KFN protokoll 2021-06-10

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum

2021-06-10

Plats och tid: Trosa kommunhus kl. 18.00-19.10

Beslutande ledamöter: Lena Isoz ordförande (M)*

Göran Hammarlund 1:e vice ordförande (L) Lennart Tällö 2:e vice ordförande (S) Zeth Nyström (M)

Helene Carlind (C) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD) Ej tjänstgörande ersättare:

Övriga närvarande:

Ulf Struwe (M)

Stina von der Esch (KD) Mehie Lala (S)

Kerstin Tibbling, produktionschef

Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare*

* Närvarande på plats i kommunhuset.

Plats och tid för justering:

Övriga närvarande på distans genom ”Teams”

Kommunhuset 2021-06-14

Underskrifter: Paragrafer

§ 37-45 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz (M) ordförande

Lennart Tällö (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 37-45

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2021-06-10 2021-06-15 2021-07-07

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Nadja Furuberget Skog

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(11)

Kultur- och fritidsnämnden 2021-06-10

Innehållsförteckning

§ 37 Godkännande av dagordningen

§ 38 Information om upphandling tjänstekoncessioner

§ 39 Ekonomisk kompensation tjänstekoncession Safiren KFN 2021/63

§ 40 Åtgärder med anledning av Covid-19 KFN 2021/64

§ 41 Revidering informationshanteringsplan KFN 2021/61

§ 42 Revidering delegeringsordning KFN 2021/62

§ 43 Kontoret informerar

§ 44 Delegationsbeslut KFN 2021/1

§ 45 Övriga anmälningsärenden KFN 2021/2

(3)

§ 37

Godkännande av dagordningen

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

2. Sammanträdet är stängt i enlighet med Överenskommelse om sammanträdes- ordning för att minimera risker och spridning av coronaviruset covid-19.

(4)

§ 38

Information upphandling tjänstekoncessioner

___________

Produktionschef Kerstin Tibbling informerar nämnden om upphandling av Trosa camping och havsbad och Safiren.

Tidsplan

 Planerad annonsering:

- Trosa camping augusti 2021 - Safiren senast nov-dec 2021

 Driftstart

- Trosa camping april 2022 - Safiren augusti 2022 Dialogmöten

 Har genomförts med intresserade entreprenörer

 Aktörer som visat intresse är sinsemellan väldigt olika vad gäller erfarenhet, nuvarande verksamhet och idéer om utförandet.

 Intressenterna har signalerat att det är viktigt med en klar vision från kommunens sida

(5)

§ 39 KFN 2021/63

Ekonomisk kompensation tjänstekoncession Safiren

Beslut

1. Bad och Fritid Vagnhärad AB medges hyresfrihet under perioden november 2020 till och med maj 2021.

2. Hyresbeloppet för denna period uppgår enligt avtal till 124 985 kronor och ska krediteras entreprenören.

___________

Ärendet

Från och med den 5 november 2020 och till dags dato har badhuset Safiren i Vagnhärad varit föremål för besöksrestriktioner i varierande grad. Kultur- och fritidsnämndens beslut om att uppmana allmänheten att avstå från besök, om att stänga Safiren för besök och om att öppna igen men med begränsat antal

besökare, har sin grund i de restriktioner som utfärdats av Folkhälsomyndigheten, Region Sörmland och regeringen fr.o.m. november 2020. Under perioden november 2020 - februari 2021 har det i dialog med entreprenören framkommit att

omsättningen minskat med i genomsnitt 80 % jämfört med föregående år. Det är rimligt att anta att besökarantalet hade minskat under denna period även utan nämndbeslut om stängning, men möjligen inte i samma utsträckning. För att kompensera för den ekonomiska skada som företaget Bad & Fritid Vagnhärad AB har lidit på grund av de minskade besöken under covid 19-pandemin föreslås hyresfrihet motsvarande hyresbeloppen för perioden november 2020 t.o.m. maj 2021.

Trots att driftsformen tjänstekoncession kännetecknas av att driftsentreprenören förväntas ta en viss ekonomisk risk, och att detta även regleras i

verksamhetsavtalet, anser kontoret att det är motiverat med hyresfrihet. Orsaken till det är dels att nämnden har fattat beslut som påverkat entreprenörens

möjlighet att bedriva verksamhet, och dels att det är rimligt att jämföra

entreprenörens situation med de föreningar som under pandemin inte debiterats hyra för lokaler som hyrs via avtal med Trosa kommun.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2021-05-31

Kopia till

Bad & Fritid Vagnhärad AB

(6)

§ 40 KFN 2021/64

Åtgärder med anledning av covid-19

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden förlänger följande beslut till och med 31 oktober 2021:

a) Inga hyror tas ut för föreningar som hyr lokal/anläggning av Trosa kommun via avtal.

b) Slopade övertidsavgifter för bibliotekslån.

c) Slopade avgifter för utskrifter, kopiering och skanning på biblio- teket.

2. Kultur- och fritidsnämnden ger i uppdrag åt kontoret att, under perioden juni t.o.m. december 2021, anpassa regler för uthyrning av offentliga lokaler till regeringens plan för avvecklande av restriktioner.

___________

Ärendet

Regeringen har presenterat en plan i fem steg för att avveckla restriktioner som tagits fram med anledning av covid 19-pandemin. Lättnaderna innebär bland annat en mer träffsäker anpassning av antal deltagare i såväl publika som privata

sammankomster, förlängda öppettider för serveringar och avveckling av

distansundervisning. Under perioden juni t.o.m. september 2021 beräknas de första fyra stegen kunna genomföras.

För verksamheterna under kultur- och fritidsnämnden handlar det främst om att gradvis tillåta fler deltagare i sammankomster för kultur-, idrotts- och privata ändamål. Kontoret föreslås därför få i uppdrag att under de kommande månaderna följa regeringsbesluten och rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten och att anpassa villkoren för uthyrning av offentliga lokaler till de nationella riktlinjerna.

Vad gäller de sedan tidigare beslutade stödåtgärderna i form av slopade avgifter för övertidslån, kopiering, skanning och utskrifter på bibliotek, samt nolltaxa för

föreningar som hyr lokal eller anläggning av Trosa kommun via avtal, föreslås en förlängning t.o.m. den 31 oktober 2021.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2021-06-01

(7)

§ 41 KFN 2021/61

Revidering av informationshanteringsplan

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden antar revidering av Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden.

___________

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring.

I tidigare version av informationshanteringsplanerna har det funnits med ett avsnitt om information som är av tillfällig betydelse. Det avsnittet utgår nu och istället hänvisas det till Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse, antagen av kommunstyrelsen. För att få en enhetlig hantering inom Trosa kommun föreslås samtliga nämnder tillämpa gallringsplanen. Genom att i nämndernas informationshanteringsplaner hänvisa till gallringsplanen antagen av

kommunstyrelsen behöver inte varje nämnd skapa sin egen gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse.

I övrigt föreslås att begreppet arkivredogörare ersätts med det mer tydliga arkivombud.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling och ingenjör och kontaktperson för informationshantering KFTS Peder Loqvist, 2021-05-17 – Förslag till revidering av Informationshanteringsplan för kultur- och

fritidsnämnden (endast den del av planen som berörs av föreslagen revidering) – Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse

Kopia till

Författningssamlingen

(8)

§ 42 KFN 2021/62

Revidering av delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden antar förslag till reviderad delegeringsordning för kultur och fritidsnämnden.

___________

Ärendet

I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner kultur- och

fritidsnämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När beslutanderätten är vidaredelegerad till annan tjänsteperson är det för att det är på den nivå beslutet är lämpligt att tas.

För att tydliggöra kultur- och fritidsnämndens arkivorganisation och säkra att arkivhanteringen sker enligt antagna regler föreslås följande delegation införas:

Fastställa arkivorganisation Produktionschef

Den lokala arkivmyndigheten (kommunstyrelsen) kommer ta fram en beslutsmall för detta beslut. När beslutet är fattat ska det återrapporteras till nämnden enligt rutin för återrapportering av delegationsbeslut.

Den lokala arkivmyndigheten har ersatt begreppet arkivredogörare med det mer tydliga arkivombud. Båda begreppen är vedertagna och har samma betydelse. För att använda samma begrepp inom Trosa kommun föreslås följande ändring införas:

1.6 Utse arkivredogörare arkivombud

Produktionschef Enhetschef

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling och nämndsekreterare Emma Svedin, 2021-05-11

– Förslag till reviderad delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden

Kopia till

Författningssamlingen

(9)

§ 43

Kontoret informerar

 Relativt bra läge utifrån covid-19, inga sjuka inom verksamheten och låg frånvaro. Verksamheterna har öppnat upp med anpassningar efter rådande restriktioner.



 Lokaler öppnas upp för uthyrning för evenemang från 1 juni med särskilda regler.

 Kommunens arbetssätt, där alla som kan ska jobba hemifrån, olika enheter ska inte träffas och digitala möten ska väljas framför fysiska när det är möjligt, förlängs tom sista augusti.

 Satsningar på aktiviteter för barn och unga under sommaren där fältare, skola och fritidsgård jobbar tillsammans.

 Kulturskolan anordnar kurser under sommaren.

 Föreningsbidrag har gått att söka för föreningar för att kunna erbjuda kostnadsfria aktiviteter under sommaren. Fyra föreningar kommer att arrangera följande aktiviteter:

1. Prova på-ridskola och stallpyssel hos Trosa Ridsällskap 2. Cirkusskola med Trosa Frisksportklubb

3. Teater-work shop med Trosa Riksteaterförening

4. Lära sig hur en föreställning blir till, Tureholms slottsteaters förening

 Föreställningen Mot tyrannen stån opp ska spelas i Trosa stads och Trosa lands kyrka under sommaren. Bra samverkan med Trosa församling!

 Ser över rutiner kring rondering av badplatser för att vara väl förberedda på många besökare under sommaren.

 Arbetsgruppen som jobbar med resultaten av Enkät Liv och hälsa ung kommer informera nämnden om arbetet ytterligare efter sommaren.

Nämnden har fått extra medel för insatser utifrån resultat från enkäten.

(10)

§ 44 KFN 2021/1

Delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut:

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr Punkt i

del.

ordning

Ärende och beslut Datum för

beslut Delegat, titel 4.3 Beslut om Verksamhetsbidrag

Kultur till Art See Ocean Gallery, 40 000 kr

2021-04-23 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om Ledarutbildningsbidrag

till Trosa Edanö IBK, 2 400 kr 2021-04-27 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om Driftbidrag Kultur till

Art See Ocean Gallery, 40 000 kr 2021-04-27 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om Driftbidrag till Trosa-

Vagnhärads Tennisklubb, 97 445 kr

föreningschef 4.3 Beslut om Aktivitetsbidrag Idrott

till Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, 66 084 kr

föreningschef 4.3 Beslut om Aktivitetsbidrag

Pensionär till SPF Seniorerna, 28 637 kr

föreningschef 4.3 Beslut om Driftbidrag Idrott till

Trosabygdens Simsällskap, 56 106 kr

till Trosabygdens Simsällskap, 36 102 kr

Västerljungs IF, 36 724 kr 2021-05-05 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

till Trosa Badmintonklubb, 20 290 kr

föreningschef 4.3 Beslut om Verksamhetsbidrag

Kultur till Västerljungs hembygdsförening, 18 400 kr

Trosa Alpina Klubb, 10 262 kr 2021-05-26 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 1.1 Ordförandebeslut med anledning

av covid -19 2021-05-31 Lena Isoz (M)

ordförande i Kultur- och fritidsnämnden

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog 2021-06-03

(11)

§ 45 KFN 2021/2

Övriga anmälningsärenden

Inga anmälningsärenden finns att rapportera.