Fördjupad tjänstebeskrivning per tjänsteområde - rapport Intraservice

(1)

Fördjupad tjänstebeskrivning

per tjänsteområde - rapport 1 2018

Intraservice

(2)

Innehållsförteckning

1 Väsentliga händelser och tjänsteområdenas utveckling ... 3

1.1 Tjänsteområde Operativt inköp ... 3

1.1.1 Ekonomisk beskrivning ... 3

1.2 Tjänsteområde Ekonomi ... 3

1.3 Tjänsteområde HR ... 4

1.4 Tjänsteområde IT-tjänster ... 6

1.5 Tjänsteområde Kommunikation ... 7

1.6 Tjänsteområde Ledning och Styrning ... 8

1.7 Tjänsteområde Utbildning ... 8

1.8 Tjänsteområde Vård och omsorg ... 9

(3)

1 Väsentliga händelser och tjänsteområdenas utveckling

1.1 Tjänsteområde Operativt inköp

Inom område operativt inköp har vi i år sex utvecklingsinitiativ. Att nå kommande lagkrav om 100 procent inkommande e-fakturor är ett av dem. Arbetet pågår, men har fördröjts lite i väntan på nationella beslut. Troligen kommer det nya lagkravet att gälla från april 2019.

Årets mest omfattande utvecklingsinitiativ handlar om att utveckla processen beställning till betalning, komma med förslag på hur vi kan organisera oss inom

förvaltningarna i staden för att hantera inköpsfrågor på ett effektivt och tryggt sätt samt öka kompetensen hos beställarna. Projektet har gjort en nulägesanalys och påbörjar inom kort arbetet med att ta fram en utvecklad process.

Övriga projekt inom området startas efter semestrarna. Initiativet att se över behovet av en kommungemensam tjänst för upphandlingsverktyg genomförs inte i sin helhet i år, utan flyttas delvis över till 2019. Det beror på att det ramavtal som

Ekonomistyrningsverket skulle upphandlat och som staden räknat med att kunna ansluta till, inte blev upphandlat som planerat.

1.1.1 Ekonomisk beskrivning

Den uteblivna upphandlingen från ESV gör att hälften, 300 000 kronor, av

utvecklingsbudgeten för initiativet kommungemensam tjänst för upphandlingsverktyg inte kommer arbetas upp 2018.

Intraservice har haft några vakanta tjänster inom området som gör att prognosen för vidmakthållandet visar på ett överskott på 800 000 kronor på helåret.

1.2 Tjänsteområde Ekonomi

Området har ett stort utvecklingsinitativ i år; Samordnad hantering. Arbetet med att skapa en ny enhet för samordnad redovisning på Intraservice är i full gång. Enheten ska från 1 juli utföra redovisningstjänster åt grundskole- och förskoleförvaltningarna. Enligt planen lyfts redovisningen för de tio stadsdelarna in till enheten under hösten.

Två nyrekryterade centrala processledare har påbörjat arbetet med att dels skapa processgrupper tillsammans med stadens ekonomer, dels genomföra de åtgärder som föreslogs i förstudierna 2017.

Eftersom ekonomiområdet är under stark tillväxt och en plattform etableras för stöd till stadens ekonomiska redovisning, kommer Intraservice att kunna erbjuda en bredare tjänsteleverans än vad som görs idag. Ekonomitjänster blir därmed en kärnverksamhet hos Intraservice.

Projektet att införa ekonomi och e-handelstjänsterna hos bolagen pågår. Det är inte ett utvecklingsinitiativ i tjänsteplanen, men påverkar området. Bland annat krävs

rekryteringar inom förvaltningen av ekonomiapplikationer redan under 2018 på grund av volymökningar, då bolagen successivt börjer använda de kommungemensamma ekonomi - och e-handelstjänsterna.

(4)

Avtalet med vår fakturadistributör löper ut vid årsskiftet. En ny upphandling, som beräknas kosta cirka 1 miljon kronor, behöver göras. Budgeten på förvaltningen har omprioriterats så att ekonomiområdet tillförts denna miljon.

Projektet att bygga en samordnad redovisningsfunktion prognostiseras dra över budget med cirka en miljon kronor. Trots att Intraservice kunnat bidra med både nyrekryterade personer och omfördelning av arbetsuppgifter kommer projektet att dra över sin budget med 1 miljon kronor. Det är endast expertkunskapen inom området som köps externt.

Anledningen till att kostnaderna förväntas bli högre än i budget är främst att arbetet eskalerat i tid och omfattning. En så pass stor förändring på så kort tid kräver mycket resurser för att säkra kvalitet och ett tryggt och bra sätt att överföra medarbetare.

Inom vidmakthållandet behöver ett nytt avtal med inkassoleverantör upphandlas, vilket gör att prognosen för helåret ger ett underskott på 1 miljon kronor.

1.3 Tjänsteområde HR

Tjänsteområde HR omfattar 15 tjänster. Utöver de tjänster som ryms inom

ekonomimodellen finansieras tjänsteområdet via kommunbidrag för tjänsten pension, processledning av stadens gemensamma HR-processer samt delar av Karriärcenters verksamhet. Center för Ledarutveckling, CLU, finansieras i huvudsak av köp och sälj.

Ett flertal utvecklingsinsatser finansieras av kompetensförsörjningsanslaget.

Programmet för attraktiv arbetsgivare som håller på att tas fram inverkar troligtvis Intraservices tjänster i framtiden. Verksamhetsområdet behöver också anpassa tjänster och arbetssätt utifrån de behov och förutsättningar som förvaltningarna har framöver.

Nya skolförvaltningar, förändringar inom stadsdelsförvaltningarna och eventuella förändringar av fackförvaltningarnas organisation får troligtvis stor påverkan även om det i dagsläget inte är klart på vilket sätt. Från stadsdelsförvaltningarna har frågan lyfts om verksamhetsområde HR kan bidra till minskade kostnader och administration.

Kommande införanden av bolagen i de kommungemensamma tjänsterna ställer krav på ett bredare utbud av tjänster samtidigt som olika behov måste vägas mot skalfördelar och enhetlighet.

Aktuellt inom vidmakthållande och utveckling:

• Tjänsteansvarig, enhetschefen för HR-systemförvaltning och processledarna för stadens gemensamma HR-processer och tjänster arbetar för att stödja

förvaltningarna i det pågående arbetet med den nya dataskyddsförordningen.

Intraservice ansvarar för att göra IT-kontrollerna av de stadengemensamma IT- stöden, men ovan nämnde personer stödjer även förvaltningarna och bolagen i informationskartläggningen för att fånga eventuella arbetssätt som behöver anpassas framöver.

• Kommunfullmäktige har antagit en handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön och sänka sjukfrånvaron. Intraservice och enheten hållbart arbetsliv kommer att arbeta med flertalet berörda områden. Uppdragen handlar bland annat om att uppdatera stödmaterial för uppgiftsfördelning och arbetsmiljöansvar, ta fram enhetlig frågeguide med uppföljningsfrågor och nyckeltal för arbetsmiljöarbetet, forma utbildningar för ökad kunskap i att integrera arbetsmiljöarbetet med verksamhetsplanering, samla stödmaterial inom arbetsmiljö och hälsa, mm.

• Center för ledarutveckling, CLU, har under årets första månader haft uppdrag att hålla ihop uppdraget i rekrytering av de nya ledningsgrupperna för

grundskoleförvaltningen och förskoleförvaltningen. Under ett antal veckor har

(5)

• Enheten HR-systemförvaltning och HR-service har förberett inför de nya skolförvaltningarna för att allt ska fungera som det ska efter 1 juli.

Aktuellt inom tjänsteplanens utvecklingsinitiativ:

”Utveckling av den löneadministrativa processen” avslutade ett antal delprojekt i form av behovsanalyser och förstudier under föregående år. För att bättre möta behoven i verksamheterna utgår arbetet från att chefer och medarbetare är sällananvändare och därför behöver enkla och hjälpsamma tjänster. Chefsstöd och administratörer är specialister och de som utför större delen av arbetet inom lönehanteringen. All tjänsteutveckling som projektet driver utgår från den förändrade strategin. Ledstjärna genom hela projektet är involvera användare samt ett utifrån- och in-perspektiv. Under 2019 ska ett kompetensutvecklingsprogram för chefsstöd tas fram för att

professionalisera och göra rollen tydligare. Kompetensutveckling av chefstödsrollen efterfrågas för att göra rollen mer attraktiv och bättre möta chefernas behov.

Arbetet med tjänsteplanens utvecklingsinitiativ "synliggöra och administrera förmåner"

pågår. Under mars reviderades kostnads- och nyttoanalysen från 2016. Resultatet blir en del av beslutsunderlaget som presenteras för tjänsteforum och prioriteringsforum där olika lösningar ställs mot varandra. Projektet i helhet är något försenat på grund av upphandling och utvärdering av konsultstöd.

Projektledare för tjänsteplanens utvecklingsinitiativ IT-stöd för kompetens ÄO och HS har tillsatts enligt plan. Projektdirektiv är under framtagning och kommer att presenteras för tjänsteforum och därefter för beslut av projektägaren.

HR tjänsters nya uppdelning ersätter tidigare tre poster (HR-system, Lönehantering och Lönesystem). Avvikelser i uppdelning av kostnader som hänför till resp. Tjänst har hanterats vilket kan genera en ökad eller minskad kostnad per tjänst.

Kunden betalar inte för utvecklingsinitiativ inom respektive tjänsteområde om det inte är utveckling av en tjänst som de redan nyttjar. Har det skett utveckling av en tjänst som kunden vid ett senare tillfälle vill beställa kan de bli debiterade en uppstartskostnad. Det för att de ska få vara med att betala den initialkostnad som staden haft för att ta fram eller vidareutveckla tjänsten.

Göteborgs Stads tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2018–2021, inklusive budget för 2018 antogs av stadsdirektören på delegation från

kommunstyrelsen 28 augusti 2017. Efter detta har det framkommit ett antal aktiviteter som är väsentliga att utföra under 2018. För att inte belasta förvaltningar och bolag med extra kostnader har Intraservice arbetat fram förslag på omprioritering av den fastlagda budgeten. Förslag på omprioritering med konsekvensbeskrivningar ur kund, medarbetar och processperspektivet för respektive förslag är framtaget.

För HR innebar detta att budgeten minskas med 650 000 kronor för att utveckla den löneadministrativa processen. Budget för att utveckla kompetensmodellen ÄOHS minskas med 200 000 kronor.

Omprioriteringen innebär mindre avsatt tid för projektledare och andra resurser.

Projektet kommer att anpassas utifrån detta. Prognosen för utvecklingsinitiativen följer den omprioriterade budgeten.

(6)

1.4 Tjänsteområde IT-tjänster

Området IT-tjänster domineras även 2018 av införande av digital arbetsplats som är grundstenen i en framtida digitalisering av verksamheterna i Götebors Stad. Den digitala arbetsplatsen ska ha stöd för

• ett mobilt och säkert arbetssätt där vi kan använda digitala hjälpmedel nära verksamheten med bibehållen säkerhet. En första version av detta används inom vård/välfärdsområdet.

• en hantering av hårdvaran där förvaltningar och bolag får stöd i hanteringen av enheter och licenser utan krångliga beställningar och installationer. Dessutom ska hårdvaran kunna återanvändas i andra verksamheter och därmed minska elektroniksopberget.

• en smidig ärendehantering från start, eventellt ett ärende tills dess att det gallras/arkiveras.

• en smidig hantering av konton och behörigheter där en anställds roll ska underlätta hanteringen.

En digital service för SITHS kort har startat där vi kan besöka verksamheterna för både fotografering och utdelning av korten. Servicen sparar mycket tid i organisationen framför allt nu vär volymen av SITHS-kort ökar dramatiskt.

IT-kommunikation genomgår just nu en förändring: Detta beror till en på att nytt

stadsnät ska upphandlas inför 2019 och gör de investeringar möjliga vi behöver göra för att klara digitaliseringen i verksamheten.

• Det nya stadsnätet kommer, med en bibehållen kostnad, att minst tiodubbla sin kapacitet vilket stabiliserar införandet av ny teknik.

• De lokala näten standariseras så att de gör ny teknik möjlig för exempelvis vård i hemmet och miljöövervakning.

Införandet av gemensamma tjänster för fysik säkerhet (lås, passering, kameraövervakning) har startat. Klart under 2018.

Intraservice har fått ett uppdrag att konsolidera IT i staden för att effektivisera och långsiktigt göra stora besparingar för staden. Förberedelser är gjorda och

pilotinstallationer pågår.

Intraservice arbetar med att göra gemensam kvalitetssäkrad information tillgänglig för hela staden. Förutom att informationen blir säkrare effektiviserar den också

verksamheten då massor av information inte behöver uppdataras manuellt.

Dataskyddsförordningen började gälla i maj 2018. Ett mycket stort arbete pågår med att kartlägga och analysera hur system påverkas så vi kan lämna så bra stöd som möjligt till andra förvaltningar och bolag.

(7)

I prognos 1 för vidmakthållande finns tre stora avvikelser.

• Ett underskott på 11 miljoner kronor för utveckling av Digital arbetsplats.

• En ökning av licenskostnaderna för Office 365 med 16,7 miljoner. Microsoft har ändrat licensreglerna men kostnaden är ännu osäker då förhandlingarna med Microsoft inte är klara.

• En ökning av kostnaderna för hantering av SITHS-kort som syns inom tjänst Generell IT-säkerhet. Ökningen beror till stor del på en stor ökning av volymen av SITHS-kort. Volymutvecklingen är svår att förutse då införandet av nya tjänster inom välfärdsområdet har haft en osäker tidsplan. En del beror också på införandet av ett mobilt team som gör att vi kan besöka verksamheterna för SITHShanteringen. Detta gör att vikarier inte behövs i verksamheten.

Övriga verksamheter ger ett samlat överskott på cirka 8 miljoner kronor.

Två nya utvecklingsuppdrag ger underskott på sammanlagt 17 miljoner kronor.

• Dataskyddsförordning - åtgärdsprogram är ett uppdrag från KS och det kostar under året 10,2 miljoner kronor.

• Konsolidering av IT i staden sker på uppdrag av KS och kostar under året cirka 9 miljoner kronor.

1.5 Tjänsteområde Kommunikation

I tjänsteplanen finns flera utvecklingsinitiativ inom de fyra tjänsområdena extern kommunikation, intern kommunikation, visuell kommunikation samt demokrati och delaktighet. Projekten löper på enligt plan och några saker som kan nämnas är:

• Enheten extern kommunikation har gjort en aktivitetsplanering tillsammans med webbstrategiska enheten på Konsument och medborgarservice. Tanken är att få en samsyn kring aktiviteter och behov kring de tjänster som vi har ett

gemensamt ansvar för.

• LOV-hemtjänst och jämför service finns nu tillgängliga via goteborg.se.

• Den lokala sökmotorn på goteborg.se är ersatt med den som idag används på intranätet

• En uppdaterad grafisk maual med utgångspunkt i tillgänglighet och digitaliserng lanserades i början av april.

• Projektet för att ta fram ett nytt internt digitalt nav för stadens medarbetare håller på att startas upp. Det ska bland annat bli enklare att hitta styrdokument,

samarbeta och ta del av information håller på att startas upp.

kommunstyrelsen 28 augusti 2017. Efter detta har det framkommit ett antal aktiviteter som är väsentliga att utföra under 2018. För att inte belasta förvaltningar och bolag med extra kostnader har Intraservice arbetat fram förslag på omprioritering av den fastlagda budgeten. Förslag på omprioritering med konsekvensbeskrivningar ur kund, medarbetar och processperspektivet för respektive förslag är framtaget.

För tjänsteområde Kommunikation innebar detta att utvecklingsbudgeten minskades med totalt två miljoner kronor. Minskningen innebär att några initiativ skjuts till 2019 och att utvecklingstakten minskas något inom andra. Prognosen för

utvecklingsinitiativen följer den omprioriterade budgeten.

(8)

1.6 Tjänsteområde Ledning och Styrning

Projektet med att ersätta LIS ärendehantering håller på att inleda sitt arbete - men det finns otydligheter i processägarskap kring ärendehantering, dokumenthantering och arkiv i staden vilket kommer att behöva göras tydligt för att få fart i projektet. Projektet har även tydliga kopplingar till "Digital arbetsplats" vilket också behöver redas ut innan projektet kan löpa på.

Dataskyddsenheten, som är ett av årets utvecklignsinitiaitv, håller på att formera sig och sju dataskyddsombud är rekryterade. Dialog och möten har skett med chefer för

förvaltningar och bolags samt ansvariga genomförare. De yttre ramarna kring den kommungemensamma tjänsten DSO är på plats och nu börjar arbetet med att beskriva ett gemensamt arbetssätt. Upphandlingen av nytt personuppgiftsregister har avbrutits och en ny kommer påbörjas.

Initiativet tjänsten beslutsstöd som är planerat att pågå under minst ett par år har precis påbörjats. Initialt görs en grundläggande förstudie om vad som krävs för att staden ska kunna gå vidare med arbetet. Den delen av initiativet beräknas vara klar före semestern.

Då får vi även förslag på fortsatt arbete.

Projektet nyttorealisering följer tidplanen och kommer att avslutas i år.

kommunstyrelsen 2017-08-28. Efter detta har det framkommit ett antal aktiviteter som är väsentliga att utföra under 2018. För att inte belasta förvaltningar och bolag med extra kostnader har Intraservice arbetat fram förslag på omprioritering av den fastlagda budgeten. Förslag på omprioritering med konsekvensbeskrivningar ur kund, medarbetar och processperspektivet för respektive förslag är framtaget och förankrat i tjänsteforum Ledning och styrning 5 februari 2018.

Omprioriteringen var för område ledning och styrning -5 850 000 kronor, den största omfördelningen görs genom att färre dataskyddsombud rekryteras i år och att de heller inte kommer arbeta hela året. 1, 7 miljoner kronor tas från utvecklingsinitiativ

ärendehantering ,eftersom Intraservice rekryterat en projektledare för det projektet bör omprioriteringen inte få någon avgörande betydelse.

Prognosen följer den omprioriterade budgeten både för utvecklingsinitiativen och för vidmakthållandet.

1.7 Tjänsteområde Utbildning

Nya tjänster förskole- och skoladministration

I upphandlingen av nytt elevregister har tilldelning gjorts. Avtal tecknas under första veckan i maj om allt löper enligt plan.

Nya tjänster för lärmiljö

Under hösten 2017 genomfördes en översyn av Hjärntorget. Översynens rapport var planerad att tas upp i Intraservice nämnd under första kvartalet. Efter

presidieöverläggningar beslutades att frågan inte skulle lyftas som ett beslutsärende i

(9)

kommungemensamma regler och riktlinjer i och med tjänsteplanen fastställts och där nya tjänster för lärmiljö finns med som ett utvecklingsinitiativ.

Arbete är påbörjat för att få fram en lösning för digitala nationella prov.

Program tjänsteutveckling utbildning

De pågående och kommande aktiviteterna har många beröringspunkter sinsemellan.

Utveckling av system behöver gå i takt med utveckling av processer och regelverk.

Sammanhållna användarupplevelser måste säkerställas, effektivt nyttjande av resurser mellan projekten måste säkras, förändringsledning genom samordnad information och utbildning av intressenter och målgrupper behöver tryggas, tid- och leveransplaner behöver koordineras och förutsättningar för nyttohemtagning i verksamheten behöver skapas. En förutsättning för att kunna realisera detta är att organisera arbetet med ansvar/roller/beslutsprocesser tydligt beskrivna. För att hantera denna komplexitet ska utvecklingsarbetet inom ramen för tjänsteområde Utbildning de närmsta åren drivas i ett program.

Projektledning och styrgrupp arbetar nu med direktiv och projektplaner för programmet och underliggande projekt.

Vidmakthållandet följer budget, inga större avvikelser.

Utvecklingsinitiativen visar ett överskott på cirka 11 miljoner kronor jämfört med budget. Det kan i huvudsak förklaras med följande:

Införande nya tjänster för förskole- och skoladministration (NAIS): Utifrån information och insikter som kommit i samband med genomförd upphandlingsprocess har nya antaganden gjorts, vilket resulterat i lägre beräknad kostnad för projektet under 2018.

Vidare har lägre timpriser för konsulter och bemanning med interna resurser istället för planerade externa bidragit till kostnadsminskningen.

Genomförande nya tjänster för lärmiljö (ersätta Hjärntorget): I april beslutades det i presidieöverläggningar i Intraservices nämnd att frågan om Hjärntorget inte skulle lyftas som ett beslutsärende i nämnden då beslutshanteringen sker inom ramen för

kommungemensamma regler och riktlinjer i och med fastställandet av tjänsteplanen.

Projektet har inväntat detta beslut, vilket innebär att projektstarten blivit försenad med minskade projektkostnader som följd.

1.8 Tjänsteområde Vård och omsorg

Införandet av Lagen om valfrihet (LoV) i hemtjänsten är i slutfasen och övergår i april till förvaltning. Införandet av LOV i daglig verksamhet har påbörjats, en projektplan finns framtagen.

Nytt system för den kommunala hälso- och sjukvården (ViGo) med en pilot i Angered startade den 10 april 2018. Projektet stämmer av med piloten kontinuerligt för att rätta till uppkomna problem och för att samla kunskap, erfarenhet och synpunkter inför ett planerat breddinförande längre fram under 2018-2019.

Sedan januari 2018 har Intraservice en utvecklingsledare för IBIC (individens behov i centrum) Uppdraget innebär ett långsiktigt strategiskt arbete för att stödja arbetssättet IBIC. Stöd för IBIC finns och utvecklas i Treserva.

Inom välfärdsteknik fortsätter acceptanstester av de olika tjänsterna inom Trygg vardag.

(10)

Acceptanstestprojektet ska vara klart i juni.

Hemtjänsten i Göteborg Stad fått ett nytt IT-stöd för planering och uppföljning (PluGo) implementerat. Projektet har förlängts några månader, till och med maj 2018, för att kunna arbeta mer tillsammans med verksamheterna i införande av det förändrade arbetssättet. Hemtjänsten har tillgång till smartphones och applikationer för ett mobilt arbetssätt.Systemet kopplar ihop uppgifter om brukare och beviljad tid med schema och tillgängliga kompetenser och skapar en dagsplanering för brukare och personal.

Dagsplaneringen skickas till en app i undersköterskornas smartphone, som ger dem tillgång till information i realtid och där de också registrerar insatser och utförd tid, vilket sedan blir underlag för uppföljningen. Arbete med att införa PluGo inom boendestöd och personlig assistans är påbörjat.

Inom mobilt arbetssätt pågår också ett pilotprojekt för att testa appar för att hantera meddelanden och daganteckningar kopplat till verksamhetssystemet Treserva. Apparna har testats i liten skala, med siktet att de ska införas andra kvartalet 2018.

Pilotinförande av e-tjänst för ansökan om försörjningsstöd samt e-tjänst där

medborgaren kan följa sitt socialtjänstärende har under första kvartalet 2018 gjort ett omtag, med ny projektplan. En försenad driftsstart av piloten beräknas till april/maj 2018 på grund av tekniska brister.

Arbete är påbörjat med införande av delegeringsmodul i Treserva, av delegerade hälso- och sjukvårdsarbetsuppgifter. Även projektet att införa, bli konsument av NPÖ

(nationell patientöversikt) är påbörjat under första kvartalet.

Vidmakthållande håller budget inga större avvikelser.

Prognosen för året visar mot ett överskott på 5 miljoner kronor, varav 2 miljoner för hälso- och sjukvård och 3 miljoner för välfärdsteknik och övrig vård och

omsorg.Prognosen för utvecklingsinitiativen följer den omprioriterade budgeten