Kandidatuppsats
Fallstudie: Lean i Outnorths outboundprocess
Skribenter:
Jana Gustafsson, 900530, jg222wt@student.lnu.se Alison Karlsson, 940717, ak223fh@student.lnu.se Ellen Wiss Gullberg,970718 eg222rh@student.lnu.se Handledare: Fredrik Lindblad Examinator: Helena Forslund Termin: VT 20
Ämne: Supply Chain Management
Nivå: Kandidatuppsats, 15hp Kurskod: 2FE25E
Abstract
Title: Case study: Lean in Outnorth's outbound process
Researchers: Jana Gustafsson, Alison Karlsson & Ellen Wiss Gullberg Examinator: Helena Forslund
Supervisor: Fredrik Lindblad
Background: At the company Outnorth the outbound process, picking and packing to customer, is of great importance. Working with Lean, meaning the strive to eliminate waste, has begun in their outbound process and the researchers had the possibility to complement Outbound's ongoing work. Through mapping a flowchart of the current process different kinds of waste were identified. Then recommendations of which Lean tools to implement were made in order to reduce the wastes in the outbound process.
Purpose: The study's purpose is to, through a status report of the outbound process at Outnorth, identify logistic improvement possibilities and to suggest solutions through the Lean perspective.
Research questions:
(1) What does the current outbound process at Outnorth look like?
(2) What wastes are identified in the outbound process at Outnorth according to Lean?
(3) How can the improvement possibilities in the outbound process at Outnorth be implemented through the use of Lean?
Method: Through interviews, the outbound process was mapped out in a process flowchart.
Through further interviews and surveys, different forms of waste according to Lean could be identified in the outbound process. Finally, theory about Lean was used in order to show how the different kinds of waste can be handled.
Conclusion:There are forms of waste according to Lean in Outnorth's outbound process and many of these can be eliminated through the use of Lean tools.
Keywords:
Lean, Lean tools, 5S, five why, process, process flowchart and outbound.
x z c z x c x
≈ z c v x b d g n f b
Sammanfattning
Titel: Fallstudie: Lean i Outnorths outboundprocess
Forskare: Jana Gustafsson, Alison Karlsson & Ellen Wiss Gullberg Examinator: Helena Forslund
Handledare: Fredrik Lindblad
Bakgrund: Hos företaget Outnorth är outboundprocessen, plock och pack till kund, av stor vikt. Arbetet med Lean, det vill säga strävan efter eliminering av slöseri, har påbörjats i deras outboundprocess och forskarna har fått möjligheten att komplettera Outbounds pågående arbete. Genom en kartläggning av den nuvarande processen har slöserier kunnat identifierats.
Vidare har rekommendationer om vilka Leanverktyg som bör implementeras, för att minska slöserierna i outboundprocessen.
Syfte: Studiens syfte är att genom en nulägesbeskrivning av outboundprocessen hos Outnorth identifiera logistiska förbättringsmöjligheter och föreslå lösningar enligt Leanperspektivet.
Frågeställningar:
(1) Hur ser den nuvarande outboundprocessen ut hos Outnorth?
(2) Vilka slöserier identifieras i outboundprocessen hos Outnorth enligt Lean?
(3) Hur kan förbättringsmöjligheter i outboundprocessen hos Outnorth implementeras genom att använda Lean?
Genomförande: Genom intervjuer processkartlagdes outboundprocessen. Genom ytterligare intervjuer och enkäter kunde därefter olika former av slöseri enligt Lean identifieras i outboundprocessen. Slutligen användes teori om Lean för att visa hur de olika slöserierna kan hanteras.
Slutsats: Det finns slöserier enligt Lean i Outnorths outboundprocess och ett flertal av dessa kan elimineras genom att använda Leanverktyg.
Nyckelord:
Lean, Leanverktyg, 5S, fem varför, process, processkartläggning och outbound.
c v
Tack
Vi vill först och främst rikta ett stort tack till Henrik Søndergaard, Operativ chef på Outnorth. Trots Covid-19 och besöksförbud lät han oss studera deras outboundprocess.
Tack till Dennis Jaensson, konsult på Outbound, för ett enastående engagemang och samarbete vid intervjuerna. Även till Fredrik Lindblad, vår handledare, som varit till en fantastisk hjälp. Speciellt vid bytet av uppsatsämne. Tack till vår examinator Helena Forslund som har varit en stor tillgång och hjälp framförallt med vårt inledande kapitel.
Ett sista tack vill vi ge till de opponentgrupper som givit oss nya tänkvärda perspektiv som förstärkt studien.
______________ ______________ _________________
Jana Gustafsson Alison Karlsson Ellen Wiss Gullberg
Innehållsförteckning
1. Inledning 7
1.1 Företagsbeskrivning 7
1.2 Bakgrund 7
1.3 Problemdiskussion 9
1.4 Syfte 11
1.5 Frågeställningar 11
1.6 Disposition 12
2. Metod 13
2.1 Covid- 19 13
2.2 Vetenskapligt synsätt 13
2.2.1 Studiens vetenskapliga synsätt 14
2.3 Vetenskapligt angreppssätt 14
2.3.1 Studiens vetenskapliga angreppssätt 15
2.4 Forskningsmetod 15
2.4.1 Studiens forskningsmetod 16
2.5 Undersökningsdesign 16
2.5.1 Studiens undersökningsdesign 17
2.6 Datainsamling 17
2.6.1 Intervju 18
2.6.2 Enkät 19
2.6.3 Studiens datainsamling 19
2.7 Urval 20
2.7.1 Studiens urval 20
2.8 Sanningskriterier 21
2.8.1 Studiens sanningskriterier 22
2.9 Forskningsetiska överväganden 23
2.9.1 Studiens forskningsetiska överväganden 24
2.10 Analysmetod 24
2.10.1 Studiens analysmetod 25
2.11 Sammanfattning av metodkapitlet 26
2.12 Beskrivning av arbetsprocessen 26
3. Hur ser den nuvarande outboundprocessen ut hos Outnorth? 27
3.1 Teori 27
3.1.1 Utgående logistik 27
3.1.2 Plock- och packprocessen 28
3.1.3 Processkartläggning 28
3.2 Empiri 31
3.2.1 Processkartläggningen 31
3.3 Analys 32 4. Vilka slöserier identifieras i Outnorths outboundprocess enligt Lean? 36
4.1 Teori 36
4.1.1 Slöserier enligt Lean 36
4.2 Empiri 38
4.2.1 Intervjusvaren 38
4.2.2 Enkätsvaren 40
4.3 Analys 43
4.3.1 Slöserier identifierade i processkartläggningen 43
4.3.2 Slöserier identifierade från enkäten 45
4.3.3 Slöserier identifierade från intervjun 47
4.3.4 Sammanfattning av analys 48
5. Hur kan förbättringsmöjligheter i outboundprocessen hos Outnorth implementeras genom att
använda Lean? 49
5.1 Teori 49
5.1.1 Leanverktyg 49
5.1.1.1 5S 50
5.1.1.2 Kaizen 51
5.1.1.3 Visuell styrning 52
5.1.1.4 Fem varför 52
5.1.2 Implementering av Lean 53
5.1.3 Problematik med Lean 55
5.2 Empiri 56
5.3 Analys 57
6. Slutsatser 61
6.1 Resultat 61
6.2 Användbarhet och generaliserbarhet 62
6.3 Egna reflektioner 62
6.4 Etiska övervägande 63
6.5 Kritik till eget arbete 63
6.6 Förslag till vidare forskning 63
7. Referenser 65
7.1 Internetkällor 65
7.2 Intervjuer och möte: 66
7.3 Litteratur 66
7.4 Vetenskapliga artiklar 68
8. Bilagor 69
1. Inledning
I det inledande kapitlet beskrivs studiens fallföretag. Därefter presenteras bakgrund, begreppsförklaring och problemdiskussion som sedan mynnar ut till studiens syfte och frågeställningar. I problemdiskussionen tas studiens avgränsningar upp.
1.1 Företagsbeskrivning
Outnorth är en nätbutik som säljer kläder, skor och utrustning för friluftsliv som skapades år 2012 då Outnet och GetOut slogs samman. De har målet att leverera “the best of Scandinavian Outdoor” till en global kundkrets och är ett snabbväxande företag med över 80 anställda (Outnorth 2020). 2018 omsatte företaget strax över 500 miljoner kronor. De har även två fysiska butiker, en i Växjö och en i Kalmar, där personlig service såsom provning och justering av utrustning erbjuds. Deras mål är att inspirera fler till att spendera mer tid utomhus (Outnorth 2020).
Henrik Søndergaard arbetar som Operativ Chef på Outnorth och han berättar att Outnorths lager har fem olika processer i sin produktion. Inbound där de tar emot leveranser från leverantörer, retur och reklamation där de erhåller varor från kunder som ångrat eller reklamerat köpet. Vidare har de en process som tar hand om artikelfel samt en station som behandlar bemanningen. Den femte och sista processen, outboundprocessen är processen där ordrar från e-handeln plockas och packas (Operativ chef, intervju 2020-04-20).
1.2 Bakgrund
För att företag ska gå med vinst krävs inte enbart stora intäkter utan även att kostnaderna hålls under kontroll. Om kostnaderna tillåts stiga får det till följd att vinsten kan minska. Däremot tas många kostnader för givet och ifrågasätts inte; produktionen antas redan göras på ett så smidigt vis som möjligt och att de minsta möjliga kostnaderna har uppnåtts. Detta statiska synsätt innebär att förbättringsmöjligheter kan utebli och att ledningen inte ser att det finns lösningar som hade kunnat minska kostnaderna (Arvidson, Carrington & Johed 2018).
Ett alternativt synsätt till det statiska är “Lean Thinking”, Leanperspektivet, som poängterar resurssnålhet och ett undvikande av slöseri. Leanbegreppet kommer ursprungligen från Japan och har använts speciellt inom tillverkning för att eliminera allt slöseri - det vill säga eliminera allting som inte ger kundvärde (Bergman & Klefsjö 2007). Däremot är Lean inte begränsat till tillverkande företag.
Enligt Ljungberg och Larssons bok Processbaserad verksamhetsutveckling (2012) skriver de att Lean är användbart i flera olika organisationer. Allt från processer i sjukvården till administration i tjänsteföretag. Med ett Leanperspektiv är ett företag och en arbetsplats aldrig statisk, utan tvärtom är arbetsplatsen en pågående strävan mot perfektion där slöseri aktivt motarbetas. Det finns åtta typer av slöseri, nämligen överproduktion, dröjsmål, onödiga transporter, felaktiga processer, onödig lagring, onödiga rörelser, produktdefekter/omarbete av defekta produkter samt outtnyttjad kreativitet hos medarbetare (Bergman & Klefsjö 2007).
Genom att använda Lean i företag som tidigare har betraktat sin arbetsplats som statisk kan förbättringsmöjligheter identifieras och åtgärdas. Detta kan i sin tur leda till att processer effektiviseras samt minskade kostnader och därmed även en ökad vinst.
Under studien har begreppet Lean använts som ett samlingsord för flödesförbättring och eliminering av slöseri. Begreppet Leanperspektiv innebär att situationen betraktas med flödesförbättring och eliminering av slöseri i fokus, likt ett par Lean-glasögon.
Process är ett begrepp som återkommer i denna studie. Begreppsförklaringar av en process kan se olika ut; ”En process är ett repetitivt använt nätverk av i ordning länkade aktiviteter som använder information och resurser för att utifrån ett givet behov skapa det värde som tillfredsställer behovet” (Ljungberg & Larsson 2012 s. 60). Eller ”En process är ett nätverk av aktiviteter, som upprepas i tiden och vars syfte är att skapa värde åt någon extern eller intern kund” (Bergman & Klefsjö 2007 s. 457). Däremot finns det vissa egenskaper som är typiska att en process innehåller. En process har en tydlig början och ett tydligt slut och längs processen finns olika aktiviteter (Oskarsson, Ekdahl & Aronsson 2013). Processen startar oftast med ett kundbehov och när processen är slut är behovet uppfyllt.
Figur 1. En process egenskaper (Bergman & Klefsjö 2012, p. 458)
En process består utav fem olika beståndsdelar och dessa olika byggstenar utgör tillsammans hela processen och bidrar till en helhet. Processen börjar med objekt in därefter påbörjas de aktiviteter som förädlar objektet in. Genom resurs- och informationsflödet tillförs processen med det den behöver för att kunna förädla till objekt ut (Bergman & Klefsjö 2012).
1.3 Problemdiskussion
I Porters värdekedja finns flera olika värdeskapande aktiviteter som har som mål att öka vinsten och minska kostnaderna. Utgående logistik är en del av värdekedjan och handlar om att distribuera produkter till kunder (Porter 2004). (Figur 2) visar hur en hel process ser ut och visar tydligt vart studiens fokusområde är.
Figur 2. Avgränsning och fokusområde i process (Jonsson & Mattsson 2016 s.47).
Outnorths viktigaste process är där ordrar från e-handeln och Outnorth fysiska butiker plockas och packas. Outnorth kallar den här processen för det engelska ordet
“outbound” (Operativ chef, intervju 2020-04-20). Outboundprocessen är en del av
företagets utgående logistik och på Outnorth startar den med ett plockuppdrag och hämtning av en plockvagn. De aktiviteter som ingår i outboundprocessen är plockning och packning och avslutas när plockaren lagt paketet i en postbur för avhämtning.
Vidare i studien använder forskarna ordet outbound för att öka användbarheten för Outnorth och för att matcha deras företagskultur. Studien avgränsas till att undersöka Outnorths outboundprocess eftersom den är lagrets kärnprocess och det är här som förbättringar förväntas göra störst skillnad (Operativ chef, intervju 2020-04-20). En kärnprocess hos en organisation är där kundbehovet tillgodoses, där förädlas input till output (Bergman & Klefsjö 2007).
Det första steget när en förbättring av processen ska ske är att göra en nulägesanalys av den aktuella processen för att se hur det ser ut i dagsläget (Ljungberg & Larsson 2012).
En nulägesanalys är viktig för att skapa underlag och förståelse för outboundprocessen hos Outnorth. Genom en nulägesanalys blir områden med förbättringsmöjligheter synliga. Exempelvis finns det idag stora kartonger på lagret som innehåller flera olika artiklar och här behöver plockaren leta efter den specifika artikeln bland alla andra artiklar. Dessa kartonger står även på olika hyllplan och höjder. När en kartong har en hög hyllplats försvårar det arbetet ytterligare då det är svårt att hantera höjden samtidigt som flera artiklar har samma lagerplats i kartongen. Henrik (Operativ chef, intervju 2020-04-20) berättade att företaget idag inte systematiskt har implementerat Lean på sina arbetsplatser men vill förbättra sina processer. Efter att ha arbetat med hjälp av konsulter de senaste veckorna har arbetet med Lean påbörjats i form av bland annat användningen av Leanverktyget 5S (se teoriavsnitt 5.1.1.1).
Forskarna ämnar att tillföra och komplettera konsulternas arbete. Monetära flöden för processen kommer inte att studeras.
Ett välkänt verktyg för att genomföra en nulägesanalys är en processkartläggning. En processkartläggning går ut på att varje aktivitet inom en process identifieras och markeras upp i en bild. Det är först vid processkartläggningar som hela processen syns och identifieringen av både möjligheter och hinder upptäcks och förstås för att på bästa sätt optimera processen. Processkartläggningen hjälper därför till att identifiera förbättringsområden däremot finns det förbättringar i delprocesser som i andra änden leder till motsatsen. Det är svårt att förbättra alla dimensioner samtidigt, utan att då
riskera motstridiga mål. Elimineringen av en form av slöseri riskerar därför att skapa en annan form av slöseri. Exempelvis kan elimineringen av ett lager leda till att anställda får vänta på inleveranser (Ljungberg & Larsson 2012).
När förbättringsmöjligheter har identifierats bör de hanteras. Förbättringsmöjligheter kan tas tillvara och hanteras genom Leantänket och olika Leanverktyg. Leantänket och Leanverktyg hjälper till att ifrågasätta och eventuellt eliminera det slöseri som identifieras i processkartläggningen. Genom att använda Leantänket hos Outnorth kan eventuellt slöseri motarbetas och elimineras, för att i slutändan förbättra Outnorths outboundprocess.
1.4 Syfte
Studiens syfte är att genom en nulägesbeskrivning av outboundprocessen hos Outnorth identifiera slöserier och föreslå logistiska förbättringsmöjligheter enligt Leanperspektivet.
1.5 Frågeställningar
1. Hur ser den nuvarande outboundprocessen ut hos Outnorth?
2. Vilka slöserier identifieras i outboundprocessen hos Outnorth enligt Lean?
3. Hur kan förbättringsmöjligheter i outboundprocessen hos Outnorth implementeras genom att använda Lean?
1.6 Disposition
Figur 3. Disposition, skapad av författarna (2020).
(Figur 3) illustrerar uppsatsens disposition och arbetsprocess. Det inledande kapitlet börjar med en företagsbeskrivning, bakgrund samt problemdiskussion. Genom problemdiskussionen utvecklas studiens tre frågeställningar och syfte. Varje frågeställning har sedan besvarats genom varsitt kapitel som alla tre har samma struktur. Genom relevant teori och insamlad empiri har en analys genomförts för att besvara varje frågeställning. Frågeställning ett i det tredje kapitlet ger svar angående den nuvarande outboundprocessen genom en processkartläggning. En analys av insamlad teori och empiri har sedan information insamlats som grund till nästa frågeställning. I kapitel fyra behandlas frågeställning två som tar upp de slöserier enligt Lean som identifierats i den nuvarande outboundprocessen i kapitel tre. Analysen av frågeställning två går även den över till nästkommande kapitel och frågeställning.
Frågeställning tre behandlar hur förbättringsmöjligheterna genom Lean kan implementeras i Outnorth outboundprocess. Tillsammans med relevant teori och empiri analyseras kapitlet i sista avsnittet. En slutsats sammanfattar studiens alla analyser och presenterar resultaten på arbetets frågeställningar.
2. Metod
I kapitel två introduceras de metodval och synsätt som ligger till grund för studien.
Även hur studien har genomförts presenteras. Efter en grundlig beskrivning avslutas kapitlet med en sammanställning av de metodval som studien har som underlag samt en beskrivning av arbetsprocessen.
2.1 Covid- 19
I slutet av år 2019 upptäcktes det nya coronaviruset Covid-19. Det var i staden Wuhan, Kina som det upptäcktes och fick namnet SARS-CoV-2. Det är en infektionssjukdom som orsakas av ett virus och som liknar förkylning eller influensa med symptom som feber och hosta. Många smittade visar inga större symptom men ibland kan det behövas sjukhusvård. Kunskapen om sjukdomen ökar stegvis eftersom den inte funnits så länge.
Idag har Covid-19 spridit sig över stora delar av världen och många länder är hårt drabbade vilket innebär att det råder en pandemi (Cordenius & Schultz 2020).
Den här studien har utförts och skrivits under den rådande coronapandemin vilket har medfört svårigheter under studiens arbetsgång. Tänkta besök på företaget har uteblivit och ersatts med zoom-möten. Detta har framförallt påverkat den empiriska delen med tanke på det besöksförbud som blivit i och med Covid-19. Den helhetsbild som behövs för att göra en djup nulägesanalys har uteblivit och läsare bör ha detta i åtanke.
2.2 Vetenskapligt synsätt
Vetenskapsteori delas i huvudsak in i två områden och dessa är hermeneutik och positivism. Hermeneutiken är den kunskapsteoretiska inriktning som har sitt fokus på det humanistiska idealet. Ericsson (2019) beskriver i sin bok Myter om Metod att förståelsen över människors upplevelser, erfarenheter och handlingar väger tyngst i hermeneutiken.
Positivismen är den kunskapsteori som riktar in sig på det naturvetenskapliga idealet.
Att förklara världen i termer av orsak och verkan är en annan förklaring av positivismen
(Ericsson 2019). Detta vetenskapliga synsätt används främst vid kvantitativ forskningsstrategi och bygger på att vetenskapen är värderingsfri det vill säga objektiv fakta. Positivismen åtskiljer alltså på värderingar och fakta. Att forskarna inte ska påverka resultatet är idealbilden (Bryman & Bell 2017).
Realismen har två gemensamma egenskaper med positivismen. Det första är att samhällskunskapen och naturvetenskapen bör använda samma metoder när data som insamlats ska tolkas. Det andra är att verkligheten skiljer sig från när människor beskriver denna verklighet (Bryman & Bell 2017).
Det finns två typer av realism, empirisk realism och kritisk realism. Kritisk realism utgår från två saker. För det första är kritiska realister belåtna med teoretiska termer som inte kan observeras och för det andra är forskarnas uppfattningar enligt Bryman och Bell (2017) bara ett av flera andra sätt att få kunskap om verkligheten. Det vetenskapliga synsättet kritisk realism undersöker alltså både naturvetenskapens och samhällsvetenskapens huvudsakliga kriterier. Den empiriska realismens egenskaper är att med hjälp av lämpliga metoder kan förstå och förklara verkligheten.
2.2.1 Studiens vetenskapliga synsätt
Kunskapsteorin positivism har genomsyrat studien då objektiva förbättringar av Outnorths outboundprocess är vad som eftertraktades. Orsak och verkan har antagits gälla och eftersom teorin har applicerats i praktiken antas applikationen av teori att resulterat i verkan. Eftersom studien grundat sig i teoretiska begrepp har forskningen även haft en kritisk realism som utgångspunkt. Genom intervjuer, en enkät och observationer av outboundprocessen på Outnorth har förbättringsmöjligheter blivit identifierade med hjälp av teorin.
2.3 Vetenskapligt angreppssätt
Bryman & Bell (2017) nämner tre angreppssätt: deduktion, induktion och abduktion.
Ett deduktivt angreppssätt beskrivs ofta som bevisföringens väg. Vid en deduktiv undersökning härleds hela arbetet utifrån en eller flera hypoteser som sedan ska testas
tillsammans med empirin (Ericsson 2019). Resultatet av undersökningen kopplas sedan till redan existerande teori (Bryman & Bell 2017).
Induktion är motsatsen till deduktion. Den korta beskrivningen av induktion är upptäcktens väg. Av alla observationer och resultat i undersökningens empiri skapas generaliseringar som i sin tur sedan blir forskningens teori. Sammanfattningsvis innebär induktion att författaren utgår från vad den sett och upplevt för att sedan bilda slutsatser. Induktion används oftast vid en kvalitativ forskningsmetod (Ericsson 2009).
Abduktion har inom företagsekonomisk forskning blivit ett allt mer använt angreppssätt som både är deduktiv och induktiv. När en forskare inte längre kan tänka rationellt och endast använda strikt teori erkänner forskaren värdet av det kognitiva tänkandet vid utvecklingen av teorier (Bryman & Bell 2017). Istället för att bekräfta forskarens förförståelse med data öppnar det vetenskapliga angreppssättet abduktion upp möjligheten för forskarna att bli överraskade av datan (Bryman & Bell 2017).
2.3.1 Studiens vetenskapliga angreppssätt
Studien har som tidigare nämnt utgått från teoretisk förståelse och haft ett deduktivt angreppssätt eftersom forskarnas observationer och förbättringsmöjligheter av Lean production är baserad på redan fastställd teori. Induktion som angreppssätt har inte varit aktuellt då observationerna skulle bli teori samt att studien har utgått från en redan framställd och prövad Leanteori. Ett abduktivt angreppssätt har heller inte använts av forskarna eftersom den insamlade empiri har stöd i existerande teori.
2.4 Forskningsmetod
Det finns två huvudsakliga forskningsmetoder: Kvantitativ och kvalitativ forskningsmetod (Bryman & Bell 2017). Den kvantitativa forskningsmetoden är i första hand uppbyggd på insamling av numeriska data, vilket innebär att urvalet kan vara stort och slumpmässigt. Forskningen har ett angreppssätt som är deduktion, alltså prövning av teorier. Kvantitativa forskare utvärderar sambandet mellan forskning och teori som därefter prövas. Inom den kvantitativa forskningen används ett synsätt som
är naturvetenskapligt med inriktning positivism och den ontologiska inriktningen är objektivism. Objektivism är externa händelser som inte kan påverkas (Ericsson 2019).
En studie med kvalitativ forskningsmetod är samhällsvetenskaplig, där inriktningen är ord istället för siffror som det är i den kvantitativa forskningen. Kvalitativ forskning har synsättet hermeneutisk kunskapsteoretisk inriktning som beskriver förståelsen över respondenternas upplevelser och egna tolkningar av verkligheten. Kvalitativa forskare har en induktiv syn på förhållandet mellan teori och praktik, generering av teorier (Ericsson 2019). Den ontologiska inriktningen är konstruktionism vilket betyder samspel mellan individer och att de är bundna till varandra (Bryman & Bell 2017).
2.4.1 Studiens forskningsmetod
Studien har använt kvalitativ forskningsmetod med inslag av kvantitativ forskningsmetod eftersom forskarna detaljerat har undersökt outboundprocessen genom en djupgående studie om hur människor upplever saker. Observationen av outboundprocessen har genomförts med intervjuer och via en enkät med involverade arbetare, som beskrivit och förklarat processen och dess förbättringspotential med hjälp av ett Leanperspektiv.
2.5 Undersökningsdesign
Undersökningsdesignen för en studie kan vara designad på flera olika sätt. På vilket sätt en studie är utformad beror på innehållet i studien. Longitudinell studie, tvärsnittsdesign, fallstudiedesign och komparativ design är fyra olika typer och som benämns nedan (Bryman & Bell 2017). Enligt Bryman och Bell (2017) innebär longitudinell design att genom upprepade observationer kartlägga förändringar. Först studeras urvalet en gång och därefter minst en gång till för att fånga upp de eventuella förändringarna som skett i det som studerats. Det finns två typer av design; panelstudie och kohortstudier. En panelstudie lägger fokus på urval och datainsamling på ett flertal tillfällen medan i kohortstudier undersöks en bestämd grupp med gemensam nämnare.
Det kan vara allt ifrån att de är födda samma dag eller arbetar med samma arbete. Denna form av design tar både tid och kostar pengar vilket gör att användningen av
longitudinell design sällan tillämpas i företagsekonomisk forskning (Bryman & Bell 2017).
Tvärsnittsdesign och surveydesign har båda samma betydelse och används ofta som synonym. I en tvärsnittsdesign samlas data in från flera olika fall vid samma tidpunkt.
Undersökningen studerar sambanden mellan variablerna och för att undersöka sambanden behöver datainsamlingen vara kvantitativa eller kvantifierbara data (Bryman & Bell 2017).
Fallstudiedesign som forskningsmetod gör det möjligt för forskare att bevara helheten och meningsfulla händelser i verkligheten genom intervjuer, dokument och observationer. När specifika händelser ska studeras, allt från organisationsprocesser tills en kommuns ekonomi och där beteende styrs är fallstudiedesign som undersökningsmetod att föredra. Det finns två olika inriktningar; enfallsdesign och flerfallsdesign. Vid enfallsdesign studerar forskaren ett fall vilket leder till en djupgående framställning. Den andra designen flerfallsdesign är när flera fall analyseras vilket leder till större resultat. Däremot saknar flerfallsdesign den djupgående redogörelsen och kräver mer resurser för att genomföra (Yin 2007).
Genom komparativ design används identiska metoder på två kontrasterande fall, därför kallas den även för jämförande design. Denna jämförelselogik ger djup förståelse för specifika situationer. Komparativ design kan användas i både kvantitativ och kvalitativa studier (Bryman & Bell 2017).
2.5.1 Studiens undersökningsdesign
Denna studiens undersökningsdesign är en enfallsdesign. Studiens syfte var att studera outboundprocessen på företaget Outnorth vilket styrker valet av enfallsdesign eftersom forskningen bara berörde en process på Outnorth. Materialet som samlats in har till största del skett genom intervjuer vilket också är bäst lämpligt för enfallstudier.
2.6 Datainsamling
Sekundärdata och primärdata är två tillvägagångssätt vid datainsamling (Bryman & Bell 2017). Sekundärdata är data som har samlats in i tidigare forskning
och undersökningar. Fördelarna med sekundärdata är att den tidigare har hanterats och utvärderats, vilket gör att forskarna kan spara tid. Däremot krävs kontrollering av validitet och reliabilitet av den externa data för att försäkra forskarna om att den redan insamlade data håller en hög kvalitet. Statistik från SCB, statistiska centralbyrån, är ett exempel på sekundärdata som innehåller hög kvalité (Bryman & Bell 2017).
Primärdata är data som forskarna själva samlat in. Eftersom forskaren själv ansvarar för materialet blir det en stor fördel och undersökaren kan själv välja ut den information som är mest relevant till studien. En vanlig insamlingsmetod är intervjuer vilket gör att data som samlas in blir högst aktuell och höjer studiens tillförlitlighet. En nackdel med primärdata är att insamling av data är tidskrävande. För att göra en intervju krävs förberedelser, genomförande och till sist analys. Detta gör att det blir en stor tidsåtgång, vilket innebär större kostnader samtidigt som det ställer krav på att forskarna har kunskap inom datainsamling (Bryman & Bell 2017).
2.6.1 Intervju
Vid en intervju är målet att respondenten ska tillföra de åsikter, tankar och värderingar som de själva bär på. Forskningsintervjuer kan utformas på flera sätt. Bryman och Bell (2017) nämner elva olika typer av intervjuer men menar att den strukturerade intervjun ska vara den viktigaste och vanligaste vid kvantitativ forskning. En strukturerad intervju är egentligen vad det låter som, en intervju med strukturerat och i förväg med bestäma frågor. På så sätt är det enkelt att jämföra de olika respondenternas svar. Den strukturerade intervjuns frågor är formulerade på ett specifikt sätt att respondenten får olika svarsalternativ (Bryman & Bell 2017).
Semi-strukturerad intervju är i grund och botten en strukturerad intervju där intervjuaren utgår från förvägs bestämda frågor men där respondenten får svara fritt.
Till följd av de varierande svaren brukar alltid intervjuaren kunna ställa följdfrågor.
Vid en ostrukturerad intervju utgår intervjuaren endast efter teman eller allmänna frågeställningar, hur frågorna ställs och formuleras kan skilja sig från intervju till intervju (Bryman & Bell 2017).
2.6.2 Enkät
Enkäter kan liknas med strukturerade intervjuer eftersom en enkät i regel innehåller frågor eller påstående som respondenten personligen ska svara på. Enkäter sker mestadels på internet men kan också ske via post eller på en specifik plats. Vad som till största delen skiljer enkäter från den strukturerade intervjun är att det inte finns en intervjuare på plats. Därför måste frågorna i enkäten vara utformade så att respondenten lätt förstår frågan samt hur den ska besvaras. Enkäterna får därför inte ha för öppna frågor som krånglar till det för respondenten att svara samtidigt som den heller inte får vara för lång. Enkäter kan snabbt bli mastiga och respondenten tröttnar fort. Däremot går enkäter att administrera snabbare än strukturerade intervjuer samt att de går att anpassa lättare efter respondentens behov (Bryman & Bell 2017).
2.6.3 Studiens datainsamling
Primärdata ligger till grund för den här studien. Data har samlats in via både strukturerade och semi-strukturerade intervjuer samt via en enkät om outboundprocessen och hur väl medarbetarna är insatta i Lean. Den data som samlats in via enkäten är information om respondenternas upplevelser inom outboundprocessen. Intervjuer har utförts med Outnorths konsult som har en djup inblick i processen. Likaså har intervjuer utförts med företagets operativa chef för att få en överblick av Outnorths olika flöden, med en mer ingående blick in i outboundprocessen. (Tabell 1) nedan visar vilka intervjuer som gjorts i studien och enkäten som skickats ut till processens medarbetare. Primärdatan har varit ett stort fokus för att erhålla en så rättvis bild av processen och de förbättringsområden som möjligt. Detta för att kunna besvara studiens syfte och frågeställningar. På grund av de omständigheter som råder med viruset Covid-19 har de flesta intervjuerna skett via zoom för att till största mån följa rekommendationerna från folkhälsomyndigheten. När det funnits behov av empirisk komplettering har nya intervjuer utförts via zoom eller genom strukturerade mail. (Bilagor A & B) visar intervju- och enkätfrågor.
Tabell 1. Intervjuer med Outnorth (2020).
2.7 Urval
I samband med kvalitativ forskning handlar resonemanget om målstyrt urval som är ett icke- sannolikhetsurval och vid kvantitativ forskning inriktar det sig på sannolikhetsurval (Bryman & Bell 2017). Vid målstyrt urval är respondenterna medvetet utvalda för att de besitter den kunskapen som behövs för forskningen. De har förståelse och kan bidra till forskningsfrågorna, vilket leder till att forskarna kan få ut mycket noggrann information (Bryman & Bell 2017).
Om forskningen inte inriktar sig på en speciell målgrupp eller kategori kan alla i populationen vara med vilket också leder till att grundvalet blir ett slumpmässigt urval.
Skillnaden mot målstyrt urval där respondenterna är noga utvalda riktar sig sannolikhetsurval till en bredare grupp människor vilket leder till att de kan få tillgång till fler varierande individer (Bryman & Bell 2017).
2.7.1 Studiens urval
Studiens urval är målstyrt eftersom undersökningen är inriktad på outboundprocessen.
Studiens urval har också följt de avgränsningar som tidigare har nämnts i arbetet vilket också styrt forskarna till ett målstyrt urval. I föregående avsnitt presenterades att studiens datainsamling har skett genom intervjuer och en enkät. Inför enkäten valde
den operativa chefen medvetet ut sex personer som arbetade i outboundprocessen för att forskarna skulle få en så noggrann information som möjligt. Det var även Outnorths operativa chef som gav forskarna kontaktuppgifter till respondenter som har en djup inblick i outboundprocessen. Dessa urval är av målstyrd karaktär då forskningen har fokuserat på en specifik målgrupp.
2.8 Sanningskriterier
Bryman och Bell (2017) beskriver ett antal kvalitetsmått för att granska att studien är av hög kvalité. Validitet och reliabilitet är främst anpassat till kvantitativa forskningsmetoder medan trovärdighet och äkthet används inom kvalitativa studier.
Validitet är ett mått på studies giltighet och relevans. Alltså i hur stor utsträckning en undersökning verkligen mäter det den är ute efter att mäta. Det finns många olika slag av validitet och ett exempel är begreppsvaliditet som hanterar den data som insamlas exempelvis genom att använda flera empiriska källor. Intern validitet handlar om slutsatsen trovärdighet, den mäter kausala samband mellan två eller flera variabler.
Extern validitet är en tredje form av validitet och handlar om hur slutsatserna från studien kan generaliseras. I det stora hela uttrycker validiteten om slutsatsen korrelerar med teorin (Bryman & Bell 2017).
Respondentvalidering används främst av kvalitativa forskare. Det handlar om att forskarna lämnar ut den slutsats som de kommit fram till, till de respondenter som medverkat i studien. För att se så att resultaten verkligen stämmer överens med den uppfattningen som de personerna som undersökts.
Reliabilitet är en studies tillförlitlighet. Kvalitetsmåttet används för att säkerhetsställa att undersökningens resultat blir detsamma om studien skulle genomföras på nytt. Detta höjer kvaliteten på undersökningen genom att oklarheter minimeras eftersom all datainsamling kontrolleras (Bryman & Bell 2017).
Trovärdighetsmåttet består av fyra olika delkriterier. Det första kvalitetsmåttet, tillförlitlighet, inkluderar både att resultaten redogörs för personerna som är en del av studien och sedan är det viktigt att undersökningen genomförs enligt de regler som
finns. Vid genomförandet av dessa verifieras det att verkligheten har uppfattats rätt, vilket kan kopplas tillbaka till respondentvalidering. Det andra måttet, överförbarhet, betyder enligt Bryman och Bell (2017) att resultatet från studien kan användas i andra miljöer. Pålitlighet är det tredje trovärdighetsmåttet och innebär att det skapas en komplett och öppen redogörelse av alla faser i processen. Resultatet kan förslagsvis granskas av en medarbetare. Studien kan dock innehålla mycket information och data vilket leder till en stor tidsåtgång. Det är svårt att veta om forskarna handlat i god tro och objektivt. Detta beskriver Bryman och Bell (2017) i det sista kvalitetsmåttet, bekräftelse. Personliga värderingar kan ha påverkat utförandet och vid intervjutillfället.
Äkthet har fem olika kriterier rättvis bild, ontologisk autenticitet, pedagogisk autenticitet, katalytisk autenticitet och taktisk autenticitet. Rättvis bild handlar om hur studien ska ge en så rättvis bild som möjligt av människors åsikter och uppfattningar.
De andra kriterierna handlar om hur undersökningen har hjälpt respondenterna att förstå den sociala miljön, hur de andra upplever saker och ting och om studien bidragit till att de kan förändra sin situation samt åtgärder som krävs (Bryman & Bell 2017).
2.8.1 Studiens sanningskriterier
Studien har till största del haft en inriktning på kvalitativ forskningsmetod vilket lett till att forskarna främst använt sig av de två sistnämnda kvalitetsmåtten, trovärdighet och äkthet. Forskarna har under studiens gång varit neutrala och transparenta för att inte påverka de respondenter som medverkat i studien. Genom stort engagemang har forskarna haft som mål att medverkande har känt en hög trovärdighet genom hela processen.
Extern validitet presenteras som generaliserbarhet och har haft en ökad kvalitet på studien eftersom forskningen på processen kan i viss mån överföras till andra organisationer. Även fast alla företag inte arbetar exakt lika med processer, och som i detta fallet inte med outboundprocessen, är Leantänket applicerbart i de allra flesta organisationer och kan leda till att förbättringsåtgärder kan tillämpas. Genom att applicera studiens metod och tillvägagångssätt på liknande företag kan förbättringar med stor sannolikhet genomföras. Till sist har studien använt sig av kvalitetsmåttet respondentvalidering genom att respondenterna har fått tillgång till svaren för att se så
att de stämmer överens med deras egna uppfattningar. Detta har givit studien en hög kvalitet.
2.9 Forskningsetiska överväganden
Vid en företagsekonomisk forskning finns det en stor sannolikhet för att det ska uppstå etiska frågor eller problem. Detta eftersom etiken aktualiserar värderingarnas roll i undersökningen (Bryman & Bell 2017). Därför är kunskapen om hur individerna i studien ska behandlas grundläggande för forskarna. Samtidigt finns det etiska regler som forskare ska förhålla sig till vid en företagsekonomisk undersökning. Några etiska regler som ska följas menar Bryman och Bell (2017) är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitets- och anonymitetskravet, nyttjandekravet, falska förespelningar samt att deltagarna inte ska ta skada av undersökningen.
Informationskravet innebär att alla inblandade personer ska få information om studiens syfte och moment. Samtyckeskravet betyder att studiens alla deltagare ska informeras om sitt deltagande samt att deltagandet är frivilligt, och att de kan avstå från att delta när som helst. Konfidentialitets- och anonymitetskravet menar att deltagarnas konfidentialitet ska prioriteras och att alla personuppgifter ska hanteras försiktigt.
Nyttjandekravet betyder att uppgifterna som samlas in om individer enbart ska användas för studiens syfte. Falska förespeglingar innebär att forskarna inte får lov att ge en falsk syn eller falsk information om studien till deltagarna. Att deltagarna inte ska ta skada av undersökningen innebär att deltagarna inte ska uppleva varken fysisk eller psykisk skada till följd av en studie. De här reglerna speglar de fyra huvudsakliga etiska överväganden som Byman och Bell (2017) även uppmärksammar. Dessa områden är om deltagarna eller deras konfidentialitet skadas, om samtycke saknas från deltagarna, om deltagarnas privatliv blir inkräktat samt om vilseledande sker eller om viktig information undanhålls från deltagarna.
Dataskyddsförordningen (GDPR, General Data Protection Regulation) har som syfte att åstadkomma en likartad och jämbördig nivå för att skydda personuppgifter. Lagen trädde i kraft 25 maj 2018 och gäller i hela EU och påverkar alla som hanterar personuppgifter (Datainspektionen 2020). Dataskyddsförordningen handlar om att de
personer vars uppgifter som behandlas ska ha en avsikt och att de är informerade om detta. Att personuppgifterna används endast till ändamålet och att de förvaras säkert under den tiden personuppgifterna används (Linnéuniversitet 2020).
2.9.1 Studiens forskningsetiska överväganden
Genom studiens gång har forskarna följt Bryman och Bells (2017) rekommendationer för att förhindra uppståndelse av etiska problem. Deltagarna har blivit informerade om studiens syfte och vilka moment som tillhört undersökningen. De har också blivit ombedda om samtycke till att ha deltagit i studien och hållits anonyma om det har önskats. Under studiens gång har forskarna haft en tydlig dialog med respondenterna.
All viktig information har blivit presenterad för att undvika att någon typ av missförstånd skulle uppstå. Detta leder också till att studien har blivit sanningsenlig och resulterat till hög äkthet. Alla personuppgifter har en avsikt och de berörda personerna har blivit informerade om detta. Personuppgifterna har enbart använts till denna avsikt och förvarades säkert, i den nödvändiga tiden. De anställda hos Outnorth som svarade på enkäten var och förblir anonyma. Outnorths operativa chef fick innan slutinlämningen läsa igenom arbetet och lämna kommentarer. Om företaget önskade att vara anonymt åtgärdades detta. Under alla intervjuer och enkäter har samtycke erhållits. Arbetet skadade eller smutskastade inte någon.
2.10 Analysmetod
Vid en analys av fallstudier används vanligtvis fem olika tekniker. Dessa tekniker är mönsterjämförelser, utformning av förklaringar, tidsserieanalyser, logiska modeller samt synteser mellan olika fall. De fyra första teknikerna används vid enfalls- och flerfallsstudier. Den femte tekniken tillämpas vid multipla fall (Yin 2007).
Mönsterjämförelse är den populäraste tekniken vid analysering av en fallstudie.
Tekniken går ut på att jämföra det empiriska mönstret med ett eller flera förväntade mönster (Yin 2007). Skulle dessa mönster överensstämma betyder det att fallstudiens interna validitet förstärks.
Utformning av förklaringar är en teknik som påminner mycket om mönsterjämförelse däremot är tillvägagångssättet lite svårare (Yin 2007). Denna teknik formulerar en
förklaring av fallet som sedan analyseras. Vad Yin (2007) menar med förklara är att fastställa en påstådd samling kausala samband som berör företeelsen.
Tidsserieanalyser utförs oftast vid experiment. Denna tekniken bygger på att data samlas in vid vissa tidpunkter under studien som sedan ska analyseras. Genom denna tidsserieanalys går det att hitta trender och mönster vid de olika tidpunkterna (Yin 2007).
Logiska modeller eller programlogiska modeller som det även heter används främst vid utvärderingar av fallstudiemetoden. Vid användningen av logisk modell som analysteknik kan den upplevas som en annan form av mönsterjämförelse. Skillnaden är att tekniken jämför de empiriska observationerna med den förväntade teorin (Yin 2007).
Den sista och femte analystekniken kan användas när en fallstudie består av minst två olika fall (Yin 2007). Synteser mellan olika fall bygger på att de olika fallen ska undersökas för att finna likheter respektive skillnader. Analysen av den multipla fallstudien bygger på tolkningar och inte på numeriska beräkningar, något som ska observeras menar Yin (2007).
2.10.1 Studiens analysmetod
Den här studien har använt sig av tekniken utformningar av förklaringar för att analysera fallstudien. Processen har studerats tillsammans med medarbetare på Outnorth för att få en förklaring av flödesförloppet. Därefter har flödet analyserats för att hitta områden där det funnits förbättringspotential som sedan skulle åtgärdas med hjälp av Lean.
2.11 Sammanfattning av metodkapitlet
Figur 4. Sammanfattning av metodvalen, skapad av författarna (2020-05-14).
2.12 Beskrivning av arbetsprocessen
Det primära angående studiens arbetsprocess har varit att alla författarna ska vara lika mycket involverade under skrivandets gång. Från början var det tänkt att sitta mycket tillsammans och skriva för att skapa delaktighet och kunna diskutera och hjälpa varandra under studien. På grund av omständigheterna med Covid -19 har begränsningar med att sitta tillsammans uppkommit och arbetet har fått delats upp mer än vad tanken var från början. Inför varje skrivprocess har författarna haft en gemensam diskussion genom zoom för att gå igenom studiens innehåll och avsnitt. Målet med studien är att alla tre författarna ska ha lika mycket vetskap vilket har uppnåtts genom att efter en forskare skrivit klart sin del har de andra två författarna kontrolläst igenom avsnittet. Detta har lett till stor delaktighet samt till ett effektivt arbete.
3. Hur ser den nuvarande outboundprocessen ut hos Outnorth?
I kapitel tre presenteras den första frågeställningen och börjar med en teoridel. Genom intervjuer tillsammans med medarbetare på outboundprocessen har en processkartläggning genomförts. Utifrån processkartläggningen har empiri presenterats genom en nulägesbeskrivning och identifierad slöseri. Genomförda intervjuer finns i studiens urval i avsnitt 2.7.3. Kapitlet avslutas med en analys.
3.1 Teori
Figur 5. Teoriavsnittets innehåll. Skapad av forskarna (2020).
3.1.1 Utgående logistik
Utgående logistik är aktiviteter som involverar insamling, lagring och fysisk distribuering av slutprodukt till kunder. Det är flödet från den egna verksamheten vidare ut till kunden. Det är ett övergripande begrepp som kan definieras varierande i olika organisationer beroende på hur deras situation ser ut. Det kan till exempel vara lagring av färdiga produkter, materialhantering, utgående transport, orderbehandling och schemaläggning (Van Weele 2019). Utgående logistik i ett företag spelar en dominerande roll i organisationens framgång eller misslyckande (Hiremath, Shau & Tiwari 2013). En viktig del i utgående logistik är hur hanteringen av produkterna till kunderna sker. En effektiv utgående logistik bidrar till tydliga fördelar genom förbättrad kundservice och snabb leverans till kunderna (Ayantoyinbo & Gegeleso 2018). Detta är en av de primära aktiviteterna i Porters värdekedja som nämnts tidigare i studien. Det är en fysisk aktivitet som finns till för att skapa värde åt företagen genom att fokusera på ökat kundvärde genom prestation.
Porters värdekedja är en metod som används till att kartlägga en organisations värdeskapande aktiviteter (Porter 2004).
3.1.2 Plock- och packprocessen
Plock- och packprocessen är processer under utgående logistik och knyter samman företagets kunder och leverantörer (Sharma & Shah 2016). Processen kan ses som ett tämligen enkelt arbete men det finns flera komponenter som påverkar effektiviteten och utförandet. Komponenterna är exempelvis lagrets utformning, placering av artiklar och hur plockningen sker från lagerplatsen (Petersen 1999). Dessa faktorer brukar även stå för 50-75 procent av lagerdriftens totala tid och kostnad (Sharma & Shah 2016).
Plockprocessen är den mest arbetsintensiva processen. Tiden som går åt kan delas upp i tre olika delprocesser, tiden för att gå till rätt artikel, tiden för att plocka ordern och tiden för att hämta nytt plockuppdrag. Genom att effektivisera ressträckorna under lagerplockningen kan företaget minska lagerkostnaderna (Petersen 2002). Kunder skickar oförutsägbara och brådskande beställningar och förväntar sig att de ska uppfyllas. Genom att ha en produktiv och välarbetad plock- och packprocess kommer det att påverka kundnöjdheten direkt. På grund av kundens behov är det nödvändigt att intressera sig för processen för att verksamhetens resurser och kompetens ska kunna används på bästa sätt (Cancan & Junjiang 2014).
3.1.3 Processkartläggning
När en process ska undersökas för att exempelvis förbättras kan processkartläggning vara en användbar metod att använda sig av. Med kunskap om de olika aktiviteterna och delarna i en process kunna se helheten och förstå hur de hänger ihop (Oskarsson et al. 2013). Genom processkartläggning möjliggör det för undersökarna att ta del av processen i helhet samtidigt som delprocesserna studeras. Vid en grundläggande kartläggning ger det en stor möjlighet till att få en tydlig bild av hur varje enskild del är värdeskapande för organisationen. När företaget kan skilja på bra och dåliga kostnader utvecklas värdeskapandet i processerna (Ljungberg & Larsson 2012).
Det finns fyra olika metoder för att inskaffa informationen till processkartläggning;
processpromenad, virtuell processpromenad, kartläggningsteam och processdesign.
Genom processpromenad bokstavligen promenerar flera personer igenom processen.
Längs med processen intervjuas personer som utför processens aktiviteter. En processpromenad går snabbt att genomföra däremot kan svaret bli personligt då resten av personalen inte är med vid promenaden och att förstå helheten försvinner. Vid en virtuell processpromenad samlas flera av personalen och de ansvariga för kartläggningsprocessen ställer frågor till deltagarna som får svara. När en virtuell processpromenad genomförs blir det lättare att förstå helheten än vid en vanlig processpromenad. Den tredje metoden kartläggningsteam är mer ingående än de två ovan och samlar arbetare från processen som tillsammans får ansvara för att kartlägga processen. Nackdelen med den här metoden är den stora resurs- och tidsåtgången däremot blir resultatet grundligt genomfört då alla får vara med och alla får en stor inblick i hela processen. Den sista metoden processdesign används ofta vid projektledarstyrda processer. Processdesign brukar inte vara stora och det finns inte någon direkt process att kartlägga (Ljungberg & Larsson 2012).
När en processkartläggning genomförts målas den upp grafiskt. En välanvänd metod är att visa upp kartläggningen genom simbanor.
Figur 6. Simbanor, skapad av författarna (2020)
Simbanor visar en tydlig bild av vilken avdelning som utfört de olika aktiviteterna och genom att använda sig av symboler förtydligas de olika aktiviteterna som ingår i processkartläggning och hur processen hänger ihop i sin helhet
(Ljungberg & Larsson 2012). Siffra nummer ett står för den aktör som tillhör den första simbanan i processen. När första aktörens aktiviteter är klara förflyttas
processen till aktör nummer två och dess simbana och fortsätter i samma struktur till processen är klar.
Figur 7. Kartläggningssymboler för att illustrera flödet (Oskarsson et al. 2013 s. 177)
3.2 Empiri
Figur 8. Avsnittets innehåll. Skapad av forskarna (2020).
3.2.1 Processkartläggningen
(Figur 9) visar hela Outnorth försörjningskedja. I produktionen finns fem olika processer som börjar med inboundprocessen och avslutar med outboundprocessen som är det blåmarkerade området i (Figur 9) och studiens fokusområde. Som tidigare nämnt innehåller outboundprocessen delprocesserna plock, pack och service.
Outboundprocessen är den enda fysiska kontakten företaget har med kunden. Därmed har outboundprocessen en väsentlig och grundläggande roll i den utgående logistiken (Konsult, intervju 2020-04-22).
Figur 9. Fokusområde i Outnorth Process från inbound till retur, skapad av författarna (2020)
På grund av den rådande situationen Covid- 19 var det inte möjligt att göra processkartläggning på plats hos Outnorth. Vilket gör att processpromenad, virtuell processpromenad, kartläggningsteam och processdesign utesluts. Besöksförbudet på Outnorth resulterande i att processkartläggningen skedde på distans med Outnorths konsult och genom en enkät som skickats ut till medarbetare i outboundprocessen (Konsult, intervju 2020-04-22).
Figur 10. Processkartläggningen, Simbanemodell på fokusområdet. Skapad av forskarna (2020).
3.3 Analys
Genom intervjuer med respondenter från Outnorth har en kartläggning skapats för den nuvarande outboundprocessen. Outboundprocessen involverar fyra olika aktörer:
plock- och packstyrare, plockare, packare och servicearbetare.
Plock/Packstyrare
Processens objekt in är en inkommande order. Plock/ packstyrare startar hela plockprocessen varje morgon genom att gå igenom de inkomna ordrarna i deras WMS- system. WMS-system är en programvara som hjälper företag och organisationer med logistiklösningar. Det kan vara ett stöd till kärnprocessen. Styraren håller därefter i morgonmötet där de går igenom dagens upplägg. Styraren ser över plockordningen för att se om den är i rätt prioriteringsordning och bidrar med nödvändig information om ordrarna på en handskriven tavla. Ordrar som ska till Sverige och Norge samt till butikerna i Växjö och Kalmar prioriteras först. Plock- och packstyraren är huvudansvarig och ser till att arbetet i processen alltid flyter och hjälper plockare och packare med att prioritera uppdrag. Vid avvikelser som bland annat kan vara problem med scanner och saldofel i processen är det alltid styraren som ska kontaktas.
Bild 1. Outnorths informationstavla (Dennis Jaensson 2020).
Plockare
Utifrån underlag från plock- och packstyraren startar plockprocessen med att plockaren loggar in på handscannern med ett personligt inlogg. Därefter skapas ett plockuppdrag, det är viktigt för plockaren att hålla koll på vilket uppdrag som ska prioriteras först. Är personen i fråga osäker ska plock- och packstyraren kontaktas. Beroende på plockuppdrag användes antingen en fackvagn eller bulkvagn. En fackvagn eller optimized som den också kallas innebär att det är flera artiklar i samma order och att flera ordrar plockas på samma vagn. I en bulkvagn eller oneliners plockas ordrar som endast innehåller en artikel. Även om det är en oneliner måste plockaren vara observant på att det kan förekomma fler av en produkt. Detta gäller även vid fackvagnar. Efter val av vagn följer plockaren scannern som ger detaljinformation om plats och antal.
Plockaren plockar de artiklar som scannern visar och placerar rätt artikel på rätt plats i fack- eller bulkvagnen. Problem som kan förekomma vid plockning är plockfel, saldofel eller problem med scannern. Här förekommer artiklar på flera olika höjder vilket ibland försvårar arbetet. Vid saldofel måste plockaren lagerjustera eller kontakta styraren. Scannern indikerar när ordern är färdigplockad och plockaren bekräftar genom att trycka OK. Slutligen placerar plockaren den färdiga vagnen hos packaren i ledet av färdigplockade vagnar.
Bild 2. Fackvagn (Dennis Jeansson 2020).
Bild 3. Bulkvagn (Dennis Jaensson 2020)
Packare
Packaren blir tilldelad eller hämtar en bulk- eller fackvagn enligt prioriteringslistan.
Första steget är sedan att logga in och följa facknumrens ordning och scanna artiklarna.
Här kan det förekomma att plockarna plockat fel, antingen genom fel vara eller att en produkt saknas. När alla produkter har scannats markeras dessa grönt och packaren bekräftar genom att trycka OK. Medan etiketter och följesedlar skrivs ut börjar
packaren att emballera i ett lämpligt emballagealternativ och placeras sedan i rätt bur/
pall. Därefter påbörjas packarens uppgifter om på nytt. Packaren använder löpande och proaktivt lampsystemet som indikerar när packaren behöver nytt material, ny bur/ pall att lägga ordrar i eller när ett problem har uppstått.
Bild 4. Blå lampa, behov av nytt material (Dennis Jaensson 2020).
Bild 5. Grön lampa, behov av ny bur/pall att placera ordrar i (Dennis Jeansson 2020).
Bild 6. Röd lampa, packaren behöver hjälp med ett problem (Dennis Jeansson 2020).
Servicearbetare
I samråd med plock- och packstyraren har servicearbetaren ansvar för arbetsdagen.
Servicearbeten uppdaterar informationstavlan med den senaste informationen vilket ger möjlighet för resterande medarbetare i outboundprocessen att arbeta proaktivt och effektivt. Uppgifter som service har hand om är att förse packborden enligt behov via lampsystemet. Vid bokning av gods ska servicearbetaren se till att alla frakthandlingar och utskrifter finns tillgängliga. Bokningarna sker enligt uppsatt tidsfönster för berörda speditörer. Till sist är servicearbetarens uppgifter att se till att morgondagens behov av burar och pallar är uppfyllda.
4. Vilka slöserier identifieras i Outnorths outboundprocess enligt Lean?
I fjärde kapitlet presenteras den andra frågeställningen och inleds med ett teoriavsnitt.
Teorin presenterar de olika Leanverktygen. Efter teorin introduceras empirin från processkartläggningen och nulägesbeskrivningen i kapitel tre samt enkäten. I analysen identifieras vilka förbättringsmöjligheter som finns i Outnorths outboundprocess.
4.1 Teori
Figur 11. Visar innehållet för teori i kapitel fyra. Skapad av forskarna (2020).
4.1.1 Slöserier enligt Lean
Lean eller Lean Production som det också kallas för kommer ursprungligen från Japan.
Under 90-talet när de flesta bilproducenterna visade negativa siffror stod den japanska bilproducenten Toyota ut ur mängden med höga siffror. Detta öppnade upp ögonen för hur Toyota arbetade med sin produktion, det så kallade Toyota Production System. Det är från Toyotas produktionssystem som tankarna kring Lean tar sitt ursprung (Bergman & Klefsjö 2007).
Lean är en produktionsfilosofi vars syfte är att eliminera allt slags slöseri i en produktion eller ett flöde för att skapa värde för kund. Allt som inte skapar värde för kunden eller potentiella kunder anses vara slöseri. Eftersom Lean är en välkänd filosofi finns det också andra beskrivningar av Lean. Bergman och Klefsjö (2007) beskriver även Lean som en metod för att öka effektiviteten i flödet. Flödeseffektiviteten koncentrerar sig på den enheten i flödet som ska förädlas. Skaparen av Toyota Production System, Taiichi Ohno, beskriver genom att se på tidslinjen från inkommen
order till att de kan samla in pengarna. Den tidslinjen reduceras genom att eliminera de aktiviteter som inte tillför värde (Bergman & Klefsjö 2007).
Det finns flera typer av slöseri eller muda som det heter på japanska, Toyota Production System tar upp åtta olika typer av slöseri. Genom att avlägsna de åtta slöserier hjälper det en organisation till att reducera kostnader men också till att organisera de nödvändiga värdeskapande aktiviteter. Detta leder till ett effektivt produktionsflöde med minsta möjliga avbrott (Lyons, Vidamour, Jain & Sutherland 2013).
I studiens (1.2 Bakgrund) presenteras Toyota Production Systems åtta muda.
Överproduktion innebär att företaget tillverkar en order innan den är beställd eller i överskott. Med väntetid menas att det finns lediga arbetare, maskiner eller andra resurser som väntar på att en annan aktivitet ska slutföras. Onödiga transporter tar endast resurser och ökar egentligen bara ledtiden. Felaktiga processer innebär att organisationen producerar som kunden inte efterfrågat. Den kan även innebära att företaget överbehandlat produktionen och tillfört produkten ett mervärde som kunden inte betalar för. Det femte slöserie onödiga lager avser de material och produkter som inte förbrukas utan endast ligger och väntar på lagret. Med onödiga rörelser menas förflyttningar av maskiner eller arbetare under processen som inte skapar värde.
Produktdefekter och omarbete av defekta produkter innebär att producera produkter som inte uppfyller den kvalitet som kunden efterfrågar. Det sista slöseriet är outnyttjad kreativitet hos medarbetare som betyder att företaget inte lyckats med att utnyttja ideér, färdigheter och förbättringsförslag av medarbetarna (Scoggin 2017).
4.2 Empiri
Figur 12. Visar innehållet i empirin. Skapad av forskarna (2020).
4.2.1 Intervjusvaren
I en strukturerad intervju (2020-05-11) med Outnorths konsult Dennis Jeansson utgick frågorna från Leans åtta slöserier. Intervjufrågorna finns i (Bilaga A). Följande information kommer från intervjusvaren med Outnorths konsult.
Onödiga rörelser
Outnorths lager är för tillfället trångt. Antalet tomma lagerplatser är få och vid lagringsbehov får anställda leta efter tomma lagerplatser. Bristen på lagringsutrymme innebär även att produkter får flyttas oftare än önskat. Utrymme för nya produkter måste helt enkelt skapas vilket innebär att redan lagrade produkter flyttas i onödan och enbart byter lagringsplats. I dagsläget finns ingen lagerstyrning och de anställda får leta efter lagringsutrymmen.
Överproduktion
Ansågs inte förekomma i outboundprocessen på Outnorth.
Väntetid
På Outnorth kan driftstopp förekomma och detta på grund av att WMS systemet har gjort uppdateringar som inte har synkats eller om övrig IT inte hänger med. Vid packning kan även väntetid ske då TA-system inte kan kopplas. TA- system är en mjukvara för företag som vill skicka och ta emot paket och Outnorth använder sig av Unifaun. Vid prioriteringar av ordrar kan väntetid förekomma för att utvalda ordrar ska göras innan, detta på grund av att kunder valt en viss servicenivå.
Onödiga transporter
Outnorth har två olika säsonger: vinter och sommar. I bästa världar skulle lagret spegelvändas efter säsong. Eftersom det inte är möjligt flyttas lagret genom ABC- klassificering. Vid dessa förflyttningar kan fel uppstå och dessa är till största del på grund av mänskliga faktorn men även otydlig upplärning. Av misstag kan packaren sätta på returetiketten på ordern istället för kundens etikett, vilket innebär att paketet skickas men återvänder till Outnorth dagen efter.
Felaktiga processer
I plockprocessen kan avvikelser i processen ske när plockaren inte hittar artikeln på grund av saldofel eller att plockaren tagit fel produkt. Detta leder i sin tur att packprocessen blir påverkad då plockarens avvikelser leder till att packprocessen får frångå den pågående processen för att rätta till felet. Även fel som blivit innan outboundprocessen påverkar i sin tur outboundprocessen på samma sätt som tidigare nämnt eftersom felet hänger med i nästa process.
Onödiga lager
Outnorths lager innehåller ca 70 000 till 75 000 enskilda SKU (kod för produkt) och ibland finns det artiklar som är svåra att sälja. Exempelvis ett rosa underställ i storlek XS. Dessa artiklar kallas slow-movers och Dennis nämner att det utförs åtgärder men att det är svårt. Bland annat finns det diskussioner om att slow-movers ska skrivas av efter en viss period och skänkas för att lagerplatsen ska användas till artiklar som säljer bättre.
Produktdefekter/omarbete
Produktdefekter och omarbete finns enligt Dennis hos Outnorth. Det sker att fel antal artiklar plockas och att produkter uteblir om en anställd trycker vidare sig i scannern.
Det händer även att leverantören har satt på fel EAN-koder vilket innebär att produkten är rätt men att den är i fel låda. I packprocessen händer det att anställda glömmer produkter på vagnen eller bordet vilket gör att ett paket inte kan skickas och att medarbetarna i nästa steg får leta. Det finns en anställd som hanterar denna typen av avvikelser och felhanteringar.
