B AKGRUND OCH HISTORIK ... 3

(1)

(2)

2 │ │

INLEDNING ... 3

B AKGRUND OCH HISTORIK ... 3

S YFTE ... 3

M ÅLGRUPP ... 4

R EFERENSER ... 4

U PPDRAGSBESKRIVNING ... 4

A LLMÄNT OM GALLRINGSUTREDNING OCH GALLRING ... 4

A VGRÄNSNING ... 5

A RBETSGRUPPENS SAMMANSÄTTNING ... 5

A RBETSMETODIK ... 5

A KTIVITETER ... 5

BESKRIVNING AV IT-STÖDET BILL ... 6

H UVUDSAKLIGA FUNKTIONER ... 6

D ATAAGGREGERING ... 7

S YSTEMSAMBAND ... 8

INVENTERING AV INFORMATIONEN I BILL ... 9

H ANDLINGAR I BILL ... 9

S TATISTIKUTTAG ... 9

S EKRETESS ... 9

ANALYS OCH SLUTSATSER ... 10

F ORSKNINGENS BEHOV (3 § 3 P A RKIVLAGEN ) ... 10

SERVICEFÖRVALTNINGENS FÖRSLAG TILL GALLRING OCH BEVARANDE ... 12

F ÖRSLAG TILL GALLRING DÄR HANDLINGSTYPEN SAKNAS I BEFINTLIGA STYRDOKUMENT ... 13

F ÖRSLAG TILL GALLRING SOM SKILJER SIG FRÅN BESLUTADE GALLRINGSBESTÄMMELSER I BEFINTLIGA STYRDOKUMENT ... 14

BILAGA 1 ... 15

K ARTLÄGGNING D EBITERINGENS HANDLINGSTYPER ... 15

BILAGA 2 ... 20

P ROCESSKARTA D EBITERINGEN ( BASTJÄNSTEN ) ... 20

(3)

•

(4)

4 │ │

•

(5)

(6)

6 │ │

•

(7)

•

(8)

8 │ │

•

(9)

•

(10)

10 │ │

(11)

(12)

12 │ │

(13)

Ref Handlingstyp i BILL Beskrivning Föreslagen gallringsfrist Motivering

1 Signaturnyckel för användare i BILL Kopplar användare med inloggningsnamn Ska gallras efter 10 år Behövs för att se vem som gjort vad i systemet

2 Debiteringskodnyckel Konteringsdetaljer Ska gallras efter 10 år Behövs för full förståelse av var intäkt/

kostnad hör hemma

6a Kundregister Räkningsmottagarens personuppgifter Får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans gallringsfrist 6b Kundernas bankuppgifter/betalmetod 2 st fält som används för betalmetod

autogiro och vid återbetalning Får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans gallringsfrist 6c Noteringsfält BILL 4 st fritextfält med anteckningar om

kunden. Gallring har ej skett tidigare. Får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans gallringsfrist 6d Omräkning av barnomsorgsavgift Notering på barnomsorgskund att om-

räkning gjorts Får gallras vid inaktualitet Informationen tillför inget av värde

6f Inkomstuppgift

Registreras baserat på mottagen pappers- blankett, del av beräkning av barnomsorgs- avgift. Ersattes december 2018 av webb- formulär som fylls i av kunden.

Får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans gallringsfrist

38 UT-och IN-filer: autogiromedgivanden Används inte (hanteras via banken) Får gallras vid inaktualitet Informationen tillför inget av värde

(14)

14 │ │

Ref Handlingstyp i BILL Beskrivning Föreslagen

gallringsfrist Motivering Befintligt gallringsbeslut

3 Åtkomstloggar

Vem som sökt och uppdaterat vilka poster (signatur och tids- stämpel).

Får gallras vid inaktualitet

Det som är relevant att spara framgår även av

kundreskontradetaljerna, som sparas i 10 år.

Loggar i system - gallringsfrist varierar

4 Körningsloggar Status historiska körningar (automatiska).

Får gallras vid inaktualitet

Informationen tillför inget av värde, utan är rutinmässig.

Loggar i system - gallringsfrist varierar

5 Barnomsorgens maxtaxetrappa 20042018

Historik (inkomstintervall och

syskonrabatt). Ska gallras efter 10 år

Informationen behövs under reskontrans gallringsfrist (i samband med omräkning av debiterad avgift).

Underlag för debitering, övriga (AR) - får gallras efter 2 år

9b Fakturautskrifter

PDF av pappersfakturorna (ej de elektroniska), enligt ursprungligt utskick.

Får gallras vid inaktualitet

Vi sparar UT-filerna (som är en komplett instans) i 10 år.

Fakturering och räkningsutskick (AR) - får gallras efter 10 år

13a

Placering av skyddade barn (fritidshem)

Underlag för beräkning av fritidshemsavgiftavgift (tom aug 2018).

Får gallras vid inaktualitet

Informationen finns numera i Extens.

OBS: Känsliga personuppgifter.

Underlag för debitering, övriga (AR) - får gallras efter 2 år

17a Återbetalningslista

Periodisk rapport i BILL som ligger till grund för att skapa utbetalningsfiler till bank resp utbetalningskort.

Får gallras vid inaktualitet

Handlingen förädlas, och slutprodukten sparas i 2 år.

Avstämningslistor, diverse rapporter och sammanställningar (AR) - får gallras efter 2 år

18e Fördelnings- underlag

Mer lättläst version av UT-filerna till Ekot (avsett för beställar- förvaltningarna)

Får gallras vid

inaktualitet Vi sparar UT-filerna i 2 år.

Avstämningslistor, diverse

rapporter och sammanställningar

(AR) - får gallras efter 2 år

(15)

Handlingar debiteringen - underlag för Gallringsutredning BILL

Ref Handlingstyp Beskrivning

Gallrings utredni ng

Handlingstyp enl Arkivhandbok alt Arkivredovsining (AR)

BILL:

datab as

BILL:

doku ment i mapp på serve r

Mejl Papp er arkiv/

pärm

G: Bank Ekot Platin a

Svea Inkass o

Grun d för gallri ng/La gstift ning

Föreslagen frist för instansen i BILL Motivering

1 Signaturnyckel för användare i BILL Kopplar användare med

inloggningsnamn Ja *Saknas i arkivhandbok/arkivredovisning* X - Föreslår frist: får gallras efter 10 år Behövs för att se vem som gjort vad i

systemet

2 Debiteringskodnyckel Konteringsdetaljer Ja *Saknas i arkivhandbok/arkivredovisning* X - Föreslår frist: får gallras efter 10 år Behövs för full förståelse av var

intäkt/kostnad hör hemma

3 Åtkomstloggar Vem som sökt och uppdaterat vilka

poster (signatur och tidsstämpel) Ja Loggar i system - X Föreslår annan frist: får gallras vid

inaktualitet

Det som är relevant att spara framgår även av kundreskontradetaljerna (handläggares signatur vid ändringar).

Gällande gallringsfrist: varierar (AH).

4 Körningsloggar Status av historiska körningar

(automatiska) Ja Loggar i system - X Föreslår annan frist: får gallras vid

inaktualitet

Informationen tillför inget av värde, utan är rutinmässig.

Gällande gallringsfrist: varierar (AH).

5 Barnomsorgens maxtaxetrappa Historik (inkomstintervall och

syskonrabatt) Ja Underlag för debitering, övriga (AR) X - Föreslår annan frist: får gallras efter 10 år

Informationen behövs under reskontrans gallringsfrist (i samband med omräkning av debiterad avgift).

Gällande gallringsfrist: 2 år.

6a Kundregister Räkningsmottagarens personuppgifter Ja *Saknas i arkivhandbok/arkivredovisning* X - Föreslår frist: får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans

gallringsfrist

6b Kundernas bankuppgifter/betalmetod 2 st fält som används för betalmetod

autogiro och vid återbetalning Ja *Saknas i arkivhandbok/arkivredovisning* X - Föreslår frist: får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans gallringsfrist

6c Noteringsfält BILL 4 st fritextfält med anteckningar om

kunden. Gallring har ej skett tidigare. Ja *Saknas i arkivhandbok/arkivredovisning* X - Föreslår frist: får gallras vid inaktualitet Kunddetaljerna behövs under reskontrans gallringsfrist

6d Omräkning av barnomsorgsavgift Notering på barnomsorgskund att

omräkning gjorts Ja *Saknas i arkivhandbok/arkivredovisning* X - Föreslår frist: får gallras vid inaktualitet Informationen tillför inget av värde

6e Inkomstanmälan

Pappersunderlag/blankett från Malmöbo gällande hushållets inkomst samt ev underlag, läggs in som inkomst i BILL (inkomstfliken)

Nej Inkomstanmälan för debitering av barnomsorg X X

litet x = uttag ur BILL som utgör ett av flera underlag i en process, dvs inte likvärdig med slutprodukten

STORT X = processens slutprodukt

(16)

16 │ │

Handlingar debiteringen - underlag för Gallringsutredning BILL

BILL:

datab as

BILL:

pärm

9a Kundreskontra Det som syns på kundreskontrakortet Ja Kundreskontra X - Får gallras efter 10 år

Fakturor äldre än 10 gallras, och kunder utan fakturor gallras i samband med avveckling.

9b Fakturautskrifter PDF av pappersfakturorna (ej de

elektroniska), enligt ursprungligt utskick Ja Fakturering och räkningsutskick (AR) - X X Föreslår annan frist: får gallras vid

inaktualitet

Vi sparar UT-filerna (nr9c, som är en mer komplett instans) i 10 år.

Gällande gallringsfrist: Får gallras efter 10 år.

9c UT-filer för räkningsutskick

Textfiler till utskriftsbyrå samt internetbank (själva fakturabilden skapas i kombination med mallar)

Ja Fakturering och räkningsutskick (AR) - X Får gallras efter 10 år

10a IN-filer från försystemen Skapar kunder/fakturor/fakturarader Ja Underlag för debitering, övriga (AR) - X Får gallras efter 2 år

10b Lista Vistelser etc Lista från förvalning med uppgifter om

fakturaunderlag Nej Underlag för debitering av vistelser (AR) X X

10c Rättelseblankett

Blankett från förvaltning med uppgifter om rättning av utsänd faktura

Nej Fakturaunderlag X X

13a Placering av skyddade barn (fritidshem) Underlag för beräkning av fritids-

hemsavgiftavgift (tom aug 2018). Ja Underlag för debitering, övriga (AR) X - Föreslår annan frist: får gallras vid

inaktualitet

Informationen finns numera i Extens.

OBS: Känsliga personuppgifter.

Gällande gallringsfrist: 2 år . 13b

Statistik över skyddade barns placeringar (endast innevarande fakturaperiod tillgänglig i BILL)

Underlag för skolornas intäktsfördelning

till Grundskoleförvaltningen Nej Arbetsmaterial (x) - Arbetsmaterial, rensas OBS: Känsliga personuppgifter.

14a Korrigeringslista

Lista på fakturor med minusbelopp, underlag för uppdatering av kundreskontra inför räkningsutskick

Nej Arbetsmaterial (x) ? ? Arbetsmaterial, rensas

14b Överbetalningslista (ögonblicksbild)

Lista över fakturor med negativt saldo (dvs beloppet ska betalas tillbaka till kund). En sökfunktion i BILL, och listan tas ut på papper och signeras.

Nej Arbetsmaterial (x) - X Arbetsmaterial, rensas

litet x = uttag ur BILL som utgör ett av flera underlag i en process, dvs inte likvärdig med slutprodukten

STORT X = processens slutprodukt

(17)

Handlingar debiteringen - underlag för Gallringsutredning BILL

BILL:

datab as

BILL:

pärm

15a IN-filer från banken

Betalningar (BGMAX). Används som underlag för att uppdatera kundreskontra (automatisk körning).

Ja Verifieringar av betald faktura (AR) - X Får gallras efter 10 år

15b OCR-listan (omatchade betalningar)

Rapport tas ut från BILL varje vardag (Statistik/Rapporter; Fellista), printas/signeras

Ja Avstämningslistor, diverse rapporter och

sammanställningar (AR) X - X Får gallras efter 2 år

16a Inbetalningsbesked

Pappersunderlag (att registrera i Ekot) gällande dagliga inbetalningar från bankgiro

Nej Underlag internfakturering X X X

16b Underlag inbetalningsbesked Uppgifter gällande betalare för korrekt

inläsning/bokföring Ekot/BILL Nej Underlag internfakturering X X

17a Återbetalningslista

Periodisk rapport i BILL som ligger till grund för att skapa utbetalningsfiler till bank resp utbetalningskort

sammanställningar (AR) - x X Föreslår annan frist: får gallras vid

inaktualitet

Handlingen förädlas, och slutprodukten (nr17b) sparas i 2 år.

Gällande gallringsfrist: Får gallras efter 2 år.

17b Återbetalningsfiler till bank

Kopplar kund och utbetalningsuppgifter, underlag för utbetalning av kundmedel via bank resp utbetalningskort

Nej Avstämningslistor, diverse rapporter och

sammanställningar (AR) (x) - X X Får gallras efter 2 år

18aMånadsdebitering - Avstämingsrapport

Månadsrapport ur BILL, detaljerat underlag intäktsfördelning/

internfakturering till förvaltningar

sammanställningar (AR) X - X X Får gallras efter 2 år Samma typ som nr30, men här sparas

rapporten även i Excelformat.

18bMånadsdebitering -Internfaktura

Pappersunderlag (att registrera i Ekot) intäktsfördelning/internfakturering till förvaltningar

18cAttestlista+avskrivningar - Avstämningsrapport

Månadsrapport ur BILL, detaljerat underlag intäktsfördelning/

internfakturering till förvaltningar

sammanställningar (AR) X - X X Får gallras efter 2 år OBS: Personuppgifter

18dAttestlista+avskrivningar -Internfaktura

Pappersunderlag (att registrera i Ekot) intäktsfördelning/internfakturering till förvaltningar

18e Fördelningsunderlag Mer lättläst version av UT-filerna till Ekot

(avsett för beställarförvaltningarna) Ja Avstämningslistor, diverse rapporter och

sammanställningar (AR) X - X Föreslår annan frist: får gallras vid

inaktualitet

VI sparar UT-filerna til Ekot )nr 18f) i 2 år.

Gällande gallringsfrist: 2 år.

OBS: Personuppgifter

litet x = uttag ur BILL som utgör ett av flera underlag i en process, dvs inte likvärdig med slutprodukten

STORT X = processens slutprodukt

(18)

18 │ │

Handlingar debiteringen - underlag för Gallringsutredning BILL

BILL:

datab as

BILL:

pärm

19 Kravlistor

Månadsvis rapport över obetalda fakturor med status=Krav (diverse filtreringsvarianter)

Ja Betalningspåminnelser- och inkassoärenden - X X Får gallras 2 år efter betalning eller

avskrivning OBS: Personuppgifter

20 Förfrågningar Svea Inkasso

Skärmdumpar från Svea inkassos webportal med frågor och svar från debiteringen (före 2019)

Nej X X

21aRapport ej överförda fakturor till Svea Inkasso

Fellogg från månadens inkassokörning (delbetalda fakturor som inte förts över till Svea Inkasso), skickas manuellt efter förädling

sammanställningar (AR) x - X X Får gallras efter 2 år OBS: Personuppgifter

21b Manuella inkassoärenden Fakturor som översänds manuellt till

Svea Inkasso (utöver månads/dagliga) Nej Betalningspåminnelser- och inkassoärenden X X X

21cManuellt registrerade fakturor Svea Inkasso

Excel-fil med fakturainfo för manuell

registrering av fakturor hos Svea Inkasso Nej X

22 Inkasso återrapportering

Fil från Svea Inkasso med info om vilka fakturor som överlämnats till efterbevakning. Används som underlag för att uppdatera kundreskontra (automatisk körning).

Ja Betalningspåminnelser- och inkassoärenden - X Får gallras 2 år efter betalning eller

avskrivning

23 UT-filer till Svea Inkasso

Två typer, en lista över nytillkomna ärenden och en över ärenden där geldenären har betalt till oss ist f till Svea Inkasso

Ja Betalningspåminnelser- och inkassoärenden - X Får gallras 2 år efter betalning eller

avskrivning

24 UT-filer: Skuldhantering Elit och Origo Fram till och med att Svea tog över

(januari 2015) Ja Betalningspåminnelser- och inkassoärenden - X Får gallras 2 år efter betalning eller

avskrivning

25 Avbetalningsplaner Avbetalningsplan Nej Avtal X

26aOsäkra fordringar - Rapport samt uträkning

Statistikrapport från Bill samt underlag

för internfakturering Ja

BILL: Arbetsmaterial

Övriga: Avtämningslistor, diverse rapporter och sammanställningar

- x X X Arbetsmaterial, rensas

Uttag ur BILL som utgör ett av flera underlag i en process, dvs inte likvärdig med slutprodukten

26b Osäkra fordringar-fakturor Fakturaunderlag till Ekot Nej Fakturaunderlag X X X

27aAvstämning Bill/Ekot

Underlag Siffrorna hämtas från div olika källor Nej Underlag avstämning kundreskontra X X

27bAvstämning Underlag omföring

Omföring inom SF och utbetalning till

beställarförvaltningarna Nej Underlag avstämning kundreskontra X X X

28 Avskrivningar- rapport

Rapport innehållande fakturor med status avskrives, underlag för internfakturering

Nej Arbetsmaterial (x) X X (X) Arbetsmaterial, rensas

litet x = uttag ur BILL som utgör ett av flera underlag i en process, dvs inte likvärdig med slutprodukten

STORT X = processens slutprodukt

(19)

Handlingar debiteringen - underlag för Gallringsutredning BILL

BILL:

datab as

BILL:

pärm

29a IN-fil: KIR-avisering

Folkbokföringsuppdateringar. Används som underlag för att uppdatera kundreskontra (automatisk körning).

Ja Arbetsmaterial - X Arbetsmaterial, rensas OBS: Känsliga personuppgifter.

29b Avlidenlista från KIR-avisering

Lista över avlidna enligt folkbokföringen.

Används som underlag för att uppdatera kundreskontra (automatisk körning).

Ja BILL: Arbetsmaterial

Övriga: Arbetsmaterial - X X Arbetsmaterial, rensas Informationen tillför inget av värde.

30 Saknar adress-lista (ögonblicksbild)

Lista över personer med ofullständiga adressuppgifter i BILL. Används som underlag för att uppdatera kundreskontra.

Nej Arbetsmaterial (x) - X Arbetsmaterial, rensas

31a Restdebiteringslista (Origo)

Lista över restdebiterade lägenhetshyror samt vårdavgifter (före 2018). Har använts som underlag för att uppdatera kundreskontra.

Övriga: Arbetsmaterial - x X X Arbetsmaterial, rensas OBS: Personuppgifter

31b Restdebiteringslista (Extens)

Lista över restdebiterade BO-fakturor (före 2019). Har använts som underlag för att uppdatera kundreskontra.

Övriga: Arbetsmaterial - x X Arbetsmaterial, rensas OBS: personuppgifter

32 Returpost-statistik Statistik över fakturor som kommit i retur Nej Lista-statistik X

33 Rm byte-statistik

Statistik över antal byten räkningsmottagare som utförts (före 2019)

Nej Lista-statistik X

34 Fellogg BO Fellogg från försystem Extens gällande

hushåll efter kontroll mot SKV Nej Rapport X

35 Underlag dröjsmålsränta-SKV

Rapport med info om kunders inbetalade ränta (Intrum, KFM, attestlistor), skapas årligen och sänds vidare till SKV

Nej Rapport X (X)

36 Manuell bevakning företagsdeklarationer

Personnummer i hushåll där omräkning gällande BO ska göras pga egenföretagare

Nej Lista X

37 Autogiroblankett

Pappersblankett, underlag för betalinformation som registreras på kunden i BILL

Nej Anmälningsblankett för autogiro X

litet x = uttag ur BILL som utgör ett av flera underlag i en process, dvs inte likvärdig med slutprodukten

STORT X = processens slutprodukt

(20)