I kapitel tre presenteras den första frågeställningen och börjar med en teoridel. Genom intervjuer tillsammans med medarbetare på outboundprocessen har en processkartläggning genomförts. Utifrån processkartläggningen har empiri presenterats genom en nulägesbeskrivning och identifierad slöseri. Genomförda intervjuer finns i studiens urval i avsnitt 2.7.3. Kapitlet avslutas med en analys.
3.1 Teori
Figur 5. Teoriavsnittets innehåll. Skapad av forskarna (2020).
3.1.1 Utgående logistik
Utgående logistik är aktiviteter som involverar insamling, lagring och fysisk distribuering av slutprodukt till kunder. Det är flödet från den egna verksamheten vidare ut till kunden. Det är ett övergripande begrepp som kan definieras varierande i olika organisationer beroende på hur deras situation ser ut. Det kan till exempel vara lagring av färdiga produkter, materialhantering, utgående transport, orderbehandling och schemaläggning (Van Weele 2019). Utgående logistik i ett företag spelar en dominerande roll i organisationens framgång eller misslyckande (Hiremath, Shau & Tiwari 2013). En viktig del i utgående logistik är hur hanteringen av produkterna till kunderna sker. En effektiv utgående logistik bidrar till tydliga fördelar genom förbättrad kundservice och snabb leverans till kunderna (Ayantoyinbo & Gegeleso 2018). Detta är en av de primära aktiviteterna i Porters värdekedja som nämnts tidigare i studien. Det är en fysisk aktivitet som finns till för att skapa värde åt företagen genom att fokusera på ökat kundvärde genom prestation.
Porters värdekedja är en metod som används till att kartlägga en organisations värdeskapande aktiviteter (Porter 2004).
3.1.2 Plock- och packprocessen
Plock- och packprocessen är processer under utgående logistik och knyter samman företagets kunder och leverantörer (Sharma & Shah 2016). Processen kan ses som ett tämligen enkelt arbete men det finns flera komponenter som påverkar effektiviteten och utförandet. Komponenterna är exempelvis lagrets utformning, placering av artiklar och hur plockningen sker från lagerplatsen (Petersen 1999). Dessa faktorer brukar även stå för 50-75 procent av lagerdriftens totala tid och kostnad (Sharma & Shah 2016).
Plockprocessen är den mest arbetsintensiva processen. Tiden som går åt kan delas upp i tre olika delprocesser, tiden för att gå till rätt artikel, tiden för att plocka ordern och tiden för att hämta nytt plockuppdrag. Genom att effektivisera ressträckorna under lagerplockningen kan företaget minska lagerkostnaderna (Petersen 2002). Kunder skickar oförutsägbara och brådskande beställningar och förväntar sig att de ska uppfyllas. Genom att ha en produktiv och välarbetad plock- och packprocess kommer det att påverka kundnöjdheten direkt. På grund av kundens behov är det nödvändigt att intressera sig för processen för att verksamhetens resurser och kompetens ska kunna används på bästa sätt (Cancan & Junjiang 2014).
3.1.3 Processkartläggning
När en process ska undersökas för att exempelvis förbättras kan processkartläggning vara en användbar metod att använda sig av. Med kunskap om de olika aktiviteterna och delarna i en process kunna se helheten och förstå hur de hänger ihop (Oskarsson et al. 2013). Genom processkartläggning möjliggör det för undersökarna att ta del av processen i helhet samtidigt som delprocesserna studeras. Vid en grundläggande kartläggning ger det en stor möjlighet till att få en tydlig bild av hur varje enskild del är värdeskapande för organisationen. När företaget kan skilja på bra och dåliga kostnader utvecklas värdeskapandet i processerna (Ljungberg & Larsson 2012).
Det finns fyra olika metoder för att inskaffa informationen till processkartläggning;
processpromenad, virtuell processpromenad, kartläggningsteam och processdesign.
Genom processpromenad bokstavligen promenerar flera personer igenom processen.
Längs med processen intervjuas personer som utför processens aktiviteter. En processpromenad går snabbt att genomföra däremot kan svaret bli personligt då resten av personalen inte är med vid promenaden och att förstå helheten försvinner. Vid en virtuell processpromenad samlas flera av personalen och de ansvariga för kartläggningsprocessen ställer frågor till deltagarna som får svara. När en virtuell processpromenad genomförs blir det lättare att förstå helheten än vid en vanlig processpromenad. Den tredje metoden kartläggningsteam är mer ingående än de två ovan och samlar arbetare från processen som tillsammans får ansvara för att kartlägga processen. Nackdelen med den här metoden är den stora resurs- och tidsåtgången däremot blir resultatet grundligt genomfört då alla får vara med och alla får en stor inblick i hela processen. Den sista metoden processdesign används ofta vid projektledarstyrda processer. Processdesign brukar inte vara stora och det finns inte någon direkt process att kartlägga (Ljungberg & Larsson 2012).
När en processkartläggning genomförts målas den upp grafiskt. En välanvänd metod är att visa upp kartläggningen genom simbanor.
Figur 6. Simbanor, skapad av författarna (2020)
Simbanor visar en tydlig bild av vilken avdelning som utfört de olika aktiviteterna och genom att använda sig av symboler förtydligas de olika aktiviteterna som ingår i processkartläggning och hur processen hänger ihop i sin helhet
(Ljungberg & Larsson 2012). Siffra nummer ett står för den aktör som tillhör den första simbanan i processen. När första aktörens aktiviteter är klara förflyttas
processen till aktör nummer två och dess simbana och fortsätter i samma struktur till processen är klar.
Figur 7. Kartläggningssymboler för att illustrera flödet (Oskarsson et al. 2013 s. 177)
3.2 Empiri
Figur 8. Avsnittets innehåll. Skapad av forskarna (2020).
3.2.1 Processkartläggningen
(Figur 9) visar hela Outnorth försörjningskedja. I produktionen finns fem olika processer som börjar med inboundprocessen och avslutar med outboundprocessen som är det blåmarkerade området i (Figur 9) och studiens fokusområde. Som tidigare nämnt innehåller outboundprocessen delprocesserna plock, pack och service.
Outboundprocessen är den enda fysiska kontakten företaget har med kunden. Därmed har outboundprocessen en väsentlig och grundläggande roll i den utgående logistiken (Konsult, intervju 2020-04-22).
Figur 9. Fokusområde i Outnorth Process från inbound till retur, skapad av författarna (2020)
På grund av den rådande situationen Covid- 19 var det inte möjligt att göra processkartläggning på plats hos Outnorth. Vilket gör att processpromenad, virtuell processpromenad, kartläggningsteam och processdesign utesluts. Besöksförbudet på Outnorth resulterande i att processkartläggningen skedde på distans med Outnorths konsult och genom en enkät som skickats ut till medarbetare i outboundprocessen (Konsult, intervju 2020-04-22).
Figur 10. Processkartläggningen, Simbanemodell på fokusområdet. Skapad av forskarna (2020).
3.3 Analys
Genom intervjuer med respondenter från Outnorth har en kartläggning skapats för den nuvarande outboundprocessen. Outboundprocessen involverar fyra olika aktörer:
plock- och packstyrare, plockare, packare och servicearbetare.
Plock/Packstyrare
Processens objekt in är en inkommande order. Plock/ packstyrare startar hela plockprocessen varje morgon genom att gå igenom de inkomna ordrarna i deras WMS-system. WMS-system är en programvara som hjälper företag och organisationer med logistiklösningar. Det kan vara ett stöd till kärnprocessen. Styraren håller därefter i morgonmötet där de går igenom dagens upplägg. Styraren ser över plockordningen för att se om den är i rätt prioriteringsordning och bidrar med nödvändig information om ordrarna på en handskriven tavla. Ordrar som ska till Sverige och Norge samt till butikerna i Växjö och Kalmar prioriteras först. Plock- och packstyraren är huvudansvarig och ser till att arbetet i processen alltid flyter och hjälper plockare och packare med att prioritera uppdrag. Vid avvikelser som bland annat kan vara problem med scanner och saldofel i processen är det alltid styraren som ska kontaktas.
Bild 1. Outnorths informationstavla (Dennis Jaensson 2020).
Plockare
Utifrån underlag från plock- och packstyraren startar plockprocessen med att plockaren loggar in på handscannern med ett personligt inlogg. Därefter skapas ett plockuppdrag, det är viktigt för plockaren att hålla koll på vilket uppdrag som ska prioriteras först. Är personen i fråga osäker ska plock- och packstyraren kontaktas. Beroende på plockuppdrag användes antingen en fackvagn eller bulkvagn. En fackvagn eller optimized som den också kallas innebär att det är flera artiklar i samma order och att flera ordrar plockas på samma vagn. I en bulkvagn eller oneliners plockas ordrar som endast innehåller en artikel. Även om det är en oneliner måste plockaren vara observant på att det kan förekomma fler av en produkt. Detta gäller även vid fackvagnar. Efter val av vagn följer plockaren scannern som ger detaljinformation om plats och antal.
Plockaren plockar de artiklar som scannern visar och placerar rätt artikel på rätt plats i fack- eller bulkvagnen. Problem som kan förekomma vid plockning är plockfel, saldofel eller problem med scannern. Här förekommer artiklar på flera olika höjder vilket ibland försvårar arbetet. Vid saldofel måste plockaren lagerjustera eller kontakta styraren. Scannern indikerar när ordern är färdigplockad och plockaren bekräftar genom att trycka OK. Slutligen placerar plockaren den färdiga vagnen hos packaren i ledet av färdigplockade vagnar.
Bild 2. Fackvagn (Dennis Jeansson 2020).
Bild 3. Bulkvagn (Dennis Jaensson 2020)
Packare
Packaren blir tilldelad eller hämtar en bulk- eller fackvagn enligt prioriteringslistan.
Första steget är sedan att logga in och följa facknumrens ordning och scanna artiklarna.
Här kan det förekomma att plockarna plockat fel, antingen genom fel vara eller att en produkt saknas. När alla produkter har scannats markeras dessa grönt och packaren bekräftar genom att trycka OK. Medan etiketter och följesedlar skrivs ut börjar
packaren att emballera i ett lämpligt emballagealternativ och placeras sedan i rätt bur/
pall. Därefter påbörjas packarens uppgifter om på nytt. Packaren använder löpande och proaktivt lampsystemet som indikerar när packaren behöver nytt material, ny bur/ pall att lägga ordrar i eller när ett problem har uppstått.
Bild 4. Blå lampa, behov av nytt material (Dennis Jaensson 2020).
Bild 5. Grön lampa, behov av ny bur/pall att placera ordrar i (Dennis Jeansson 2020).
Bild 6. Röd lampa, packaren behöver hjälp med ett problem (Dennis Jeansson 2020).
Servicearbetare
I samråd med plock- och packstyraren har servicearbetaren ansvar för arbetsdagen.
Servicearbeten uppdaterar informationstavlan med den senaste informationen vilket ger möjlighet för resterande medarbetare i outboundprocessen att arbeta proaktivt och effektivt. Uppgifter som service har hand om är att förse packborden enligt behov via lampsystemet. Vid bokning av gods ska servicearbetaren se till att alla frakthandlingar och utskrifter finns tillgängliga. Bokningarna sker enligt uppsatt tidsfönster för berörda speditörer. Till sist är servicearbetarens uppgifter att se till att morgondagens behov av burar och pallar är uppfyllda.