Word Grunder
Microsoft
INSPIRA
Del 1
1. Introduktion till Word 8
2. Hantera dokument 15
3. Redigera text 29
4. Format 52
8
1 INTRODUKTION TILL WORD
Microsoft Word är ett ordbehandlingsprogram för dig som behöver framställa olika typer av dokument. Med hjälp av Word kan du skriva brev, promemorier, protokoll, tabeller, böcker med mera.
Eftersom programmet är skapat för att kunna tillgodose de mest skiftande behov inom ordbehandling finns det naturligtvis mängder av funktioner som just du kanske inte har så stor användning av, medan andra är desto mer intressanta. I denna bok får du praktiskt prova på att framställa olika typer av dokument, och du avgör sedan själv vad som känns viktigast att verkligen använda i fortsättning- en. Genom att arbeta med programmet kommer du också att lära dig att utnyttja dess olika möjligheter.
STARTA PROGRAMMET
Så här startar du program i Microsoft Windows:
Klicka på knappen Start (Start) i aktivitetsfältet.
Dra muspekaren till Alla program (All Programs) eller Program (Programs) beroende
på vilken Windows- version du har.
Peka på Microsoft Office och klicka på kommandot Micro- soft Office Word på menyn som visas.
AVSLUTA PROGRAMMET
För att avsluta Word kan du göra på något av följande sätt:
•
Klicka på knappen Stäng i högra hörnet på namnlisten för Word.•
Öppna Arkiv-menyn och välj Avsluta (File, Exit).•
Dubbelklicka på programikonen i vänstra hörnet på namnlisten för Word.•
Tryck på Alt+F4.Om du gjort några ändringar som du inte har sparat, visas en dialogruta med en fråga om du vill spara ändringarna i arbetsboken.
INTRODUKTION TILL WORD Starta programmet 8 Avsluta programmet 8 Programfönstret 9 Alternativknappar 10 Inställningar 11 Hjälpfunktionen 13
I det här kapitlet får du en introduktion till Word. Vi beskriver programfönstret, hur du gör inställningar och använder hjälpfunktionen.
Kommandot Word kan även finnas direkt på Start-menyn eller Program-menyn. Dess- utom kan det finnas en pro- gramikon på skrivbordet som du kan dubbelklicka på för att starta Word.
1 2
3 3
1
PROGRAMFÖNSTRET
När Word har startats visas programfönstret och ett tomt dokument.
Namnlist – visar programmets namn och/eller dokumentets namn.
Fönsterknappar – knapparna Minimera, Maximera/Återställ och Stäng används för att minska/förstora/stänga fönstret.
Menyrad – innehåller kommandon för det aktiva dokumentet.
Verktygsfält – innehåller knappar som utgör genvägar till vissa kommandon. För att visa eller dölja de verktygsfält du använder högerklickar du på ett verktygsfält och väljer önskat verktygsfält på snabbmenyn som visas.
Linjal – med hjälp av linjalen kan du få en uppfattning om var på ett papper din text kommer att hamna. Du kan använda linjalen för att ställa in marginaler och annat som påverkar hur ditt dokument kommer att se ut.
Dokumentyta – större delen av programfönstret utnyttjas för dokumentet.
Namnlist
Dokumentyta Linjal
Verktygsfält Menyrad Fönsterknappar
Statusfält
Insättningspunkt
Åtgärdsfönster
Bläddringsknappar Rullningslister
Peka på en knapp för att visa namnet i en liten ruta.
1
10 Åtgärdsfönster – hjälpfönster från vilket du enklare kan utföra vanliga uppgifter i Word. Stäng åtgärdsfönstret genom att klicka på knappen Stäng högst upp till höger i fönstret. För att visa det igen öppnar du Visa-menyn och väljer Åtgärdsfönster (View, Task Pane) eller trycker Ctrl+F1.
Vill du ändra storlek på åtgärds- fönstret drar du i dess kant.
Rullningslister – används för att flytta inom dokumentet.
Bläddringsknappar – används för att bläddra mellan till exempel sidor.
Statusfält – visar bland annat vilken sida respektive vilket avsnitt av dokumentet som är aktivt, det totala antalet sidor i dokumentet, samt olika inställningar.
Insättningspunkten
Överst till vänster i dokumentet blinkar ett litet streck. Det är insättningspunkten och det är här texten kommer att hamna när du börjar skriva. När du redigerar texten är det viktigt att du kontrollerar var insättningspunkten finns, eftersom det är där som texten kommer att infogas eller tas bort.
ALTERNATIVKNAPPAR
Beroende på vad du gör i programmet kan olika knappar visas i dokumentet.
Tack vare dessa knappar kan du påverka åtgärden utan att behöva öppna någon meny eller klicka på någon knapp i verktygsfältet.
Inklistringsalternativ
Knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) ger dig hjälp när du klistrar in något i doku- mentet. Knappen visas intill den inklistrade informationen.
Klicka på knappen Inklistringsalternativ, för att visa en meny med olika alternativ för hur inklist-
ringen ska ske. Vilka alternativ som visas varierar, beroende på vad du har klistrat in.
Word 2000
Åtgärdsfönster finns inte i Word 2000, de kom först i Word 2002 och var då en av de stora nyheterna.
Word 2002
I Word 2002 visas åtgärds- fönstret Nytt dokument när du startar programmet.
Stäng åtgärdsfönstret Klicka på pilen för att öppna menyn där du väljer vilket åtgärds- fönster som ska visas
Word 2000
Alternativknappar finns inte i Word 2000.
1
Alternativ för autokorrigering
Programmet kontrollerar hela tiden vad du skriver. Påbörjar du till exempel en ny mening utan inledande versal bokstav ändrar Word automatiskt första bokstaven till versal. Vissa ord som du stavar fel rättas automatiskt och om du skriver en webbadress görs den automatiskt om till en hyperlänk.
När du pekar på texten visas en linje under den till skillnad från knappen Inklistringsalternativ. Om du pekar på linjen visas knappen Alternativ för auto- korrigering (AutoCorrect Options). Du kan klicka på knappen för att visa de olika alternativen som finns för autokorrigeringsfunktionen.
INSTÄLLNINGAR
Personligt anpassade menyer och verktygsfält
I Microsoft Office arbetar du som standard med personligt anpassade menyer. På dessa menyer visas bara de kommandon som du använder oftast, men du kan även visa de fullständiga menyerna på ett enkelt sätt. För att visa de fullständiga menyerna gör du så här:
•
Klicka först på önskad meny, vänta därefter några sekunder. Efter denna för- dröjning utvidgas menyn så att den fullständiga menyn visas.•
Dubbelklicka på önskad meny så visas den fullständiga menyn.•
Klicka på de dubbelriktade pilarna längst ner på menyn så att den fullständiga menyn visas.Verktygsfälten i Microsoft Office är också personligt anpassade. Som standard delar verktygsfälten Standard och Formatering på en rad högst upp i program- fönstret. I det anpassade verktygsfältet visas bara de knappar som du använder mest.
Till höger i verktygsfältet finns knappen Alternativ för verktygsfält. Om du klickar på den visas en palett med de knappar som för tillfället inte får plats i de anpassade verktygsfälten. Klickar du på en sådan knapp kommer den att flyttas in i det anpassade verktygsfältet och någon annan knapp kommer att flyttas ner till paletten.
Du kan själv välja om du vill arbeta med de personligt anpassade menyerna, eller om du vill att de fullständiga menyerna alltid visas.
1
12 Ändra inställningar
Om du vill arbeta med fullständiga menyer och verktygsfält, gör du följande inställning:
Öppna Verktyg-menyn och välj Anpassa (Tools, Customize).
Välj fliken Alternativ (Options).
Under Personligt anpassade menyer och verktygsfält (Personalized Menus and Toolbars) markerar du Visa verktygsfälten Standard och Formatering på två rader och Visa alltid fullständiga menyer (Show Standard and Formatting toolbars on two rows, Always show full menus).
Klicka på Stäng (Close).
Dialogrutan Alternativ
När du vill ändra och anpassa inställningar som ska gälla för ditt arbetssätt i alla dokument, öppnar du Verktyg-menyn och väljer Alternativ (Tools, Options).
Då visas ett antal olika flikar som du väljer mellan genom att klicka på dem.
På fliken Allmänt (General) kan du bland annat bestämma hur många filnamn (max nio) som ska visas längst ner på Arkiv-menyn (File) och i åtgärdsfönstret.
På fliken Visning (View) kan du till exempel markera att tecknen för mellanslag och nytt stycke ska visas. Du kan även välja att dölja rullningslisterna och statusfältet.
På fliken Användarinformation (User Information) skriver du ditt namn, dina initialer och din adress. Dessa uppgifter används automatiskt vid olika tillfällen, ditt namn infogas som författare till de dokument du skapar.
På fliken Sökvägar (File Locations) anger du vilka mappar som ska vara standard för olika filtyper. Markera Doku- ment (Documents) och klicka på Ändra (Modify), markera önskad mapp och klicka på OK för att bestämma var dina dokument som du öppnar finns och var dina dokument ska sparas som standard.
I detta läromedel har vi valt en inställning som visar de full- ständiga menyerna. Vi har också valt att visa samtliga verktygsknappar, placerade i två verktygsfält.
Word 2000/2002 Dialogrutan Anpassa ser lite annorlunda ut i Word 2000 och 2002.
1 2 3
4
2
3
Word 2000
Dialogrutan har färre flikar och alternativ i Word 2000.
1
HJÄLPFUNKTIONEN
I Word finns en inbyggd hjälpfunktion som visas i ett åtgärdsfönster. Vad du än jobbar med kan du få hjälp från programmet. Du kan både ställa en fråga, söka efter ett speciellt ord eller bläddra i en innehållsförteckning för att hitta önskad information.
För att visa åtgärdsfönstret Hjälp (Help) kan du göra på olika sätt:
•
Klicka på knappen Hjälp om Microsoft Word i verktygsfältet.•
Öppna Hjälp-menyn och välj Hjälp om Microsoft Word (Help, Microsoft Word Help).•
Tryck på F1.•
Öppna menyn i åtgärdsfönstret och välj Hjälp (Help).Om du har en Internet-anslutning kan du klicka på någon av länkarna under Microsoft Office Online för att hämta information från den webbplatsen. På webbplatsen hittar du en mängd artiklar, tips, ClipArt, mallar med mera.
Har du en Internet-anslutning söker hjälpfunktionen som standard på webb- platsen Microsoft Office Online. Om du däremot inte har någon anslutning söker programmet bara efter information i hjälpfilerna på din dator. Längst ner i åtgärdsfönstret kan du klicka på Inställningar för onlineinnehåll (Online Content Settings) för att ange om du vill söka på Microsoft Office Online eller i Offline- hjälpen.
För att använda innehållsförteckningen i åtgärdsfönstret gör du så här:
Klicka på Innehållsförteckning (Table of Contents).
Klicka på den rubrik som överensstämmer med det du vill ha mer informa- tion om, fortsätt på samma sätt tills önskat hjälpavsnitt visas i ett eget fönster.
För att söka efter hjälp via åtgärdsfönstret gör du så här:
Skriv vad du söker efter i rutan Sök efter (Search for).
Klicka på knappen Starta sökning till höger om rutan.
Klicka på önskat hjälpavsnitt.
Word 2000/2002 I tidigare Word-versioner är Office-assistenten aktiverad som standard. Hjälpfunktionen visas i ett hjälpfönster och söker bara efter information på datorn.
I hjälpfönstret finns tre flikar som du använder för att visa en innehållsförteckning eller söka efter information. Om flikarna inte visas klickar du på knappen Visa i dialogrutans verktygsfält.
1 2
1 2 2 3
1
14
Office-assistenten
I Word kan du få hjälp av Office-assistenten. Den ser vad du gör och erbjuder sig då och då att hjälpa dig med din aktuella uppgift. Klickar du på den kan du ställa en fråga och få svar.
Vill du använda assistenten öppnar du Hjälp-menyn och väljer Visa Office-assistenten (Help, Show the Office Assistant). Klicka på Office-assistenten, skriv din fråga i textrutan och klicka på Sök (Search).
Sökresultatet visas i åtgärdsfönstret och du fortsätter på samma sätt som beskrivits ovan.
Ställ en fråga
För att få hjälp med något kan du även klicka i rutan Ställ en fråga (Type a question for help) som finns längst till höger på menyraden. Skriv din fråga i rutan och tryck på Enter.
Sökresultatet visas i åtgärdsfönstret och du fortsätter på samma sätt som beskrivits ovan.
Du kan även söka efter hjälp via åtgärdsfönstret Komma igång (Getting started) och rutan Sök efter (Search for).
I bilden till vänster visas innehålls- förteckningen.
I de två bilderna till höger ser du skillnaden på att söka på Micro- soft Office Online och i Offline- hjälpen.
Word 2000/2002
Office-assistenten är aktiverad som standard. När du har skrivit en fråga visar den några alternativ. Klicka på önskat alternativ så visas informationen i hjälpfönstret.
Word 2000
Rutan Ställ en fråga saknas i Word 2000.
I detta kapitel har du lärt dig:
