KFN protokoll 2019-05-02 (till hemsidan)

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum

2019-05-02

Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18:00-20.30

Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande

Göran Hammarlund (L) 1:e vice ordförande Lennart Tällö (S), 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Helene Carlind (C) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD)

Inte tjänstgörande ersättare: Ann-Sofie Nyström (M) Ulf Struwe (M)

Carl Löfgren (M) § 31-37 Stina von der Esch (KD) Solweig Jansson (S) Mehie Lala (S)

Övriga närvarande: Kerstin Tibbling produktionschef

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef Anneli Bradley, fritidsgårdschef § 31-36 Malin Lundin, bibliotekschef § 31-36 Klas Jättner, kulturskolechef § 31-36 Peter Hellmark § 31-36

Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2019-05-07

Underskrifter: Paragrafer

§ 31-43 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz, ordförande

Lennart Tällö (S), justerande Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 31-43

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2019-05-02 2019-05-08 2019-06-04

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(22)

Kultur- och fritidsnämnden 2019-05-02

Innehållsförteckning

§ 31 Godkännande av dagordningen

§ 32 Information om tjänstekoncessionen Gästhamnen – Apelago informerar

§ 33 Information om Kulturskolan och biblioteken från kulturskolechef Klas Jättner och bibliotekschef Malin Lundin

§ 34 Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för kultur-

och fritidsnämnden KFN 2019/49

§ 35 Budget 2020 med flerårsplan för 2021-2022, kultur-

och fritidsnämnden KFN 2019/50

§ 36 Uppdrag biblioteksplan KFN 2019/51

§ 37 Genomgång av mall för uppföljning av tjänstekon- cessionerna

§ 38 Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och

havsbad KFN 2019/23

§ 39 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö KFN 2019/24

§ 40 Uppföljning utvecklingsbidrag Hedeby MCK KFN 2018/3

§ 41 Anmälan delegationsbeslut KFN 2019/1

§ 42 Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2

§ 43 Övrigt

(3)

§ 31

Godkännande av dagordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

(4)

§ 32

Information om tjänstekoncessionen Gästhamnen, Apelago informerar

Apelago representerat av Johan Wolpher, Kim Eklöf och Anton Fröidstedt

informerade nämnden om sina planer för Gästhamnen. Hamnkontoret öppnades 1 maj och den 30 maj öppnar Bistro och Café Kölsvinet. Inom kort kommer även bränslepumparna installeras och macken öppnas.

Entreprenörerna ser att hamnkontoret blir en naturlig knutpunkt där personalen ska ha god lokalkännedom och kunna hjälpa turister och kommuninvånare med bland annat olika frågor om hamnen, inköp av båtartiklar och tips på aktiviteter eller utflyktsresmål i närområdet.

(5)

§ 33

Information om kulturskolan och biblioteken från

kulturskolechef Klas Jättner och bibliotekschef Malin Lundin

Kulturskolan

Kulturskolechef Klas Jättner informerar nämnden om kulturskolan som undervisar barn och ungdomar i konstnärliga ämnen efter skoltid. Kulturskolan har 10 personer anställda som jobbar ca 5,5 heltider vilka undervisar ca 300 elever. Kulturskolan finns i Trosa, Vagnhärad och Västerljung.

 Vision: Trosa kulturskola vill ge alla barn och unga chansen att uppleva glädjen i att ägna sig åt kultur. Utifrån varje elevs lust och kreativitet ger vi en gedigen grund som vi hoppas ska ge mycket glädje och gemenskap.

 Ämnen: dans, bild och form, teater och musik

 Unikt samarbete med grundskolan i form av klassorkester för alla elever i årskurs 3 i kommunen. Eleverna undervisas 2 x 40 minuter i veckan under årskurs 3 och de uppträder sedan för föräldrar, på äldreboende och vid skolavslutningen.

 Kulturskolan har ca 70 evenemang per år, exempel på detta är uppträdanden på äldreboenden, världens barn-konsert, valborg,

nationaldag, världsboksdagen, kulturskolefestivalen och barn spelar för barn.

 Kulturskolefestivalen 2019: 18 maj

 Teaterföreställning 13 maj i samarbete med kulturskolans övriga verksamhet

 Framtid: fortsätta ha gediget utbud av kurser, mer samarbete med

fritidsgårdarna, fortsatt samarbete med biblioteken, utökad undervisning i musikproduktion, eventuellt uppstart av gitarrorkester.

Biblioteken

Bibliotekschef Malin Lundin informerar om kommunens folkbibliotek, Navet i

Vagnhärad och Trosa stadsbibliotek i Trosa. Biblioteken har ett och samma bestånd och ska ses som ett bibliotek på två platser.

 Öppettider: mån-fre båda biblioteken, lördag Trosa bibliotek, meröppet 6-21 alla dagar på båda biblioteken. Totalt öppet 105 timmar i veckan på båda biblioteken vilket gör att kommunen placerar sig på plats 15 i Sverige avseende öppettider.

Uppdrag enligt bibliotekslagen

 Det demokratiska samhällets utveckling genom kunskapsförmedling och främjandet av fri åsiktsbildning

(6)

 Litteratur och läsning

 Bildning, upplysning, utbildning och forskning

 Kulturell verksamhet

 Informationsteknik

 Finnas tillgängliga för alla

 Vara anpassade till användares behov

 Allsidigt utbud av medier och tjänster med kvalitet

 Prioriterade grupper enligt lagen; barn- och ungdom, personer med funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska.

Biblioteken i siffror

 En vanlig onsdag: 200 besök i Trosa 175 i Vagnhärad (meröppet 8-10 personer)

 Antal medier ca:40 000 fysiska exemplar, 41500 e-böcker, 7000 e- ljudböcker, 2500 strömmande filmer

 Utlån 2018: fysiska lån 53096 (drygt 1500 fler än 2017) jämnt fördelade mellan barn/ungdom och vuxen. E-lån 2071 (345 fler än 2017)

Aktiviteter och tjänster

 Författarbesök, föreläsningar, familjeföreställningar, minibio, pyssel, sagostunder, utställningar.

 Boken kommer (en person tar sig till enskilda som inte kan komma till bibliotek med böcker), talboken kommer, Legimus

 Släktforskning och andra databaser

 Fjärrlån

 Tillgång till datorer, skrivare och kopiator Samarbeten och erbjudanden till andra verksamheter

 Integrationsenheten SFI/SAS: språkcaféer, kulturkvällar, läsecirkel, kurslitteratur, biblioteksvisningar

 Äldreomsorgen: depositioner (placerar böcker på boendena), boken kommer, läsombud.

 Vårdcentralen och folktandvården: bokdepositioner

 Polisen: tar emot hittegods

 Föreningar: samarrangemang, lån av lokaler, utställningar Barn och ungdomsverksamheter

 Fritidsgårdarna och kulturskolan: skrivarcirkel, författarbesök, världsbokdagen, barn spelar för barn, utställningar

 Skolor: 6 årsvisningar, bokprat åk 4, utställningar gemensamt datasystem, skolbiblioteken

 Förskolor: temabokpåsar, utställningar, Minibio, bokstart

 BVC: bokrecept, bokdepositioner, föräldragruppsträffar, bokstart

(7)

§ 34 KFN 2019/49

Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar kvartalsrapport 2019 till kommunstyrelsen.

2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos 2019.

___________

Ärendet

En utvärdering av det totala stödet till föreningar pågår. Utredningen blir en viktig del för att utvärdera våra bidragsregler.

Enheterna har redan genomfört ett antal aktiviteter och planerar för flera kommande projekt och verksamhetsdagar under året ; bland annat vårens Kulturskolans dag, sensommarens ungdomsfestival, föreningsdagen, Världsbokdagen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-04-16 – Kvartalsrapport per sista mars med helårsprognos 2019

Kopia till

Kommunstyrelsen

(8)

§ 35 KFN 2019/50

Budget 2020 med flerårsplan för 2021-2022, kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige:

Kommunfullmäktige godkänner budget 2020 med flerårsplan 2021-2022 för kultur- och fritidsnämnden.

___________

Ärendet

Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar.

Kommunfullmäktige fastställer mål för 2020 med flerårsplan 2021-22 i juni 2019.

Nämnderna ska fastställa mål för 2020 och plan 2021-22 under hösten 2019.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-04-17 – Förslag till budget 2020 med flerårsplan för 2021-2022

Kopia till

Kommunstyrelsen

(9)

§ 36 KFN 2019/51

Biblioteksplan 2020-2022

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till kontoret att i samverkan med humanistiska nämnden ta fram en biblioteksplan för Trosa kommun 2020- 2022.

2. Biblioteksplanen ska redovisas för kultur- och fritidsnämnden vid nämndens sammanträde i januari 2020.

3. Kultur- och fritidsnämndens presidium utses till referensgrupp i arbetet med framtagande av ny biblioteksplan.

___________

Ärendet

Enligt bibliotekslagen 17 § ska kommuner anta planer för sin verksamhet på biblioteksområdet. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och för att stimulera till utveckling. Den ska bidra till god

tillgänglighet och till att biblioteken anpassas efter användarnas behov samt gynna medborgarnas möjligheter att påverka och ställa krav på verksamheten.

Den verksamhet som ska ingå i biblioteksplanen är all biblioteksverksamhet som kommunen bedriver som huvudman, även skolbiblioteksverksamhet. Planen bör också beskriva samarbetet och ansvarsfördelningen mellan de olika

bibliotekstyperna. I Trosa kommun ansvarar kultur- och fritidsnämnden för folkbiblioteken och humanistiska nämnden för skolbiblioteken. Beslut om att ta fram en ny biblioteksplan måste därför fattas av båda nämnderna. Biblioteksplanen antas sedan av kommunfullmäktige.

Förslag till beslut på sammanträdet

Lena Isoz (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg:

Kultur- och fritidsnämndens presidium utses till referensgrupp i arbetet med framtagande av ny biblioteksplan.

Beslutsgång

Ordföranden frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt nytt förslag till beslut.

Ordföranden finner att nämnden fattar beslut enligt det nya förslaget.

Forts.

(10)

forts. § 36

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-04-17

Kopia till

Humanistiska nämnden

(11)

§ 37

Genomgång av mall för uppföljning av tjänstekoncessionerna

Sara presenterar modellen för uppföljning av tjänstekoncessionerna.

 Löpande uppföljning, 1 gång/månad under första året, efterföljande år minst en gång/kvartal

 Allmänna kontroller: uppföljning av kundmätningar, synpunkter, besöksfrekvens, bokslut och verksamhetsberättelse, öppettider, skyddsronder, miljöarbete, städning

 Kontroll utveckling och drift

(12)

§ 38 KFN 2019/23

Återrapportering tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad, 2018

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från Trosa Camping och Havsbad.

___________

Ärendet

Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I

återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och

balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare.

Tjänstekoncessionen Trosa Camping och Havsbad har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Kultur- och fritidsnämnden anser att kundundersökningen behöver utvecklas då det är svårt att analysera underlaget på grund av den låga svarsfrekvensen.

Entreprenören bör även se över antalet frågor och vilka frågor som ställs för att få ett underlag som täcker alla delar av verksamheten.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2019-03-01 – Återrapportering för verksamhetsår 2018, Trosa Havsbad & Camping

– Årsbokslut 2018

Kopia till

Entreprenören för tjänstekoncessionen Trosa Camping och havsbad

(13)

§ 39 KFN 2019/24

Uppföljning tjänstekoncession Kråmö

Beslut

1. Kultur och fritidsnämnden återremitterar ärendet till förvaltningen för vidare beredning och inhämtande av nytt ekonomiskt underlag från entreprenören.

2. Nytt underlag ska presenteras för nämnden på sammanträdet den 18 juni.

___________

Ärendet

Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I

återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och

balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare.

Motivering till återremiss:

Enligt beslut i KFN 2019/24 §27 ska entreprenören redovisa delårsbokslut som täcker sommarmånaderna 2018. Entreprenören har lämnat in ekonomiskt underlag för Trosa Rederi AB. I det inlämnade underlaget redovisas hela Trosa Rederi ABs verksamhet och det går inte att urskilja specifika poster som härrör till

verksamheten med Kråmö. Kultur- och fritidsnämnden följer upp

tjänstekoncessionen Kråmö och efterfrågar därav särredovisning av de ekonomiska posterna som är kopplade till verksamheten med Kråmö.

Förslag till beslut på sammanträdet

Lena Isoz (M):

1. Kultur och fritidsnämnden återremitterar ärendet till förvaltningen för vidare beredning och inhämtande av nytt ekonomiskt underlag från entreprenören.

2. Nytt underlag ska presenteras för nämnden på sammanträdet den 18 juni.

Beslutsgång

Ordföranden frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordföranden finner att nämnden fattar beslut enligt det nya förslaget

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2019-05-02 – Balansräkning och resultaträkning

Kopia till

Entreprenör för tjänstekoncessionen Kråmö

(14)

§ 40 KFN 2018/11

Uppföljning utvecklingsbidrag Hedeby MCK

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen från Hedeby MCK gällande användandet av utvecklingsbidrag lokal/anläggning.

___________

Ärendet

Föreningen Hedeby MCK beviljades i februari 2018 ett utvecklingsbidrag om 30 000 kr (KFN 2018/3 §6). Bidraget syftade till att utgöra ett stöd för klubben vid

återuppbyggnad av den klubbstuga som brann ner vid årsskiftet 2017–2018.

Föreningen uppmanades samtidigt att återrapportera bidragets användning till kultur- och fritidsnämnden senast den 31 januari 2019. Föreningen inkom i tid med sin återrapportering, men ärendet har inte redovisats i nämnd förrän nu.

Enligt uppföljningen har föreningen införskaffat nya baracker, ny traktor, nytt trädäck runt klubblokalen samt en dieselvärmare för uppvärmning. Den totala kostnaden för dessa åtgärder uppgår till ca. 165 tkr, till vilket bidraget från Trosa kommun har utgjort en mindre intäkt.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2019-04-09 – Uppföljning utvecklingsbidrag från Hedeby MCK

Kopia till Hedeby MCK

(15)

§ 41 KFN 2019/1

Anmälan av delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för

beslut Delegat, titel

2018/82 4.5 Beslut om tilldelning i upphandling Drift av Trosa gästhamn

2019-02-25 Kerstin Tibbling, Produktionschef

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Social, PRO Vagnhärad- Västerljung, 6 190 kr

2019-03-06 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag

Idrott, Trosa-Vagnhärads skyttegille, 996 kr

föreningschef

4.2 Beslut om

Ledarutbildningsbidrag, Friskis & Svettis, 4 943 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Driftbidrag

lokal/anläggning Idrott, Trosa- Vagnhärads skyttegille, 6 254 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Frisksportklubb, 1 800 kr

Idrott, Friskis & Svettis, 2019-03-18 Sara Fältskog Eldros, kultur-

(16)

6 621 kr och

Kultur, Trosa

Kammarmusikförening, 40 000 kr

lokal/anläggning Social, Finska föreningen, 2 592 kr

lokal/anläggning Social, Tjej- och transjouren Lina, 16 118 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosabygdens OK, 18 805 kr

Idrott, Trosabygdens OK, 11 010 kr

Kultur, Trosa

Riksteaterförening, 37 120 kr

lokal/anläggning Idrott, Friskis & Svettis, 50 000 kr

lokal/anläggning Kultur, Art See Ocean Gallery, 38 027 kr

Kultur, Art See Ocean Gallery, 40 000 kr

Kultur, Sparkstar, 40 000 kr

Idrott, Trosa Karateklubb, 2019-03-24 Sara Fältskog Eldros, kultur-

(17)

15 651 kr föreningschef

4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Kultur, Västerljungs

hembygdsförening, 8 080 kr

lokal/anläggning Kultur, Sparkstar, 8 000 kr

lokal/anläggning Kultur, Västerljungs

hembygdsförening, 6 023

Kultur, Trosakören, 7 040 kr

Social, Trosa

Boulesällskap, 10 760 kr

Kultur, Trosa

Social, TV-klotet Boule, 4 330 kr

Idrott, Trosa Vagnhärads SK, 276 405 kr

Kultur, Delblancsällskapet, 11 800 kr

Idrott, Trosa Ridsällskap, 111 123 kr

lokal/anläggning, Trosa Ridsällskap, 50 000 kr

(18)

Idrott, Trosa

Badmintonklubb, 12 318 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Scoutkår, 17 017 kr

idrott, Trosa Scoutkår, 3 801 kr

Idrott, Trosa Båtklubb, 6 351 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Taekwondoförening, 50 000 kr

Idrott, Trosa

Taekwondoförening, 86 856 kr

lokal/anläggning Idrott, Västerljungs IF, 33 746 kr

Idrott, Västerljungs IF, 3 078 kr

Kultur, Trosabygdens Konstförening, 4 820 kr

Kultur, Vagnhärads

Hembygdsförening, 17 400 kr

lokal/anläggning Kultur, Vagnhärads

(19)

kr föreningschef 4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag

Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, 71 271 kr

Idrott, Trosabygdens simsällskap, 32 754 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa Atletik IF, 30 240 kr

lokal/anläggning Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, 50 000 kr

föreningschef

4.2 Beslut om

ledarutbildningsbidrag, Trosa Fisksportklubb, 3 000 kr

Social, SPF Seniorerna, 26 614 kr

föreningschef 4.3 Beslut om registrering av

lotteriverksamhet, Röda korset, giltigt t.o.m. 2022- 02-06

föreningschef 4.3 Beslut om registrering av

lotteriverksamhet, PRO Vagnhärad-Västerljung, giltigt t.o.m. 2022-03-26

föreningschef

(20)

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag

lokal/anläggning till Vagnhärads

föreningschef

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag

lokal/anläggning till

föreningschef 4.3 Beslut om aktivitetsbidrag

samt driftbidrag lokal/anläggning till Västerljungs

hembygdsförening, 14 136,40 kr

föreningschef

4.3 Beslut om

arrangemangsbidrag till Trosa-Vagnhärads Finska förening, 3 000 kr

föreningschef 4.2 Beslut om lotteritillstånd,

Vagnhärads

Socialdemokratiska förening, 300 kr

föreningschef

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag till Trosa-Vagnhärads

Kampförening, 9 636 kr

föreningschef

(21)

§ 42 KFN 2019/2

Övriga anmälningsärenden Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna.

___________

Ärendet

Kommunfullmäktige

– Beslut 2019-03-13, § 6. Revidering av reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun.

– Beslut 2019-03-13, § 7. Trosa kommuns policy mot trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt handlingsplan.

– Beslut 2019-03-13, § 9. Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun.

Kommunstyrelsen

– Beslut 2019-02-27, § 7. Budgetförutsättningar 2020 med plan 2021-2022 – Beslut 2019-02-27, § 8. Anvisning för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämndernas målarbete.

– Beslut 2019-04-10, § 35. Näringslivsplan för Trosa kommun 2019-2022 Datainspektionen

– Anmälan av personuppgiftsincident. KFN 2019/44

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2019-03-07

(22)

§ 43

Övrigt

Utvärderingsringen har skrivit klart sin rapport och ska muntligen redogöra för den under vecka 19. Nämnden kommer att få information om rapporten på

sammanträdet i juni och eventuella förslag till ändringar i bidragsreglerna vid sammanträdet i september.