstiderna gällande förordnande av godmanskap till

ensamkommande barn. Överförmyndaren kunde därtill inte undgå kritik på grund av den sena granskningen av årsräkningarna 2014. I övrigt ansåg länsstyrelsen dock att

överförmyndarens handläggning sköttes på ett bra sätt. De få brister som länsstyrelsen iakttog vid aktgranskningen var av mindre allvarlig art och dessa brister föranledde därför ingen kritik.

6.2 Justitieombudsmannen (JO)

Sedan 2010 har överförmyndaren i Örnsköldsviks kommun JO-anmälts tre gånger; två gånger 2011 (gällande frågor om godmanskap, arvskifte m fl samt handläggningen av ett ärende om förvaltarskap) och en gång 2012 (gällande handläggningen av ärende om god man, godmanskap). Inget av ärendena har föranlett kritik från JO.

6.3 Överklagande av beslut

Enligt stabschef och handläggare sker överklagande av beslut i låg utsträckning. De flesta överklaganden rör arvodesbeslut. Intervjuade handläggare menar att de ofta uppmanar till

(16)

överklagan för att verksamheten ska kunna dra lärdomar av eventuella brister. Intervjuade upplever inte att överklaganden tynger enheten belastningsmässigt.

7 Överförmyndarens internkontroll och riskbedömningar

I kommunens reglemente för intern kontroll fastställs att ”reglementet gäller för

kommunens samtliga verksamheter”. Vidare står att läsa att ”processen för intern styrning och kontroll ska vara en integrerad del i kommunens övriga styrning. Den interna

styrningen och kontrollen ska utgå från varje nämnds mål och verksamheter”. Enligt Kommunallagen 6 kapitel 7§ har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. Varje nämnd är skyldig att löpande följa upp det interna styr- och kontrollsystemet inom nämndens verksamhet. Varje nämnd är skyldig att rapportera arbetet med intern styrning och kontroll till kommunstyrelsen i enlighet med rapporteringsprocessen. Enligt reglementet ska kommunstyrelsens årliga rapportering av intern styrning och kontroll återfinnas i årsrapport samt i

årsredovisningens förvaltningsberättelse.

Då det saknas mål för överförmyndarens verksamhet finns inte heller någon

internkontrollplan eller plan för uppföljning av den interna kontrollen. Av intervjuer framgår att den största identifierade risken i verksamheten är brist på ställföreträdare, vilken även märks i verksamheten. Riskbedömningar har enligt intervjuade gjorts och dokumenterats utifrån arbetsmiljöperspektiv och risk för hot och våld. Dessa ska enligt stabschef

uppdateras under våren. Enheten har även under sina utvecklingsdagar 2016 arbetat fram handlingsplaner med förbättringsåtgärder vilket dokumenterats. Utöver detta har inte någon ytterligare skriftlig risk- och väsentlighetsanalys genomförts, enligt intervjuade.

Av den dokumentation som upprättades under utvecklingsdagarna framgår att

överförmyndarenhetens vision är att inom ett år ha en strategi för att klara granskning av redovisningar och att inom fem år granska alla redovisningar innan semestern.

8 Uppföljning

Uppföljning av överförmyndarens verksamhet sker vid tre kvartalsuppföljningar: per mars, per augusti och för helår. Uppföljningarna innehåller analys av ekonomiskt utfall och prognosticerat årsresultat (med undantag för årsberättelse), samt redovisning av verksamhetsförändringar och uppdrag. Uppföljningarna godkänns av nämnden och delges fullmäktige.

Av samhällsbyggnadsnämndens tertialuppföljning 2 2016 framgår att ”överförmyndarens utfall är ca -0,5 Mkr för perioden vilket främst beror på att merparten av utbetalningar av arvoden till gode män sker under första delen av året. Prognosen är ett utfall enligt budgeterat nollresultat. I och med flyktingsituationen har verksamheten arbetat mycket med att rekrytera och tilldela gode män till ensamkommande. Det innebär höga kostnader som återsökts av Migrationsverket men det finns dock en risk att inte 100 % av

kostnaderna godkänns och i det fallet uppstår en nettokostnad i verksamheten”.¹²

I samhällsbyggnadsnämndens tertialuppföljning 2 för 2016 spås även att kostnaderna för överförmyndarverksamheten kommer att öka under 2017. Det beror enligt uppföljningen på att ”de tjänster som idag arbetar med ensamkommande barn finansieras av staten via välfärdsförvaltningen. Ersättningarna kommer att förändras från 1 juli 2017 och innebär att samhällsbyggnadsförvaltningen behöver hitta ny finansiering av tjänsterna. Antalet

12 De statliga ersättningarna kommer att ändras från den 1 juli 2017 vilket innebär att kostnader för gode män för ensamkommande barn inte längre kommer att kunna återsökas. Detta kommer att förorsaka överförmyndaren ökade kostnader.

(17)

ärenden inom överförmyndarverksamheten fortsätter öka. Även de huvudmän som kräver mer än vad en lekman normalt kan hantera ökar och därför är fler förvaltare som är direkt anställda av kommunen önskvärt”.

Utöver kvartalsuppföljningarna sker månadsuppföljning av överförmyndarens kostnadsutveckling.

Av intervjuerna framgår att överförmyndaren inte själv gör kvartalsuppföljningar, utan att uppföljning och redovisning sker som ett verksamhetsområde i

samhällsbyggnadsnämndens utfall. Kommunstyrelsens kvartalsuppföljningar innehåller ingen uppföljning av överförmyndarens verksamhet eller analys av verksamhetens utveckling.

Stabschefen har avstämningar med överförmyndarhandläggarna varannan vecka på APT- möten. Handläggare och stabschef träffar överförmyndaren i schemalagda möten var tredje månad. Utöver det finns en löpande kontakt vid behov när handläggarna kallar till sig överförmyndaren vid komplicerade ärenden.

Det finns enligt intervjuade inget forum för feedback från ställföreträdare till överförmyndarenheten. Viss feedback inkommer via årsräkningar, mail samt vid utbildningar. Handläggare beskriver att de har relativt tät kontakt med flera

ställföreträdare. Nyligen har även samtliga ställföreträdares mailadresser samlats in vilket ger möjligheter att skicka ut informationsmail.

9 Svar på revisionsfrågor och bedömning

Nedan redovisas kortfattade svar på de revisionsfrågor som har ingått i granskningen.

Därefter redogörs för slutsatser och svar på den övergripande revisionsfrågan.

Delfråga Svar

1 Hur har överförmyndarens ärendeutveckling varit under de senaste tre åren?

Totalt uppvisas en ökning på 150 huvudmän (18 %) under perioden 2014-2016. God man för ensamkommande barn ökade stort från 2014 till 2015 men minskade under 2016.

Ärendetypen god man enligt föräldrabalken har uppvisat en stadig uppgång över tid. Antalet förvaltarskap och

förmynderskap uppvisar också en viss ökning över tid.

2 Finns regelverk, rutinbeskrivningar för

handläggning av ärenden etc.?

Delvis. Kommunfullmäktige har fastställt ett reglemente för överförmyndaren 2010-12-20.

Skriftliga rutiner finns bland annat för urval vid

djupgranskning, checklista för normal- och djupgranskning, rutin för förteckning och rutin för avslutande av akt.

Av granskningen framgår att intervjuade handläggare anser att dokumenterade rutiner saknas för sedvanlig

ärendehandläggning.

3 Är den interna kontrollen ändamålsenligt utformad?

Nej. Det finns ingen internkontrollplan eller systematiserad uppföljning av intern kontroll för överförmyndaren. Mål för verksamheten och verksamhetsplan saknas också.

(18)

3.1 Är rutinerna för kontroll och uppföljning av gode mäns redovisning tillräcklig?

Delvis. Örnsköldsvik har gemensamma riktlinjer för granskning av årsräkningar med övriga kommuner i Ångermanland. Rutinerna fastslår att minst tio procent av samtliga årsräkningar djupgranskas varje år. Dessutom ska samtliga årsräkningar från alla nya gode män och

årsräkningar som tidigare visat allvarliga brister

djupgranskas. Checklistor finns för normalgranskning och djupgranskning. Av intervjuer framkommer dock att rutinerna för kontroll och uppföljning inte har kunnat följas.

3.2 Finns relevant systemstöd för att utföra den interna kontrollen på ett effektivt sätt?

Nej, inte avseende intern kontroll. Överförmyndaren använder sig av det individbaserade

ärendehanteringssystemet Wärna där akter finns för samtliga huvudmän. Enligt uppgift används systemet inte för

uppföljning eller kontroll av verksamheten.

4 Hur ser tillgång till, rekrytering, kvalitetssäkring och utbildning av god man/förvaltare ut?

Det finns enligt intervjuade en stor brist på ställföreträdare vilket också beskrivs vara verksamhetens största utmaning.

Vi ser positivt på att en kommunikationsplan har upprättats på överförmyndarenheten för att få till en jämnare ström av nya gode män samt arbeta mer planerat med

kommunikationen kring rekrytering av nya gode män.

Rekryteringsprocessen bedöms ändamålsenlig och innehåller ett flertal steg för att bedöma ställföreträdarens lämplighet.

Överförmyndaren håller årligen två utbildningar för att ge ställföreträdaren grundläggande kunskaper för att kunna utföra uppdraget. För gode män för ensamkommande barn anordnas fem utbildningstillfällen två gånger årligen.

Utbildningen skulle kunna utvecklas genom fastställa en utbildningsplan samt genom att erbjuda mer nischad och specialiserad utbildning.

4.1 Har överförmyndaren beslutat om ett max antal uppdrag per ställföreträdare?

Nej. Antalet uppdrag per ställföreträdare varierar enligt intervjuade mellan 1 och 20, beroende på uppdragets art och ställföreträdarens erfarenhet samt kompetens.

4.2 Påverkar antal uppdrag per ställföreträdare bedömd kvalité?

Delvis. Intervjuade lyfter att det finns en gräns för när hur många uppdrag en ställföreträdare kan ha. Lämpligt antal uppdrag varierar beroende på ställföreträdaren men även uppdragets innehåll. Sänkt kvalitet till följd av ställföreträdare med för många uppdrag upplevs inte vara ett problem.

4.3 I vilken utsträckning använder överförmyndaren externa aktörer som erbjuder tjänster som god man och förvaltare?

I komplicerade fall anlitas en uthyrare av professionella ställföreträdare. Detta sker då flera av de aktuella

huvudmännen bedöms vara farliga och där det därför är bra att ställföreträdaren bor på annan ort. Externa aktörer anlitas dock i undantagsfall efter beslut av överförmyndaren i varje enskilt fall.

5 Hur ser utvecklingen ut vad gäller antal uppdrag per god man/förvaltare?

Merparten av ställföreträdarna har endast 1-2 uppdrag. Det finns dock gode män som har upp till tio uppdrag och heltidsanställda förvaltare som har upp till 18 uppdrag.

Verksamheten har inte upplevt ett behov av att sätta en gräns för antalet uppdrag per ställföreträdare, trots den stora ärendeökningen avseende god man för ensamkommande barn. Antal uppdrag per ställföreträdare uppges vara relativt konstant över tid.

(19)

6 Har länsstyrelsens tillsyn föranlett några påpekanden?

Åtgärder i så fall?

Ja. Länsstyrelsen genomförde de senaste tillsynerna av överförmyndarens verksamhet under 2013, 2014, 2015 och 2016.

Vid inspektionerna 2013, 2015 och 2016 ansåg länsstyrelsen att överförmyndaren inte kunde undgå kritik på grund av den långa handläggningstiden för granskningen av

årsräkningarna. Vid inspektionen 2016 ansåg länsstyrelsen även att överförförmyndaren inte kunde undgå kritik för de långa handläggningstiderna gällande förordnande av godmanskap till ensamkommande barn.

Överförmyndarenheten ser över möjligheterna att granska årsräkningarna på andra sätt för att få ner

handläggningstiderna.

7 Erfarenheter av införandet av e-tjänst, dess användning och nytta?

Överförmyndaren har idag e-tjänster för redogörelse/arvodesräkning för gode män till ensamkommande barn. Ett flertal dokument såsom blanketter och checklistor finns att tillgå på kommunens webbplats.

8 I vilken omfattning sker överklaganden av myndighetsbeslut?

Enligt handläggaren sker överklagande av beslut i låg utsträckning.

9 Har överförmyndaren eller företrädare JO-anmälts?

Sedan 2010 har överförmyndaren i Örnsköldsviks kommun JO-anmälts tre gånger varav två gånger 2011 och en gång 2012. Inget av ärendena har föranlett kritik från JO.

9.1 Bedömning

Syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida överförmyndarens verksamhet bedrivs ändamålsenligt och på ett rättssäkert sätt.

Överförmyndarens verksamhet omfattar vid utgången av 2016 totalt 1016

ställföreträdarskap fördelat på 796 ställföreträdare. Under de tre senaste åren har antalet ärenden ökat för samtliga ställföreträdarskap. Antalet ställföreträdarskap för god man för ensamkommande barn ökade under 2015 men har gått tillbaka under 2016. Det finns en stor brist på ställföreträdare vilket också anses vara verksamhetens största utmaning.

Bristen på ställföreträdare gäller dock inte god man för ensamkommande.

Kommunfullmäktige har fastställt ett reglemente för överförmyndaren och i övrigt finns skriftliga rutiner för bland annat urval vid djupgranskning, checklista för normal- och djupgranskning, rutin för förteckning och rutin för avslutande av akt. Verksamheten har dock inte upprättat någon verksamhetsplan, intern kontrollplan eller risk- och

väsentlighetsanalys. Vi bedömer att avsaknaden av dessa styrdokument är en brist.

Att upprätta en egen verksamhetsplan med tillhörande verksamhetsmått och uppföljning skulle kunna vara ett sätt att tydliggöra överförmyndarens verksamhet, ekonomi, och utveckling av antal ärenden. Vi bedömer vidare att systematiserade och dokumenterade riskanalyser hade varit ett användbart sätt att säkerställa god kvalitet i överförmyndarens verksamhet. Genom att göra riskanalyser kan överförmyndaren identifiera risker med hög sannolikhet och effekt och därmed anpassa sitt tillsynsarbete på ett adekvat sätt.

Riskanalysen kan exempelvis ligga till grund för val av ärenden att göra fördjupande kontroller i, ett arbetssätt som enligt vår bedömning kan vara mer effektivt än att göra djupgranskningar i slumpvis utvalda ärenden. Vi bedömer också att det är angeläget för

(20)

överförmyndaren att årligen ta fram en plan för intern kontroll och att dokumentera de kontroller som görs.

Rekryteringsprocessen för ställföreträdare innehåller ett flertal moment, bland annat lämplighetsprövning och registerkontroll. Överförmyndaren håller årligen två utbildningar för att ge ställföreträdarna grundläggande kunskaper för att kunna utföra uppdraget. För gode män för ensamkommande barn anordnas fem utbildningstillfällen två gånger årligen.

De flesta ställföreträdare har 1-2 uppdrag, men några ställföreträdare har uppemot 10 uppdrag. Överförmyndaren har inte beslutat om maximalt antal uppdrag, bedömning av lämpligt antal uppdrag görs från fall till fall. I komplicerade fall anlitas en uthyrare av professionella ställföreträdare.

Örnsköldsvik har gemensamma riktlinjer för granskning av årsräkningar med övriga kommuner i Ångermanland. Rutinerna fastslår att minst tio procent av samtliga årsräkningar djupgranskas varje år. Av granskningen framgår emellertid att djupgranskning inte hinns med idag, vilket vi bedömer vara en brist.

Överförmyndarenheten arbetar med en ny rutin kring granskning som ska leda till att djupgranskningen kan återupptas och ser över möjligheterna att granska årsräkningarna på andra sätt för att få ner handläggningstiderna. Det finns god kompetens och erfarenhet i verksamheten, men vi bedömer att arbetet med att dokumentera rutiner för att minska sårbarheten vid exempelvis personalomsättning bör stärkas.