Arbetsgivarnas policy beträffande anställdas datoranvändning under arbetstid
(HS-IDA-EA-00-305)
Anders Carlsson (a97andca@ida.his.se) Institutionen för datavetenskap
Högskolan i Skövde, Box 408 S-54128 Skövde, SWEDEN
Examensarbete på det systemvetenskapliga programmet under vårterminen 2000.
Arbetsgivarnas policy beträffande anställdas datoranvändning under arbetstid Examensrapport inlämnad av Anders Carlsson till Högskolan i Skövde, för Kandidatexamen (B.Sc.) vid Institutionen för Datavetenskap.
2000-06-09
Härmed intygas att allt material i denna rapport, vilket inte är mitt eget, har blivit tydligt identifierat och att inget material är inkluderat som tidigare använts för erhållande av annan examen.
Signerat: _______________________________________________
Arbetsgivarnas policy beträffande anställdas datoranvändning under arbetstid Anders Carlsson (a97andca@ida.his.se)
Sammanfattning
I detta arbete undersöker jag frågan om hur arbetsgivarnas policy för de anställdas datoranvändning under arbetstid ser ut. Jag har gjort en jämförelse mellan kommuner och verkstadsföretag inom Västra Götaland.
Rapporten inleds med en introduktion till privata angelägenheter, personlig integritet och kontroll av de anställda. Vidare behandlas hur en policy ser ut, behovet av en policy och hur det ser ut hos arbetsgivarna gällande policys för datoranvändningen. I denna del tas bland annat tidigare undersökningar och publikationer upp.
För att kunna besvara denna fråga har jag använt mig av enkätundersökning. 11 kommuner och 11 verkstadsföretag ingår i undersökningen. Dessutom har jag gjort fyra intervjuer, två hos kommuner och två hos verkstadsföretag.
Resultatet visar att 45% av verksamheterna har en policy för de anställdas datoranvändning under arbetstid, samt att det är något vanligare med policys där antalet Internetanvändare är stort.
Nyckelord: Arbetsgivares policy, personlig integritet, privata angelägenheter på Internet, kontroll av anställda
Innehållsförteckning
1 Introduktion ...1
2 Bakgrund ...2
2.1 Saklig grund för uppsägning... 2
2.2 Privata angelägenheter på arbetstid ... 2
2.3 Integritet och kontroll ... 3
2.4 Policy på arbetsplatsen... 5
2.4.1 Vad är en policy? ... 5
2.4.2 Behovet av en policy... 5
2.4.3 Policys hos företag ... 7
3 Problembeskrivning ...9
3.1 Problemområde ... 9
3.2 Problemspecificering ... 9
3.3 Avgränsning... 10
3.4 Förväntat resultat ... 11
4 Metod ...12
4.1 Tänkbara metoder ... 12
4.1.1 Intervju ... 12
4.1.2 Enkäter ... 13
4.2 Valda metoder... 13
4.3 Plan för arbetets genomförande ... 13
4.3.1 Frågorna i enkäten... 14
4.3.2 Frågorna i intervjuerna... 15
5 Genomförande...16
5.1 Enkätundersökningen... 16
5.1.1 Svarsfrekvens... 17
5.1.2 Typ av arbetsgivare... 17
5.2 Intervjuerna ... 17
6 Materialredovisning och analys ...18
6.1 Policys hos företag och kommuner... 18
6.1.1 Andelen policys... 18
6.1.2 Skillnader mellan små och stora verksamheter... 19
6.1.3 Muntlig eller skriftlig policy? ... 19
6.2 Hur ser policyn ut?... 19
6.2.1 Policyns utseende ... 19
6.2.2 Medvetenhet ... 20
6.2.3 Följs policyn? ... 21
6.3 Varför ingen policy? ... 21
6.4 Kontroll av de anställda ... 21
6.5 Arbetsgivarnas syn... 22
6.5.1 Privat användning... 23
6.5.2 Varför policy? ... 23
6.5.3 Kontroll och personlig integritet ... 23
7 Resultat ...24
7.1 Andelen policys ... 24
7.2 Hur ser policyn ut?... 24
7.3 Varför inte policy? ... 24
7.4 Planer på att införa policy... 25
7.5 Skillnader mellan verksamheter... 25
7.6 Kontroll av anställda ... 25
7.7 Arbetsgivarnas syn... 25
8 Diskussion...26
8.1 Diskussion kring resultatet... 26
8.2 Problem och erfarenheter... 27
8.3 Förslag till fortsatt arbete ... 27
Referenser...28
Bilaga 1: Enkäten...30
Bilaga 2: Enkätsvaren ...32
1 Introduktion
1 Introduktion
Att använda datorn på arbetsplatsen till något annat än det som rör arbetet kan straffa sig. Detta står klart sedan Arbetsdomstolen (AD) (i AD 49/1999) slagit fast att en arbetsgivare har rätt att säga upp en anställd som använder datorn på arbetsplatsen för privat bruk.
Att det går så långt att en arbetsgivare säger upp en anställd för att denne använt datorn för privat bruk har endast skett en gång i Sverige. Var går då gränsen för vad man får använda datorn till på arbetsplatsen? Det finns inga klara regler för hur detta ska skötas, utan det är upp till varje arbetsgivare att dra gränsen för datoranvändningen för privat bruk.
För att underlätta för både arbetsgivare och arbetstagare kan arbetsgivaren utveckla en policy för datoranvändningen på arbetsplatsen. Med en policy på arbetsplatsen kan förvirring och konflikter mellan arbetsgivare och arbetstagare undvikas.
Enligt undersökningen IT-bussen 97 gjord av Stelacon, som redovisas i Spjut (1997), hade 1997 åtta procent av företagen infört något slags policy eller spärr för hur man ska hantera privata ärenden på arbetstid.
Det som gjorde att jag fick upp ögonen för detta var de otaliga gånger jag fått e-post från mina vänner, som just skickat e-posten från sin arbetsplats. E-posten har oftast innehållit roliga historier, bilder eller animationer. På grund av det undrade jag vad det var de anställda höll på med på arbetstid och om arbetsgivarna har satt upp några regler för hur Internet och e-post får användas på arbetsplatsen.
Detta arbete går ut på att undersöka hur stor del av arbetsgivarna som har en policy och om den har ökat sedan 1997, hur policyn ser ut och vilka konsekvenser policyn får för verksamheten. Jag vill även undersöka om arbetsgivarna kontrollerar de anställdas datorvanor.
2 Bakgrund
2 Bakgrund
I detta kapitel tar jag upp tidigare undersökningar, men även lagar och domar som berör detta arbete.
Det varit mycket svårt att få tag i vetenskapliga artiklar inom detta område. Området är ganska nytt och därför har det heller inte kommit ut några böcker som berör datoranvändning på arbetsplatsen för privat bruk. Många arbeten har snuddat vid detta område men inte kommit tillräckligt nära för att vara relevant. Man skulle kunna tänka sig att titta på andra verktyg för att utföra privata angelägenheter, till exempel telefonen. Men inte heller där finns något material att hämta. Detta beror kanske på att det inte har varit något problem med att anställda använder telefonen för privat bruk.
Jag har heller inte hittat några artiklar som visar hur utländska förhållanden ser ut.
Men däremot har det skrivits mycket i olika tidskrifter och många olika personer, organisationer och myndigheter har uttalat sig i frågan.
Jag bygger mitt arbete mycket på olika myndigheters publikationer. Statskontoret, som är rådgivande åt bland annat regeringen, har i en del publikationer gett sin syn på datoranvändandet på arbetsplatsen. IT-kommissionen är också rådgivande åt regeringen och har också behandlat denna fråga. Ett problem med dessa myndigheter kan dock vara att avgöra kvalitén i deras publikationer.
Regeringen har tillsatt en utredning om personliga integriteten i arbetslivet.
Regeringens direktiv till utredaren ger en bra bild av hur regeringen ser på datorer på arbetsplatsen. Det finns även en dom som behandlat privat e-post på arbetsplatsen.
Det är den enda hittills inom detta område.
I första delen av detta kapitel tas saklig grund för uppsägning upp, därefter behandlas privata angelägenheter på arbetstid. Sen beskrivs kontroll av anställda och personlig integritet. Slutligen tas policy på arbetsplatsen upp.
2.1 Saklig grund för uppsägning
En anställd inom en organisation har krav på sig att sköta sitt jobb på ett tillfredsställande sätt gentemot arbetsgivaren. Sköter inte den anställde sig kan saklig grund för uppsägning föreligga. Saklig grund för uppsägning finns i 7 § anställningsskyddslagen (SFS 1982:80).
Personliga skäl kan vara grund för uppsägning, enligt (SFS 1982:80). Exempel: Om man brister i lojalitet mot arbetsgivaren, använder arbetsgivarens utrustning privat, kommer mycket för sent. Även sjukdom kan vara saklig grund för uppsägning – om man är så sjuk att man inte kan fullgöra sitt arbete, om man inte genom rehabilitering eller omplacering kan fullgöra arbetsuppgifter hos arbetsgivaren. Om en arbetstagare sägs upp utan saklig grund, skall uppsägningen förklaras ogiltig på yrkande av arbetstagaren, enligt 34 § anställningsskyddslagen (SFS 1982:80).
2.2 Privata angelägenheter på arbetstid
En privat angelägenhet är en syssla som en anställd gör som rör eget intresse och som har att göra med enskild person. Det handlar om något som inte har med den anställdes arbetsuppgift att göra. Det räknas dock inte till privat angelägenhet om den anställde gör något utanför sin arbetsuppgift som rör den anställdes arbetsgivare.
Tidigare kunde de privata sysslorna handla om att ringa eller skriva ett brev till en vän. Med datorns hjälp och framförallt med Internet kan nu de anställda utföra en
2 Bakgrund
mängd olika privata angelägenheter. Detta kan handla om att söka jobb, sköta den egna ekonomin, handla med aktier eller att boka semesterresor. Datorn kan också användas till att skicka e-post. Att skicka e-post till vänner är också något som är en privat angelägenhet.
Att utföra privata angelägenheter på arbetstid är något som, enligt en undersökning gjord av Nordicom vid Göteborgs universitet, redovisad i Nyström (1999a), ökat kraftigt i och med att de anställda fått tillgång till dator på arbetsplatsen.
Undersökningen visar att nio av tio anställda med tillgång till Internet använder Internet för privat bruk. 45 procent av den uppkopplade tiden används till privata ändamål, enligt Nordicoms undersökning.
En undersökning som Nohlberg (1999) gjort visar att det inte alls är vanligt med privat e-post under arbetstid. Undersökningen visar att majoriteten inte alls utnyttjar e-post för privat bruk under arbetstid. Bara några få gör det i stor utsträckning men överlag är det inte alls utbrett, enligt Nohlberg (1999). Nohlberg påpekar dock att det är möjligt att de tillfrågade inte svarat sanningsenligt eftersom de var rädda för att bli av med möjligheten att skicka e-post externt om det kommer fram att användandet är för stort.
Tyvärr är detta de enda undersökningar jag lyckats få tag på gällande privata angelägenheter på arbetstid. Jag har heller inte hittat några vetenskapliga artiklar som berör detta ämne, inte heller några utländska. Däremot finns det en viktig dom från arbetsdomstolen från 1999.
I domen från arbetsdomstolen (AD 49/1999) slogs det fast att en arbetsgivare kunde säga upp en anställd som använde Internet för privat bruk. Mannen hade utan organisationens medgivande installerat Internet och blockerat telefonlinjen vid ett flertal tillfällen. AD menar att den anställde på ett otillbörligt sätt hade utnyttjat arbetsgivarens arbetsredskap. Avgörande för domen var att mannen åsamkat organisationen kostnader, då Internetanvändandet var för privat bruk. Detta var den första domen gällande Internetanvändande på arbetsplatsen. Det kan dock vara svårt att dra några slutsatser om denna dom kan vara vägledande för andra liknande fall.
Alla fall är inte lika och därför kan lika gärna nästa dom inom detta område få en annan utgång.
Många har reagerat på denna dom och nedan följer exempel på vad personer, myndigheter och organisationer tycker om privata angelägenheter på arbetstid.
Kurt Junesjö, chef för LO:s rättsskydd, säger i Nyström (1999b) att domen är uppseendeväckande: ”I praktiken har den anställde inte någon rätt att utnyttja datorn för eget bruk, varken för e-post eller Internet”. Junesjö menar också att om företagen skulle gå på domstolens linje skulle varannan svensk kunna få lämna jobbet och att arbetstagarna i fortsättningen måste vara försiktiga med hur de använder datorerna på arbetsplatserna.
Ramon Sanchez-Lövy menar också att de anställda ska vara försiktiga (Sanchez-Lövy 2000). Sanchez-Lövy råder de anställda till att vara försiktiga med vad man skriver i privat e-post och att man ska undvika att få privat e-post med känsligt innehåll till arbetsplatsen.
2.3 Integritet och kontroll
Det finns inga klara regler för om arbetsgivaren har rätt att kontrollera den anställdes e-post med tanke på den personliga integriteten. IT-kommissionen har i en skrivelse
2 Bakgrund
(Dnr ITK99/3) till regeringen behandlat denna fråga. IT-kommissionen ser datorn som ett arbetsredskap som ska regleras som ett sådant. Arbetsredskapet ska alltså användas till sådant som rör arbetet. ”I princip är ingenting annat medgivet och arbetsgivaren bör därför vara berättigad att ta del av den e-post som systemet hanterar”, skriver IT-kommissionen.
IT-kommissionen tillägger också att hinder mot kontroll kan föreligga, dels på grund av uttryckliga förbud i lag, dels som en konsekvens av vad som utgör god sed på arbetsmarknaden. Om arbetsgivaren har förbjudit privat användning av e-post räknas det inte som olovligt intrång om arbetsgivaren, utan den anställdes medgivande, kontrollerar hur detta förbud efterföljs.
Även vad gäller god sed anser IT-kommissionen att arbetsgivaren kan göra efterkontroll om förbud av e-post för privat bruk har uppställts. Den anställde borde då också ha fått vetskap om att kontroller kan ske. IT-kommissionen understryker dock att frågan inte förefaller ha rättsligt prövats och deras summeringar ska ses som ett underlag för den pågående utredningen om integritet på arbetsplatsen (Dir 1999:73).
E-post är inte privat och får öppnas av arbetsgivaren eftersom det är myndighetens redskap, skriver Statskontoret (1999). Att den anställdes namn står först i adressen betyder inte att myndigheten blir en c/o-adress utan beror på Internets adresseringsteknik, skriver Statskontoret (1999).
Lundblad (1999) skriver att det är mycket svårt att avgöra om arbetsgivaren har rätt att kontrollera den anställdes datoranvändning. Lundblad menar att det inte finns några regler för detta och att regelverket inte har hängt med i teknikutvecklingen. En lösning kan vara att skapa ett gemensamt datalager som kan låsas upp under i MBL- förhandlingar fastställda villkor, skriver Lundblad (1999).
Jeanna Thorslund på Datainspektionen påpekar att respektive arbetsgivare ska avgöra vilka regler och villkor som gäller för användarna (Thorslund, J. 2000, pers.kom.,14 feb.). Thorslund anser också att kontroller som görs i syfte att följa upp avtalet eller att de interna reglerna följs måste få genomföras av den som tillhandahåller utrustningen. Thorslund poängterar dock att detta förutsätter att det finns en policy för datoranvändningen (i kap 2.4 tas policy upp), och att de anställda har fått kännedom om vilka regler som gäller på arbetsplatsen. Thorslund menar också att det är viktigt att de anställda vet om att kontroll, loggning eller annan uppföljning av användningen kan ske.
Det råder oenighet mellan fackförbunden och arbetsgivarorganisationerna om kontroll av anställdas datorvanor. Lundblad (1999) skriver att SAF anser att det finns en rättighet grundad på ägande av utrustningen och ett behov att förekomma skadeståndsskyldighet. LO anser, enligt Lundblad (1999) att varken något behov eller någon rättighet finns till kontroll av de anställda. Richard Malmborg, som är förbundssekreterare på civilingenjörsförbundet, anser i Byttner (1999) att arbetsgivare som tar del av anställdas e-post gör ett stort intrång i den personliga integriteten. ”Jag tycker inte ens att arbetsgivaren har rätt att kontrollera en anställds e-post, även om det finns misstankar om att den anställda gjort något som är emot företagets regler”, säger Richard Malmborg.
Ett uppdrag om utredning om integritet på arbetsplatsen kommer från regeringen som i sina direktiv (Dir 1999:73) vill se över om det behövs någon lagstiftning eller andra åtgärder för att stärka den personliga integriteten på arbetsplatsen. Utredningen ska
2 Bakgrund
vara klar senast 1 april 2001. En särskild utredare ska tillkallas och denne ska även klarlägga det behov av kontroll och övervakning som arbetsgivarna har.
Integritetsproblemen som kontrollen och övervakningen leder till ska också belysas.
Regeringen menar i direktivet att e-post och Internet används i arbetet av allt fler arbetstagare och att Internet med sin öppenhet ger tillgång till en enorm informationsmängd. Detta leder till ett ökat kontrollbehov av användningen för arbetsgivaren. Ett skäl för det kan, enligt direktivet, vara att skydda mot att utomstående får obehörig tillgång till uppgifter om verksamheten genom Internetuppkopplingen. Ett annat skäl kan vara att arbetsgivaren vill begränsa eller helt förhindra en privat användning av Internet på arbetsplatsen, menar regeringen i direktivet.
Utredaren ska, enligt direktivet, bedöma behovet av ny eller kompletterande lagstiftning vad gäller skydd för den personliga integriteten i arbetet. I direktivet skriver regeringen att användningen av persondatorer samt e-post och Internet på arbetsplatsen ger upphov till nya frågor gällande kontrollen och skyddet av den personliga integriteten i arbetet. ”Den utveckling som skett sedan frågorna om datatekniken och den personliga integriteten kartlades förra gången gör det motiverat att se över integritetsskyddet vid användning av datatekniken i arbetslivet med särskild tonvikt på användning av persondatorer, e-post och Internet”, skriver regeringen som motiv till utredningen i sitt direktiv.
Sammanfattningsvis kan sägas att det är mycket svårt att avgöra om arbetsgivaren har rätt att kontrollera den anställde. Det blir en kamp mellan kontroll och personlig integritet där båda två inte kan vinna. De flesta verkar dock överens om att kontroll kan ske om de anställda vet om att detta sker. Min uppfattning är annars att det fortfarande måste kännas obehagligt för en anställd att veta att allt man gör på arbetsplatsen kontrolleras av arbetsgivaren. Möjligtvis kan den anställde känna sig lite låst i sitt arbete. Givetvis handlar det också om i vilken grad kontroller sker.
2.4 Policy på arbetsplatsen
2.4.1 Vad är en policy?
En policy är ”grundprinciper för ett företags eller en organisations handlande i ett visst avseende”, enligt Språkdata (1990). Enligt Ackoff (1981) är policy en regel som bidrar till att underlätta beslutsfattande. Kotler (1997) menar att en policy definierar hur ett företag ska hantera till exempel de anställda. Statskontoret (1997) gör en skillnad på policy och riktlinjer. En policy anger målen, och riktlinjer anger hur man uppnår målen, menar Statskontoret. Statskontoret är ju en myndighet för myndigheter och deras yttrande kanske endast kan gälla myndigheter.
Det finns med andra ord olikheter vad gäller hur man ska definiera vad en policy är.
En policy enligt min uppfattning är en grundsyn som omsätts i regler. Policyn ska hjälpa både arbetsgivaren och arbetstagaren när det gäller hur man ska agera i ett visst avseende.
2.4.2 Behovet av en policy
Problemet för företagen är att dra den övre gränsen för rimlig privat användning av datorn. Ska företaget tillåta någon privat användning alls? Om privat användning tillåts, i vilken utsträckning ska den anställde tillåtas använda datorn för privat bruk?
Detta blir extra problemfyllt om företagen inte har någon policy för hur man ska
2 Bakgrund
Statskontoret (1997) skriver att det är viktigt att utforma en säkerhetspolicy för att skapa medvetenhet och engagemang hos de anställda vad gäller IT-säkerhet.
Statskontoret menar också att policyn är avsedd att visa anställda och omvärlden att företaget har ett uttalat mål. Statskontoret påpekar också att behovet av policy varierar mellan olika företag och riktlinjerna måste då också variera. Avvägningen hur detaljerad policyn ska vara är en betydelsefull fråga. Enligt Statskontoret (1997) bör den inte vara alltför detaljerad men inte heller så allmänt hållen att innehållet inte går att följa upp. Statskontoret (1999) skriver att det i föreskrifterna tydligt bör framgå vilket synsätt myndigheten har när det gäller privat användning av e-post. Det kan återigen dock påpekas att Statskontoret är en myndighet för myndigheter och att deras föreskrifter endast gäller myndigheter.
IT-kommisionen riktar sig däremot till organisationer i allmänhet. De skriver i en skrivelse (Dnr ITK99/3) till regeringen att en arbetsgivare genom att under lång tid av aktivt handlande respektive underlåtenhet att handla kan medverka till skapandet av en privat sfär på arbetsplatsen. Detta kan innebära att etablerade sedvänjor kan skapa skydd för de anställda. IT-kommissionen menar därför att det gäller att med klara regler definiera vad som är medgivet respektive inte medgivet på arbetsplatsen. En aspekt av vikt för att bestämma vilken privat användning som kan vara medgiven är vilka seder och bruk som finns gällande andra av arbetsgivarens redskap, till exempel när det gäller privat användning av telefon, skriver IT-kommissionen.
Behovet av en policy kan vara för att ha en hög datasäkerhet på ett företag. Freese och Holmberg (1993) skriver att utan riktlinjer och mål kommer organisationen att famla i blindo om vad som gäller och särskilt om vilken säkerhetsnivå man ska sträva mot att uppnå. De menar också att det är ledningens ansvar att planera och styra säkerhetsarbetet.
Finns ingen policy kan det bli svårt att veta om någon anställd har gjort någon överträdelse. Det är svårt att veta både för den anställde och företaget. Det kan alltså bli en konflikt mellan arbetsgivare och arbetstagare. Datainspektionen menar att arbetsgivare bör ha tydliga regler för hur Internet och e-post bör användas, ha tydliga regler för hur kontrollen av användningen ska gå till och även att personalen ska vara välinformerad om vilka regler som gäller (Svahn 2000). Jeanna Thorslund på Datainspektionen påpekar också vikten av en policy för datoranvändningen (Thorslund, J. 2000, pers.kom.,14 feb.). Thorslund menar att det är viktigt att de anställda har fått kännedom om vilka regler som gäller på arbetsplatsen.
En undersökning som Nilsson (1999) gjort visar att de anställda i stor utsträckning inte blivit informerade om policyn. Undersökningen visar att vetskapen om policyn var mer frekvent bland personal med ansvarsbefattning.
Behovet av en policy är något som diskuterats flitigt i media det senaste. Nedan följer lite av det som diskuterats i media.
Woodcock (1999) menar att företagen bör ha regler för användningen av företagens datorresurser eftersom det då inte uppkommer någon tveksamhet om hur företaget kontrollerar e-post och filer. Även Red (1999) anser att en policy bör utvecklas på företagen för att minska konflikter.
Niklas Mattsson, chefredaktör för Internet World, säger (i Rapport 2000) att företagen måste ha en policy som säger vad den anställde får göra. Policyn ska utvecklas i samråd med anställda och fackklubbar, anser Mattsson. Mattsson tycker också att alla de företag som inte har någon policy ska sätta igång och skaffa en.
2 Bakgrund
De flesta verkar positiva till en policy. Den ende jag hittat som är negativ är Lars P Merkel, förbundsjurist på Jusek, som anser att det vore olämpligt att införa regler för Internetanvändning och menar att eget omdöme borde gälla (Kylén 1998). Merkel ser heller ingen skillnad i om det handlar om datorer, telefoner eller bilar. Det är ointressant vilket arbetsverktyg det handlar om, det viktiga är huruvida den anställde sköter sitt jobb, menar Merkel. Han menar också att om en arbetstagare använder Internet hela dagarna utan att det har anknytning till jobbet, sköter vederbörande inte sitt jobb och då kan arbetsgivaren vidta åtgärder.
Ramon Sanchez-Lövy, ombudsman på Jusek menar i Sanchez-Lövy (2000) att om en arbetsgivare vill införa eller förändra en beftintlig policy skall han först förhandla med de lokala fackliga organisationerna i enlighet med medbestämmandelagen. Om arbetsgivaren därefter bestämmer sig för att kontrollera de anställda ska arbetsgivaren, enligt Sanchez-Lövy, informera de anställda om detta.
Enligt min uppfattning verkar de flesta som beaktas i denna studie vara positiva till att ha en policy. Nedan sammanfattar jag några av motiven till att ha en policy:
• Medvetenhet och engagemang hos den anställde
• Undvika konflikter mellan arbetsgivare och den anställde
• Undvika oklarheter
• Datasäkerhet
En tanke kan vara att en policy kan hämma den anställde i sitt arbete men jag tror att om policyn är väl genomtänkt kan denna istället bidra till att förenkla den anställdes arbete. Exempel: Ett företag som tillåter privat användning av datorn på arbetsplatsen men inte har någon uttalad policy för detta. Kan den anställde som inte vet om att han får använda datorn för privat bruk, tro att han bryter mot lagen om han använder datorn för privat bruk?
2.4.3 Policys hos företag
Enligt undersökningen IT-bussen 97 gjord av Stelacon, presenterad i Spjut (1997) hade 1997 åtta procent av företagen infört något slags policy eller spärr för Internetanvändning medan tio procent avsåg att införa det. Vanligast var det bland företag med över 100 anställda, där uppgav 33 procent att de hade en policy beträffande Internet. Undersökningen visar också att 710 000 anställda hade tillgång till Internet på sina arbetsplatser. Vilka typer av företag som ingår i undersökningen framgår dock inte.
En undersökning som Göteborgs-Posten gjort visar att arbetsgivarna har olika sätt att hantera regler för Internetanvändning (Svahn 2000). SKF, Saab Automobile, Handelsbanken, Varbergs kommun och Ringhals kärrnkraftverk har klara policys för Internetanvändning. Volvo Personvagnar har muntliga förhållningsregler medan Skanska, Fiskeriverket och Göteborgs universitet helt saknar policys. SCC-Skandia- consult har, enligt undersökningen, ingen officiell policy men i princip är privat Internetanvändning förbjuden. Sahlgrenska har heller ingen uttalad policy men anser att viss privat användning får förekomma. Göteborgs kommun har skrivna regler under utformning. Denna undersökning visar att det råder oenighet mellan olika företag och organisationer hur man bör hantera privat användning av Internet och elektronisk post.
2 Bakgrund
Statistiska Centralbyrån (SCB) har en policy för datoranvändningen på arbetsplatsen.
I deras säkerhetsföreskrifter (SCB 1998) skriver de att privata brev, faxmeddelanden och e-post inte får förekomma och att inte heller privata meddelanden får sändas från SCB. Den anställde ska skilja på privata aktiviteter och verksamheten vid SCB.
Av detta följer att det inte är tillåtet att för annat syfte än det som gagnar SCB utnyttja verkets faciliteter i form av utrustning och tjänster. Det är inte tillåtet att använda SCB:s utrustning och tjänster för annat syfte än det som gagnar SCB, står det i säkerhetsföreskrifterna. Hur SCB tillämpar denna policy framgår dock inte. Det framgår inte heller varför de har en sådan policy.
Myndigheter bör ha stränga policys gällande e-post, enligt Statskontoret (1999).
Statskontoret skriver att privata meddelanden via e-post inte bör förekomma och att den anställde omedelbart bör ta bort dem ur systemet. Det framgår dock inte varför myndigheter bör har stränga policys.
Sammantaget kan sägas att det skiljer mycket mellan hur företag och organisationer ser på policys. En undersökning inom detta område kan bringa ljus kring hur det ser ut på arbetsmarknaden gällande policys för datoranvändning.
3 Problembeskrivning
3 Problembeskrivning
I detta kapitel tar jag inledningsvis upp inom vilket område problemet för detta arbete ligger. Fortsättningsvis preciseras problemet och sen följer en avgränsning av problemområdet. Slutligen tar jag upp vilka resultat jag förväntar mig av den undersökning jag ska göra.
3.1 Problemområde
En arbetstagare har krav på sig från sin arbetsgivare att sköta sitt jobb. Om den anställde inte sköter sig kan arbetsgivaren vidta åtgärder mot den anställde, till exempel att säga upp den anställde. Detta behandlas i 7 § anställningsskyddslagen (SFS 1982:80). Ett krav som arbetsgivaren ställer är att det man sysslar med under arbetstid ska vara arbetsrelaterat. Men att utföra privata sysslor på arbetstid är något som ökat i och med att de anställda fått tillgång till dator på arbetsplatsen (Nyström 1999a). Med datorns hjälp kan de anställda bland annat söka jobb, sköta den egna ekonomin, handla med aktier, boka semesterresor, besöka sexsidor eller e-posta till vänner. I vilken omfattning detta sker framgår dock inte.
Man kan kanske fråga sig om detta är något större problem. Exempel: En anställd ringer hem till sitt sjuka ensamma barn för att kolla hur denne mår. Är det bättre att den anställde sitter och oroar sig för detta på arbetet än att denne ringer hem och slipper oroa sig? Datoranvändningen kan också bidra till att de anställda lär sig mycket om datorer och presterar bättre på arbetsplatsen. Men datoranvändningen kan också göra att de anställda får mindre gjort på arbetsplatsen och att datoranvändningen kostar pengar för företaget.
Många arbetsgivare vill begränsa de anställdas datoranvändning för privat bruk och vill kontrollera den anställdes användande av datorn. Men med tanke på den personliga integriteten kan detta bli svårt rent juridiskt för arbetsgivaren, eftersom det inte finns några klara regler för kontroll av den anställdes datoranvändande.
Ett problem för arbetsgivaren är att dra den övre gränsen för rimlig datoranvändning för privat bruk. Att utveckla en policy för datoranvändning på arbetsplatsen kan vara ett bra hjälpmedel för arbetsgivaren (se kap 2.4). Utan policy kan det bli svårt att avgöra om arbetstagaren har missbrukat sitt arbetsverktyg, datorn.
Enligt Spjut (1997) är det inte många företag som har en policy för datoranvändningen på arbetsplatsen. Detta kanske kan bero på att området är ganska nytt och att företagen inte har hunnit med i utvecklingen. Det kan också vara så att de anser att det inte behövs någon policy och att de inte anser att problemet är så stort.
Behovet av en undersökning inom detta område är stort, eftersom det inte tidigare finns så många undersökningar eller vetenskapliga artiklar skrivna. Problemet är ganska nytt och diskuteras frekvent i olika medier. Mitt arbete kan bidra till att ge fakta om hur det ligger till med företagens policy gällande anställdas datoranvändning.
3.2 Problemspecificering
Arbetet går ut på att undersöka om företag och organisationer har någon policy för de anställdas användande av datorn på arbetsplatsen. Problempreciseringen lyder: Hur ser arbetsgivarnas policy för de anställdas datoranvändning för privat bruk ut?
3 Problembeskrivning
Nedanstående frågeställningar är delfrågor som är underställda huvudfrågan, dessa ska tillsammans ge svar på huvudfrågan.
• Hur stor del av arbetsgivarna har en policy för hur de anställda får använda arbetsgivarens datorer på arbetstid? Är den muntlig eller skriftlig?
• Om arbetsgivarna har någon policy, hur ser den ut och vad går den ut på? Vet de anställda om policyn? Används policyn i praktiken?
• Om arbetsgivarna inte har någon policy, varför har de då inte det?
• Om arbetsgivarna inte har någon policy, har de några planer på att införa det?
• Finns det skillnader mellan små och stora verksamheter vad gäller policy för datoranvändning på arbetsplatsen? Vilka är skillnaderna och varför skiljer det?
• Kontrollerar arbetsgivarna de anställdas datoranvändning? Varför gör de (inte) det?
• Vad anser arbetsgivarna om att de anställda använder datorn för privat bruk?
Hur ser arbetsgivarna på kontroll av anställda? Vad anser arbetsgivarna om en policy för att hantera anställdas datoranvändning?
3.3 Avgränsning
Jag väljer att endast koncentrera mig på svenska förhållanden. Lagstiftningen och arbetsklimatet skiljer sig från land till land och en jämförelse mellan hur det är i Sverige jämfört med övriga länder behandlas inte i denna rapport. Frågan om arbetsgivaren har rätt, rent juridiskt, att kontrollera den anställdes användande av datorn kommer jag inte att ta upp i mitt arbete. Mitt arbete kommer att inriktas mot arbetsgivarnas policy för datoranvändandet.
Jag väljer att titta på alla storlekar på företag, det vill säga små, medelstora och stora företag1, för att se om det finns några skillnader. Jag väljer att begränsa mig till kommuner och verkstadsföretag. Ett alternativ kunde varit att titta på alla sorters verksamheter. Jag vill emellertid jämföra två sorters verksamheter för att se skillnader och likheter. För att undersökningen inte skulle svälla för mycket valde jag att begränsa mig till två sorters verksamheter. Att det blev just kommuner och verkstadsföretag beror på att verksamheterna är av olika art.
Dock vill jag endast undersöka de kommuner och verkstadsföretag där det finns anställda som har tillgång till Internet och e-post. Det kan bli en intressant jämförelse mellan kommuner och verkstadsföretag eftersom de är ganska olika. Kommuner har datorer som en naturlig del av arbetet till skillnad mot verkstadsföretag där det kanske inte används datorer lika frekvent.
Jag begränsar mig till att titta på företag och kommuner i Västra Götaland mycket på grund av praktiska skäl.
1 Små företag har 1-49 anställda. Medelstora företag har 50-499 anställda och stora företag har mer än 500 anställda (Olsson och Skärvad 1987).
3 Problembeskrivning
3.4 Förväntat resultat
Jag förväntar mig att få svar på hur det ligger till med kommuners och verkstadsföretags policys angående användande av datorer på arbetsplatsen. Jag vill dels ha reda på hur stor del som har en policy.
Det ska också bli intressant att se om införandet av policys har ökat sedan 1997, då det var åtta procent av arbetsgivarna som hade en policy för Internetanvändning (Nyström 1999a). Jag vill också ha svar på om policyn är muntlig eller skriftlig.
Troligtvis är det så att på de företag och kommuner där det finns en skriftlig policy vet de anställda om den. Om företagen eller kommunerna har en policy men de anställda inte vet om den är det ju heller ingen större idé att ha den. Jag vill därför också ha reda på hur väl de anställda är informerade om policyn.
Jag vill också ha svar på om det är vanligare med policy på medelstora och stora verkstadsföretag än på små verkstadsföretag. Storleken på företaget är kanske inte intressant i sig. Det är framförallt antalet anställda som har tillgång till Internet och e- post som är intressant att jämföra. Jag har en viss föraning om att det kan vara så att ju fler anställda som har tillgång till Internet och e-post desto vanligare är det med en policy. Detta gäller både verkstadsföretag och kommuner. Kanske är det också så att det är vanligare med skriftliga policys där antalet Internetanvändare är stort och att muntliga policys finns där antalet Internetanvändare är litet.
Att se skillnader mellan hur policys ser ut på kommuner och verkstadsföretag kan också bli intressant. Naturligt kan vara att tro att det är vanligare med policys kommuner eftersom de sysslar mycket med datorer. Jag tror också att kommuner har strängare policys än verkstadsföretag.
Troligtvis kommer jag också att få reda på om företagen och kommunerna kontrollerar de anställdas användning av arbetsgivarens datorer. Resultatet kan dock bli missvisande eftersom arbetsgivarna kanske inte vill avslöja att kontroller sker.
Slutligen vill jag ha svar på vad arbetsgivarna anser om att de anställda använder datorn för privat bruk. Jag vill också ha reda på hur arbetsgivarna ser på kontroll av anställda och om de anser att en policy för detta behövs och hur den bör se ut.
4 Metod
4 Metod
I detta kapitel presenteras tänkbara metoder för att genomföra mitt arbete. Därefter väljer jag vilka metoder som passar mitt arbete och slutligen tar jag upp hur mitt arbete kommer att genomföras.
4.1 Tänkbara metoder
Patel och Davidsson (1994) tar upp ett antal metoder som kan användas när man genomför en undersökning. De enda tänkbara metoderna för mitt arbete är intervjuer och enkäter. Patel och Davidsson (1994) tar upp några andra metoder, men de skulle inte ge mig de svar jag önskar. Till exempel kan nämnas att litteraturstudie inte passar eftersom det inte finns så mycket skrivet inom detta område. Jag tror annars att litteraturstudie hade varit ett bra alternativ om det funnits mycket skrivet inom området.
4.1.1 Intervju
Intervjuer är vanligtvis sådana som är personliga i den meningen att intervjuaren träffar intervjupersonen och genomför en intervju, menar Patel och Davidsson (1994).
Men en intervju kan också genomföras via ett telefonsamtal.
Patel och Davidsson (1994) kategoriserar intervjuer efter grad av standardisering och strukturering. Standardisering handlar om hur mycket frihet som lämnas till intervjuaren när det gäller frågornas utformning och inbördes ordning. Låg grad av standardisering innebär större frihet för intervjuaren. Intervjuer med låg grad av standardisering eller helt ostandardiserade frågor använder vi när vi själva formulerar frågorna under intervjun och ställer frågorna i den ordning som passar för just det tillfället. Vid helt standardiserade intervjuer ställer vi samma frågor i exakt samma ordning till varje intervjuperson. En helt standardiserad intervju kan skrivas ner och då har man början till en enkät, eftersom en enkät är konstruerad på det sättet att varje person ska svara på samma frågor och i samma ordning.
Strukturering avser i vilken utsträckning frågorna lämnar utrymme för intervjupersonens tolkningar. Låg grad av strukturering innebär att vi lämnar stort utrymme för intervjupersonens tolkningar. En helt strukturerad intervju lämnar ett mycket litet utrymme för intervjupersonen att svara inom och man kan förutsäga vilka svarsalternativ som är möjliga.
Vissa problem kan uppstå vid intervjuer. Det kan vara svårt att motivera intervjupersonen till att svara på frågorna och detta påverkas av den relation som skapas mellan intervjuaren och den intervjuade (Patel och Davidsson 1994). Detta innebär alltså att det ställs stora krav på intervjuaren. Tillförlitligheten i intervjun kan också påverkas av den så kallade intervjuareffekten (Patel och Davidsson 1994).
Risken för intervjuareffekt ökar om intervjuaren uppträder på ett sådant sätt att intervjupersonen förstår, medvetet eller omedvetet, vad som förväntas av honom.
Intervjuer är också tidskrävande. Det kan ta lång tid att skriva ut och analysera intervjuerna.
Positivt med intervjuer kan vara att man får fram ganska utförliga svar på sina frågor.
Att kunna ställa följdfrågor och förtydliga vissa svar är också en styrka med metoden.
Att kunna få utförliga svar på frågorna och gå djupare i frågeställningen är något som passar in på mitt problem. Frågan gällande hur arbetsgivarna ser på att de anställda
4 Metod
använder datorn för privat bruk och hur de ser på kontroller blir svårt att besvara med någon annan metod. Vid intervjuer kan jag få fram vad de anser och kanske få fram sånt som jag inte tänkt på.
4.1.2 Enkäter
Enkäter, eller frågeformulär, förknippas oftast med formulär som skickas per post, men det finns även ”enkät under ledning” där man tar med sig formuläret till den person som ska svara på frågorna för att kunna hjälpa till och eventuellt förtydliga för att undvika missförstånd (Patel och Davidsson 1994). Enkäter är bäst lämpat för att få fram statistiska fakta. Enkäter kräver en stor arbetsinsats vad gäller förberedelser av enkäten och sammanställning av svaren. Ett problem kan vara att ställa frågorna så att inga misstolkningar kan ske. Detta blir extra problemfyllt när man inte har ”enkät under ledning”.
En fördel med enkäter är att den enkelt kan skickas ut till ett stort antal individer och då kan man få ett bra underlag att dra slutsatser ifrån. Svarsfrekvensen kan dock bli låg eftersom det kan vara svårt att motivera den som ska svara på frågorna, speciellt om de inte får något för besväret.
Enkätundersökning skulle kunna passa på mitt problem. Jag kan skicka ut enkäten till många företag och därigenom få ett bra underlag. Då kan jag få svar på hur stor del av företagen som har en policy och hur många som kontrollerar sina anställda.
4.2 Valda metoder
Både intervju och enkät skulle passa på mitt arbete. Enkäten skulle ge mig ett statistiskt underlag och intervjuerna skulle ge mig lite djupare förståelse för hur företagen tänker när det gäller bland annat policy, kontroll och personlig integritet.
Därför väljer jag både intervju och enkätundersökning för att få svar på mitt problem.
4.3 Plan för arbetets genomförande
Mitt genomförande är uppdelat i tre delar. Första delen består av en pilotstudie, där jag provar min enkätundersökning på tre företag. När detta är gjort kommer jag att förfina min enkät och sen skicka ut denna till 20-25 företag, lika många kommuner som verkstadsföretag.
Valet av företag och kommuner för enkäten utgår från den avgränsning jag gjort för mitt arbete. Från gula sidorna i telefonkatalogen har jag sett ut de företag och kommuner som verkat passa för min undersökning. Kommunerna väljer jag ut slumpmässigt, men företagen blir svårare att välja ut. Mitt mål är att välja de företag som har minst tio användare av Internet och e-post. Därför kommer jag att titta efter verkstadsföretag där det finns en växel. Företagen och kommunerna kontaktas per telefon för att höra efter om finns någon möjlighet att göra en enkätundersökning. Om tillåtelse givs kommer jag sen att skicka ut enkäten med brev. Målet är att få tag i den som är ansvarig för IT-frågor på företaget eller kommunen.
Enkäten blir en blandning av låg och hög grad av strukturering. Vissa frågor finns det bara några alternativ att välja mellan medan andra frågor lämnar stort utrymme att svara inom. En del frågor vill jag kunna mäta statistiskt efteråt och därför har de frågorna bara ett fåtal alternativ. Andra frågor vill jag få ut mer utförliga svar på och därför lämnas fritt utrymme till den svarande. Därför blir enkäten halvstrukturerad.
4 Metod
Däremot blir enkäten helt standardiserad. Samma frågor ges till alla företag och även i samma ordning.
Parallellt med enkätundersökningen kommer jag även att genomföra intervjuer med två verkstadsföretag och två kommuner. Jag skulle kunna vänta med intervjuerna tills jag är klar med enkätundersökningen, men jag vill inte riskera att få tidsbrist i slutet.
Därför väljer jag att börja med intervjuerna innan enkätundersökningen är klar.
Intervjuerna kommer att ha låg grad av strukturering och även låg grad av standardisering, eftersom jag önskar göra en kvalitativ analys av svaren (Patel och Davidsson 1994). Jag kommer alltså att formulera frågorna under intervjun och ställer frågorna i den ordning som passar för den intervjuade.
Intervjuerna kommer att gå till så att jag först ringer och hör om det finns möjlighet att göra en intervju. Därefter träffar jag den intervjuade personligen. Detta ger en bra personlig kontakt jämfört med att göra intervjun till exempel per telefon. De intervjuade har även här setts ut från gula sidorna i telefonkatalogen.
4.3.1 Frågorna i enkäten
Enkäten består av elva frågor (bilaga 1). De två första frågorna går ut på att få reda på hur många anställda som finns i verksamheten, men även hur många som har tillgång till Internet och e-post. Dessa frågor besvarar frågan om skillnader mellan stora och små företag och kommuner. Att få reda på hur många anställda som finns i verksamheten behövs för att kunna jämföra stora och små verkstadsföretag. Hur många som har tillgång till Internet och e-post behövs för att kunna se om det är vanligare med policys där det finns många användare av e-post och Internet.
Frågorna 3-7 svarar på frågeställningarna: Hur stor del av arbetsgivarna har en policy för hur de anställda får använda arbetsgivarens datorer på arbetstid? Är den muntlig eller skriftlig? Om arbetsgivarna har någon policy, hur ser den ut och vad går den ut på? Vet de anställda om policyn? Används policyn i praktiken?
Frågorna ser ut enligt följande:
3. Har ni någon policy för de anställdas datoranvändning under arbetstid?
4. Hur ser policyn ut? Vad får de anställda göra och inte göra med datorn?
5. Är policyn muntlig eller skriftlig?
6. Är de anställda medvetna om hur policyn ser ut?
7. Följs policyn av de anställda? Gör ni något för att genomdriva policyn, och i så fall vad?
Frågorna 8 och 9 svarar på frågeställningen: Om arbetsgivarna inte har någon policy, varför har de inte det? Har de några planer på att införa det?
Frågorna ser ut enligt följande:
8. Varför har ni ingen policy för de anställdas datoranvändning?
9. Har ni några planer på att införa det?
Frågorna 10 och 11 ska svara på frågeställningen: Kontrollerar arbetsgivarna de anställdas datoranvändning? Varför gör de (inte) det?
Frågorna ser ut enligt följande:
10. Kontrollerar ni vad de anställda gör med datorn under arbetstid?
4 Metod
11. Om ja, varför gör ni det och på vilket sätt sker det? Om nej, varför gör ni det inte?
Frågorna är uppdelade så att de arbetsgivare som har en policy inte svarar på frågorna 8 och 9. De arbetsgivare som inte har en policy svarar inte på frågorna 4-7. Alla arbetsgivare ska dock svara på frågorna 1-3 och 10-11.
4.3.2 Frågorna i intervjuerna
Intervjuerna kommer att utgå från de frågor som finns i enkäten men med vissa fördjupningar. Det kan handla om varför de har en viss policy, eller vad de tycker om att de anställda använder datorn för privat bruk. Vid intervjuerna kommer jag även att komma in på hur företagen ser på policys, om de behövs överhuvudtaget, men även kontroll och personlig integritet. Jag kommer även att behandla om de tycker att det är något problem om de anställda gör något privat då och då under arbetstid.
Intervjuerna ska svara på frågeställningen: Vad anser arbetsgivarna om att de anställda använder datorn för privat bruk? Hur ser arbetsgivarna på kontroll av anställda? Vad anser arbetsgivarna om en policy för att hantera anställdas datoranvändning?
5 Genomförande
5 Genomförande
Mitt genomförande är uppdelat i tre delar. Första delen består av en pilotstudie, där jag provade min enkätundersökning på tre företag. Detta gjorde jag för att få en återkoppling på hur min enkät fungerade, om det fanns några brister i den. Det fanns några brister. De frågor jag ändrade var frågorna 7 och 11. De var något otydligt formulerade och dessa fick jag förtydliga för att de svarande skulle förstå bättre.
Dessa ändringar gjorde jag eftersom jag inte fick de svar jag förväntat mig i pilotstudien.
När detta var gjort var det dags att genomföra enkätundersökningen. Mitt mål var att göra enkäten på 20-25 verksamheter. Målet är naturligtvis att ha så många svarande som möjligt, för att få ett bra resultat. Jag fick dock nöja mig med 20-25. Om jag hade gjort en större undersökning kanske den hade blivit för stor för detta arbetet. Jag kontaktade 27 arbetsgivare och fick 22 svar, 11 kommuner och 11 verkstadsföretag.
Dessa 22 tyckte jag räckte för att svara på min problemställning.
5.1 Enkätundersökningen
Valet av företag och kommuner för enkäten utgår från den avgränsning jag gjort för mitt arbete. Från gula sidorna i telefonkatalogen har jag sett ut de företag och kommuner som skulle kunna ingå i min undersökning. Kommunerna försökte jag sprida så gott som möjligt inom Västra Götaland, annars spelade det ingen roll vilka kommuner som skulle vara med i undersökningen.
Företagen blev svårare att välja ut. Mitt mål var att välja de företag som har minst tio användare av Internet och e-post. Därför tittade jag efter verkstadsföretag där det finns en växel. Det ökade chansen för att företaget skulle vara tillräckligt stort för min undersökning. Jag ville ju inte ha tag i de allra minsta företagen. Det fanns dock en risk att jag bara fick stora företag, men så blev det inte. Det visade bli en bra blandning av små och stora verkstadsföretag.
Företagen och kommunerna kontaktades per telefon för att höra efter om det fanns någon möjlighet att göra en enkätundersökning. Mitt mål var att skicka ut enkäten med brev men flera av företagen och kommunerna ville har enkäten med e-post, något som jag inte hade tänkt på. Denna lösning var smidig och det gick fortare än att skicka enkäten med vanlig post.
En del av de tillfrågade hade dock inte så gott om tid och föredrog att ta frågorna i enkäten direkt på telefon. Detta gjorde att jag fick svar direkt på mina frågor vilket var positivt. Vissa förtydligande kunde också göras. Negativt kan vara att frågorna inte ställdes på samma sätt till varje svarande. Dessutom fick de inte så gott om tid att svara på frågorna och därför kanske svaren inte blev så genomtänkta.
Målet var att få tag i den som är ansvarig för IT-frågor på företaget eller kommunen.
Detta var lättare sagt än gjort. Jag fick oftast slussas runt bland olika personer innan jag till slut fick tag i den person som kunde svara på frågorna. Oftast fick jag tag i de IT-ansvariga men på de mindre företagen kunde det handla om VD:n eller någon annan ansvarig på företaget.
De ansvariga var ofta upptagna med möten och dylikt vilket gjorde att det kunde dröja innan jag fick tag i denne. När jag väl fick tag i rätt person var det emellertid sen inga problem att få göra undersökningen. De flesta var mycket positiva till att delta i
5 Genomförande
undersökningen. Många var även intresserade av att få veta resultatet av undersökningen.
5.1.1 Svarsfrekvens
Av de verksamheter som ingått i undersökningen är det fem stycken som inte svarat på min enkät. Enkäten skickades ut till 13 verkstadsföretag och av dessa är det två stycken som inte svarat. 14 av enkäterna gick till kommuner och av dessa är det tre stycken som inte svarat. Av de 27 som tillfrågats har jag alltså fått 22 svar och svarsfrekvensen är 81%, vilket kan anses ganska högt. Detta kan bero på att jag talat med samtliga i telefon innan jag skickat ut enkäten. Dessutom har jag vid flertalet tillfällen, särskilt i slutet, utfört enkäten redan på telefon.
5.1.2 Typ av arbetsgivare
De kommuner som är med i undersökningen är av blandade storlekar och utspridda över hela Västra Götaland. Förutom kommunerna ingick ju verkstadsföretag i min undersökning. Exempelvis tillverkade verkstadsföretagen:
• Hushållsmaskiner
• Bilar
• Verktyg
• Automater
5.2 Intervjuerna
Parallellt med enkätundersökningen gjorde jag även intervjuer med ansvariga på två verkstadsföretag och två kommuner. Det kunde varit intressant att göra fler intervjuer men det var ganska svårt att få tillåtelse att göra intervjuer. Företagen och kommunerna hade oftast inte tid, och det kunde dröja flera veckor innan någon tid för intervju kunde planeras in.
Intervjuerna gick till så att jag ringde och hörde om det fanns möjlighet att göra en intervju. Därefter träffade jag den intervjuade personligen på bestämd tid på dennes arbetsplats. Detta gav en bra personlig kontakt jämfört med att göra intervjun till exempel per telefon. Företagen och kommunerna har även här setts ut från gula sidorna i telefonkatalogen. Vid tre av de fyra intervjuerna talade jag med den IT- ansvarige. Den fjärde intervjun gjordes med en IT-jurist. De IT-ansvariga hade, enligt de själva, störst insyn i denna problemställning och därför blev det naturligt att prata med dem. IT-juristen fick jag tala med för att den IT-ansvarige inte var tillgänglig inom tiden för min undersökning.
Intervjuerna var i diskussionsform vilket gjorde att det inte blev så stelt. Svaren blev av blandat resultat, men många svar blev också ganska utförliga vilket gav mig en bra bild av hur företagen och kommunerna tänker. Diskussionsformen gjorde dock att samtalet kunde hamna en bit utanför ämnet.
Intervjuerna blev av blandat resultat. Två av intervjuerna var mycket givande medan de andra två inte blev så innehållsrika. Det kan bero på att de inte hade någon policy för datoranvändandet. Det fanns därför inte så mycket att säga kring detta. Jag ville ändå ha en bild av vad både de som hade en policy och de som inte hade en tyckte.
Intervjuerna höll på mellan 20 och 50 minuter.
6 Analys
6 Materialredovisning och analys
I detta kapitel redovisas och analyseras de svar jag fått från enkäten och intervjuerna.
(Samtliga svar från enkäterna finns i bilaga 2). I de fyra första delkapitlen redovisas svaren från enkäten. I denna del ingår 22 arbetsgivare, 11 kommuner och 11 verkstadsföretag. I det sista delkapitlet (4.5) redovisas svaren från intervjuerna. I intervjuerna deltog två kommuner och två verkstadsföretag.
6.1 Policys hos företag och kommuner
6.1.1 Andelen policys
Jag börjar med att redovisa svaren från fråga 3, där jag svarar på problemställningen:
Hur stor del av arbetsgivarna har en policy för hur de anställda får använda arbetsgivarens datorer på arbetstid?
Andelen kommuner med en policy för de anställdas datoranvändning var enligt min undersökning 36% medan siffran var 55% hos verkstadsföretag. Sammanlagt svarade 45% av de tillfrågade ja på frågan om de har en policy för datoranvändningen. Det är alltså vanligare med policys hos verkstadsföretag än kommuner enligt min undersökning.
Denna slutsats förändras dock om man tar fråga 9 i min enkät i beaktande. Denna fråga besvarar frågeställningen: Om arbetsgivarna inte har någon policy, har de några planer på att införa det?
Svaren visar att hälften av de som inte har en policy planerar att utveckla en policy för datoranvändningen. Två av kommunerna, Falköping och Skara, håller dessutom på att utforma policys. Om alla dessa skulle införa policys innebär detta att 73% av kommunerna och verkstadsföretagen skulle ha en policy. Dessutom skulle siffran vara lika stor för både kommuner och verkstadsföretag. Dessutom svarade 25% av de som inte har en policy att de kunde tänka sig att införa en policy om det blev problem.
Detta förutsätter emellertid att alla dessa som svarat ja på fråga 9 i verkligheten inför en policy. Detta är ju inte säkert att de gör.
Kommuner
Ja 36%
Nej 64%
Verkstadsföretag
Ja 55%
Nej 45%
Diagram 1 och 2. Andelen kommuner och verkstadsföretag som har en policy för de anställdas datoranvändning. De tillfrågade har svarat på frågan: Har ni en policy för de anställdas datoranvändning under arbetstid?
6 Analys
6.1.2 Skillnader mellan små och stora verksamheter
Fråga 1 och 2 i enkäten hjälper till att besvara problemställningen: Finns det skillnader mellan små och stora verksamheter vad gäller policy för datoranvändningen på arbetsplatsen? Vilka är skillnaderna och varför skiljer det?
Det finns en liten tendens till att det är vanligare med policys på stora kommuner och verkstadsföretag. Jag väljer här att dela upp kommunerna i två grupper. Detta beror på att det inte finns några kommuner som har mellan 350 och 1 200 Internetanvändare.
Den första gruppen är de kommuner som har 350 Internetanvändare eller mindre. Den andra gruppen blir alltså de som har minst 1 200 Internetanvändare.
Verkstadsföretagen delas även de upp i två grupper. Den första gruppen är de som har mindre än 80 Internetanvändare. Den andra gruppen är de som har minst 80 användare. Denna uppdelning har jag gjort för att kunna jämföra stora och små verksamheter.
På kommuner med minst 1 200 Internetanvändare är det 50% som har en policy, medan 29% av kommuner med 350 Internetanvändare eller mindre har en policy.
Bland verkstadsföretag med minst 80 Internetanvändare är det 80% som har en policy medan 33% av verkstadsföretag med mindre än 80 användare har en policy.
Om man tittar på verkstadsföretagens storlek så visar undersökningen att de som inte har någon policy för anställdas datoranvändning finns i små och medelstora företag.
De stora företagen (över 500 anställda) har alla svarat att de har policys.
6.1.3 Muntlig eller skriftlig policy?
På frågan om policyn är muntlig eller skriftlig (fråga 5) svarade 55% av de som har en policy att de har en skriftlig variant. Vanligast är det bland de företag och kommuner som har störst antal Internetanvändare. 75% av verkstadsföretag med en policy som har minst 80 Internetanvändare har en skriftlig sådan. Det största verkstadsföretaget i undersökningen (2 000 Internetanvändare) har en muntlig policy. Om de hade haft en skriftlig policy skulle 100% av verkstadsföretagen med minst 80 Internetanvändare haft en skriftlig policy. I denna grupp hamnar fyra av verkstadsföretagen.
Bland kommunerna är det endast en som har en muntlig policy och det är Åmåls kommun med 200 Internetanvändare. De håller däremot på att utveckla en skriftlig policy. Övriga kommuner hade redan en skriftlig policy.
6.2 Hur ser policyn ut?
Fråga 4, 6 och 7 besvarar frågeställningen: Om arbetsgivarna har någon policy, hur ser den ut och vad går den ut på? Vet de anställda om policyn? Används policyn i praktiken?
6.2.1 Policyns utseende
Företagens och kommunernas policys ser alla olika ut. Fem av de tillfrågade har skickat med sin policy med svaren och då har jag sammanfattat det viktigaste från den. De som har skickat med sin policy är Tidaholms kommun, Trollhättans kommun, Skövde kommun, verkstadsföretag 5 och verkstadsföretag 7. De flesta policys för Internet och e-post är en del av en annan policy, till exempel en IT-policy.
För att göra det enklare att reda ut hur policys ser ut väljer jag att kategorisera och dela upp policys i tre grupper. Den första gruppen är de policys som tillåter användarna att göra vad de vill med datorn. Det är helt fritt att använda datorn privat.
