Kandidatuppsats
Bygg- och Fastighetsekonomprogrammet
Beslutspåverkande faktorer genom anbudsprocessen hos byggföretag
Företagsekonomi inriktning
fastighetsekonomi/verksamhetsstyrning , 15 h
Halmstad 2020-05-19
Johanna Elofsson, Sara Runesson
FÖRORD
Vi är glada att kunna presentera denna kandidatuppsats som ett resultat av många timmars hårt och slitsamt arbete. Med denna uppsats avslutar vi tre års studier på Halmstad Högskola där vi läst Bygg- och Fastighetsekonomprogrammet på Akademin för ekonomi, teknik och naturvetenskap.
Ett stort tack riktas till samtliga respondenter som ställt upp på intervjuer samt till de företag som medverkat i studien och bidragit till denna studie. Vi riktar också ett stort tack till vår handledare Per-Ola Ulvenblad som har varit behjälplig genom stöttning, goda råd och välbehövlig vägledning under arbetets gång. Vi vill även tacka vår examinator Jonas Gabrielsson som kommit med värdefull feedback.
Sist men inte minst, vill vi tacka varandra för att vi genomlidit denna process samt peppat varandra till att hålla uppe motivationen. Vi är också glada för att vi fortfarande är vänner efter denna vårtermin!
Halmstad 2020-05-19
Johanna Elofsson Sara Runesson
___________________ ___________________
SAMMANFATTNING
Titel: Beslutspåverkande faktorer genom anbudsprocessen hos byggföretag.
Författare: Johanna Elofsson och Sara Runesson Nivå: Kandidatuppsats, 15 hp
Nyckelbegrepp: Anbud, Anbudsprocessen, Beslutsteori, Beslutspåverkande faktorer, Byggbranschen
Problembakgrund: Byggbranschen är en av Sveriges största industrigrenar och har därmed stort inflytande på landets ekonomiska välstånd. Således är byggföretagens framgång av betydelse för Sveriges ekonomi i stort.
De beslut som tas gällande vilka anbudsförfrågningar företagen tar sig an spelar en viktig roll för företagens framgång och således är det av stor vikt att ha koll på de faktorer som påverkar besluten.
Problemformulering: Vilka faktorer påverkar de beslut som tas i anbudsprocessen hos byggföretag och på vilka sätt påverkar dem?
Syfte: Syftet med denna studie är att belysa faktorerna som påverkar de beslut som tas i anbudsprocessen hos byggföretag samt att skapa förståelse för på vilka sätt de påverkar.
Metod: Denna uppsats har genomförts utifrån en abduktiv ansats och med en kvalitativ metod. Semistrukturerade intervjuer har genomförts med respondenter från sex stycken olika byggföretag och dessa har legat till grund för det empiriska material som samlats in.
Slutsats: Det är väsentligt för beslutsfattarna i byggföretag att ta hänsyn till flera olika faktorer som kan påverka beslutet om anbudslämning eller ej. De faktorer som identifierats av studien är: erfarenhet, rutiner, beställaren, företagets grad av selektivitet, företagets strategier, förfrågningsunderlaget, risker och möjligheter. Att ta hänsyn till dessa faktorer leder till ett bättre och mer tillförlitligt taget beslut än om ingen fokus alls lagts på de påverkande faktorerna.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. Inledning………1
1.1 Problembakgrund………..1
1.2 Problemdiskussion………2
1.3 Problemformulering………..5
1.4 Syfte………..5
1.5 Centrala begrepp………...5
2. Referensram………..7
2.1 Beslut om anbudsgivning………..7
2.1.1 Anbudsprocessen………...7
2.1.2 Marknaden……….7
2.1.3 Beslutet………..7
2.1.4 Strategier och påverkande faktorer………....8
2.2 Utformningen av anbudet………..9
2.2.1 Anbudsförfarandet……….9
2.2.2 Marknaden och prissättning……….10
2.2.3 Riskhantering………...11
2.2.4 Entreprenadformer och deras påverkan på anbud……….11
2.2.4.1 Utförandeentreprenad……….12
2.2.4.2 Totalentreprenad……….12
2.2.5 Offentlig upphandling………..12
2.3 Beslutsteori……….13
2.3.1 Normativ beslutsteori………...14
2.3.2 Deskriptiv beslutsteori……….14
2.3.3 Preskriptiv beslutsteori………14
2.3.4 Rationellt beslutstagande……….14
2.3.5 Beslut under osäkerhet……….15
2.4 Förklaringsmodell………..16
3. Metod...18
3.1 Övergripande forskningsansats………..18
3.1.1 Kvalitativ metod………..18
3.1.2 Abduktiv ansats………18
3.2 Litteraturgenomgång………..19
3.3 Empirisk studie………...19
3.3.1 Val av företag………..19
3.3.2 Val av respondenter……….20
3.4 Datainsamling………21
3.5 Dataanalys………..22
3.6 Trovärdighet………...22
3.7 Etiska överväganden………...24
4. Empiri………..25
4.1 Presentation av företag och respondent för företagen………...25
4.1.1 Företag A……….25
4.1.2 Företag B………..25
4.1.3 Företag C………..25
4.1.4 Företag D……….26
4.1.5 Företag E………..26
4.1.6 Företag F………..26
4.2 Beslut om att överväga ett anbud………...27
4.3 Beslut om anbudsgivning………....29
4.4 Beslut kring anbudets utformning………...32
5. Analys………..37
5.1 Empirisk analys………..37
5.1.1 Erfarenhetens påverkan på beslutets formalitet………37
5.1.2 Beställaren och dess styrning………...38
5.1.2.1 Förfrågningsunderlaget………...38
5.1.2.2 Beställaren………..39
5.1.3 Företagets selektivitet………..40
5.1.4 Sammanställning av empirisk analys………..41
5.2 Teoretisk analys………..41
5.2.1 Erfarenhetens påverkan på beslutets formalitet………...41
5.2.2 Strategiska beslut……….43
5.2.2.1 Strategiska undantag………...44
5.2.3 Beställarens styrning………44
5.2.3.1 Entreprenadform……….44
5.2.3.2 Offentlig eller privat upphandling………..45
5.2.4 Risker………...46
5.2.5 Marknadsförhållanden……….47
5.3 Sammanställning av analys……….47
5.3.1 Sammanfattande analysmodell………48
6. Slutsats, bidrag & fortsatt forskning………50
6.1 Slutsatser………50
6.2 Bidrag……….51
6.3 Fortsatt forskning………...52
Referenslista………53
Bilagor……….56
Bilaga 1………56
Bilaga 2………58
Bilaga 3………59
1
1. INLEDNING
Inledningen börjar med att ta upp varför vårt problem är viktigt i stort och för vem det är viktigt. Sedan snävas ämnet av i problemdiskussionen som tar upp beslutsteorier och den osäkerhet byggbranschen innebär och de risker som anbudsprocessen medför.
Diskussionerna ger en förståelse för problemet och leder till slut fram till vår
forskningslucka. Vidare förklaras syftet med studien samt en beskrivning av de centrala begrepp som ska underlätta för läsaren.
1.1 PROBLEMBAKGRUND
Eftersom Sveriges ekonomiska system i grunden bygger på fri konkurrens och fri prisbildning får företag i princip producera vad de vill och sätta de priser de vill på sina tjänster (Byggföretagen, 2020). Sedan kan de nå olika nivåer av framgång. Vinsten är ett av de viktigaste måtten på hur framgångsrikt en verksamhet är. På sikt måste alla företag gå med vinst om de inte ska tvingas lägga ned. För byggföretag handlar det om en balansgång mellan att ta tillräckligt mycket betalt för de projekt de ska ta sig an och samtidigt sätta ett tillräckligt lågt anbudspris för att lyckas vinna projektet. Därför spelar beslutsprocessen gällande vilka anbudsförfrågningar företagen tar sig an och hur de ska utforma sina anbud en viktig roll för deras framgång. Således är det av stor vikt att ha koll på alla de faktorer som kan tänkas påverka dessa beslut och vilka faktorer som ska vägas mot varandra i denna process.
Till bygg- och anläggningssektorn, i uppsatsen även refererad till som byggbranschen, räknas de företag som bidrar till uppförande, ändring eller förvaltning av byggnadsverk (SOU, 2002:115). Byggbranschen är en av Sveriges största industrigrenar och står för tio procent av det svenska näringslivets förädlingsvärde, därmed har den ett stort inflytande på Sveriges ekonomiska välstånd (Byggföretagen, 2020). År 2018 sysselsatte branschen 320 000 människor. Kärnverksamheterna för byggföretag handlar i huvudsak om att utföra byggverksamhet, genomföra arbetet lönsamt och effektivt, vara konkurrenskraftig på byggmarknaden samt att ha en sådan administrativ struktur som säkerställer att företaget uppnår de ovan nämnda aspekterna (Hansson et al., 2017).
Enligt Hansson et al. (2017) sker byggande i de flesta fall på entreprenad, det vill säga att ett entreprenadföretag erbjuder sig att utföra den byggtjänst som en beställare vill ha utförd.
Oavsett om det är privat eller offentlig beställare så förekommer någon form av
anbudsförfarande innan beställningen. Entreprenadföretaget behöver dels välja om de ska delta i detta spel och dels bestämma omfattningen av sin insats för att “vinna” beställningen i fråga. Anbudsprocessen är den första delen i en byggentreprenörs produktionsprocess. Sett utifrån entreprenörens perspektiv så inleds byggprojektet redan i skedet där entreprenören på ett eller annat sätt försöker få ett bygguppdrag. Anbudsprocessen startar med att
byggföretaget får in en anbudsförfrågan och avslutas med att företaget bestämmer sig för att
2 lämna det framtagna anbudet till beställaren. Vilka faktorer är det som påverkar vilka anbud de väljer att räkna på? Denna process kräver mycket arbete, tid och pengar för att företaget ska kunna lämna ett så realistiskt och konkurrerande anbud som möjligt. De resursinsatser entreprenörerna behöver för att ta fram och lämna anbud ska vägas mot möjligheterna att vinna upphandlingen och att kunna utföra entreprenaden med tillräcklig lönsamhet.
Eftersom världen och samhället uppfattas vara full av osäkerhet, både i dagsläget men
framförallt inför framtiden, så finns det alltid en risk att de beslut som fattas blir dåliga beslut (Brown, 2006). Trots att beslutsfattare ofta lägger eftertanke vid vad som tros är det bästa beslutet som kommer att generera det mest fördelaktiga resultatet, så kan det vara svårt att förutspå konsekvenserna över de val som görs. Byggbranschen är en bransch som anses vara förknippad med mycket risk och osäkerhet, vilket ökar betydelsen för att ta hänsyn till risker i alla de beslut som tas i branchsen (Hassim, Muniandy, Alias & Abdullah, 2018). VD-
tidningen beskriver med sin artikel att åtta av tio projekt på något sätt misslyckas (VD- tidningen, 2018). Detta innebär att endast 20 procent lyckas att få klart sitt projektet i tid, inom ramen för uppsatt budget eller att de uppfyllt andra uppsatta mål. Många företag saknar en klar och tydlig mall över hur projekt ska styras för att de i slutändan ska nå bästa möjliga resultat. Att man som entreprenör tar riskhanteringen i beaktning redan i anbudsprocessen är därför otroligt viktigt (Plebankiewicz, 2014). När en förfrågan på ett projekt ankommer och entreprenören ska räkna på det så måste hen beakta om resurserna och kapaciteten som krävs faktiskt finns inom företaget. Rätt beslut måste tas i detta tidiga stadie och tas hänsyn till dessa faktorer på ett bra sätt redan i anbudsprocessen medför det förhoppningsvis till ett lyckas projekt i slutändan.
På grund av fallande bruttoinvesteringar 2019 är den svenska ekonomin på väg mot en lågkonjunktur och detta medför minskade investeringar inom byggproduktionen (Deremar, Isaksson, Flodin & Broman, 2019). Bygginvesteringarna sjönk totalt sett med två procent 2019 och ytterligare två procent 2020. Denna konjunkturavmattning har också en negativ inverkan på de faktorer som driver efterfrågan på nyproducerade bostäder och de senaste åren, sedan byggkonjunkturens topp 2017, har byggproduktionen minskat. Sammantaget prognostiseras konjunkturläget inom byggsektorn även vara svagt under 2020. I takt med att produktionen minskar så ökar konkurrensen bland byggföretagen och det innebär även att besluten som tas inom företagen kring anbud får en ännu större betydelse.
1.2 PROBLEMDISKUSSION
Tidigare forskning som är relevant för vår studie, har fokuserat på (I) Beslutsteori, (II) Anbudsprocessen, (III) Påverkande faktorer, (IV) Beställarens anbudsutvärdering och valet av entreprenör samt (V) Byggbranschen idag identifieras med en hög riskfaktor. Denna tidigare forskning ligger som grund och leder fram till vår (VI) forskningslucka som presenteras i slutet av detta avsnitt.
Beslutstoerin (I) grundar sig i tanken om att ett beslut är ett val mellan två eller fler
handlingsalternativ (Eilon, 1969). Förutsättningen för att ett val ska kunna fattas är alltså att
3 det måste finnas minst två valbara alternativ. Teorin om hur beslut tas, beslutsteori, kan delas in i tre olika delar; normativ, deskriptiv och preskriptiv belutsteori (Atheron, French &
Gabrielli, 2008). Den normativa delen handlar om hur beslut bör fattas för att personen i fråga ska handla på ett rationellt sätt medan den deskriptiva delen beskriver hur beslutet till slut faktiskt tas. Preskriptiv beslutsteori är istället en blandning av den normativa och
deskriptiva teorin. Vad personer antas göra och vad de faktiskt gör har i praktiken visats vara väldigt olika (French, 2001). Det är därför svårt att att utvärdera tidigare val som gjorts, om dessa val varit av rationell typ eller inte och om de därmed går att använda som grund till framtida val. Det är inte heller säkert att historien ser ut som nu eller som framtiden kommer att göra, således finns det alltid en risk med att använda sig av tidigare information om tagna beslut (Eilon, 1969). Motsatsvis finns det de som hävdar att det är av stor betydelse att utvärdera tidigare val som gjorts för att kunna fatta optimala beslut, att använda historiska data som ett underlag anses som en trygghet och en riktlinje vid det aktuella beslutet (Brown, 2006). Olika beslutstagare har även olika attityder mot osäkerheter, vissa är mer toleranta för det och andra mer känsliga, vilket i sin tur påverkar hur de tar sina beslut (Giordani, Schlag &
Zwart, 2010).
Plebankiewicz (2014) är en av många forskare som gjort studier på anbudsprocessen (II) och att anbud kräver mycket tid och arbete. När en byggentreprenör får in en anbudsförfrågan startar den så kallade anbudsprocessen. Processen i sig innehåller flera olika beslut som ska fattas för både beställare och entreprenör. Då förfrågan ankommer är det upp till
entreprenören att utvärdera ifall man ska lämna ett anbud till beställaren eller inte. Att
acceptera förfrågan innebär att företaget tar sig an en viss risk men även en möjlighet att få ta del av intäkterna och vinsten som ett projekt förhoppningsvis medför. Innan ett anbud lämnas är det av stor vikt att utvärdera om kapaciteten inom företaget finns, att exempelvis ekonomin och resurserna som krävs för att färdigställa projektet efter beställarens krav finns. Det är också viktigt att utvärdera anbudssumman som kalkylerats fram, är den rimlig för projektet i fråga och kommer beställaren att acceptera den? Att lämna anbud till beställare efter
beställare utan att få de aktuella projekten kan leda till ett försämrat rykte inom branschen. Ett dåligt rykte kan i sin tur leda till att förfrågningarna slutar komma. Besluten om att ta sig an ett anbud eller ej är komplexa och svåra, fel beslut här kan leda till större problem längre fram i processen och i värsta fall till att företaget går i konkurs. Då man som entreprenör oftast arbetar med flera anbud samtidigt och under samma tid även håller igång andra projekt är det inte ovanligt att förseningar och osäkerheter uppstår i anbudsprocessen (Kandanala, Al- Hussein & Vanderstar, 2005).
En allmän uppfattning är att kalkylatorer tar hänsyn till vissa påverkande faktorer (III) som ligger till grund för beräkningen av ett anbudspris (Akintoye, 2000). Det är också i många fall samma faktorer som påverkar de beslut som handlar om att räkna på ett anbud eller inte i byggbranschen. De viktigaste faktorerna som är relevanta i anbudsprocessen är projektets komplexitet, tekniska krav, kontraktsarrangemang, informationen om projektet, projektets omfattning i tid och organisation, marknadsförhållanden, beställarens finansiella position, konstruktionsmetod och platsen där projektet ska utföras. Det finns tankar om att dessa faktorer har en direkt effekt på produktivitetsnivåer på plats och prestandan för
4 byggprojektet. Då entreprenören tillslut har bestämt sig för att vara med i anbudsgivningen och därmed lämna in ett anbud till beställaren gäller det att utforma anbudet efter de krav som beställaren ställer (Plebankiewicz, 2014). Det kan finnas flera krav att ta hänsyn till, bland annat byggnadssätt och hållbarhetstänk men det vanligaste är att störst fokus läggs på anbudspriset. Priset du lämnar som entreprenör ska vara inom ramen för din egen budget samt maximera din vinst men också inom ramen för vad anbudsgivaren anser som rimligt och därmed kan tänkas acceptera. Det gäller även att konkurrera ut andra tillfrågade entreprenörer och deras lämnade anbudspriser. Ur beställarens perspektiv leder valet av rätt entreprenör till ökade chanser för en lyckad slutprodukt. Entreprenören lyckas troligen hålla sina uppsatta mål angående kostnad, tid och kvalitet.
Studier visar att beställarens anbudsutvärdering och valet av entreprenör (IV) är ett område av stort intresse och med stor betydelse för goda projektresultat (Watt, Kayis & Willey, 2009). Anbudsutvärdering är den process beställaren tar sig igenom och som ska mynna ut i att välja den entreprenör som är bäst lämpad att leverera projektet med specificerad kvalitet, tid och kostnad. Processen förekommer tidigt i ett projekts livscykel och det påstås vara en av de mest kritiska åtaganden beställaren tar sig an. Resultatet kan direkt relateras till projektets framgång och uppnåendet av de specificerade målen. Att göra dessa bedömningar av
entreprenörer och dess förmåga är komplext, det innefattar en hel del oklarhet och osäkerhet.
Alltså är det av stor vikt för beställaren att specificera lämpliga och relevanta kriterier att utgå från vid denna utvärdering. Äldre studier pekar på att det uteslutande är anbudspriset som varit det avgörande kriteriet när beställaren avgör vilken entreprenör som vinner projektet (Hatush & Skitmore, 1997). Men de tar även upp nackdelarna med att bara använda priset som beslutsfaktor. Det kan innebära brist och otillräcklighet hos den entreprenör som tilldelas projektet och att det i sin tur kan leda till undermåligt arbete, förseningar, tvister eller i vissa fall till och med konkurs. Arbetsbelastningen hos entreprenören vid tidpunkten tas upp som den vanligaste anledningen till problem och därav en av de viktigaste delarna att ta hänsyn till vid utvärderingen av anbuden. Andra faktorer som rekommenderas att utgå ifrån vid
bedömningen är erfarenhet av liknande projekt, tidigare samarbeten med beställaren i fråga, finansiell stabilitet och lokalkännedom. Watt et al. (2009) däremot, redovisar att de viktigaste kriterierna för val av entreprenör är prestandan vid tidigare projekt, teknisk kompetens och kostnader. Faktorer så som organisatorisk erfarenhet, arbetsbelastning och rykte anses inte vara lika betydelsefulla.
Byggbranschen idag identifieras med en hög riskfaktor (V) (Kartam & Kartam, 2001) och inget byggprojekt är riskfritt (Lam, Wang, Lee & Tsang, 2007). Ett projekt innehåller många beståndsdelar som ska klaffa med varandra för att slutprodukten ska hålla den kvalitet och bli klar inom den tidsram som utlovats. Kartam et al. (2001) beskriver risk inom byggbranschen som överväganden under byggprojektets process, från början till slut, som resulterar i en osäkerhet och påverkan av ett projektets kostnad, tid och kvalitet. De val som görs får betydelse för slutprodukten och personen som gör valen kan aldrig vara säker på att de kommer att bli de mest framgångsrika. Att arbeta med riskhantering i ett byggprojekt är därför otroligt viktigt, det är av stor vikt att implementera riskhanteringen så tidigt som möjligt, alltså redan i anbudsprocessen (Akintoye & MacLeod, 1997). Arbetet med
5 riskhantering inom byggbranschen är förknippat med att minska förlusterna och samtidigt öka vinsterna. Fler och fler företag har blivit medvetna om hur viktig riskhanteringen är jämfört med tidigare och många av de större företagen har även utvecklat egna avdelningar som enbart arbetar med risk. Anbudsbeslut är svåra och riskfyllda pågrund av den osäkerhet och komplexitet som finns inom byggsektorn (Chen, Zhang, Liu & Hu, 2014). Att fatta rätt beslut angående att lämna anbud eller att inte lämna anbud, ses som avgörande för
framgången och utvecklingen av byggentreprenadföretag.
Det finns en hel del forskning som behandlar anbudsprocessen ur beställarens synvinkel, vilka faktorer som påverkar deras val av entreprenör och vad de lägger störst vikt på men forskningen om entreprenörernas, d.v.s anbudsgivarens, beslutsprocess i ämnet är bristfällig.
Därav förekommer både ett teoretiskt problem och ett empiriskt problem då tidigare studier inte behandlar vår forskningslucka. Byggsektorn är en bransch som förknippas med stora risker (Kartam & Kartam, 2001). Dessa risker medför ett praktiskt problem då
entreprenörerna behöver utforma anbud som övertygar beställarna om att projekten ska gå som planerat. Det finns också ett praktiskt problem gällande vilka anbudsförfrågningar entreprenörerna ska ta sig an. Då det kräver mycket tid och arbete att skapa anbud är det viktigt att ta hänsyn till risken att eventuellt inte vinna projektet. Vi ser stora möjligheter att öka förståelsen för beslutsprocessen från förfrågan till färdigt anbud för entreprenörerna genom en förståelse för vilka faktorer som påverkar dessa beslut. Även på vilket sätt dessa faktorer påverkar, samt vilken betydelse dessa faktorer har för beställarens val och projektens framgång, och det är detta som utgör vår forskningslucka (IV).
1.3 PROBLEMFORMULERING
Vilka faktorer påverkar de beslut som tas i anbudsprocessen hos byggföretag och på vilka sätt påverkar dem?
1.4 SYFTE
Syftet med denna studie är att belysa faktorerna som påverkar de beslut som tas i
anbudsprocessen hos byggföretag samt att skapa förståelse för på vilka sätt de påverkar.
1.5 CENTRALA BEGREPP Beslutsprocessen
Beslutsprocessen är ett arbetsflöde av mentala aktiviteter som en person utför mot målet att välja ett beslutsalternativ (Petrusel, 2012). I vår studie handlar det om beslutstagande genom anbudsprocessen.
Anbudsprocess
Anbudsprocessen är den första delen i produktionsprocessen för en byggentreprenör
(Hansson et al., 2017). Anbud handlar om att ett entreprenadföretag erbjuder sig att utföra en byggtjänst som en beställare vill ha utförd och innan beställningen förekommer någon form av anbudsförfarande.
6 Byggbranschen
Till byggbranschen räknas de företag som bidrar till uppförande, ändring eller förvaltning av byggnadsverk (SOU, 2002:115). I uppsatsen refererar vi även till byggsektorn och
byggindustrin som byggbranschen.
Entreprenör
Är företaget eller personen som tagit sig an en entreprenad eller ett projekt på uppdrag av en beställare (Hatush & Skitmore, 1997). I denna uppsats är det företaget eller personen som lämnar ett anbud till beställaren.
Beställare
Motsatsen till entreprenör. Det företag eller den personen som anlitar entreprenören för det projekt som de vill ha utfört (Hatush & Skitmore, 1997). I denna uppsats är det företaget eller personen som lämnar en anbudsförfrågan till entreprenören. Beställaren kan även i denna uppsats benämnas som kund.
7
2. REFERENSRAM
I vår teoretiska referensram presenteras teorier från tidigare studier som tillsammans utgör grunden för den empiriska studien och intervjuunderlaget. Referensramen är indelad i tre olika teman; beslut om anbudsräkning, utformningen av anbud samt beslutsteori. Det är dessa teman som utgör utgångspunkten i vår förklaringsmodell (se figur 2.2).
2.1 BESLUT OM ANBUDSRÄKNING
2.1.1 ANBUDSPROCESSEN
I de flesta fall så sker byggande på entreprenad, det vill säga ett entreprenadföretag erbjuder sig att utföra den byggtjänst som beställaren vill ha utförd (Hansson et al., 2017). Detta till skillnad från när beställaren utför byggtjänsten i egen regi, med den egna
entreprenadverksamheten. Beställningen av en byggtjänst föregås av någon form av anbudsförfarande oavsett om det är en offentlig eller privat beställare. Anbudsprocessens spelregler beskrivs i förfrågningsunderlagets upphandlingsföreskrifter och upprättas av beställaren, således styr beställaren till stor del villkoren för processen. Beställaren styr dessa spelregler genom att välja val av upphandlingsform, val av ansvars- och ersättningsform, sätta anbudstiden samt bestämma vilka krav anbudet behöver uppfylla.
2.1.2 MARKNADEN
I huvudsak är det staten, kommunernas och de kommersiella aktörernas behov som styr byggmarknadens utveckling och den kan endast marginellt påverkas av entreprenadföretagen själva (Hansson et al., 2017). Det måste finnas en efterfrågan och den har byggföretag
begränsade möjligheter att själva generera. Det enda sättet är att ge sig möjligheter att bygga i egen regi och därmed skapa arbete åt den egna entreprenadverksamheten, men det är i stort sett enbart de större entreprenadföretagen som har möjlighet till det. Vid
entreprenadverksamhet till extern beställare måste marknaden bevakas kontinuerligt med syfta att se till att företaget hittar intressanta byggprojekt att lämna anbud på. Det gäller även de entreprenadföretag som har full sysselsättning eftersom de behöver hålla sig uppdaterade om aktuella priser och konkurrenssituationen för att inte riskera att missa beställningar den dag då orderstocken behöver förstärkas.
2.1.3 BESLUTET
På eget eller beställarens initiativ kan byggföretaget få kännedom om att de har möjlighet att lämna anbud på en entreprenad (Hansson et al., 2017). För byggföretaget är det första steget i anbudsprocessen att utse någon som granskar förfrågan och hen tar sedan fram ett underlag för beslutet om att lämna anbud eller inte. Vem det är som tar dessa beslut skiljer sig mellan företag, vanligen är det delegerat till en eller flera anställda men vid större projekt tas beslutet av företagsledningen. Att ta rätt beslut om att lämna eller att inte lämna anbud kan vara direkt överförbart till byggföretagets framgång (Chen et. al., 2014).
8 Som tidigare nämnts är det beställaren som bestämmer spelreglerna i anbudsförfarandet (Hansson et al., 2017). Sedan är det upp till entreprenadföretaget att välja ifall de vill delta i spelet och även bestämma omfattningen av sin insats för att “vinna” beställningen. Beslutet om att delta i anbudsgivningen är ett av de första besluten en byggentreprenör tar
(Plebankiewicz, 2014). De beslut som tas anses vara komplexa och svåra, dessutom påverkar det företagets situation avsevärt. Väljer de att inte delta i budgivningen så berövas chansen om att ta delta i byggkonstruktionen och följaktligen även av vinsterna. Det är även värt att notera att det kan skada ett byggföretags rykte om de förlorar för många anbud. Detta innebär att “entreprenörens resursinsats för att ta fram och lämna anbud ska naturligtvis vägas mot möjligheterna att vinna upphandlingen och att med tillräcklig lönsamhet utföra
entreprenaden.” (Hansson et al., 2017, s. 137).
2.1.4 STRATEGIER OCH PÅVERKANDE FAKTORER
Hansson et., al. (2017) presenterar flera strategier entreprenadföretaget kan välja för deras val av projekt att lämna anbud på och den första är Lönsamheten prioriteras: en långsiktig strategi där företaget riktar in sig mot de projekt som bedöms vara mest lönsamma på längre sikt. De nämner även en kortsiktig strategi, Sysselsättningen prioriteras, där företaget kan ta sig an mindre lönsamma arbeten för att trygga sysselsättningen. Man kan också prioritera en budgeterad omsättning eller marknadsandel som ska uppnås. I praktiken innebär det ofta att lägre pris måste lämnas och risken finns att lönsamheten på fler entreprenader blir lägre eftersom det vanligtvis kostar att öka marknadsandelen. Specialinriktning prioriteras innebär att företaget inriktar sig på ett specialområde som till exempel glidformsgjutning eller
sporthallsbyggande och ser till att vara konkurrenskraftigt inom ett stort geografiskt område.
Entreprenadföretaget kan också utveckla egna projekt, då benämns strategin som Projektutveckling prioriteras. Eftersom företaget då har kontroll över större delen av
processen kan de också säkerställa lönsamheten. Till sist nämner de en strategi där den lokala marknaden där företaget är verksamt prioriteras. Det kan ge konkurrensfördelar att vara i nära kontakt med beställarna på den lokala marknaden och ha en god kännedom om deras behov. Det kan finnas många andra strategier och motiv än de ovanstående till valet av projekt att lämna anbud på och några av de faktorer som kan påverka är följande:
● företagets och projektets geografiska belägenhet
● projektets storlek i förhållande till företagets organisation
● beställaren i sig
● tillgängligt kapital för att kunna genomföra projektet
● företagets marknadsposition i förhållande till konkurrenter
● företagets tillgång på arbetskraft och andra resurser för att genomföra projektet
● företagets erfarenhet av liknande projekt
● projekt som tillför företaget nya kunskaper och erfarenheter.
Utöver dessa faktorer presenterar även Akintoye (2000) ett antal faktorer som ligger till grund för både beslutet om att räkna på anbud eller inte och för det kommande anbudspriset.
Dessa är projektets komplexitet, marknadsförhållande, kontraktsarrangemang, projektets
9 omfattning, tekniska krav, projektinformation, konstruktionsmetod beställarens finansiella position.
Innan beslutet om att ta fram och lämna anbud på ett projekt kan tas behöver
entreprenadföretaget göra en investeringsbedömning (Hansson et. al., 2017). Denna skall ge svar på hur många konkurrerande anbud som kan förväntas, eftersom sannolikheter för att vinna bland annat beror på antal konkurrenter. Bedömningen skall också svara på vad arbetet med att ta fram anbudet kommer att kosta. Vid vissa förfrågningar är det möjligt att lämna ett konkurrenskraftigt anbud med förhållandevis lite arbete och vid andra är det raka motsatsen.
Till sist behöver investeringsbedömningen även svara på frågan om hur stor lönsamheten blir om beställningen erhålls. Även om det är i ett väldigt tidigt skede så är det viktigt för
entreprenadföretaget att ha en bild av vilken lönsamhet som skulle kunna uppnås vid valet av projekt för anbudsgivning.
2.2 UTFORMNINGEN AV ANBUDET
2.2.1 ANBUDSFÖRFARANDET
När beslutet om att delta och att lämna anbud väl är taget, behöver byggföretaget förbereda anbudet på det sätt som beställaren önskar (Plebankiewicz, 2014). Att ta fram ett anbud kan liknas med att ställa ett antal frågor och besvara dem (Hansson et al., 2017). De moment som ingår när ett anbud tas fram varierar med förutsättningarna, framförallt vilka krav beställaren ställer på anbudet. Hur många moment som bör ingå när byggföretaget väl arbetar med framtagandet av anbud och dess omfattning anpassas efter de krav som ställs och hur stort projekt det handlar om. Hansson et al. presenterar en modell över de frågor som bör ställas vid framtagandet av ett anbud:
Figur 2.1 Anbudsmoment.
Vid upphandling av byggentreprenader är det vanligast med ett slutet förfarande (Hansson et al., 2017). Det innebär att entreprenörerna endast får skicka in ett fastslaget anbud som sedan utvärderas tillsammans med konkurrenternas anbud av beställaren. Ofta innebär det slutna förfarandet att pris och tekniska lösningar lämnas i ett enda anbud. Vilket medför att de tekniska lösningarna utvärderas tillsammans med priset, vilket kan vara en nackdel eftersom
10 priset har en stor inverkan på beställarens val av entreprenör. Priset måste vara högt nog för att entreprenören ska kunna utföra byggtjänsten ordentligt, men samtidigt lägre än det pris de andra anbudsgivarna sätter (Plebankiewicz, 2014). Det finns ett grundläggande antagande om att det finns en koppling mellan anbudsummans storlek och sannolikheten för entreprenören att “vinna” kontraktet (Hansson et al., 2017). I lågkonjunkturer är det inte ovanligt att en desperat entreprenör är så angelägen om att vinna kontrakt att de lämnar ett anbud som inte täcker egna kostnader eftersom det kan vara viktigare att bibehålla en marknadsandel än att nödvändigtvis gå med vinst. Om ett anbud är tillräckligt lågt är grundprincipen att det har 100 procents chans att vinna kontraktet. Således behöver entreprenören i anbudsprocessen
bedöma en mängd olika faktorer för att komma fram till ett så bra anbud som möjligt vid varje givet tillfälle. I en konkurrensutsatt anbudsprocess är det oftast det anbud som har lägst pris det som vinner kontraktet.
2.2.2 MARKNADEN OCH PRISSÄTTNING
En av de utmärkande egenskaperna för marknader med byggnads- och konstruktionstjänster är snabba, väsentliga förändringar i den effektiva efterfrågan (Runeson & Skitmore, 1999).
För industrin som helhet, kan dessa förändringar vara tio procent eller mer per år. På de individuella marknaderna kan förändringarna vara ännu mer väsentliga och uppgå enda till 50% och sedan förlängas över flera år. Därför är det från en informativ synvinkel viktigt att en prissättningsteori effektivt kan införliva effekterna av den förändrade efterfrågan. Genom att applicera mikroekonomisk teori kan förändringar i efterfrågan länkas till förändringar i priser, samt efterföljande variationer i leveranskapaciteten för att förklara byggpriser och anbudsvariationer (Ngai, Drew & Skitmore, 2002). Marvin Gates (1967) lyfter däremot fram en anbudsteori där han konstaterar att ett optimalt pålägg är konstant över tid. Det uttalandet exkluderar möjligheterna för systematiska variationer i vinstpålägget. Enligt Gates teori kommer alltså en förändring i efterfrågan inte förändra uppförandet vid framtagandet av anbud, eftersom det skulle representera en systematisk förändring i strategi, och systematiska förändringar antas exkluderade.
När priset för anbudet skall tas fram så utgår byggentreprenören från en kalkylerad kostnad för projektet och lägger sedan på ett vinstpålägg (Hassim, Muniandy, Alias & Abdullah, 2018). Kostnaden för byggprojekt beror på många faktorer och marknadsförhållandet är en av de mest avgörande faktorerna. Till exempel är tillgången på resurser, antal konkurrenter och efterfrågan på byggarbeten sådant som kan påverka kostnaden och därför kan anbudspriser variera. De största kostnaderna i byggprojekt faller på att köpa, anställa eller hyra material, arbetskraft och maskiner. Följaktligen kommer förändringarna i marknadspriset för dessa uppenbarligen ha en stor inverkan på det beräknade anbudspriset. Beroende på projektets storlek, bör mycket fokus läggas vid denna faktor för att ge en så noggrann uppskattning som möjligt.
Graden av konkurrens inom byggsektorn kan mätas i termer av det sannolika antalet potentiella konkurrenter på marknaden och graden av konkurrens kommer bero på marknadsförhållandena (Ngai et. al., 2002). Marknadsförhållandet påverkar
11 anbudsuppförandet, åtminstone byggentreprenörens anbudspris samt antalet konkurrenter för ett projekt. Under en uppgångsperiod, när det finns fler projekt tillgängliga på marknaden, lägger byggentreprenörer generellt anbud för projekt med högre vinstmarginaler och konkurrensen för projekt är då relativt mindre intensiva. Motsatsvis istället, vid en
konjunktursvacka som innebär färre tillgängliga projekt, där byggentreprenörer lägger lägre anbud med mindre vinstpåslag blir konkurrensen blir mer intensiv. Om det antas att det genomsnittliga antalet av anbud är en funktion av den tillgängliga kapaciteten i industrin, kommer upp- och nedgångar i nivå med aktiviteterna åtföljas av prisförändringar som genereras genom att ändra antalet anbudsgivare (Runeson & Bennett, 1983).
2.2.3 RISKHANTERING
Byggbranschen är en av de mest dynamiska, utmanande och belönande näringsgrenarna men full med osäkerhet och tillhörande risker som uppstår till följd av branschens natur, bland annat på grund av att byggprojekt ofta överskrider både tids- och kostnadsplanering (Hassim et. al., 2018). Att hantera risk innebär att minimera, kontrollera och fördela risker, inte bara att överföra dem till en annan part (Kartam & Kartam, 2001). Ett sätt att hantera risk är att ta in förebyggande åtgärder för att undvika och reducera risker redan i det tidiga stadiet av byggprojekt, anbudsskedet, det kan dock leda till att anbudspriset som lämnas blir alldeles för högt. Kartam & Kartam (2001) hävdar att riskhantering är som mest värdefullt vid projektets tidiga skede, till exempel vid förslagsfasen, där det fortfarande kan finnas viss flexibilitet kring planering för att undvika de mest allvarliga riskerna.
Den osäkerhet och risk som tillhör byggbranschen skiljer sig väldigt mycket mellan olika projekt (Hassim et. al., 2018). Det finns många faktorer som påverkar risken för
entreprenörerna, bland annat projektets komplexitet, beställarens tillförlitlighet,
projektinformation och krav, det i sin tur påverkar anbudspriset. Ju större riskerna i projektet är, desto högre anbudspris behöver entreprenören sätta för att säkra upp de osäkerheter som finns. Komplexiteten för ett projekt gör det svårt att förutse och fastställa utfallet av
handlingar, det kan i sig ha en stor inverkan på projektets varaktighet och detta är en risk entreprenören behöver se över både i beräkningen av tidsplan samt kostnader. Det i sin tur leder in på en av de faktorerna som påverkar både risk och anbudspris, produktionstiden.
Varaktigheten för projektet kommer indirekt att fastställa kostnaden. Ju längre
produktionstionstiden är, desto fler människor, maskiner, handlingar och arbetsgrupper är det som behöver samspela längs vägen och med det ökar också risken för att något ska gå fel.
2.2.4 ENTREPRENADFORMER OCH DERAS PÅVERKAN PÅ ANBUDSBESLUT Vilken entreprenadform beställaren väljer för sitt projekt påverkar i sin tur entreprenörens anbudsarbete samt hur utformningen av det kommer att se ut. Entreprenadformerna brukar vanligtvis delas in i två typer; utförande- och totalentreprenad (Nordstrand, 2008). Vid en utförandeentreprenad är de flesta spelregler redan satta medan entreprenören vid en totalentreprenad har större möjligheter att påverka projektet. I praktiken är det inte helt ovanligt att beställaren vid sin förfrågan blandar olika entreprenadformer och därmed skapas nya kombinationer ständigt (Projektledning, u.å).
12 2.2.4.1 UTFÖRANDEENTREPRENAD
Vid en utförandeentreprenad är det upp till beställaren att färdigställa de bygghandlingar som ingår i det förfrågningsunderlag som skickas till entreprenören (Nordstrand, 2008). Som beställare är det vanligt att ta hjälp av konsulter vid framtagandet av handlingarna. Ansvaret för projekteringen ligger alltså hos beställaren och utförandet ansvarar istället entreprenören för, som görs efter de bygghandlingar som beställaren tagit fram. Entreprenören är således vid en utförandeentreprenad bunden till de handlingar som beställaren tagit fram. Det finns ett antal olika typer av utförandeentreprenader, bland annat delad entreprenad som var
vanligare att använda sig av förr, där beställaren anlitar flera olika entreprenörer som ansvarar för sitt eget område. Generalentreprenad är också en typ av utförandeentreprenad, beställaren sluter här endast avtal med en aktör som kallas generalentreprenör. Generalentreprenören, som i de flesta fall är byggare, bär samordningsansvaret och tecknar i sin tur avtal med underentreprenörerna. Ett tredje exempel på en utförandeentreprenad är samordnad generalentreprenad där upphandlingen sker i två skeden. Först gör beställaren en upphandling med olika entreprenörer, när dessa aktörer har handlats upp så utses en
generalentreprenör, byggentreprenören, som tar över kontakten med de andra entreprenörerna under byggtiden. Det är således beställaren som bestämmer vilka som ska vara
underentreprenörer till generalentreprenören.
2.2.4.2 TOTALENTREPRENAD
En totalentreprenad innebär istället att entreprenören har ansvar över både projektering och själva byggandet (Nordstrand, 2008). För att entreprenören ska ha riktlinjer att gå efter upprättar beställaren ett så kallat byggnadsprogram. Där preciserar beställaren de funktions-, standard- och andra krav som gäller för den färdigställda byggnaden. Entreprenören tar sedan själv fram handlingar efter vad som föreskrivits i byggnadsprogrammet. När projekteringen sedan är klar är det upp till entreprenören att anlita underentreprenörer som hjälper till vid byggarbetet. Vid en totalentreprenad får entreprenören ett större inflytande i projektet (Hansson et al., 2017). Det gäller att uppfylla beställarens behov utifrån vad som är
formulerat i byggnadsprogrammet men det ges ändå en större frihet i att välja bästa sätt för att i slutändan nå det resultat och funktion som beställaren önskar. Att ansvara för att resultatet uppfyller den funktion som beställaren önskar kallas att ha ett funktionsansvar (Nordstrand, 2008). Byggnaden eller anläggningen ska kunna användas till det ändamål det är tänkt för samt besitta de egenskaper som anses behövas för att byggnaden ska kunna användas på just det sätt som beställaren föreskrivit i byggnadsprogrammet.
2.2.5 OFFENTLIG UPPHANDLING
När en anbudsförfrågan från en statlig eller kommunal myndighet är aktuell rör det sig om en offentlig upphandling och Lagen om offentlig upphandling, LOU, är tillämplig (Visma Commerce AB, 2019). LOU är en av flera lagar som används då den svenska offentliga sektorn gör inköp av varor och tjänster, därmed byggtjänster inräknat. Lagen som är baserad på ett antal EU-direktiv har skapats i syfte för att alla leverantörer inblandade i en
13 upphandling ska behandlas på ett likvärdigt sätt. Reglerat i lagen finns exakt hur
anbudsprocessen ska gå till, hur anbudsunderlag, annonsering, utvärdering, tilldelning av kontrakt etc. ska genomföras. Ett litet snedsteg från reglerna kan vara förödande både för den upphandlande myndigheten men även för anbudslämnaren som noga måste följa de uppsatta restriktionerna.
Vid offentlig upphandling kallas den vanligaste upphandlingstypen förenklat förfarande (Visma Commerce AB, 2019). Upphandlingstypen innebär att alla leverantörer som vill och kan har rätt att lämna anbud. Via annonsering i en elektronisk databas, branschtidning eller rikstäckande dagstidning begär den upphandlande myndigheten om anbud. Genom annonsen ska det bland annat framgå vad det är upphandlingen handlar om, hur anbudet ska lämnas, när det ska lämnas, till vilken dag anbudet är bindande och kontaktuppgifter till beställaren.
Utifrån dessa kriterier lämnar de deltagande leverantörerna in sitt anbud och den
upphandlande myndigheten förhandlar med en eller flera av leverantörerna för att tillslut välja rätt anbud som uppfyller de uppställda kraven.
Det gäller alltså för en leverantör att själv övervaka vilka offentliga upphandlingar som kommer ut från statliga samt kommunala myndigheter via annonseringen som görs på de olika forumen (Visma Commerce AB, 2019). Det ges ingen frihet i att utforma anbudet som man själv vill utan det är strikt bundet i upphandlingen om hur anbudsutformningen ska se ut.
En liten felaktig uppgift kan leda till att du inte längre är med i upphandlingen så det gäller att vara otroligt noggrann i sitt arbete.
2.3 BESLUTSTEORI
Atheron, French & Gabrielli (2008) förklarar att beslutsteori handlar om hur människor gör bedömningar och utifrån bedömningarna gör sina val. Inom organisationer och företag är beslutstagande en av de mest centrala processerna samt en av de mest grundläggande uppgifterna för ledningen (Heracleous, 1994). Felaktigt tagna beslut kan leda till stora förödelser och påverka företagets konkurrenskraft negativt. Det är därför av stor vikt för företagen att veta hur beslut tas, även att utvärdera och analysera ett sämre taget beslut för att kunna undvika att det sker igen. Beslutsproccesen kan beskrivas som olika steg som tas, där man börjar med att analysera materialet med information som man har, analysen leder sedan till att olika alternativ specificeras upp med deras förutsättningar och slutligen sker ett urval mellan dessa alternativ för att hitta det mest fördelaktiga (Eilon, 1969). Processen i sin helhet påverkas av de begränsade effekterna av en organisations kultur, av aktörernas intressen och vad som bäst främjar dem, samt av människors nödvändigtvis begränsade rationalitet.
Beslutsteoerin i sig kan delas in i tre olika delar; normativ beslutsteori som beskriver hur besluten bör tas, deskriptiv beslutsteori som beskriver hur besluten faktiskt tas och preskriptiv beslutsteori som är en form av den normativa men där andra begränsningar guidar personen i en viss riktning inför valet, teorin kan därför ses som en blandning mellan den normativa och deskriptiva beslutsteorin (Atheron et al., 2008).
14 2.3.1 NORMATIV BESLUTSTEORI
Matematiska uttryck och beräkningar som definierar ett rationellt beteende, baseras den normativa beslutsteorin vanligtvis på (Atheron et al., 2008). Inga personliga värderingar blandas in i en normativ beslutsteori, den beskriver därmed hur personer tar beslut på ett rationellt sätt. Om en person vill uppnå ett visst resultat så finns det ett eller flera bestämda sätt som detta ska göras på, för att uppnå resultatet på bästa möjliga sätt. Man antar att
beslutsfattaren gör en rimlighetsbedömning av de olika alternativen för att till sist kunna fatta det rätta beslutet som ger störst nytta (Eilon, 1969). Atheron et al. (2008) beskriver hur människor inte alltid agerar efter vad modeller eller rekommendationerna säger. Den
normativa beslutsteorin grundar sig i precisa mått och siffror, vilket kräver att man håller sig till dessa, skulle de förändras eller att man frångår rutiner, faller istället hela modellen (French, 2001). Därför är den normativa beslutstoerin till en mindre nytta då vi människor vanligtvis inte precist agerar efter vad modellen förutsätter och inte är fullt rationella. Det som görs i praktiken skiljer sig ofta från vad som förväntas. Anbudsprocessen är ett exempel på en process som bygger på rationellt beteende (Runeson & Skitmore, 1999). Med tanke på detta argument så ses anbudsprocessen höra ihop med den normativa beslutsteorin. Som aktör agerar man utefter hur besluten bör tas.
2.3.2 DESKRIPTIV BESLUTSTOERI
Den deskriptiva beslutsteorin handlar istället om hur besluten verkligen fattas (Atheron et al., 2008). Man studerar hur människor tillämpar de normativa beslutsrekommendationer som finns. Deskriptiv beslutsteori försöker således inte hjälpa människor att ta rationella beslut utan handlar om hur människan tar besluten. Teorin accepterar alltså att beslutstagaren inte agerar fullt rationellt. Beslutsteorin baseras även på att all information inte finns tillgänglig och att marknaden inte är helt perfekt (Simon, 1979). Marknaden ses som oförutsägbar till skillnad från vid den normativa beslutsteoerin. Egna preferenser och värderingar tas i beaktning när beslut tas och man följer alltså inte en förutbestämd modell till punkt och pricka som vid den normativa beslutsteorin (Atheron et al., 2008).
2.3.3 PRESKRIPTIV BESLUTSTEORI
Den preskriptiva beslutsteorin är baserad på den normativa beslutsteorin och kan ses som en finjustering av teorin, som inte alltid håller eftersom vi människor inte alltid agerar rationellt som modellen förutsätter att vi gör (French, 2001). Den preskriptiva modellen har därför växt fram och utvecklats med tiden. Den kan ses som en mix av den normativa och deskriptiva beslutsteorin, där man utgår från normativa idéer som sedan har ändrats med hänsyn till deskriptiva beslut som tidigare gett ett gott utfall. Speciella riktlinjer upprättas för att skapa de bästa förutsättningarna för beslutstagaren till att fatta ett så rätt och bra beslut som möjligt.
2.3.4 RATIONELLT BESLUTSTAGANDE
En rationell beslutsmodell är ofta förknippad med hur beslut ska tas och hör ihop med den normativa beslutsteorin (Heracleous, 1994). Att ta ett rationellt beslut i sig innebär att ta det beslut som ger den största nyttan bland flera olika alternativ efter en sannolikhetsbedömning.
Den rationella beslutsteorin brukar även benämnas som den traditionella beslutsteorin.
15 Heracleous (1994) presenterar en modell över det rationella beslutstagandet som innehåller följande åtta steg:
Figur 2.2 Rationellt beslutstagande
Processen börjar alltså med att man identifierar ett problem (Heracleous, 1994). Till detta problem sätts ett antal mål upp för att säkerställa att processen uppfyller det som behöver uppfyllas. För att garantera att det mest fördelaktiga valet görs tas flera olika alternativ fram där beslutstagaren väger för- och nackdelar mellan de olika alternativen mot varandra. Efter att de olika alternativen utvärderas väljs det alternativ som har störst chans att nå de uppsatta målen samt ge den mest fördelaktiga nyttan. För att säkerställa att det var rätt val som gjorts bör en kontinuerlig uppföljning genomföras för att försäkra sig om att det valda alternativet arbetar mot de uppsatta målen. Skulle det vara så att resultatet vid uppföljningen inte är tillräckligt så upprepas processen, där ett nytt alternativ förhoppningsvis når en bättre nytta.
2.3.5 BESLUT UNDER OSÄKERHET
En av de största anledningarna till att dåliga beslut fattas är att världen och samhället är fullt av osäkerhet (Brown, 2006.) Vi som individer känner oss osäkra på konsekvenserna av de val som görs då man aldrig kan veta hur utfallet kommer att bli. Osäkerheten kan upplevas just då beslutet tas, i nutid, eller i framtiden, om prognoser ger en bild av en osäker framtid.
Eftertänksamt tagna beslut kan ses som beslut tagna med tanke på långsiktiga konsekvenser snarare än omedelbara resultat. Man gör en extra eftertanke efter vad man tror är det bästa beslutet som genererar det mest fördelaktiga resultatet.
Tidigare studier på riskfyllda beslut har dominerats av en metafor - det tydliga lotteriet med angivna sannolikheter och utbetalningar (Einhorn & Hogarth, 1986). Den verkliga världen av risker involverar dock tvetydiga sannolikheter, beroenden mellan sannolikheter och
användbarhet, kontexter och effekter av ramverk. Begreppet av det förväntade värdet under osäkerhet definieras som ett förhållande mellan de subjektiva värden av de belopp som kommer erhållas samt förloras, och de tvetydiga sannolikheterna för att vinna och förlora.
16 Inför beslutstaganden handlar det alltså om att se över olika sannolikheter av utfall, väga in riskerna över vad man kan förlora och se till att forma användbara beslutsprocesser som möjliggör säkra bedömningar och avväganden. Personer som ställs inför val under osäkra förhållanden antas ta beslut som maximerar det förväntade värdet.
Det finns anmärkningsvärda skillnader hos olika beslutstagares attityder mot osäkerhet (Giordani et. al., 2010). Beslutstagarna kan delas in i två grupper, där den ena gruppen är mindre toleranta för osäkerheter, har en relativt stark preferens för säkra beslut och en större känslighet mot ett högt tryck. Som kontrast till den gruppen kännetecknas den andra av beslutstagare som är mer benägna att möta osäkra scenarier och mindre känsliga för situationer som innebär hög press.
För att kunna fatta ett optimalt beslut är det av stor betydelse att utvärdera liknande scenarier som hänt tidigare (Brown, 2006). Utvärderingen av tidigare val blir som en riktlinje att gå efter vid det aktuella beslutet, med eller utan osäkerhet. Hur många gånger valde jag alternativ A och hur såg utfallet ut då? Hur många gånger valde jag istället alternativ B och hur blev utfallet där? Många gånger finns det fler än två alternativ, men att ha historiska data som ett underlag är en trygghet och fungerar som en riktlinje för att lyckas ta rätt beslut i framtiden. Feedback som individer får efter att de gjort något kan också det leda till framgångsrika beslut vid senare tillfällen. Individen som tagit emot feedbacken förstår hur man agerat tidigare och lär sig av sina med- eller motgångar. Det är dock vanligt att information om tidigare beslut är knapphändig eller inte alls finns till hands (Eilon, 1969).
Nutiden och framtiden behöver inte heller se ut precis som historien gjorde, vilket innebär att det alltid finns en liten risk i att använda sig av gamla fall som underlag, trots att det också kan vara till hjälp och stöttning.
2.4 FÖRKLARINGSMODELL
För att sammanfatta den teoretiska referensramen har nedanstående förklaringsmodell tagits fram och skapats med utgångspunkt i tidigare forskning och teorier. Modellen syftar till att skapa förståelse för vilka faktorer som påverkar besluten som tas i de olika skedena i
anbudsprocessen och tillslut vilka förfrågningar som entreprenörerna väljer att lämna anbud på och inte. Beslutsteoerin är övergripande med under hela processen och faktorerna har olika inverkan på besluten som tas. Analysmodellen (se figur 2.3) medför en visuell modell över de övergripande teman och aspekter som tagits upp och som vår studie berör.
17 Figur 2.3 Vår förklaringsmodell
18
3. METOD
I denna del av uppsatsen presenteras en redogörelse över uppsatsen forskningsansats som är en kvalitativ metod med en abduktiv ansats. I avsnittet redogörs också vad vi har gjort för att kunna besvara vår problemformulering, hur data samlats in och analyserats samt för
argument över dessa beslut. Avslutningsvis redovisas studiens trovärdighet och de etiska val som gjorts.
3.1 ÖVERGRIPANDE FORSKNINGSANSATS
3.1.1 KVALITATIV METOD
Syftet med studien är att belysa faktorerna som påverkar de beslut som tas i anbudsprocessen hos byggföretag samt att skapa förståelse för på vilka sätt faktorerna påverkar.
Forskningsstudien ska alltså redogöra för de samband som uppenbarar sig mellan processer och faktorer inom detta avgränsade område, i en studie som denna är en kvalitativ metod det mest lämpliga alternativet (Eliasson, 2018). Uppsatsen ska leda till en djupare förståelse för ämnet samt belysa och förklara ett fenomen, i detta fall anbudsprocessen. Därför är en kvalitativ metod vald för denna uppsats då den är mest passande och metoden medför subjektivitet enligt Söderbom & Ulvenblad (2016).
Kvalitativ metod är en metod där målet är att beskriva en företeelses kvaliteter (Eneroth, 1984). Syftet med metoden är att synliggöra och framhäva de kvaliteter som kännetecknar de undersökta omständigheterna, alltså det som gör att man kan skilja den från andra slags företeelser rent kvalitativt. Slutsatser som byggs på dessa data täcker fenomenet som det är ute i verkligheten, eftersom den kvalitativa metoden bygger på data om företeelsen när den undersöks i sin helhet och under så naturliga omständigheter som möjligt. Med tanke på uppsatsens syfte kändes den kvalitativa metoden som det mest uttömmande alternativet. Då det inte finns tillräckligt med teori och kunskap inom ett ämne vilket är fallet i denna studie, som avser att tydliggöra kunskapsluckan, är den kvalitativa metoden det mest användbara (Eliasson, 2018).
3.1.2 ABDUKTIV ANSATS
Till denna studie valdes en abduktiv ansats. Den abduktiva ansatsen är en blandning mellan den deduktiva och den induktiva, den ligger alltså mittemellan och fungerar som en
växelverkan mellan dessa två (Söderbom & Ulvenblad, 2016). Den deduktiva ansatsen går från teori till empiri medan den induktiva istället går från empiri till teori. De olika ansatserna kan också beskrivas som att den deduktiva handlar om att testa en hypotes medan den
induktiva ansatsen istället handlar om att utforska ett område (David & Sutton, 2016). Då vårt arbetssätt för studien berör både teori, sekundärdata i form av studier av artiklar och tidigare litteratur, samt empiri i form av tolkning av primärdata från genomförda intervjuer, så ser vi att den abduktiva ansatsen är den mest lämpliga för vår studie. Risken med att anta en enbart deduktiv ansats för studien är att författarna kan bli låsta av de tidigare teorierna och på så vis missa potentiellt viktiga frågor och ämnen (Bryman & Bell, 2013). Den induktiva ansatsen
19 tillför ett nödvändigt inslag i uppsatsen eftersom den insamlade empirin ger en ökad
förståelse för det valda ämnet och på så vis möjliggör uppfyllandet av det beskrivande syftet.
Vi har arbetat växelvis mellan deduktiv och induktiv ansats och har ändrat oss längs vägen efter den ökade förståelse som den insamlade empirin givit oss, vi har lagt till teoretiska artiklar i efterhand samt utvecklat vår förklarings-/analysmodell under studiens gång.
3.2 LITTERATURGENOMGÅNG
Precis som David & Sutton (2016) nämner, består litteraturgenomgången av två delar, dels litteratursökningen där man söker och letar efter material som har med det aktuella ämnet att göra och dels en analys av litteraturens innehåll. De två delarna kan gå in i varandra, de arbetas med parallellt under processens gång. Litteratursökningen har genomförts genom att vetenskapliga artiklar inom det aktuella området har letats fram och hämtats hem för att sedan bearbetas genom en litteraturanalys av innehållet. Artiklarna har hämtats från databaser länkade från Halmstad Högskolas bibliotek samt från Google Scholar.
Genom litteraturundersökning har en större förståelse och kunskap för ämnet skapats och vår forskningsfråga har vuxit fram. Från början var sökningarna väldigt breda för att sedan ha smalnats av med tiden då förståelsen för vad som är relevant för studien ökat. Sökord som använts för att hitta artiklar inom ämnet har bland annat varit; construction, decision, decision management, decision under uncertainty, bidding process, bidding decision, tenderer och tender. Ytterligare inspiration hämtades i startskedet från gamla studentuppsatser som laddats ned från portalen DiVA. De tidigare uppsatserna som varit inom liknande ämnen har varit till hjälp för att hitta förtroliga och passande källor. Förutom vetenskapliga artiklar har vi också använt oss av andra typer av litteraturkällor, t.ex. studentlitteratur och metodböcker, vilket också har bidragit till en ökad kunskapsmassa inom området. Den teori som har samlats in är sekundärdata, data som andra redan samlat in och som vi nu använder oss av i vår studie (David & Sutton, 2016).
3.3 EMPIRISK STUDIE
3.3.1 VAL AV FÖRETAG
Urvalet som är gjort för denna studie är ett selektivt urval. Ett selektivt urval innebär att författarna väljer ut respondenter efter egna erfarenheter och uppfattning om vilka människor/
företag som skulle passa studien (David & Sutton, 2016). Företagen valdes ut av oss själva som författare medan respondenterna valdes ut av företaget självt, efter vem som var mest passande att medverka vid en intervju angående det aktuella ämnet, anbudsprocessen.
Företagen som valdes för studien valdes efter följande kriterier:
● Byggföretag verksamma i Sverige
● Respondenterna på byggföretaget kunde intervjuas i sydvästra Sverige
● Byggföretag som själva arbetar med anbuden
20 Med hänsyn till dessa kriterier togs kontakt med aktuella företag. Företagen som vi skickade ut förfrågningar till var företag inom byggbranschen som vi kände till sedan innan och som vi visste fanns i vårt närområde. Vår tanke från början var att få till intervjuer med både mindre och större byggföretag för att kunna göra en jämförelse mellan dem. Men då de mindre företagen ofta saknade de aktuella befattningarna inom företaget och även tid till att ställa upp på en intervju blev det svårare att få till en träff med dessa. Därför är de flesta företag vi intervjuat bland de större i sydvästra Sverige, även om vi lyckats få till en viss bredd.
I första hand kontaktades företagen med ett förfrågningsmail (se bilaga 2), men då vi efter en vecka märkte att svarsfrekvensen var låg valde vi att istället ringa upp de företag som inte svarat. Via telefon fick vi ett bra bemötande och de flera var positiva till att ställa upp på en intervju. Både via mailen och telefonsamtalen presenterade vi vilka vi var, vilken skola och program vi studerar på, vad uppsatsen handlar om, vad syftet med studien är samt vad vi ville åstadkomma genom den tilltänkta intervjun.
3.3.2 VAL AV RESPONDENTER
Vid valet av respondenter för empiriinsamlingen valde vi att först kontakta företagen och förklara syftet med studien och ge en beskrivning av ämnet vi undersöker. Till följd fick företaget sedan föreslå den person de ansåg var bäst lämpad och hade mest kunskap inom det valda ämnet. Vi valde att överlåta det till företaget då titlar på olika företag kan variera mycket i vad de innebär då deras organisationsstrukturer skiljer sig från varandra. Eftersom studien fokuserar på anbudsprocessen säkerställde vi att den föreslagna respondenten hade kunskap inom området för att få in så användbar information som möjligt. Vid urvalet av respondenter användes delvis ett tillgänglighetsurval, vilket innebär att man väljer ut de som är enklast att få tag på (David & Sutton, 2016). Vi begränsade oss inte till faktorer såsom ålder, kön, år av erfarenhet vid urvalet eftersom vi inte ansåg det vara relevant för studien, vilket gjorde att urvalet kunde genomföras som ett tillgänglighetsurval. Detta
tillvägagångssätt valdes eftersom det också fanns en tidsram som intervjuerna behövde genomföras inom, samt att vi ville ha personliga möten.
Då vi värnar om respondenternas konfidentialitet har vi valt att inte nämna deras namn och istället ge dem en fiktiv benämning. Vi ser heller inte att det skulle ge något värde eller relevans till vår studie att benämna företagets namn vid presentationen av den insamlade empirin och presenterar därför företagen med den benämning som anges i tabell 3.1.
Intervjuerna omfattar totalt sex företag med en respondent från vardera företag. Nedan presenteras respondenterna som deltog i intervjuerna:
21
Företag Befattning Respondentens benämning
Företag A Affärschef Respondent A
Företag B VD Respondent B
Företag C Affärschef Respondent C
Företag D VD Respondent D
Företag E Arbetschef Respondent E
Företag F Entreprenadingenjör Respondent F
Tabell 3.1 Information om respondenter
3.4 DATAINSAMLING
Empiriinsamlingen för denna forskningsstudie sker genom kvalitativa intervjuer. I en kvalitativ forskningsstudie är detta ett av de vanligaste tillvägagångssätten (Bryman & Bell, 2013). Intervjuerna är semistrukturerade, vilket innebär att författarna utgår från en
intervjuguide som är likadan för varje respondent men därutöver väljs relevanta följdfrågor för att framhäva en djupare validitet för varje intervju. I kvalitativa intervjuer används intervjuguiden (se bilaga 3) som en tankeram med frågor relaterade till studien, med
följdfrågor som varierar med intervjuns kontext snarare än som ett detaljerat manus med ett strikt frågeformulär, som är fallet med en strukturerad intervju (Yin, 2013). Detta
angreppssätt bidrar till en djupare förståelse för det verkliga ämnet ur respondentens perspektiv (Kvale & Brinkmann, 2014). Den valda intervjutekniken är flexibel och underlättar möjligheten för att intervjun ska kunna röra sig i olika riktningar och således skapa en så bred förståelse som möjligt för vad som är viktigt och relevant. Den
semistrukturerade intervjun ökar kvaliteten och höjer värdet på intervjuerna eftersom det ger forskarna tillfälle att följa upp och klargöra meningen i de relevanta aspekterna av svaren.
Den kvalitativa insamlingen av empiri genomfördes med sex intervjuer med sex
representanter från olika byggföretag stationerade i Sydvästra Sverige. De flesta intervjuerna var fysiska och utfördes genom personliga möten på plats hos respektive företag. På grund av det rådande utbrottet av viruset Covid-19 valde några av respondenterna att boka om
intervjuerna till telefonmöten på grund av restriktioner från deras företagsledning och några ställde in dem helt. Valet att genomföra fysiska intervjuer togs eftersom det går i linje med den kvalitativa forskningsmetoden. Då kan forskarna påverka till en situation som präglas av öppenhet samt få en större möjlighet till att läsa av och tolka det respondenten förmedlar.
Utöver den verbala kommunikationen som en intervju består av får man som intervjuare när den sker ansikte mot ansikte även tillgång till en förkroppsligad kommunikation, vilket underlättar förmedlingen av information och upplevelser genom gester och kroppsliga tecken (Kvale & Brinkmann, 2014). Det ger också en ökad validitet, dels för att forskaren kan vara
22 uppmärksam på respondentens reaktioner och kroppsspråk men också eftersom det är enkelt att framföra osanning med bara talet, men desto svårare med kroppen.
För att inte missa viktig information och detaljer vid intervjuerna så spelas varje intervju in.
Inspelningen sker via författarnas mobiltelefoner och de sparas fram till att uppsatsen är klar och inlämnad. I starten av varje intervju fick respondenterna ge ett godkännande till
inspelning. Att spela in en intervju underlättar för författarna då man under hela processen kan gå tillbaka till det inspelade materialet för att lyssna och tolka informationen. Det
underlättar även med en inspelad intervju för en senare transkribering som är samma sak som intervjudata som skrivs ut (David & Sutton, 2016). Genom transkriberingen anammas ny kunskap inom området och det är även vanligt att ny information upptäcks som inte lagts märke till under själva intervjun. Under en intervju är det många intryck att ta in och det är lätt att missa delar av vad respondenten faktiskt säger. Därför är transkriberingen otroligt värdefull att spara och använda sig av löpande under analysdelen av uppsatsen.
3.5 DATAANALYS
Med utgångspunkt i vår egen förklaringsmodell (se figur 2.3) valdes en metod för kvalitativ dataanalys. Analysmetoden har framtagits av Huberman, Miles & Saldaña (2014) och utgår från det empiriska innehållet som samlats in. Metoden syftar till att först kategorisera respondenternas svar väldigt öppet, för att senare kunna dela in alla svar inom specifika kategorier och områden som matchar varandra, som utmärks som viktiga för just denna studie. Vid kvalitativa studier är denna metod användbar eftersom den är mycket flexibel och skapar utrymme för teman att skildras och identifieras (Huberman et al., 2014). Modellen underlättar sorteringen och genomgången av den insamlade informationen för att kunna identifiera liknande fraser, förhållanden, teman, mönster samt distinkta skillnader.
Transkriberingarna analyserades utefter de teman som presenteras i vår förklaringsmodell (se figur 2.3), eftersom det rör sig om stora mängder material delades svaren in och på så vis underlättades jämförelse mellan respondenternas svar. Därefter komprimerades datan på ett relevant sätt, vilket ledde till att vi kunde göra öppna tolkningar av svaren, dessa antaganden blev sedan våra raw order themes. När dessa fastställts kunde vi konstruera nya teman med utgångspunkt från de raw order themes som tagits fram under första steget, dessa blir då våra higher order themes. Dessa teman har vuxit fram under studiens gång, genom observationer och analyser har vi upptäckt att dessa är betydande faktorer. Slutligen är det våra higher order themes som ledde analysen vidare och möjliggjorde att uppnå syftet med uppsatsen. Genom att utgå från den metod Huberman et. al., (2014) presenterar tillsammans med vår egen analysmodell kunde vi koppla samman svar med teorier ur den teoretiska referensramen samtidigt som den insamlade empiriska datan bidrog till nya implikationer.
3.6 TROVÄRDIGHET
Inom forskningsvärlden är trovärdigheten viktig då studier bör granskas noga för att veta om de är tillförlitliga (David & Sutton, 2016). En studies trovärdighet mäts vanligtvis med hjälp av begreppen reliabilitet och validitet. Reliabilitet handlar om hur tillförlitlig en mätning är
