Intern styrning och kontroll

(1)

Intern styrning och kontroll

Bygg- och miljönämnden Hörby kommun 210915

Carl-Gustaf Folkeson

(2)

PwC

Revisionen informerar

● Arbetar på fullmäktiges uppdrag

● Vårt uppdrag regleras i kommunallagen (kap. 9 o 12)

● Revisionen har en central roll för att säkerställa insyn o kontroll av all verksamhet som kommunen ansvarar för

● SKR:s “God revisionssed” ligger som grund för vårt arbete

● Revision förutsätter oberoende. Oberoendet är centralt för revisionens trovärdighet och legitimitet.

● Oberoende innebär att stå fri gentemot den som granskas samt att självständigt och objektivt (sakligt och opartiskt) granska och pröva.

● Sex förtroendevalda revisorer som agerar självständigt

● Sakkunnigt biträde från PwC

2

(3)

PwC

Vad är det vi granskar inom revisionen?

● Att styrelse och nämnder har en ändamålsenlig verksamhet

● Att verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt

● Att den interna kontrollen är tillräcklig

● Att räkenskaperna är rättvisande

● Lekmannarevisorerna i bolagen – samma som ovan – förutom räkenskaperna (aukt revisor) - granskningen ska vara så ingående o omfattande som god sed kräver

3

(4)

PwC

Agenda för utbildning “Intern styrning och kontroll”

● Intern styrning och kontroll – vad betyder begreppet?

● Förutsättningar för en väl fungerande intern styrning och kontroll

● Riskanalys

● Plan för intern kontroll och praktiskt arbete

● Utvärdering av intern styrning och kontroll

● Övrigt

4

(5)

PwC

Byggstenarna i det interna kontrollsystemet

5 Intern styrning och kontroll

Källa: SKR:s God revisionssed 2018

(6)

PwC

Ett fall för den den interna kontrollen?

(7)

PwC

Intern styrning och kontroll är ett vitt begrepp

(8)

PwC

Varför är intern styrning och kontroll viktigt?

● Agera förebyggande

● Att fattade beslut genomförs

● Säkra att resurser används enligt fattade beslut

● Säkra en rättvisande redovisning

● Säkerställa att lagar efterlevs

● Trygga kommunens tillgångar

● Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar

● Vårda varumärket

8 2021-02-10 Intern styrning och kontroll

(9)

PwC

Ytterligare argument för intern styrning och kontroll

● Hjälper oss att sätta fokus på det gemensamma uppdrag – medborgaren i centrum

● Ett stöd till och ett hjälpmedel för framförallt kommunstyrelsen (uppsiktsplikten) men även för nämnderna att styra mot uppsatta mål

● Innebär ett ökat fokus på verksamhetsprocesserna

● Vi utmanar oss själva som kommun – tydliggör inom vilka områden som förbättringar behöver ske

● Vi arbetar förebyggande - proaktivt

● Synsätt – vi söker hela tiden förbättringar – ej fel!

● Bidrar till utvecklingen av verksamheterna

9

(10)

PwC

Nämndens ansvar

Kl 6:7 - Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att

verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.

De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet har lämnats över till någon annan

10

(11)

PwC

Vad innebär en “tillräcklig” intern kontroll?

● att kontrollen förebygger, upptäcker och åtgärdar

● att arbetet med den interna kontrollen är en naturlig del av organisationen och i det vardagliga arbetet.

● att riskanalysen är en central del i det interna kontrollsystemet.

● att kontrollsystemet utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten

11

(12)

PwC

Hur gör de kommuner som lyckas med intern styrning och kontroll? – exempel:

• Kunskap om intern styrning och kontroll hos förtroendevalda och tjänstepersoner

• Uthållighet över tid – arbetar stegvis

• Kommunikation och information

• Uppvisar en organisation som har en kultur där synpunkter kan hanteras öppet

• Intern styrning och kontroll utgör en naturlig del av organisationen och klarar förändringar över tid

• Kommun-/koncerngemensamma kontroller för nämnder/bolag

(13)

PwC

Hur gör de kommuner som lyckas med intern styrning och kontroll? – exempel:

• Ett tydligt synsätt att den interna kontrolllen ska bidra till förbättringar

• Tar in goda exempel

• Högt riskmedvetande i organisationen som kopplas till riskanalysen

• Arbetar löpande med utvärdering av intern styrning och kontroll som sedan resulterar i tidsatta åtgärder

• Fortlöpande dialog med revisionens företrädare

(14)

PwC

Faktorer som har påverkan på kulturen i en organisation

• Värdegrund

• Gränsdragning mellan förtroendevalda och tjänstepersoner

• Ledarskap/medarbetarskap

• Brukarnas/medborgarnas förväntningar

• Enskilda händelser

• Kompetens/erfarenhet

• Befattningshavare på samma post under lång tid

• Generationsväxling

• Förändringsbenägenhet

(15)

PwC

Riskanalysen….

är en process (arbetssätt) för att identifiera potentiella händelser som kan påverka verksamheten och för att hantera risker så att verksamhetens mål uppnås. Syftet är att undvika, reducera, dela eller acceptera risker.

(16)

PwC

Modell för riskanalys

(17)

PwC

Faktorer som är av betydelse för en bra riskanalys

• Ledningens engagemang

• Flerdimensionell – ”hängrännan”

• Ständig omprövning utifrån förändringar (externa & interna)

• Lyhördhet - vad uppmärksammas inom andra organisationer?

• Delaktighet från hela organisationen – ej enbart en ledningsgruppsfråga

• Professionens kompetens tas tillvara

• Organisationen vågar och tar höjd för de ”obekväma” riskerna – mod!

• Ta tillvara kunskapen kring avvikelser i arbetet

• Synsätt – en del i förbättringsarbetet

• Förtroendevaldas delaktighet

(18)

PwC

Intern kontroll - allt kan inte granskas samtidigt….

• Brister och felaktigheter kommer alltid att kunna inträffa i en organisation– betyder inte per automatik att den interna kontrollen har brustit!

• Den interna kontrollen måste stå i rimlig proportion till den verksamhet som ska granskas - riskanalysen är vägledande

• Graden av kontroll får inte bli ett hinder i verksamheten

(19)

PwC

Kommunstyrelsens ansvar

KL 6:1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller regionens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.

19

(20)

PwC

Vad ser vi som revisorer när vi granskar den interna kontrollen?

(21)

PwC 21

(22)

PwC

Arbeta framgångsrikt med intern styrning och kontroll

- våra reflektioner I

• Utvecklingen av den interna styrningen och kontrollen kommer i någon mening att vara ett ständigt pågående arbete

• Hur ska en ”god intern kontrollkultur” kunna säkerställas över mandatperiodväxlingar samt vid personalomsättning?

• Revisionen kan bidra med sin kunskap och erfarenheter till nämndens/styrelsens arbete med intern kontroll – bollplank

• Riskanalysen är ”A och O”

• Jämför gärna hur andra kommuner arbetar med intern styrning och kontroll

(23)

PwC

Arbeta framgångsrikt med intern styrning och kontroll

- våra reflektioner II

• Ha intern kontroll som en stående punkt på dagordningen

• Intern kontroll handlar om att välja bort och fokusera – allt kan inte kontrolleras

• Gemensamma kontrollmål för samtliga nämnder-/bolag

• Kommunstyrelsens roll – hur kan Ks behandling/utvärdering av nämndernas (och bolagens interna kontroll) utvecklas (avtryck i förvaltningsberättelsen etc)?

Devis- ”Kontroll spelar roll”

(24)

PwC

Tack för oss!

(25)

PwC 25