VON Kallelse 2020-03-11

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-520 22

emma.svedin@trosa.se

Kallelse Datum 2020-03-05

Tid: Onsdagen den 11 mars 2020, kl. 13.30 Plats: Häradsgården samlingssalen

Gruppmöte: Gruppmöte alliansen kl. 12.30 Gruppmöte S, V kl. 12.30

Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordning

2. Bokslut 2019 för vård- och omsorgsnämnden VON 2020/16

3. Kvalitetsberättelse 2019 VON 2020/15

4. Patientsäkerhetsberättelse 2019 VON 2020/14

5. Redovisning av utförd internkontroll 2019 för vård- och omsorgsnämnden

VON 2020/12

6. Internkontrollplan 2020 för vård- och omsorgsnämnden VON 2020/17

7. Ökad habiliteringsersättning VON 2020/10

8. Boendeplan 2019-2023 VON 2020/18

9. Revidering av delegeringsordning för vård- och omsorgsnämnden VON 2020/11 10. Tillsyn - Efterlevnad av dataskyddsförordningen VON 2020/19 11. Information lex Sarah

12. Information om Handlingsplan våld i nära relation 13. Medborgarundersökningen 2019 (Inga handlingar) 14. Demografisk utveckling (Inga handlingar)

15. Nyckeltal (Inga handlingar)

16. Vård- och omsorgschef informerar (Inga handlingar)

17. Anmälan av delegationsbeslut VON 2020/1

18. Anmälningsärenden VON 2020/2

Helena Koch Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Vård- och omsorgskontoret Fredrik Yllman

Produktionschef 0156-521 15

fredrik.yllman@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-02-26 Diarienummer VON 2020/16

Bokslut 2019 för Vård- och omsorgsnämnden

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2019.

Ärendet

Vård- och omsorgsnämnden redovisar ett positivt resultat på 1 517 tkr vid årets slut. Resultatet inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert.

Äldreomsorgen redovisar totalt sett ett underskott på 12 tkr medan hemtjänsten totalt gör ett underskott på 499 tkr.

Funktionshinderområdet redovisar ett sammantaget överskott på 2 257 tkr.

Hemtjänst yngre (under 65 år) samt köp av boendeplatser enligt LSS för barn backar 898 tkr respektive 653 tkr. I övrigt gjorde de flesta enheterna på området överskott vilket är förklaringen till överskottet totalt sett.

Hälso- och sjukvårdsenheten (inklusive tekniska hjälpmedel) lämnar ett negativt resultat på 332 tkr, varav 325 tkr hör till tekniska hjälpmedel.

Enligt bilaga presenteras Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsberättelse.

Fredrik Yllman Peter Hellmark

Produktionschef Ekonom

Bilagor

1. Verksamhetsberättelse 2019 för vård- och omsorgsnämnden 2. Måluppfyllelse 2019

(4)

Vård- och omsorgsnämnden

Ordförande: Helena Koch (M) Produktionschef: Fredrik Yllman

Totalt, tkr 2019 2018 2017

Budget, netto 207 219 192 920 180 578 Utfall, netto 205 702 193 525 183 114

Avvikelse 1 517 -605 -2 536

Antal årsarbetare 234 227 214

Antal kvinnor 243 241 232

Antal män 23 25 23

Frisknärvaro*, % 63 63 65

*Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år.

VERKSAMHETSOMRÅDE

• Hälso- och sjukvård

• Äldreomsorg

• Insatser för personer med funktionsnedsättning

• Färdtjänst/Riksfärdtjänst

ÅRETS RESULTAT

Vård- och omsorgsnämnden redovisar totalt sett ett överskott på 1 517 tkr för

verksamhetsåret 2019. Resultatet inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert.

Äldreomsorgen totalt redovisar ett marginellt underskott om 12 tkr där resultatenheterna SÄBO visar ett överskott om 1 435 tkr (inkl.

resultatöverföring från tidigare år).

Hemtjänsten totalt backar 499 tkr och

resultatenheterna hemtjänst stänger året på -1 921 tkr.

Funktionshinderområdet redovisar sammantaget ett överskott på 2 257 tkr.

Framförallt är det boendestöd enligt SoL samt personlig assistans utan SFB-beslut som redovisar lägre kostnader än budgeterat.

Hemtjänst yngre (under 65 år) samt köp av boendeplatser för barn enligt LSS backar 898 tkr respektive 653 tkr. I övrigt gjorde de flesta enheterna på området mindre överskott.

Hälso- och sjukvård (inkl. tekniska hjälpmedel) redovisar ett negativt resultat på 332 tkr.

Hälso- och sjukvårdsenheten stänger året på -7 tkr efter ersättning från nämndens buffert med 1 500 tkr i samband med delåret.

Tekniska hjälpmedel redovisar ett underskott på 325 tkr men har 2019 inte kompenserats från nämndens buffert vilket man gjorde 2018.

Myndigheten redovisar ett positivt resultat om 231 tkr. Färdtjänsten (som hanteras av myndigheten) backar 489 tkr efter

kompensation med 1 100 tkr från nämndens buffert i delåret.

MÅLUPPFYLLELSE

Enligt kommunfullmäktiges mål ska äldre- omsorgen tillhöra de 25 % bästa i landet vad gäller nöjdhet samt att kommunens kostnader ska vara i nivå med standardkostnaderna för kärnverksamheterna. Standardkostnaderna avser år 2018 och där ligger kostnaderna över standardkostnaden inom både äldreomsorg och verksamheter för personer med funktions- nedsättningar. Nöjdheten med särskilt boende ligger bland de 25% bästa i riket, däremot uppnår inte hemtjänsten det målet. Nämndens mål avser i stora drag kvalitetsmål, personal- mål samt miljömål. I stort ligger resultaten på samma nivå som 2018 frånsett en förbättring inom personalområdet (se bilaga).

VÄSENTLIGA

PERSONALFÖRHÅLLANDEN

Heltidsresan, som innebär att heltid ska bli norm inom vård- och omsorgskontoret år 2021, har inneburit att antalet årsarbetare har stigit då fler personer ökat sin

sysselsättningsgrad medan det totala antalet personer anställda ligger kvar på samma nivå som föregående år. Inom äldreomsorgen har antalet medarbetare ökat beroende på att en ny korttidsavdelning startade på Häradsgården i november 2018.

Frisknärvaron ligger kvar på oförändrad nivå.

För att möjliggöra en minskning har ”träna som arbetsuppgift” succesivt införts under

(5)

hösten 2019 med syfte att öka frisknärvaro, hälsa och arbetsglädje i arbetsgrupperna.

Det råder fortsatt en brist på medarbetare med formell kompetens, främst bland

undersköterskor och fysioterapeuter. Vård- och omsorgskontoret erbjuder under hösten 2019 och under början av nästa år 37 stycken medarbetare som saknar formell kompetens distansutbildning till undersköterska.

Under året har en mängd utbildningar genomförts, exempelvis har i princip all personal gått en 2-dagarsutbildning i lyft- och förflyttningsteknik. En stor utbildningssatsning gällande individens behov i centrum (IBIC) har skett under hösten där all personal fått en utbildning under två dagar. I övrigt har baspersonal från vård- och omsorgskontoret deltagit i demensdagarna och haft utbildning i munvård, att förebygga trycksår, hygien, hjärt- och lungräddning med mera. För att öka kompetensen och minska utbildningskostnaden har medarbetare gått instruktörsutbildningar inom hjärt- och lungräddning samt lyft- och förflyttningsteknik för att möjliggöra internutbildningar.

Personal inom kontoret läser också

”Specialistutbildning inom Demens” på

yrkeshögskolan. Detta kan eventuellt innebära ny personalkategori,

”specialistundersköterska”, framöver.

Det pågår ett fortsatt arbete gällande arbetsmiljö på respektive enhet med

utgångspunkt i arbetsmiljöverkets inspektion hösten 2017.

HME-enkäten (hållbart

medarbetarengagemang) visade goda resultat för vård- och omsorgskontoret. I relation till andra kommuner har äldreomsorgen mycket goda resultat och funktionshinderomsorgen ligger något under övriga kommuners resultat.

HÄNDELSER AV VÄSENTLIG BETYDELSE

Vård- och omsorgskontoret öppnade i november 2018 en ny avdelning för

korttidsboende. Den nya avdelningen har en tydlig rehabiliterande inriktning med

bemanning av undersköterskor och vårdbiträden men med stor närvaro av

arbetsterapeuter och fysioterapeuter. Detta för att kunna rehabilitera brukarna för hemgång till det egna hemmet. Under 2019 har verksamheten arbetat på att säkra arbetssättet på korttidsavdelningen med lyckat resultat.

I april delades hälso- och sjukvårdsenheten in i två enheter, sjuksköterskeenheten och rehabiliteringsenheten. Indelningen är på prov under cirka ett år. Under den tiden kommer en utvärdering ske för att se om organisationsförändringen ska bli

permanent.

Verksamheten startade tidigt planerandet av sommarperioden och resultatet var en semesterperiod med god bemanning och bibehållen hög kvalitet för brukarna inom kontorets alla delar. En del av arbetet gick ut på att se vilka arbetsuppgifter som kan utföras av andra personalkategorier, resultatet blev fler undersköterskor till sjuksköterskeenheten samt

habiliteringsassistenter till

rehabiliteringsenheten. Det lyckade arbetssättet tas med till nästa sommar.

Sjuksköterskeenheten och

rehabiliteringsenheten har återupptagit samarbetet med specialistsjukvård i hemmet (SSIH) i regionens regi. Enheterna har även startat upp ett arbete med

förändrad dokumentation då Socialstyrelsen ställer nya krav på statistikinlämning av vårdåtgärder.

De särskilda boendena arbetar kontinuerligt med aktiviteter för de boende. Under året har det anordnats exempelvis allsång, musikunderhållning, pubkväll och tipspromenader. Elever från Kulturskolan har vid flera tillfällen spelat på boendena.

Det har även ordnats större aktiviteter som påskfirande, sommarfest, cruising, utflykter med mera.

Myndighetsenheten har infört en ärende- tavla där samtliga pågående insatser och dess status för uppföljning är synlig för att få gemensam överblick och ansvar över uppföljningar samt säkerställa att

uppföljningar görs kontinuerligt. Det finns även en ärendetavla för besluten som ej är

(6)

verkställda för att gemensamt följa processen kring verkställighet av nya ärenden.

Det rehabiliterande och förebyggande arbetssättet ska även användas i ordinärt boende. Arbetssättet förutsätter ett nära och tätt samarbete mellan hälso- och sjukvårdspersonal, biståndshandläggare och hemtjänstpersonal. Förutom förhöjd kvalitet för individen är målsättningen med

arbetssättet också att omsorgsbehovet hos invånarna i Trosa Kommun långsiktigt kan hanteras inom tillgängliga ekonomiska ramar.

Under året infördes nya digitala lösningar inom kontoret, bland annat mobil

dokumentation för omvårdnadspersonal. Ett projekt kring nyckelfri hemtjänst slutfördes under 2019 och det monterades cirka 300 stycken digitala lås innan årsskiftet. För verksamheten innebär det bland annat tidsbesparing genom minskad

nyckelhantering, mer rättssäker

tidsrapportering samt en ökad trygghet för brukare då personalen snabbare kan vara på plats vid ett larm. De särskilda boendena testar en lösning för daglig planering av arbetet via ett elektroniskt

planeringsverktyg.

Trosagården har beställt ett nytt och moderniserat larmsystem som kommer att monteras under våren 2020.

Inom verksamheten för personer med funktionsnedsättning har det införts ett kompiskort. Det är en möjlighet för personer att ta med sig en valfri kompis till aktiviteter som extra stöd och sällskap, hos de föreningar, organisationer med mera som är anslutna till Kompiskortet.

Hälso- och sjukvårdsinsatser för barn som är på korttidsboende har sedan starten av LSS varit problematiskt. Verksamheten har deltagit i projektet ”Egenvård och/eller Hälso- och sjukvårdsinsatser under vistelse i korttidsboende LSS – Barn och unga under 18 år”. Projektets syfte är att skapa en trygg, säker och jämlik vård för denna målgrupp och är en samverkan mellan Region Sörmland och länets kommuner.

Verksamheten för personer med funktionsnedsättning driver Fritidshuset som är en uppskattad verksamhet som har öppet varje vecka (utom en på sommaren) med många besökare.

Den 1 januari 2018 trädde lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård i kraft. Det innebär att kommunen har tre dagar på sig att ordna hemgång från sjukhuset när läkare bedömt att patienten är utskrivningsklar.

I samverkansöverenskommelsen med regionen sätts målet till kommunen att ligga under en dag i genomsnitt. Det blir dock i gengäld enbart en kostnad för kommunen om vi ligger över tre dagar i genomsnitt. Under året har tiden för hemtagning från sjukhus konstant legat under en dag.

Under 2017 togs det fram en partsgemensam handlingsplan för hur heltid ska bli norm inom vård och omsorg i Trosa kommun. Arbetet med omställning till heltidsanställningar startades under 2018 och kommer att pågå fram till 2021 då alla anställda kommer att ha erbjudits en heltidsanställning. Andelen heltidsanställda har ökat med 15 procentenheter sedan starten och fram till halvårsskiftet 2019.

FÖRVÄNTAD UTVECKLING

Regeringen har tillsatt en utredning kring fast omsorgskontakt i hemtjänsten som ska lämna sitt slutbetänkande i oktober 2020. Syftet med att införa en fast omsorgskontakt i

hemtjänsten är att öka delaktigheten och självbestämmandet för äldre personer som har hemtjänst samt att öka tryggheten både för de äldre och för deras anhöriga.

Både socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ses just nu över av regeringen. Det kommer att innebära förändringar för kontoret framöver. Bland annat har socialtjänstlagen öppnats upp för en förenklad handläggning och beslutsfattande av vissa ärenden samt

införande av en ny särskild boendeform för äldre. Utredningen kommer även att se över om det kommer att behövas en särskild äldrelag. LSS-utredningen lämnade sitt slutbetänkande till regeringen i januari 2019, det har resulterat i att andningshjälp och stöd vid måltider räknas som grundläggande behov vid personlig assistans. Det är ännu oklart vad

(7)

som händer med övriga förslag och regeringen har aviserat ytterligare utredning framåt.

Regeringen har också aviserat att de ska ta fram en nationell strategi för anhöriga.

Regeringen pekar där på anhöriga till äldre som på grund av sjukdom eller

funktionsnedsättning behöver olika former av stöd och omsorg.

Regeringen har inrättat en välfärdskommission bestående av staten, kommuner och regioner och fackföreningar. Välfärdskommissionens uppdrag går ut på att identifiera och analysera konkreta åtgärder för att stärka

kommunsektorns förmåga att tillhandahålla välfärdstjänster av god kvalitet i framtiden.

Regeringen har gjort en överenskommelse med Sveriges kommuner och regioner (SKR) med syfte att stödja digitalisering i

äldreomsorgen. Överenskommelsen omfattar 200 miljoner kronor under 2020.

Det pågår en utredning kringSamordnad utveckling för god och nära vård. Utredningen ska bland annat utreda och lämna förslag på hur samverkan mellan primärvården och den kommunala hälso- och sjukvården och

omsorgen kan underlättas och hur gränssnittet mellan dessa verksamheter bör se ut. Arbetet utgör ett viktigt steg i en strukturförändring av det svenska hälso- och sjukvårdssystemet, som innebär att primärvården blir den verkliga basen och första linjen i hälso- och sjukvården.

Utredningen lämnar sitt huvudbetänkande i mars 2020 och slutbetänkandet kommer under 2021.

Nya bestämmelser i kommunallagen har möjliggjort avtalssamverkan mellan

kommuner. I dagsläget finns inga planer på avtalssamverkan men vård- och

omsorgskontoret bevakar möjligheten i framtiden.

Antalet invånare i Trosa kommun fortsätter att öka. Utvecklingen innebär, de närmsta åren, ett ökat behov av framförallt hemtjänst och hemsjukvård samt dagverksamhet för

1 Revisionen rekommenderar i granskningen av årsredovisning 2017 att kommunen förstärker sin beskrivning av arbetet med intern kontroll.

personer med demenssjukdom. Vård- och omsorgsnämnden fattar årligen beslut kring en boendeplan som är en strategisk plan för boendeförsörjning och dagverksamhetsplatser de närmsta 10 åren.

Under 2018 beslutade vård- och

omsorgskontoret att införa individens behov i centrum (IBIC). Under 2019 pågick ett arbete med utbildning och utveckling av arbetssättet.

IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt i arbetet med vuxna personer oavsett ålder eller funktionsnedsättning. IBIC utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden i dagliga livet.

Med ett systematiskt arbetssätt beskrivs nuläge, mål och resultat med en strukturerad dokumentation.

VERKSAMHETSMÅTT

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2019 2018 2017

Demografi äldre / antal per åldersgrupp

65-79 år 2 694 2 627 2 570

80-89 år 567 524 478

90 - 107 110 111

INVESTERINGAR

Vård- och omsorgskontoret har haft en måttlig investeringstakt under året. Anledningen till det är att vårdsängar hyrs av

hjälpmedelscentralen istället för att köpas in.

De stora investeringsposterna under året är utemöbler till äldreboende, specialstol till daglig verksamhet samt inventarier till den nyöppnade korttidsavdelningen Novum såsom solfilm, luftkonditionering och spoldesinfektor.

INTERN KONTROLL¹

Vård- och omsorgsnämnden har på

sammanträdet den 13 mars 2019 godkänt en ny internkontrollplan. Den utgår från de riskfaktorer som vård- och omsorgskontorets ledningsgrupp kommit fram till. Internkontroll

(8)

för 2019 är genomförd och visar på vissa brister. Riskanalyser på nya brukare görs och där är en del att analysera risken för hot och våld, vid risker upprättas en särskild

handlingsplan. Granskningen av dokumentation enligt hälso- och

sjukvårdslagen (HSL) visar även 2019 att väsentlig information oftast finns men att det kan vara svårt att hitta äldre information då strukturen är bristfällig. En utbildning och anpassning av dokumentationssystemet kommer att genomföras. Granskningen av den sociala dokumentationen visar att det finns en skillnad i hur dokumentationen sker på olika enheter och att de flesta brukare har en genomförandeplan men att alla inte är aktuella. Då vård- och omsorgskontoret inför individens behov i centrum (IBIC) utbildas all personal i dokumentation. Granskningen visar också att kvalitetsledningssystemet behöver ses över och ny riktlinje kommer att fastställas under 2020. I stort sett all personal genomgår också webutbildning i nollvision för att

motverka tvångs- och skyddsåtgärder.

Alla chefer kontrollerar analyslistorna för att tillse att rätt löner betalas ut. Även bisysslor kontrolleras årligen och bedöms utifrån bisysslans art. När förändringar sker i verksamheten upprättas riskanalyser ur ett arbetsmiljöperspektiv, vid risker upprättas särskild handlingsplan. När riskanalyserna upprättas är utgångspunkten att

arbetstagarorganisationer och medarbetare ska vara delaktiga.

Registerförteckningen kommer att ses över under våren 2020 då nytt system för att handha denna införs. Tidigare kontroller visar dock att det inte finns några icke anmälda register inom kontoret. Det finns utsedd GDPR- ambassadör och incidentrapportering sker.

Delegeringsordningen ses över minst en gång varje år. SKLs skrift om mutor och jäv tas upp årligen på arbetsplatsträffar och finns även tillgänglig på personalens kontor på vissa arbetsplatser. De privata utförarna följs upp.

Alla företag som utför hemtjänst enligt lagen om valfrihet (LOV) samt upphandlad leverantör av personlig assistans följs upp årligen. En ny checklista för vad som ska kontrolleras har tagits fram för att säkerställa kvaliteten på uppföljningen samt att samtliga företag följs

upp på ett likvärdigt sätt. Kravåtgärder sker enligt policy när skäl för det föreligger.

(9)

Vård- och omsorgsnämndens mål

Mål Målprecisering Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar Nöjdhet / Valfrihet

1.

Brukarna ska vara sammantaget nöjda med äldreomsorgen i Trosa kommun

90% av brukarna ska vara mycket nöjda eller nöjda med äldreomsorgen

87%

Socialstyrelsen:

vad tycker de äldre om äldreomsorgen?

88% 2018

Nöjdhet/bli sedd och respekterad

2.

Brukaren känner sig bemött på ett bra sätt inom hemtjänst och särskilt boende.

95% ska uppleva att de blir bemötta på ett bra sätt av personalen inom hemtjänst och särskilt boende.

97%

Socialstyrelsen:

98% 2018

SJÄLVBESTÄMMANDE

3. Brukaren får möjlighet att välja utförare av hemtjänst

80% ska anse att det fått välja utförare av hemtjänst.

65%

Socialstyrelsen:

69% 2018

4.

Personalen tar hänsyn till brukarens åsikter och önskemål inom hemtjänst och särskilt boende.

90% ska uppleva att personalen visar hänsyn till åsikter och önskemål inom hemtjänst och på särskilt boende.

91%

Socialstyrelsen:

93% 2018

5.

Brukaren kan påverka vilka tider personalen kommer inom hemtjänst och särskilt boende.

75% ska känna att de kan påverka vilka tider

personalen kommer inom hemtjänst och särskilt boende.

68%

Socialstyrelsen:

68% 2018

TRYGGHET

Trygghet/personalkompetens

6. Brukaren ska känna att personalen utför sina arbetsuppgifter bra

90% ska uppleva att personalen inom hemtjänst utför sina arbetsuppgifter bra till mycket bra

86%

Socialstyrelsen:

89% 2018

7. Brukaren ska känna sig trygg i sitt hem med stöd av äldreomsorg

90% ska känna sig tygga till mycket trygga i sitt hem med stöd av äldreomsorgen

93%

Socialstyrelsen:

93% 2018

8. Brukaren ska känna förtroende för personalen

90% ska känna förtroende för personalen inom hemtjänst och särskilt boende

91%

Socialstyrelsen:

94% 2018

Trygghet/tillräckligt med tid

9. Brukaren ska uppleva att personalen har tillräckligt med tid att utföra arbetet

90% ska uppleva att personalen har tillräckligt med tid att utföra sitt arbete inom hemtjänst och särskilt boende

85%

Socialstyrelsen:

85% 2018

RÄTTSSÄKERHET

(10)

Rättssäkerhet/Second opinion

10. Brukaren ska veta var de kan vända sig avseende klagomål och synpunkter

Kunskapen om var brukaren kan vända sig för att framföra klagomål eller synpunkter ska öka

60%

Socialstyrelsen:

54% 2018

Rättssäkerhet/hjälp jag behöver

11. Det ska vara lätt att komma i kontakt med personalen inom äldreomsorgen

90% ska uppleva att det är lätt att komma i kontakt med personalen inom hemtjänsten och särskilt boende

82%

Socialstyrelsen:

86% 2018

12. Handläggarens beslut är anpassat till brukarens behov inom hemtjänsten.

80% ska uppleva att handläggarens beslut är helt anpassat efter brukarens behov.

69%

Socialstyrelsen:

80% 2018

KOSTNADSEFFEKTIVITET Vårdlogistik

13.

Verksameheterna inom VO ska vara kostnadeffektiva och inte avvika positivt från den beräknade

standardkostnaden

VO verksamheter ska följa

standardkostnaden

3,7% funk, 5,3% ÄO

(2018)

Standardkostnads avvikelse ÄO och FH, VKV

Högre kostnader än standardkostna den inom både LSS och äldreomsorg Mål och budget

14. HME-mått, mål och styrning

HME mätning för VO avseende styrning ska ligga på 85 % eller högre

87%

HME mätning genomförs 1 gång per år i Trosa kommun

83% 2018

MILJÖ Lokaler

15. Minska energiförbrukning Energiförbrukningen ska minska

806 Mwh

Energiförbrukning i KWh/år

Trosagården och Häradsgården

775 Mwh 2018

16. Minska vattenförbrukningen Vattenförbrukningen ska minska 10803 m³

Vattenförbrukning M3/år för

Trosagården och Häradsgården

8500 m³ 2018

Transporter

17.

Minska utsläppen från transporter och välja miljövänliga

transportalternativ

Utsläppen ska minska

Går ej att få fram tillförlitligt resultat

Antal körda mil/år/tankade liter bränsle

Osäkert värde 2018

18. Öka andelen miljömärkta produkter vid inköp

Andelen miljömärkta produkter ska minska

Går ej att få fram tillförlitligt resultat

Andelen miljömärkta förbrukningsvaror

% från upphandlad leverantör

90 % 2018

(11)

(12)

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

Verksamhetsutvecklare 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-02-25 Dnr

VON 2020/15

Kvalitetsberättelse 2019

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden godkänner Kvalitetsberättelse 2019.

Ärendet

Grunden för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten är ett välfungerade och systematiskt kvalitetsarbete. I detta arbete ingår att uppmärksamma och förebygga kvalitetsbrister och ta hand om synpunkter och klagomål i syfte att förbättra verksamheten för brukarna och minska risken för missförhållanden.

I Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem SOSFS 2011:9 anges att

kvalitetsarbetet ska dokumenteras och sammanställas i en årlig kvalitetsberättelse.

Kvalitetsberättelsen omfattar huvudsakligen socialtjänstlagens, SoL, och lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, område.

Det systematiska kvalitetsarbetet beskrivs i rapporten med åtgärder och

förbättringar utifrån verksamhetens egenkontroll, rapporterade avvikelser, inkomna synpunkter och klagomål samt inträffade missförhållanden enligt lex Sarah.

Ständiga förbättringar genom fortsatt arbete och förankring i fråga om synpunkts- och avvikelsehantering har utförts under året. Fokus under året har varit på medarbetarnas skyldighet att rapportera, vad och hur det ska dokumenteras.

Avvikelsehantering generellt behöver lyftas till enhetschef/chefsnivå för ett förbättrat analys- åtgärds- och uppföljningsarbete. 2019 års granskning av dokumentation och genomförandeplaner har föranlett att samtliga medarbetare inom vård och omsorg kommer att utbildas om de krav på social dokumentation som följer av lag samt varför vi dokumenterar. För att stötta detta

förbättringsarbete har ett återinförande av dokumentationsombud genomförts.

Dokumentationsombud är särskild utsedd personal, som finns som stöd till kollegor ute i verksamheterna och har så kallad spetskompetens gällande den sociala dokumentationen

Verksamhetsutvecklaren har till uppgift och har arbetat med verksamheternas fortsatta förbättringsarbete, i samarbete med enhetschefer, bl.a. genom deltagande på arbetsplatsträffarna och nätverk, samt genom utbildning, granskning och kontroll.

(13)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Vård- och omsorgskontoret 2020-02-25

Resultat från bland annat avvikelser, internkontroll, granskning och på annat sätt uppmärksammade händelser bör ligga till grund för vård- och omsorgsnämndens fortsatta förbättringsarbete 2020.

Fredrik Yllman Sejla Salkic

Produktionschef vård och omsorg Verksamhetsutvecklare

Bilagor

Kvalitetsberättelse 2019

(14)

Kvalitetsberättelse

2019

(15)

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

Verksamhetsutvecklare 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

Kvalitetsberättelse Datum

2020-02-25 Dnr

VON 2020/15

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

1. Bakgrund ... 3

2. Organisatoriskt ansvar och roller i kvalitetsarbetet ... 4

3. Egenkontroll ... 4

4. Nationell brukarundersökning ... 6

5. Avvikelser ... 8

6. Tillsyn ... 13

7. Kompetensutveckling och särskilda satsningar ... 14

5. Verksamhetsuppföljning ... 15

6. Prioriteringar 2020 ... 15

(16)

TROSA KOMMUN Kvalitetsberättelse Sida 2(15)

Sammanfattning

Kvalitetsberättelsen omfattar huvudsakligen socialtjänstlagens, SoL och lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, område. Kvaliteten inom hälso- och sjukvården redovisas i nämndens patientsäkerhetsberättelse för 2019.

Det systematiska kvalitetsarbetet beskrivs i rapporten med åtgärder och

förbättringar utifrån verksamhetens egenkontroll, rapporterade avvikelser, inkomna synpunkter och klagomål samt inträffade missförhållanden enligt lex Sarah.

Ständiga förbättringar genom fortsatt arbete och förankring i fråga om synpunkts- och avvikelsehantering har utförts under året. Fokus under året har varit på medarbetarnas skyldighet att rapportera, vad och hur det ska dokumenteras.

Avvikelsehantering generellt behöver lyftas till enhetschef/chefsnivå för ett förbättrat analys- åtgärds- och uppföljningsarbete. 2019 års granskning av dokumentation och genomförandeplaner har föranlett att samtliga medarbetare inom vård och omsorg kommer att utbildas om de krav på social dokumentation som följer av lag samt varför vi dokumenterar. För att stötta detta

förbättringsarbete har ett återinförande av dokumentationsombud genomförts.

Dokumentationsombud är särskild utsedd personal, som finns som stöd till kollegor ute i verksamheterna och har så kallad spetskompetens gällande den sociala dokumentationen

Verksamhetsutvecklaren har till uppgift och har arbetat med verksamheternas fortsatta förbättringsarbete, i samarbete med enhetschefer, bl.a. genom deltagande på arbetsplatsträffarna och nätverk, samt genom utbildning, granskning och

kontroll.

Resultat från bland annat avvikelser, internkontroll, granskning och på annat sätt uppmärksammade händelser bör ligga till grund för vård- och omsorgsnämndens fortsatta förbättringsarbete 2020.

(17)

1. Bakgrund

Socialtjänstlagen 3 kap § 3 säger: ”Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.”

Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade § 6 innehåller motsvarande bestämmelse. Kravet på god kvalitet gäller både enskild (näringsidkare som bedriver socialtjänst) och offentlig verksamhet inom socialtjänsten.

Kvalitetsbegreppet omfattar socialtjänstens verksamhet på alla nivåer:

strukturinriktade, allmänt inriktade och individinriktade insatser. Medborgare har rätt att få adekvat stöd och hjälp av god kvalitet. God kvalitet inom socialtjänstens verksamhet innefattar bland annat

• rättssäkerhet

• bemötande

• delaktighet

• socialtjänstens insatser ges i enlighet med de mål och övriga bestämmelser som socialtjänstlagen anger.

Kvalitet definieras på följande sätt - att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt:

• lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och

• beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter.

Krav på kvalitet i verksamheten och uppföljning sker på flera nivåer. Det finns en nationell nivå med krav i form av lagstiftning och nationell uppföljning, via tillsyn, öppna jämförelser mm. Kommunfullmäktige ställer krav på mål för verksamheten.

Nämnden har beslut på målindikatorer, dessa ska följas upp i egenkontroll. Enskilda brukares uppfattning följs upp via synpunkt- och avvikelsehantering.

Enligt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9, 7 kap. 1 § ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla verksamhetens kvalitet dokumenteras.

Varje enhet redovisar årligen sitt kvalitetsarbete utifrån vissa frågeställningar till verksamhetsutvecklare för sammanställning till nämnden. Det systematiska kvalitetsarbetet beskrivs i rapporten med åtgärder och förbättringar utifrån verksamhetens egenkontroll, rapporterade avvikelser, inkomna synpunkter och klagomål samt inträffade missförhållanden enligt lex Sarah.

(18)

2. Organisatoriskt ansvar och roller i kvalitetsarbetet

2.1 Vård- och omsorgsnämnden

Vård- och omsorgsnämnden är ytterst ansvarig för verksamheten.

2.2 Produktionschef

Produktionschefen har ett övergripande ansvar och rapporterar till vård- och omsorgsnämnden. Produktionschefen har för vård- och omsorgskontoret ett övergripande ansvar att leda och utveckla sina verksamheter. Produktionschefen har ett ledningsansvar tillsammans med enhetscheferna och ska samverka kring socialtjänst och hälso- och sjukvårdsfrågor tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska och verksamhetsutvecklare.

2.3 Verksamhetsutvecklare

Verksamhetsutvecklare arbetar fram riktlinjer, ansvarar för att ledningssystemet följs upp, följer aktuell lagstiftning och ser till att uppföljning och utveckling sker inom området socialtjänst. Verksamhetsutvecklare och produktionschef samt enhetscheferna ska samverka kring socialtjänstfrågor. Rapporterar till

produktionschef. Kvalitetsarbete sker i samarbete med medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS.

2.4 Enhetschef

Enhetschefer har ansvar för att leda och utveckla sina enheter. Har ansvar för att ta fram rutiner på enhetsnivå och se till att dessa följs. Rapporterar till

produktionschef.

2.5 Personal i verksamheten

Ansvarar för att utveckla och säkra kvaliteten i det dagliga arbetet och följa fastställda processer, riktlinjer och rutiner. Rapporterar till enhetschef.

3. Egenkontroll

En egenkontroll innebär att verksamheten granskar sig själv. Det är en systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem.

Den som bedriver verksamhet enligt socialtjänstlagen eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade ska utöva egenkontroll för att säkerställa att man följer aktuella lagar, föreskrifter och att verksamheten är av god kvalitet.

Egenkontrollen kan exempelvis innehålla granskning av journaler, akter och annan dokumentation, mottagning och hantering av synpunkter och klagomål från brukare och anhöriga. Denna egenkontroll är oftast kopplat till vård- och omsorgsnämndens antagna internkontrollplan. Egenkontrollen kan också innehålla jämförelser med andra kommuner eller med verksamhetens resultat från tidigare år, exempelvis i brukarundersökningar eller Öppna jämförelser.

(19)

3.1 Internkontrollplan

Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Internkontroll avseende 2019 är genomförd och visar på vissa anmärkningar/brister.

Utifrån genomförd internkontroll 2019 och riskanalys har förvaltningen satt som mål att kontrollera att det görs en riskanalys på alla nya brukare. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer att granska att dokumentationen som görs enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) är skriven på ett sätt som främjar

patientsäkerheten. Verksamhetsutvecklaren kommer på motsvarande sätt granska att den sociala dokumentationen är ändamålsenlig. Vidare kommer den sociala dokumentationen att följas genom att ett slumpmässigt urval av

genomförandeplaner granskas i form av aktualitet och innehåll. Det kommer även att granskas att all personal har kunskap om offentlighet och sekretesslagen. En kontroll görs av att kvalitetsledningssystemet är aktuellt och tillgängligt samt att statistikuppgifter som tas ut ur verksamhetssystemet är kvalitetssäkrade kommer också att ske.

3.2 Vård- och omsorgskontoret

Vård- och omsorgskontoret har ett system för egenkontroll som innebär att enhetscheferna varje månad rapporterar in uppgifter till ett gemensamt system enligt olika variabler. Status följs upp av produktionschef och återkopplas till områdets ledningsgrupp där beslut fattas om förbättringsåtgärder vid behov.

Under 2019 har vård- och omsorgskontorets olika enheter och de externa verksamheterna arbetat med en rad olika kvalitetshöjande aktiviteter och

kompetensutveckling av medarbetare. Under 2019 inleddes ett arbete med att ta fram riktlinjer för kvalitetsledningssystem. Uppdateringar av samtliga riktlinjer och rutiner i ledningssystemet är ett fortsatt och ständigt pågående arbete. Ett antal processkartläggningar har genomförts under året. Handboken med de styrande dokumenten utarbetas under våren 2020 och kommer att finns på intranätet, tillgänglig för samtlig personal. Inom samtliga enheter under vård- och

omsorgskontoret finns framtagna årshjul vilka förtydliga vilka egenkontroller som ska genomföras.

Dialogmöte har hållits och kommer att fortsätta att ske med de externa verksamheterna kring arbetet med egenkontroller samt samverkan.

3.2.1 Myndighetsenheten

Myndighetenheten har egna enhetsmål gällande utredningstider, uppföljningstider, utveckling, kompetens mm.

Inom myndighetenheten arbetar man med ärendetavlor som stöd till att få

(20)

gemensam kontroll, överblick på helheten och följa upp ärenden i grupp. Det

innebär att aktivt varje vecka utvärdera arbetet, följa ärendena samt följa de beslut som ej är verkställda. Myndigheten arbetar enligt principen ständiga förbättringar, vilket innebär att avvikelser i det dagliga arbetet görs till aktiviteter för att

tillsammans i grupp titta på hur vi kan arbeta framåt för att göra processen tydlig, lätt och göra en skriftlig rutin som implementeras på enheten. Alla potentiella förbättringsområden tas vara på för att så småningom bli aktiviteter som arbetas med.

Arbetssättet gör att medarbetare blir involverade och det finns ett tydligt forum för att arbeta med detta. Övriga forum för systematiskt förbättringsarbete är

ärendedragningar och metodmöten där fokus är att säkerställa att utredningsarbete bedrivs likartat och att rättssäkra bedömningar utförs.

3.2.2 Utförarverksamheter för äldreomsorg

En annan egenkontroll utgörs genom stickprovsgranskning av dokumentation och genomförandeplaner som görs en gång per år av verksamhetsutvecklaren. 2019 års granskning av den sociala dokumentationen visade på ett utvecklingsområde och föranleder som följd en ny utbildningssatsning av dokumentationsföreskrifterna för samtliga medarbetare. Fokus har varit på genomförandeplaner, social journal, brukarnas delaktighet, samtycke och sekretess. Vidare har dokumentationsombud valts, vilka kan stötta enhetscheferna samt kollegor att följa de krav och regler som ställs. En bra social dokumentation är en grund för implementeringen av IBIC, individens behov i centrum. Följsamhet till riktlinjer och rutiner med bland annat fokus på mat och måltider och skydds- och begränsningsåtgärder har granskats.

3.2.3 Utförarverksamheter för funktionshinderområdet

Även inom funktionshinderområdet har stickprovsgranskning av dokumentation och genomförandeplaner genomförts. Granskningen visade att även

funktionshinderområdet behöver förbättra den sociala dokumentationen. En utbildningssatsning av dokumentationsföreskrifterna för samtliga medarbetare pågår just nu. Fokus har varit på genomförandeplaner, social journal, barns delaktighet, samtycke och sekretess. Under funktionshinderområdet har

dokumentationsombud valts ut, vilka kan stötta enhetscheferna samt kollegor att följa de krav och regler som ställs. För att kunna implementera IBIC, individens behov i centrum, krävs att den sociala dokumentationen fungerar optimalt.

4. Nationell brukarundersökning

Brukarnas upplevelse av bland annat inflytande, trygghet och trivsel har mätts genom en nationell brukarundersökning som omfattar brukare med insatserna hemtjänst i ordinärt boende och i särskilt bostad. Enkäten har utarbetats av Socialstyrelsen och har använts i kommunen sedan många år. Resultatet av årets undersökning redovisas i bokslutet 2019. Resultatet från undersökningen har analyserats och åtgärdsplaner skapats i de fall de ansetts behövas.

Totalt svarade 48 personer på årets enkät för äldre inom särskilt boende, vilket är

(21)

57,8% av de tillfrågade och 72 personer i enkäten för äldre med hemtjänst, vilket är 58,1% av de tillfrågade.

På vård- och omsorgskontoret har ingen tidigare mätning, genom SKRs¹ enkät, gjorts av brukarnas upplevelse inom funktionshinderområdet. Under 2020 kommer en enkät att tas fram och anpassas för personer med funktionsnedsättning.

Det genomförs ett antal statistik- och uppgiftsinsamlingar varje år. I vissa fall är det svårt att kvalitetssäkra de uppgifter som rapporterats in och det finns inte alltid en plan för hur resultaten ska analyseras. Ett arbete har påbörjats under 2019 och kommer att fortlöpa under 2020 kring att sammanställa vilken statistik enheterna lämnar ifrån sig, hur denna ska kvalitetssäkras och analys av resultaten ska genomföras. Under 2020 kommer analysdagar att hållas.

1Sveriges Kommuner och Regioner

(22)

5. Avvikelser

I Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9 anges att inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att den som bedriver

verksamhet enligt SOL och LSS ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. I alla verksamheter inträffar kvalitetsavvikelser som drabbar den enskilde. Det kan exempelvis vara att man inte har utfört det som är fastställt i rutiner eller i den enskildes genomförandeplan. Det kan också handla om olämpligt bemötande mot brukare, eller bristande samverkan mellan olika verksamheter eller huvudmän. Utöver avvikelser som personalen själv rapporterar kommer även klagomål och synpunkter från brukare och anhöriga som ska

hanteras som en del i det systematiska förbättringsarbetet.

5.1 Avvikelser SoL/LSS/lex Sarah Begreppet avvikelser i redovisningen innefattar:

• avvikelser enligt SoL, LSS

• klagomål och synpunkter SoL, LSS

• lex Sarah

Informationen om avvikelser och lex Sarah ges till alla nyanställda. Informationen ges också vid en arbetsplatsträff under året. Under 2019 togs en ny riktlinje för avvikelsehantering fram. Denna gäller för samtliga enheter under vård- och omsorgskontoret. Under 2020 kommer rutiner för avvikelsehantering både i och

Allvarligt missförhållande Risk för missförhållanden

Anmälan till IVO

Mi

ssförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden rapporteras enligt lex

Sarah och utreds av verksamhetsutsutvecklare

Avvikelser, synpunkter och klagomål i verksamheten Rapporteras och åtgärdas av verksamheten

(23)

utanför nuvarande verksamhetssystem att utarbetas. Det har varit svårigheter att få fram tillförlitlig statistik i det ärendehanteringssystem som används. En

uppdatering av nuvarande ärendehanteringssystem kommer att ske under 2020 och kvalitetssäkras under april 2020.

Under 2019 har samtliga enheter under vård och omsorgskontoret rapporterat totalt 93 avvikelser.

Från myndighetsenheten finns tre dokumenterade avvikelser som gäller handlägg- ning av ärende som dragit ut på tiden, att sekretessbelagda uppgifter kommit med i nämndkallelse samt att post skickats till den enskilde istället för god man.

Utförarverksamheten inom äldreomsorgen står för den större delen av de rapporterade händelserna och av dessa hemtjänsten för en större del än särskilt boende.

Totalt för 2019 hade hemtjänstenheterna 35 sociala avvikelser. De rapporterade händelserna handlar framförallt om ej utförda omvårdnadsinsatser, brist i omvård- naden samt att man inte har besvarat larm. Främsta orsakerna till ej utförda insatser och bristen i omvårdnaden är brister i informationsöverföring och tidsbrist.

När det gäller de obesvarade larmen är det fråga om för långa inställestider. Orsa- kerna till den långa inställesetiden förklaras av ej fungerande larm och samver- kanssvårigheter. De åtgärder som vidtas förutom de omedelbara är att samtal förs på arbetsplatsträffarna om det inträffade, rutiner tas fram för att liknande inte upp- står igen och bättre samverkan mellan beställare och utförare.

Rapporterade händelser i särskilt boende för äldre handlar om bland annat personalbrist, brister i information, larm som inte fungerar, utåtagerande

medboende vilket skapar otrygghet för övriga boende. De omedelbara åtgärderna som görs när händelser upptäcks, förutom att utöka personalbemanningen, är t.ex.

försöker avstyra handgemäng när händelser sker mellan de boende. Förslag på åtgärder för att hindra negativa händelser, är information och utbildning inom olika områden.

Funktionshinderområdet rapporterade in totalt 24 avvikelser där samtliga avsåg brister i rättssäkerhet. Hur detta har åtgärdats och planerade åtgärder inväntas tills den nya LSS chefen är på plats under mars 2020.

Inom externa verksamheter har inlämning av avvikelser inte efterfrågats innan.

Totalt inkomna avvikelser är 120 stycken och inkom från en av två LOV²-utförare.

Verksamheten via LOU³ har inte rapporterat in avvikelser rörande berörda brukare utan enbart inkomna synpunkter. De avvikelser som rapporterats in visar på brister i att beviljad tid inte räckt till, schemaläggning och att brukare som ska ha insats inte är hemma när beslut ska verkställas.

Kravet på att LOV-utförarna ska kunna redovisa en sammanställning och analys av inkomna avvikelser är nytt och kommer under kommande år implementeras. LOU- verksamheten kommer årligen att skicka en kvalitetsrapport där dessa siffror framgår.

2 Lag( 2008:962) om valfrihetsystem, Lag om ändring i lagen (2008:962) om valfrihetssystem SFS 2019:934

3 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

(24)

Bedömningen är att det generellt är relevanta händelser som rapporteras och inte tillbud gällande arbetsmiljö eller när brukare tackar nej till insats. Dessa händelser ska rapporteras/dokumenteras på annat sätt. Det är viktigt med fortsatt dialog på arbetsplatserna gällande bl.a. syfte med händelserapportering, analys av händelser, förändringar och förbättringar.

Verksamhetsutvecklare har tillsammans med enhetscheferna haft två genomgångar i början på året gällande analysarbete vid avvikelser och vissa verktyg har

presenterats. Vid uppföljning hos enhetschefer har det visat sig att det inte i någon utsträckning görs analyser på ett strukturerat sätt gällande avvikelser. För nya enhetschefer är detta okänt för dem. Avvikelsehanteringssystemet är ett förbättringsområde för både de interna verksamheterna likväl de externa verksamheterna.

Under 2019 har utveckling av arbetet för en mer systematisk hantering av avvikelser fortsatt och förberedelser med uppdatering av avvikelsehanteringen i vårt ärendehanteringssystem (Treserva). Den nya uppdateringen och utbildning i avvikelsehanteringsmodulen kommer att ske under våren 2020.

5.1.1 Exempel på åtgärder utifrån avvikelser inom vård- och om- sorgskontoret

Vård- och omsorgskontoret har bland annat arbetat med att öka förståelse för varför man skriver avvikelser. Det är ett hjälpmedel till förbättring, inte kritik av arbetet. Verksamheten har förbättrat processer och rutiner för att öka livskvaliteten för den enskilde brukaren. Handlingsplaner och samverkansöverenskommelser är upprättade efter brukares behov.

5.1.2 Exempel på åtgärder utifrån avvikelser inom externa verk- samheter

De externa verksamheterna har arbetat med att öka samverkan mellan dem och myndighetsenheten. Rutiner är framtagna för en bättre samverkan vi överlämning av uppdrag samt vid utökning av behov hos brukare. Att ta fram rutiner och se till helheten vid planering av stöd hos brukaren har också varit en del av åtgärderna utifrån avvikelsehanteringen.

5.3 Klagomål och synpunkter

Trosa kommun har en kommungemensam hantering av synpunkter från medborgare och brukare. Hanteringen ska säkerställa att synpunkter tas tillvara på ett bra sätt för att snabbt och effektivt kunna åtgärda eller förbygga fel och brister. Doku- mentation och systematisering av synpunkter är ett viktigt underlag till förbätt- ringsarbete och utveckling av verksamheten. Synpunkten kan komma vid besök, via telefonsamtal, brev, e-post eller formulär på hemsidan. Alla synpunkter sam- manställs och redovisas till vård- och omsorgsnämnden en gång per år. Syn- punkterna analyseras för att kunna se mönster och trender som indikerar brister i verksamheten.

Vård- och omsorgskontoret har redovisat fem stycken inkomna synpunkter och

(25)

klagomål. En av dessa inkom via kommunens hemsida och de andra fyra inkom till myndighetsenheten.

Återkoppling har skett till samtliga brukare/anhöriga. Synpunkterna omfattar bland annat följande områden:

• klagomål långa handläggningstider

• bristande personalkontinuitet

• brister i bemötande

• brister i telefontillgänglighet

Inga synpunkter på verksamhet har inkommit från personal.

Det finns en fungerande rutin för hur klagomål och synpunkter besvaras av enhetschef. Detta gör att den enskilde får möjlighet att framföra sina synpunkter och få de dels behandlade och dels besvarade. Det som saknas är ett system att samla ihop inkomna synpunkter och klagomål.

Inom både myndighetsenheten och i utförarenheterna finns i dagsläget ingen systematik i att hantera inkomna synpunkter och klagomål. Det låga antalet

inkomna synpunkter och klagomål är inte representativt för verksamheten. Detta är ett utvecklingsområde som kräver stort förbättringsarbete. Arbetet med synpunkts- och klagomålshantering inleddes under hösten 2019 och kommer att fortlöpa under 2020. Förväntningarna att synpunkter ska sammanställas och analyserar är ny för enheterna och behöver implementeringstid. Det system som idag används för synpunkter kräver mycket manuellt arbete och kan inte producera nödvändig statistik.

Förbättringsområde för flertalet enheter är att förtydliga och informera om vart och till vem brukaren kan vända sig med synpunkter och klagomål. Det finns fortsatt förbättrings potential.

Utifrån de externa verksamheterna bestående av LOV utförare samt LOU- verksamhet har enbart den sistnämnda återkopplat med antal synpunkter och klagomål. Totalt är det redovisat två stycken klagomål. Klagomålen avsåg samverkan och ej befintliga rutiner, detta åtgärdades omedelbart. Kravet på att LOV-utförarna ska kunna redovisa en sammanställning och analys av inkomna synpunkter är nytt. På samma sätt som verksamheterna i egna regin krävs implementeringstid. Det utvecklingsarbete som planeras för de egna

verksamheterna kommer att spridas till de externa utförarna.

5.4 Missförhållanden enligt lex Sarah

Att rapportera missförhållanden och utreda händelser som inneburit hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet, fysiska eller psykiska hälsa (definition enligt SOSFS 2011:5) tillhör det systematiska kvalitetsarbetet. Det kan exempelvis vara fysiska, psykiska, sexuella eller ekonomiska övergrepp (stölder).

Det kan också vara brister i bemötande, rättssäkerhet vid handläggning eller brister i utförandet av insatser. Med missförhållande avses såväl utförda handlingar som handlingar som av försummelse eller annat skäl personal har underlåtit att utföra.

(26)

Alla som arbetar i verksamheten, både inom myndighet och utförarverksamhet, ska känna till skyldigheten att rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. Ledningen ska informera sin personal om lex Sarah

rapporteringsskyldigheten minst en gång per år. Under 2019 har en ny riktlinje för lex Sarah och information om lex Sarah tagits fram. Informationen har lagts till i enhetschefernas årshjul och kommer en gång per år, samt vid behov, att visas för medarbetarna.

Rapportering av händelser som inträffat inom nämndens egna verksamheter utreds och bedöms av verksamhetsutvecklare på vård- och omsorgskontoret. Allvarliga missförhållanden, det vill säga händelser som har medfört allvarliga konsekvenser eller risk för allvarliga konsekvenser för brukarens liv och hälsa, ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Under 2019 har två (2) händelser bedömts som allvarliga missförhållanden.

I extern verksamhet är det verksamheten själv som ansvarar för att utreda missförhållanden och anmäla dessa till IVO. Den externa verksamheten ska också informera den nämnd som är ansvarig för den drabbade brukaren. Under 2019 har inga rapporteringar av lex Sarah skett till kommunen.

5.4.1 Missförhållanden i kommunal och extern verksamhet år 2019

Kategori 2018

(Endast kommunens verksamheter)

2019 (Endast kommunens verksamheter)

2018 (Externa verksamheter)

2019 (Externa verksamheter)

Fysiska övergrepp (äv. våld mellan brukare)

1

Sexuella övergrepp Psykiska övergrepp Brister i bemötande Brister i

rättssäkerhet vid handläggning och genomförande

1

Brister i utförande av insatser

Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik Ekonomiska

övergrepp (ex. stöld från brukare)

Annat

Totalt (0

allvarliga) 2 samtliga bedömdes som allvarliga

Ingen

siffra Ingen

siffra

(27)

5.4.2 Exempel på vidtagna åtgärder utifrån missförhållanden inom kommunens verksamheter

Kommunens samtliga verksamheter har sett över sina rutiner för allmänna handlingar och sekretess. Man har säkerställt att obehöriga inte kommer åt sekretessbelagda uppgifter. Följsamhet till riktlinjer och rutiner med bland annat skydds- och begränsningsåtgärder har granskats och åtgärder i form av

informationsgenomgångar har skett för samtliga medarbetare. Riskanalys för samtliga brukare sker. En av flera åtgärder som vidtagits med anledning av

inträffat missförhållande är samverkan vid omvårdnadsträffar. Man har för samtliga medarbetare haft genomgång av värdegrundsgarantin och informerat om

bemötande vid hot och våld.

Vård- och omsorgskontorets utförarenheter har arbetat med att öka förståelsen för rapporteringsskyldigheten. Medarbetare har blivit mer uppmärksamma på lex Sarah avvikelser.

6.Tillsyn

Inspektionen för vård och omsorg (IVO) bedriver tillsyn inom hälso- och

sjukvården, socialtjänsten samt verksamheten enligt lag om stöd och service för vissa funktionshindrade. IVO har ett tydligt uppdrag att ha patient- och

brukarperspektiv i tillsynen. Klagomål på myndighet eller verksamhet kan också lämnas till JO som kan begära nämndens yttrande i ärendet.

6.1 Tillsynsärenden IVO

Inom vård- och omsorgskontoret har en verksamhet haft tillsyn från IVO. Tillsyn skedde över omsorgens innehåll vid Häradsgården särskilda boende. Syftet med tillsynen var att granska om brukare som bor på Häradsgården gavs möjlighet till en aktiv meningsfull tillvaro i gemenskap med andra eller utanför individuella önskemål⁴. Syftet var även att granska om de enskilda ges möjlighet att påverka sin tillvaro. I IVO:s beslutsmotivering framgår att tillsynen visade att brukarna har möjlighet att påverka planeringen och genomförandet av insatserna som ges i verksamheterna. Det sker en individuell planering av insatserna till de enskilda på Häradsgården och genomförandet av insatserna dokumenteras, men den sociala dokumentationen bör utvecklas.

Den sociala dokumentationen är ett förbättringsområde som också har påvisats i andra granskningar utifrån egenkontrollen.

4Diarienummer 2019/30