KFN kallelse 2019-05-02 till hemsidan

(1)

Kanslienheten

Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82

nadja.skog@trosa.se

Kallelse

Datum

2019-04-17

Tid: Torsdagen den 2 maj 2019, kl. 18:00

Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset

Gruppmöte: Majoriteten 17.30 Oppositionen (S) 17.30

Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Information om tjänstekoncessionen Gästhamnen – Apelago informerar

(inga handlingar)

3. Information om Kulturskolan och biblioteken från kulturskolechef Klas Jättner och bibliotekschef Malin Lundin

(inga handlingar)

4. Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för kultur- och fritidsnämnden

KFN 2019/49

5. Budget 2020 med flerårsplan för 2021-2022, kultur- och fritidsnämnden

KFN 2019/50

6. Uppdrag biblioteksplan KFN 2019/51

7. Genomgång av mall för uppföljning av tjänstekoncessionerna

8. Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad KFN 2019/23 9. Uppföljning tjänstekoncession Kråmö

(handlingar lämnas på sammanträdet)

KFN 2019/24

10. Uppföljning utvecklingsbidrag Hedeby MCK KFN 2018/3

11. Anmälan av delegationsbeslut KFN 2019/1

12. Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2

13. Övrigt

(inga handlingar)

Lena Isoz Nadja Furuberget Skog

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling

Produktionschef 0156-523 24

kerstin.tibbling@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-04-16

Diarie nr

KFN 2019/49

Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för kultur- och fritidsnämnden

Förslag till beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar kvartalsrapport 2019 till kommunstyrelsen.

2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos 2019.

Ärende

Sammantaget prognostiseras verksamheterna ett resultat enligt budget vid årets slut.

En utvärdering av det totala stödet till föreningar pågår. Utredningen blir en viktig del för att utvärdera våra bidragsregler.

Enheterna har redan genomfört ett antal aktiviteter och planerar för flera kommande projekt och verksamhetsdagar under året ; bland annat vårens Kulturskolans dag, sensommarens ungdomsfestival, föreningsdagen, Världsbokdagen.

Kerstin Tibbling Produktionschef

Bilagor

1. Kvartalsrapport per sista mars med helårsprognos 2019

Beslut till

Kommunstyrelsen

(4)

Kultur- och fritidsnämnden

Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Kerstin Tibbling Kvartalsuppföljning med helårsprognos

Totalt (tkr) 2019 2018

Budget, netto 40 166 38 207

Utfall, netto 40 166 36 878

Avvikelse 0 1 329

EKONOMISK ANALYS – HELÅRSPROGNOS

Sammantaget prognostiseras verksamheterna inklusive nämndens resultat till plus/ minus noll , i enlighet med budget, vid årets slut.

En utvärdering av det totala stödet till föreningar pågår inkl. lokalsubventioner.

Nämnden har fattat beslut om att pausa utbetalning av utvecklingsbidrag för lokaler då det varit svårt att utvärdera ansökningar på ett rättvist sätt. När utvärderingen av det totala stödet är klar kan nämnden fatta beslut om hur bidragsreglerna ska vara formulerade.

VERKSAMHETSUTVECKLING

Förvaltningen utvecklar kommunikation och marknadsföring i samverkan med en

kommunikatör, i tätare samverkan med skolan och genom att erbjuda prova-på-aktiviteter.

Nyhetsbrev för att stärka kommunikationen med medborgare och intresset för kulturen i stort.

Utredning av det totala stödet till föreningar pågår. Utifrån den kan bidragsreglerna utvärderas och revideras inför 2019.

För att skapa sammanhållning inom

föreningslivet och hjälpa föreningarna att nå ut till invånarna planeras åter en

föreningsdag under hösten.

Helhetsgrepp Vitalisskogen avseende friluftsmöjligheter, tillgänglighet för olika

Samverkan med skolornas kulturombud för att främja barns och ungas deltagande i kulturlivet och demokratiska processer.

Tillsammans med våra ungdomar planerar fritidsgården för sommarens

ungdomsfestival.

Fritidsgården samverkar regelbundet inom SSPF ( Skola, social, polis och fritidsgård)

Årliga Kulturskolefestivalen genomförs i maj, men även ett stort antal konserter och föreställningar utöver det.

Kulturskolan kommer att medverka under Halloweek i höst.

Kulturskolan planerar att starta en gitarrorkester fr.o.m. ht-19.

Vi utvecklar vår konsertverksamhet genom att i högre utsträckning även erbjuda elever som inte spelar i orkestrar möjlighet att göra fler konserter.

Satsningen på Kulturskolans uppsökande och öppna verksamhet gör att vi når elever från målgrupper som Kulturskolan annars har svårt att nå.

Biblioteket och Kulturskolan firar Världsbokdagen i samarbete.

Ny biblioteksplan 2020.

Under våren genomförs författarbesök av årets Delblanc-pristagare med tillhörande bokcirkel.

Vårt språknätverk ”Bokstart” tillsammans med

(5)

(6)

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-04-17

Diarienummer

KFN 2019/50

Budget 2020 med flerårsplan för 2021-2022, kultur- och fritidsnämnden

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige:

1. Kommunfullmäktige godkänner budget 2020 med flerårsplan 2021-2022 för kultur- och fritidsnämnden.

Ärendet

Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar.

Kommunfullmäktige fastställer mål för 2020 med flerårsplan 2021-22 i juni 2019.

Nämnderna ska fastställa mål för 2020 och plan 2021-22 under hösten 2019.

Bilagor

1. Förslag till budget 2020 med flerårsplan för 2021-2022

Beslut till

Kommunstyrelsen

(7)

Kultur och fritidsnämnden

Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Kerstin Tibbling

Totalt (tkr) 2020 2021 2022

Budget föreg. år, netto 40 166 41 708 42 624

Uppräkning 885 916 934

Ramförändring 657

Budget, netto 41 708 42 624 43 558

Investering, netto 350 350 350

VERKSAMHETSOMRÅDE

 Bibliotek

 Fritidsgårdar

 Kulturskola

 Allmänkultur

 Avtal fritidsverksamhet

 Föreningsstöd

 Båtplatser

 Idrottsanläggningar

 Friluftsbad

 Samlingslokaler

 Elljusspår

 Gästhamn

 Kråmö

 Inomhusbad

 Camping

VERKSAMHETSUTVECKLING

Reviderade bidragsregler har tagits fram med utredningen av det totala stödet till föreningar som underlag.

Under 2020 kommer verksamheten fortsatt utvecklas genom ökat samarbete mellan olika kulturaktörer intern och externt.

Vi utvecklar samarbetet mellan

produktionskontorets enheter för att främja barns och ungas deltagande i kulturlivet.

Vi arbetar vidare med bl.a. kulturskolefestival föreningsdag, ungdomsfestival.

Vi fortsätter att arbeta för allas rätt till en meningsfull fritid genom bl.a. Kompiskortet.

Biblioteksrummet i Trosa förbättras ytterligare.

Ekonomiska förutsättningar

Budgeten för 2020 är enligt anvisningar uppräknad med 2 % för ökade

personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Vidare har nämnden kompenserats med 657 tkr för ökad avskrivning, internränta samt internhyra.

VERKSAMHETEN 2021-2022

Kommunens tillväxt gör att vi ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga.

Vi når fler elever och besökare genom ökad marknadsföring och uppsökande verksamhet.

Vi arbetar vidare med säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider inom alla våra verksamheter.

Fortsatt satsning på våra prioriterade grupper: barn och ungdomar, personer med funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska.

NÄMNDENS MÅL

Kommunfullmäktige fastställer mål för 2020 med flerårsplan 2021-22 i juni 2019.

Nämnderna ska fastställa mål för 2020 och plan 2021-22 under hösten 2019.

(8)

(9)

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-04-17

Diarie nr

KFN 2019/51

Biblioteksplan 2020-2022

Förslag till beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till kontoret att i samverkan med humanistiska nämnden ta fram en biblioteksplan för Trosa kommun 2020- 2022.

2. Biblioteksplanen ska redovisas för kultur- och fritidsnämnden vid nämndens sammanträde i januari 2020.

Ärendet

Enligt bibliotekslagen 17 § ska kommuner anta planer för sin verksamhet på biblioteksområdet. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och för att stimulera till utveckling. Den ska bidra till god

tillgänglighet och till att biblioteken anpassas efter användarnas behov samt gynna medborgarnas möjligheter att påverka och ställa krav på verksamheten.

Den verksamhet som ska ingå i biblioteksplanen är all biblioteksverksamhet som kommunen bedriver som huvudman, även skolbiblioteksverksamhet. Planen bör också beskriva samarbetet och ansvarsfördelningen mellan de olika

bibliotekstyperna. I Trosa kommun ansvarar kultur- och fritidsnämnden för folkbiblioteken och humanistiska nämnden för skolbiblioteken. Beslut om att ta fram en ny biblioteksplan måste därför fattas av båda nämnderna. Biblioteksplanen antas sedan av kommunfullmäktige.

(10)

(11)

Kultur- och föreningsenheten Sara Fältskog Eldros

kultur- och föreningschef 0156-522 19

sara.faltskogeldros@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-03-01

Diarie nr

KFN 2019/23

Återrapportering tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad, 2018

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från Trosa Camping och Havsbad.

Ärendet

Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I

återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och

balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare.

Tjänstekoncessionen Trosa Camping och Havsbad har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Sara Fältskog Eldros kultur- och föreningschef

Bilagor

1. Återrapportering för verksamhetsår 2018, Trosa Havsbad & Camping 2. Årsbokslut 2018

Beslut till

Kultur- och föreningschef

(12)

Återrapportering tjänstekoncessioner

Uppföljning av året 2018

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

(13)

Uppföljning tjänstekoncessioner

I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att

uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året.

Efterföljande år ses parterna minst 1ggr/kvartal. Det är K som kallar till möten och ansvarar för dessa.

Uppföljningsmötena kompletteras med framtagen

uppföljningsmodell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc.

Samtliga tjänstekoncessioner lämnar underlag för

återrapportering till KFN under första kvartalet varje år.

(14)

Innehåll återrapportering

• Kundmätningar

• Synpunkter från besökare + åtgärder

• Bokslut, resultat- och balansrapport

• Öppethållande

• Besöksfrekvens

• Avgifter

• Kvalitetssäkring och miljöledning

• Utveckling och drift

• Uppföljning investeringar

(15)

Trosa Havsbad & Camping

Tjänstekoncessionen för drift av Trosa Camping och tillhörande havsbad upphandlades under 2016 och avtalet löper till

2024-12-31.

Tjänstekoncessionen tilldelades 2016.

Återrapporteringen avser perioden 2018-01-01—2018-12-31.

(16)

Resultat- och balansrapport 2018, Trosa Havsbad & Camping

Räkenskapsår 2018-01-01–2018-08-31

För en detaljerad redovisning, se Bilaga 2: Årsbokslut 2018

(17)

Sammanfattat resultat av

kundmätningar, Trosa Havsbad &

Camping

Enkätundersökning Antal svarande: 33

Tidpunkt för mätning: 2018-01-01–2018-12-31

• Hur upplevde du service och bemötande i

receptionen/butiken? 96 % nöjd/mkt nöjd

• Hur upplevde du service och bemötande i

caféet/restaurangen? 72 % nöjd/mkt nöjd

• Hur upplever du anläggningens skick och dess funktioner?

Öppna svar

(18)

Sammanfattat resultat av

synpunkter, klagomål och åtgärder, Trosa Havsbad & Camping

Antal inkomna synpunkter/klagomål: 59 st.

Städning, 7 st.

Vägar: 7 st.

Övre servicebyggnad: 12 st.

Myntautomater för dusch: 24 st.

Övriga (värme, stugor, rwc-toalett, utrustning, övriga

byggnader, tillgänglighet): 9 st.

(19)

Besöksfrekvens, Trosa Havsbad &

Camping

Totalt antal besökare 2018: ca 16 655 Totalt antal besökare 2017: ca 20 049

2018 2017

Varav camping 16 286 18 081

stugor 369 1 968

Kommentar: fel i registreringen av antal gästnätter för stugor

i SCR:s system. Enl. E ligger det verkliga antalet gästnätter

närmare 2017 års nivå. Dock en klar minskning jfrt med

föregående år.

(20)

Avgiftsnivå för tjänster

som tillhandahålls, Trosa Havsbad &

Camping

A-plats

högsäsong Säsongsplats A

högsäsong Stuga 4 pers högsäsong

Jogersö 330 kr/dygn inkl. el - 950 kr/dygn Farstanäs 280 kr/dygn inkl. el 12 750 700 kr/dygn Trosa 380 kr/dygn inkl. el 16 000 695 kr/dygn

För fullständiga priser, se Bilaga 1, Återrapportering för

verksamhetsår 2018

(21)

Redovisning av öppettider, Trosa Havsbad & Camping

Reception/butik: Högsäsong, kl. 08:00−22:00

Lågsäsong: helger kl. 08:00−20:00, bemanning på området alla dagar kl.

10:00−16:00 Café/restaurang: Vecka 28−32

08:00−22:00 alla dagar Vecka 25−27 + 33

Mån−tors 11:00−20:00/22:00

Fre−sön 08:00−19:00/20:00/22:00

Generellt lågsäsong: Öppet efter överenskommelse

(22)

Kontroll kvalitetssäkring/miljöledning, utveckling och drift, investeringar,

Trosa Havsbad & Camping

Kvalitetssäkring/miljöledning

Samtliga utvärderingsområden gällande kvalitetssäkring/miljöledning kontrollerade enligt modell, kontroller redovisas separat. Se bilaga 1.

Utveckling och drift

Samtliga verksamhetsområden som ska kontrolleras genomförs, utom tre:

1. Yoga, ersattes av träning på stranden

2. All personal utbildad i HLR − minst en person i personalen med

kunskap i HLR på plats varje dag under högsäsong

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)

(35)

(36)

(37)

(38)

Kultur- och föreningsenheten Sara Fältskog Eldros

kultur- och föreningschef 0156-522 19

sara.faltskogeldros@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-04-09

Diarienummer

KFN 2018/11

Uppföljning Utvecklingsbidrag lokal/anläggning Hedeby MCK

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen från Hedeby MCK gällande användandet av utvecklingsbidrag lokal/anläggning.

Ärendet

Föreningen Hedeby MCK beviljades i februari 2018 ett utvecklingsbidrag om 30 000 kr (KFN 2018/3 §6). Bidraget syftade till att utgöra ett stöd för klubben vid

återuppbyggnad av den klubbstuga som brann ner vid årsskiftet 2017–2018.

Föreningen uppmanades samtidigt att återrapportera bidragets användning till kultur- och fritidsnämnden senast den 31 januari 2019. Föreningen inkom i tid med sin återrapportering, men ärendet har inte redovisats i nämnd förrän nu.

Enligt uppföljningen har föreningen införskaffat nya baracker, ny traktor, nytt trädäck runt klubblokalen samt en dieselvärmare för uppvärmning. Den totala kostnaden för dessa åtgärder uppgår till ca. 165 tkr, till vilket bidraget från Trosa kommun har utgjort en mindre intäkt.

Sara Fältskog Eldros kultur- och föreningschef

Bilagor

Uppföljning Utvecklingsbidrag från Hedeby MCK

Beslut till

Hedeby MCK

(39)

171210 brann våran klubblokal upp tillsammans med våran nya traktor klubblokalen var oförsäkrad men traktorn var försäkrad ( vi hade då ägt den i 1 månad och rustat upp den för ca 10’

vi han bara ha den vid banan 1 vecka )

171216 städade vi upp allt utom den utbrända containern som vi förvarade att vårat material div verktyg depåtält gasolvärmare grillar Etc. + byggmaterial för ca 30.000:‐

171228 Då fick Peter Wesslund tips om att Scania hade en godsmottagning bestående av 3 st sammansatta baracker som dom skulle avrusta (riva)

180105 hämtades en av klubben in lånad barack för tillfälligt tjänstgöra som omklädnings rum transport 1.500:‐

180110‐20 inhandlades två st containrar för 26.000:‐ för att användas som grund till barackerna samt transport a’ 3000:‐

180208 ställdes barackerna på plats med kranbil 12.500:‐

mars inhandlades en ny traktor för 115.000:‐ plus transport

apr‐dec 18 har det byggts trä däck runt klubblokalen för ca 20‐25.000 samt inhandlas en trapp för 2.000:‐

jan 19 införskaffades en dieselvärmare för upp värmning för 5.000:‐ ( vågar inte längre att värma med kamin)

(40)

(41)

(42)

Kultur och fritidsnämnden Tjänsteskrivelse

Datum

2019-04-26

Diarienummer

KFN 2019/1

Anmälan av delegeringsbeslut

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

2018/82 4.5 Beslut om tilldelning i upphandling Drift av Trosa gästhamn

2019-02-25 Kerstin Tibbling, Produktionschef

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Social, PRO Vagnhärad- Västerljung, 6 190 kr

2019-03-06 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag

Idrott, Trosa-Vagnhärads skyttegille, 996 kr

föreningschef

4.2 Beslut om

Ledarutbildningsbidrag, Friskis & Svettis, 4 943 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Driftbidrag

lokal/anläggning Idrott, Trosa- Vagnhärads skyttegille, 6 254 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Frisksportklubb, 1 800 kr

föreningschef

(43)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(6)

Kultur och fritidsnämnden 2019-04-26

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Kultur, Trosa

Kammarmusikförening, 40 000 kr

lokal/anläggning Social, Finska föreningen, 2 592 kr

lokal/anläggning Social, Tjej- och transjouren Lina, 16 118 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosabygdens OK, 18 805 kr

Idrott, Trosabygdens OK, 11 010 kr

Kultur, Trosa

Riksteaterförening, 37 120 kr

lokal/anläggning Idrott, Friskis & Svettis, 50 000 kr

lokal/anläggning Kultur, Art See Ocean Gallery, 38 027 kr

Kultur, Art See Ocean Gallery, 40 000 kr

föreningschef

(44)

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Idrott, Trosa Karateklubb, 15 651 kr

Kultur, Västerljungs hembygdsförening, 8 080 kr

lokal/anläggning Kultur, Sparkstar, 8 000 kr

lokal/anläggning Kultur, Västerljungs

hembygdsförening, 6 023

Kultur, Trosakören, 7 040 kr

Social, Trosa

Boulesällskap, 10 760 kr

Kultur, Trosa

hembygdsförening, 7 400 kr

Social, TV-klotet Boule, 4 330 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag 2019-03-27 Sara Fältskog

(45)

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Idrott, Trosa Ridsällskap, 111 123 kr

lokal/anläggning, Trosa Ridsällskap, 50 000 kr

Idrott, Trosa

Badmintonklubb, 12 318 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Scoutkår, 17 017 kr

idrott, Trosa Scoutkår, 3 801 kr

Idrott, Trosa Båtklubb, 6 351 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Taekwondoförening, 50 000 kr

Idrott, Trosa

Taekwondoförening, 86 856 kr

lokal/anläggning Idrott, Västerljungs IF, 33 746 kr

föreningschef

(46)

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Kultur, Trosabygdens Konstförening, 4 820 kr

Kultur, Vagnhärads

Hembygdsförening, 17 400 kr

lokal/anläggning Kultur, Vagnhärads

Hembygdsförening, 40 000 kr

föreningschef

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, 71 271 kr

Idrott, Trosabygdens simsällskap, 32 754 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Atletik IF, 30 240 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, 50 000 kr

föreningschef

4.2 Beslut om

ledarutbildningsbidrag, Trosa Fisksportklubb, 3 000 kr

föreningschef

(47)

02-06 föreningschef 4.3 Beslut om registrering av

lotteriverksamhet, PRO Vagnhärad-Västerljung, giltigt t.o.m. 2022-03-26

föreningschef

(48)

(49)

Kommunkontoret Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82

nadja.skog@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2019-04-26

Diarienummer

KFN 2019/2

Anmälningsärenden Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna.

Anmälningsärenden

Kommunfullmäktige

– Beslut 2019-03-13, § 6. Revidering av reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun.

– Beslut 2019-03-13, § 7. Trosa kommuns policy mot trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt handlingsplan.

– Beslut 2019-03-13, § 9. Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun.

Kommunstyrelsen

– Beslut 2019-02-27, § 7. Budgetförutsättningar 2020 med plan 2021-2022 – Beslut 2019-02-27, § 8. Anvisning för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämndernas målarbete.

– Beslut 2019-04-10, § 35. Näringslivsplan för Trosa kommun 2019-2022 Datainspektionen

– Anmälan av personuppgiftsincident. KFN 2019/44 Nadja Furuberget Skog

Nämndsekreterare