Lagerstyrning
- med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet
Jacob Berglund
2013
Civilingenjörsexamen Industriell ekonomi
Luleå tekniska universitet
down as much as possible while still manage to meet the demand. This study focuses on two main areas of inventory control; productivity and delivery reliability. These two concepts are highly relevant for companies in the building materials retail when fierce competition forces them to small margins and concepts have been shown to have a high impact on a company's costs.
The aim of the study is to examine how a company in the building materials retailers can make its inventory management process more effective. In order to generate a deeper understanding of this has three research questions been specified; Which inventory control models focus on increasing productivity and delivery performance for a company in the building materials retail business? What problems have a company in the building materials retail business in terms of inventory control? Which methods and approaches should companies in the building materials retail business develop to ensure the productivity and security of supply?
The study is characterized by a deductive approach, which means that the study has been based out of the existing theory on the subject, and then studied a company in the building materials retail business. The empirical data were collected continuously in from a position as an employee at the company Byggmax AB. Data collection methods were document review, meetings, interviews and observations in the company's central warehouse. The study highlights several inventory management models that focus on productivity and delivery performance. By studying a company in the building materials retailers revealed that inadequate procedures, system constraints, and unclear communication were common problems. By developing different methods and practices that deal with these problems, a company can ensure productivity and delivery performance of their business. Finally, several recommendations are presented for the studied company about how they can improve their productivity and delivery reliability. Examples of such improvements are to create clearer procedures for the transfer and to focus resources so that mistake is detected and corrected as early as possible in the inventory managementprocess.
I
Sammanfattning
Lagerstyrning handlar om att använda ett företags resurser på ett sätt som håller ned företagets kostnader så mycket som möjligt samtidigt som man klarar av att svara mot efterfrågan. Den här studien fokuserar på två huvudområden inom lagerstyrning; produktivitet och leveranssäkerhet. Dessa två begrepp är högst relevanta för företag inom byggvarudetaljhandeln då hård konkurrens tvingar dem till små marginaler och begreppen har visat sig ha hög inverkan på ett företags kostnader.
Syftet med studien är att undersöka hur ett företag inom byggvarudetaljhandeln kan effektivisera sin lagerhanteringsprocess. För att generera en djupare förståelse för detta har tre forskningsfrågor specificerats; Vilka lagerstyrningsmodeller fokuserar på ökad produktivitet och leveranssäkerhet för ett företag i byggvarudetaljhandeln? Vilka problem har ett företag inom byggvarudetaljhandeln vad gäller lagerstyrning? Vilka metoder och arbetssätt bör företag inom byggvarudetaljhandeln utveckla för att säkerställa produktivitet och leveranssäkerhet?
Studien karaktäriseras av en deduktiv approach vilket innebär att studien har tagit sin utgångspunkt ur befintlig teori i ämnet och sedan studerades ett företag inom byggvarudetaljhandeln. Det empiriska materialet samlades löpande in utifrån en position som anställd på företaget Byggmax AB. Datainsamlingsmetoderna var dokumentgenomgång, möten, intervjuer och observationer på plats i företagets centrallager. Studien lyfter fram flera lagerstyrningsmodeller som fokuserar på produktivitet och leveranssäkerhet. Genom att studera ett företag inom byggvarudetaljhandeln visade det sig att bristande rutiner, systembegränsningar och otydlig kommunikation var vanligt förekommande problem. Genom att utveckla olika metoder och arbetssätt som hanterar dessa problem kan ett företag säkerställa produktivitet och leveranssäkerhet i sin verksamhet.
Slutligen presenteras flera rekommendationer till det studerade företaget om hur de kan förbättra sin produktivitet och leveranssäkerhet. Exempel på sådana förbättringar är att skapa tydligare rutiner för inleverans och att fokusera resurser så att misstag upptäcks och åtgärdas så tidigt som möjligt i lagerhanteringsprocessen.
II
Innehållsförteckning
1 Introduktion ... 1 1.1 Problembeskrivning ... 1 1.2 Problemdiskussion ... 1 1.3 Studiens syfte ... 1 1.4 Forskningsfrågor ... 2 1.5 Avgränsningar ... 2 1.6 Rapportens struktur ... 2 2 Litteraturöversikt ... 32.1 Logistik och produktivitet – koppling till lagerstyrning ... 3
2.2 Leveranssäkerhet ... 3
2.2.1 Begreppet leveranssäkerhet ... 3
2.2.2 Varför är leveranssäkerhet viktigt? ... 4
2.3 Materialförsörjning ... 4
2.4 Lagerverksamhetens olika aktiviteter ... 5
2.4.1 Mottagning ... 5
2.4.2 Placering av artiklar i lager ... 5
2.4.3 Förvaring av artiklar ... 6
2.4.4 Orderplockning ... 7
2.4.5 Packning och skeppning ... 8
2.5 Att bygga produktivitet och leveranssäkerhet i en verksamhet ... 8
2.5.1 Arnold, Chapman & Clive (2008) ... 8
2.5.2 Sheth (1995) ... 8
2.5.3 Tompkins (1996) ... 9
2.5.4 Andra författares åsikter ... 10
3 Metod ... 11 3.1 Forskningssyfte ... 11 3.2 Forskningsmässigt tillvägagångssätt ... 11 3.3 Forskningsstrategi ... 11 3.4 Datainsamlingsmetod ... 11 3.4.1 Metod för litteraturstudien ... 12
3.4.2 Metoder för empirisk datainsamling ... 12
3.5 Tillvägagångssätt för dataanalys ... 13
3.6 Operationalisering av teori ... 14
3.7 Reliabilitet och validitet ... 15
4 Fallstudieföretagets lager ... 17 4.1 Fallstudieföretaget ... 17 4.2 Lagrets layout ... 17 4.3 Mottagning ... 18 4.3.1 Processbeskrivning ... 18 4.3.2 Problem idag ... 19 4.3.3 Processbeskrivning ... 19 4.3.4 Problem idag ... 20 4.4 Förvaring ... 20 4.4.1 Beskrivning av Buffertlagret ... 20 4.4.2 Beskrivning av Plocklagret ... 21
4.4.3 Problem i Plock- och Buffertlagret idag ... 21
4.5 Orderplockning ... 22
4.5.1 Processbeskrivning ... 22
4.5.2 Problem idag ... 23
4.6 Packning och skeppning ... 23
III
4.6.2 Problem idag ... 23
5 Analys och diskussion ... 25
5.1 Mottagning ... 25
5.2 Placering av artiklar i lager ... 26
5.3 Förvaring ... 27
5.4 Plockning av order ... 28
5.5 Packning och skeppning ... 29
6 Slutsatser ... 31
6.1 Forskningsfråga 1 ... 31
6.2 Forskningsfråga 2 ... 32
6.3 Forskningsfråga 3 ... 32
7 Rekommendationer till det studerade företaget ... 34
7.1 Skapa en standard för inleveranserna ... 34
7.2 Upptäck och rapportera fel direkt vid inleveransen ... 34
7.3 Förbjud delleveranser och straffa när förbudet bryts ... 34
7.4 Tillägna en artikel enbart en plats i Buffertlagret och använd slumpmässig placering ... 34
7.5 Entresollösningar för att utnyttja höjden i lagret ... 34
7.6 Inför rutin för inventering snarast ... 35
7.7 Tydligare zonindelning ... 35
7.8 Uppföljning av den enskilde plockaren för att skapa en standard ... 35
7.9 Se över en investering i ett scanningsystem för att minska felplocket ... 35
7.10 Gör det enklare för chauffören att se vilka saker som ska med ... 36
8 Referenslista ... 37
Intervjuade personer ... 37
1
1
Introduktion
I det här kapitlet ges en introduktion till studien genom en beskrivning av forskningsproblemet, studiens syfte och de forskningsfrågor som har formulerats i syfte att generera djupare förståelse för forskningsproblemet.
1.1
Problembeskrivning
För de flesta företag är det nödvändigt att i någon utsträckning hålla lager. Det kan vara ett sätt att försöka åstadkomma en störningsfri produktion och att snabbt kunna möta kundernas efterfrågan. Lagerhållning kräver personal och lagerutrymme som medför kostnader för företaget. Det innebär att företaget binder upp kapitel istället för att låta pengarna arbeta i mer önskvärda processer. Därför ligger det i ett företags intresse att använda sina resurser på ett så effektivt sätt så att kostnaderna för lager hålls ned så mycket som möjligt. Det här är vad lagerstyrning handlar om. (Segerstedt, 1999)
Lagerstyrningen är aktuell genom hela den s.k. lagerhanteringsprocessen.
Lagerhanteringsprocessen omfattar alla aktiviteter som en vara hanteras i, från det att varan kommer in i lagret till dess att den lämnat lagret. Sheth (1995) fastställer att dessa aktiviteter är mottagning, placering i lager, förvaring, hämtning, hopsättning till en batch, paketering och skeppning.
Hur ska man som företag agera för att använda sina resurser på ett effektivt sätt? Två nyckelbegrepp inom lagerhanteringsprocessen är produktivitet och leveranssäkerhet, dvs. att göra rätt saker och att göra dem på rätt sätt. Båda två är nödvändiga för att företag ska vara framgångsrika inom lagerstyrning. Det finns ingen anledning att göra saker på snabbast möjliga sätt om det är fel saker som görs. Likaså är det illa om du gör rätt saker men gör dem alldeles för långsamt eller med för mycket resurser. (Arnold, Chapman, & Clive, 2008)
1.2
Problemdiskussion
Under det senaste decenniet har det blivit allt vanligare att företag konkurrerar genom att hålla låga priser. Flygresebranschen är ett tydligt exempel på detta där aktörer som Ryanair och Norwegian snabbt har tagit stora marknadsandelar. En annan bransch som inte diskuteras lika ofta i media, men där priset har blivit en viktig konkurrensfaktor är byggvarudetaljhandeln. Hård konkurrens tvingar aktörerna på marknaden att använda sina resurser på ett effektivt sätt för att få lönsamhet. Även leveranssäkerhet är en viktig faktor då låg leveranssäkerhet tvingar företag att hålla stora lager och till andra kostsamma åtgärder. Enligt Stainer (1997) utgör ofta lagerverksamheten en stor kostnad för företag. Därför är det intressant att se hur företag i byggvarudetaljhandeln presterar i avseende på leveranssäkerhet och produktivitet samt hur de kan förbättra sig.
1.3
Studiens syfte
Den här studien syftar till att undersöka hur ett företag inom byggvarudetaljhandeln, som använder sig av ett centrallager för att distribuera ut varor till sina butiker, kan effektivisera sin lagerstyrningsprocess med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet.
2
1.4
Forskningsfrågor
Djupare insikt i forskningsområdet fås genom besvarande av följande frågor:
1. Vilka lagerstyrningsmodeller fokuserar på ökad produktivitet och leveranssäkerhet för ett företag inom byggvarudetaljhandeln?
2. Vilka problem har ett företag inom byggvarudetaljhandeln gällande lagerstyrning,
med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet?
3. Vilka metoder och arbetssätt bör företag inom byggvarudetaljhandeln utveckla för att säkerställa produktivitet och leveranssäkerhet?
1.5
Avgränsningar
Studien har ett brett angreppssätt gentemot begreppet lagerstyrning och fokuserar inte på något specifikt område inom lagerverksamheten. Däremot är studien begränsad på så vis att den endast fokuserar på sådant som man på lagernivå har direkt möjlighet att förändra och utveckla. Beställningskvantiteter är en sådan sak som i den här studien betraktas ligga utanför lagrets möjlighet att påverka och antas därför vara en fixerad faktor. Studien omfattar inte heller transporten av artiklar till eller från lagret då denna antas skötas av externa speditörer och då också ligger utanför lagrets direkta kontroll. Med andra ord kommer denna studie att hantera sådant som pågår inom lagrets väggar.
1.6
Rapportens struktur
Kapitel 1 – Introduktion
Introduktion av studien genom problembeskrivning, syfte och avgränsningar.
Kapitel 2 - Teoretisk referensram
Presentation av studiens teoretiska grund.
Kapitel 3 - Metod
Tillvägagångssätt av empiriska data med åtföljande analys. Resonemang kring tillförlitligheten av data.
Kapitel 4 – Fallstudieföretagets lager
Presentation av det insamlade empiriska materialet.
Kapitel 5 – Analys och tolkning
Insamlat empiriskt material kontra den teoretiska referensramen för identifiering av samband och skillnader.
Kapitel 6 - Slutsatser
Presentation av svaren till de slutsatser studien har lett fram till.
Kapitel 7 – Rekommendationer till det studerade företaget
Tio stycken rekommendationer till det studerade företaget om hur de kan effektivisera sin lagerhanteringsprocess med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet.
3
2
Litteraturöversikt
I det här kapitlet presenteras den teori som ligger till grund för studien. Inledningsvis redogörs för logistik som ämne och studiens mest centrala begrepp: produktivitet och leveranssäkerhet. En beskrivning av ämnet materialförsörjning och dess koppling till leveranssäkerhet och produktivitet följer. Därefter går den teoretiska referensramen in på en specifik typ av materialförsörjning, lagerverksamhet, som studien huvudsakligen hanterar. Efter att ha fått en övergripande teoretisk bild av lagrets olika aktiviteter presenteras slutligen olika författares idéer kring hur man kan öka produktiviteten och leveranssäkerheten inom lagerverksamheten.
2.1
Logistik och produktivitet – koppling till lagerstyrning
Logistik handlar om att leverera en viss produkt till en viss plats till ett visst antal. Inom leveranskedjan är logistik det som betraktas som länken mellan produktion/inköp och marknads-/säljavdelningen (Stainer 1997). Segerstedt (2008) beskriver logistik som ”ett övergripande begrepp med en strävan att skapa ett effektivt flöde och en verksamhet från leverantör till kund, och även i en hel försörjningskedja som innefattar flera leverantörer och kunder”.
Logistik är ofta kostsamt och många företags lönsamhet och överlevnad är direkt beroende av att man har en effektiv leveranskedja. Därför ligger det i företagets intresse att lägga ned så lite resurser som möjligt samtidigt som hög prestation erhålls. Det är detta som kallas produktivitet - att ha en hög output relativt den input som stoppas in (Stainer 1997). Från Segerstedts (2008) resonemang kring begreppet lagerstyrning (se kapitel 1.1) framgår att lagerstyrning egentligen syftar på själva arbetet för att uppnå produktivitet för ett lager.
2.2
Leveranssäkerhet
2.2.1 Begreppet leveranssäkerhet
Om logistik handlar om att leverera en viss produkt till en viss plats till ett visst antal så handlar leveranssäkerhet om förmågan att leverera rätt produkt i rätt antal till rätt plats (Segerstedt 2008). Tompkins (1996) utvecklar resonemanget och ger en djupare beskrivning kring hur dessa tre ”rätt” kan ha inverkan på ett företags prestationsförmåga.
Rätt produkt
Tompkins (1996) menar att ett av de absolut vanligaste felen som sker vid orderplockning är att fel produkt plockas. Lager är generellt alldeles för komplicerat utformade och produkter som är väldigt lika varandra placeras gärna intill varandra vilket ökar risken för felplock avsevärt. För att ett produkthanteringssystem ska flytta, hantera, skydda och kontrollera rätt produkt behövs ett ordentligt identifieringssystem. Det är också viktigt att prioritera hanteringen av sina produkter. Artiklar som har ett lågt värde och sällan hanteras behöver till exempel inte ha samma kontroll som högt värderade artiklar som används regelbundet.
Rätt antal
Vidare menar Tompkins (1996) att det är vanligt förekommande att företag tillhandahåller interna och externa kunder ett större antal av en vara än vad som egentligen efterfrågas. Anledningen är att de på så sätt vill försäkra sig mot oväntade händelser. Att tillhandahålla dessa extra varor resulterar ofta i en större kostnad än den händelse man försöker att försäkra sig emot. För att hålla logistiska kostnader nere är det därför viktigt att man tillhandahåller rätt antal genom hela värdekedjan.
4
Rätt plats
Slutligen menar Tompkins (1996) att en artikel alltid bör finnas på den plats som avsatts för artikeln i ett lager. När artikeln måste flyttas är det alltid kunden som efterfrågar artikeln som också ska få den. På ett snabbt och enkelt sätt ska man alltid kunna identifiera vilka platser detta är. Genom att snabbt kunna hitta en produkt när den eftersöks och att direkt leverera den till rätt plats sparar företaget både tid och pengar.
2.2.2 Varför är leveranssäkerhet viktigt?
För att få en bra förklaring till varför leveranssäkerhet är viktigt kan man koppla begreppet till teorin om ordervinnare och orderkvalificerare som Krajewski (2010) redogör för. Av teorin framgår varför vissa företag lyckas medan andra inte gör det trots att de konkurrerar på samma marknad.
Krajewski (2010) menar att orderkvalificerande egenskaper är de egenskaper kunderna ställer på en tjänst eller en produkt för att överhuvudtaget överväga att köpa den. Att uppfylla orderkvalificerande egenskaper är ingen garanti för att företaget kommer att lyckas. Uppfyllandet är ett krav på vilken minimumnivå ett företag måste hålla för att ens få vara med och tävla om kunden.
Ordervinnande egenskaper är de egenskaper kunder använder för att differentiera olika företags tjänster eller produkter från varandra. Det är egenskaper som får kunden att välja en produkt framför en annan motsvarande produkt. Ordervinnare kan vara såväl prisfaktorer som kvalitets-, tids- och flexibilitetsfaktorer. Det kan också vara kriterier som inte har någon direkt koppling till produkten eller tjänsten, som exempelvis efter-sälj-support, hur gott rykte ett företag har, hur kunniga dess tekniker är och så vidare. Ibland krävs god prestation i ett antal olika ordervinnande egenskaper för att ett företag ska lyckas med sin försäljning. (Krajewski 2010)
Det är av stor betydelse att ett företag förstår vilka ordervinnande och orderkvalificerande egenskaper varje produktgrupp har för varje marknad. Skälet är att det är just de egenskaperna som ska vara företagets drivkraft vid prioritering av resurser. Då det är omöjligt att vara bättre än alla konkurrenter i alla avseenden bör företaget fokusera sina resurser för att hålla de orderkvalificerande egenskaperna på en miniminivå. Detta samtidigt som man är bäst på marknaden i de ordervinnande egenskaperna. På det här viset lyckas ett företag få kunden att välja dem framför konkurrenterna. (Arnold et al. 2008)
2.3
Materialförsörjning
En förutsättning för att en verksamhet ska kunna vara produktiv och leveranssäker är att försörjningen av material in i verksamheten fungerar på ett bra sätt. Saknas material när det efterfrågas innebär det att de processer som väntar på materialet kommer att bli stillastående eller att företaget missar försäljningsintäkter. Normalt har företag två huvudsakliga mål med materialförsörjningen; dels att material alltid finns på plats när det efterfrågas, och dels att mängden material är väl avpassad med hänsyn till kostnaden, exempelvis kostnaden för lagerhållning (Segerstedt 2008). I en optimal värld kan man med exakthet prognostisera hur stor efterfrågan kommer att bli och leverantörer levererar alltid i tid, men verkligheten är en annan. För att uppnå störningsfria processer använder man sig därför av lager (Bloomberg, LeMay, & Hanna, 2002)
5
2.4
Lagerverksamhetens olika aktiviteter
Av Arnold et al. (2008), Tompkins (1996) och Bloomberg, LeMay, & Hanna (2002) framgår att lager är platser i företag där produkter förvaras i väntan på nästa aktivitet. Typerna av lager är många och likaså finns många olika syften med att hålla dem. Gemensamt för de olika typerna av lager är dock aktiviteterna de omfattar:
Mottagning
Placering av artiklar i lager
Förvaring
Orderplockning/ hämtning
Paketering och skeppning
Författarna menar att dessa aktiviteter är relativt enkla att utföra och lättförståeliga, men för att bli framgångsrik krävs att det finns vissa riktlinjer kring hur varje process ska utföras. Sheth (1995) och Pascal (2002) går ytterligare ett steg längre och vill att företag ska utforma exakta utförandescheman, s.k. standards som varje aktivitet ska följa. På så sätt hittar företaget enklare förbättringsmöjligheter och kan därigenom bli ännu mer framgångsrik.
2.4.1 Mottagning
Mottagning av gods är den första aktivitet varor som anländer till lagret genomgår. Därför är det viktigt att mottagare av varor försäkrar sig om att det är de varor som borde anlända som gör det och att de är i rätt skick (Magad & Amos 1995). Mottagningen av varor är central för att hela lagerverksamheten ska fungera eftersom det är första steget i lagerhanteringsprocessen. Uppstår fel i mottagningsmomentet påverkar det efterföljande aktiviteters förmåga att leva upp till krav på leveranssäkerhet (Lumsden 1998).
Det är också viktigt att varorna rör sig med ett bra flöde genom den avdelning där mottagningen av dem sker. Flaskhalsar, som exempelvis att utrymmet i avdelningen för mottagningen är begränsat, kan leda till bl.a. skador på personal- och material, kapacitetsförlust hos både människa och maskin, osv. Det försvårar också möjligheterna att hålla god struktur och ordning på artiklar, samt kan vid senare tillfällen påverka företagets möjlighet att leverera med hög leveranssäkerhet. (Magad & Amos 1995)
2.4.2 Placering av artiklar i lager
Tompkins (1996) presenterar två huvudsakliga metoder som kan användas vid placering av artiklar i ett lager; ”Slumpmässig placering” och ”Tillägnad placering”. Lumsden (1998) beskriver samma metoder, men kallar dem istället ”flytande” respektive ”fast” placering. Fortsättningsvis används Tompkins (1996) ordval.
Slumpmässig placering används när en artikel kan förvaras på vilken tillgänglig lagerplats som helst. De företag som använder sig av slumpmässig placering arbetar ofta på det sättet att när en inleverans kommer till ett lager så placerar man artikeln på närmast lediga plats. Lagerkvantiteter bestämts vid slumpmässig placering utifrån hur mycket totalt utrymme som finns tillgängligt för samtliga artiklar tillsammans. (Tompkins 1996)
Tillägnad placering innebär att lagerartiklar har bestämda platser i lagret där de ska förvaras. Det finns huvudsakligen två olika principer som företag använder sig av vid tillägnad placering. Den ena principen innebär att de placerar artiklarna utifrån deras artikelnummer; artikel 1 ligger alltid bredvid artikel 2 som i sin tur alltid ligger bredvid
6 artikel 3 osv. Den andra principen bygger på att artiklar placeras utifrån hur intensivt de används och lagernivån. Den senare metoden föredras om det är betydande skillnader i antingen intensitetsnivån eller lagernivån mellan artiklar. Lagernivån för den enskilda artikeln bestäms utifrån hur mycket utrymme som finns tillägnat just den artikeln. (Tompkins 1996)
Enligt Tompkins (1996) kräver tillämpning av slumpmässig placering mindre totalt lagerutrymme än vad tillägnad placering gör då lagerutrymmet kommer att utnyttjas av andra artiklar om lagersaldot för en artikel är noll. Samma sak gäller när en artikel upptar flera olika utrymmen i ett lager och nivån efterhand minskar. Vid slumpmässig placering kan de uppkomna lediga utrymmena användas att förvara andra artiklar i. Tillägnad placering har fördelen att det är betydligt enklare att hitta de artiklar som söks då de alltid förvaras på en och samma plats. Även Gu et al. (2007) som stödjer teorin kring de två metoderna diskuterar för och nackdelar med respektive placeringsprincip. Han menar att tillägnad placering tenderar att ge ett effektivare flöde och minimerar transporterna. Å andra sidan stödjer Gu et al. (2007) även Tompkins (1996) resonemang om att tillägnad placering kräver mer utrymme, och om lagerutrymmet är en begränsande faktor kan det vara klokt att istället använda slumpmässig placering av artiklar i lager.
Ovan nämns de två huvudtyperna av placeringsprinciper. Både Tompkins (1996) och Gu et al. (2007) nämner att företag även kan använda sig av hybridmodeller där de drar nytta av de båda metodernas fördelar. Ett sådant exempel är om de delar in artiklar i klasser utifrån förbrukningsintensitet och sedan tillägnar varje klass ett eget område i lagret inom vilket sedan slumpmässig placering används. Populära klasser kan på så vis placeras nära in- och utgångar, samtidigt som artiklarnas variation i lagernivå utnyttjas för att få en hög utnyttjandegrad inom zonen.
2.4.3 Förvaring av artiklar
När företag planerar layouten för sitt lager och hur artiklar ska förvaras bör de enligt Lumsden (1998) utgå från tre huvudsakliga mål:
1) Minimera utrymme som inte används
2) Minimera transportarbete – transporter tillför inget värde utan kostar bara pengar. 3) Det ska vara enkelt att hitta och att komma åt artiklarna
Tompkins (1996) ger ett bredare resonemang kring mål vid lagerutformandet och pekar på fem centrala mål:
1) Använda utrymme på ett effektivt sätt
2) Tillhandahålla effektiv och materialhantering
3) Minimera lagerkostnaden samtidigt som man tillhandahåller de nödvändiga servicenivåerna
4) Tillhandahålla maximal flexibilitet 5) Hålla god ordning
Tompkins (1996) presenterar flera principer för lagerutrymme som måste integreras för att man ska uppnå målen. Dessa principer relaterar till artiklarnas popularitet, likhet, storlek, karakteristik och utrymmesutnyttjande. Vid planering av lagerutrymmen bör företag utgå direkt från dessa mål. Nedan presenteras Tompkins (1996) principer.
7
Princip 1 - placera utifrån popularitet
Vilfredo Pareto var en italiensk ekonom som observerade att det ofta är ett litet antal orsaker som står för en stor del av verkan. Paretos slutsats tycks vara riktig även för lagerartiklar då det har visat sig att en liten del av alla artiklar svarar för en mycket stor delen av artiklarnas omsättning. Det gäller därför för företaget att placera dessa artiklar så att transportsträckan blir så kort som möjligt till och från lagret.
Princip 2 - placera utifrån likhet
Likartade artiklar och sådana som sannolikt ska transporteras tillsammans kan med fördel placeras i närheten av varandra. På så sätt minimeras tiden för orderhantering och plockning.
Princip 3 - placera utifrån storlek
Olika artikelstorlekar ska förvaras på ett sådant sätt att utrymmet utnyttjas maximalt. Generellt gäller också att tunga föremål ska förvaras så nära förbrukningsplatsen som möjligt med hänsyn taget till hur lätthanterliga och populära de är.
Princip 4 - placera utifrån karakteristik
Artiklars karakteristik gör att de ofta måste förvaras på ett motsatt sätt till hur principerna för popularitet, likhet och storlek hävdar att artiklarna ska placeras. Några viktiga karaktärsdrag som ett företag bör ta hänsyn till är om artiklarna är ömtåliga, annorlunda formade, farliga och hur kompabiliteten mellan olika ämnen är (vissa blir exempelvis brandfarliga ihop).
Princip 5 - placera utifrån utnyttjande av utrymme
Lagerlayouten måste tas fram på ett sådant sätt att utnyttjandet av utrymme maximeras. Att förvara artiklar vertikalt istället för horisontellt är ett exempel på detta.
2.4.4 Orderplockning
Orderplockning är en process där artiklar som har förvarats i lager hämtas för att möta en specifik efterfrågan. Många studier visar att det är just i orderplockningsaktiviteten företag generellt har störst potential att öka sin produktivitet (Tompkins 1996). Det är också detta arbetsmoment företag oftast har störst intresse av att effektivisera då det normalt är den dyraste aktiviteten i lagerverksamheten. Aktiviteten tenderar att vara antingen väldigt arbetskraftsintensiv eller väldigt kapitalintensiv och således finns också mycket pengar att spara här (van den Berg, Sharp, Gademann & Pochet, 1998).
Tompkins (1996) presenterar tre huvudsakliga strategier för plockning av varor. Den första kallar han för plockning av enskilda ordrar. Det innebär att varje plockare plockar en order i taget. Metoden kan liknas vid att handla i en mataffär där man går med kundvagnen och plockar till sig vara efter vara enligt sin inköpslista. En stor fördel med den här typen av plockning är att den gör det lätt att ha kontroll över vilken order en plockad vara tillhör. En nackdel är att det kräver relativt långa transportavstånd. Plocktiden per vara blir hög när företag använder sig av den här typen av plockmetodik.
Den andra strategin kallar Tompkins (1996) för batchplockning. Strategin innebär att personen som plockar orderna plockar flera orders samtidigt istället för att plocka dem en och en. Plockaren tar på sig ansvaret för att plocka ut artiklar för en batch av ordrar under en och samma plockvända. Fördelen med strategin är att plocktiden per vara minskas avsevärt genom att transporttiden blir kortare. Nackdelen med strategin är att den kräver en
8 god metodik för att sortera de varor som plockas så att olika ordrar inte blandas ihop och att artiklar därmed hamnar hos fel kund. Vidare föreslår Tompkins (1996) två metoder som kan användas för att sortera artiklarna. Den ena metoden är att plockaren använder två olika behållare för de olika ordrarna. Den andra metoden är att samma artiklar initialt placeras ihop oavsett ordertillhörighet och istället sorteras senare.
Den tredje och sista av Tompkins (1996) plockningsstrategier kallar han för zon-plockning. I zon-plockning tilldelas varje plockare en egen zon inom vilken denne är ansvarig för all plockning. Inom zonen kan plockningen skötas enligt batch-plockningsmetoden eller som en order i taget. En fördel med zon-plockning är tidsbesparingar då plockaren inte transporteras över hela lagret och dessutom blir mer specialiserad på sin egen zon och på så vis hittar rätt saker snabbare. När flera personer har ansvaret för att plocka order med artiklar från olika zoner ökar risken för felplock. Då är det troligen mer kostnads-och tidseffektivt att använda sig av zon-plockning.
2.4.5 Packning och skeppning
Den sista aktiviteten i lagerhanteringsprocessen är packningen och skeppningen av utgående varor. Tompkins (1996) nämner tre faktorer som kan påverka ett företags förmåga att leverera rätt produkt i rätt tid till rätt plats:
Kontrollen av att ordrarna är fullständiga
Förberedelserna av skeppningsdokumenten
Lastningen av transportfordonet med material
2.5
Att bygga produktivitet och leveranssäkerhet i en verksamhet
Av teorin ovan framgår att en lagerverksamhet omfattar många olika aktiviteter. Här följer tre författares åsikter om vilka faktorer som är viktiga att ta hänsyn till för att bygga produktivitet och leveranssäkerhet i ett lager.
2.5.1 Arnold, Chapman & Clive (2008)
Arnold, Chapman & Clive (2008) beskriver felaktiga lagersaldon som ett vanligt problem till bristande leveranssäkerhet och produktivitet. Bristande leveranssäkerhet och produktivitet leder till plötsliga brister på artiklar och störda beställnings- samt försäljningsscheman.
Att lagersaldon inte stämmer menar de kan bero på:
Otillåtna uttag ur lager för att tillfälligt lösa ett problem. Den som gör uttaget inser inte att andra processer påverkas om det inte tydligt syns för företaget att uttaget gjorts.
Att lagerutrymmen är olåsta. Det finns inga hinder mot icke auktoriserade uttag, legitima såväl som icke-legitima.
Dåligt tränad personal. Personalen inser inte konsekvenserna av att slarva med dokumentation av transaktioner eller av att fel artiklar plockas.
Felaktigheter i transaktionssystemet. Dessa kan bero på felaktig inventering, felaktig lokalisering av material eller felaktigt identifierade artiklar.
2.5.2 Sheth (1995)
Sheth (1995) nämner en mängd andra faktorer som kan påverka leveranssäkerhet och produktivitet i en lagerverksamhet:
9
Dålig märkning av artiklar
Lagerplatser som inte är tydligt märkta eller separerade från varandra
Likartade artiklar placerade nära varandra
Bristfälligt system för artikelnummer eller dålig märkning av förpackningar
Förseningar i påfyllningen av lagret
Slumpartad plocksekvens används av plockaren
Blockerade ytor och gångar
Missförstånd mellan antalet artiklar som efterfrågas och förpackningsstorlekarna
Skadade och inte leveransdugliga artiklar
Oorganiserad förvaring av artiklar vars förpackningar är brutna
Ihopblandade ordrar
Fel kvantiteter plockas, kan bero på t.ex. missförstånd kring hur många enheter en förpackning innehåller.
Plockaren använder sitt minne istället för plocklistan
2.5.3 Tompkins (1996)
Tompkins (1996) presenterar 12 sätt för ett företag att öka sin produktivitet i orderplockningsaktiviteten specifikt.
1) Uppmuntra till att plockstorleken och förpackningsstorleken är lika stora. Då undviker företaget tidskrävande plock och beräkning av enskilda artiklar, och risken för felaktiga lagersaldon samt felaktigt plock minskar.
2) Den största delen av plockarens tid går till transporter. Genom att med smarta lösningar ta lagret till plockaren kan värdefull tid sparas.
3) Eliminera och kombinera olika moment i plockningen när möjlighet finns. Till exempel kan ofta transport och dokumentation skötas samtidigt, eller plockning och sortering.
4) Plocka flera ordrar samtidigt för att minska den totala transporttiden. Risken för misstag i plockningen ökar dock då olika ordrar lättare blandas ihop när man plockar dem samtidigt.
5) Etablera främre- respektive reservområden för plockningen. En minoritet av artiklarna utgör ofta en majoritet av det som efterfrågas i ordrarna. Därför ska ett komprimerat främre plockområde etableras med en del av lagret där de mest populära artiklarna ska förvaras. Ju mindre det främre plockområdet är desto mindre transporttid går åt. Samtidigt kommer påfyllningen av det främre lagret att behöva ske oftare.
6) Tillägna de mest populära artiklarna de mest lättillgängliga platserna i lagret. Dessa har högst lageromsättningshastighet och har därför stor inverkan på den totala plocktiden. Genom lättillgängliga placeringar kan företaget hålla den totala plocktiden så kort som möjligt. Man kan också minska energiåtgången och öka säkerheten för att rätt produkter plockas genom att använda denna metodik.
7) Balansera plockaktiviteten mellan olika plockområden. Genom att fördela tidsåtgången jämnt mellan olika plockområden så undviks stockning och produktiviteten ökar.
8) Placera artiklar nära varandra som troligen kommer att efterfrågas tillsammans. Transporttiden minskas genom att avståndet mellan dessa artiklar minskas.
10 9) Dela upp i olika plockområden och skapa en sekvens för dessa enligt vilken plockningen ska ske. På så sätt får man en optimal tur för plockningen och kan minska på transporttiderna.
10) Organisera dokument och displayers för att minimera söktider och felplock. En majoritet av plockfel beror på dokument och displayers som är förvirrande och/eller svåra att läsa. Enkel och tydlig information kan öka produktiviteten avsevärt. 11) Designa plockfordon så att sorteringstid och möjligheter till felplock minimeras
samt främjar plockarens bekvämlighet. Designen på plockarens fordon har direkt inverkan på plockarens produktivitet och moral. Att göra det enkelt för plockaren att till exempel hantera dokumenten kan vara en väldigt viktig faktor för att lyckas med detta.
12) Eliminera pappersarbete från plockaktiviteten. Pappersarbete är en av de största källorna till felaktigheter och produktivitetsförluster i plockningsfunktionen. RFID, pick-to-light system och voice input/output är existerande och framgångsrika tekniker för att eliminera pappersarbete.
2.5.4 Andra författares åsikter
Flera av Tompkins (1996) förbättringsförslag bygger på att minska transporter, ett resonemang som han får stöd i av Bartholdi & Hackman (2007). De menar att transporter är ett slöseri med arbetstimmar utan att tillföra något av värde. En minimering av transporter är därför det första målet ett företag ska sikta in sig på för att öka effektiviteteten i lagerhanteringen.
Det finns också andra sätt att bygga en effektivare lagerverksamhet. Van den Berg och Zijm (1999) betonar vikten av att skapa en smart layout och att hålla låga lagernivåer. Artikelförfattarna menar att låga lagernivåer bidrar till en effektivare plockning då man med färre artiklar i lager kan minska lagrets storlek och därigenom spara transporttid.
11
3
Metod
I det här kapitlet beskriver jag hur jag har gått tillväga för att besvara de tre forskningsfrågorna som presenterades i introduktionskapitlet.
3.1
Forskningssyfte
Den här studien är av en deskriptiv karaktär. Målet med studien är att beskriva hur ett företag i byggvarudetaljhandeln, med ett centrallager för varudistribution till sina butiker, kan effektivisera sin process för lagerstyrning med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet.
3.2
Forskningsmässigt tillvägagångssätt
Inför studien saknade jag djup kunskap inom forskningsområdet ”lagerstyrning med fokus på produktivitet och leveranssäkerhet”. Därför valde jag att använda mig av ett deduktivt tillvägagångssätt. Det innebar att jag inför studien läste mer utvalda delar av den tillgängliga litteraturen inom ämnesområdet ”lagerstyrning med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet”. Teorin blev en grund för mig för att förstå den data om lagerhanteringsprocessen som jag kom i kontakt med. Genom att i studiens analyskapitel koppla den teoretiska grunden mot det insamlade empiriska materialet kunde jag besvara studiens tre forskningsfrågor. På det här viset kunde jag uppfylla studiens syfte och bidra till den tillgängliga teorin inom området lagerstyrning med fokus på produktivitet och leveranssäkerhet.
I mitt dagliga arbete kom jag i direktkontakt med olika typer av problematik i lagerstyrningsprocessen. En problematik som jag behövde fördjupa mig i för att förstå upphovet till. Jag behövde även förstå vad som var tvunget att göras för att avhjälpa den problematik som jag fann. Jag kom fram till att det var tre frågor som jag behövde få svar på. Frågor som jag måste få svar på för att få kunskap om hur ett företag inom byggvarudetaljhandeln kan effektivisera sin lagerstyrningsprocess med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet. Min bedömning var att jag bäst skulle få svar på dessa frågor genom att använda mig av en kvalitativ metod för insamling av data. Då jag fanns på plats kunde jag direkt intervjua berörd personal när problem uppstod. Jag gick också nogsamt gick igenom processbeskrivningarna. På det här sättet fick jag ett djupt och brett underlag vid datainsamlingen. Hur de kvalitativa datainsamlingsmetoderna användes beskrivs vidare i avsnitt 3.4.
3.3
Forskningsstrategi
Jag använde mig av en fallstudie där jag studerade lagerstyrningen med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet för ett företag inom byggvarudetaljhandeln. Det studerade företaget var Byggmax AB. Jag valde att använda mig av en fallstudie därför att en fallstudie är ett lämpligt alternativ om man som forskare vill få en mer djupgående förståelse för det fenomen man studerar (Saunders et al., 2012). Genom att få en djup förståelse för hur ett företag inom byggvarudetaljhandeln kan effektivisera sin lagerstyrning med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet kunde jag på ett bättre sätt återberätta den studerade situationen och därmed uppfylla mitt forskningssyfte.
3.4
Datainsamlingsmetod
Två typer av data har samlats in under studiens gång. Den första typen är teori från befintlig litteratur. Den andra typen är empirisk data.
12
3.4.1 Metod för litteraturstudien
Litteraturstudien grundar sig på information som hämtats från artiklar och böcker som tar upp lagerhanteringens olika moment dvs. från godsmottagning till utleverans. Utgångspunkten var att hitta information som är starkt knuten till leveranssäkerhet och produktivitet. Jag ville också ta reda på hur dessa faktorer påverkas beroende av hur lagerhanteringen är sköts och möjligheterna för att förbättra en befintlig verksamhet. Artiklar och böcker identifierades genom Google-sökningar och sökningar i Luleå tekniska universitetsbiblioteks söktjänst Primo. Centrala sökord var: productivity, delivery reliability, warehouse management, warehouse logistics, order picking, och material supply.
3.4.2 Metoder för empirisk datainsamling
Den empiriska datainsamlingen skedde kontinuerligt under perioden juni till augusti på Byggmax AB där jag under perioden arbetade som lagerekonom på företagets huvudkontor. Jag använde mig av fyra olika metoder för att samla in data om hur Byggmax lagerhanteringsprocess såg ut och vilka problem företaget hade inom lagerstyrningen med avseende på produktivitet och leveranssäkerhet.
Metoderna var:
Dokumentgenomgång Möten
Intervjuer
Observationer på plats i lagret Dokumentgenomgång
För att få en första bild av hur lagerhanteringsprocessens olika aktiviteter fungerade hos Byggmax AB gick jag först igenom de rutinbeskrivningar som fanns om aktiviteternas olika arbetsmoment. Beskrivningarna var till stor nytta när jag sedan diskuterade lagerverksamheten med personal som var mer erfaren i ämnet.
Möten
Varje vecka hölls uppföljningsmöten kring lagrets verksamhet tillsammans med den underleverantör som är ansvarig för lagerhanteringen. Närvarande på mötena var från Byggmax sida logistikchefen, en inköpsanalytiker, jag och ytterligare en lagerekonom. Från underleverantörens sida var lagrets verksamhetschef, den lageransvarige och en administrativ personal närvarande. Under mötena gick parterna igenom hur verksamheten hade fungerat under den gångna veckan. Fokus låg hela tiden på produktivitet och leveranssäkerhet. Alla problem som hade uppkommit noterade jag i ett anteckningsblock. Blocket blev en viktig källa när jag i rapporten sammanställde Byggmax problem med leveranssäkerhet och produktivitet. Totalt deltog jag i tio möten som tog mellan 1,5 – 2 timmar per möte.
Intervjuer
Jag genomförde några intervjuer med olika personer, från såväl Byggmax som underleverantören, för att kunna skapa mig en bild över hur lagerhanteringsverksamheten fungerade. Syftet var även ta reda på vilka problem som fanns med leveranssäkerhet och produktivitet. Jag invervjuade Byggmax logistikchef, ansvarig inköpsanalytiker och ansvarig orderbeställare. Även den som var lageransvarig hos leverantören intervjuades. Omfattande intervjuer genomfördes med berörda och jag samtalade ytterligare ett par
13 gånger med respektive person för att få kompletterande information. Intervjuerna antecknades i ett kollegieblock och användes sedan tillsammans med övrigt insamlat empiriskt material till den kartläggning av lagerverksamhetens olika aktiviteter som återfinns i kapitel 4 i den här studien.
På Byggmax var vi flera ekonomer på lagret. Jag passade därför på att intervjua mina kollegor fortlöpande under tiden som jag arbetade där. Intervjuerna skedde ofta spontant och var ett värdefullt komplement till ovan nämnda intervjuer. Dessutom hade jag ett antal spontana samtal med ansvariga administratörer för underleverantörernas lager. Samtalen berörde problem som lagerenheten hade med produktivitet och leveranssäkerhet. Samtal som spelade en viktig roll för mig i identifierandet av de huvudsakliga problemen lagret hade med leveranssäkerheten. Totalt hölls tjugo sådana samtal.
Observationer på plats i lagret
Jag ville inte helt förlita mig på den information som framkom genom dokumentgenomgången, mötena och intervjuerna då dessa källor var av sekundär typ. Därför besökte jag lagret vid två tillfällen. Den första gången i början på av juni och den andra gången i mitten av juli. Under besöken deltog jag i vissa av arbetsmomenten plus att jag visades runt på lagret. Jag gick också själv runt på lagret för att göra iakttagelser. Alla iakttagande jag gjorde kring hur lagerhanteringen fungerade och vilka problem som fanns antecknade jag i ett kollegieblock. Mina anteckningar använde jag sedan för att bekräfta den data mina övriga datainsamlingsmetoder genererat. Vid efterföljande veckomöten diskuterade vi skillnaderna mellan de data mina iakttagelser gav och det data som mina andra insamlingsmetoder hade gett. På så vis fick jag fram exakta och tillförlitliga beskrivningar av lagerverksamhetens olika aktiviteter samtidigt som produktivitets- och leveranssäkerhetsproblem uppmärksammades.
3.5
Tillvägagångssätt för dataanalys
Utgångspunkten i dataanalysen var att följa Saunders et al. (2012) allmänna modell för att analysering av data. Modellen följer ordningen; skapa kategorier, tilldela data till kategorierna, se mönster och revidera kategorier samt kartlägga och verifiera slutsatser. Dataanalysen genomfördes i fem olika delar. En del för varje aktivitet som lagerhanteringsprocessen omfattar. Det första steget var att all insamlad data kategoriserades utifrån vilken aktivitet i lagerhanteringsprocessen den tillhörde. De data som var kopplad till mottagningsaktiviteten kategoriserades till avsnittet ”Mottagning” i studiens empiriska del och den del som var kopplad till förvaringsaktiviteten kategoriserades till ”Förvaring osv..
När all insamlad data hade kategoriserats påbörjades en jämförelse mellan det empiriska materialet och studiens litteraturöversikt för att hitta mönster och samband. Data som inte bedömdes användbar sorterades bort. Varje kategori i det empiriska kapitlet jämfördes med teorins beskrivning av motsvarande lagerhanteringsaktivitet. Kategorierna jämfördes också med Tomkins (1996), Arnold, Chapman & Clives (2008) samt Sheths (1995) teorier om faktorer inom lagerstyrningen som påverkar ett företags produktivitet och leveranssäkerhet. Genom mitt tillvägagångssätt kunde jag identifiera mönster och samband för att i slutsatserna kopplade till mina tre forskningsfrågor som var:
14
Vilka teorier fokuserar på ökad produktivitet och leveranssäkerhet för ett företag
inom byggvarudetaljhandeln?
Vilka problem föreligger gällande lagerstyrning?
Vilka metoder och arbetssätt kan användas för att säkerställa produktivitet och
leveranssäkerhet?
Operationaliseringen i den teoretiska referensramen av begreppen produktivitet och leveranssäkerhet fungerade som en sil för mig till vilken jag kunde koppla frågan om vilken information som var relevant att ha med i studien eller inte.
3.6
Operationalisering av teori
I det här avsnittet presenteras operationaliseringen av den insamlade litteraturen.
Operationaliseringen är en beskrivning av hur empiriskt material kommer att samlas in, och sedan tolkas, under studiens gång.
Koncept Konceptbeskrivning Författare Operationalisering
Produktivitet Förmågan att använda så lite resurser som möjligt för att uppnå den önskade outputen.
Stainer (1997)
Begreppet användes i insamlingen av empirisk data och även i analysen. Detta för att sortera ut vilken information som var kopplad till studien och vilken information som inte var relevant. Leveranssäkerhet Förmågan att leverera rätt
antal av rätt produkt till rätt plats. Segerstedt (2008), Tompkins (1996) Begreppet användes i datainsamlingen och analysen för att sortera ut vilken information som var kopplad till studien, och vilken information som inte var relevant.
Lagerhanteringsprocessen Artiklar som går genom ett lager genomgår fem aktiviteter: 1) Mottagning 2) Placering i lager 3) Förvaring 4) Orderplockning 5) Packning och skeppning Egen tolkning av Tompkins (1996), Arnold et al. (2008) & Bloomberg et al. (2002)
Konceptet utgjorde ett ramverk för
datainsamlingen. Typen av data kategoriserades efter de fem stegen i
lagerhanteringsprocessen. Strukturen användes även i analyskapitlet för att underlätta jämförelsen mellan hur teorin menar att lagerhanteringen ska fungera och hur det fungerade hos fallstudieföretaget.
15 Lagerstyrningens inverkan på produktivitet och leveranssäkerhet Felaktiga lagersaldon påverkar leveranssäkerhet och produktivitet. Arnold, Chapman & Clive (2008)
Teorin användes för att i analysen förklara varför fallstudieföretaget hade problem med produktivitet och leveranssäkerhet och för att identifiera de potentiella möjligheterna för företaget att öka sin prestation.
Faktorer som påverkar leveranssäkerhet och produktivitet.
Sheth (1995) Det finns 12 sätt för ett
företag att öka sin produktivitet i orderplockningen
Tompkins (1996)
3.7
Reliabilitet och validitet
Det var problematiskt att skapa reliabilitet i studien på grund av att lagret hos Byggmax genomgick stora förändringar under perioden som det studerades. Företaget jobbade tillsammans med underleverantören kontinuerligt för att lösa produktivitets- och leveranssäkerhetsproblem. En lång tid efter datainsamlingsperioden fortsatte parterna med att arbeta med föreslagna förbättringar.
För att skapa reliabilitet använde jag mig av flera olika mätmetoder för att försäkra mig om att mätningarna gjordes på rätt sätt. Ibland tvingades jag att göra ommätningar när resultaten mellan metoderna inte stämde överens. Stämde resultatet efter ommätningen fortfarande inte överens mellan metoderna valde jag att inte ta med den aktuella datan i forskningsstudien. På det här sättet arbetade jag för att ge studien reliabilitet trots de komplicerade förutsättningarna med stora förändringar.
Det kan även diskuteras hur det påverkade studiens reliabilitet att jag genomförde studien utifrån en position som anställd på Byggmax. Det kan ha funnits en risk för att underleverantörens anställda medvetet utelämnade eller lämnade felaktig information för att skydda eventuella egna intressen.
Av två anledningar menar jag att min anställning hos Byggmax inte påverkade studiens reliabilitet. För det första gäller även här argumentet att jag använde flera olika datainsamlingsmetoder. För det andra var det en kritisk situation för underleverantören som hade höga krav på sig att öka produktiviteten och leveranssäkerheten i lagerverksamheten för att få ha kvar uppdraget. Därigenom hängde även de anställdas jobb hos underleverantören på det. Samarbetet mellan Byggmax och underleverantören var därför väldigt nära under datainsamlingsperioden. De nyttjade Byggmax hjälp i så stor utsträckning som möjligt för att lösa de problemen som var kopplade till produktiviteten och leveranssäkerheten. Kontrollen av Byggmax lager var mycket hög med daglig konversation och veckovisa besök av Byggmax logistikchef. Undanhållande av information hade därför upptäckts snabbt vilket talar emot att underleverantören inte skulle lämna korrekt sådan.
Jag anser snarare att min anställning på Byggmax hade en positiv inverkan på studiens resultat. Anställningen gav mig möjlighet att gå på djupet och förstå processer samt aktiviteter på ett sätt som en utomstående person inte hade kunnat göra på samma korta tid. Anställningen gav mig ett brett kontaktnät och var en förtroendegivande faktor till varför man skulle ge mig tillgång till olika data. Jag överlåter dock till rapportens läsare att avgöra om och hur min anställning på Byggmax kan tänkas ha påverkat studiens reliabilitet.
16 För att få en bild av vilka aktiviteter som var relevanta i lagerhanteringsprocessen började jag studien med att studera den tillgängliga teorin. Genom triangulering av litterära källor framgick vilka dessa aktiviteter var och hur de kunde tänkas påverka leveranssäkerheten och produktiviteten för en lagerenhet. Således finns en mycket stark grund till valet av de lagerhanteringsaktiviteter som har studerats.
17
4
Fallstudieföretagets lager
I det här kapitlet redogörs för den studie som har gjorts på ett företag inom
byggvarudetaljhandeln. Studien kommer att ligga till grund för jämförelsen mot den teoretiska referensramen kring lagerhanteringsprocessens olika moment från mottagning till utleverans.
4.1
Fallstudieföretaget
Från Byggmax hemsida framgår att Byggmax är ett företag inom byggvarudetaljhandeln som konkurrerar genom ett ”Do It Yourself”-koncept genom vilket företaget erbjuder kunderna produkter med god kvalitet till ett lägre pris än konkurrenterna.
Genom samtal med företagets logistikchef framgår att en stor del av de produkter Byggmax säljer importeras till Sverige. Dessa produkter har tidigare transporterats till två stora lager från vilket Byggmax sedan distribuerat produkterna till företagets olika butiker på de marknader företaget är verksamt inom. Sedan hösten 2011 har Byggmax ersatt dessa två lager med ett enda centrallager beläget i Lysekil. Centrallagret sköts av en underleverantör som tar hand om allt från mottagning av artiklarna till materialhantering. Underleverantören har inte sysslat med liknande verksamhet tidigare.
Vidare framgår från samtalet med logistikchefen att Byggmax under våren 2012 har haft stora problem med leveranssäkerheten från centrallagret ut till butik. Artiklar har levererats till fel plats, i fel kvantiteter och i fel tid. Fel typ av artiklar har också varit ett vanligt förekommande problem. Logistikchefen menar att en stor orsak till den bristande leveranssäkerheten var att underleverantören inte hade någon tidigare erfarenhet från att driva ett lager. De har därför saknat grundläggande rutiner för att kunna sköta verksamheten på ett produktivt och säkert sätt.
4.2
Lagrets layout
Centrallagret i Lysekil består av tre stycken magasin som sitter ihop i en enda stor byggnad. Lagret består egentligen av ett flertal andra magasin, men dessa är inte relevanta för plockartiklar vilket den här studien fokuserar på.
I magasin 1 förvaras dörrar, fönster och gjutrör. Det är artiklar som normalt skickas på hela pallar och det är också så de förvaras i magasinet. Då artiklarna i magasin 1 alltid plockas i hela pallar kommer det lagret inte att omfattas av studien.
Magasin 2 är buffertlagret och härifrån hämtas artiklar för påfyllning av Plocklagret när det behövs. Lagret innehåller också en förvaringszon för väntande utleveranser dvs. färdigplockade ordrar som väntar på att bli hämtade av speditörerna. Porten för utleveranser ligger alldeles intill denna förvaringszon. Fortsättningsvis betecknas magasin 2 som Buffertlagret.
Magasin 3, också kallat Plocklagret, är lagret i vilket själva plockandet av ordrar sker. Plocklagret har två stycken portar genom vilka inleveranser till lagerbyggnaderna görs. Fortsättningsvis betecknas magasin 3 som Plocklagret.
18
Figur 1 Principskiss över Byggmax centrallager
Ovan presenteras en principskiss över lagrets layout som skapats utifrån observationer på plats i lokalen.
4.3
Mottagning
Mottagningen är den första lageraktiviteten. Här tar lagerenheten emot de artiklar som leverantören skickat med lastbil eller båt.
4.3.1 Processbeskrivning
Inleveranser till centrallagret sker via lastbil och via båt. Lastbil är det vanligaste sättet som leverantörerna använder för att skicka gods och inleveranser. Det sker flera gånger per dag. Lastbil används av leverantörer både inom och utanför Sverige. Inleveranser med båt används av leverantörer utanför Sverige som skickar väldigt stora kvantiteter. Båt leverans anländer normalt en gång per vecka till lagret och innehåller laster i totala vikter omkring 600 – 1 500 ton gods.
Här nedan följer en processbeskrivning av hur mottagningen ser ut för gods som anländer till lagret med lastbil. Bilden har skapats utifrån den processrutin som den lageransvarige skapat. För båt ser tillvägagångssättet likadant ut med skillnaden att det är en båt istället för en lastbil som anländer.
Figur 2 Processflödet för varumottagningen
Processen börjar med att en lastbil kör in på området. Chauffören annonserar detta till lagerpersonalen som kontrollerar att leveransaviseringens ordernummer stämmer överens med följesedelns. Därefter dirigeras lastbilen till någon av avlastningszonerna som finns
19 utanför inleveransport 1 och inleveransport 2. Normalt används inleveransport 1. Inleveransport 2 används endast då det inte finns plats vid den första porten.
Med hjälp av truck lossar lagerpersonalen godset och ställer allt tillfälligt på tillgänglig, godtycklig yta utanför inleveransporten. Vid behov används även handtruck. Samma person som har lossat godset räknar av antalet kollin som ankommit och kontrollerar det mot följesedeln. Eventuella avvikelser antecknas på densamma.
När antalet ankomna artiklar har kontrollerats gör lagerpersonalen en avsyning av det anlända godset för att se om det finns några skador på det. Förekommer skador hämtas lagerchefen för granskning. Det görs för att kunna hålla leverantörerna/speditörerna ansvariga för att det som levereras verkligen håller måttet.
Slutligen överlämnas informationen till lagerenhetens administrativa avdelning. Den registrerar det anlända godset mot det ordernummer sändningen har tilldelats av Byggmax i IT-systemet. Systemet administrerar bl.a. lagersaldon, uttag och beställningar som är på väg till lagret.
4.3.2 Problem idag
Felaktig avräkning av inkommande gods är vanligare för vissa leverantörer än vad det är för andra.
Otydligt märkta produkter upplevs som ett problem av lagerpersonalen. De upplever också att det är problematiskt när det inte framgår hur många artiklar en förpackning innehåller.
Den lageransvarige menar att det kontinuerligt finns gods utanför lagerbyggnaderna som väntar på att placeras i förvaringsmagasinen. Anledningen är att godset tillhör ett ordernummer som ska skickas i flera olika delleveranser. Lagerstyrningsystemet har begränsningar som hindrar gods från att registreras fler än en gång. Därför måste lagerpersonalen vänta in allt gods som tillhör ordernumret innan det kan placeras ut i förvaringsmagasinen.
Det finns rutiner för hur mottagningsaktiviteten ska genomföras. Dessvärre följer man inte alltid rutinen pga. stress när exempelvis flera stora leveranser anländer samtidigt.
4.3.3 Processbeskrivning
När processen för mottagning av godset är färdig är det dags att köra in det i lagret till respektive artikels förvaringsplats. I bilden nedan ges en överblick av processflödet framtagen utifrån den processbeskrivning som den lageransvarige skapat.
20 Processen börjar med att den som ska köra in artiklarna på lagret identifierar i vilken/vilka zoner artikeln finns förvarad i Buffertlagret sedan tidigare (mottagna artiklar körs endast in i Buffertlagret). Informationen finns tillgängligt i lagerenhetens lagerstyrningssystem. När artikelns förvaringsutrymme har identifierats körs artikeln ut till platsen och ställs tillrätta. Anteckningar görs över godsets placering och antal. Den som är ansvarig för att köra ut godset signerar också leveransaviseringen med namn, datum och antal pallar eller antal m2 om pallen är högre än en meter. På det här sättet kan lagerpersonalen ha full kontroll över var och hur mycket av godset som finns förvarat på en specifik lagerplats. När leveransaviseringen är signerad lämnas fraktsedeln och leveransaviseringen in till kontoret som registrerar in informationen i lagerstyrningssystemet. Oklarheter som eventuellt uppstår är lätta att följa upp med hjälp av anteckningarna.
4.3.4 Problem idag
Stress gör att lagerpersonalen slarvar med att identifiera var artikeln ska förvaras. Istället placerar de den i närmast tillgängliga zon. Det leder till att vissa artiklar kan vara förvarade i ända upp till fem eller sex olika zoner.
Den information i lagerstyrningssystemet som säger i vilka zoner en artikel ska förvaras stämmer inte alltid. Det är vanligt att antalet artiklar i en zon är färre eller fler än vad lagersaldona anger. I vissa zoner där det borde finnas artiklar saknas dessa helt.
4.4
Förvaring
Plockartiklar förvaras i två olika lager: I Buffertlagret från vilket påfyllning sker och i Plocklagret i vilket orderplockningen sker.
4.4.1 Beskrivning av Buffertlagret
Alla artiklar som levereras in i lagret går först in i Buffertlagret. Buffertlagret består av drygt 30 zoner som alla är markerade med sprayade linjer i marken. Där finns också och en liten skylt, stor som ett A4-ark, som talar om vilken zon det är. Framför zonen finns en större markering i marken som markerar zonnumret. Zonerna ligger tätt intill varandra och skiljs åt av att varje zon har en slutmarkering målad i marken.
Varje zon består av åtta rader, där varje rad är lite bredare än vad en pall är. Zonerna har ett djup på fem till sex pallar beroende av palltyp och hur mycket artiklarna sticker ut utanför pallen. I zonerna förvaras också flera pallar ovanpå varandra för att utnyttja höjden i lagerlokalen.
I en zon finns flera olika artikeltyper. En artikel kan finnas i flera olika zoner. Inom zonerna används slumpmässig placering även om man försöker att hålla ihop samma artiklar i möjligaste mån.
21
Figur 4 Exempelbild över zonens utseende 4.4.2 Beskrivning av Plocklagret
I Plocklagret har man byggt upp reoler. Det är ställningar som man kan ställa pallar på för att på så sätt utnyttja höjden i lokalen. Sammanlagt finns 41 stycken rader av reoler. Varje enskild artikel har en pallposition i bredd och fyra stycken i höjd. Varje rad har 18 pallpositioner i bredd och vissa har 16 eller 17 stycken. För att enkelt kunna lokalisera var i lagret en artikel finns har varje rad ett eget nummer som går från 301 till 341. Sedan har varje pallposition ett nummer mellan 1-18. På så vis kan man hämta information från systemet om att exempelvis en spik finns på position 303:02 i lagret.
När man plockar en order vill man placera det tyngsta godset underst på plockpallen för att inte skada ömtåligare gods som ska dela samma pall. Därför har man valt att placera artiklarna utifrån principen att det tyngsta godset ska finnas på de rader med reoler som har lägst nummer. När plocklistan sedan kommer till plockaren så börjar denna från hylla 301. När en artikel börjar ta slut i Plocklagret så hämtas artiklar från Buffertlagret för att fylla på med. För att få en systematik i påfyllnaden använder man sig av ett kanban-system. Det fungerar som så att varje artikel har ett gult kanban-kort som sitter på artikelns position i Plocklagret, så länge det finns artiklar på plats. När den sista artikelenheten tagits tar plockaren med sig kanban-kortet till hörnet av reolraden och sätter fast det i en klämma som hänger på en tråd. Kanban-kortet hänger där till dess att någon av de som sysslar med påfyllnaden av lagret hämtar det och tar det med sig ut i Buffertlagret. Artikeln hämtas från Buffertlagret och körs in i Plocklagret. Samtidigt sätter man också fast kanban-kortet på sin plats på reolen igen. Om det är slut på en artikel så att Plocklagret inte kan fyllas på så görs en anteckning om detta på kortet och sätts tillbaka på sin plats i alla fall. Artiklarna i buffertlagrets zoner förvaras på pallar. Pallarna ställs ovanpå varandra för att utnyttja höjden i lagerlokalen.
4.4.3 Problem i Plock- och Buffertlagret idag
Höjden i Buffertlagret utnyttjas dåligt i många zoner. Begränsningen finns i att endast ett visst antal pallar kan ställas ovanpå varandra pga. tålighets- och säkerhetsskäl.
Ingen systematiserad inventering görs i dagsläget pga. att den lageransvarige anser att det inte är meningsfullt förrän man har fått bättre kontroll på lagerstyrningen än vad man har idag.
Inventeringar som efterfrågas på specifika produkter visar att det är vanligt att de lagersaldon som anges i lagerstyrningssystemet skiljer sig åt från det antal som finns förvarade i zonerna i Buffertlagret och Plocklagret.
